POLÍTICA DE VIÁTICOS

Información Obligatoria
Todos los colaboradores y quien realice gastos de negocios a
Alcance nombre de SMB-RURAL S.A. DE C.V. SOCIEDAD FINANCIERA
COMUNITARIA.
Área a la que pertenece Recursos Materiales

Persona(s) que elabora(n) Abraham Medina – Coordinador de Recursos Materiales

Israel Ramos – Director de Admón. y Finanzas

Persona(s) que revisa(n) Manuel Contreras – Contador General

Edgar Villarreal – Gerente de Recursos Humanos

Persona(s) que autoriza(n) Daniel Trejo – Director General

Urbino Martínez Cortés – Presidente del Consejo de

Vo. Bo. de Consejo de administración
Administración

Fecha de elaboración/actualización 14 de julio de 2021

Fecha de entrada en vigor

A todos los colaboradores de SMB-RURAL S.A. DE C.V.
Distribución
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 Información de Riesgos
ISO 31000:2009 Gestión de Riesgos – Principios y Guías
ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos
Referencias normativas o regulatorias
Comité de supervisión Basilea: buenas prácticas para la
gestión y supervisión del riesgo operativo.
ISO 31000:2009 Gestión de Riesgos - Principios y Guías
5.2 Comunicación y consulta
5.4 Evaluación de los Riesgos
5.5 Tratamiento de los Riesgos
Cláusula de la norma
5.6 Monitoreo y Revisión
ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad -
Requisitos
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Riesgo(s) que monitorea y revisa Operativo: procesos, personas y externo

Vo.Bo. Área de Admón. de Riesgos Anel López – Gerente de Admón. de Riesgos

Información para el SGC

Código del documento SMB-RM-PI-01

No. de revisión 4

Clasificación/Proceso al que pertenece Estratégico/Gestión de los recursos financieros

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

7.1.1 Generalidades
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
7.3 Toma de conciencia.
Cláusula de la norma ISO 9001 7.4 Comunicación.
7.5 Información documentada.
8.1 Planificación y control operacional
8.5.6 Control de cambios
10 Mejora

Vo.Bo. Área de Procesos Rocío Galicia – Coordinadora de Procesos

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 ÍNDICE

1 OBJETIVO 5

2 RESPONSABILIDADES 5
2.1 Colaboradores/quien realice gastos a nombre de SMB-RURAL 5
2.2 Área de Recursos Humanos 5
2.3 Jefe inmediato (Director / Gerente /Coordinador de área) 5
2.4 Director de Admón. y Finanzas / Director General 6
2.5 Área de Recursos Materiales 6

3 POLÍTICA(S) 7
3.1 Generales 7
3.2 Transporte 8
3.3 Hospedaje 8
3.4 Excedentes 9
3.5 Asignación de fondo fijo 9
3.6 Tabulador de viáticos 9
3.7 Optimización de costos 10
3.8 Solicitud de viáticos 10
3.9 Aplicación de los depósitos de viáticos 11
3.10 Comprobación de gastos 11
3.11 Gastos sin comprobantes 12
3.12 Gastos de viaje no reembolsables 13
3.12.1 Otros gastos de viaje 15
3.13 Suspensión y/o cancelación de viajes 16

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 3.14 Sanciones 16
3.14.1 Tipos de sanciones 16
3.15 Excepciones 18

4 DEFINICIONES 18

5 REFERENCIAS NORMATIVAS / DOCUMENTOS RELACIONADOS 20

6 REGISTROS Y ANEXOS DE CALIDAD 20

7 MODIFICACIONES AL DOCUMENTO 21

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1 OBJETIVO

Establecer, documentar, implementar y comunicar una base consistente de las definiciones, lineamientos y controles de
uso, comprobación y autorización de los gastos de viaje en que incurre el personal contratado por SMB-RURAL S.A. DE C.V.
SOCIEDAD FINANCIERA COMUNITARIA (en adelante SMB-RURAL); o en su caso, toda aquella persona que realice viajes a
nombre de SMB-RURAL.

2 RESPONSABILIDADES

2.1 Colaboradores/quien realice gastos a nombre de SMB-RURAL

 Todos los colaboradores son responsables de conocer y cumplir con los lineamientos de ésta política de viáticos.
 Es obligación de cada colaborador ser prudente y cuidadoso al incurrir en gastos de SMB-RURAL.
 Es responsabilidad del colaborador tomar las precauciones necesarias para proteger su seguridad personal y prevenir
el robo o pérdida de bienes propiedad de SMB-RURAL (anticipos, boletos, computadoras, etc.) al mantener todo
artículo de valor consigo o en un lugar seguro.
 Es responsable de entregar la comprobación de gastos de manera clara, precisa y a tiempo. Las comprobaciones de
gastos se deben entregar a más tardar 5 días hábiles después del viaje.

