Tema 5, aplicaciones informáticas en la gestión de stocks.

1.- Software de gestión de comercial.

Conoces las posibilidades de las herramientas informáticas para resolver problemas de cálculo de gestión. Nos
centraremos ahora en software de gestión comercial y de almacenes, que permiten organizar las actuaciones
comerciales y de organización de las operaciones de almacén, de una manera más eficiente. En una pequeña
y mediana empresa, puede ser suficiente un programa de gestión comercial que incluya todas las operaciones
desde que se adquieren los productos o materias primas , hasta que se venden y cobran de los clientes. Estas
aplicaciones suelen venir acompañadas de software de contabilidad y gestión de personal, con lo que se
realiza toda la gestión de una manera integrada y uniforme.
En grandes empresas, donde la gestión de almacén, por ejemplo, es más laboriosa por el número de
referencias que se manejan, el volumen de mercancía o el tamaño de las instalaciones, las aplicaciones de
gestión comercial, pueden ser insuficientes y se precisan programas de gestión logística que pueden centrarse
sólo en el almacenaje, o abarcar la gestión del transporte.
1.1.- Software de gestión comercial. Instalación.
Existen múltiples aplicaciones gratuitas y de pago para la gestión de la empresa. El programa que vamos a
utilizar es una aplicación comercial gratuita, aunque es preciso ser usuario registrado para disponer de las
actualizaciones y asistencia técnica. Su instalación es sencilla:
1.2.- Configuración. Datos iniciales.
Aunque pueda resultarte algo pesado, es inevitable antes de comenzar a trabajar con las operaciones
habituales, introducir los datos iniciales. Para facilitar el aprendizaje, la aplicación cuenta con una empresa
ejemplo, de manera que podemos importar sus datos.
Todas las aplicaciones de gestión comercial suelen tener un esquema inicial muy similar, que incluye los
siguientes elementos, entre otros:
Datos de la empresa: domicilio fiscal, centros de trabajo.
Proveedores: NIF, domicilio, forma de pago, etc.
Clientes: NIF, domicilio, lugar de entrega, etc.
Bancos: Datos de las cuentas de la empresa.
Otros: transportistas, comerciales.
Por otro lado, es preciso introducir todos los datos de los artículos con los que se trabaja. Normalmente se
agrupan por familias o secciones. Dentro de cada una añadiremos los datos de los artículos, de modo que, al
abrir el programa FACTUSOL por primera vez, es preciso que incluyas la información inicial de tu “empresa”
antes de seguir con el resto de información. Para ello, haz clic en el icono FACTUSOL. A continuación, es
preciso que selecciones el usuario que va a acceder al programa. En todas las aplicaciones se pueden crear y
seleccionar tipos de usuarios con niveles de seguridad distintos. En este caso, para simplificar, seleccionamos
el usuario supervisor.
En la siguiente ventana nos indica los tres pasos a seguir para la creación de la empresa: botón sistema, a
continuación el botón nueva empresa y finalmente añadir los datos de la empresa.
La ventana abierta tiene una ficha más, para añadir otros datos de interés. En este caso puedes añadir los
datos relativos a la página web de la empresa creada y algunas características como el uso de tallas y colores.
Una vez creada, podemos acceder y modificar esta información en la pestaña administración, en el grupo de
botones Empresa.
1.3.- Configuración. Proveedores y clientes.
Después de añadir los datos básicos de la empresa, debes ir añadiendo los registros correspondientes a
proveedores, bancos, clientes, familias o artículos. Es un proceso lento, que en una empresa real se hace
conforme se avanza en las actividades diarias.
Traspaso de datos.
Aquí vas a usar el fichero de la empresa ejemplo, que contiene una serie de datos ficticios de la gestión de la
empresa, traspasándolos a tu empresa. Es un proceso sencillo:
1. Haz clic en el botón inicio del programa, en la zona superior izquierda.
2. Selecciona Archivo de empresas.
3. Escoge la opción Traspaso de datos de la empresa.
4. Selecciona la empresa origen, que tiene el código XD1. Añadimos el ejercicio correspondiente al año
en el que estamos trabajando.
5. Selecciona la empresa destino, la empresa que acabamos de crear, con el código 001.
6. Aunque podríamos seleccionar todas las opciones, escogemos correspondientes a las principales
secciones:
7. Ventas: seleccionamos todas las opciones
8. Compras: seleccionamos todas las opciones.
9. Almacén: se podrían escoger artículos por código, familia o fechas. Para obtener más información con
la que poder operar, también seleccionamos todas las opciones.

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 10. Administración. Marcamos Costes de obra, Caja, Bancos y Personal.
11. Haz clic en Aceptar.
12. A partir de ese momento se copian los registros correspondientes de la empresa a nuestra empresa.
Clientes y proveedores.
El proceso de registro de clientes es sencillo:
En el programa, accede al menú ventas.
Haz clic en el icono Clientes.
La lista, inicialmente, estará vacía. Haz clic en el icono Nuevo.
Añadimos los datos del cliente. En el apartado Agente Comercial es preciso hacer clic en buscar y añadir
agentes, si no los tenemos. Esto supone incluir sus datos personales, de contacto y técnicos, así como la
comisión a percibir.
Completamos los datos indicando el número de cuenta bancario.
Hacemos clic en Guardar y cerrar.
El proceso de registro de proveedores suele ser similar e incluye habitualmente la siguiente información:
Nombre, dirección, NIF, del proveedor.
Datos de la persona de contacto.
Datos bancarios, descuento y formas de pago.
Como otros programas similares, desde cada una de las ventanas de la aplicación puedes acceder a otras
ventanas en las que se incorporan nuevos registros. Por ejemplo, desde la ventana Comercial de la ficha del
proveedor, podemos acceder a la ventana Formas de Pago para seleccionar o añadir una nueva forma de
pago.
1.4.- Configuración. Almacén.
En una empresa real, deberías añadir todos los artículos que estarán a la venta en la empresa. Con los datos
importados de la empresa de ejemplo, no es necesario.
En la ficha Almacén, comenzarás con las diferentes categorías de la sección artículos:
Almacenes. Añadiremos todos los almacenes en los que tengamos artículos en existencias. En principio,
aparecen en lista el almacén general y el taller de montaje. Añadimos uno más:

