Inventario

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
REINGENI
REINGENIERÍA A LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS PARA MEJORAR EL
MANEJO DEL INVENTARIO EN LA EMPRESA
CREMITAS SPORT C.A.
Autor:
Ronald Escobar
C.I. 18.764.095
Urb. Yuma II, calle N° 3. Municipio San Diego

Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 8712394
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA MEJORAR EL

MANEJO DEL INVENTARIO EN
LA EMPRESA CREMITAS SPORT C.A.
Proyecto de Trabajo de Grado para optar al título de Licenciado en Administración de

Empresas
Autor:
Ronald Escobar
C.I. 18.764.095
Tutora:
Sara Jiménez
C.I. 7.127.693
San Diego, Agosto del 2014
ii
ACEPTACION DEL TUTOR
Quien suscribe,Sara
ara Jiménez,
Jiménez portador(a) de la cedula de identidad
idad Nº 7.127.693,
7.127.693 en mi
carácter de tutor del proyecto de trabajo de grado realizado por el ciudadanoRonald
Escobar, portador de la cédula
dula identidad N° 18.764.095, tituladoREINGENI
REINGENIERÍA A LOS
PROCESOS
OS ADMINISTRATIVOS PARA MEJORAR EL MANEJO DEL
INVENTARIO EN LA EMPRESA CREMITAS SPORT C.A.presentado
C.A. como
requisito parcial para optar al título de Licenciado en Administración de Empresas,
Empresas
considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la
presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
En San Diego, a los 14 días del mes de Agosto del año 2014
_______________________________
Sara Jiménez
C.I. No. 7.127.693
iii
INDICE GENERAL
ÍNDICE DE CUADROS v
RESUMEN ix
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULOS
I EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema 3
1.2. Formulación del Problema 4
1.3. Objetivos de la Investigación 4
1.4. Justificación e Importancia de la Investigación 5
1.5. Alcances de la Investigación 5
II MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes de la Investigación 7
2.2. Bases Teóricas 11
2.3. Definición de Términos Básicos 17
III MARCO METODOLÓGICO

3.1. Tipo y Nivel de la Investigación 20
3.2. Fases Metodológicas 21
IV ANALISIS DE RESULTADOS Y PRESENTACION DE

LA PROPUESTA
4.1. Fase I. Diagnóstico de la situación actual 24
4.2. Fase II. Análisis de debilidades y fortalezas 35
4.3. Fase III. Diseño de reingeniería de procesos 39
administrativos en el Departamento de Almacén
4.4. Presentación de la Propuesta 41
CONCLUSIONES 89
RECOMENDACIONES 92
REFERENCIAS 95
ANEXOS 97
iv
INDICE DE CUADROS
Pag.
1. Operacionalización de las Variables 19
2. Cuadro Técnico Metodológico 23
3. Resumen de los Resultados 35
4. Objetivos del Área de Almacén 48
5. Descripción de Cargos de Almacén 50
6. Normas y políticas del Área de Almacén 53
7. Normas técnicas del Área de Almacén 56
8. Procedimientos de Control de Entradas y Salidas de mercancía 60
9. Actividad: Entradas de Almacén 61
10. Actividad: Salida de Almacén 64
11. Segregación de Funciones 69
12. Organización del Almacén 70
13. Procedimientos para la Toma Física de Inventarios 71
14. Adiestramiento para el personal. 72
v
INDICE DE FIGURAS
Pag.
1. Estructura Organizativa del Departamento de Almacén 49
2. Formato de Recepción de Mercancía 73
3. Formato de Despacho de Mercancía 75
4. Formato de Devolución de Mercancía 77
5. Instrumento de Detección de Necesidades de Adiestramiento 81
vi
INDICE DE GRAFICOS
Pag.
1. Información de Almacenamiento al encargado de ventas 25
2. Problemas de búsqueda de mercancía en el Almacén 26
3. Organización de Mercancía 27
4. División de secciones en el Almacén 28
5. Funciones específicas en el área 29
6. Sobrecargo de Trabajo 30
7. Existencia de supervisión 31
8. Motivación en el trabajo 32
9. Revisión de inventario físico 33
10. Formatos de control para el manejo de inventario 34
vii
INDICE DE TABLAS
Pag.
1. Información de Almacenamiento al encargado de ventas 25
2. Problemas de búsqueda de mercancía en el Almacén 26
3. Organización de Mercancía 27
4. División de secciones en el Almacén 28
5. Funciones específicas en el área 29
6. Sobrecargo de Trabajo 30
7. Existencia de supervisión 31
8. Motivación en el trabajo 32
9. Revisión de inventario físico 33
10. Formatos de control para el manejo de inventario 34
viii
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PARA MEJORAR EL MANEJO DEL INVENTARIO EN
LA EMPRESA CREMITAS SPORT C.A.
Autor: Ronald Escobar,

Tutora: Sara Jiménez
Fecha: San Diego, Agosto del 2014
RESUMEN INFORMATIVO
La empresa Cremitas Sport C.A. presenta actualmente un descontrol en la organización y

manejo del inventario está afectando considerablemente todo el proceso operativo de la
empresa desde la decisión de compra para abastecer el almacén hasta la propia venta al
público en general pues, se desconoce la ubicación y cantidad de las mercancías aptas para
la venta en existencias y aquellas dañadas por la acumulación y desorden en el almacén, por
lo que se plantea como objetivo general proponer la reingeniería a los procesos
administrativos para mejorar el manejo del inventario. La investigación se sustenta bajo la
teoría de Manganelli R. y Klein M. (2004) de la reingeniería de procesos, García I. (2003)
en cuanto a los procedimientos administrativos y MullerM. (2004), entre otros, en relación
al almacenamiento del inventario. En cuanto a la ubicación metodológica de la
investigación, se determina como un estudio de tipo descriptivo con modalidad factible y de
nivel de campo, se diseñará una encuesta como técnica de recolección de datos y se aplicó
un cuestionario como instrumento a una población y muestra de tres (3) personas divididas
de la siguiente manera: una (1) encargada de la supervisión y del abastecimiento del
inventario y dos (2) asignadas para la colocación y organización de la mercancía en el
almacén. La respuestas que se obtuvieron del cuestionario se tabularon y se graficaron para
luego realizar una interpretación general de la situación evaluada, posteriormente se
identificó y extrajo las debilidades y fortalezas de los resultados para luego desarrollar la
propuesta la cual consistió de cinco (5) fases Preparación, identificación, visión, diseño
técnico y social, transformación.
Descriptores: Reingeniería, procesos administrativos, manejo del inventario.
ix
INTRODUCCIÓN
Cuando un proceso interno de cualquier empresa empieza a presentar fallas o

resultados negativos no previstos, la reingeniería en la mejor opción para cambiar su
estructura y planificación ya que se basa en el rediseño radical de las actividades que se dan
en las áreas involucradas en función de las necesidades del cliente y a través de la
implementación de medidas críticas de rendimiento en aspectos como costos, calidad,
servicio y rapidez, en otras palabras, en la reingeniería no se trata de mejorar lo existente
sino partir desde el principio, volver a diseñarlas.
Cabe mencionar que el término “Reingeniería” se empezó a conocer en la década de
los noventa por los norteamericanos MichalesHammer y James Champy quienes la
definieron como la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar
mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como
costos, calidad, servicio y rapidez, técnica administrativa que permite modificar los
esquemas tradicionales de trabajo y crear nuevas alternativas para hacerle frente a la crisis
generalizada que trae las agresivas formas de competencia internacionalproducto de la
globalización.
El propósito de la investigación es la de tratar el tema de la reingeniería de procesos
administrativos aplicados al manejo del inventario en una empresa venezolana dedicada a la
venta de calzados, en la cual la desorganización de la mercancía en el almacén está
afectando considerablemente tanto la eficiencia y rapidez del trabajo diario como la
satisfacción de los clientes por retrasos en la búsqueda del pedido, en tal caso, un cambio
radical en la planificación de las tareas a ejecutar, organización de funciones entre el
personal, dirección y control contribuiría en una mejorar sustancial del inventario ya que
abarcaría otras áreas involucradas tales como compras y ventas.
Todo este planteamiento se desarrolla en este trabajo de investigación que se estructura
de cinco (4) capítulos:
- Capítulo I. El Problema: Se expone el planteamiento y formulación del problema en
estudio, objetivo general y específicos así como la justificación y el alcance de la
investigación.
- Capítulo II. Marco Teórico: Se desarrolla los antecedentes de la investigación, las bases
teóricas, la definición de términos básicos y la operacionalización de las variables.
- Capítulo III. Marco Metodológico: Contiene una descripción del tipo y nivel de la
investigación así como las fases metodológicas.
- Capítulo IV, Análisis de Resultados y Presentación de la Propuesta: Se presentan los
resultados que se obtienen en la ejecución de cada uno de los objetivos específicos
descritos, luego se establecen el diagnóstico de la situación actual de las actividades de
distribución de la empresa, análisis de las debilidades y fortalezas en cuanto a los procesos
del Departamento de Almacén, y la propuesta Proponer la reingeniería de los procesos
administrativos del inventario en la empresa en estudio.
- Conclusiones y Recomendaciones: Se detallan las conclusiones a la que llegó la
investigación, así como las recomendaciones sobre la aplicación de los lineamientos
planteados.
- Referencias: Bibliográficas de donde se obtuvo información que permiten sustentar la
información presentada.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema

Una organización se percibe como una estructura intencional de roles que tiene como
finalidad proporcionar a la población productos, bienes y servicios que satisfagan sus
necesidades, a cambio de la obtención de ingresos para sí misma como para sus miembros,
para ello se desarrollan una serie de procesos internos que se ejecutan con el objetivo de
alcanzar las metas en pro de su crecimiento organizacional.
Una empresa no puede operar o funcionar normalmente sin un proceso interno
definido, he allí su importancia pues éste proporciona organización, coordinación y control
de las actividades que se requieren para llevar a cabo eficientemente las gestiones de
recursos humanos, satisfacción de los clientes y abastecimiento oportuno de la mercancía o
materia prima para la producción, venta de productos o generación de servicios, un proceso
interno con debilidades trae consecuencias económicas y operativas que pudieran afectar
considerablemente el normal funcionamiento de la empresa llevándola a una crisis
estructural, baja en el nivel de ventas o cierre total de las operaciones en el mercado.
Una de las técnicas administrativas más efectiva para optimizar un proceso interno que
está generando problemas es la denominada reingeniería, que consiste en la revisión
fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras en medidas críticas y
contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez, su
importancia radica precisamente en la capacidad que tiene éste método de reformular la
estructura básica de los procesos internos en un punto donde se pueda modificar y cambiar
sus elementos sin que afecte su objetivo.
En la empresa de calzados Cremitas Sport C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo,
se lleva un deficiente manejo del inventario pues, se desconoce la ubicación y cantidad de
las mercancías aptas para la venta en existencias y aquellas dañadas por la acumulación y
desorden en el almacén, por lo que siempre se es difícil encontrar un tipo y talla específica
de calzado para cumplir las exigencias de un cliente que en ese momento está en espera, lo
cual frecuentemente se quejan por los retrasos en la búsqueda del mismo.
Las consecuencias que traerá consigo este problema a muy corto plazo serían un gran
descontrol en el manejo del inventario lo cual afectará las finanzas de la empresa Cremitas
Sport C.A. pues, el desconocimiento sobre las existencias aptas para la venta conllevará la
compra innecesaria de mercancías que se encuentran abarrotadas en el almacén
ocasionando una terrible situación de altos niveles de inventario dañado por las malas
condiciones de almacenamiento y una merma del capital de trabajo, es por tal motivo que
es necesario rediseñar las actividades inherentes al inventario modificando las directrices
actuales en la ejecución de la organización y almacenamiento de la mercancía.
1.2. Formulación del Problema

¿De qué manera la reingeniería puede mejorar los procesos administrativos en el
manejo del inventario en la empresa Cremitas Sport C.A.?
1.3. Objetivos de la Investigación

1.3.1. Objetivo General
Proponer la reingeniería de los procesos administrativos del inventario en la empresa
Cremitas Sport C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo
1.3.2. Objetivos Específicos

- Diagnosticar la situación actual en cuanto al proceso administrativo que se aplica para el
manejo del inventario en el almacén de la empresa Cremitas Sport C.A. ubicada en
Valencia, Estado Carabobo.
- Analizar las debilidades y fortalezas en el manejo del inventario en la empresa Cremitas
Sport C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
- Diseñarla reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del
inventario en la empresa Cremitas Sport C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
4
1.4. Justificación e Importancia de la Investigación
El propósito que persigue la investigación es el de plantear a la empresa Cremitas Sport
C.A., una solución viable al problema que presenta en el manejo de inventario, por lo que
una reingeniería mejorará esta situación ya que se procederá a planificar las actividades,
organizar las funciones entre el personal y direccionar su ejecución en base a la motivación
laboral todo ello generando eficiencia y eficacia en el manejo del inventario. Los beneficios
que obtendrá la empresa con la reingeniería a los procesos administrativos de inventario se
traducen en una mayor planificación, coordinación y organización en el almacenamiento de
la mercancía en donde el recurso humano, con un alto sentido de pertenencia y motivación
hacia el trabajo.
Por otro lado, la investigación puede servir de apoyo documental para posteriores
estudios sobre el control del inventario desarrollado por estudiantes tanto de la Universidad
José Antonio Páez como de otras Universidades para su preparación académica y
profesional. Asimismo, puede ser utilizado como referencia para mejorar el manejo del
inventario en otras organizaciones venezolanas que lo requieran.
Para el autor el desarrollo y culminación del trabajo de grado no solo permitirá cumplir
con los requisitos para optar al título de Licenciado en Administración de Empresas, sino
que además obtendrá los conocimientos académicos y experiencias necesarias para ponerlas
en práctica en el ámbito laboral.
Finalmente cabe mencionar que el trabajo de grado se ubica en la línea de
investigación “Costos de producción y control interno” ya que precisamente se relaciona al
principal problema que presenta la empresa Cremitas Sport C.A. en cuanto a la necesidad
de un sistema de control automatizado para registrar las operaciones de entradas y salidas
de mercancía en almacén.
1.5. Alcances de la Investigación

La presente investigación se desarrolla en la empresa empresa Cremitas Sport C.A.
ubicada en Valencia, Estado Carabobo en donde se implementó un cuestionario como
instrumento de recolección de datos conformado por 10 ítems, al personal encargado del
5
inventario y del almacén de la empresa para conocer sobre la planificación del
almacenamiento, el sistema de localización de materiales, la organización de las funciones
a ejecutar por el personal, la dirección de dichas actividades y el control en el
almacenamiento del inventario.
Las respuestas que se obtuvieron del cuestionario fueron de gran utilidad para
identificar las debilidades y fortalezas en las actividades en el almacenamiento del
inventario para luego desarrollar una propuesta que se base en la preparación,
identificación, visión, diseño técnico y social, transformación, que serán las etapas para
cumplir con la reingeniería de los procesos administrativos actuales de la empresa Cremitas
Sport C.A los cuales se estructuran de la siguiente manera: trabajadores – clientes –
distribuidores – Inventario.
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se desarrolla todo el fundamento documental y teórico de la