Nota1: quienes realicen gastos de negocios a nombre de SMB-RURAL, también son responsables de ejecutar y cumplir con esta política.

2.2 Área de Recursos Humanos

 Notificar a las áreas pertinentes para que cualquier adeudo pendiente le sea descontado al colaborador vía nómina a
partir del sexto día hábil. Ver política 3.10 Comprobación de gastos.

2.3 Jefe inmediato (Director / Gerente /Coordinador de área)

 Autorizar la Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) y Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02) de la comisión.

 Asegurarse de cumplir por completo con esta política y de verificar que los gastos y comprobantes cumplan con los
siguientes requisitos antes de ser entregados:

 El concepto y cantidad del viático se relacione con la asignación del colaborador y cerciorarse que haya ejercido el
gasto para el propósito del viaje.
 La información del reporte de gastos y sus comprobantes sean exactos y conforme a lo dispuesto en esta política.

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2.4 Director de Admón. y Finanzas / Director General

 Validar con su Vo. Bo. la(s) autorización(es) de Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) y Comprobación de gastos
(SMB-RM-PI-01-02) en caso de ausencia del jefe directo del comisionado.

2.5 Área de Recursos Materiales

 Es responsable de vigilar que los reembolsos por gastos de viaje y negocio se apeguen totalmente a los lineamientos
de esta política y leyes locales aplicables.
 No es responsable de reembolsar a los colaboradores ni prestadores de servicios, gastos que no cumplan con todos
los requisitos previstos por esta política.
 Verificar que los gastos realizados cumplan con los requisitos administrativos y fiscales para su validez.

 Administrativo: en cuanto a firmas o autorizaciones por correo electrónico, procedimiento, tiempos de

comprobación.
 Fiscal: requisitos fiscales para su deducibilidad.

 El Coordinador de Recursos Materiales / Director de Admón. y Finanzas tienen la responsabilidad de vigilar el

cumplimiento y de actualizar ésta política de viáticos por cualquier cambio o conforme a las necesidades de SMB-
RURAL.

Nota2: en caso de tener alguna duda sobre la interpretación o aplicación de esta política, es necesario consultar al Coordinador de Recursos Materiales /
Director de Admón. y Finanzas quien debe resolver todo lo relacionado a ella y a su interpretación.

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3 POLÍTICA(S)

3.1 Generales

I. Los Directivos, Consejeros, así como como el Director General están exentos de presentar el detalle de sus actividades
de trabajo ya que su Área Administrativa y/o de Recursos Materiales lleva la relación de sus gastos mensuales los
cuales queda sujetos a la discreción de estos, siempre y cuando no sean excesivos.

II. Solamente cuando sea estrictamente necesario se pueden realizar gastos que no estén contemplados en la presente
política, estos tienen que ser autorizados por el Director General y/o Director de Admón. y Finanzas.

III. En caso de pérdidas de comprobantes; los gastos no serán deducibles y tendrán que ser reembolsados por el
comisionado o en su caso le serán descontados vía nómina. Ver política 10. Comprobación de gastos y 3.14 Sanciones.

IV. No se les otorgarán viáticos a comisionados que adeuden comprobantes y/o reembolsos por concepto de viáticos no
devengados, de comisiones anteriores. Cabe señalar que el Área de Recursos Materiales validará esta información.

V. Los viáticos sólo serán depositados mediante transferencia electrónica o cheque a la cuenta de nómina del
colaborador.

VI. En caso de reembolso este será depositado al comisionado una vez que la comprobación sea validada. El Área de
Recursos Materiales validará que la comprobación sea correcta y autorizará el reembolso.

VII. En ningún caso se podrán erogar recursos para el pago de terceras personas ajenas a las actividades de la institución.

VIII. Los viáticos son otorgados de manera individual de acuerdo a cada solicitud; en caso de ser 2 o más personas se
asignará a una sola como responsable, especificando desde la solicitud el número y nombre de participantes.

IX. En caso de sobrepasar los días de comisión el jefe inmediato deberá avisar por correo electrónico al Área de Recursos
Materiales.

X. Esta política será aplicable a todo aquel personal que preste un servicio personal independiente a SMB-RURAL por el
cual se requiera generar un viático.

XI. Se considerará como día de comisión, el que se tenga por lo menos 5 horas de actividad en donde se llevará a cabo la
misma. Cabe señalar que en caso de no cumplir con este tiempo los gastos serán cubiertos por el comisionado.

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3.2 Transporte

I. En caso de los transportes públicos, locales, taxis, camionetas, microbús, etc., se debe indicar el costo por recorrido
(origen-destino) y se debe entregar la comprobación correspondiente: factura, recibos, notas de remisión o vale azul
u otro documento que ampare dicha comprobación. Optar por servicios facturables.