Clic en Nuevo.
Añadimos los siguientes datos:
Código: VEN.
Descripción: Ventas.
Domicilio. No es necesario de momento, pero puedes añadir una dirección.
Hacemos clic en Aceptar y Cerrar.
Secciones. Las secciones son el nivel más alto de agrupamiento de los artículos. En esta empresa (con
productos informáticos) aparecen cuatro secciones, que dejamos como aparece en el listado.
Familias. Para cada sección puede haber varias familias. Al seleccionar esta opción aparece el listado completo
de familias. Añadimos uno más:
Clic en Nuevo.
Añadimos los siguientes datos:
Código: TBT. Es un código único que distingue cada artículo
Descripción: TABLETS.
Sección: HAR.
Texto predefinido: TABLET. Esta opción facilita la creación de artículos en esta familia.
Cuentas de compra y ventas: contienen el enlace contable con la aplicación CONTASOL, que no vamos a
incluir.
Permitir el uso de esta familia en la web: si queremos que esta familia de artículos aparezca en el servicio de
Internet de la aplicación. La marcamos.
Aceptamos y cerramos.
Tallas y colores. En este caso la opción tallas no tiene mucho interés, pero el proceso sería el mismo. En el
caso de colores hay un amplio listado de los mismos.
Ensamblados. En esta categoría, tenemos los artículos que se fabrican o ensamblan en la empresa,
compuestos por otros artículos disponibles en existencias. El ejemplo más común es el ordenador clónico, con
marca del vendedor y distintos componentes, definidos por familias.
Artículos. Como el listado puede ser muy grande, se muestra una ventana en la que podemos buscar según
diferentes criterios, sólo es necesario escribir el texto e indicar la columna. Si no añadimos nada aparecerá la
lista completa al hacer clic en buscar.

1.5.- Operaciones de entrada. Pedidos.

En los procesos de compras, todas las aplicaciones informáticas te ofrecen los siguientes pasos:
Elaboración del pedido.
Recepción del pedido, parcial (parte de la mercancía recibida) o total.

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Recepción de facturas.
Gestión de devoluciones.
Otros procesos automatizados. Por ejemplo, generar pedidos de todos los artículos que estén bajo mínimos.
Elaboración de un pedido.
Comienza con el pedido de un artículo del stock de almacén.
Desde el menú Compras accede a Pedidos a Proveedores.
Aparece el listado de pedidos con la expresión
Recibido o Pendiente. En este caso vamos a realizar la compra de un artículo bajo mínimos.
Selecciona Nuevo. A continuación indicamos la serie y número de pedido. Se pueden definir distintas series
según el centro de compras, por ejemplo. En este caso dejamos la serie 1 y asignamos un número. 2.
Para el proveedor hacemos clic en buscar (prismáticos). Seleccionamos el proveedor 2.
En las líneas de pedido, tenemos la opción buscar (prismáticos) para seleccionar los artículos que precisamos.
Al selecciona éste, se abre la ventana de búsqueda de artículos. Escribimos 2.
Aparece en rojo un artículo que está bajo mínimos en almacén, selecciónalo con un doble clic.
Añade la cantidad: 5 unidades. El resto de los apartados se actualiza automáticamente.
En el apartado Líneas, selecciona Nueva. Añade 2 unidades de Tablet INGENIA 2002 (o de cualquier otro
artículo.
En el grupo Mostrar, selecciona Detalles para indicar el número de bultos: 5 para el primer artículo y 2 para el
segundo.
Antes de guardar, podemos enviar el pedido de las siguientes maneras, indicadas en el grupo Acciones:
a. SMS al proveedor.
b. Correo electrónico al proveedor.
c. Generar fichero PDF. Seleccionamos esta opción.
1.6.- Operaciones de entrada. Recepción de la mercancía.
Además del pedido realizado, puedes gestionar pedidos de todos los artículos que estén bajo mínimos, sin
tener que ir formulando cada uno:
En la ficha Compras, selecciona Generar pedido.
En la ventana que aparece, es preciso seleccionar qué artículos vas a pedir:
Artículo inicial: no pondremos nada, ya que vamos a seleccionar la familia.
Artículo final: dejamos el código ZZZ, el último posible.
Familia inicial: al seleccionar el botón buscar familia, escogemos como primera familia la correspondiente al
código HDI (los discos duros).
Familia final: lo dejamos con ZZZ.
Podemos dejar el resto de información como está. Si queremos que la entrega supere el stock mínimo en un
porcentaje concreto, lo indicamos. De igual forma, si quieres que no se tengan en cuenta los pedidos en
tránsito (porque es mercancía comprometida, por ejemplo), puedes indicarlo.
Finalmente, puedes hacer clic en Aceptar y se generan automáticamente los pedidos a los distintos
proveedores.
Recepción de la mercancía.
En el apartado Entradas registrarás la llegada de mercancía. Puede ser que se trate de un pedido telefónico no
registrado previamente, en cuyo caso deberás introducir todos los datos. Pero lo más habitual es el pedido
esté anotado en la aplicación, de manera que lo podemos validar total o parcialmente. Vemos este caso:
En la ficha Compras, selecciona Entradas. Aparece la lista de entradas de mercancía, indicando si están
facturadas o no.
Haz clic en Nueva. Se abre la ventana para añadir la información. Si no había un pedido previo, debes
cumplimentar todos los datos. En este caso vamos a recibir el pedido previo:
Serie / Número: dejamos ambos datos como están. Si dejamos el número en 0, un contador automático
generará el número correspondiente.
Su referencia: podemos añadir algún dato como el número de pedido o cualquier otro documento que pueda
servir de información.
Proveedor: añadimos o buscamos el proveedor. En este caso el proveedor es el número 2 (Hardware Unite).
Albarán de entrada: indicamos el número del albarán que acompaña la mercancía.
Líneas de entrada: para añadir los artículos que vienen con la mercancía vamos al grupo líneas y
seleccionamos Validar. Nos aparece la lista de pedidos pendientes del proveedor escogido, con las líneas de
pedido de cada uno. Sólo tenemos que seleccionarlo y hacer clic en Validar. Si no se ha recibido toda la
mercancía del pedido, una vez hemos validado corregiríamos las unidades del pedido con las realmente
recibidas, con lo que el pedido pasaría a estar Parcialmente Recibido.
Una vez validadas, sólo tenemos que hacer clic en guardar. El documento aparece en lista como no facturado.
Si seleccionamos en ese punto el botón facturar, genera la factura recibida.