investigación en base a las variables señaladas en el título como lo son reingeniería,
procesos administrativos e inventario, exponiendo así los antecedentes, las bases teóricas y
la definición de términos básicos.
2.1. Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes son trabajos de investigación que se han realizado anteriormente en
otras universidades del país y que tienen relación al tema planteado, en base a esto cabe
mencionar el realizado por Castro L. (2012) el cual llevó por título “Propuesta de
reingeniería para el Archivo Central de la Comisión Nacional de Telecomunicaciones”
y fue presentado ante la Universidad Central de Venezuela optando al título de Licenciado
en Administración de Empresas, en donde se menciona una desorganización en el archivo
de documentos que recibe constantemente esta institución cuya acumulación ha causado
que se utilicen cajas empeorando aún más la situación, esto se debe a la carencia de
lineamientos que permitan obtener un criterio unificado para la organización del material y
de la utilización de un sistema ineficiente, es por ello que se plantea como objetivo general
diseñar una propuesta de reingeniería para el Archivo Central de la Comisión Nacional de
Telecomunicaciones.
En cuanto al aspecto metodológico, la investigación se consideró como de tipo factible
y descriptiva, bajo un diseño documental y de campo, se aplicaron cuestionarios al personal
encargado lo que mostró resultados que confirmaron no solo la desorganización de los
documentos sino también el mal estado de los archivadoresy su ubicación pues los factores
climáticos afectaron gran parte de estos documentos lo que genera una gestión deficiente ya
que se pierde tiempo en la búsqueda de éstos los cuales sufren de daños irreparables que
obligan a rehacerlos. Se concluye con la exhortación a los directivos de esta institución en
tomar en cuenta las recomendaciones realizadas para ofrecer un servicio óptimo de
información.
Entonces, el aporte que se obtiene de este trabajo será tanto las referencias teóricas
sobre reingeniería como el desarrollo de la propuesta, ésta última será de gran importancia
pues aunque se trata de organización de documentos, los lineamientos para la división de
funciones, procedimientos para el almacenamiento y formatos de control puede aplicar al
inventario de calzado de la empresa Cremitas Sport C.A.
Asimismo, se menciona el trabajo realizado por Morales F. Figueroa N. y Ramón Y.
(2012) el cual fue titulado “Lineamientos para el Manejo del Inventario Físico y
Teórico en la Empresa IncisanFire C.A., Venezuela, Ubicada en el Municipio
Valencia, Estado Carabobo” y presentado ante la Universidad de Carabobo para optar al
título de Licenciados en Contaduría Pública, en el problema se explica una serie de
inconsistencias entre los datos que arroja el inventario físico y el teórico ocasionando
desconfianza en la veracidad de la información resultante para la toma de decisiones, por lo
que se plantea como objetivo general lineamientos para mejorar el inventario físico y
teórico que permita la conciliación de la información resultante.
En cuanto a la naturaleza metodológica, la investigación se enmarcó en un estudio de
tipo factible, bajo un diseño descriptivo y de campo en donde se utilizó la técnica de la
encuesta y como instrumento el cuestionario para la recolección de información arrojando
resultados que confirman la existencia de debilidades en cuanto a la coordinación entre
áreas involucradas. En las conclusiones se mencionan los resultados logrados en el
desarrollo de la investigación.
El aporte que se obtendrá de este estudio será precisamente los lineamientos que aquí
se desarrollan para el manejo del inventario en donde se mencionan parámetros para la
organización de la mercancía en el almacén como de las funciones del personal encargado,
además de una serie de formatos y herramientas de control que permite una mayor
eficiencia en el proceso, todo esto será de utilidad al momento de diseñar la reingeniería a
los procesos administrativos para mejorar el manejo del inventario en la empresa Cremitas
Sport C.A.
8
Otro trabajo de relevancia es el realizado por Cárdenas, M., Flores, Y., Parra, G. (2011)
titulado“ Control Interno asociado a la gestión administrativa contable de los
inventarios de materiales y suministros para la optimización de las operaciones en la
empresa Construcciones y Servicios C.A. ”para optar al título de Licenciadas en
Contaduría Pública el cual fue presentado ante la Universidad de Carabobo, en donde se
describe una serie de problemas que ha traído consigo la falta de coordinación entre el área
del Almacén y el Departamento de Administración y Contabilidad afectando la veracidad
de la información.
Metodológicamente, se considera una investigación de nivel descriptivo, con diseño
documental y de campo para lo cual se utilizaron como instrumentos de recolección de
datos la encuesta y la observación directa, se aplicaron dos cuestionarios tanto para el
personal contable como para los trabajadores del Almacén Principal; en los resultados se
pudo constatar que las políticas relacionadas al inventario se encontraban estipuladas en un
Manual de Normas y Procedimientos pero el personal no utiliza estas herramientas para
guiar sus funciones, además cuentan con sistemas actualizados para el registro de las
entradas y salidas de inventario pero no poseen el espacio físico suficiente en el almacén
para resguardar la mercancía. Se concluye con la necesidad de implementar el control
interno propuesto para mejorar el proceso actual del inventario.
Este antecedente plantea un problema similar al que presenta actualmente Cremitas
Sport C.A. en cuanto a la falta de un sistema para registrar las entradas y salidas de
mercancía, división de funciones y desorganización en el almacén, por lo que la propuesta
desarrollada en este trabajo servirá de referencia para diseñar la reingeniería a los procesos
administrativos relacionados al manejo del inventario en la empresa en estudio ya que se
expone lineamientos a seguir en base a los aspectos mencionados.
Por otro lado, se considera el trabajo realizado por Borthomierth O. (2011) titulado
“Reingeniería dinámica de procesos que permita la disminución de los riesgos de
trabajo inherentes a las actividades de coordinación logística de inventario, Smith
Internacional de Venezuela, C.A.” y presentado ante la Universidad de Oriente para optar
al título de Ingeniero en Sistemas. En este trabajo el autor explica que en la Coordinación
9
de Logística de Inventario sucede frecuentemente accidentes laborales porque el personal
no siguen instrucciones y procedimientos claros y estandarizados para realizar sus
funciones diarias, por lo que se persigue como objetivo general aplicar la reingeniería
dinámica a estos procesos mediante métodos, técnicas y herramientas de control utilizando
un sistema automatizado.
La metodología aplicada consistió en la elaboración de un estudio de tipo documental
y de campo bajo un nivel descriptivo aplicando como técnicas de recolección de datos a la
revisión documental, la observación directa participante y la entrevista estructurada los
cuales arrojaron resultados que confirmó el desconocimiento del personal en cuanto a los
riesgos laborales y a la falta de procedimientos, instrucciones y reglamentos estandarizados
sobre el manejo del inventario, concluyendo entonces con la importancia de aplicar de
forma inmediata la reingeniería dinámica a las actividades de Coordinación de Logística de
Inventario.
El aporte que se obtiene de este antecedente será precisamente evaluar si el personal
encargado del inventario en la empresa Cremitas Sport C.A. cuenta con instrucciones y
procedimientos escritos sobre cómo deben almacenar la mercancía a fin de asegurar que se
carece de esta herramienta para así proponerla en los procesos administrativos.
Igualmente, se toma en cuenta el trabajo realizado por Rolfini R. (2011) titulado
“Procedimiento Administrativo para el Control del Inventario en la Empresa Starita
C.A.” presentado ante la Universidad José Antonio Páez para optar al título de Licenciado
en Administración de Empresas, en el cual se mencionan el problema que ha traído consigo
la falta de registro de las operaciones del inventario y organización de la mercancía en
almacén, por lo que se desarrolla un estudio de tipo factible, descriptivo y de campo en
donde se aplicó una encuesta al personal administrativo involucrado.
En las conclusiones se exponen los resultados obtenidos en el desarrollo de los
objetivos específicos planteados. En la propuesta que se desarrolla en esta investigación se
habla de una técnica de almacenaje basado en el sistema de zonificación para facilitar la
revisión física del inventario, lo cual se utilizó como referencia y aporte tanto para las bases
teóricas de la presente investigación como para establecer los nuevos procedimientos a
10
llevar a cabo para el almacenamiento de la mercancía como parte importante de la
propuesta.
2.2. Bases Teóricas

Las variables planteadas en el título de la investigación se deben desarrollar
teóricamente haciendo mención de autores que hayan investigado al respecto a fin de
sustentar el estudio y guiar el desarrollo de los objetivos específicos.
Reingeniería de Procesos
Se habla de reingeniería de procesos cuando se aplica un rediseño o cambio inmediato
a las actividades inherentes a la producción de productos o los de valor agregado para la
empresa y para sus clientes, los autores Manganelli R. y Klein M. (2004) lo definen como
“el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado y de los
sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales que los sustentan para optimizar
los flujos de trabajo y la productividad de una organización” (p. 10), existen diferentes
metodologías para aplicar la reingeniería de procesos, sin embargo, los autores menciona
que la denominada “Rápida Re” es la más eficaz y que consiste en cinco etapas que permite
obtener resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos de
valor agregado, estos se explican a continuación:
1era Etapa. Preparación: Esta primera etapa se estructura el plan de acción que producirá
el cambio estructural u operativo en el proceso, Manganelli R. y Klein M. (2004) señalan
que “el propósito de esta primera etapa es movilizar, organizar y estimular a las personal
que van a realizar la reingeniería” (p. 45), por lo que el liderazgo del directivo, gerente,
supervisor, etc., responsable de la reingeniería e indispensable para obtener los resultados
esperados.
2da Etapa. Identificación: Esta etapa se desarrolla un modelo del negocio orientado al
cliente, identificando los procesos estratégicos de valor agregado utilizando técnicas
administrativas tales como diagramas, lista de recursos, datos de volúmenes y frecuencias y
la designación de los procesos que se van a rediseñar, los autores antes mencionados al
11
respecto dicen que “la identificación produce definiciones de clientes, procesos y medidas
del rendimiento e identifica procesos de valor agregado” (p. 47), es decir, se hace una
comparación y correlación sobre el proceso con la satisfacción y expectativas del cliente.
3era Etapa. Visión: De acuerdo a los autores antes mencionados “en esta etapa se
identifican los elementos del proceso, problemas y cuestiones actuales, medidas
comparativas del rendimiento de los actuales procesos, oportunidades de mejoramiento y
objetivos” (p. 50), es decir, se trata de analizar el proceso en cuanto a las funciones del
personal, funcionalidad, capacidad de agregar valor e impacto, positivo o negativo, al
proceso mismo, aquí también se aplica el benchmarking comparando el proceso con el de la
competencia.
4ta Etapa. Diseño Técnico y Social: Los autores señalan que “el propósito de esta etapa es
especificar la dimensión técnica y social del nuevo proceso” (p. 52), en otras palabras,
consiste en describir la tecnología, las normas, los procedimientos, los sistemas y controles,
además de la organización, dotación de personal, cargos, planes de incentivos a los
empleados, capacitación, etc. que se emplearán en el proceso rediseñado.
5ta Etapa. Transformación: Finalmente se ejecuta todo lo planificado en el proceso, los
autores dicen que en esta etapa “produce versiones piloto y de producción complementaria
de los procesos rediseñados y los mecanismos de cambio continuo” (p. 57), se trata de estar
atentos a cualquier cambio en el entorno organizacional para generar soluciones inmediatas
que permitan procesos continuamente actualizados.
En tal caso, la reingeniería a los procesos administrativos que se propone en la presente
investigación a la empresa Cremitas Sport C.A. para mejorar el manejo del inventario se
basará en estas cinco etapas desarrolladas en esta teoría.
Procedimientos Administrativos
De acuerdo a García I. (2003) los procedimientos administrativos es un “proceso
contenido de una serie de funciones separadas, aunque el administrador lo puede ejecutar
simultáneamente, o al menos en forma continuada” (p. 168), estas funciones consisten en
12
actividades de planificación, organización, dirección y control, las cuales se explican a
continuación:
- Planificación: La planificación es la primera función que se ejecuta en todo proceso
administrativo y que consiste, según García I. (2003) “en decidir por anticipado que
objetivos se desean alcanzar y las acciones necesarias para ello” (p. 168), es decir, una vez
que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos
son presentados como planes. Los planes de una organización determinan su curso y
proveen una base para estimar el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus
objetivos.
- Organización: Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han
sido preparados, es necesario organizar las actividades planificadas que según García I.
(2003) “Comprende el establecimiento de una estructura intencional, formalizada y
permanente de las funciones que han de desempeñar las personas de la empresa y los
medios necesarios para alcanzar los objetivos” (p. 169). Es función de la gerencia
determinar el tipo de organización que se requiere para llevar adelante la realización de los
planes que se hayan elaborado.
- Dirección: García I. (2003) señala que al respecto que “Mediante esta función se trata de
influir en las personas para que de forma voluntaria y con interés contribuyan al logro de
los objetivos de la empresa” (p. 169). A pesar de que cada uno de estos términos tiene una
connotación diferente, todos ellos indican claramente que este elemento del proceso
administrativo tiene que ver con el factor humano de una organización en donde se logra
cumplir sus propósitos y se alcanzan los objetivos en la forma más óptima posible.
- Control: La última fase del procedimiento administrativo es la función de control, su
propósito inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en
relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si
es necesario tomar acciones correctivas o remediar la situación, García I. (2003) al respecto
menciona que este elemento consiste en “verificar que el comportamiento de la empresa se
mantiene dentro de los limites previamente fijados y, en caso contrario, corregir las
desviaciones” (p. 170).
13
Esta teoría aporta los conocimientos necesarios para diagnosticar la situación actual en
cuanto a los procesos administrativos implementados para el manejo del inventario de la
empresa Cremitas Sport C.A. lo cual se realizará mediante la aplicación de un cuestionario
al personal responsable a fin ce conocer como se planificaron las actividades, como se
organiza las funciones entre el personal, quién y cómo se dirigen y que herramientas de
control se utilizan para ello, los resultados que arrojarán permitirán identificar las fortalezas
y debilidades.
Identificación de las fortalezas y debilidades

Se puede decir que estos términos tienen significado opuestos al analizar una situación
organizacional en particular, sin embargo, deben ir juntos en el diagnostico e interpretación
ya que, las fortalezas son los atributos de la empresa que promueve la eficiencias en sus
actividades internas y las debilidades son aquellas circunstancias que le ocasionan
problemas tanto al personal, como a clientes y proveedores. Para Townsley M. (2004) las
fortalezas son “características internas que favorecen el éxito de la empresa” (p. 38),
mientras que las debilidades, según López M. (2007) “son las cosas que la organización no
hace bien” (p. 32).
Por cuanto las fortalezas frecuentemente se diagnostican en base a los recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, entre otros y las debilidades surgen de la identificación de las limitaciones o
carencias de habilidades, conocimientos, información y tecnología que se padece e impiden
el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno y que no permiten
defenderse de las amenazas.
Esta teoría va en concordancia con el propósito del segundo objetivo específico
planteando en la cual se presente analizar las debilidades y fortalezas en el manejo del
inventario en la empresa Cremitas Sport C.A.
Inventarios
Los inventarios son el cúmulo de materiales, que la empresa utiliza para llevar a cabo su
actividad económica. De acuerdo a Astals, F. (2009) la principal función del inventario en
14
empresas dedicadas a la venta de bienes o la producción de productos, radica en asegurar el
control de los movimientos de la mercancía a fin de proporcionar información confiable y
actualizada sobre las existencias en el almacén, es decir, según el mencionado autor “el
conjunto de los stocks o saldo de las existencias anteriores y las entradas y las salidas de
mercancía desde el anterior inventario” (p. 36).
La principal actividad de la empresa Cremitas Sport C.A. es la compra y venta de
calzados por cuanto el manejo del inventario es la principal variable a diagnosticar evaluar,
específicamente el proceso de almacenamiento.
Almacenamiento del inventario

El almacenamiento del inventario significa la colocación organizada o no de las
mercancías en el almacén, el método que se utilice en ello asegurará que se encuentre con
facilidad y que se controle los índices de mercancía dañada, para Longenecker J. y Otros
(2009) un correcto almacenamiento del inventario físico “permite el conteo periódico de los
artículos en inventario…” (p. 545), obteniendo información actualizada y precisa del nivel
de inventario existente, faltante y sobrante en almacén. Para que el almacenamiento del
inventario físico proporcione resultados satisfactorios, la mercancía debe estar organizada
bajo los parámetros de un sistema de localización de materiales en el almacén, Muller M.
(2004), los clasifica de la siguiente manera:
- Sistemas de Memoria: “Los sistemas de memoria dependen exclusivamente de la
recordación humana” (p. 51). Los fundamentos de este sistema de localización es la
simplicidad, la no utilización de formatos de control y automatización de datos, sin
embargo se utiliza todo el espacio disponible en donde la mercancía no tiene asignado sitio
fijo en el almacén, por lo que tienden a amontonarse.
- Sistemas de Localización Fija: “En los sistemas de localización fija, cada artículo tiene
su lugar y nada más puede ocuparlo” (p. 53). Cuando se presentan grandes cantidades de
existencias, estas se almacenan en dos o más sitios de almacenamiento, pero siempre debe
permanecer en el mismo sitio asignado y ninguna otra unidad de diferentes características
15
podrá ocuparlo. Los sistemas de localización fija exigen mayor espacio en el almacén, en
donde se cumplen las siguientes condiciones:
- Sistemas de Zonificación:“se relaciona con las características de los artículos… los que
tienen atributos diferentes tendrán que almacenarse en una zona diferente” (p. 60), es decir,
el almacén se divide en secciones de estanterías o anaqueles contentivas de mercancías de
iguales características. En este sistema, la organización de la mercancía se realiza de
manera aleatoria, mediante el método de pedido completo para el procesamiento de las
órdenes en el cual un solo recolector retira, para toda la orden, cada uno de los artículos que
se encuentran en la papeleta de recolección u orden de trabajo, reuniéndolos a medida que
el recolector se desplaza de un sitio de almacenamiento a otro.
- Sistema de Localización Aleatoria: Según Muller (2004) “En un sistema aleatorio, nada
tienen lugar fijo, pero se sabe en donde está todo” (p. 64), permitiendo maximizar el
espacio ya que la mercancía puede situarse en donde exista espacio disponible. El autor
anterior menciona que este sistema contiene características de sistemas de memoria, fijos y
de zonificación. La diferencia del sistema de localización aleatoria con el sistema de
memoria es que la ubicación de las unidades de existencias se registra en una base de datos
automatizados o en un sistema manual de tarjetas, lo cual facilita la localización siempre y
cuando la mercancía permanezca allí.
Debido a que los artículos pueden situarse donde exista espacio disponible, el sistema
de localización aleatoria, aseguran el mejor uso del espacio y la máxima flexibilidad, y al
mismo tiempo permite también mantener el control sobre donde puede encontrarse la
mercancía.
- Sistemas Combinados: Este sistema según el autor unifica las “características de los
sistema fijos y aleatorios. Esto se logra al asignar lugares fijos solo a artículos
seleccionados, pero no a todos” (p. 67).Es decir, se seleccionan artículos para ser
localizados en zonas específicas del almacén por atributos especiales aplicando el sistema
fijo de localización, mientras que los demás no tienen sitio asignados, pero si existe un
registro o control de su ubicación de acuerdo al sistema aleatorio, en tal caso es necesario
llevar a cabo una planificación del espacio.
16
En lo que respecta a la presente investigación, esta teoría ofrece información que
permitirá indagar sobre el método que aplica actualmente la empresa Cremitas Sport C.A.
en el almacenamiento de los calzados en el almacén pudiendo de esta manera identificar las
debilidades y puntos críticos en la actividad para luego aplicar la reingeniería al proceso
mejorando así el manejo actual de inventario.
Definición de Términos Básicos

