Sesión Nro.

08: TABLAS DINÁMICAS PARTE - I

SESIÓN Nro. 08: TABLAS DINÁMICAS PARTE - I

OBJETIVOS:
• Conocer el concepto de Excel y que utilidades presenta
• Reconocer las principales partes de Excel
1. TABLAS DINÁMICAS
Cuando trabajamos con bases de datos, generalmente debemos realizar diferentes análisis sobre su contenido.
Para esto, necesitamos resumir y ordenar la información según distintos objetivos. Si bien podemos hacerlo
mediante diferentes herramientas que ofrece Excel, esto puede resultar bastante complejo, principalmente, en
caso de tener muchos registros y campos. Una alternativa de gran utilidad en estos casos son las tablas
dinámicas.
Las tablas dinámicas nos permiten generar un informe que resume y ordena la información contenida en una
base de datos, de modo que nos facilita el análisis de su contenido. Su gran utilidad reside en que es posible
ajustar los análisis y los resúmenes de la información de muchas maneras y según distintos criterios, mediante
pocos clics. El resumen de los datos puede hacerse utilizando diferentes operaciones de cálculo, como la suma
y el promedio.
Además, en este tipo de tabla es posible alterar la disposición de las filas y las columnas de un modo sencillo, es
decir, intercambiar su ubicación. También se pueden agregar o quitar campos en cualquier lugar de la tabla.
Supongamos que tenemos una planilla que registra la cantidad de espectadores que asistieron a las tres salas
de un cine durante el primer cuatrimestre del presente año.
Tenemos la siguiente tabla (Sesión Nro. 08 Tablas dinámicas)

Recurso 8.1

Antes de comenzar a trabajar podemos crear bases de datos basados en cada columna para hacer más sencillo
el trabajo para esto hacemos los siguiente:
Seleccionamos toda la tabla, luego de eso vamos a la Pestaña Fórmulas.
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En el grupo de nombres definidos buscamos la opción “Crear desde la selección” y le damos clic

Ver Video 8.1

VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA

En la ventana que aparece a continuación marcamos la opción de Fila superior (en el cuadro aparecerá marcado
Fila superior y Columna izquierda, entonces tendríamos que quitar columna izquierda) y le damos en Aceptar,
ahora cuando vayamos al área de nombre de la celda podremos observar que Excel de manera automática a
nombrado la información de cada columna con el título de cada fila.

Para poder crear una tabla dinámica podríamos hacerlo de la siguiente manera.
Lo primero es seleccionar una celda de la tabla de la cual formaremos nuestra tabla dinámica, luego de eso
tendremos que ir a la pestaña de Insertar para luego en el Grupo de Tablas darle clic a la opción que dice Tabla
dinámica.

Una vez que le damos clic a tabla dinámica, aparecerá una ventana en donde lo primero que nos solicitará será
el rango con el cual queremos realizar la tabla dinámica, luego de eso en la parte inferior observaremos que nos
tiene marcado de manera predeterminada una “Nueva hoja de cálculo” que indica que la tabla generará una
nueva hoja para crear nuestras tablas dinámicas, o en su defecto podemos elegir “Hoja de cálculo existente” y
con ella podremos indicar la celda donde queremos que inicio el área de ubicación de nuestra tabla.
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Una vez que tengamos todo listo le damos en Aceptar, Excel nos creará una nueva hoja donde podremos
comenzar con la configuración de nuestra tabla.
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Tenemos áreas bien marcadas como, por ejemplo:

El área de la tabla dinámica, que es Área de los campos de la tabla, Área para arrastrar los campos y
el lugar donde aparecerá nuestra donde podremos manejar la generar las tablas dinámicas.
tabla. información de la tabla.

Crearemos una nueva tabla dinámica para esto agregaremos los campos de la siguiente manera.

Si observamos la tabla dinámica, la sección de filas y columnas son las que generan la relación entre la
información de nuestra tabla dinámica, asimismo lo que agregamos en Sumatoria de Valores es la suma de la
información que coincide con las filas y columnas. Por último, el Filtro nos ayudaría a tener la información más
precisa, en nuestro ejemplo, filtro por País Perú.
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2. ENTORNO DE TABLAS DINÁMICAS

Cuando tenemos tablas dinámicas observaras que la sección de campos y el área para arrastrar aparecen, de tal
manera que si nosotros hacemos clic fuera de la tabla estos se ocultan, y si hacemos clic dentro vuelven a
aparecer.
Muchas veces cuando haces clic en la tabla dinámica el área de campos ni de arrastre no aparecen y muchas
veces la gente entra en pánico con la idea que deberá de realizar todo de nuevo.
Si al hacer clic en la tabla dinámica no aparece el área para modificar la tabla, entonces podemos ir a la barra de
pestañas y buscar la pestaña “Analizar”, seguidamente al final del lado derecho una opción que diga “Mostrar”.