II. En caso de transporte aéreo, la reservación debe ser solicitada mínimo con una semana de anticipación al Área de
Recursos Materiales y ésta debe incluir la autorización del Director de Admón. y Finanzas y/o del Director General.

III. Los boletos de autobús o cualquier transporte no son considerados como comprobantes; siendo necesario la entrega
de la factura correspondiente.

IV. Sólo se autoriza transporte aéreo cuando por distancia justificada o derivada de una urgencia o caso de fuerza mayor
debiendo ser solicitado por el Gerente o Director del Área y autorizado por el Director de Admón. y Finanzas, y/o
Director General.

V. Los tickets de costo de peajes, casetas o combustible no se consideran comprobantes siendo necesario la entrega
de la factura que ampare el importe de todos los tickets.

VI. Cualquier boleto de autobús, peaje, combustible o algún otro comprobante que no haya sido facturado y/o
entregado para revisión, o sea extraviado lo pagará invariablemente el comisionado.

3.3 Hospedaje

I. En cuanto a hospedaje, debe ser solicitado por correo electrónico al Analista Regional con copia a Coordinador de
Recursos Materiales. El Analista Regional será quien realice y pague la reservación de acuerdo a lo solicitado previa
autorización del Coordinador de Recursos Materiales. En caso de que el Analista Regional no pueda realizar el pago
del hospedaje dará aviso al comisionado para que este lo realice y deberá entregar la comprobación correspondiente:
factura, recibos, notas de remisión o vale azul u otro documento que la ampare. Ver Anexo B. Relación de hoteles por
localidad.

II. En caso de visitas a Corporativo de SMB-RURAL, la reservación de hotel debe ser solicitada al Coordinador de Recursos
Materiales.

III. En caso de 2 o más participantes en la comisión, se realizarán reservaciones con habitación doble.

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3.4 Excedentes

I. El excedente de la tarifa establecida por concepto de gastos por alimentos se debe cubrir por el comisionado. Ver
Anexo A. Tabulador de viáticos de acuerdo a la región.

II. Límites autorizados para pago de propinas:

 Alimentos y bebidas no alcohólicas – 10% sobre consumo.

Nota3: en caso de que las propinas acumuladas con otros gastos lleguen a exceder el 20% de no deducible, el excedente será cubierto por el
colaborador.

III. Cuando por decisión propia se opte por hospedarse en un hotel que no esté en la relación de hoteles, la diferencia
de los gastos excedentes debe ser cubierta por el comisionado. Ver Anexo B. Relación de hoteles por localidad.

3.5 Asignación de fondo fijo

I. En algunos casos se puede solicitar un fondo fijo siempre que los viajes sean constantes, el monto de dicho fondo
debe ser solicitado por el jefe inmediato del área involucrada y debe someterse a autorización por el Director General
y/o el Director de Admón. y Finanzas. Dicha relación es controlada y actualizada según se requiera a través del Área
de Recursos Materiales.

II. El colaborador que cuenta con fondo fijo debe presentar la Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02), la cual debe
autorizar y firmar el jefe inmediato e indicar el lugar de destino, número y nombre de participantes, el motivo del
viaje, y las actividades realizadas.

III. El reembolso del fondo fijo asignado podrá ser solicitado cuando se tenga como mínimo el 50% gastado.

IV. La relación de colaboradores que tienen asignado un fondo fijo está determinado y controlado por el Coordinador
Recursos Materiales, así como el monto asignado en la Responsiva de fondo fijo (SMB-RM-PI-01-03).

3.6 Tabulador de viáticos

I. El tabulador de viáticos se actualiza conforme a las necesidades de la organización, con la finalidad de mantener un
control de asignación de recursos en todas las regiones. Ver Anexo A. Tabulador de viáticos de acuerdo a la región.

II. Para efecto del monto de viáticos, los solicitantes deben verificar el importe máximo de gastos diarios de acuerdo a
las tarifas establecidas en el tabulador de viáticos de acuerdo a la región. Ver Anexo A. Tabulador de viáticos de
acuerdo a la región.

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3.7 Optimización de costos

I. Los gastos de viaje que realiza el personal deben cumplir con los principios de necesidad, conveniencia, posición del
colaborador, presentación apropiada de la empresa y eficiencia económica. Asimismo, deben justificar bienes y/o
servicios que se consideren estrictamente indispensables para los viajes de negocios.

II. La duración del viaje de negocios debe mantenerse al mínimo necesario que permita al personal dedicar el tiempo
exclusivo para llevar a cabo el objetivo del mismo. Videoconferencias y conferencias por teléfono son alternativas al
viaje de negocios que deben considerarse previamente.

III. Las reservaciones en hoteles y transportación se realizan con la anticipación al viaje; buscando mantener óptimos
costos del viaje de negocios obteniéndose el nivel de servicio, comodidad y calidad razonables.

