La comunicación y su importancia en las organizaciones

En la actualidad el tema de la comunicación organizacional se hace cada vez

más vigente y las organizaciones son más conscientes de la importancia y el
impacto positivo que conlleva su gestión efectiva. Por ello, resulta pertinente
que desde la academia se generen espacios de investigación y de
socialización relacionados con esta temática.
La docente e investigadora del Programa Administración de Empresas de la
UCundinamarca, Elizabeth Ann Escobar Cazal, durante una entrevista
realizada afirma que: “La comunicación organizacional integra conceptos
como estrategias comunicativas, tendencias administrativas, gestión del
cambio, emprendimiento, clima y cultura organizacional, gestión del
conocimiento y de la incertidumbre. Se basa en la implementación del
análisis, comprensión y aplicación del pensamiento simbólico, entendido
como habilidad de abstraer la realidad objetiva y dar significado a la
interacción humana con fundamento en la ética y la búsqueda del bienestar
entre los diferentes actores de las organizaciones, entre estas mismas y sus
redes, a partir de la comunicación”.
Así mismo, la docente afirma que la comunicación organizacional permite
gestionar la información ampliando el conocimiento de procesos y genera
confianza entre las personas, favoreciendo el cumplimiento de propósitos
comunes, mejorando la interrelación entre los diferentes grupos de interés en
los sectores productivos y potencializando el trabajo en equipo, lo cual facilita
la planeación y gestión en la organización.
La comunicación organizacional favorece la gestión empresarial a través de
la generación de estrategias y canales de comunicación efectivos que
propician, a nivel interno, una mayor productividad, calidad, integración del
colectivo y mejores resultados; y, a nivel externo, se genera un mayor
impacto. Además, la comunicación organizacional facilita la interacción,
agiliza los flujos de información, propende por un óptimo clima organizacional
que se refleja en el reconocimiento y posicionamiento en mercados locales,
regionales, nacionales e internacionales.
La investigadora Elizabeth considera a las organizaciones como entes
sociales generadoras de diversas situaciones administrativas, socio-
empresariales y financieras que necesariamente requieren de la capacidad
crítica y analítica de los actores que las componen, con el fin de adaptarse a
las complejas y cambiantes situaciones globales. En consecuencia, la
comunicación pasa a un nivel diferente de la mera información o del acopio
de datos y su interpretación estadística, para elevarse a categorías de
comprensión y creatividad que permitan la toma de decisiones asertivas y
oportunas.
Los retos que tiene la comunicación organizacional, según la docente, para
los próximos años son por partida doble. El primer reto es por parte de la
academia generando acompañamiento permanente al sector productivo y
empresarial, a través de asesorías, consultorías, eventos y capacitaciones; y
el segundo reto basado en el uso de las TIC. Las empresas colombianas —
en su mayoría de tamaño micro, pequeño y mediano— enfrentan dificultades
que limitan su crecimiento y desarrollo. Entre estas, sobresalen la
informalidad, la falta de planeación y gestión de recursos, el bajo nivel de
productividad y la limitada competitividad. Así pues, una de las estrategias
para ir minimizando estas brechas, es la implementación y el uso de las TIC
que les permitirán mejorar su productividad.
La profesora propone que: “Se debe profundizar en el estudio de la
comunicación organizacional porque permitirá que las organizaciones
generen en los actores, la apropiación y la práctica del pensamiento
simbólico analítico para incidir positivamente en flujos efectivos de
información, el adecuado manejo del tiempo, la gestión oportuna de procesos
y lograr consolidar un óptimo clima organizacional”.
Finalmente, Elizabeth precisa que: “La Universidad de Cundinamarca como
institución pública de educación superior que entre sus fines fomenta la
responsabilidad social, es compromiso prioritario, aprovechando los activos
intelectuales, promover la gestión comunicacional sobre la base de las
experiencias internas y externas, logradas particularmente, con y por las
organizaciones del entorno regional. Igualmente es de interés para la
comunidad, capitalizar avances en esta materia, incidentes en el
mejoramiento de procesos curriculares y de acreditación, a reflejarse en una
mayor capacidad de intervención y toma de decisiones de los actores
académicos frente a las distintas necesidades de las organizaciones”.