Dentro de mostrar encontraremos tres opciones:

• Lista de Campos: Muestra u oculta la lista de campos.
• Botones: Muestra u oculta los botones +/-. Estos botones le permiten expandir o contraer elementos en
la tabla dinámica.
• Encabezados de campos: Muestra los encabezados de campos para filas y columnas
Ahora que si queremos hacerlo más rápido podremos hacerlo directamente sobre la tabla dinámica, haciendo
clic derecho sobre alguna de las celdas que se encuentran dentro del área donde se mostrará la tabla dinámica.

Ahora que sucede si queremos mover la ubicación de la tabla dinámica, debido a que la posición en la que se
encuentra pude involucrar que no podamos filtrar o esté demasiado cerca de otra tabla, entonces para esto
debemos de ir a la Pestaña de Analizar y buscar en Acciones, Mover tabla dinámica.
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Una vez le demos clic a “Mover tabla dinámica” nos mostrará una pequeña ventana donde tendremos que darle
la nueva ubicación de la tabla y darle en Aceptar.

De este modo podremos desplazar una tabla dinámica a una nueva posición fácilmente.
3. FILTROS DE UNA TABLA DINÁMICA
Para desarrollar esto vamos a crear una tabla dinámica para saber cuánto se vendió por marca y por operador.

Ahora vamos a ponernos en la situación de la que información que se necesita debe de ser de todos los
operadores a excepción de claro, entonces nos dirigiremos al botón de los filtros y desactivamos claro para
después darle en Aceptar.
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Como observamos se ha generado un filtro en donde ahora el resultado de la tabla dinámica no mostrará la
información relacionada al operador Claro.

Ahora si también nos dicen que no queremos que aparezca tampoco la marca Motorola entonces también
podremos hacer un filtro de este, entonces le damos clic al botón para filtrar Marcas y quitamos la selección de
Motorola, luego le damos clic al botón de Aceptar.
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Como observas ahora nos mostrará solamente la información de la tabla dinámica sin el operador Claro, que
filtramos anteriormente, y tampoco aparecerá la marca Motorola por el filtro que acabamos de hacer.

Ahora no solamente podemos hacer este tipo de filtros, también podemos ordenar alfabéticamente, con dos
opciones diferentes: Ordenar de A a Z o en su defecto de Z a A, como las opciones más directas.
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Ahora también tendremos “Más opciones de ordenación”, incluso habrá más opciones.

También podríamos filtrar de otras maneras como, por ejemplo: “Filtros de etiqueta”:
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Dentro de estos filtros de etiqueta, podremos crear filtros de distintas formas con todas las opciones disponibles.
Si trabajamos con valores numéricos también podremos crear filtros por valores.
Como por ejemplo si queremos saber las 3 marcas que más vendieron nosotros podremos seleccionar en los
Filtros de valores “Diez mejores”.

Ahora como queremos solamente los 3 mejores entonces modificaremos la sección donde indica el valor de 10
y lo cambiaremos por 3 luego al botón de Aceptar.

Y tendríamos las 3 marcas que más vendieron

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4. AGRUPANDO FECHAS
Existen distintos usos para las tablas dinámicas, uno de ellos es la agrupación que podemos hacer, en esta
oportunidad aprenderemos a usar la agrupación por fechas.
Para eso crearemos una tabla dinámica de la siguiente manera:

Las fechas ya aparecen ordenadas por años y me muestra lo que se vendió en cada año.
Pero si observamos bien el área de las filas ha dividido la fecha en tres opciones: “Años, trimestres, y
propiamente la fecha”.
Eso podemos verlo al extender las opciones que se encuentran dentro de año.
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Ahora yo no quiero ver el contenido por año, sino yo quiero ver los totales de cada mes durante esos periodos,
entonces me voy dentro de una celda de los años y hago un clic derecho.