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1.7.- Facturación y pago.
Una vez has recibido la mercancía, el siguiente paso es la recepción de la factura y el pago de la misma.
Ya has visto cómo se puede generar una factura desde la opción de Entradas. Ahora la vamos a crear desde la
ventana de Facturas recibidas.
Facturación de compras.
Aunque puede llegar la factura con la mercancía, con lo que no sería necesario
generar entrada, en primer lugar genera una nueva entrada, correspondiente a un
pedido sin recibir. Después el proceso es muy similar al de una entrada de
mercancía:
1. Selecciona facturas. Haz clic en Nueva. Escribe el número de proveedor.
2. En el apartado código de factura, escribe el número de factura del proveedor.
Si la factura se corresponde con una entrada de mercancía pendiente de facturar, haz clic en validar. En ese
punto puedes validar dos clases de documentos: el pedido (si con la mercancía llega la factura) o la entrada,
si la entrada se produjo anteriormente. Seleccionamos la segunda, de modo que aparece la entrada de ese
proveedor.
Validamos y seleccionamos guardar y cerrar.
Documentos de pago. Pago en caja.
Los pagos a proveedores (o cualquier otro) están accesibles en el apartado Administración:
En el grupo de botones Pagos, selecciona Contrapartidas en el desplegable.
Marca la contrapartida 1.
Marca la casilla que marca “Crear un apunte en caja...” lo que permite que, cada vez que hagas un pago con
contrapartida 1, se haga en efectivo y se anote en caja.
En el grupo de botones Pagos, haz clic en el botón Pagos.
Aparece la lista de facturas pendientes de pagar. Haz doble clic en la primera.
Se abre la ventana de Gestión de Pagos, en la que aparece la deuda contraída por esa factura.
Sobre el importe que aparece, podemos efectuar diversos pagos o un único pago, así:
Haz clic en el botón Nuevo. Escribe el importe que vas a pagar. Por ejemplo la mitad de la deuda. Haz clic en
Aceptar.
Selecciona la contrapartida 1 para el pago en caja. Aparece la parte pagada en una línea y el saldo pendiente
en la parte superior.
Vuelve a hacer clic en Nuevo. Accede a la ventana del importe. Pulsa la tecla F2 (pagar todo y cerrar) con lo
que queda saldada la deuda.
Otra opción de pago –más rápida- es seleccionar la factura en Compras y hacer clic en el botón Pagar.
Aparecería entonces la misma ventana de Gestión de Pagos que
ya has visto.
Pago por transferencia.
En el caso de que se quiera realizar el pago a un proveedor por transferencia de una a otra cuenta:
En Administración, escoge Transferencias. Haz clic en Nuevo.
Anota o cambia la fecha de emisión de la orden de pago. En descripción, puedes añadir el número de factura.
Selecciona con el botón [...] el banco que prefieras.
Haz clic en Nueva para añadir una línea en la que se describa la transferencia:
Selecciona el proveedor. Escoge uno con una factura pendiente.
Haz clic en Factura recibida y añade el número de factura recibida (sin los ceros).
Acepta para cerrar la transferencia.
Finalmente, con el botón C34 puedes generar un fichero para el banco, con los datos de la transferencia.
1.8.- Ventas. Presupuestos y pedidos.
Ya que has realizado el proceso de compras, tienes existencias en almacén con las que realizar las ventas. El
proceso es muy similar. En la aplicación FACTUSOL como en la mayoría, se permiten registrar los siguientes
documentos:
Presupuestos a clientes.
Pedidos de clientes.
Albaranes emitidos.
Facturas.
Gestión de cobros de facturas.
No todas las operaciones de venta siguen los mismos pasos. En algunos casos, con clientes habituales, por
ejemplo, puede darse el caso de que no haya presupuesto previo y de que el pedido, aún registrado, no se
hiciera mediante ningún impreso, sino por teléfono.
Clientes.
Igual que se hace con los proveedores, debes mantener un registro de clientes. Cualquier persona que solicite
un presupuesto, aunque no haga la compra, debe ser añadido en este listado, ya que podemos enviarle
ofertas personalizadas más adelante. Al hacer clic en el botón Clientes del grupo Ventas, aparece el listado.
Con hacer clic en Nuevo puedes añadir un cliente no registrado e incorporar sus datos, agrupados en las
siguientes categorías principales:

