PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y

FORMACIÓN DE PERSONAL

Elaborado por: Aprobado por:

Coordinador de Calidad Gerente
 PROCEDIMIENTO CDA MXX-PXX
SELECCIÓN, VERSIÓN: XX
EVALUACIÓN Y
F.A: XX/XX/XXXX
FORMACIÓN DE
PERSONAL PÁGINA 2 DE 18

1. OBJETO
Este procedimiento establece la metodología para la selección, contratación,
evaluación y formación del personal del CDA XXXXX.

2. ALCANCE
Aplica para cualquier contratación de personal y para todos los cargos actuales
de la organización. Verificar que todos los trabajadores estén aplicando
correctamente los procesos que le competen, especialmente el proceso de la
Revisión Técnico-Mecánica y de Emisiones Contaminantes, efectuado por los
operarios (utilización correcta los elementos de seguridad).

3. DEFINICIONES

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y

aptitudes.

Competencia Técnica: Referidas a las habilidades específicas

implicadas con el correcto desempeño de puestos de un área técnica o de
una función específica y que describen, por lo general las habilidades de
puesta en práctica de conocimientos técnicos y específicos ligados al éxito
de la ejecución técnica del cargo.

Educación: Nivel educativo formal requerido para desempeñarse

en los cargos de la empresa.

Formación: Conocimientos sobre temas específicos de la empresa

o desarrollo del cargo.

Habilidades: Destrezas y comportamientos que los ocupantes de

los cargos deben demostrar.

Experiencia: Tiempo de aplicación de los conocimientos

adquiridos en la educación y formación.

RTM&EC: Revisión Técnico Mecánica y de Emisiones

Contaminantes
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SELECCIÓN, VERSIÓN: XX
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PERSONAL PÁGINA 3 DE 18

Acompañamiento: Apoyo necesario para que pueda establecer

el enlace necesario entre la teoría recibida durante su formación y la
realidad en la que deberá poner en práctica lo aprendido.

Entrenamiento: Es la educación que busca adaptar al hombre a

determinado cargo. Buscando dar al individuo los elementos esenciales
para el ejercicio de un cargo y preparándolo de manera adecuada. Implica
la transición de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes
frente a aspectos de la organización, de la tarea y el ambiente, y desarrollo
de habilidades.

Autorización: Es la acción y efecto de reconocer y permitir la

facultad de una persona para empezar a ejercer su cargo. Este acto debe
ser realizado por la persona que tenga la autoridad.

4. RESPONSABLES

El Gerente es el encargado de la selección, la contratación y

autorización del personal de la empresa siguiendo los lineamientos
establecidos en este procedimiento.

El Gerente, Coordinador de Calidad, Director Técnico y la persona

encargada de salud ocupacional o Asesora Laboral son los encargados de
realizar el plan de formación para los empleados de la empresa.

El Gerente será el responsable de la verificación de las revisiones

regulares de los procesos.

El Director Técnico será el encargado la revisión regular a los

Inspectores de Línea que son quienes efectúan el Proceso de Revisión
Técnico-Mecánica y de Emisiones Contaminantes

5. DESARROLLO

5.1 GENERALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN

Si se requiere crear un nuevo cargo, se deben establecer

claramente los motivos para su creación y el Gerente analizará y definirá
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SELECCIÓN, VERSIÓN: XX
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PERSONAL PÁGINA 4 DE 18

su aprobación. Si este es aprobado se debe redactar el perfil del cargo y

funciones del mismo en el CDA GP-MXX MANUAL DE PERFILES,
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

La selección de las hojas de vida de los aspirantes se realizará con

base en el perfil, funciones y responsabilidades del cargo.

El Gerente realizará entrevista a los aspirantes de las hojas de vida

seleccionadas.

El Gerente selecciona a la persona para el cargo y realiza su

contratación.

El personal antes de vincularse formalmente a la empresa deberá

presentar la información requerida por la empresa en forma completa.

5.2 INDUCCION, ACOMPAÑAMIENTO Y ENTRENAMIENTO. El

personal contratado por la empresa debe cumplir con una inducción que
incluye:

Modalidad y condiciones de contratación.