Comunicación en las organizaciones
Para ir delimitando el tema que nos compete e ir llevándolo un poco más
hacia el ámbito organizacional vamos a definir el concepto de comunicación
dentro de las empresas e ir ahondando acerca de cómo difiere la
comunicación en los diferentes niveles jerárquicos y aún así también fuera de
la empresa.
La Comunicación en las organizaciones es el conjunto de mensajes que
transmite tanto a su público interno como externo dando a conocer su misión
y visión, y logrando establecer una empatía entre ambos. Para que la
comunicación tenga éxito es importante la percepción que tengan ambos
públicos, ya que de ello depende la comprensión y la actitud que tomarán, lo
cual repercutirá en la respuesta al mensaje emitido.
La Comunicación Organizacional debe ser dinámica y concreta, pero
tampoco hay que olvidar la importancia que tiene el lenguaje que utilicemos
al comunicar, ya que dentro de una organización contamos con diferentes
niveles de jerarquía y dependiendo hacia quien nos queremos dirigir tenemos
que adecuar el mensaje para que el mismo sea comprendido y así exista una
retroalimentación constante.
Por lo que podemos notar la comunicación en las empresas es un tema más
complejo de lo que es en la vida diaria, ya que entran en juego las diferentes
culturas de las cuales provienen los integrantes de la organización, los
diversos niveles jerárquicos y el poder que implica manejar información a la
cual no todos tienen acceso.
Por estas razones, muchas veces, en las organizaciones hay una tendencia a
no comunicarse. Y esta tendencia es natural si aceptamos el hecho de que la
información es poder. Por lo tanto quien la tiene la mantiene para sí, aunque
sería más útil que la transmitiera. Lo que no se dan cuenta es que la otra
persona que no tiene toda la información tiende a equivocarse ya que no
conoce todo o tiende a invertir tiempo de su trabajo en tratar de averiguar de
qué se trata aquello que no se da a conocer.
Con este manejo que se tiene de la información se da lugar a que para
transmitirla no solo se utilice la vía formal, que es la que pone a disposición la
empresa, sino que también se utilice la vía informal que anteriormente
nombramos, pero que mas adelante vamos a detallar.
Ante la omisión de toda o de parte de la información también hay que tener
en cuenta que se da lugar a un ambiente de trabajo no muy grato. La
comunicación interna ayuda al bienestar de la empresa, ayuda a facilitar el
sentido de pertenencia de las personas, ayuda a que los empleados se
sientan motivados y comprometidos con el trabajo que desarrollan, ya que se
sienten participes del logro de los objetivos de la empresa y se desempeñan
de una forma mas efectiva ya que pueden expresarse y sus ideas son
escuchadas.
Pero las empresas no sólo se centran en la comunicación interna, también es
de importancia la comunicación externa. Como podemos imaginar la
comunicación interna es aquella que esta dirigida a todos los empleados de
la organización y está formada por toda la información que se transmite y se
comparte dentro de la misma. Es la que determina el grado de interrelación
que fluye entre el personal de la compañía. Mientras que la comunicación
externa es aquella que está dirigida a los públicos externos de la compañía y
más que nada tratan de transmitir los mensajes basados en la cultura, los
valores compartidos y la imagen de la organización.
Lo habitual en las empresas es que el departamento de Recursos Humanos
sea quien maneje las comunicaciones internas, mientras que el departamento
de Relaciones Públicas lo haga en las comunicaciones externas.
Si ahondamos un poco más sobre las comunicaciones internas que se
utilizan en las empresas podemos decir que, tanto en una como en otra,
también coexisten dos niveles de comunicación: la formal y la informal.
