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Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o
las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar
estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por
el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit
(los ingresos superan a los gastos).
Las siguientes tres funciones son las más importantes cuando hablamos en términos
generales:
Los presupuestos podrán desempeñar tanto los roles preventivos como correctivos dentro de
la organización.
Los presupuestos son útiles en la mayor parte de las organizaciones como: utilitaristas
(compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
(multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de
la organización.
Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en
que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del
presupuesto.
Si la intención es contar con un instrumento prospectivo cuya finalidad sea la comparación con
cifras reales ex post, y si esas cifras reales de los estados contables des ente, es evidente que
uno de los formatos básicos del sistema deberá ser confeccionado sobre la base de criterios
iguales o por lo menos comprobables con los utilizados en la contabilidad, es decir, según de
métodos de lo "devengado" y adhiriendo a todas las convenciones del sistema contable
utilizado. El instrumento resultante será el presupuesto "económico" y su punto de arranque
será- a partir de una situación estática inicial- un conjunto de pronósticos de venta, de
actividades, de costo, etc, que corporice los objetivos operativos de la organización para el
periodo presupuestario. Si el horizonte presupuestario fuera de mediano o largo plazo, se
confeccionan las proyecciones económicas respondiendo a esas mediciones intermedias para
posibilitar su seguimiento. Como el control presupuestario mejora su utilidad para la
organización junto con I aumento de su frecuencia, idealmente el periodo según el cual se
fraccione un presupuesto económico será el más corto de todos cuando permitan
comparación con datos reales.
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone
una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
Según la flexibilidad
Algunas veces denominado presupuesto estático, consiste en un solo plan y no hace reservas
para los cambios que puedan ocurrir durante el período para el cual se ha confeccionado. Se
basa fundamentalmente en que las estimaciones de los pronósticos son correctas. Por
ejemplo:
En el caso de un país cuya economía no es estable, los presupuestos fijos no son los más
recomendables, a menos que cubran un período de tiempo relativamente corto. Otro ejemplo:
Las tejedoras pueden hacer un presupuesto fijo para un trimestre, pues es bastante probable
que durante ese período no suba el precio de la lana.
Sin embargo, si bien es cierto que podemos tener alguna seguridad en cuanto al costo de las
camisas, la venta de ellas presenta más dificultades. La demanda de este artículo es una
variable que las tejedoras no controlan y que puede sufrir cambios bastante serios. Es
probable que exista mayor demanda durante los meses de otoño e invierno que en primavera
y verano. Además, está sujeta al pender de compra que tengan las mujeres de la población
que, si hay momentos difíciles, eliminarán o postergarán su adquisición. Por lo tanto,
establecer una estimación de 100 chombas vendidas cada mes es arriesgado, ya que las
razones que determinan esta demanda son más difíciles de estimar y de prever. De esto
podemos sacar como conclusión que los presupuestos fijos son más aptos para aquellas
operaciones en que los rubros que intervienen no poseen muchas variaciones, como por
ejemplo, los costos de ciertas materias primas cuyos precios son fijos, los sueldos y salarios
que se supone se mantienen constantes durante el tiempo que dura el contrato colectivo.
También pueden ser utilizados cuando los pronósticos sobre el futuro de la empresa son
altamente confiables. Por ejemplo, los colegios que tienen una matrícula más o menos fija, los
hospitales, cuya demanda está más o menos calculada. Pero no podrían utilizarse, por
ejemplo, en un fondo agrícola, ya que los pronósticos sobre los resultados de la cosecha no
siempre son confiables. Están sujetos a muchas contingencias que hacen que el resultado sea a
veces impredecible.
➤ Flexibles o variables.
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las
circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo presupuestario
moderno. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. Son los presupuestos que
se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que
surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al
tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo
presupuestario de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones
que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más
tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:
A corto plazo:
Son los que se realizan para cubrir la planificación de la organización en el ciclo de operaciones
de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
➤ Presupuestos de inversiones.
Presupuesto de ventas
Es la predicción de las ventas de la empresa que tienen como prioridad determinar el nivel de
ventas real proyectado por una empresa, éste cálculo se realiza mediante los datos de
demanda actual y futura.
Investigación de motivación
Observaciones
La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y las demás partes del presupuesto
maestro, es el pronóstico de ventas, si este pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y
con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serían muchos más confiables,
por ejemplo: El pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:
> Producción.
> Compras.
Gastos de ventas.
Gastos administrativos.
El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por
cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. La
elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de
productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada
trimestre.