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General: para la identificación de la empresa, banco para el pago, etc.
Comercial: datos sobre forma de pago o descuentos, entre otros.
Otros: más información que puede ser ocasionalmente de interés.
Presupuestos.
Lo más habitual antes de la venta es que tengas que hacer una oferta por los productos solicitados por el
cliente. Éste la estudiará y decidirá si formaliza el pedido. En la aplicación deberás seguir estos pasos:
Clic en Presupuestos.
Clic en Nuevo.
En la ventana de Nuevo presupuesto, es necesario seleccionar o cumplimentar la siguiente información:
Su referencia. Si la solicitud de presupuesto se hizo por carta o fax, por ejemplo, anotaremos el número o
fecha del documento.
Cliente. Si no sabemos el número de cliente podemos pulsar F1, con lo que accedemos al listado de clientes.
En ese listado podemos añadir un nuevo cliente si es la primera vez que emitimos un presupuesto a su
nombre.
Selección de los artículos. De igual forma que con las compras, aunque no los buscaremos por proveedores,
sino en las distintas familias.
No es necesario anotar el número de presupuesto, se añadirá automáticamente. Una vez has añadido los
artículos, selecciona guardar y cerrar.
El pedido figurará como pendiente. Si el cliente lo acepta, sólo tienes que ir al botón Pedido del grupo
Acciones y hacer clic en éste.
Pedidos.
Este apartado es muy similar. Al seleccionarlo aparece la lista de pedidos, con indicación de los que están
servidos y los que tienen entrega pendiente. Para validar un presupuesto el sistema más rápido es el botón
Pedido desde Presupuestos. Puede ser que se valide sólo una parte, o simplemente que no hubiera
presupuesto previo, en cuyo caso podríamos ir a la acción Albarán.
1.9.- Albaranes, facturas y cobros.
Como ves, los procedimientos a seguir son muy similares y siempre hay “atajos”, que permiten generar un
documento partiendo del anterior de forma muy rápida. Ahora debes seguir con los documentos de la cadena
de ventas, hasta que se efectúa el cobro de las facturas.
Albaranes a clientes.
Son los documentos que acompañan a la mercancía y contienen la relación de artículos que se envían al
cliente, entre otros datos. Su cumplimentación es más sencilla si se parte de un pedido previo, lo más
habitual, aunque se puede cumplimentar directamente con todos los datos. Probamos con un ejemplo:
En Ventas, selecciona Albaranes.
Haz clic en Nuevo.
Selecciona el cliente número 10.
En la primera línea de pedido, haz clic en la herramienta de búsqueda.
En la ventana de búsqueda, no añadas nada. Después abre la sección Propia y familia Propia.
Añade dos unidades del artículo CPU000.
Selecciona Nueva en el grupo Líneas y, del mismo modo, añade una impresora con el código IMP002.
En la misma ventana, haz clic en el grupo Factura, para emitir una factura directamente.
Selecciona guardar y cerrar.
Facturas a clientes.
En la misma línea de Albaranes, puedes seleccionar un albarán pendiente de facturar y después hacer clic en
factura. También puedes hacer clic en Facturas, para que aparezca la lista y seleccionar Nuevo, donde
continuarás con el proceso de forma similar a como has hecho con pedidos o albaranes, partiendo de un
documento anterior con la opción validar, o escribiendo todos los datos.
En ese mismo grupo de Facturas, puedes seleccionar una factura pendiente de cobro y hacer clic en Cobrar.
También puedes hacer doble clic sobre la Factura y escoger Cobrar dentro del grupo de botones Acciones.
Desde el menú Administración puedes también seleccionar el cobro en efectivo o generar recibos que pueden
cobrarse por caja o por cargo en cuenta, generando la remesa bancaria correspondiente.
1.10.- Operaciones de fabricación. Listados.
Ya has hecho operaciones de compra y venta con diversos clientes y proveedores, siguiendo el proceso que
puede comenzar con los pedidos o presupuestos y finaliza con cobros y pagos. De todo ello puedes obtener
información resumida en distintos formatos, tanto en papel como en hojas de cálculo.
Listados de operaciones.
En la ficha Informes, tienes acceso a diversos tipos de listados:
Compras. Puedes seleccionar el desplegable sobre Documentos y escoger Facturas. En la ventana que aparece
puedes seleccionar, fecha, proveedor y el formato en el que quieres que se muestre: a través de impresora o
en hoja de cálculo.

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Ventas. Además de un informe similar sobre las facturas emitidas, puedes obtener un informe de riesgos, en
el que se muestra el riesgo asignado y el riesgo consumido..
Fabricación. Podemos elaborar otro listado, también en formato hoja de cálculo, en el que se pueden mostrar
los procesos de montaje realizados.
Fabricación.
La aplicación permite, a pequeña escala, que registres procesos de ensamblado o montaje de artículos. Por
ejemplo: el montaje de un ordenador a partir de componentes que tienes en existencias:
En el apartado artículos, podemos añadir un nuevo artículo o duplicar uno ya existente de ensamblado y
definir que componentes va a tener.
Después, en fabricación, podemos generar el proceso de fabricación, indicando (si nos parece oportuno) el
número de lote de la serie fabricada.
Al validar el producto fabricado, se incorpora al listado de existencias de almacén y se reducen las existencias
de los componentes empleados.
Por otro lado, se registran partes de trabajo, que pueden ser tanto para montaje como para reparaciones u
otras tareas. Si queremos que el precio del artículo incorpore el coste de la mano de obra, debemos añadirlo
como un componente más.
Copias de seguridad.
Puedes obtener copias de seguridad del programa, haciendo clic en el botón inicio en la esquina superior
izquierda. Después haz clic en Seguridad y Copia de seguridad, con lo que se genera el fichero.

2.- Software de gestión de almacenes.