Almacén: Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa
comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
División de Funciones: Administración y asignación de las actividades de una empresa o
departamento entre el personal disponible a fin de eliminar sobrecargos de trabajo.
Equipos de trabajo: El grupo de personas que se organizan para alcanzar un objetivo en
común.
Flujos de trabajo: La automatización de un proceso de trabajo, en todo o en parte, durante
la que documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro por acción,
según una serie de reglas de procedimiento.
Proceso: Es una serie de actividades relacionadas entre sí que convierten insumos en
productos.
Procesos Estratégicos: Son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla
sus estrategias y define los objetivos.
Rediseño del proceso: Ejecutar acciones para hacer un proceso más eficiencia y eficaz, es
conseguir que rinda en un grado superior al que tenía anteriormente.
Revisión física del inventario: Visualización del inventario en almacén.
Sistema: Es módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que
interactúan entre sí.
Sistemas de localización de materiales: Métodos utilizados para la organización de la
mercancía, materias primas, insumos o productos terminados en el almacén, componente
esencial para llevar a cabo el inventario físico.
17
Stocks: Término que se refiere a recursos ociosos que tienen un valor económico y que
están pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo.
Valor agregado: Es el aumento de la riqueza generada por una actividad que realiza
eficientemente una empresa en un determinado periodo.
18
Cuadro 1.Operacionalización de la Variables
Objetivo General: Proponer la reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del inventario en la empresa
Cremitas Sport C.A.
Objetivos Específicos Variables Dimensión Indicadores
Diagnosticar la situación actual en cuanto - Proceso Actividades del proceso - Planificación del almacenamiento
al proceso administrativo que se aplica administrativo administrativo en el almacenamiento del inventario
para el manejo del inventario en el almacén - Manejo del del inventario - Sistema de localización de
de la empresa Cremitas Sport C.A. inventario en materiales aplicado
almacén - Organización de las funciones a
ejecutar por el personal encargado
- Dirección de las actividades
ejecutadas
- Control en el almacenamiento del
inventario
Analizar las debilidades y fortalezas en el - Debilidades y Situaciones que inciden positiva y - Debilidades en el manejo del
manejo del inventario en la empresa fortalezas negativamente en la eficiencia del inventario
Cremitas Sport C.A. manejo del inventario en almacén - Fortalezas en el manejo del
inventario
Diseñar la reingeniería a los procesos - Reingeniería Aplicación y ejecución de las cinco - Preparación
administrativos para mejorar el manejo del de los procesos (5) etapas de la reingeniería en los - Identificación
inventario en la empresa Cremitas Sport administrativos procesos administrativos del - Visión
C.A. del inventario inventario - Diseño técnico y social
- Transformación
Fuente: Escobar R. (2014)
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
El proceso investigativo que se desarrollará en el presente Trabajo de Grado se expone

con detalle en este capítulo ya que se explica el tipo y nivel del estudio así como las fases
metodológicas a llevar a cabo de acuerdo a los objetivos específicos planteados y el Cuadro
Técnico Metodológico que al final se muestra.
3.1. Tipo y Nivel de la Investigación

En la investigación se relata un descontrol del inventario en la empresa Cremitas Sport
C.A. en donde la principal causa es la desorganización de las mercancías en el almacén, por
lo que el estudio es de tipo descriptivo, Balestrini M. (2001) señala que los trabajos de este
tipo “propone describir y comprender las relaciones significativas entre las variables; así
como el establecimiento de la secuencia causal en la situación o hecho estudiado” (p. 7), las
variables son “procesos administrativos” y “manejo del inventario” por lo que su relación
permitirá identificar las causas del problema, para ello es necesario obtener información
directamente de las personas involucradas ubicando el estudio en un nivel de campo en
donde “los datos se recogen de manera directa de la realidad en su ambiente natural, con
aplicación de determinados instrumentos de recolección de información” (p. 8), según el
autor anterior.
La investigación es de modalidad factible ya que se propone a la empresa Cremitas
Sport C.A. una reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del
inventario como solución al problema descrito, el autor anteriormente mencionado dice que
este tipo de estudio presenta “un modelo operativo, orientado a proporcionar respuestas o
soluciones a problemas planteados en una determinada realidad: organizacional, social,
económica, educativa, etc.”(p. 8).
3.2. Fases Metodológicas
A partir de aquí se describe el proceso que se realizó para desarrollar los objetivos
específicos planteados en la investigación.
3.2.1. Diagnóstico de la situación actual en cuanto al proceso administrativo que se

aplica para el manejo del inventario en el almacén de la empresa Cremitas Sport C.A.
En esta primera fase de la investigación se diseñó la técnica de la encuesta que según
Arias F. (2006) recoge “información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca
de sí mismos, o en relación con un tema en particular” (p. 72), aplicando un cuestionario
como instrumento de recolección de datos al personal encargado del manejo del inventario
y de la colocación de la mercancía en el almacén quienes conforman la población y muestra
en estudio que, de acuerdo a lo señalado por Barragán R. y Otros (2003) “la muestra es una
proporción de una población específica que, en el marco de una investigación, deviene el
sujeto de la investigación” (p. 118) viene siendo un total de tres (3) personas divididas de la
siguiente manera: una (1) encargada de la supervisión y del abastecimiento del inventario y
dos (2) asignadas para la colocación y organización de la mercancía en el almacén.
La respuestas que se obtuvo del cuestionario se tabularon y se graficaron para luego
realizar una interpretación general de la situación evaluada.
3.2.2. Análisis de las debilidades y fortalezas en el manejo del inventario en la empresa

Cremitas Sport C.A.
Una vez analizadas las respuestas proporcionadas por el cuestionario aplicado en la
fase anterior, se procedió a identificar y extraer las debilidades y fortalezas encontradas en
el manejo del inventario en la empresa Cremitas Sport C.A. enumerándolas de acuerdo a
como fueron surgiendo, luego se realizó una interpretación más a fondo de la situación.
21
3.2.3. Diseño de la reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo
del inventario en la empresa Cremitas Sport C.A.
En esta última fase se desarrolla la propuesta de la investigación la cual consistió de
cinco (5) fases de acuerdo a las etapas de la reingeniería expuestas por los autores
Manganelli R. y Klein M. (2004) en las bases teóricas: Preparación, identificación, visión,
diseño técnico y social, transformación, lo que permitió no solo planificar y organizar las
actividades para obtener un mayor control del inventario en el almacén mediante la
organización de la mercancía sino que también se planteó la dirección del personal y el
control de sus funciones.
22
Cuadro 2.Cuadro Técnico Metodológico
Objetivo General: Proponer la reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del inventario en la empresa
Cremitas Sport C.A.
Objetivos Específicos Variables Dimensión Indicadores Ítems Instrumento Fuente
Diagnosticar la situación - Proceso Actividades del proceso - Planificación del 1, 2 Cuestionario Personal
actual en cuanto al proceso administrativo administrativo en el almacenamiento del inventario encargado del
administrativo que se aplica - Manejo del almacenamiento del - Sistema de localización de 3, 4 inventario y
para el manejo del inventario en inventario materiales aplicado del almacén
inventario en el almacén de almacén - Organización de las funciones
la empresa Cremitas Sport a ejecutar por el personal 5, 6
C.A. encargado
- Dirección de las actividades 7, 8
ejecutadas
- Control en el almacenamiento 9, 10
del inventario
Analizar las debilidades y - Debilidades y Situaciones que inciden - Debilidades en el manejo del ------- Matriz de Interpretación
fortalezas en el manejo del fortalezas positiva y inventario debilidades y de los
inventario en la empresa negativamente en la - Fortalezas en el manejo del fortalezas resultados
Cremitas Sport C.A. eficiencia del manejo inventario
del inventario en
almacén
Diseñar la reingeniería a los - Reingeniería Aplicación y ejecución - Preparación ------- ---------------- Propuesta
procesos administrativos de los procesos de las cinco (5) etapas - Identificación desarrollada
para mejorar el manejo del administrativos de la reingeniería en los - Visión por el autor de
inventario en la empresa del inventario procesos - Diseño técnico y social la
Cremitas Sport C.A. administrativos del - Transformación investigación
inventario
Fuente: Escobar R. (2014)
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN DEL ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Y LA PROPUESTA
4.1 Fase I. Diagnóstico de la situación actual en cuanto al proceso administrativo que

se aplica para el manejo del inventario en el almacén de la empresa Cremitas
Sport C.A.
En este capítulo se desarrollan los objetivos específicos planteados al principio de la
investigación, comenzando con la presentación de los resultados obtenidos de la aplicación
de la encuesta a una muestra de tres (3) empleados que laboran en el área de almacén,
conformando el grupo de una (1) encargada de la supervisión y del abastecimiento del
inventario y dos (2) asignadas para la colocación y organización de la mercancía en el
almacén, con el propósito de analizar las operaciones de recepción y distribución de
mercancía en dichos almacenes en que se encuentra y lograr identificar así las debilidades y
fortalezas existentes.
Para dicho análisis se aplican técnicas estadísticas con la finalidad de buscar el manejo
de los datos mediante cuadros de frecuencia y gráficos de barra que permita una mayor
visualización de la información, además técnicas de análisis para la interpretación de las
respuestas que surgieron de cada interrogante planteada.
A continuación se presentan y analizan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada
a los empleados que laboran en el área de almacén, para diagnosticar la situación actual de
las actividades de recepción, custodia y despacho, en la empresa Cremitas Sport C.A, con el
fin de determinar una reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo
del inventario como solución al problema descrito.
Ítem 1. ¿Al
Al personal encargado de las ventas se les informa sobre el almacenamiento del
inventario?
Tabla1. Información de almacenamiento al Encargado de Ventas
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 0 0%
%
NO 3 100%
100
TOTAL 3 100%
100
Fuente:Escobar (2014)
Gráfico 1.Información
1. de almacenamiento
100%
100%
80%
60%
40%
20% 0%
0%
SI NO
Análisis
En los datos que se muestran en este primer gráfico se interpreta que el 100% de la
población expone que no se comunica al encargado de ventas sobre el almacenamiento de
la mercancía, afectando negativamente debido a que no conoce sobre las existencias
disponibles para poder ofrecer a sus
sus clientes los productos, esto trae como consecuencias
que se efectúen pedidos sobre mercancía no existente ya en los almacenes, traduciéndose en
pérdida de esfuerzos de ventas, así como dejando de venderse productos que aún se
encuentran en los mismo, no ofertados por el encargado de ventas por desconocimiento de
la información, así como la compra de productos aún existentes en el almacén, efectuando
duplicidad de pedidos y generando costos innecesarios.
25
Ítem 2. ¿El
El personal de ventas ha tenido problemas en la búsqueda de mercancía en el
almacén?
Tabla2. Problemas en búsqueda de mercancía en el almacén
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

SI 3 100%
100
NO 0 0%
%
TOTAL 3 100%
Gráfico 2.Problemas
Problemas en búsqueda de mercancía en el almacén
0%
100%
80%
60%
40%
20% 100%
0%
SI NO
Análisis
El 100% del personal encuestado responde de manera afirmativa, considerando la
existencia de problemas en la búsqueda de mercancía en el almacén por parte del personal
de ventas, debido a que no localizan con facilidad los productos requeridos para la venta, en
sus respectivos anaqueles, causando que la venta no sea efectuada, a pesar de la
disponibilidad de la misma por su no fácil acceso o por desconocimiento de su ubicación,
así como dejando en el tiempo esa mercancía sin vender que puede traer como
consecuencia efectuar requisiciones de ella innecesarias, así como su obsolescencia o
deterioro.
26
Ítem 3. ¿Las
Las mercancías en el almacén están organizadas de acuerdo a sus características o
codificación?
Tabla3.
Tabla3 Organización de la mercancía

SI 1 33%
%
NO 2 67%
%
TOTAL 3 100%
Gráfico 3.Organización de la mercancía
67%
80%
60%
33%
40%
20%
0%
SI NO
Análisis
En cuanto a organización de la mercancía en el almacén de acuerdo a sus
características y codificación, se observa que el 67% de los encuestados mencionan el no
efectuarlo de la manera adecuada, debido a que no hay criterios unificados en cuanto a su
ubicación y bajo qué característica
característicass establecer como primordiales para su clasificación o si
es bajo codificación, además de ser el personal más nuevo en el almacén, de tal manera que
no son ubicados con fácil acceso para que el personal de ventas pueda disponer de las
mismas al momento de una requisición durante la venta, el cual es una debilidad actual que
presenta la empresa. Por lo que en definitiva no existen controles para el almacenaje de
inventario ni normativas para llevar a cabo las actividades de administración de los mismos.
27
Ítem 4. ¿El
El almacén está divido en secciones
secciones?
Tabla4 División de secciones en el almacén.

Tabla4.

SI 0 0%
%
NO 3 100%
100
TOTAL 3 100%
Gráfico 4.División de secciones en el almacén

100%
100%
80%
60%
40%
20% 0%
0%
SI NO
Análisis
El 100% de los encuestados respondieron que no existe una división por secciones del
almacén, por lo que se almacena en cualquier sitio a medida que va llegando la mercancía y
sin orden, lo cual puede traer como consecuencia descontrol y desorganización
desorgan en el área
de almacén. De tales resultados se deduce que de existir y de aplicar estas normas traería un
buen desempeño en la realización de las actividades de los almacenistas, permitiendo poder
ofertar a los clientes un servicio con eficiencia y eficacia, así como concretar las ventas,
que se traducirían en beneficios y rentabilidad.
28
Ítem 5. ¿Al
Al personal se les ha informado sobre sus funciones en relación al inventario?
inventario
Tabla5 Funciones específicas en el área.
Tabla5.

SI 1 33%
%
NO 2 67%
%
TOTAL 3 100%
Fuente: Escobar (2014)
Gráfico 5.Funciones específicas en el área.

67%
70%
60%
50%
33%
40%
30%
20%
10%
0%
SI NO
Análisis
Según los resultados obtenidos el 67% de los encuestados expresa no conocer las
funciones específicas de su área, indicando que no existe una descripción de cargos que les
permita conocer cuáles son sus funciones por lo que no están debidamente informados de
las tareas que desempeñan, mientras que el 33% respondió afirmativamente, debido a que
es el personal más antiguo en el cargo, pero no fue por haber tenido información formal de
ello, si por el desempeño de sus trabajo en el tiempo y por ser quien capacita
capac al personal
nuevo que ingresa en la empresa. En este sentido, se infiere que no están definidas y
documentadas tales funciones, lo que repercute negativamente sobre los resultados.
29
Ítem 6. ¿El
El personal encargado del inventario y almacén se encuentra sobrecargado de
trabajo?
Tabla6.Sobrecarga de trabajo.

SI 0 0%
%
NO 3 100%
100
TOTAL 3 100%
Gráfico 6.Sobrecarga de trabajo.

100%
100%
80%
60%
40%
20% 0%
0%
SI NO
Análisis
Los resultados observados en el gráfico demuestran que el 100% de la muestra
coincide en negar que actualmente se encuentre con sobrecarga de trabajo, sino que debido
a que no hay una adecuada segregación de funciones, algunos trabajadores se encuentran
ocupados efectuando una misma actividad,
actividad, por lo que se descuidan otras tareas que
deberían ser prioritarias para el debido almacenamiento y distribución, de tal manera que el
personal de ventas se ve perjudicado al no tener la mercancía disponible para la venta, en el
lugar adecuado para ser localizado, esto trae como consecuencia retardo en la entrega de la
mercancía al cliente, y pérdida de tiempo que debería ser invertido en atención de nuevos
clientes.
30
Ítem 7. ¿Se
Se cuenta con un supervisor en materia de inventario y almacén?
almacén
Tabla7. Existencia de supervisión.

SI 3 100%
100
NO 0 0%
%
TOTAL 3 100%
Gráfico 7. Existencia de supervisión.
100%
100%
80%
60%
40%
20% 0%
0%
SI NO
Análisis
Los resultados observados en el gráfico demuestran que el 100% de la muestra coincide en
afirmar que actualmente se cuente con una persona responsable de la supervisión de las
funciones que se desempeñan en el área de almacén. Esto permite deducir, que los
trabajadores son vigilados y supervisados en el área de almacén
almacén por un jefe inmediato, el
cual sus esfuerzos están dirigidos a la custodia de la mercancía básicamente, control de la
asistencia y el realizar las tareas básicas de almacenamiento, sin embargo, no se encuentran
enfocados al correcto desempeño de organización
organización distribución, y clasificación de los
inventarios, por lo que trae como consecuencia la problemática existente, planteada en el
capítulo I.
31
Ítem 8. ¿El
El personal de inventario y almacén es motivado en el trabajo?
trabajo?
Tabla8. Motivación en el trabajo
SI 0 0%
%
NO 3 100%
100
TOTAL 3 100%
Gráfico 8.Motivación en el trabajo

100%
100%
80%
60%
40%
20% 0%
0%
SI NO
Análisis
Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar, que el 100% de las personas
encuestadas indica, no estar motivadas a la realización de sus actividades, y que las mismas
son realizadas por la necesidad de tener una estabilidad laboral y un ingreso
ingresos económico
seguro, sin embargo la falta de estrategias motivacionales, se hacen necesarias en esta área
de la empresa, cuyos resultados se podrían traducir en motivar el sentido de pertenencia por
parte de los empleados dentro de la organización, de tal manera
manera que puedan concebir los
objetivos organizacionales como parte de sus objetivos personales, asimismo establecer los
objetivos personales de los trabajadores como parte de los objetivos organizacionales, de
tal manera puedan correlacionarse y comprend
comprender
er que para obtener un crecimiento y mejora
personal, debe haber estabilidad laboral y esta puede ser obtenida por la estabilidad
económica y la permanencia en el tiempo de la institución, así como calidad de trabajo que
se realice permitirá a la organización
organización ser competitiva en el mercado, la cual se traduciría en
32
beneficios organizacionales que a su vez generarían y garantizarían ingresos económicos
para el empleado.
Ítem 9. ¿En
En la empresa se lleva a cabo la revisión del inventario físico?
físico
Tabla9 Revisión del inventario físico
Tabla9.