IV. Todas las reservaciones que se originen por los viajes de negocios, incluyendo transportación aérea (solo el Área de
Recursos Materiales está autorizada para generar los pases de abordar o boletos de avión y para ello se deben apegar
a los horarios matutino o nocturno), renta de auto y hospedaje a través de acuerdos de tarifas negociadas.

3.8 Solicitud de viáticos

I. Toda solicitud de viáticos que sea requerida, debe ser a través del formato Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01)
con la firma del jefe inmediato; ya sea firma autógrafa o por correo electrónico cuando no se encuentre en oficina,
indicando lugar, número y nombres de los participantes, fechas de comisión, concepto o motivo del viaje y el monto
solicitado; no proceden los viáticos que no tengan la solicitud firmada o autorizada por correo electrónico y los
conceptos anteriores. Ver apartado 2.3 Director / Gerente de área.

II. La Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) debe entregarse con mínimo de 24 hrs y máximo con 48 horas de
anticipación.

III. El Área de Recursos Materiales sólo recibirá solicitudes en horario de 9:00 a.m. a 11:00 a.m., si la solicitud es entregada
después de este horario el depósito será realizado al día siguiente.

IV. En caso de solicitudes extemporáneas deberán ser autorizadas por el Director de Admón. y Finanzas.

V. Solamente cuando exista una comisión de servicio extraordinaria en donde se requiera que el personal se desplace
inmediatamente se debe presentar la Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) y solicitar la autorización del Director
de Admón. y Finanzas.

VI. Los Directivos y Consejeros de las regiones deben realizar su Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) con el apoyo del
Analista Regional y deben cumplir con los esquemas y tiempos de comprobación establecidos en esta política.

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VII. En Sucursal, el Analista Regional recibe la(s) Solicitud(es) de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) de los Asesores de Servicios
Financieros, Gerentes de Sucursal, Gerentes Regionales, Gerentes Divisionales, Supervisores de Cajas, Analistas,
Agrónomos, Consejeros y Directivos.

3.9 Aplicación de los depósitos de viáticos

El Área de Recursos Materiales debe:

I. Realizar el depósito correspondiente en un plazo no mayor de 24 horas antes de la comisión. En caso de urgencia
queda sujeto al Vo.Bo. del Director de Admón. y Finanzas.

El colaborador debe:

II. En caso de devolución, verificar que el depósito se realice a la cuenta descrita en el formato Comprobación de gastos
(SMB-RM-PI-01-02) de acuerdo a la región a la que pertenezca el colaborador; si la devolución es depositada en otra
cuenta por error, el Área de Recursos Materiales se reserva el derecho de efectuar las aclaraciones correspondientes.

3.10 Comprobación de gastos

I. La relación en la comprobación de los viáticos es de 80% comprobable a través de facturación y el 20% de vale azul,
mismo que queda a verificación, validación y dictamen del Área de Recursos Materiales; en caso de no cumplir este
parámetro, sólo será autorizado por el jefe inmediato. En caso contrario el excedente será cubierto por el colaborador.
Excepto cuando esté autorizado por el Director de Admón. y Finanzas y/o por el Director General.

II. La Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02) del personal debe realizarse en un periodo máximo de 5 días hábiles
posteriores a la comisión. El Analista Regional recibe la documentación comprobatoria de los Asesores de Servicios
Financieros, Gerentes de Sucursal, Gerentes Regionales, Gerentes Divisionales, Supervisores de Cajas, Analistas,
Agrónomos, Consejeros y Directivos, validando el cumplimiento de requisitos fiscales y en su caso apoya para la
integración y llenado en la Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02). Toda la comprobación de los gastos debe
estar soportada por las facturas para los gastos deducibles y los vales azules para los casos no deducibles.

III. Todas las facturas deben cumplir con los requisitos de deducibilidad. Para que una factura esté completa tiene que
incluir:

 Nombre o razón social, domicilio y RFC de quien expide el comprobante.

 Nombre, RFC y/o domicilio de quien recibe el bien o servicio (SMB-RURAL). Los datos de los requisitos fiscales de
SMB-RURAL son:

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  Nombre: SMB-RURAL, S.A. de C.V. SFC.
 RFC: SMB090105GU8
 Domicilio: Circuito Juan Pablo II No. 2918, Col. El Vergel, C.P. 72400, Puebla, Pue.

 Lugar y fecha de expedición del comprobante.

 Cantidad, unidad y clase de mercancías o descripción del servicio.
 Serie, folio, uso de CFDI, sello y cadena digital, código QR.
 Que los impuestos aplicables (IVA, ISH y/o IEPS) se encuentren desglosados, así como las retenciones de impuestos
correspondientes.