Ya conoces el funcionamiento básico de una aplicación de gestión comercial orientada especialmente a
compras y ventas. Estos programas tienen un funcionamiento más o menos estandarizado, siguiendo unas
reglas de funcionamiento comunes con variaciones en ventanas, botones o tipos de informes, por ejemplo.
Quizás muestren algunas variaciones en la propia gestión del almacén, pero es menos habitual que estos
programas profundicen en este aspecto, por lo que las empresas que dispongan de almacenes de un tamaño
considerable y un número de referencias medio o alto deben considerar el uso de programas específicos de
gestión de almacenes.
La aplicación es Mecalux Easy WMS. Se trata de un programa comercial que dispone de una versión de 90
días totalmente operativa y que funciona con el sistema operativo Windows. Descarga sigue estos pasos:
1. Accede a la web de la empresa Mecalux y haz clic en el apartado referido al programa EasyWMS
autoinstalable.
2. Haz clic en el apartado donde te facilita la descarga.
3. Cumplimenta el formulario con tus datos para el registro gratuito.
4. Haz clic en Descargar el software.
2.1.- Instalación del software de almacén.
Una vez has descargado el fichero del programa el siguiente paso es la instalación. Es un proceso sencillo:
Haz doble clic sobre el fichero EasyWMSN0.msi. Puede aparecer una ventana en la que se solicita permiso
para su ejecución. Acepta.Haz clic en siguiente en la pantalla de bienvenida. Si en algún momento aparece un
mensaje desde alguna aplicación del sistema operativo, como un , acepta en los cambios que se propongan.
2.2.- Configuración del programa.
1. Una vez que has instalado el programa, debes configurarlo. Si no se abre automáticamente, haz clic
en el icono del configurador EasyWMS Autoinstalable y sigue estos pasos para definir la estructura de
tu almacén: Selecciona idioma español.
2. Acepta el acuerdo de licencia.
3. Selecciona la opción de primera instalación. Si el programa ya está instalado, el sistema te permite
copiar la configuración en otro equipo.
4. Crea un usuario administrador con el nombre que prefieras.
5. Define el nombre y descripción de la organización. Deja marcadas las dos opciones inferiores.
6. Pasa a crear el almacén. En la primera pantalla se muestran las características posibles y elementos
de configuración. Clic en siguiente.
7. Como contenedores, selecciona primero Europaleta, con un clic en la imagen y guardar. Después
Eurocaja, de la misma forma.
8. Escoge un formato para etiquetas de artículo (por ejemplo, de 20 etiquetas) y otro para etiquetas de
contenedor (4 etiquetas por página).
9. En equipamientos añadimos los códigos correspondientes a dos transpaletas: TP01, TP02. Además
incluimos dos carretillas contrapesadas eléctricas: CTE01 y CTE02, que mueven un contenedor en
cada vez, hasta una altura máxima de 7 metros.
10. Coloca estantería convencional, con 9 columnas de fondo y 3 filas en altura, para albergar y cajas.
11. Haciendo clic en el símbolo clonar, añadimos tantas estanterías como deseemos.
12. Añadimos dos puertas a cada lado, un pulmón para la zona de entrada y otro para la de salida.
13. Deja el recorrido de las ubicaciones como aparece en las imágenes numerando las estanterías.
14. Selecciona los criterios de colocación y los criterios de picking, añadiendo alguno.

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2.3.- Configuración de la empresa. Artículos.
Una vez has definido la estructura del almacén puedes comenzar con diferentes operaciones. Como es
habitual, es preciso añadir artículos, proveedores o clientes. Además, dado que el almacén puede dar servicio
a otras empresas como operador logístico, puede ser necesario añadir ésta.
Comenzamos con la configuración de la empresa añadiendo artículos, desde el menú principal de la aplicación.
Accede al menú configuración y haz clic en crear artículo. En la siguiente ventana que aparece, añade los
datos del artículo a crear. Por ejemplo:
Código PT001.
Descripción: ORDENADOR PORTÁTIL I3.
Imagen: haz clic en el botón con la carpeta y selecciona una imagen, aunque no es obligatorio.
La unidad de medida en este caso es UN (unidades) pero puedes añadir otras unidades de medida haciendo
clic en el símbolo más.
Clasificación ABC. Es imprescindible seleccionar la categoría a la que corresponde. Si es un artículo con mucho
movimiento, seleccionamos clase A.
En el menú configuración puedes definir también otros elementos necesarios. Vemos algunos:
Proveedores. Al seleccionarlo aparece el listado y la ficha en la que añadimos los datos habituales de
configuración (nombre,NIF, domicilio).
Agencias: agencias de transporte que servirán los artículos.
Compañías: clientes a los que se remitirá la mercancía.
Propietarios. Si la empresa almacena mercancía que pertenece a otras empresas, como operador logístico por
ejemplo, debemos definir aquí la lista de empresas cliente. En este caso no añadimos nada.
2.4.- Operaciones de entrada.
Ahora que ya has configurado los principales parámetros de la aplicación, puedes empezar a añadir los datos
de las operaciones más habituales. Este programa está preparado para trabajar en red, conectado con otros
equipos y terminales de radiofrecuencia, de uso habitual en las operaciones de almacén. Como es lógico,
vemos su funcionamiento sólo en el ordenador en el que está instalado el programa.
Cuando seleccionas Recepciones aparece la ventana para añadir datos de la entrada de mercancía, 3 pasos:
Crear previsión. Este paso es opcional y la ventana de trabajo es la misma que para el paso de Recibir Stock.
Se cumplimentan todos los datos menos la fecha y hora real de recepción. Sirve para programar las entradas
y distribuirlas entre los distintos muelles de entrada. Es una opción muy útil en almacenes de distribución en
los que llega mucha mercancía en plazos muy cortos.
Recibir Stock. Se registra la entrada de mercancía. Si se había creado una previsión, esta aparecerá en el
listado de recepciones, por lo que bastará con seleccionarla para añadir la fecha y hora de recepción. Los
datos que se deben añadir son:
Código de recepción. Añadimos la serie que nos interese.
Tipo: puede ser estándar (para la entrada de nueva mercancía) o devolución.
Propietario: Si la empresa trabaja para otras empresas como operador logístico, selecciona quién es el
propietario.
Agencia de transportes.
Descripción del envío.
Proveedor.
Documento. Servirá el albarán de entrada.
Muelle asignado.
Pulmón en el que se descargará provisionalmente la mercancía.
Fecha estimada de llegada, para las previsiones.
Fecha real y hora real de llegada.
Cuando hacemos clic en Recibir Stock se abre una nueva ventana en la que debemos indicar los artículos que
han llegado, en cuantos contenedores y en qué estado. Además se detalla el número de contenedores que
entran y cuantas unidades en cada uno de ellos.
Enviar al almacén. Al seleccionar esta opción se generan listas de tareas que para la colocación de los
artículos.
2.5.- Preparación de pedidos.
Una vez que has recibido mercancía y está en la zona de reserva, puedes realizar actividades de preparación
de pedidos. El proceso es sencillo. Debes partir del menú principal y seguir estos pasos:
1. Selecciona Órdenes de salida.
2. Aparece la ventana de preparación de órdenes de salida.
3. Indica el código de la orden de salida.
4. Cualquiera sirve, puedes comenzar por S001.
5. En tipo, puedes indicar si se trata de un envío a un cliente o de una devolución de mercancía.
6. En la descripción, detalla o amplía la información respecto al envío.