SI 0 0%
%
NO 3 100%
100
TOTAL 3 100%
Gráfico 9.Revisión del inventario físico

100%
80%
60%
40%
20%
0%
0%
SI NO
Análisis
En cuanto a esta interrogante, como se puede apreciar en el gráfico el 100% de los
encuestados opinó que no efectúan revisiones físicas, periódicas en el almacén, debido a la
desorganización del inventario, ya que la mercancía de recepción más reciente
recient es la que se
encuentra disponible y de fácil acceso, y la más antigua se encuentra mal distribuida y no
clasificada adecuadamente, de tal manera que no es de fácil acceso para la toma de los
inventarios físicos.
33
Ítem 10. ¿Se
Se cuenta con formatos de control en el manejo del inventario?
inventario
Tabla10. Formatos de control para el manejo de inventario.

SI 0 0%
%
NO 3 100%
100
TOTAL 3 100%
Gráfico 10.Formatos
Formatos de control para el manejo de inventario.
100%
100%
80%
60%
40%
20% 0%
0%
SI NO
Análisis
Ante esta interrogante el 100% de los encuestados manifiestan la ausencia de formatos
de control de inventarios, por lo que las recepciones de las mismas son verificadas a través
de una orden de entrega, o factura, y las salidas del almacén son efectuadas por el vendedor
sin controles escritos de las mismas, además de no tener un registro adecuado del
movimiento de la mercancía dentro del departamento.
34
Cuadro 3. Resumen de los resultados
FRECUENCIA PORCENTAJE
PREGUNTA
SI NO SI NO
1 0 3 0,00 Por ciento 100,00 Por ciento
4.2. Fase II: Análisis de las debilidades y fortalezas en el manejo del inventario en la
empresa Cremitas Sport C.A.
Análisis General
Los resultados presentados y analizados con anterioridad, proporcionaron una idea
general de la situación que ocurre actualmente en la Empresa Cremitas Sport C.A., respecto
a los factores que inciden en la necesidad de determinar una reingeniería a los procesos
administrativos para mejorar el manejo del inventario como solución al problema descrito,
en donde se especificaron las debilidades y fortalezas obtenidas del instrumento aplicado.
Fortalezas
1. Tiene un equipo preparado con formación profesional.
2. Disponibilidad de contar con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la actividad
de recepción, almacenamiento y despacho.
35
3. Apoyo de entidades financieras para adquirir los recursos financieros necesarios para
llevar un proyecto de tal magnitud.
4. Equipos suficientes para crecer.
5. Altos niveles de calidad de servicio.
6. Sistema de información contable para el manejo sistemático de los registros de
inventarios.
Debilidades
1. No cuentan con controles internos de inventarios.
2. No cuentan con un manual de normas y procedimientos en el área de almacén.
3. No cuentan con formularios formales para el registro de entradas y salidas de la
mercancía.
4. No cuentan con un sistema de codificación por mercancía, modelo, tipo y talla.
5. No existen una definición de cargo.
6. Los almacenistas no conocen cuáles son sus funciones y sus responsabilidades
7. No existen lineamientos para una supervisión efectiva que controle y evalúe las
actividades del personal del almacén.
Oportunidades
1. Posibilidad de crecimiento en el mercado nacional.
2. Alianzas estratégicas con empresas locales en el ramo de fabricación de calzado para
cubrir los requerimientos del mercado nacional.
3. Aumento de la demanda.
4. Aumento del volumen de importadores que en la actualidad requieren de sus servicios ya
mencionados.
5. Mejorar la posición competitiva. Una organización puede ser competitiva solamente si
puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad, además el
departamento de compras tiene como responsabilidad asegurar el flujo continuo
necesario para dar cumplimiento a los compromisos con los clientes.
36
6. Las acciones no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el esfuerzo del
departamento de almacén y de compras; para el éxito es vital la cooperación de otros
departamentos y las personas que trabajan en la empresa.
Amenazas
1. Las normativas del control cambiario que afectan las importaciones de los proveedores
de la empresa en estudio, tanto por la producción nacional quienes requieren de materia
prima, como los importadores de productos terminados, para la comercialización.
2. Economía con muy poco crecimiento.
3. El cambio de leyes y reglamentos que afectan el control de precios justos.
4. Poco interés del inversionista para hacer negocios en Venezuela.
5. Competencia en el mercado por empresas más reconocidas.
6. Ambiente de incertidumbre.
7. Cotizaciones del servicio puede incrementar los gastos significativa-mente para los
clientes.
8. Insatisfacción del cliente por incapacidad de respuesta en la entrega oportuna de
mercancía.
9. Falta de aplicación de controles, trae como consecuencia pérdida de prestigio de la
entidad.
10. Decidir los proveedores sin un mutuo acuerdo con las exigencias del mercado.
11. Dichos proveedores suelen exigir precios demasiado altos.
12. Irresponsabilidad por parte de estos proveedores con respecto a la entrega de
mercancía.
Las debilidades que se diagnosticaron en estos resultados tienen que ver

particularmente con la falta de controles internos en el área de Almacén para las actividades
de recepción, almacenamiento y distribución, por parte del personal que labora en esta área,
los cuales le podrían generar pérdidas a la empresa en estudio, por el mal manejo, e
inadecuada distribución de los inventarios, que impiden al vendedor tener fácil accesos a
37
las existencia, para concretar la venta, y además se generan compras innecesarias por la no
visualización de las existencias presentes en el departamento, además se pudo constatar que
no existen mecanismos de control de inventarios, así como se evidenció la ausencia de
tomas físicas periódicas ni del manejo de formularios para el control de los mismos.
Todo ello trae como resultado impedir alcanzar las metas de facturación establecidas.
El contar con el espacio físico adecuado para poder unificar inventarios, el poder hacer la
recepción y despacho simultáneo de mercancía, y el efectuar las tomas de inventarios
físicas, que le permitan minimizar los riesgos de faltantes o sobrantes de mercancía, son en
parte, factores que se han podido determinar que fortalecen el proceso de despacho
haciéndolo de gran valor al servicio prestado, pero no contar con controles internos para
evitar los posibles errores que se podrían cometer en las actividades que se realizan en el
almacén, podrían hacer que los esfuerzos se pierdan.
Por otro lado, se pudo evidenciar que el personal no tiene los formatos adecuados y
necesarios para poder controlar las entradas y salidas de mercancía, adecuadamente podrían
ser causa de diferencias futuras en la toma de inventarios físicos, pudiéndose presentar
faltantes o sobrantes de mercancía o que se cambie mercancía por otra generando retraso en
la atención del cliente y pérdida de tiempo para poder atender a otro, el cual por la falta de
atención se dirigiría a otra distribuidora. Esto también se podría presentar al no estar
etiquetada la mercancía debidamente de tal manera que no se distingue cual es el modelo y
talla de la mercancía.
También, se pudo evidenciar que no existen descripciones de cargos, que las tareas de
cada almacenista no están bien definidas, por lo que no se pueden establecer
responsabilidades y no se especifica de quien es la labor.
Por otro lado aunque existe un supervisor, no están bien definidas las actividades de
supervisión, no se ha podido evaluar, ni se hacen seguimiento ni inspecciones ni se
controlan las actividades que allí se realizan.
Los almacenistas son personal integral para poder realizar cualquier función cuando
alguno de ellos, faltare en el almacén, pero al no haber definición y segregación de
funciones, y responsabilidades cualquiera recibe la mercancía, la coloca en cualquier parte
38
del almacén, y en ocasiones los almacenistas se dedican a hacer las mismas actividades por
lo que hay duplicidad de funciones, afectando el descuido de otras actividades necesarias
para el adecuado manejo de los inventarios, como lo son la clasificación, codificación y
correcta distribución de los mismo, así como la identificación por tipo y modelo de la
mercancía, por lo que si se presenta un error no hay responsable directo al cual corregir por
su negligencia, omisión o falta de información.
Todas estas debilidades, hacen que la empresa Cremitas Sport C.A. tenga como
prioridad la necesidad de determinar una reingeniería a los procesos administrativos para
mejorar el manejo del inventario en el servicio de recepción, almacenamiento y distribución
que le permitan brindarlos como valor agregado ante sus clientes, de tal manera que sientan
confianza al demandar sus servicios.
En relación a las fortalezas que presenta la empresa Cremitas Sport C.A., cuenta con la
participación y creatividad en el puesto de trabajo de todos sus colaboradores, con su
profesionalismo, especialización y experiencia, la capacidad financiera y física de las
instalaciones, y las aspiraciones de crecimiento y desarrollo de la organización, aunados a
que todos estos resultados analizados aportan factibilidad al desarrollo de las estrategias
organizacionales propuestas.
4.3 Fase III: Diseño de la reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el
manejo del inventario en la empresa Cremitas Sport C.A.
En esta última fase se desarrolla la propuesta de la investigación la cual consistirá de
cinco (5) fases de preparación, identificación, visión, diseño técnico y social, y
transformación, lo que permitirá no solo planificar y organizar las actividades para obtener
un mayor control del inventario en el almacén mediante la organización de la mercancía
sino que también se planteará la dirección del personal y el control de sus funciones.
Luego de aplicada la técnica de recolección de información la encuesta, a través del
instrumento el cuestionario y efectuado el análisis de la situación actual existente en la
empresa en estudio, y detectándose las debilidades y fortalezas en el área de almacén, estas
herramientas, permiten realizar un diagnóstico preciso sobre la situación actual del
39
proceso, que faciliten en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y
políticas formulados para ello, donde se enumeraron y clasificaron las situaciones internas
y externas del Departamento de Almacén. A continuación se presenta la propuesta que
sugiere el presente trabajo de investigación, a la Empresa Cremitas Sport C.A., la cual está
basada en la reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del
inventario, sin embargo, fue necesario seleccionar aquellas de mayor factibilidad en cuanto
a tiempo y operatividad de ejecución, y que permitan aportar la información necesaria para
darle solución al problema planteado en el capítulo I.
La propuesta tiene como finalidad ofrecer al personal que labora en el área de almacén,
los lineamientos administrativos que le garanticen el correcto control y evaluación de los
inventarios de mercancía y el buen funcionamiento de los procesos de recepción,
almacenamiento y distribución, para que de esta manera puedan contar con una herramienta
actualizada que les sirva de soporte a cada uno de ellos, y de esta forma desarrollar sus
funciones siguiendo los parámetros correctos que garanticen la efectividad rapidez de las
actividades del departamento.
4.3.1. Objetivos de la Propuesta

4.3.1.1 Objetivo General
Cremitas Sport C.A.
4.3.1.2. Objetivos específicos

- Establecer los procesos administrativos para mejorar el manejo del inventario en la
empresa Cremitas Sport C.A.
- Presentar un organigrama funcional del Departamento de Almacén.
- Establecer las funciones del Departamento de Almacén, Asignar responsabilidades al jefe
de dicho departamento y al Jefe del Departamento de Compras.
- Describir los nuevos procedimientos de recepción, manejo y despacho del Almacén.
- Diseñar los formatos de control a utilizar.
40
5. Especificar las técnicas de control interno bajo el enfoque de reingeniería.
6. Detección de las necesidades de adiestramiento del personal.
7. Preparación para la toma física de inventarios
4.3.2 Justificación de la propuesta

Cremitas Sport C.A., con el fin de mejorar la eficiencia en la recepción, custodia y
despacho, facilitando una solución viable al problema que presenta en el manejo de
inventario, por lo que una reingeniería mejorará esta situación ya que se procederá a
planificar las actividades, organizar las funciones entre el personal y direccionar su
ejecución en base a la motivación laboral, todo ello generando eficiencia y eficacia en el
manejo del inventario. Los beneficios que obtendrá la empresa con la reingeniería a los
procesos administrativos de inventario se traducen en una mayor planificación,
coordinación y organización en el almacenamiento de la mercancía en donde el recurso
humano, con un alto sentido de pertenencia y motivación hacia el trabajo, realizará sus
labores con eficiencia y eficacia, en pro de la consecución de los objetivos organizaciones,
que puedan brindarle estabilidad laboral y económica.
4.4 Presentación de la propuesta

Considerando el nivel de importancia de los inventarios por ser el centro de mayor
inversión financiera y el más estratégico en sus fases operativas, se presenta a continuación
la propuesta de un sistema de control de inventarios bajo el enfoque de reingeniería de
procesos para el Departamento de Almacén, es decir, entradas, movimientos y salidas de
productos en la empresa Cremitas Sport C.A.
La propuesta se basó en la necesidad actual de conocer y determinar cuál es la cantidad
óptima para manejar un inventario, ya que para la gerencia de venta el saber que cuentan
con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda
aumentar las utilidades de la empresa, puede disminuir sus costos por tener inventarios que
cubran todas estas características. En la presente investigación se desarrolla la propuesta
41
que consiste en el enfoque de reingeniería de procesos que permitan la administración
adecuada del inventario, de la empresa en estudio, para brindarle valor agregado al servicio
ofrecido, donde se reciban, custodien y distribuya la mercancía, para mejorar la efectividad
en la entrega de mercancía que presentan actualmente, las cuales estuvieronacorde a los
objetivos específicos antes descritos, sin embargo, se considera de mayor relevancia e
importancia, el desarrollo de las cinco (5) fases de preparación, identificación, visión,
diseño técnico y social, y transformación, de los procesos administrativos para mejorar el
manejo del inventario, ya que se determina como la estructura en sí de la proposición
planteada.
Las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar
de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la
organización responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir
realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
La operatividad de la empresa Cremitas Sport C.A., se basa en tres (3) de los factores
fundamentales de un programa de Reingeniería, los cuáles se mencionan a continuación:
Primero que nada, Cremitas Sport C.A. tiene la disposición (por ser una empresa
familiar) de rediseñar sus procesos porque las crecientes expectativas de los clientes
superan la capacidad del proceso global existente. El segundo factor, es la imperante
necesidad de rediseñar al Departamento de Almacén, porque la empresa debe estructurar
sus procesos debido a que sus productos pudieran estar amenazados por: competidores con
altos estándares de calidad, la afectación significativa de la rapidez en los cambios
tecnológicos y la exigencia cada día mayor de los clientes.
Por último, la empresa se encuentra en una situación dramática en el servicio al cliente
por la deficiente ejecución de los procesos, así como del inadecuado manejo de los
inventarios, generándose las condiciones para la aplicación de reingeniería, para que el
pronóstico a corto plazo no sea el abandono del negocio, debido a que actualmente tiene
grandes dificultades con los costos, la calidad, el servicio y la rapidez de respuesta a los
clientes.
42
Fundamentación de la Propuesta
Lo interesante del siguiente sistema es la búsqueda de la contribución a la mejora, la
eficacia y eficiencia en la recepción y despacho de los productos del inventario del almacén
para salvaguardar la operatividad de la empresa Cremitas Sport C.A. Asimismo, para el
Departamento de Almacén es indispensable, ya que le permitirá contar con una herramienta
para obtener información rápida y oportuna, pues con el mismo se llevaría el control en
cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de productos.
La presente investigación contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad de inventarios. El sistema incluye además los
puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación. Contiene información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Contenido de la Propuesta
Para iniciar un proyecto de reingeniería es necesario la realización de un documento escrito
que especifique el por qué es necesaria una mejora dramática para la compañía. Este
documento se denomina "Condiciones para la Acción" (Ver Anexo C)y contiene
argumentos sólidos en favor del proyecto, explicando en forma sencilla y clara las razones
contundentes para iniciar la acción.
A partir de este escrito se desarrollaron las ideas y la metodología para el diseño radical de
los procesos y sirvió de base para evaluar el progreso y el éxito final del proyecto. El
contenido fundamental del documento que contempla las acciones del proceso de
reingeniería es el siguiente:
1. Presentar un organigrama funcional del Departamento de Almacén.
2. Establecer las funciones del Departamento de Almacén, Asignar responsabilidades al
jefe de dicho departamento y al Jefe del Departamento de Compras.
3. Describir los nuevos procedimientos de recepción, manejo y despacho del Almacén.
4. Diseñar los formatos de control a utilizar.
5. Especificar las técnicas de control interno bajo el enfoque de reingeniería.
43
6. Detección de las necesidades de adiestramiento del personal.
7. Preparación para la toma física de inventarios
Estructura de la Propuesta
Para garantizar el éxito de la reingeniería de procesos en el Departamento de
Almacén, es conveniente utilizar siempre un enfoque sistemático que sea claro y sencillo,
siguiendo los siguientes pasos:
-Determinar quienes van a rediseñar: en este caso los investigadores son quienes fungen
como gerentes de proyecto, quienes aportarán sus conocimientos en el área contable para
rediseñar el control de los inventarios almacenados en el Departamento de Almacén.
-Debe haber un promotor ejecutivo, que autorice y motive el esfuerzo total de reingeniería,
un alto ejecutivo de la empresa, en este caso representado por el dueño de la empresa,
presidente.
- Asignar un administrador del esfuerzo global de reingeniería en toda la organización,

representado.
-Hacer que participen los responsables de los procesos específicos, es decir, los empleados
de la empresa.
-Contar con los materiales para diseñar la Reingeniería: artículos de oficina, rotafolios,
equipos de computación, software de oficina y todo lo que sea necesario para rediseñar un
solo proceso específico a la vez.
-Desarrollar las Condiciones para la acción: este es el fundamento sobre el cual se inicia el
proyecto, un documento que explica la necesidad para la mejora dramática, en este caso
representado por todo el capítulo que contiene la propuesta.
44
-Establecer el alcance del proyecto: se determinó cuáles son los procesos que van a ser
rediseñados, en este caso específico el proceso de control de inventarios inherente al
Departamento de Almacén de la empresa Cremitas Sport C.A.
-Rediseñar: esta es la parte más creativa de toda la metodología de la reingeniería, no

existen procedimientos que produzcan mecánicamente un diseño de proceso radicalmente
distinto, hay que inventar una nueva manera de hacer el trabajo, para esto se requiere
imaginación, pensamiento inductivo y sobre todo el trabajo en equipo.
-Rediseño del Sistema de Control de inventarios bajo el enfoque de reingeniería de

procesos para el Departamento de Almacén de la empresa Cremitas Sport. C.A.
Fase 1: Preparación
Al iniciar un proyecto organizacional de cualquier índole, es imprescindible tomar
como factor fundamental y prioritario el recurso humano, por cuanto son las personas
quienes generan las ideas y establecen las bases respectivas para desarrollarlas y, además,
quienes manejan todos los recursos existentes en una organización. Por lo tanto, es
necesario movilizar, organizar y estimular a las personas que van a realizar la reingeniería.
En tal sentido, la preparación va a estar orientada, en primer lugar, a que las personas
reconozcan la necesidad de cambio, posteriormente desarrollar el consenso entre la Alta
Gerencia y los miembros del departamento y, por último, capacitar al equipo. A
continuación se exponen cada una de esas etapas.
1.1 Reconocer la Necesidad