Presupuesto de producción
Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el presupuesto de venta y los
niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de
venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la
empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la
finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.
Componentes
➤ Personal diverso.
Son estimados de manera directa o indirecta que intervienen en todas las etapas del proceso
de producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Es importante considerar
un presupuesto de Gastos de Mantenimiento, el cual también impacta los gastos de
fabricación.
Sustentación
horas-hombre requeridas
Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria
de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se
debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar
con el presupuesto de producción.
Características
➤ Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.
Características
> Comprende toda la mercadotecnia.
Características
> Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o
servicio.
> Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y
aportaciones por ley de cada país.
Presupuesto financiero
Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un
flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa. Comprende:
Presupuesto de caja:
Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil
realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las
diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado,
recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos líquidos
ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de créditos o proveedores o pago
de nómina, impuestos o dividendos. Se fórmula en dos periodos cortos: meses o trimestres.
Presupuesto de erogaciones capitalizables:
Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de terrenos,
construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos, sirve para
evaluar alternativas posibles de inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su
disponibilidad en el tiempo, con los cuales puedes saber en qué tiempo se requerirá la
información para poder saber en qué momento tomar las alternativas más viables para el
desarrollo del plan
Permite identificar los bienes y servicios que se adquieren con las asignaciones previstas en el
presupuesto y el destino de las transferencias, mediante un orden sistemático y homogéneo
de éstos y de las transferencias, mediante un orden sistemático y homogéneo de éstos y de las
variaciones de activos y pasivos que el sector público aplica en el desarrollo de su proceso
productivo.
Clasificación económica
Ordena los gastos públicos de acuerdo con la estructura básica del sistema de cuentas
nacionales para acoplar los resultados de las transacciones públicas con el sistema, además
permite analizar los efectos de la actividad pública sobre la economía nacional.
A Gastos corrientes: son los gastos de consumo o producción, la renta de la propiedad y las
transacciones otorgadas a los otros componentes del sistema económico para financiar gastos
de esas características.
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Gastos de capital: son los gastos destinados a la inversión real y las transferencias de capital
que se efectúan con ese propósito a los exponentes del sistema económico
Clasificación sectorial
Esta presenta el gasto público desagregado en función de los sectores económicos y sociales,
donde el mismo tiene su efecto. Persigue facilitar la coordinación entre los planes de
desarrollo y el presupuesto gubernamental. Clasificación por programas
Esta presenta el gasto público desagregado en función de los sectores económicos y sociales,
donde el mismo tiene su efecto. Persigue facilitar la coordinación entre los planes de
desarrollo y el presupuesto gubernamental. Es decir, el Presupuesto por Programas es el
instrumento que cumple el propósito de combinar los recursos disponibles en el futuro
inmediato, con metas a corto plazo, creadas para la ejecución de los objetivos de largo y
mediano plazos. Clasificación regional
Permite ordenar el gasto según el destino regional que se le da. Refleja el sentido y alcance de
las acciones que realiza el sector público, en el ámbito regional.
Son combinaciones de los gastos públicos, que se elaboran con fines de análisis y toma de
decisiones. Esta clasificación permite mostrar una serie de aspectos de gran interés, que
posibilitan el estudio sistemático del gasto público y la determinación de la Política
Presupuestaria para un período dado. Las siguientes son las clasificaciones mixtas más usadas:
Institucional sectorial.
Sectorial económica.
Privados
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su
administración. Contienen los mismos elementos económicos y financieros en términos
generales de presupuestos del sector público con algunas variantes en la concepción de
partidas o cuentas de asignación presupuestaria.
Por su contenido:
Principales: estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los
elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
Auxiliares: son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada
uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.
Estimados: son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas,
por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más
o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. Estándar: son aquellos
que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje
muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores,
representan los resultados que se deben obtener.
De posición financiera: este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la
empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. se presenta por medio de
lo que se conoce como posición financiera (balance general) presupuestada.
De costos: se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de
ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto
del costo total o cualquiera de sus partes.
Por las finalidades que pretende:
De fusión: se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar
de una conjunción de entidades. ❖ Por áreas y niveles de responsabilidad: Cuando se desea
cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una
compañía.
Esta modalidad puede ser preferida por organizaciones que desean fijar con referencia una
moneda estable, pero resulta ser un procedimiento obligado para sucursales o subsidiarias de
empresas transnacionales, lo cual apunta también según la circunstancias estadounidense,
sino la correspondiente al país de radicación de la central o matriz de la organización, ya que la
finalidad de su uso será primariamente la consolidación de cifras heterogéneas.