IV. El colaborador debe enviar por correo electrónico la Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02) junto con las
facturas en formato PDF y XML de las facturas y los comprobantes, debe entregar dicha comprobación firmada por el
Jefe inmediato del área.

Nota4: En algunos casos, los proveedores de facturación envían solo el PDF de la factura, por lo que el comisionado deberá acercarse con el Área
de Recursos Materiales para obtener el XML a través del portal del facturante.

V. El Área de Recursos Materiales deberá verificar las comprobaciones de la(s) Solicitud(es) de viáticos (SMB-RM-PI-01-
01) cumpliendo con las políticas establecidas y entregarlas físicamente Área de Contabilidad, así como subir los
archivos recibidos por parte del colaborador al servidor.

VI. Los gastos del viaje con facturas o comprobantes incompletos no deben ser reembolsables en caso de que el
colaborador exceda el depósito.

VII. Cuando se compruebe menos del monto ministrado, el colaborador tiene la obligación de hacer la devolución
correspondiente y anexar en su comprobación el comprobante de dicho depósito. Si no presenta la documentación
comprobatoria o no realiza la liquidación respectiva, el Área de Recursos Materiales procede a requerir por escrito
dicha comprobación, suspendiendo simultáneamente cualquier otra ministración de viáticos y a su vez solicitando vía
correo electrónico con copia al Área de Recursos Humanos, Área de Tesorería y partes interesadas el descuento de
los importes adeudados vía nómina, tal como se establece en la política 3.14 Sanciones de esta política.

3.11 Gastos sin comprobantes

I. En caso de no contar con comprobante fiscal, como en el caso de visitas a zonas donde no se emitan facturas ni
comprobantes de carácter fiscal se debe realizar detalle de gastos por los conceptos no comprobados con recibos
oficiales o vale azul; se debe justificar la razón por la cual no se presenta conforme a lo establecido en el apartado 3.6
Tabulador de Viáticos de acuerdo a la región y debe ser autorizado por el Jefe inmediato del área.

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3.12 Gastos de viaje no reembolsables

I. Por ningún motivo los siguientes gastos de viaje son reembolsables:

a) Consultas médicas de rutina y/o dentales. Excepto, cuando el colaborador sufra algún accidente durante el viaje,
en su ruta de viaje o algún malestar que exponga su salud en riesgo.
b) Reparación de autos particulares.
c) Regalos personales y comidas a familiares o amigos.
d) Cargos por abordar mascotas.
e) Propinas a los agentes de tránsitos, policías etc.
f) Compra de equipo de cómputo (hardware, software, etc.), celulares o equipos electrónicos.
g) Compra de periódicos, libros, revistas, diarios de negocios y profesionales, salvo que se consideren como
herramienta de trabajo.
h) Artículos de oficina para uso personal.
i) Bebidas alcohólicas.
j) Boletos para espectáculos de entretenimiento (deportivos, culturales, etc.).
k) Gastos de viaje soportados con documentación alterada. (Ver política 3.14 para aplicar la sanción
correspondiente).
l) Comprobantes de gastos de viaje de años anteriores.
m) Gastos de viaje no presentados para reembolso conforme a los plazos y lineamientos de las políticas respectivas.
n) Transporte aéreo:

 Bebidas alcohólicas.
 Cargos por membresías en aerolíneas.
 Programas de vuelos frecuentes.
 Compra de boletos de avión con millas de vuelos frecuentes.
 Cargos extras por cambios de clase de vuelo.
 Cargos por sobre equipaje.

o) Trasportación Terrestre:

 Gastos generados por transportación diaria de casa - trabajo - casa.

 Multas e infracciones por violación al reglamento de tránsito.
 Mantenimiento de rutina de vehículos personales.
 Reparación o reemplazo de vehículos personales por consecuencia de desastres personales.
 Gastos por servicio de limosina.

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 p) Renta de auto:

 Membresías con agencias de rentas de autos.

 Seguros de vida para el conductor en una renta de automóviles.
 Renta de auto por reparación del auto personal.
 Cargos extras por cambio de vehículo de mejor clase.

q) Equipaje:

 Maletas perdidas por la aerolínea, ya que esta es responsable de recuperarlo.

 Compra de maletas y equipaje.

r) Cargos por cancelaciones:

 Cargos por la cancelación por alguna reservación ya sea por transporte terrestre o aéreo, sin ninguna
explicación adecuada del negocio.

s) Contribuciones:

 Donaciones para causas de caridad o cualquier tipo de patrocinio.

 Aportaciones con fines políticos.

t) Clubes:

 Membresías por clubes deportivos.

u) Seguros:

 Seguros de viajes opcionales y seguros de equipaje.

 Seguro personal contra accidentes.
 Seguro de vida personal.
 Seguro de automóvil que cubra un uso personal.
 Cualquier seguro de viaje.

v) Hospedaje:

 Programa de huésped frecuente.