La necesidad de reingeniería de los procesos, en el caso particular del departamento del
Departamento de Almacén de la empresa Cremitas Sport. C.A. fue corroborada durante el
desarrollo de la presente investigación. De esta manera, la necesidad de cambio estima lo
siguiente: Aumentar el nivel de eficiencia, mediante el rediseño de los procesos del
Departamento de Almacén, con la finalidad de alcanzar mejoras significativas.
45
Reconocer la necesidad implica definir el nivel de compromiso que está dispuesto a
asumir la Alta Gerencia. Así, durante la recolección de la información Gerente General
puso de manifiesto su aprobación y apoyo con relación al proyecto. Por tanto, el paso
siguiente consiste en que esta persona se sienta profundamente identificada con la
necesidad de cambio y, posteriormente transmitirles esta necesidad a los miembros del
Departamento de Almacén.
Asimismo, esta comunicación debe referir a la posición actual de las razones por las
cuales debe cambiar. Del mismo modo, debe transmitir la idea precisa de a dónde se quiere
llegar como organización. Para esto es fundamental establecer y manejar elementos claves
en la dirección de una organización como lo son la misión y visión de la misma.
De acuerdo con el análisis de los resultados, la empresa Cremitas Sport. C.A., no tiene
definido su misión y visión. Es por ello, que el investigador consideró conveniente formular
estos importantes elementos, establecidos mediante un análisis respectivo.
Misión
“Suministrar el mejor Calzado deportivo y casual, para Damas y Caballeros, de la más
alta calidad, reconocidas marcas, últimas tendencias en moda, que cubra las necesidades y
expectativas de nuestros clientes en cuanto a comodidad, estilo, durabilidad, en un
ambiente agradable, con atención esmerada y precios competitivos”.
Visión
“Ser una Zapatería distinguida en la comercialización de Calzados deportivos y
casuales, para Damas y Caballeros, Reconocida y Posicionada en todo el Estado Carabobo,
ofreciendo productos de calidad a precios justos, con excelente servicio, en constante
crecimiento en el tiempo, sólida, rentable, exitosa, que reafirme la permanencia de nuestra
Zapatería en el mercado con una gran cartera de clientes satisfechos”.
Después de tener definidas la misión y visión, los ejecutivos de la empresa Cremitas
Sport C.A., deberán identificar las políticas acordes a fin de dedicarse cabalmente a su
46
misión. De igual forma, deberán establecer una planificación rigurosa que les permita
cumplir su visión en la fecha pautada.
Por otra parte, el investigador consideró conveniente establecer objetivos del
departamento de Almacén, como una manera de establecer lineamientos estratégicos
temporales, según los cuales se orienta la visión de los procesos rediseñados y, del mismo
modo, la misión y visión de la organización.
Objetivos del Departamento de Almacén de la empresa Cremitas Sport C.A.

• Identificar oportunidades de mejora en cuanto a procesos, tecnología y capital humano
en el Departamento de Almacén.
• Establecer un plan de trabajo, a fin de organizar de forma adecuada los recursos y las
actividades del Departamento de Almacén, de acuerdo a las necesidades de la
organización y de sus clientes.
• Identificar los procesos de manera eficiente, aprovechando al máximo los recursos

disponibles, con el menor tiempo y el menor costo posible en el Departamento de
Almacén.
47
Cuadro 4. Objetivos del área de Almacén.
Cremitas Sport C.A. LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE

ALMACEN
ASUNTO: Objetivos del área de Almacén.
- Recepción de la mercancía de los clientes de la empresa Cremitas Sport C.A.
- Clasificación de los inventarios por género y modelo.
- Administrar las existencias de mercancía, ubicación, recepción y despacho.
- Emisión de los formularios que permitan el registro de la entrada y salida de

mercancía al almacén.
- Organización, limpieza y mantenimiento del almacén y la mercancía existente.
- Custodia de la mercancía.
- Atender y tramitar las solicitudes de mercancía a ser despachada.
- Efectuar la logística para la recepción, almacenamiento y despacho de la mercancía.
- Informar a la gerencia y a los clientes de manera recurrente sobre las existencias de

mercancía.
- Efectuar tomas físicas continuas para el control de inventario.
48
Presentar el organigrama funcional del Departamento de Almacén de Cremitas Sport
C.A.
El organigrama es definido por Balderas (1995) como "un modelo abstracto y sintético,
que permite obtener ideas uniformes acerca de la organización. Si no lo hace con toda
fidelidad, distorsiona la versión general y el análisis particular". -Asignar un administrador
del esfuerzo global de reingeniería en toda la organización.
El investigador, propone presentar el organigrama del departamento de Almacén de
manera formal, de tal manera que los almacenistas comprendan la estructura jerárquica y
que es al Jefe de Almacén a quien deben rendir cuenta, de las actividades que desempeñan,
y mantener los canales de comunicación, asimismo, que el Jefe de Almacén debe supervisar
las actividades que los Almacenistas desempeñan, así como brindarles todos los recursos
que necesitan para el desempeño de sus actividades.
A continuación se presenta la estructura organizativa del Departamento de Almacén:
Figura 1. Estructura Organizativa del Departamento de Almacén
ADMINISTRACION
JEFE DE
ALMACEN
Almacenista Almacenista
49
Establecer las funciones del Departamento de Almacén, Asignar responsabilidades al jefe
de dicho departamento y a los almacenistas.
Es necesario establecer las funciones y la descripción de cargos y asignación de
responsabilidades de cada uno de los miembros que integran el Departamento del Almacén, de
tal manera que quede bien definidas las funciones a realizar cada uno de ellos, así como la
responsabilidad que conlleva dichas funciones, con el fin de evitar la duplicidad de las misma y
promover la realización de todos los procesos de manera equilibrada.
Funciones del Departamento de Almacén (Asignación de Responsabilidades)

Cuadro 5.- Descripción de Cargos de Almacén.
Cremitas Sport C.A. LINEAMIENTOS PARA EL AREA

DE ALMACEN
ASUNTO: Descripción de Cargos de Almacén
Es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el

departamento de compras, de solicitar al departamento de compras productos cuando
estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los
productos que posteriormente serán despachados. Estará conformada por el Jefe de
Almacén y dos Almacenistas.
- Jefe de Almacén: Es la Persona encargada de los movimientos de almacén, de la

distribución de la mercancía, atención a requisiciones, recepción de solicitudes, así
como mantener al día las estrategias de control que establezca la alta gerencia.
Igualmente velar por el cumplimiento de los procesos en todo el proceso de despacho
de mercancía.
- Es quien coordinará y supervisará a los dos (2) almacenistas bajo su cargo, quienes se
encargarán de la recepción e inspección de productos, recibir los envíos autorizados,
inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los productos a
los almacenes.
50
Continuación de Descripción de Cargos de Almacén

DE ALMACEN
Responsabilidades del Jefe de Almacén

Es el responsable de salvaguardar los productos que han sido comprados y que
posteriormente serán utilizados por el Departamento de Ventas, es el Almacén, que
en todo momento debe operar apegándose a los principios del departamento, con el
fin de evitar extravíos, robos o deterioros de los materiales, retrasos en la
distribución, o rezagos de información.
Entre sus funciones destacan:

- Autorizar las requisiciones de materiales enviadas por los almacenistas.
- Evitar la falta de productos solicitando al departamento de compras nuevos pedidos
cuando la mercancía llegue a su punto de reorden.
- Mantener registros actualizados de las unidades en existencia de los productos.
- Salvaguardar los materiales recibidos para así evitar robos o extravíos, exposición a
factores ambientales y deterioros en general.
- Aplicar procedimientos para mantener la existencia preservada y en rotación
(almacenes eficientes).
- Registrará en el sistema los productos recibidos.
- Efectuar el conteo físico de la mercancía recibida, verificar las cantidades recibidas con
las detalladas en la orden de entrega y/o factura.
- Carga en el sistema la salida de mercancía despachada.
51
Continuación de Descripción de Cargos de Almacén

DE ALMACEN
Almacenista:
- Son quienes efectúan la parte operativa, aceptan y aplican las normas, promueve la
realización de compras adecuadas, a través de la prevención de la existencia con
máximos y mínimos, efectúan la toma física de inventarios y mantiene un registro
correcto de la rotación de los productos.
Responsabilidades de los Almacenistas

- Es el encargado de codificar la mercancía entrante al almacén y serializarla, recepción
de orden de despachos, responsable de la mercancía en existencia (inventario), llevar
al día el control del inventario, organización de la mercancía entrante, organización
de la mercancía saliente (predespacho), organización y distribución de las
devoluciones.
Funciones del Almacenista 1

-Efectuará la recepción de los productos recibidos y llenará el formulario respectivo de
recepción de mercancía, y la ubica por códigos.
-Carga en el sistema la salida de mercancía despachada.
-Coordina con el almacenista 2 la ubicación de la mercancía en sus espacios o anaqueles.
-Solicita la requisición de la mercancía.
-Divide el almacén en secciones, subsecciones y depósitos para la ubicación de los
productos.
Funciones del Almacenista 2

-Ordena la mercancía recibida en los espacios físicos del almacén.
-Prepara el despacho de la mercancía de acuerdo a las solicitudes.
-Identifica los productos para su fácil ubicación.
-Mantiene etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el
almacén.
-Aplicar procedimientos de almacenes eficientes.
-Recibe copia de la orden de despacho.
-Verifica las mercancías preparadas con los documentos.
52
Establecer Normas y Políticas del Área de Almacén
Además del establecimiento de objetivos, presentar un organigrama y establecer las
funciones del Departamento de Almacén, es necesario, determinar un conjunto de normas y
políticas que deben implementarse con la finalidad de unificar criterios, y patrones de
conducta, dirigidos a la consecución de objetivos, tanto del departamento como de la
organización en general.
Cuadro 6. Normas y Políticas del área de Almacén.

ALMACEN
ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

1. El almacenamiento de productos depende del género y modelo de los productos, los
cuales pueden exigir una simple estantería que no involucran grandes inversiones y
complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento depende de los
siguientes factores.
- Espacio disponible para el almacenamiento de los productos.
- Tipo de mercancía que serán almacenados.
- Número de artículos guardados.
2. El sistema de información debe nutrirse con información específica de las entradas
como:
- Datos generales de los clientes: Nombre, dirección teléfono, RIF, representante
o contacto, número de cliente.
- Productos: Origen de los productos (proveedor nacional o extranjero), series,
lotes, tipo de empaque o embalaje, descripción del producto, observaciones
(daños, mercancía incompleta, quebrada o equivocada), número de piezas,
código.
53
Continuación de Normas y Políticas del área de Almacén.

ALMACEN

3. El departamento de almacén e inventarios a través de sus áreas internas deberán
registrar y controlar los bienes que se les suministren (de consumo e
instrumentales), identificados de la manera siguiente:
-Para los bienes de consumo se aplicará un registro global, mediante un sistema
de cómputo que genere reportes de entrada, salida y existencias en el almacén..
-Para los bienes instrumentales, se aplicará el siguiente registro:
a) De identificación cualitativa de los bienes; la cual consistirá en la
asignación de un número de inventario.
b) Dicho registro estará diseñado en forma documental y en el propio bien.
c) El número de inventario estará integrado por los dígitos del ramo
presupuestal o la denominación o siglas del proveedor, la clave que le
corresponda al bien de acuerdo con el catálogo de bienes muebles que
establezca la empresa o que determine el departamento de almacén e
inventarios y, en su caso, otros dígitos que faciliten el control del bien, tales
como el año de adquisición.
d) Los controles de los inventarios se llevarán a cabo en forma documental o
electrónica y los números deberán coincidir con los que aparezcan
etiquetados o empacados en los bienes.
El valor en inventario de los bienes instrumentales, se realizará a valor de
adquisición. De no conocerse este, el mismo podrá ser determinado para fines
administrativos de inventario, considerando el valor de otros bienes con
características similares, o en su defecto el que obtenga a través de mecanismos que
se juzguen pertinentes.
54
Continuación de Normas y Políticas del área de Almacén.

ALMACEN

1. Confiablidad de los inventarios: Que el porcentaje que se determina, como resultado
de las diferencias que se obtienen de comparar las existencias físicas con los
registros no exceda del 2% del monto total de existencias. El Departamento de
Almacén es el responsable de recibir la mercancía de los clientes así como el
resguardo y la distribución de los mismos a los destinatarios (clientes de los dueños
de la mercancía).
2. El Departamento de Almacén deberá mantener actualizado el stock de inventario a
través de formulario de Recepción de Mercancía, Despacho de mercancía, y
Devolución de Mercancía.
3. El Departamento de Almacén no despachará mercancía, si no se ha recibido el
correspondiente orden de pedido del departamento de ventas de los clientes.
4. Es responsabilidad del Departamento de Almacén la identificación de las estanterías
y pasillos, clasificado por género.
5. Es responsabilidad del Departamento de Almacén la coordinación y
almacenamiento de la mercancía para facilitar su ubicación.
6. Es responsabilidad del Almacenista utilizar los implementos necesarios de seguridad
al momento de la recepción y descarga de la mercancía, y el traslado dentro del
almacén (guantes, carrucha, botas, fajas y cascos de seguridad).
7. Es responsabilidad del Jefe de almacén, de los almacenistas y despachadores,
impedir el acceso a personas ajenas al área del almacén.
55
Cuadro 7. Normas técnicas del área de Almacén.

ALMACEN
ASUNTO: Normas técnicas del área de Almacén.

- Elaborar un Manual respectivo de las funciones correspondientes a los empleados
del departamento de almacén y confrontarlo con las actividades ejecutadas por estos
para determinar si existe inadecuada segregación de deberes.
- Verificar y actualizar la relación de los productos a cargo de cada uno de los
empleados.
- Realizar un manual de procedimientos mediante acto administrativo y generar
acciones de sensibilización e interiorización en torno al mismo en la que participen
todos los empleados del departamento.
- Implementar indicadores de gestión tendientes a medir cómo el desarrollo de los
procesos incide positivamente en el control interno del almacén.
- Analizar los registros de almacén relacionados con la mercancía buscando con ello
hacer una descripción detallada de los mismos en los casos que así los ameriten.
Asimismo, adoptar medidas para fortalecer su manejo y custodia.
- Conciliar la información de mercancía a cargo de los empleados con los registros de
almacén e incluir en base de datos una descripción detallada de los mismos en los
casos que lo ameriten.
- Emitir una circular informativa en la que se recuerde a los empleados su grado de
responsabilidad sobre los productos y los procesos de responsabilidad que se les
podría abrir por hacer caso omiso sobre el particular.
- Inducir los correctivos en la ejecución de labores de los empleados del área de
almacén.
56
1.2 Desarrollar el Consenso
Para desarrollar el consenso se requiere la planificación de reuniones, en las que la Alta
Gerencia le comunique al personal involucrado sobre la problemática existente; se trata de
persuadirlos, acerca de los beneficios del cambio, tanto individuales como
organizacionales.
1.3 Capacitar al Equipo

Capacitar al equipo, consiste en facultar al personal del Departamento de Almacén, a
fin de que realizar las tareas que les compete en el rediseño de los procesos. Durante la
capacitación se deberá dar orientación sobre la metodología a utilizar en el rediseño de los
procesos, de manera que las personas entiendan el análisis de los procesos.
Etapa 2: Identificación
Durante la etapa de identificación se establece un modelo de propuesta de acuerdo con
los objetivos planteados y el alcance de la investigación, orientado fundamentalmente a los
procesos según su nivel de apoyo administrativo y el valor que de manera indirecta agregan
a los productos y servicios.
Basado en lo anterior, al identificar los procesos y actividades de valor agregado, se
seleccionan los procesos a ser rediseñados según la prioridad del impacto de los mismos,
sobre los objetivos del Departamento de Almacén y de la organización como tal para, en
una etapa posterior, darle tratamiento a la totalidad de los procesos llevados a cabo por las
demás áreas de la organización.
De acuerdo con el análisis de los resultados, se lograron identificar en el Departamento

de Almacén los siguientes procesos:
- Proceso de Entrada de mercancía.
- Proceso de Salida de mercancías.
- Procesos de almacenamiento y distribución de mercancías.
- Procesos de registro de mercancías.
- Procesos de solicitud de requisición de mercancías.
57
- Procesos de Clasificación de las mercancías.
Por tanto, al tomar en consideración la etapa de identificación, se seleccionan como

procesos prioritarios a ser rediseñados los siguientes:
- Procesos de control de inventarios: Entrada y Salida de mercancía.
- Proceso de toma de inventarios físicos.
Etapa 3: Visión: Rediseño de Procesos

En esta etapa se desarrolla la estructura del rediseño de los procesos, teniendo en
consideración que estos modelos deben estar orientados a lograr avances decisivos en
rendimiento. Asimismo, es fundamental manejar la congruencia entre los modelos
propuestos y los objetivos del Departamento de Almacén, los cuales fueron previamente
establecidos.
Por lo tanto, aquí se identifican los principales elementos relacionados con los procesos
como son: Problemas y situaciones actuales, oportunidades de mejoras, definición de los
cambios que se requieren, entre otros aspectos. Por último, se estructuran los procesos
prediseñados, elementos claves de la presente propuesta.
En tal sentido, a continuación se analizan los procesos a rediseñar.
Describir los nuevos procedimientos de recepción, manejo y despacho del Almacén
Proceso de Controles de Entrada y Salida de Mercancía

Con este proceso se busca canalizar, agilizar y controlar las entradas y salidas de
mercancía, a fin de contar con un registro que permita controlar el flujo de la misma y
mantener un control de existencias.
Con la implantación de este proceso se propone el empleo de tres (3) documentos que
permiten llevar un registro, como son los formularios de “Recepción de Mercancía” (Ver
Formulario 1), “Entrega de Mercancía” (Ver Formulario” y “Devolución de Mercancía”
(Ver Formulario 3).
58
De esta manera, es posible manejar el inventario, por lo que se aprovecha las bondades
del mismo. De igual forma, se cuenta con registros de información referente a la recepción
y salida de mercancía, lo que permitirá mantener actualizada la existencia de la misma.
Cabe señalar, que el nuevo proceso de controles de entrada y salida de inventarios,
requiere de un (1) Jefe de Almacén y dos (2) Almacenistas, quienes se encargan de las
actividades operativas del manejo de mercancía. Dichos cargos se sugiere sea adscrito al
Departamento de Administración.
En este proceso, tiene su origen desde el mismo momento en el que el Jefe de Almacén
efectúa la solicitud de la orden de compra al Departamento de Compras, por lo que requiere
del Jefe de Almacén, los Almacenistas y los Vendedores.
En tal sentido, el procedimiento requerido para el proceso de control de mercancía se
da en dos etapas, siendo la primera “Entradas al Almacén” y la segunda “Salidas de
Almacén”, las cuales se describen a continuación:
59
Cuadro 8. Procedimiento de Control de entradas y salidas de mercancía.