Funciones y responsabilidades, dependencia y autoridad del cargo
a desempeñar, Organigrama
Nombramiento y autorización en el cargo
Misión, Visión, Política y objetivos de calidad, Política de
independencia e imparcialidad y código de ética.
Entrega de dotación
Entrega y utilización de elementos de protección personal (cuando
se requiera), registrar entrega en el formato CDA PXX-FXX
CONTROL DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL.
Habrá un período de acompañamiento y trabajo tutelado, y
entrenamiento por un periodo superior a catorce (14) días, dejando
evidencia tanto de las actividades (mediante evaluaciones, para
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PERSONAL PÁGINA 5 DE 18

demostrar el entrenamiento y conocimiento en el cargo), como de la

persona responsable de realizarlo.
Durante el periodo de inducción, acompañamiento y
entrenamiento se evidenciará también el conocimiento y práctica del
Sistema de Gestión que tiene el trabajador.

Éste se realizará durante los primeros días de ingreso al CDA como

empleado y se evidenciará en el formato CDA PXX-FXX INDUCCIÓN,
ACOMPAÑAMIENTO Y ENTRENAMIENTO.

5.3 AUTORIZACION

Cuando el personal contratado se desempeñará en cualquiera de los cargos

que intervienen en el proceso de revisión técnico-mecánica y de emisiones
contaminantes, se debe evidenciar mediante acta su nombramiento y
autorización para el cargo. Igualmente se debe presentar la notificación de
ingreso o retiro de personal directivo clave, los directores técnicos e
inspectores, en medio físico o vía correo electrónico a ONAC, por lo tanto,
para ello se diligenciará, evidenciará y enviará el formato FR-4-1-09
REPORTE DE CAMBIO DE PERSONAL PARA CENTROS DE
DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR. Cuando la novedad se presente con los
autorizados como responsables para la firma del formato uniforme de
resultados FUR y/o la firma de los certificados de revisión técnico mecánica
y de emisiones contaminantes, se debe remitir documento al respecto al
ministerio de transporte con la notificación respectiva, en la cual se incluya
la firma del autorizado y el sello seco definido por el OEC, de acuerdo con lo
establecido en la resolución 5111 de 2011 del ministerio de transporte.
Fotocopia del radicado ante el ministerio de transporte se debe anexar al
formato FR-4-1-09 de ONAC, cuando aplique.

La autorización a los inspectores debe especificar la base que los

resultados pertinentes son los registrados (actividades de inspección in
situ para las cuales se cuenta con autorización, momento en que inicia
la autorización, identidad de la persona que realizó la autorización, y en
su caso, la fecha de finalización o revisión de la autorización).
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PERSONAL PÁGINA 6 DE 18

Esta autorización contará con una revisión cada seis (6) meses
para garantizar que se cumple con todo el proceso para el cual fue
contratado el personal.

En cumplimiento con lo establecido en la resolución 3768 de 2013

del Ministerio de Transporte, cuando el personal contratado es para el
cargo de Director Técnico (principal o suplente), Inspector de Línea,
Gerente o Coordinador de Calidad, se debe informar al Organismo
Nacional de Acreditación de Colombia ONAC; en el formato respectivo
de los cambios realizados, tanto del personal que se retira como del que
ingresa a la Empresa. Lo anterior debe notificarse en primera instancia
al Ministerio de Transporte, independiente de la autorización que se da
a la persona que ejerza algún cargo que tenga relación alguna con la
RTMyEC.

5.4 INFORMACIÓN

La información que sea de interés del Personal porque afecte sus

labores, será entregada por medio de Circulares internas o el formato
CDA PXX-FXX ENTREGA DE INFORMACION A FUNCIONARIOS.
5.5. FORMACIÓN

Se deben mantener registros de las capacitaciones o formaciones

realizadas por el personal en el formato CDA PXX-FXX CONTROL DE
ASISTENCIA A CAPACITACIONES.

La eficacia de las capacitaciones o formaciones realizadas, serán

evaluadas a través de la verificación del cumplimiento de los objetivos
definidos o si la evaluación es por examen será de acuerdo con los
resultados del examen aplicado y se registrará en el formato CDA PXX-
FXX PLAN Y VERIFICACION DE FORMACIÓN DEL PERSONAL. Y
CDA PXX-FXX TRABAJO SUPERVISADO

Las capacitaciones dirigidas por proveedores son consideradas

como formación.
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SELECCIÓN, VERSIÓN: XX
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FORMACIÓN DE
PERSONAL PÁGINA 7 DE 18

La formación de determinado cargo puede ser relacionada con el

perfil y funciones del cargo, con innovaciones de tecnología o productos
de la empresa o cualquier otro tema que se considere importante para
su formación integral.