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 7. Elige la agencia de transportes que vas a usar, o añade una nueva haciendo clic en el símbolo más.
8. En el apartado cuenta, indica la cuenta de cliente a usar. Si no hay ninguna, haz clic en el símbolo
más y añadiendo un cliente. Por ejemplo: la cuenta
9. C001 correspondiente al cliente NORTE INFORMÁTICA.
10. Indica el muelle por el que va a salir y el pulmón que almacenará la mercancía previamente a la
salida.
11. Haz clic en Añadir / Modificar stock y añade artículos que tengas en almacén. Por ejemplo (asegúrate
de que hay existencias):
-10 unidades de CPU i5.
-10 unidades de monitores LED de 23 pulgadas.
12. Haz clic en Guardar.
13. Haz clic en Liberar tareas.
14. En la zona superior selecciona Almacén.
15. Haz clic en Tareas.
16. Si no aparecen las tareas, haz clic en Buscar, en la zona inferior izquierda.
17. Selecciona la tarea de la lista de tareas pendientes y haz clic en Confirmar.
18. En la ventana que aparece, sólo tiene que indicar el número de contenedor. Prueba añadiendo una
serie numérica similar a la que aparecía en la lista de tareas pendientes. Al hacer clic en Tarea
finalizada ésta desaparece de la lista.
19. El último paso sería volver a órdenes de salida, seleccionar la orden y cerrarla.
2.6.- Otras operaciones de almacén.
Ya has visto las principales operaciones de gestión de almacén con la aplicación EASYWMS. Además de éstas,
puedes necesitar emitir informes, administrar datos o realizar inventarios, entre otras. A continuación vemos
algunas
-Gestión de stocks. Dentro del menú almacén tienes Gestión de stocks. Te permite ver la cantidad de
mercancía que según la aplicación tienes en el almacén. Puedes escribir el código de un artículo en el
buscador y hacer clic en Buscar, con lo que aparecen los artículos agrupados por contenedor. Puedes
seleccionar entre vista de stock y vista de contenedor, es decir, entre el listado de artículos y el listado de
contenedores (palets, cajas). También puedes seleccionar el mapa del almacén para ver todas las estanterías.
Puedes seleccionar una y ver los estantes ocupados y los que están libres.
-Recuentos. Está dentro del menú almacén. Esta opción permite realizar inventarios parciales o totales por
ubicación o por artículo. Los pasos a seguir son:
1.- Selecciona Almacén.
2.- Haz clic en Recuentos.
3.- Añade el código: IV01.
4.- Añade detalles del recuento.
5.- En artículo, selecciona uno de ellos: CPU05002.
6.- Clic en guardar.
7.- Resáltalo y haz clic en guardar.
8.- Haz clic en el botón Realizar recuento. Marca todos los artículos.
9.- Selecciona Almacén y después Tareas.
10.- Se genera una tarea recuento (count) por cada estante.
11.- Selecciona un numero de tarea recuento y haz clic en confirmar.
12.- Añade la cifra exacta y haz clic en Ubicación recontada.
-Listas de tareas. Sobre cualquier tarea se puede generar una lista que se puede imprimir, con el código de
barras correspondiente que permite visualizarla con un lector. Sólo es necesario marcar las tareas pendientes
y hacer clic en Generar lista de tareas. Aparece en la zona central la lista que podemos seleccionar e imprimir.
En la imagen tienes la vista previa.
-Estadísticas. Muestra en modo gráfico las operaciones realizadas, entre dos fechas seleccionadas.

3.- Software ERP.

Ya has visto una aplicación de gestión comercial, otra de gestión de almacenes y seguro que conoces otras de
gestión de personal o contabilidad. Para empresas de tamaño medio y grandes empresas, se busca integrar
todos los aspectos de la gestión empresarial en una única aplicación. Esta es una de las opciones más
interesantes en empresas que cuentan con diversas fábricas y almacenes y tienen que llevar una gestión más
centralizada.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
-Optimización de los procesos empresariales.
-Acceso a toda la información de forma fiable, precisa y oportuna.
-La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
-Eliminación de datos y operaciones innecesarias.

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Sus principales características son:
-Son integrales. Abarca los principales procesos de gestión de forma global.
-Son modulares. Según las necesidades de la empresa, pueden añadirse o quitarse módulos (producción,
finanzas).
-Son adaptables. Se puede modificar la configuración de la aplicación. En muchos casos es posible programar
módulos para situaciones específicas.
-La integración y la visión global de la empresa son sus principales ventajas, junto con el ahorro de costes y
mayor seguridad que ello puede suponer. Como desventajas tenemos los costes iniciales de instalación y
configuración, supone un proceso continuo de implementación bastante complejo y la dificultad de encontrar
expertos en la administración de estos sistemas.

3.1.- Gestión con aplicaciones ERP.