ALMACEN
ASUNTO:
Procedimiento de Control de entradas y salidas de mercancía.
Objetivo: Controlar la mercancía que ingresa y egresa al almacén.
Paso Responsable Actividad
1 Jefe de Almacén Solicita al departamento de compras la
orden de compra, para darle entrada a la
mercancía.
2 Jefe de Almacén Ordena la recepción de la mercancía con
chequeo de la orden de compra, factura
del proveedor, la notificación del cliente
sobre la mercancía a recibir.
3 Almacenista Recibe, clasifica, y serializa la mercancía.
Ordena la mercancía dándole entrada al
inventario a través del formulario de
recepción de mercancía, y despacha la
mercancía pedida a través del formulario
de Despacho de mercancía solicitada y de
Nota de Entrega.
4 Vendedor Procede a despachar la mercancía a través
de la Nota de Entrega y factura.
60
Lineamientos de Recepción de Mercancía:
- Utilizar los implementos necesarios de seguridad para la recepción de la mercancía.
- Verificar que las cantidades y características de la mercancía solicitada sean equivalente
a lo recibido por el proveedor.
- Codificar, serializar y trasladar la mercancía al área de almacén que corresponda
clasificado por cliente.
Cuadro 9.- Actividad: Entradasal Almacén (Recepción de Mercancía)
Actividades Riesgos Procedimientos de
Control
Administración Logística: No se identifican Resumen del material
claramente la mercancía requerido y se someten a
1. El receptor debe
por no poseer un plan de recibirlo periódicamente.
asegurarse que la
codificación, por modelo y
mercancía recibida
por género. Verificar periódicamente
coincida con la
que la mercancía recibida
documentación
Se pueda colocar la haya sido introducida en el
soporte, y que la
mercancía en la zona de sistema de información.
información sea
otro género.
procesada y hacerla
rápidamente
Comparar la mercancía
disponible para la
recibida, incluyendo la
venta.
verificación de las
cantidades que entraron,
2. La documentación
con las órdenes de compra
referente a los productos
aprobadas. No aceptar
debe ser completa y
mercancía que no está
precisa tanto en el
ordenada o solicitada.
momento de recibirla
como en el momento de
devolverla (en el caso
La información de las El receptor emplea la
de compras nacionales).
órdenes de compra no facturación presentada para
estén disponibles para las el pago, cuando la
3. Aceptar solo los ítems
actividades de entrada, por mercancía es aceptada sin
de mercancía o códigos
parte de los clientes. el soporte respectivo de la
que fueron ordenados, o
orden de compra
que hayan sido
correspondiente.
autorizados por los
clientes.
61
Continuación de Actividad: Entradas al Almacén (Recepción de Mercancía)
Control
4. Aceptar sólo la Las especificaciones en las Solicitar al cliente, las

mercancía por la órdenes de compra no listas admitidas con sus
cantidad que está estén claras. especificaciones, para que
especificada en la orden sean usadas en la
de compra. evaluación de la
mercancía.
5. Salvaguardar y La seguridad física de la Mantener una constante

custodiar la mercancía mercancía es inadecuada seguridad física sobre la
recibida. mercancía recibida.
6. Asegurarse de que la Se coloque en el área de Ubicar en el área del

información sobre el otro cliente. género que corresponda.
informe de recepción, la
factura de compra, el Segregación de funciones
inventario y la orden de La información recibida se de la custodia y de los
compra es precisa en puede perder o traspapelar. registros guardados.
cuanto a las fechas de
recepción, para reflejar Llenado de formato
las entradas. prenumerado, con copias,
para almacén, el receptor y
contabilidad, con soporte
de la documentación
recibida, para evitar
omisiones de información
por documentación
extraviada.
Identificar con regularidad

o periódicamente la
mercancía disponible.
Conteo periódico del

inventario y comparación
con los registros existentes;
indagar y aclarar las
diferencias.
62
Continuación de Actividad: Entradas al Almacén (Recepción de Mercancía)
Control
7. Codificación de la La información de las Efectuar la codificación de

mercancía a través de órdenes de compra no esté la mercancía a través del
sistemas disponible para las sistema computarizado de
computarizados de actividades de entrada, por serialización de tal
serialización. parte del departamento de manerade poder controlar
compras. la entrada de almacén
según
Codificación de un cliente los seriales.
por otro, o errores al
clasificar la mercancía.
8. Mantenimiento de Condiciones de Seguridad Asegurarse periódicamente

condiciones de trabajo Inadecuados. que la información ha sido
adecuadas y seguras introducida al sistema a
para el almacenamiento tiempo.
de mercancía
Mantenimiento de políticas
pertinentes que contemplen
la seguridad ocupacional y
la administración de
seguros y otras normativas
legales y requisitos que
sean aprobados por
personal técnico y legal.
Mantenimiento de
procedimientos apropiados
para el manejo y
almacenamiento de
mercancía.
Que las áreas de salida del

almacén no estén
bloqueadas y que los
implementos contra
incendio no se encuentren
obstaculizados por
mercancía mal ubicada.
63
Lineamientos de Salida de Mercancía:
- Utilizar el formulario Despacho de Mercancía Solicitada (fig.2).
- Elaborar la Nota de Entrega por la mercancía despachada (fig.3)
- Actualizar el stock de inventario por entrega de materiales.
- Verificar y firmar el formulario de Despacho de Mercancía solicitada (fig.2) y el de
Nota de Entrega de mercancía (fig.3) por parte del transportista y del cliente.
Cuadro 10.- Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)
Control
Proceso de Orden de La orden de despacho debe
Despacho ser aprobada por un
Orden de despacho no almacenista autorizado.
1. La orden de despacho es aprobada por las
el único documento que autoridades respectivas. El almacenista que apruebe
avala la salida de la la orden de despacho debe
mercancía del almacén. ser el encargado de la
administración de la
mercancía del vendedor
respectivo.
La mercancía detallada en
la orden de despacho debe
corresponder al vendedor
respectivo.
Que las cantidades

despachadas concuerden
. con las especificadas en la
2. Seleccionar solo los ítems orden de despacho.
de mercancía o códigos Comparar la mercancía
que fueron ordenados, o seleccionada para el
que hayan sido despacho, incluyendo la
autorizados por el verificación de las
almacenista autorizado cantidades que se
para su salida. solicitaron, con las órdenes
de venta aprobadas. No
separar mercancía que no
64
está ordenada o vendida.
Continuación de Actividad: Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)
Control
3. Registro de la mercancía Que no se haga un conteo Se debe colocar la
saliente con el lector de adecuado y repetido en el mercancía en el área de
seriales. área de despacho, y se pre-despacho, para su
entreguen cantidades reclasificación y reconteo
erróneas, o modelos para asegurar que lo que
diferentes a lo solicitado salga sea lo indicado en la
orden de despacho.
No se utilice el lector de Registrar la mercancía

4. Comparación del seriales para identificar los saliente con el lector de
Reporte sistematizado seriales de la mercancía seriales para identificar los
de serialización vs la saliente. seriales de la mercancía
orden de despacho. saliente, de tal manera que
el conteo manual esté
soportado por el conteo
computarizado que
confirme la cantidad y
5. Verificar que los datos modelo que sale realmente
del transportista del almacén. Esto permite
responsable de la registrar automáticamente
entrega estén bien la cantidad de mercancía
colocados en la orden de saliente sin tener que
despacho. insertar datos manuales.
No coincidan la orden de Verificar que el reporte de

despacho y el reporte de serialzación computarizado
serialización sistematizado y la orden de despacho
coincidan, en cantidades y
modelos de la mercancía, y
que corresponda al cliente
respectivo.
Se debe verificar que los
Que se le entregue la datos presentados en la
mercancía a despachar a orden de despacho sea el
otro transportista. mismo de la persona que
recibe físicamente la
65
mercancía.
Control
6. Revisión de la No revisar los modelos de El Vendedor debe revisar
mercancía por el la mercancía al momento frente al almacenista
vendedor. del despacho. autorizado, la mercancía
que le es entregada y
7. Proceso de resguardo de Las notas de despachos se firmar la nota de despacho
las notas de despacho. extravíen o se traspapelen. en original y copias como
constancia de recibir
conforme las cantidades
especificadas en nota de
despacho.
La nota de despacho debe
elaborarse en original y
copia, el original como
control de salida de la
mercancía, y lo firme el
vendedor y la copia que va
al departamento de
contabilidad.
Una copia debe ser
archivada por el
almacenista encargado del
despacho de la mercancía
como control de despacho
para hacerle seguimiento al
transportista y como
soporte que avale la
mercancía entregada.
Y enviarse el original al
departamento de
facturación para la emisión
de la correspondiente
factura.
Llevar un Kardex para
registrar las salidas según
Los inventarios físicos no las ordens de despacho, y
66
coincidan con los registros comparar con los
8. Tomas físicas del sistema de inventarios físicos y los
periódicas. contabilidad. registros contables.
Control
Hacer conteos selectivos y
periódicos de la mercancía.
El supervisor del almacén

. debe hacer conteos
sorpresivos y consecutivos
de los inventarios que
administra cada
almacenista,
correspondiente al género
que le ha asignado.
Que no se almacene en un La mercancía debe ser

9. Ubicación adecuada de lugar de fácil acceso o que ubicada de manera que sea
la mercancía. los modelos sean colocados de fácil ubicación para el
de manera dispersa. despacho.
Los procedimientos de La ubicación de la

manejo y almacenamiento, mercancía sea de fácil
incluyendo los estantes no acceso a la zona de carga
sean apropiados para la asignada para cada cliente.
naturaleza de la mercancía.
Además esté clasificada
Los empleados no están por modelo similar.
familiarizados con los
requisitos o procedimientos El almacenamiento de la
del manejo y mercancía, el orden y el
almacenamiento de la mobiliario donde estos se
mercancía. encuentren deben cumplir
los requisitos requeridos
para su protección para una
10. Establecimiento de mejor mayor facilidad en
políticas y la naturaleza del
procedimientos para el almacenamiento.
manejo y Comunicación de las
67
almacenamiento a los No conocer las políticas y políticas y procedimientos
empleados del procedimientos. del manejo y
almacén. almacenamiento a los
empleados del almacén.
Control
11. El orden de la La organización del Eficiencia y creatividad en
mercancía en el almacén almacén sea inapropiada. el diseño y mantenimiento
debe facilitar el de la presentación del
oportuno despacho de almacén, para facilitar el
los pedidos. orden y garantizar
satisfacción.
Capacidad del almacén El despacho oportuno de

12. La entrega de insuficiente. los pedidos permite poder
mercancía sea de la contar con el espacio
manera más eficiente. necesario para la recepción
de la mercancía nueva.
Identificar el número y la
apropiada ubicación de la
mercancía.
Ruptura de los canales de Comparar los documentos

13. Asegurarse que los envío. de despacho con la
pedidos sean enviados información de los pedidos
oportunamente. Información incorrecta es de los clientes antes de ser
registrada en la enviados.
documentación de envíos.
Los pedidos y documentos Numeración de pedidos y

de los despachos se de la documentación de las
extravíen. notas de despacho,
investigar los documentos
que hagan falta.
68
Cuadro 11. Segregación de funciones y descripción de cargos.
Cremitas Sport C.A.
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS.
ACTIVIDAD RESULTADOESPERADO RECURSOS NECESARIOS LIMITACIONES
-Logar involucrar al personal -Presupuesto para bonos de

con el proceso, a través de la orden y limpieza en el
creación de funciones y almacén, que motive al
-Crear un manual de responsabilidades directas. trabajador a mantener el área
descripción de cargos en el organizada.
cual se segreguen las -Resistencia al cambio.
funciones correspondientes -Lograr que el personal se
a cada empleado y las motive en realizar con -Presupuesto para bonos para
actividades a ejecutar en el eficiencia su labor. el logro de metas de
área de almacén. distribución y despacho.
-Coordinación de las
actividades propias del -Equipos técnicos y
departamento. herramientas de trabajo
(Internet, papelería,
fotocopiadora) entre otros.
Cuadro 12. Organización del almacén.
Cremitas Sport C.A.

ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN
-Organización, limpieza y
-Organización del área del orden en el área de almacén.
almacén.
-División de áreas del almacén -Estantes.
-Orden y limpieza. por cliente.
-Pintura para marcación en
-Divisiones, clasificación -Identificación de los estantes, áreas de almacén.
del área por cliente, racks, y pasillos para una mejor
identificación de pasillos. distribución y visualización al -Brochas. -Resistencia al cambio.
momento de la búsqueda de la
-Codificación de la mercancía para su despacho. -Mano de obra.
mercancía, separación de la -Hábitos de manteni-
mercancía según la -Adecuada ubicación del -Útiles de limpieza (bolsas de miento del área
demanda. producto de acuerdo a la basura, cepillos, palas, organizada.
demanda. trapeadores, tobos, líquidos
-Establecimiento de área de limpieza de piso).
para la mercancía devuelta. -Correcta identificación de la
mercancía dentro de los -Implementos de seguridad
-Establecimiento de área estantes y en los pasillos. (guantes, boquillas de
para la mercancía devuelta seguridad)
en mal estado. -Codificación y serialización
de la mercancía, para su
control de entrada y salida
Cuadro 13. Procedimientos para las tomas físicas de los inventarios.
Cremitas Sport C.A.
PROCEDIMIENTOS PARA LAS TOMAS FISICAS DE LOS INVENTARIOS
-Llevar un kardez para las
entradas y salidas de
mercancía. -Apoyo del departamento
-Realizar tomas físicas con Administrativo.
frecuencia.
-Tener mayor control al cotejar -Colaboración del personal de
-Instructivo para la correcta el inventario teórico con el otros departamentos para la
toma física de los inventario físico, y compararlo toma física.
inventarios e implementar con el kardex y los registros -Resistencia al cambio.
realizarlo de forma contables. -Libretas, calculadoras y
periódica. -Determinar la mercancía bolígrafos.
dañada y obsoleta y separarla -Falta de consistencia en
de las existencias óptimas. -Tarjetas kardex, reportes las actividades.
-Verificar que las devoluciones impresos de los inventarios.
de mercancía en buen estado, -Falta de apoyo por parte
fueron incluidas al sistema -Tarjetas de identificación de de otros departamentos.
contable, antes de ubicarlas en artículos y cantidades
las áreas respectivas. disponibles.
-Efectuar tomas físicas
imprevistas y con
determinados artículos.
-Identificación de la mercancía
por artículo e indicación de las
cantidades existentes.
Cuadro 14. Adiestramiento para el Personal.
Cremitas Sport C.A.
ADIESTRAMIENTO PARA EL PERSONAL DE ALMACÉN

-Contratar personal
-Establecimiento de los capacitado para dictar cursos -Resistencia al cambio a
procedimientos. en materia de inventarios. la hora de ejecución de
los nuevos procesos.
-Capacitación del personal, -Motivación para el personal. -Contratación de personal
adiestramiento y afines. para cubrir todas las áreas
-Involucración del personal necesarias para los procesos -Falta de interés del
con los procesos y que empresa de recepción, custodia y personal.
se beneficie con la aplicación despacho.
de ellos.