Mensualmente se realizan unas supervisiones al personal que

intervienen en el proceso de revisión, el cual es realizado con un
cronograma de supervisión. CDA P07-F59 CRONOGRAMA DE
SUPERVISIONES INSPECTORES DE LINEA se realizarán
recapacitaciones en diferentes temas del sistema de gestión aplicables a
la inspección de vehículos automotores, esto con el fin de lograr una
mayor introspección de la información. Las capacitaciones se evaluarán
a través de un examen escrito.

Si se requiere, se efectuarán evaluaciones teórico prácticas, para

verificar que los trabajadores estén actualizados.

Si se identifica la necesidad de formación para un trabajador en

especial se deben definir y registrar los intervalos.

Cuando no se requiera una formación complementaria a la recibida

se debe evidenciar mediante una declaración.

5.6 REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Una vez al mes, los Inspectores de Línea evidenciarán la revisión y

verificación de la inspección, en el registro del formato CDA PXX-FXX
REVISIÓN Y VERIFICACIÓN REGULAR DEL PROCESO DE
REVISION TECNICO MECANICA Y DE EMISIONES
CONTAMINANTES y CDA PXX-FXX TRABAJO SUPERVISADO,
basada en este proceso.

Para el resto del personal se evidenciará semestralmente la

verificación de sus procesos en el formato CDA PXX-FXX
VERIFICACIÓN REGULAR DE LOS PROCESOS y la efectuará el
Gerente basado en las funciones y responsabilidades de cada cargo.
 PROCEDIMIENTO CDA MXX-PXX
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FORMACIÓN DE
PERSONAL PÁGINA 8 DE 18

En base a estos resultados se efectuarán correcciones u

oportunidades de mejora (capacitaciones, formaciones, etc.,)

La evaluación de habilidades al personal se realizará al finalizar el

contrato de trabajo o cuando sale a disfrutar de su periodo anual de
vacaciones. Al personal nuevo se le evaluará al terminar el periodo de
prueba. Cada empleado será evaluado de acuerdo con el perfil del
cargo y se registrará según el formato CDA PXX-FXX EVALUACIÓN
DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL.

Se debe evidenciar la competencia de los Inspectores de Línea en

sus actividades (Resultados satisfactorios de: exámenes, entrevistas,
inspecciones simuladas, trabajo supervisado, atestiguamiento por un
organismo competente y la ausencia de apelaciones o quejas legítimas o
cualquier otra información que se considere pertinente.

6. ACTIVIDADES

6.1 CONTRATACIÓN
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Director
a. Analizar la necesidad de crear el
Técnico y/o
cargo y solicitarlo formalmente a la
Coordinador de
Gerencia.
Calidad

b. Autorizar o no la creación del cargo. Gerente

CDA GP-MXX
c. Si el cargo es autorizado se
Gerente y MANUAL DE
redactará el perfil y funciones en el
Coordinador de PERFILES,
manual de perfiles, funciones y
Calidad FUNCIONES Y
responsabilidades.
RESPONSABILIDADES
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PERSONAL PÁGINA 9 DE 18

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

d. Si se requiere personal para suplir
algún cargo vacante se buscará el
Gerente
personal a través de los medios que
defina la Gerencia.

e. Revisar y seleccionar las hojas de

vida de los aspirantes de acuerdo al Gerente
perfil y funciones del cargo.

f. Se realiza entrevista a los aspirantes

de las hojas de vida seleccionadas. Se
Gerente
debe dejar evidencia de la realización
de la entrevista.

g. Escoger al aspirante que sea

considerado el más competente para el Gerente
cargo.

h. Para realizar nuevamente

contratación a una persona que
anteriormente ha laborado con la
Empresa, la Gerencia se remitirá a los
registros efectuados al finalizar su CDA PXX-FXX
periodo de contratación (evaluación de EVALUACIÓN DE
Gerente
Desempeño del Personal). DESEMPEÑO DEL
PERSONAL
Lo anterior como referente a su
responsabilidad, trabajo en grupo,
liderazgo, etc., que están evidenciados
en éste registro.
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PERSONAL PÁGINA 10 DE 18