 Tarifas por hospedaje en hoteles de lujo, excepto que sea autorizado por el Director de Admón. y Finanzas y
por el Director General. Ver Anexo B. Relación de hoteles por localidad.
 Cargos extras por mejora a las clase de habitación.

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 w) Varios:

 Artículos de oficina (excepto cuando esté autorizado por el Director de Admón. y Finanzas y por el Director
General).

x) Otros:

 Servicios de peluquería.
 Artículos de cumpleaños (pasteles, tarjetas de felicitación, decoraciones, etc.).
 Niñeras o guarderías.
 Ropa, artículos de tocador y de aseo personal.
 Gastos relativos a vacaciones o días tomados antes, durante y después del viaje.
 Multas y sanciones.
 Regalos (por ejemplo, aniversario, baby shower, cumpleaños, bodas, etc.).
 Cuotas al club de golf.
 Salón de belleza.
 Cargos al club deportivo durante el viaje.
 Masajes y servicios de Spa.
 Pérdida / Robo de artículos personales.
 Artículos para decorar la oficina o similares.
 Material de lectura personal (libros, revistas o periódicos).
 Llamadas personales.
 Cuidados de mascotas.
 Sauna.
 Limpiadores de zapatos.
 Telegramas personales.
 Excesos en los gastos por eventos grupales (que rebasen los límites que establece esta política).
 Smoking y ropa de etiqueta.

y) Reconocimientos:

 Premios o reconocimientos a empleados como alimentos, pasteles, eventos, tarjetas de regalo, excursiones,
trofeos.

3.12.1 Otros gastos de viaje

a) Cargos por renta de películas en el avión u hotel, servicios de minibar, gimnasio, lavandería (sólo en caso de viajes
con una duración superior a 5 días) y servicios de ayuda de cualquier tipo.

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3.13 Suspensión y/o cancelación de viajes

I. En caso de suspensión y/o cancelación del viaje, el colaborador debe notificar al Área de Recursos Materiales (a la
brevedad posible) mediante correo electrónico, vía telefónica u otro medio organizacional el motivo de la suspensión
y/o cancelación del viaje.

II. Si la comisión de trabajo se suspende definitivamente habiéndose pagado el viático, el colaborador tiene la obligación
de devolverlo en un plazo no mayor a 24 horas hábiles.

III. Las penalizaciones y/o gastos originados por suspensión y/o cancelación del viaje son considerados no reembolsables
si el personal no cancela las reservaciones a tiempo. Casos justificables son reembolsables siempre y cuando sean
autorizados por el Director o Gerente del Área.

3.14 Sanciones

Se considera como falta grave y es objeto de sanción lo siguiente.

I. Solicitar gastos de viaje soportados con documentación alterada, apócrifa y/o falsa, o cualquier otra que contravengan
las políticas de viáticos contenidas en el presente documento.

II. Haciendo mención que la violación de la presente política en cualquiera de sus apartados será objeto de sanción y se
le dará vista al Comité de Ética y Conducta de SMB-RURAL, así como al Director General, jefe inmediato del
colaborador y al Área de Recursos Humanos; bajo pena de acta administrativa, suspensión laboral, descuento vía
nómina, rescisión de contrato y responsabilidad administrativa, civil, penal o cualquier otra que pudiera surgir, ante
las autoridades correspondientes, en la que concurra el colaborador, conforme lo señalado en el Reglamento interior
de trabajo (N/A), la Ley Federal del Trabajo, el Código de ética y conducta (SMB-RH-PI-02) y Manual del Área de
Nóminas (SMB-NOM-MO-01).

3.14.1 Tipos de sanciones

I. Descuentos vía nómina:

a) Por incumplimiento en la comprobación el colaborador recibe a través de correo electrónico la Solicitud de

descuento del monto de viáticos no comprobados conforme a los conceptos descritos en la solicitud. El descuento
se realiza vía nómina, el monto se descontará en partes iguales entre el colaborador y quien firmó de autorización
en el formato Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02) y se notifica a las partes controladoras como Recursos
Humanos, Tesorería, Control Interno y Contabilidad, entre otros. Cabe señalar que el descuento se aplicará a partir
de la catorcena siguiente al incumplimiento siendo el Área de Recursos Materiales quien notifique al Área de
Recursos Humanos para aplicar dicho descuento.

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 b) En caso de que el Área de Recursos Materiales extravíe la comprobación de viáticos junto con las evidencias
entregadas por el personal o reembolse comprobaciones incorrectas; también se realiza el descuento vía nómina
y se notifica a las partes controladoras como Recursos Humanos, Tesorería, Control Interno y Contabilidad, entre
otros.