Dentro de la formal hay tres tipos de comunicación: la descendente que se
presenta desde los jefes hacia los subordinados, la horizontal que tiene lugar
entre colegas y la ascendente que se da desde los subordinados hacia los
superiores. Dentro de la comunicación informal podemos encontrar: la
descendente desde los jefes hacia sus seguidores, la horizontal la podemos
encontrar entre las amistades que se formen dentro de la compañía y la
ascendente desde la línea inferior hacia los líderes.
El volumen de las comunicaciones que reciba una persona dentro de la
compañía va a depender de la posición que ocupe en el organigrama, ya que
a mayor nivel jerárquico mayor es la participación que va a tener en la toma
de decisiones, lo cual implica tener mayor nivel de información y de
comunicación.
Con el correr de los años el tema de la comunicación en las organizaciones
fue abarcando más lugar. Antes el nivel de comunicación era mínimo, o mejor
dicho, sólo se daba de forma descendente ya que el jefe era quien tenía la
autoridad y quién la imponía. Se cumplían las normas y las ordenes
transmitidas por los superiores sin intercambios de opiniones y sin
cuestionamientos. Pero con el tiempo y con el avance de la tecnología este
panorama fue cambiando, ya que hoy en día la autoridad no se impone, muy
por el contrario se gana.
Si bien la comunicación en las empresas es una herramienta de influencia, la
comunicación más que hablar, es escuchar, es prestar atención, es
interesarse por saber que le pasa al empleado, como se siente en su puesto
de trabajo, cuales son sus opiniones y/o comentarios en cuanto a
determinado proyecto, etc.
Un plan de comunicaciones interna entonces, tiene que transmitir mensajes
claros y concretos, ejercitando la escucha y el diálogo con los empleados. La
comunicación mas que una técnica, es una actitud recíproca de las
organizaciones hacia los empleados y de los empleados hacia la empresa
que integran, así también desde y hacia los públicos externos.
Al implementar un plan de comunicaciones en una empresa hay que tratar de
evitar los rumores, la incertidumbre, las especulaciones, los supuestos y la
información distorsionada para que las comunicaciones informales no fluyan
en mayor medida que las formales, que son las que a las compañías les
interesan. Porque si las primeras priman sobre las segundas, los resultados
de los proyectos y la productividad general de la empresa se van a ver
directamente afectados.
Antes de la implementación de un plan de comunicaciones es necesario
diseñar estratégicamente el mismo. Este diseño, dependiendo la dimensión
de la compañía y de los profesionales expertos en el tema con los que cuente,
va a estar a cargo del departamento de Recursos Humanos o de alguna
consultora especializada en el tema.
Se requiere un estudio previo de la organización en su conjunto, que nos
permita detectar como es el clima en el cual se trabaja, cuales son los
canales de comunicación que la empresa pone a disposición, cuales son los
mayores problemas de comunicación que se presentan y en que niveles, cual
es el grado de comunicación que tienen tanto los jefes hacia sus
subordinados como de los subordinados hacia sus jefes, etc.
A partir del análisis de esta investigación se elabora una estrategia y se
diseña un plan de comunicación a medida. Determinando que se va a hacer y
como; seleccionando los canales de comunicación con los que cuenta la
empresa para a través de ellos transmitir los mensajes. También se deben
contemplar los públicos receptores y el momento adecuado para la
comunicación. Por último, se deben establecer sistemas de medición del
feedback para medir el grado de satisfacción de los empleados en forma
constante.
Para el éxito en la implementación de un plan de comunicaciones es
fundamental el papel que cumplan los directivos de la organización. Ya que la
responsabilidad del plan recaerá en ellos que son quienes tienen que dotar
de credibilidad y coherencia al proceso. Sin su intervención será en vano la
implementación.
Tanto las formas como los tipos de comunicación que cada empresa elija
para comunicar van a ir variando, ya que no existe una fórmula de
comunicación efectiva que funcione en las todas las organizaciones. Cada
una de ellas va a adoptar los canales de comunicación que más se adecuen
a sus políticas, reglas, procedimientos y a su cultura.
Es primordial que una vez que dentro de la empresa se implemente un
programa de comunicaciones internas tenga continuidad en el tiempo para
que sea efectivo.