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

i. Realizar la contratación del
empleado. Firma de contrato laboral, y
Gerente y
efectuar afiliaciones a EPS, ARL, Fondo CONTRATO
Asistente
de Pensiones y Caja de Compensación
Familiar.

j. Cuando el personal contratado es

para ocupar un cargo que intervenga
en el proceso de revisión técnico- Actas de
Coordinador de
mecánica y de emisiones Nombramiento y
Calidad
contaminantes, se debe evidenciar Autorización
mediante acta el nombramiento y la
autorización para ejercer dicho cargo.

k. Se le da al nuevo trabajador la Gerente CDA PXX-FXX

inducción que incluye: INDUCCIÓN,

modalidad y condiciones de Coordinador de ACOMPAÑAMIENTO Y

ENTRENAMIENTO
contratación. Calidad
funciones y responsabilidades
del cargo a desempeñar, dependencia Personal
y autoridad y Organigrama. relacionado con
Nombramiento y autorización en el cargo
el Cargo (se realiza cuando el Personal
tenga la capacidad de realizar con total
independencia las funciones de su
cargo.
Conocimiento y entendimiento
de la Misión, Visión, Política de Calidad,
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Objetivos de Calidad, Política de
independencia e imparcialidad y código
de ética.
Entrega de dotación.
Entrega y utilización de
elementos de protección personal
(cuando se requiera).
Actividades del Periodo de
acompañamiento y entrenamiento.
Dependiendo del cargo se elabora un
plan de actividades a realizar para el
acoplamiento y conocimiento
satisfactorio en el nuevo cargo.

l. Enviar comunicado de forma

Comunicación a
inmediata a quien corresponda, sobre
ORGANISMO
los cambios de personal (Director
NACIONAL DE
Técnico (Principal y suplente), Coordinador de
ACREDITACIÓN DE
Inspector de Línea, Gerente y Calidad
COLOMBIA y
Coordinador de Calidad). Para el ONAC
MINISTERIO DE
se debe diligenciar en el formato que
TRANSPORTE
éste tiene establecido.
m. El periodo de acompañamiento y Personal CDA PXX-FXX

entrenamiento debe ser realizado en un relacionado con INDUCCIÓN,

periodo superior a catorce (14) días, el cargo ACOMPAÑAMIENTO Y

ENTRENAMIENTO
donde se evidencie tanto las
actividades (evaluaciones), como la
persona responsable de realizarlo.
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Cuando la inducción se requiera para el
cargo de Inspector de Línea, quien la
realice debe ser el Inspector más
experimentado.

6.2 FORMACIÓN

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

a. Identificar las necesidades de
Gerente, CDA PXX-FXX PLAN
formación o capacitación de acuerdo
Coordinador de Y VERIFICACION
con los requerimientos de los
Calidad y DE FORMACIÓN
procesos de la empresa y realizar el
Director Técnico DEL PERSONAL
plan anual.

b. Bimensualmente se realizará un
taller que ayude a despejar dudas o
Director Técnico
inquietudes entre el personal
operativo.
c. Informar a cada empleado sobre
la formación a realizar para asegurar Asistente
su participación.
CDA PXX-FXX
d. Verificar y evidenciar la asistencia
CONTROL DE
de los empleados a las Gerente
ASISTENCIA A
capacitaciones.
CAPACITACIONES
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

e. Evaluar de manera teórica y/o
práctica la eficacia de las EVALUACIÓN Y/O
capacitaciones o formaciones CDA PXX-FXX PLAN
realizadas. De acuerdo con el Gerente Y VERIFICACION
resultado de las evaluaciones se DE FORMACIÓN
registra el cumplimiento o no del DEL PERSONAL
objetivo.

6.3 INFORMACIÓN

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Se entrega información al personal por
medio de Circulares Internas y del CDA PXX-FXX
Gerente,
formato creado para este fin. Se ENTREGA DE
Coordinador de
evidencia con su firma la constancia de INFORMACIÓN A
Calidad
haber “leído, comprendido y FUNCIONARIOS
recibido” la información”.