Como podrás suponer, la instalación de este tipo de software puede ser un proceso complejo, sobre todo si se
quiere adaptar a la estructura de una empresa en funcionamiento. Muchas aplicaciones de este tipo son
costosas, aunque se puede disponer de programas gratuitos de código abierto que cumplen muy bien su
función. Entre las más conocidas tienes las siguientes: las soluciones Compiere, Openbravo y OpenERP. Vemos
el funcionamiento general de esta última.
OpenERP es un sistema ERP de código abierto accesible desde un navegador web, de manera que se puede
instalar en un ordenador local o en un servidor remoto para trabajar a través de Internet.
La instalación consta de los siguientes módulos:
1. Ventas y CRM. Al seleccionar estas opciones tenemos no sólo la gestión de ventas y clientes, sino
también el tratamiento de oportunidades de ventas, de modo similar al funcionamiento de un CRM. En
una pantalla muy clara aparece el listado de oportunidades y de presupuestos, junto con una gráfica
en el lateral con los resultados de la gestión comercial. Haciendo clic en Mis Presupuestos, se puede
generar uno nuevo de modo muy similar al funcionamiento de una aplicación comercial al uso,
seleccionando cliente, datos de envío y facturación y relación de artículos.
2. Compras. Sigue una estructura similar a otras aplicaciones. Se puede visualizar la lista de
presupuestos solicitados. Seleccionando uno de ellos, podemos convertirlo en un pedido en firme.
Igualmente, se gestiona la entrada de pedidos, aunque no su ubicación, y el control de facturas.
3. Almacén. En el tablero de almacén se muestran los albaranes de entrada pendientes de colocar y los
albaranes de salida pendientes de gestionar. Al seleccionar cualquiera de ellos basta con hacer clic en
Procesar ahora para gestionar la entrada o salida de almacén.
4. Producción. Permite gestionar el proceso de producción siguiendo las indicaciones fijadas en el MRP
indicando órdenes de producción y abastecimientos necesarios. Seleccionando cualquier proceso
productivo planificado vemos la lista de artículos o componentes, unidades a fabricar y un botón para
empezar a producir.
5. Gestión de proyectos. Se pueden definir las distintas fases del proyecto, asignar tareas y evaluar su
cumplimiento.
6. Contabilidad. Este módulo permite llevar el seguimiento contable usando el Plan General de
Contabilidad español. Como en el resto de los módulos, dispone de la barra de botones a la izquierda,
enlaces e informes a la derecha y la zona de trabajo en el centro, en este caso para registrar apuntes
contables.
7. Recursos humanos. No se ajusta exactamente a las modalidades de contrato y gestión de nóminas
de una aplicación al uso, por lo que debe personalizarse programando sobre el módulo para conseguir
una mayor eficacia. En cualquier caso proporciona amplia información sobre las tareas realizadas por
cada empleado.
8. Administración. Este módulo está destinado a los técnicos que se encargan de la administración del
sistema.

4.- Aplicaciones informáticas de propósito general.

Además de las aplicaciones de uso específico que has visto, seguro que has utilizado aplicaciones de propósito
general: los procesadores de texto y las aplicaciones de presentaciones gráficas son muy utilizadas. Existen
programas agrupados en suites informáticas de pago, de uso ampliamente extendido como Microsoft Office.
Procesador de textos.
Su utilización se basará sobre todo, en el uso de plantillas adaptadas a las necesidades de la empresa para
documentos de gestión comercial, como cartas o contratos, además de documentación interna que no se lleve
a cabo a través de otras aplicaciones ofimáticas, como pueden ser los partes de trabajo o comunicaciones
entre departamentos.
Algunos ejemplos de utilización de documentos elaborados con procesador de textos son:
1. Proyectos. Aunque la esté desarrollada con otras aplicaciones (hojas de cálculo, programas de
gestión de proyectos) la información se presenta normalmente en documentos de texto.
2. Contratos. Dado que son documentos a firmar por responsables de área, es imprescindible su
elaboración clara y detallada con procesadores de texto.

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 3. Actas de reuniones. Aunque puede quedar constancia en formato digital, es habitual que haya copia
en papel.
4. Calendarios de trabajo. Permite organizar el trabajo diario, semanal o mensual. Pensemos, por
ejemplo, en la planificación de los inventarios.
5. Cartas, faxes, etiquetas y sobres.
6. Folletos informativos.
7. Documentos vinculados con bases de datos. Se pueden elaborar cartas modelos que se combinen
con las bases de datos de clientes. En un almacén, se pueden elaborar fichas de almacén con el
movimiento de cada artículo partiendo de la base de datos en la que están registradas las operaciones
del mismo.
8. Informes y memorandos. Son imprescindibles en cualquier actividad o proyecto para resumir e
indicar el grado de cumplimiento, extrayendo la información más relevante.
4.1.- Hojas de cálculo en la práctica logística.
Ya has visto muchos casos de utilización de hojas de cálculo en operaciones de almacenamiento, como son:
Cálculo del lote óptimo de compra y tiempo de aprovisionamiento.
Fichas de almacén.
Aplicación en DRP.
Clasificación ABC.
Cálculos de costes totales y unitarios, entre otros.
Su uso es imprescindible en todas esas áreas y en muchas más. La potencia de cálculo de las aplicaciones de
software general, permite obtener información relevante con muy poco esfuerzo.
Algunos casos de uso en logística son: Un ejemplo es el desarrollo del MRP usando hojas de cálculo. Su
funcionamiento es muy similar al DRP que ya has visto. En este caso se analizan las necesidades de
materiales que van a componer un artículo en las distintas fases de su desarrollo, de manera que se disponga
de cada componente en cantidad y tiempo suficiente para que se pueda iniciar cada fase. Con una aplicación
de hojas de cálculo se pueden elaborar las fichas de previsión del proceso para cada artículo, de forma que la
definición de necesidades del artículo principal para cada momento indique las necesidades de producción de
todos sus componentes.
4.2.- Utilización de bases de datos.
En todos los programas que has visto, detrás de cada pantalla se encontraban sistemas de bases de datos. Se
organizan en tablas de datos, configuradas en campos y registros. Cada tipo de dato es un campo y los datos
de cada artículo, proveedor o cliente constituyen un registro.
Aunque lo habitual es que uses programas específicos para las operaciones comerciales, los programas de
gestión de bases de datos también pueden servir. Una de las más fáciles de manejar es Microsoft Access.
Aunque es una aplicación de pago, puedes descargar una versión de demostración funcional por 60 días.
Incluso tiene plantillas de ejemplo de modo que no haya que diseñar ningún elemento de la base de datos,
sino directamente empezar a trabajar.
Lo vemos con un ejemplo en Access 2010:
1. Selecciona Microsoft Access.
2. Selecciona Plantillas de ejemplo.
3. Escoge la plantilla Neptuno (también llamada Northwind Traders).
4. Aparece una advertencia de seguridad. Haz clic en Habilitar contenido para que estén activas todas
sus funcionalidades.
5. Selecciona un empleado para el inicio de sesión. Por ejemplo: Jesús Escolar (vicepresidente).
6. En la primera ventana vemos los pedidos activos, el inventario a reponer y una serie de vínculos
rápidos.
7. Haz clic en Nuevo pedido de cliente.
8. Selecciona el cliente del listado. Por ejemplo Compañía A.
9. En el subformulario inferior selecciona un par de productos, añadiendo los artículos, cantidades.
Escoge sólo aquellos en los que haya existencias.
10. Haz clic en información sobre el envío y selecciona una compañía, añadiendo también una fecha.
11. Haz clic en Crear factura, con lo que se genera la misma.
12. Haz clic en Enviar pedido.
13. Haz clic en Completar pedido.
14. Puedes seleccionar Ver informes de ventas y filtrar los de la compañía A para mostrar el la venta a
este cliente.
15. Haz clic en Nuevo pedido de compra.
16. Añade proveedor, empleado creador y ficha prevista.
17. Añade dos artículos.
18. Haz clic en Enviar para su aprobación. Se genera la fecha de envío y persona que aprueba la compra.
19. Haz clic en Aprobar compra. Aparece la persona que la aprueba y la fecha. Haz clic en Cerrar para
finalizar la operación.