II. Acta administrativa:

a) El Área de Recursos Materiales notifica al Área de Recursos Humanos las sanciones correspondientes, en caso de
que el comisionado:

 Presente comprobantes apócrifos / falsa o por otros conceptos diferentes a la comisión.

 Presente documentos de lugares diferentes a los establecidos en la Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01)
correspondiente.
 No presente la comprobación de gastos en el tiempo establecido. Ver política 3.10 Comprobación de gastos.

III. Suspensión laboral:

a) Cuando el colaborador no compruebe viáticos o que presente recurrencias previa notificación.

b) Por recurrir en la presentación de comprobantes apócrifos / falsos o por otros conceptos diferentes a la comisión.
c) Por recurrir en presentar documentos de lugares diferentes a los establecidos en la Solicitud de viáticos (SMB-RM-
PI-01-01) correspondiente. En todos los casos descritos, el descuento se realiza vía nómina y se notifica a las partes
controladoras como Recursos Humanos, Tesorería, Control Interno y Contabilidad, entre otros.

IV. Separación de SMB-RURAL o rescisión de contrato:

a) La separación o rescisión de contrato del comisionado procede cuando no cumple con las funciones y medidas de
seguridad exigidas por SMB-RURAL descritas en esta política y apegado al Reglamento interior de trabajo (N/A)
conforme se establece en la Ley Federal de Trabajo en el artículo 47.

V. Responsabilidad civil, penal y administrativa:

a) SMB-RURAL, se reserva el derecho de proceder legalmente ante las autoridades correspondientes, por
responsabilidad en materia penal, administrativa y civil u otra que pueda derivarse del manejo indebido de viáticos
y se deslinda de cualquier responsabilidad ocasionada por los daños y perjuicios, consecuencia misma de no acatar
los lineamientos descritos en la política de viáticos establecida por la institución, hasta cubrir el pago total del
impacto económico ocasionado por el colaborador.

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3.15 Excepciones

I. Las excepciones a esta política deben ser autorizadas por el Director de Admón. y Finanzas y/o Director General.

II. Cuando por razón del viaje en zonas rurales, semiurbanas, urbanas; en las que el transporte no cuente con sistema de
facturación, se debe presentar el boleto como evidencia, o documento emitido por la ruta de transporte donde
indique el monto del recorrido.

4 DEFINICIONES

Alimentos: Estos son definidos como aquellos gastos de consumo de alimentos que realiza el comisionado
en una localidad fuera de su sede de trabajo, como son: desayunos, comidas y cenas. Tomando
como consideración que si se excede del monto autorizado él debe absorber el gasto extra.

Auto utilitario: Vehículo propiedad de SMB-RURAL que el personal utiliza para actividades de negocios de la
empresa.

Comisionado: Colaborador.

Comisión: Es la tarea o función oficial conferida al personal; para que realicen, por razones de su empleo o
cargo, sus actividades en un sitio distinto al de su lugar de adscripción.

Comprobante: Documento que sirve de prueba de un desembolso, y que reúne requisitos fiscales y
administrativos señalados en la normatividad vigente.

Comprobación de Documento mediante el cual, el trabajador comisionado declara los gastos efectivamente
viáticos: erogados durante la comisión, registrando por una parte los comprobados que reúnan
requisitos fiscales (facturas); y por otra el desglose de los gastos permitidos para erogar por
concepto de viáticos sin comprobante fiscal.

Hospedaje: Estos son definidos como aquellos gastos de hospedaje que realiza el comisionado estando en
una localidad fuera de su sede de trabajo, que impliquen el alquiler de un lugar de alojamiento
siempre y cuando no exista un lugar que la Empresa haya establecido para este fin.

IEPS: Impuesto Especial sobre Producción y Servicios.

ISH: Impuesto Sobre hospedaje.

Lugar de comisión: Aquel en que se encuentra ubicada el área o el centro de trabajo y cuyo ámbito geográfico
delimita el desempeño de la función del trabajador.

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Otros gastos: Son gastos que realiza el comisionado y no están tipificados en esta política. Estos gastos tienen
que ser sustentados en función de la comisión y avalados con la autorización del Director y/o
Responsable de Área (Jefe inmediato).

Pasaje: Asignación destinada a cubrir el costo de transportación del lugar de adscripción del trabajador,
al lugar o lugares en que se efectuará la comisión oficial y viceversa.

Peajes: Es el pago que se efectúa como derecho para poder circular por un camino (Casetas).

Requisito Son los datos de control interno que debe cumplir la documentación comprobatoria de viáticos
Administrativo: y pasajes.

Requisito Fiscal: Se entiende por éste a la información que debe cumplir la documentación comprobatoria de
viáticos y pasajes que proporcione el comisionado, que se encuentra contenida en el Código
Fiscal de la Federación, su Reglamento y las leyes fiscales y/o tributarias respectivas.