6.4 SEGUIMIENTO
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EVALUACIÓN Y
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

a. Periódicamente se realiza
CDA MXX-PXX
seguimiento al proceso de inspección
Director Técnico PROCEDIMIENTO
realizado por los Inspectores de Línea.
REVISION Y
Para el resto del Personal la verificación
VERIFICACION
se hace basada en las funciones y
Gerente REGULAR DE LOS
responsabilidades de cada uno de los
PROCESOS
cargos.
b. Una vez al mes el Inspector de
Línea registrará la revisión efectuada a CDA PXX-FXX
uno de los vehículos que se presente al REVISION Y
CDA XXXXX, para realizar la revisión VERIFICACION
técnico mecánica y de emisiones REGULAR DEL
Director Técnico
contaminantes por primera vez y PROCESO DE
e Inspector de
responderá a las interpelaciones que el REVISION
Línea
Director Técnico le realice para dejar TECNICO
evidencia de sus conocimientos tanto MECANICA Y DE
del proceso, equipos de medición, EMISIONES
normatividad, etc., que demuestren su CONTAMINANTES
capacidad para efectuar la Inspección.
c. El responsable de este proceso Director Técnico CDA PXX-FXX
efectuará el registro de la verificación REVISION Y
dentro de los quince días siguientes, VERIFICACION
siguiendo paso a paso al evaluado sin REGULAR DEL
intervenir en el procedimiento. PROCESO DE
RTMEC.
CDA PXX- FXX
TRABAJO
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SUPERVISADO

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

CDA PXX-FXX

d. Al personal que no tiene el cargo VERIFICACION

de Inspector de Línea, se le realizará REGULAR DE LOS

una verificación cada semestre, pero su Gerente PROCESOS.

registro se evidenciara basado en las CDA PXX- FXX

TRABAJO
funciones y responsabilidades del cargo.
SUPERVISADO.

e. Después de efectuada la
verificación del proceso, el responsable CDA PXX-FXX

se reunirá con el Gerente para evaluar REVISION Y

los resultados y las observaciones VERIFICACION

registradas. Gerente, REGULAR DEL

Director Técnico PROCESO DE
Si amerita se definirán las y/o Coordinador RTMEC
oportunidades de mejora o acciones de Calidad CDA PXX-FXX
correctivas requeridas para que el REVISION
desempeño, las funciones y REGULAR DE LOS
responsabilidades del personal sea PROCESOS
óptimo.

f. Se informa a cada empleado CDA PXX-FXX

sobre el resultado de la verificación y PROCEDIMIENTO
si hubo acciones a tomar u Gerente ACCIONES
oportunidades de mejora se seguirá el PREVENTIVAS Y
proceso para cerrarlas. CORRECTIVAS
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7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CDA GP-MXX MANUAL DE PERFILES, FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES

CDA PXX-FXX PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y

CORRECTIVAS

CDA PXX-FXX PROCEDIMIENTO REVISION Y VERIFICACION REGULAR

DE LOS PROCESOS

CDA PXX-FXX ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

CDA PXX-FXX CONTROL DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES

CDA PXX-FXX INDUCCIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y ENTRENAMIENTO

CDA PXX-FXX PLAN Y VERIFICACION DE FORMACIÓN DEL PERSONAL

CDA PXX-FXX ENTREGA DE INFORMACIÓN A FUNCIONARIOS

CDA PXX-FXX EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL

CDA PXX-FXX VERIFICACION REGULAR DE LOS PROCESOS

 PROCEDIMIENTO CDA MXX-PXX
SELECCIÓN, VERSIÓN: XX
EVALUACIÓN Y
F.A: XX/XX/XXXX
FORMACIÓN DE
PERSONAL PÁGINA 17 DE 18

CDA PXX-FXX REVISION Y VERIFICACION REGULAR DEL PROCESO DE

REVISION TECNICO MECANICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES

CDA PXX-FXX TRABAJO SUPERVISADO

 PROCEDIMIENTO CDA MXX-PXX
SELECCIÓN, VERSIÓN: XX
EVALUACIÓN Y
F.A: XX/XX/XXXX
FORMACIÓN DE
PERSONAL PÁGINA 18 DE 18

CDA PXX-FXX CONTROL DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN

PERSONAL.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
APROBACIÓN

01 Emisión original del documento. XX/XX/XXXX