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4.3.- Otras aplicaciones de gestión.
Otras herramientas como gestores de proyectos también son de uso habitual en la gestión.
Programas de correo y colaboración.
El uso de redes locales e Internet permite la comunicación a través de sistemas informáticos sin necesidad de
imprimir en papel. Programas de gestión de correo y colaboración como, Microsoft Outlook y Exchange o
Lotus Notes, constituyen sistemas de comunicación que permiten enviar correo electrónico y manejo
compartido de calendarios y agendas. Esto permitiría usarlo para cualquier proceso de una empresa, que
requiere que un documento fluya entre varias personas o departamentos para su autorización o discusión.
Podemos distinguir entre programas gestores de correo, que se instalan en el ordenador, y herramientas de
correo en línea. Entre los primeros son muy usados Outlook o Thunderbird. Entre las herramientas en línea,
son populares las cuentas de correo gratuitas que se ofrecen desde Microsoft (Hotmail) o Google (gmail).
Con programas gestores de correo, se recibe y gestiona en un ordenador concreto, aunque se pueda dejar
copia en un servidor. Todas las operaciones se realizan desde éste. Se pueden programar y compartir:
-Calendario y gestión de proyectos.
-Tareas.
-Contactos y listas de distribución.
Las herramientas de correo en línea, tienen la ventaja de que no se depende de un equipo ni sistema
operativo, ya que se accede vía Internet desde cualquier ordenador. A cambio, son algo menos seguras.
Intranets. Un paso más en la colaboración en las empresas es, el uso de Internet para crear redes
corporativas llamadas Intranets, en la que no se distingue entre la red local y la red mundial, ya que la
información circula de manera accesible y segura entre los miembros de las mismas. Esto se consigue gracias
a que usan los mismos protocolos de comunicación, tanto en redes locales como en Internet.
Seguimiento de mercancías. Las tecnologías de la información permiten a las empresas mejorar sus
actuaciones logísticas. El seguimiento de mercancías o tracking es una de ellas y permite que la empresa
controle desde cualquier lugar, la situación de una carga determinada.

5.- Ejercicio Solver con OpenOffice.

Se trata de repartir la producción de 3 fábricas A, B y C a cuatro almacenes D1, D2, D3 y D4. Cada ruta tiene
unos costes. Debemos satisfacer las demandas de los almacenes sin sobrepasar la producción de cada una de
las fábricas, repartiéndola de manera que se minimicen los costes.
Los costes por palet está representados en el rango C10:F12, de manera que, por ejemplo, mover 1 palet
desde la fábrica A al destino D1 cuesta 5 €.
En el rango C7:F7 están las demandas respectivas de los destinos D1, D2, D3 y D4 y en el rango B10:B12 la
producción en palets de cada fábrica.
Hay que satisfacer la demanda sin sobrepasar la producción. Además, no se pueden fraccionar los palets y,
por supuesto, debemos trabajar con cantidades positivas, mayores o iguales que cero.
En el rango C14:F14 obtenemos los costes. Por ejemplo, en C14 tenemos = C2*C10+C3*C11+C4*C12
El resultado de multiplicar los envíos de cada una de las fábricas por su coste unitario. Estos costes se
sumarían y el resultado estaría en B14.
Objetivo del problema. Satisfacer la demanda de cada destino con la producción de cada fábrica al mínimo
coste posible.
Solución.
1.- Hacemos clic en B14.
2.- Hacemos clic en Herramientas y después en solver.
3.- Comenzamos a cumplimentar la ventana con el objetivo y las restricciones:
3.1.- Objetivo: B14 (la celda de los costes totales)
3.2.- optimizar los resultados a MÍNIMO. Si habláramos de beneficio buscaríamos el máximo. En otro caso
podemos pedir un valor concreto.
3.3.- Celdas cambiantes: es el rango C2:F4. Es decir, en esas celdas indicaremos la cantidad de palets que
salen de de cada fabrica a cada destino.
3.4.- Restricciones (condiciones límites):
3.4.1.- Deben ser cantidades enteras.
3.4.2.- No sirven cantidades negativas.
3.4.3.- Deben satisfacer la demanda. El rango C5:F5 (el total de los palets enviados por destino) debe
ser mayor o igual que el rango C7:F7 (el total de palets demandados por destino).
3.4.4.- No pueden superar el tope de producción. En rango B2:B4 (el total de palets enviados por
fábrica) debe ser menor o igual que B10:B12 (el total de palets producidos por fábrica).
Una vez expresado el objetivo, celdas cambiantes y restricciones hacemos clic en SOLUCIONAR.

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