Etapa 4: Solución
La finalidad de la solución es complementar los procesos rediseñados a través del
componente del rediseño técnico. De esta manera, la consideración de tres factores es
fundamental en el desarrollo de esta etapa, como son: La tecnología, la información y
el capital humano. Es por ello, que la etapa de solución será abordada desde el punto
del diseño técnico.
4.1 Diseño Técnico

En esta etapa, se especifica la dimensión técnica del nuevo proceso que no es
más que la aplicación del factor tecnológico para mejorar el proceso. Es así, como la
presente etapa se estructura con el estudio de la tecnología y los formularios
requeridos por los procesos rediseñados.
4.1.1 Estudiar Tecnología

En el ámbito de la empresa Cremitas Sport C.A. se puede afirmar que la
organización cuenta con la tecnología suficiente para la implementación del rediseño
de los procesos, por lo que dispone de un sistema Saint Empresarial, el cual consta de
cuatro módulos, a saber: Módulo contable, módulo administrativo, módulo de nómina
y módulo de banco.
De igual forma, cabe recalcar, que muchas funciones de este sistema no son
aprovechados por el personal del Departamento de Almacén, lo cual representa un
desperdicio de tan valioso recurso.
Es por ello, que la tecnología va a requerir el adiestramiento del recurso
humano, a fin de que las personas que trabajan en el Departamento sean capaces de
manejar todas opciones del sistema Saint Empresarial y con esto, el proceso se pueda
ejecutar sin ningún obstáculo, aprovechándose todas las ventajas tecnológicas de la
empresa.
4.1.2 Establecer los Formularios de los Procesos Rediseñados
Una vez que los procesos hayan sido rediseñados, será necesario crear nuevos
formularios, mediante los cuales sea posible generar un flujo de información óptimo.
En tal sentido, a continuación se presentan los formularios sugeridos para los procesos
rediseñados, mediante los cuales sea posible generar un flujo de información referente
a cada proceso propuesto.
Diseño de formulario para el control interno en el área de inventarios de

mercancía.
La empresa Cremitas Sport C.A., no cuenta con formatos preestablecidos para
unmejor control de sus procesos. De allí, la idea de diseñar los siguientes formatos.
Diseñar los formularios de control a utilizar.

El procedimiento de transferencia de datos a través de los nuevos formatos
propuestos, sigue el siguiente ciclo: en la nota de recepción queda plasmada la
cantidad de productos que llega al almacén, siendo el responsable el almacenista 1, la
tarjeta de inventario permite controlar cada uno de los productos y el responsable es
el almacenista 2, la solicitud de productos, es el documento que permite solicitar los
productos al proveedor según la cantidad de mercancía del inventario y la nota de
entrega, deja constancia de cada uno de los productos que han sido despachados a los
clientes, por lo tanto el responsable de este formato es el almacenista 1.
a) Formato de Recepción de mercancía:

El primer formato a diseñar es el de recepción de mercancía (fig. 1) en el cual se
anotaran los resultados de la revisión física, aprobando y describiendo cualquier
observación en el momento que se presente.
Las mercancías aprobadas se registrarán en este mismo formato de recepción
enviando una copia al cliente y una al jefe de almacén, quien firmará como revisado
el original del mismo.
74
Finalmente, se almacena la mercancía en las áreas identificadas con el código
correspondiente, después de haber sido serializada y procesado su inclusión al
sistema de manera automatizada a través del lector de seriales.
Figura 2. Formulario de Recepción de Mercancía
Cremitas Sport C.A.RM-001
FECHA:____________
CLIENTE
DISTRIBUIDOR:_____________________________________________
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
CANTIDAD MERCANCIASOLICITADA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN RECIBIDA APROBADO OBSERVACION
Observaciones:
Almacenista Responsable: Jefe de Almacén:
Firma: Firma:
75
b) Formulario de Despacho de mercancía:
El formato de mercancía solicitada, se contemplará la información que sale del
almacén, que les son entregados a los vendedores, contendrá la descripción de la
mercancía, el código, la cantidad unitaria y total, clasificada por género. Asimismo,
en él se detalla la persona que lo recibe indicando su nombre y código de empleado.
El Despachador registrará en el formato de despacho de mercancía solicitada (fig.
3), toda mercancía que va a ser entregada, donde se evidencia la firma y todos los
detalles de identificación del receptor de la mercancía para efectuar el despacho, la
persona responsable de la entrega de la mercancía y la aprobación del Jefe de
Almacén.
Se imprimirá este formato de control en original y una copia, el original y una
copia será firmado por el vendedor, como constancia de recibir la mercancía las
cuales se archivaran temporalmente junto al pedido.
76
Figura 3. Formulario de Despacho de Mercancía
Cremitas Sport C.A.

DMS-001
FECHA:___________
CLIENTE
DISTRIBUDOR:_____________________________________________
Documento Relacionado:
_______________________________________________
DESPACHO DE MERCANCÍA SOLICITADA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN UNIDADES CANTIDAD TOTAL
RECIBIDO POR: NOMBRE:__________________________

C.I.:___________________
Transporte: Modelo Vehículo: Placa:
Firma: Zona:
Firma: Firma:
77
c) Formulario de Devolución de Mercancía:
En el formato de devolución de mercancía se indicarán los datos de la mercancía
que es devuelta por el cliente, bien sea debido a que la mercancía presentó fallas
técnicas o de funcionamiento, tuviera daños, o por si el destinatario no quiso recibir la
mercancía por no mantener las políticas de la negociación (diferencias de precios,
modelos solicitados, entre otros).
El almacenista elaborará el formato de devolución de mercancía (fig. 4) en
original y copia, en el cual indicará los datos correspondientes a que cliente
distribuidor pertenece la mercancía devuelta, el cliente receptor que la devolvió, fecha
en que efectuó la devolución, detalles de la mercancía devuelta como código,
descripción, unidades y cantidad total.
Asimismo, deberá solicitar la aprobación del Jefe del almacén y enviar copia del
formato al departamento de facturación para su correspondiente registro.junto a la
mercancía, en caso de que esta lo requiera; o enviar la copia al departamento de
facturación para que realicen la correspondiente nota de crédito, en caso de que la
mercancía se encuentre en buen estado. El original deberá ser archivado
temporalmente, y la mercancía permanecerá en el área de devoluciones, hasta recibir
copia de la nota de crédito. Al llegar esta se colocará la mercancía junto al resto de la
mercancía la cual estará de nuevo disponible para la venta.
78
Figura 4. Formulario de Devolución de Mercancía
Cremitas Sport C.A.

DVM-001
FECHA:_____________
CLIENTE DISTRIBUIDOR:____________________________
CLIENTE RECEPTOR: _______________________________
Documento Relacionado: _______________Estado de la mercancía
Buen estado:____ Dañada:____ Para reparación:_____
Otros:_____________
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
Observaciones:
ENTREGADO POR: NOMBRE:_______________________

C.I.:___________________
Firma: Zona:
Firma: Firma:
79
La empresa en estudio, debido a que cuentan con un personal calificado en las
actividades de almacenamiento, custodia y despacho, sería conveniente se les diera
asesoría técnica para la utilización de sistemas computarizados de serialización de la
mercancía, organización, clasificación, rotación de inventarios, acelerar la toma
periódica de los mismos, permitiendo minimizar los riesgos de faltantes o sobrantes
de mercancía y poder reanudar las actividades de despacho con mayor prontitud, al
obtenerse la factura automáticamente con las cantidades serializadas, minimizando
los márgenes de error. Por otro lado, podrían ingresar en el sistema el cubicaje de
carga de cada unidad y de la mercancía, para establecer las unidades necesarias según
el volumen de mercancía requerida en los pedidos.
Como es de notarse, siendo mayores las inversiones necesarias para llevar a cabo
este plan estratégico, siguen siendo factible, ya que permitiría mejorar el volumen de
facturación de la empresa en estudio, garantizando la conversión de pedidos en
facturación, y se lograría la satisfacción de las necesidades de clientes de poder tener
el producto a tiempo. En este ramo tan competitivo, la seguridad, puntualidad y
manejo adecuado de la mercancía son la clave de la productividad en este tipo de
organizaciones, permitiéndoles ser competitivas en el mercado. Por otro lado, le daría
a la empresa en estudio, un valor agregado al ofertar sus servicios de recepción,
custodia y despacho, ya que junto con los lineamientos de control interno podría
garantizar un mejor resguardo y exactitud en la administración de los inventarios de
los clientes.
Técnicas de Control Interno para el proceso de entrada y salida de inventario en

el almacén, bajo el enfoque de reingeniería.
Objetivo:
La función de esta estrategia es brindar los lineamientos de control interno
necesarios para realizar los servicios de recepción, almacén y despacho de los
inventarios, de los clientes de la empresa en estudio, el cual cuenta con las
80
instalaciones necesarias para poder llevar a cabo la organización, clasificación y
manipulación de la mercancía, minimizar las diferencias de inventarios, facilitar la
toma de inventarios físicos periódicos, permitiendo que los vendedores puedan
entregar la mercancía a sus clientes con la mayor prontitud posible, poder
posicionarlo en el piso de venta antes que los otros distribuidores, lograr que los
pedidos a sean facturados, y la fuerza de ventas dirijan sus esfuerzos a tomar nuevos
pedidos de reposición de la mercancía, incrementen los beneficios de las
organizaciones involucradas.
Los controles presentados a continuación están adaptados a las necesidades y
características de la empresa con el fin de que ésta cumpla con los objetivos
propuestos:
Controles de Existencia:
1. Se llevará un control existencial del inventario continuo.
2. Género, modelo y tallas; y especificaciones de las cuales informará el Jefe de
Almacén.
3. Toda compra de mercancía se recibirá por el almacén, donde se verificará en
cuanto a cantidades y se debe comparar contra factura y orden de compra.
4. El Jefe de almacén debe informar posteriormente a los encargados de llevar
los inventarios acerca de haber recibido y almacenado las mercancías.
5. Se registrarán las salidas del inventario realizando su correspondiente Nota de
Entrega.
Controles de Precisión:
1. La mercancía será debidamente codificada y serializada al momento de
ingresar al almacén, para su posterior clasificación y almacenaje.
2. Se clasificará la mercancía por cliente y por modelo.
3. Se le dará salida a la mercancía de acuerdo a los pedidos autorizados.
81
4. Se revisará periódicamente los registros de inventario y otros datos, para
determinar los stock de inventarios y notificar al departamento de compras,
para que consideren si es necesario de acuerdo a sus planificaciones hacer
requisiciones.
Controles de Autorización:
1. El Jefe de Almacén será el responsable de velar por la seguridad de las
existencias.
2. Los registros de inventarios serán llevados por personas ajenas almacén.
3. La mercancía sólo será despachada por el vendedor, cuando éste tenga en su
poder la Nota de Entrega.
4. La factura será preparada por el encargado de facturación.
5. La recepción de la mercancía debe ser verificado por el Jefe de Almacén.
6. La compra de mercancía solo la realizará el departamento de compras.
Controles de Custodia:
1. Las existencias deben estar protegidas de modo adecuado para evitar su
deterioro físico.
2. Se almacenará la mercancía de una forma sistemática.
3. La mercancía estará protegida con seguro contra daños, robos, entre otros.
4. Se prohíbe el acceso de personas no autorizadas al almacén.
5. Se realizarán tomas físicas de inventarios, la cuales serán planificadas
previamente incluyéndose debidamente al personal que lo va a tomar; este
personal no debe tener vinculaciones con quienes llevan los registros de
existencia.
Aplicación del instrumento de detección de necesidades de adiestramiento

Se señala la necesidad de adiestramiento, al personal que en la evaluación de
desempeño, se le aplicará el instrumento que a continuación se detalla con el
82
propósito de evaluar si los requerimientos sugieren la inducción laboral en la
realización en las actividades diarias o la capacitación profesional tanto para la
continuación de la especialización como para mejorar las funciones asignadas, o
actualizaciones técnicas.
Figura 5. Instrumento de detección de necesidades de adiestramiento
Cremitas Sport C.A.
DETECCIÓN DE NECESIDADES DE ADIESTRAMIENTO
Nombre y apellido del trabajador evaluado Área de Evaluación: Cargo que ocupa: Fecha de
elaboración
/ /
NECESIDADES DE INDUCCIÓN DEFICIENTE REGULAR EXCELENTE
1.Administración del tiempo en la ejecución de

sus funciones
2. Manejo del sistema automatizado
3. Cumplimiento de tareas asignadas
4. Comportamiento ante dificultades laborales
4 Capacidad de solucionar problemas
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
1. Habilidad en la ejecución de sus funciones
2. Habilidad en la realización de actividades
afines
3. Capacidad de tomar decisiones acertadas
4. Satisfacción en la ejecución de la actividad
5 Capacidad para aportar ideas
Aplicado por: Recibido por:
83
Este instrumento se aplicará a cada integrante de la organización cada vez que
sea necesaria la implementación de nuevas tecnologías o sistemas computarizados, o
establecimientos de nuevos procedimientos, de manera de detectar las necesidades de
reformar las áreas débiles de la organización y fortalecerlas recordando que es el
capital humano el que le da el valor agregado a las organizaciones, el departamento
de Recursos Humanos será el encargado de llevar a cabo el proceso de evaluación, y
el supervisor o responsable debe ser la persona que efectúe la correspondiente
aplicación del instrumento, permitiendo identificar las necesidades de inducción
laboral o de capacitación.
a) Establecimiento de políticas de inducción laboral

Habiendo identificado el personal que requiera de la inducción laboral y en qué
cargo, se planificarán talleres en donde participarán por grupos de acuerdo a la
similitud de la actividad, esta responsabilidad será asignada a un personal con
experiencia en la gestión para dictar las pautas informativas a fin de reforzar la
noción de las funciones de los empleados seleccionados.
Seguidamente, se deberá establecer como normativa o política a mantener un
programa de inducción o adiestramiento a todo el personal que ingrese en la
organización de manera que conozcan las actividades de específicas a la dirección de
almacenes, logística de despacho, y manejo de sistemas computarizados de manera de
prestar servicios de calidad.
b) Establecimiento de políticas de capacitación profesional

Una vez detectadas las necesidades de capacitación profesional, al personal
evaluado, se profundizará en el análisis de los requerimientos necesarios,
considerando su condición actual de estudiante, profesional o aspirante de una carrera
en particular que sea afín a las actividades que realiza actualmente en su puesto de
trabajo, seguidamente se tomará la decisión de incentivar al personal facilitándoles
beneficios económicos y flexibilidad de horarios, que le permitan lograr el desarrollo
84
profesional o participar en talleres de especialización relacionados al área de trabajo,
en el que se desenvuelve facilitándole el crecimiento profesional dentro de la
organización, de tal manera que pueda el personal, desarrollar un sentido de
pertenencia e identidad por la organización.
Etapa 5: Transformación
La transformación consiste en implementar los procesos rediseñados en la etapa

anterior, razón por la cual se indican algunos aspectos claves a considerar y se
sugieren mecanismos de cambio continuo.
De esta manera, es preciso que el proyecto de reingeniería de procesos sea
controlado desde su etapa inicial, como una forma de verificar si se están cumpliendo
los objetivos planteados y, caso contrario, establecer las medidas correctivas
pertinentes. Asimismo, durante la transformación es muy importante evaluar todos
aquellos elementos involucrados en la reingeniería de procesos, fundamentalmente, el
personal del Departamento de Almacén en función a sus destrezas, conocimientos,
orientación, grado de conformidad con el cambio y su actitud. De igual forma, se
debe evaluar lo que compone a: El procesamiento de los datos, la tecnología, los
objetivos, el entorno, entre otros. A partir de estos aspectos, se pueden construir
indicadores a través de los cuales será posible medir la eficiencia.
Cabe señalar que la mejora de un proceso a través de la reingeniería es continua,
en el sentido que las mejoras se realizan en todo el intervalo de vida del proyecto.
Esto significa, que no es necesario que la reingeniería sea un proceso permanente, así
una vez que la empresa Cremitas Sport C.A. inicie el plan de reingeniería, rediseñe
sus procesos y evalúe el rendimiento trascendental de estos procesos, lo único que
queda por hacer es incorporar un mecanismo de mejora continua para los procesos.
Por último, es importante mencionar que el cambio planeado para el
Departamento de Almacén involucra, de alguna manera, todos los otros
departamentos de la organización, por lo que en la fase inicial, el proceso de consenso
85
y educación del equipo debe ser desplegado a todo lo largo de la estructura, para que,
de una forma u otra, pueda haber colaboración del resto del personal y evitar el mayor
número de focos de resistencia.
Para finalizar se hace necesario la exposición de los recursos humanos, técnicos y
económicos que requieren las estrategias para su ejecución.
Exposición de los recursos humanos, técnicos y económicos que requieren

las estrategias para su ejecución.
Las estrategias presentadas con anterioridad, requieren que la empresa Cremitas
Sport C.A., aporte el recurso humano (responsables de su puesta en marcha),
tecnológicos (equipos, maquinarias) y económicos (inversión, capital) para su
ejecución en el área de Almacén, los cuales se detallan a seguidamente:
Recursos Humanos:
En los planes estratégicos presentados en la presente investigación se necesita un
Jefe de Almacén, y dos (2) almacenistas encargados del Despacho y Control de
inventarios, quien se encargará del área de distribución de mercancía, y de clasificar
los pedidos de los vendedores, además el Jefe de Almacén, dirigirá el proceso de
administración de las actividades del almacén, al grupo de almacenistas, quienes se
encargarán de la recepción de mercancía y devoluciones, organización, clasificación,
preparación de la mercancía a ser despachada, dentro del almacén, además estarán
encargados de realizar las actividades y formatos para la salida de la mercancía del
almacén,
Por otro lado, el Jefe de almacén se encargará de contratar el personal requerido
para la descarga de las compras, manipulación de la mercancía, rotación de
inventarios y mantenimiento de las instalaciones.
También se requerirá de un Asistente de facturación, una Secretaria para la
realización de actividades de operativas regulares de oficina. Este personal será
necesario para realizar las actividades de almacén y facturación.
86
En el caso de adiestramiento se requiere, de Profesionales especializados en el
ramo con habilidades para dar inducción o capacitación en el área de logística de
almacén y despacho, y el manejo de tecnología utilizada, para dar a conocer los
equipos y sistemas actualizados en el área.
En cuanto al personal requerido, la empresa cuenta actualmente con el personal
indicado, por lo que no serían cambios en cuanto a la inversión de recurso humano.
Recursos Técnicos:
Tomando en consideración lo relatado en la propuesta, se puede afirmar que su
puesta en marcha requiere de un equipo de computación actualizado, con sistema de
codificación y lector para registrar y facturar, y a su vez efectúe el descuento del
inventario del artículo facturado. De manera que pueda la empresa facturar según el
modelo y talla, siendo el personal de facturación, los que tendrían el control de los
sistemas en lo que se refiere a facturación, generar notas de crédito y débito, para ello
se necesita tecnología actualizada que permita generar las facturas a través del
sistema de serialización de mercancía, de modo que al pasar el lector la factura se
genere automáticamente la factura.
Este sistema también debe permitir registrar la mercancía que entra durante la
recepción y por motivo de las devoluciones, generando los respectivos ingresos al
sistema de inventario, poder ingresar datos de codificación de nuevos modelos.
Además se necesitarían, equipos computarizados, controladores electrónicos.
Recursos Económicos:
Como se ha mencionado con anterioridad, que la empresa cuenta con los recursos
humanos y técnicos y financieros, para la ejecución de los planes estratégicos
desarrolladas, en esta investigación, sólo queda por afirmar la necesidad de invertir
dependiendo del plan que considere la empresa en estudio llevar a cabo, dependiendo
de la relación costo- beneficio de las operaciones, y de la receptividad de sus dueños
a los servicios que ofrece de recepción, almacén y distribución de mercancía.
87
Recursos Materiales:
Dentro de los recursos materiales se encuentra necesaria la adquisición de
equipos de serialización para poder controlar la entrada y salida de la mercancía,
mobiliario adecuado para el almacenaje y estructuras metálicas, para la organización
y clasificación de la mercancía según los géneros, modelos y tallas, además un área
para la recepción de las devoluciones, demás mobiliario, equipos de seguridad
requeridos en almacenes. En el caso de dar adiestramiento al personal, se necesitará
mobiliario adecuado para usar en la capacitación e inducción de los usuarios, y
condicionar un área adecuada para realizar tales actividades.
88
CONCLUSIONES
La propuesta de la reingeniería de los procesos administrativos del inventario en