Dentro de entre todas las opciones disponibles iremos al que dice “Agrupar…”
Aquí, observaremos una serie de opciones disponibles, como por ejemplo están marcadas las tres opciones que
observamos al mostrar el contenido de los años. Como yo quiero solamente los meses entonces le indico que
solamente me muestre meses, y para eso, desmarcamos todas las otras opciones y le damos Aceptar.

Ahora podremos ver que la tabla dinámica solamente nos mostrará la información del total de todos los meses
acumulados de todos los años.
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Vamos a probar otra opción, ahora le daremos otra vez en la opción de Agrupar, pero en esta ocasión le daremos
solamente a Años y Trimestres.

Como observamos ahora podremos observar la información por Años y Trimestres, recordar que cuando
hacemos estos cambios Cantidad irá cambiando debido a los diferentes tipos de resultado que obtenemos.
Ahora si arrastramos el campo Operador al área de columnas podremos obtener un resultado totalmente
distinto.
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Ahora si nosotros queremos dejar el campo de fecha mostrando solamente las fechas, le damos clic derecho a
una celda de la columna de fecha y le damos a la opción de desagrupar.

Así podremos observar que ahora se mostrarán la información por cada fecha existente. Esta es una forma más
expandida de la información que poseemos, por fechas de manera individual.

Ahora agruparemos de una manera diferente, vamos a ver solamente las ventas que se hicieron después del
primero de enero del 2011 en adelante y que se muestre en meses.
Entonces los que haríamos es irnos a agrupar (Previamente podemos quitar el campo Operador del área de
columnas, debido a que no lo necesitamos).
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Vamos a desmarcar la opción de “Comenzar en:” que evalua automáticamente las fechas y le colocaremos
01/01/2011 como fecha de inicio y el “Terminar en” lo dejaremos tal cual, adicionalmente marcaremos meses,
si es que no estaba marcado ya y le damos en Aceptar.

Si observamos el resultado mostrado a continuación podremos decir algo importante respecto a este.

Si nos fijamos bien en la primera celda de la columna muestra “<1/01/2011” esto nos indica que el valor de
cantidad que lo acompaña es la sumatoria de todas las fechas anteriores a las que habíamos solicitado.
Esta opción es muy interesante porque permite agrupar a partir o entre fechas que nosotros le indiquemos para
tener una evaluación mejor con la tabla dinámica.
5. AGRUPANDO CAMPOS
Vamos a aprender a agrupar valores de los campos, para hacer esto primero crearemos una tabla dinámica que
me sirva como base para trabajar.
Crearemos una tabla dinámica que me muestre la cantidad total por cada país.
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Vamos a agrupar los países, por ejemplo, por países del Sur.
Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar todos los países que formaran parte de nuestro grupo.
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Luego de esto iremos a la Pestaña de Analizar para luego buscar la opción de “Agrupar selección”.

Si observemos bien nos daremos cuenta que todos los países seleccionados se han agrupado en un grupo
llamado “Grupo1” al cual renombraremos a “Países del Sur”.

Y es así como podemos agrupar información en diferentes Grupos para poder ordenar mejor nuestra
información.
6. FORMATO DE TABLA DINÁMICA
Vamos a crear una nueva tabla dinámica con las ventas por País y con distribuidor de la siguiente manera:
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Vamos a modificar el ancho a las columnas para esto vamos a seleccionar las columnas a modificar el ancho.

Luego de hacer esto modificamos el ancho de una de ellas, por ejemplo, nos ubicamos en medio de la columna
E y F, y en con el cursor arrastramos hasta darle el ancho que deseamos y se modificarán todas por igual.

Ahora ya tenemos las columnas seleccionadas con el ancho determinado, sin embargo, lo que sucede es que
cuando nosotros hacemos un filtro estas columnas se cambian.
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Fijarse que el ancho que teníamos desde la columna C a la columna G han cambiado.

Esto se debe a que, en la configuración predeterminada de Tablas dinámicas, tenemos marcada la opción de
Autoajustar el ancho, entonces para poder evitar que se modifique el ancho podremos hacer lo siguiente:
Primero vamos y hacemos un clic en una celda dentro de la tabla dinámica y vamos a la opción de “Opciones de
Tabla dinámica”
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En el cuadro que aparece a continuación cambiaremos la opción predetermina de “Autoajustar anchos de

columnas a actualizar” y la dejaremos desmarcada para luego darle en “Aceptar”.