Sanción: Es la acción correctiva al incumplimiento a la política de viáticos, esta es evaluada por el Área
de Control Interno.

Solicitud de Viáticos: Documento oficial que debe contener la autorización y designación del comisionado, así como
el objetivo, sus funciones, la temporalidad, destino y duración de la comisión, que servirá como
justificante de la erogación que se realice.

Tarifa: Tabla que consigna los montos máximos diarios por nivel y zona, que se otorgan por concepto
de viáticos.

Transporte: Es el gasto destinado a traslados tanto de la sede de trabajo Estado, ciudad o localidad a la que
fue comisionado, así como los traslados que realice estando de comisión para el desarrollo de
sus actividades. Puede ser vía terrestre o aérea, (para el traslado aéreo el Director de Área tiene
que sustentar el beneficio que se obtendrá con el mismo), haciendo la cotización y solicitando
la autorización de su Jefe inmediato. Tomando como consideración que debe ajustarse a los
montos autorizados para este rubro.

Este rubro implica el gasto de peaje y combustible que se requieren para el traslado del
Uso de automóvil
personal al Estado, ciudad o localidad.
utilitario:

Asignación destinada a cubrir los costos por hospedaje, alimentación, pasaje, transporte local,
combustible, peajes o estacionamiento a usar con motivo de la comisión y entre otros
Viático:
previamente autorizados, durante el desempeño de una comisión oficial.

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5 REFERENCIAS NORMATIVAS / DOCUMENTOS RELACIONADOS

Documentos Código

Interno

Reglamento interior de trabajo N/A

Código de ética y conducta SMB-RH-PI-02

Manual del Área de Tesorería En proceso de actualización

Manual de contabilidad En proceso de actualización

Manual del Área de Nóminas En proceso de documentación

Externo

Ley federal de trabajo N/A

Ley de Impuesto sobre la Renta N/A

6 REGISTROS Y ANEXOS DE CALIDAD

Responsable Tiempo de Registro de

Nombre Código
de su custodia conservación Calidad
Coordinador de
Solicitud de viáticos SMB-RM-PI-01-01 1 año 
Recursos Materiales

Coordinador de 1 año
Comprobación de gastos SMB-RM-PI-01-02 
Recursos Materiales

Coordinador de 1 año
Responsiva de fondo fijo SMB-RM-PI-01-03 
Recursos Materiales

Anexo A. Tabulador de viáticos de acuerdo Coordinador de N/A

N/A 
a la región Recursos Materiales

Coordinador de N/A
Anexo B. Relación de hoteles por localidad N/A 
Recursos Materiales

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7 MODIFICACIONES AL DOCUMENTO

Fecha de la
No. Descripción del cambio
actualización

1 N/A Documento nuevo.

Se modifica el calce de firmas de revisores y autorizadores. Se modifica el apartado 3.10

Comprobación de gastos. Se modifica la relación de la comprobación de los viáticos de un 90% a
un 80% comprobable a través de facturación y de 10% a 20% de vales azul. Se actualiza el
2 02 abr 2018 tabulador de viáticos (apartado 3.6). Se realizan correcciones de semántica. Se elimina el formato
Programa de actividades (SMB-ADM-PI-01-03) ya que este no ofrece valor al proceso y se trata
de las actividades del Área solicitante; quedando con dicha codificación el registro Carta
responsiva de fondo fijo.

Se elimina la tabla de riesgos y controles, así como la información del Área de Control Interno en
la plantilla de elaboración del documento de trabajo debido a la nueva estrategia del responsable
3 02 oct 2019
de dicha Área. Ambos cambios quedan establecidos en el procedimiento de Elaboración y control
de documentos de trabajo (SMB-PRO-PO-01). Se reestructura y actualiza la política en general.

Se actualiza la plantilla de elaboración de documentos de trabajo. Se actualiza el documento por

cambios en estructura organizacional, las políticas 3.1 Generales, 3.2 Transporte (I, IV y VI), 3.3
Hospedaje (I y III), 3.5 Asignación de fondo fijo (I, II y III), 3.8 Solicitud de viáticos, 3.9 Aplicación de
los depósitos de viáticos (II y III), 3.10 Comprobación de gastos, 3.12 Gastos de viaje no
4 reembolsables (I; inciso l, n, o, r, x), 3.14.1 Tipos de sanciones I. Descuentos vía nómina y II. Acta
administrativa, (se agregan las definiciones ISH e IEPS. Formatos recodificados y actualizados:
Solicitud de viáticos (SMB-RM-PI-01-01) y Comprobación de gastos (SMB-RM-PI-01-02). Se
actualizan los Anexos A. Tabulador de viáticos de acuerdo a la región y Anexo B. Relación de hoteles
por localidad.

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