la empresa Cremitas Sport C.A, se realizó a través de una serie de actividades implícitas
en los objetivos específicos, comenzando previamente por determinar las características
generales de la empresa, como un preámbulo que permite a los investigadores conocer su
figura jurídica, el número de trabajadores en el área de Almacén,el sector en el que se
encuentra inmerso entre otros aspectos de interés que son imprescindibles conocer para
diseñar la propuesta.
Esta actividad se realizó a través de la técnica de recolección de datos, revisión
bibliográfica y documental del registro mercantil de la empresa y otros documentos
concernientes a su constitución, donde se especifica el nombre, dirección, tipo de
empresa, estructura organizativa y propósito general de la organización en estudio.
Seguidamente se procedió diagnosticar la situación actual de la empresa en relación
a al Departamento de Almacén, y los procedimientos que se aplican actualmente sobre
los inventarios en la empresa en estudio, para cumplir con este objetivo específico se
aplicó un cuestionario a la muestra seleccionada con la finalidad de especificar qué
métodos o mecanismos reguladores sobre la existencia de los inventarios se llevan a cabo
actualmente. De los resultados obtenidos a través de la tabulación y representación
gráfica de los ítems se pudo arrojar las conclusiones del diagnóstico que sustenta
propuesta yevidencia que los procedimientos de manejo del almacén que llevan a cabo
actualmente son inadecuados e inconsistentes.
Por otra parte y para complementar la información anterior se planteó como
objetivo determinar las fortalezas y debilidades del sistema actual de control de
inventarios de la empresa Cremitas Sport C.A. Con este objetivo se logró definir cuáles
son los aspectos internos del proceso Almacén-Inventario, así como los aspectos externos
con la finalidad de tener un esquema claro de los aspectos positivos de la empresa que
podrían reforzarse y los aspectos negativos que deben ser objeto de estrategias
correctivas.
Precisamente en torno a estas estrategias correctivas se formuló el último objetivo
específico de la investigación que consistió en diseñar la reingeniería a los procesos
administrativos para mejorar el manejo del inventario en la empresa Cremitas Sport
C.A ubicándose en la dimensión de reingeniería de procesos, enfoque a través del cual se
rediseñan los procesos para obtener mejoras en la administración de la mercancía,
además de ello, presenta la necesidad de contar con lineamientos de control interno
de inventarios que permitan dar mayor seguridad y un valor agregado a la empresa,
por lo que se ve directamente afectada por el rendimiento y eficiencia del personal de
la empresas que labora en sus almacenes. En cuanto a una buena logística de
despacho se refiere, además del correcto manejo de inventarios, el cual permita toma
periódica con mayor celeridad y poder reanudar las actividades de despacho con
mayor prontitud, le permitirá ser más competitivo en el mercado al prestar un servicio
más rápido, eficiente y confiable. Permitiendo aumentar sus ventas y prestar un mejor
servicio a sus clientes.
Se puede concluir en el presente trabajo de investigación que se lograron con
éxito los objetivos planteados al principio del estudio, debido a que se pudodiseñar la
reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del inventario en
la empresa Cremitas Sport C.A, con la finalidad de mejorar la efectividad en el
proceso recepción, custodia y despacho, el cual pudo surgir mediante la aplicación de
la técnica de recolección de datos, la encuesta a través del cuestionario, al personal
que labora en el área de almacén, de la empresa en estudio.
Entre los resultados de mayor relevancia para la propuesta de diseño de
reingeniería de procesos, evaluados por el instrumento de recolección de información
mencionado anteriormente, cabe destacar a los aspectos que son de gran importancia
que es el de atender las actividades de almacén y distribución, ya que de ella depende
que la empresa logre sus objetivos de facturación, crecimiento y permanencia en el
mercado.
90
Asimismo, el análisis de los resultados obtenidos de los instrumentos antes
descritos, permitieron identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y
oportunidades, por lo cual se pudo proponer la reingeniería de procesos y
lineamientos de control interno para las actividades de recepción, almacenamiento y
distribución, de la mercancía de la empresa en estudio, seleccionadas de acuerdo a la
factibilidad de su ejecución, que permitieron establecer lineamientos y actividades de
control interno, para la entrada y salida de mercancía del almacén;seleccionar y
desarrollar las estrategias como normativas para el control interno de los inventarios
entre las cuales se encuentran: Descripción de cargos segregando las funciones,
organización del almacén, procedimientos para la toma física de inventarios y el
adiestramiento para el personal del almacén.
Para ello se presentaron la descripción de cargos del personal, los objetivos del
departamento en estudio, las normas y políticas aplicables a ésta área, normas
técnicas, y los procedimientos aplicables para el control interno de entrada y salida de
mercancía del Almacén. Se hizo énfasis en la capacitación del personal del
departamento, y se propuso tres (3) formatos necesarios para el control de la entrada y
salida de la mercancía del almacén los cuales corresponden a Recepción, Despacho y
para la Devolución de Mercancía.
Por otro lado, se presentó el desarrollo de las estrategias seleccionadas,
detallando los instrumentos y/o herramientas para facilitar su ejecución y exponer los
recursos humanos, técnicos, económicos y materiales, que requieren las mismas para
su ejecución.
91
RECOMENDACIONES
Para implementar la reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el

manejo del inventario en la empresa Cremitas Sport C.A, el autor de la presente
investigación plantea las siguientes consideraciones, dependiendo de la disponibilidad de
los recursos la empresa en estudio, y de la estrategia que más se adecúe a la relación costo-
beneficios que esta contemple.
Tanto para la implementación de cada una de las estrategias que estructura la propuesta
en el área de recepción, custodia y distribución, de la mercancía de la empresa Cremitas
Sport C.A., como en su puesta en práctica en otras organizaciones que desee mejorar en
estas funciones, se detallan recomendaciones para investigadores que requieran tomar como
referencia documental para posteriores estudios referidos al tema.
Recomendaciones para la implementación de la propuesta

La empresa deberá estar segura de la verdadera aceptación por de sus dueños, de los
servicios a prestar, antes de tomar cualquier tipo de decisión, en la propuesta planteada, y
realizar las cotizaciones pertinentes de los gastos y tarifas de los servicios, y hacer
proyecciones de manera que pueda establecer una planificación sobre la recuperación de la
inversión, asimismo de los costos-beneficios, que desee manejar.
En relación a incentivos de capacitación laboral y/o profesional, el supervisor
inmediato de cada trabajador, deberá completar la informaciónque está contenida en el
instrumento de detección de necesidades de adiestramiento, el cual tiene relación directa
con el trabajador y conoce las actividades que éste realiza y cómo es el desempeño de las
mismas, y no aplicarla por juicio propio del responsable en esta actividad, lo cual asegurará
no solo que se forme al personal según sus capacidades, exigencias y aptitudes en el puesto
de trabajo sino también se evitaría inversiones erróneas en este sentido.
La única manera de motivar al personal hacia el logro de la misión y visión
empresarial, es generarle un sentido de pertenencia, el crecimiento continuo, la dirección
hacia la eficiencia y la eficacia, de manera tal que el personal es el que le da valor agregado
a las organizaciones, haciéndolas productivas y llevándolas a ser competitivas, para su
crecimiento y permanencia en el mercado, lo cual le garantiza al colaborador seguridad,
estabilidad laboral, además de la autorrealización, desarrollo profesional, y el bienestar de
su hogar.
Recomendaciones para aplicar la propuesta en otras organizaciones

Losplanes estratégicosestablecidos en este trabajo de investigación, pueden ser
implementados en otras empresas que presente similares debilidades a las descritas en este
estudio, será indispensable iniciar un diagnóstico de la situación actual, a fin de identificar
las dificultades claves de acuerdo a la realidad del contexto investigado, es decir, aplicar un
cuestionario al personal involucrado, de manera directa de los procesos, a partir de los
resultados que se obtengan diagnosticar, la situación actual de la empresa, determinar las
debilidades y fortalezas de los procesos actuales, para posteriormente desarrollar la
propuesta adecuada para darle solución a la problemática existente.
Recomendaciones para el desarrollo de posteriores investigaciones sobre el tema

La presente investigación se desarrolló bajo los parámetros de una investigación
factible, sin embargo, también se puede formular como un estudio descriptivo, de campo en
donde se evalúe la situación, se contextualice el problema y se identifiquen las dificultades
que se presentan, en cuanto a la elaboración de estrategias que ayudan a las organizaciones
a llevar a cabo planes de crecimiento o expansión, sin plantear una propuesta como
solución, sino mostrar, a la misma, información de utilidad para planificar un plan de
acción posterior. La metodología que se adopte, requiere llevar a cabo el procedimiento
investigativo formal que consiste en el planteamiento del problema, diagnóstico de la
situación actual, identificación de las debilidades y fortalezas, a través de los instrumentos
de recolección de datos, para luego realizar un análisis exhaustivo que permita la
93
interpretación de la realidad y por último plantear las propuesta que pudieran dar solución
al problema planteado.
94
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Empresa Starita C.A.”. Universidad José Antonio Páez. Venezuela.
Townsley, M. (2004). “Ventas al detalle. Serie Business”.México: Editorial Thomson.
96
ANEXOS
CARRERA:ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CARRERA:ADMINISTRACIÓN
Cuestionario
Estimado señor
Gerente General
El presente instrumento ha sido diseñado con la finalidad de elaborar Proponer la

reingeniería de los procesos administrativos del inventario en la empresa Cremitas Sport
C.A, que está ubicada en ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
En este sentido, los resultados obtenidos serán utilizados como base de una
investigación universitaria. Por lo que la información que usted suministre será muy
valiosa, tendrá carácter confidencial y se utilizará para fines estrictamente académicos y
mejora
ra para la organización.
Instrucciones Generales:
1.- Lea detenidamente cada uno de los ítems del cuestionario antes de responder.
2.- Marque con una equis (X) la casilla correspondiente a la opción que representa su
opinión.
3.- Procure responder con objetividad todas las preguntas formuladas.
Gracias por su colaboración,

Instrumento de Recolección de Datos
La presente es un cuestionario dirigido al personal encargado del inventario y almacén

de la empresa Cremitas Sport C.A. cuyas respuestas serán tabuladas, graficadas y
analizadas en función de los objetivos del Trabajo de Grado titulado “Propuesta de
Reingeniería a los procesos administrativos para mejorar el manejo del inventario en la
empresa Cremitas Sport C.A.” por cuanto se requiere que los encuestados seleccionen una
de las alternativas que contiene cada uno de los diez (10) ítems que a continuación se
muestran según su percepción del problema.
Alternativas
Ítems
SI NO
1. Al personal encargado de las ventas se les informa sobre
el almacenamiento del inventario
2. El personal de ventas ha tenido problemas en la búsqueda
de mercancía en el almacén
3. Las mercancías en el almacén están organizadas de
acuerdo a sus características o codificación
4. El almacén está divido en secciones
5. Al personal se les ha informado sobre sus funciones en
relación al inventario
6. El personal encargado del inventario y almacén se
encuentra sobrecargado de trabajo
7. Se cuenta con un supervisor en materia de inventario y
almacén
8. El personal de inventario y almacén es motivado en el
trabajo
9. En la empresa se lleva a cabo la revisión del inventario
físico
10. Se cuenta con formatos de control en el manejo del
inventario
Figura 2. Formulario de Recepción de Mercancía
Cremitas Sport C.A. RM-001
FECHA:____________
CLIENTE DISTRIBUIDOR:_____________________________________________
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
CANTIDAD MERCANCIA SOLICITADA

CÓDIGO DESCRIPCIÓN RECIBIDA APROBADO OBSERVACION
Observaciones:
Firma: Firma:

Figura 3. Formulario de Despacho de Mercancía
Cremitas Sport C.A.

DMS-001
FECHA:___________
CLIENTE DISTRIBUDOR:_____________________________________________
Documento Relacionado: _______________________________________________
DESPACHO DE MERCANCÍA SOLICITADA
RECIBIDO POR: NOMBRE:__________________________ C.I.:___________________

Firma: Zona:
Firma: Firma:

Figura 4. Formulario de Devolución de Mercancía
Cremitas Sport C.A.

DVM-001
FECHA:_____________
CLIENTE DISTRIBUIDOR:____________________________
CLIENTE RECEPTOR: _______________________________
Documento Relacionado: _______________Estado de la mercancía
Buen estado:____ Dañada:____ Para reparación:_____ Otros:_____________
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
Observaciones:
ENTREGADO POR: NOMBRE:_______________________ C.I.:___________________

Firma: Zona:
Firma: Firma:

Figura 5. Instrumento de detección de necesidades de adiestramiento
Cremitas Sport C.A.
DETECCIÓN DE NECESIDADES DE ADIESTRAMIENTO
Nombre y apellido del trabajador evaluado Área de Evaluación: Cargo que ocupa: Fecha de
elaboración
/ /
NECESIDADES DE INDUCCIÓN DEFICIENTE REGULAR EXCELENTE
1.Administración del tiempo en la ejecución de

sus funciones
2. Manejo del sistema automatizado
3. Cumplimiento de tareas asignadas
4. Comportamiento ante dificultades laborales
6 Capacidad de solucionar problemas
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
1. Habilidad en la ejecución de sus funciones
2. Habilidad en la realización de actividades
afines
3. Capacidad de tomar decisiones acertadas
4. Satisfacción en la ejecución de la actividad
7 Capacidad para aportar ideas
Aplicado por: Recibido por:

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UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

Urb. Yuma II, calle N° 3. Municipio San Diego

REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA MEJORAR EL

Proyecto de Trabajo de Grado para optar al título de Licenciado en Administración de

San Diego, Agosto del 2014

ACEPTACION DEL TUTOR

III MARCO METODOLÓGICO

IV ANALISIS DE RESULTADOS Y PRESENTACION DE

REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Autor: Ronald Escobar,

La empresa Cremitas Sport C.A. presenta actualmente un descontrol en la organización y

Descriptores: Reingeniería, procesos administrativos, manejo del inventario.

Cuando un proceso interno de cualquier empresa empieza a presentar fallas o

1.1. Planteamiento del Problema

1.2. Formulación del Problema

1.3. Objetivos de la Investigación

1.3.2. Objetivos Específicos

1.5. Alcances de la Investigación

En este capítulo se desarrolla todo el fundamento documental y teórico de la

2.1. Antecedentes de la Investigación

2.2. Bases Teóricas

Identificación de las fortalezas y debilidades

Almacenamiento del inventario

Definición de Términos Básicos

El proceso investigativo que se desarrollará en el presente Trabajo de Grado se expone

3.1. Tipo y Nivel de la Investigación

3.2.1. Diagnóstico de la situación actual en cuanto al proceso administrativo que se

3.2.2. Análisis de las debilidades y fortalezas en el manejo del inventario en la empresa

4.1 Fase I. Diagnóstico de la situación actual en cuanto al proceso administrativo que

ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Gráfico 3.Organización de la mercancía

Tabla4 División de secciones en el almacén.

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Gráfico 4.División de secciones en el almacén

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Gráfico 5.Funciones específicas en el área.

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Gráfico 6.Sobrecarga de trabajo.

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Gráfico 7. Existencia de supervisión.

Gráfico 8.Motivación en el trabajo

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Gráfico 9.Revisión del inventario físico

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

Las debilidades que se diagnosticaron en estos resultados tienen que ver

4.3.1. Objetivos de la Propuesta

4.3.1.2. Objetivos específicos

4.3.2 Justificación de la propuesta

4.4 Presentación de la propuesta

- Asignar un administrador del esfuerzo global de reingeniería en toda la organización,

-Rediseñar: esta es la parte más creativa de toda la metodología de la reingeniería, no

-Rediseño del Sistema de Control de inventarios bajo el enfoque de reingeniería de

1.1 Reconocer la Necesidad

Objetivos del Departamento de Almacén de la empresa Cremitas Sport C.A.

• Identificar los procesos de manera eficiente, aprovechando al máximo los recursos

Cremitas Sport C.A. LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE

ASUNTO: Objetivos del área de Almacén.