Ahora volvemos a darle un ancho a nuestras celdas y realizamos un filtro.

Se darán cuenta que el ancho de las celdas ya no cambiará se mantendrá siempre del mismo ancho.
Vamos a realizar algunos cambios más, para esto vamos a llevar Marca a las Filas:
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Así tendríamos las marcas que se han vendido en cada país, pero ahora vamos a cambiarle un poco el formato.
Vamos a ir a la pestaña diseño, y en el grupo de Diseño vamos a ir a la opción de Totales generales, donde vamos
a desactivar los totales generales tanto para filas como columnas.

Ahora iremos a subtotales y también los vamos a desactivar.

Y en diseño de informe le diremos que lo muestre en formato tabular.

Ya tenemos un resultado diferente usando las opciones que se nos presentan en diseño.
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De este modo podemos entender mejor la lógica de los datos, otras opciones en completar las filas de los países
donde tenemos celdas en blanco.

Para realizar esto nos vamos a la pestaña de diseño, y en Diseño de informe marcamos la opción “Repetir todas
las etiquetas de elementos”.
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Una última opción que podemos tener dentro de la pestaña diseño es cambiar el estilo de nuestra tabla con el
que más se nos apetezca, combinándolo con las opciones que tenemos a un lado (Esto dependerá del tipo de
estilo que nosotros hayamos escogido).

7. SEGMENTACIÓN DE DATOS
Vamos a crear una tabla dinámica con la información de Distribuidor y con Cantidad.

Ahora para poder crear un filtro arrastraremos País a la sección de Filtros.

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De este modo tendremos el siguiente resultado:

Ahora podremos hacer filtros por país por ejemplo, filtramos por País en Perú.

Con esto nos mostrará solamente la información de Perú, pero ahora vamos a crear otra forma de filtro
denominado Segmentación de Datos, para esto tendremos que ir a la pestaña Analizar y luego buscamos la
opción de “Insertar Segmentación de datos”.

Al darle clic tenemos la siguiente ventana donde podremos elegir los campos mediante los cuales podemos
filtros con Segmentación de datos, de los cuales usaremos: País, marca y operador.

Cuando le demos en aceptar podremos obtener nuestros cuadros de segmentación:

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Si nos fijamos la segmentación por país esta relacionada al filtro de país que nosotros hemos realizado
anteriormente, así mismo los otros cuadros de la misma manera, esto nos va a permitir realizar filtro de una
manera más ordenada.

Ahora si queremos hacer varias selecciones, bastará con hacerlo usando la tecla “Control” para poder hacer
selecciones múltiples.

Ahora, así como las tablas dinámicas, nosotros podremos darles estilos a nuestros cuadros de segmentación,
para esto iremos a la pestaña de Opciones.
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Ahora si queremos que sea aún más sencilla la selección de nuestros campos, podremos cambiar la cantidad de
columnas que se muestren en cada cuadro, para eso nos dirigimos a la Pestaña Opciones y seleccionamos la
cantidad de columnas, por ejemplo, en País, le damos 2 columnas.

Ahora nosotros podemos ocultar y mostrar estos cuadros de Segmentación en la pestaña de Opciones, en el
botón de “Panel de Selección”
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Y al lado izquierdo de nuestro Excel podremos encontrar las opciones para ocultar o mostrar cada cuadro de
segmentación de datos.

8. ESCALA DE TIEMPO
Para poder usar la escala de tiempo crearemos una tabla dinámica conlas ventas por marca.

Ahora lo que haremos es crear nuestra escala de tiempo, para esto iremos a la pestaña Analizar y luego iremos
a la opción de Insertar escala de tiempo, nos mostrará una tabla donde buscará campos que tengna relación con
Fecha, la marcamos y hacemos clic en Aceptar.

Ahora podremos obtener la escala de tiempo

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Este nuevo cuadro nos permite filtrar por diferentes formar de fecha como por ejemplo, tendremos filtro por
Años, trimestres, meses y días.

Si elegimos años por ejemplo nos mostraria la escala de tiempo en años de la siguiente manera:

Ahora observaremos que se mostrará la información del año que ha sido seleccionado, pero si queremos
información del año 2010 al 2013 por ejemplo tendremos que seleccionar el año 2010 y seguidamente
presionando la tecla shift hacer clic en el 2013, o en su defecto usar la opcíon de arrastrar dentro de la barra.