Criterios de Validación

CRITERIOS DE VALIDACIÓN
1 INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 3
1.1 Configuración .................................................................................................... 4
1.2 Mensajes de entrada......................................................................................... 5
1.3 Mensajes de error ............................................................................................. 6
1.4 Eliminación de una validación ........................................................................... 8
2 DEFINIR CRITERIOS DE VALIDACIÓN ............................................................... 10
2.1 Número entero dentro de límites ..................................................................... 10
2.2 Número decimal dentro de límites .................................................................. 13
2.3 Elegir los datos de una lista desplegable ........................................................ 14
2.4 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de límites .......................... 19
2.5 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de límites............................ 19
2.6 Restringir la entrada de datos a un determinado número de caracteres ........ 20
2.7 Restringir la entrada de datos al contenido de una fórmula u otra celda ........ 23
Criterios de validación
Autor: José Tovar Jiménez Pág. 2 Centro de Estudios Financieros

1 INTRODUCCIÓN
En principio, en una celda se puede insertar cualquier tipo de dato. No obstante,

mediante la validación de datos se pueden configurar las celdas para impedir que los
usuarios escriban datos no válidos. De esta forma, mediante la validación de datos se
puede controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda,
estableciendo restricciones respecto al contenido de las mismas.
De la misma manera, con esta función y mediante la aparición de mensajes, se les

puede advertir a los usuarios de las consideraciones que deben tener en cuenta a la
hora de rellenar la celda e, incluso, si fuera necesario informar sobre el error cometido.
La validación de datos es especialmente útil cuando el libro es usado y/o compartido

por diferentes usuarios y se desea que los datos que se escriban en él sean exactos y
cumplan los requisitos exigidos en cada caso.
Puede usarse la validación de datos en las siguientes situaciones:
Los valores numéricos se encuentren definidos dentro de un intervalo concreto.

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.
Las fechas u horas se encuentren en un intervalo específico.
Limitar la cantidad de caracteres de texto.
Hacer depender el dato de las fórmulas o valores de otras celdas.
Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de

datos de la ficha Datos.
Se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos donde se llega al siguiente

cuadro de diálogo en el que se advierte tres pestañas:

1.1 Configuración
Donde se define los requisitos que debe tener el dato que se introduzca en la celda.
Las opciones disponibles en esta pestaña dependerán del tipo de datos que se
seleccione como válido para la celda o rango. Son las siguientes:
- Cualquier valor No se exige ningún requisito, aunque se pueden

introducir mensajes para informar al usuario.
- Número entero Los datos deberán ser números enteros, pudiendo
emplear diferentes operadores.
- Decimal Se permiten datos numéricos con decimales y
fracciones. Se pueden usar los mismos operadores
que en números enteros.
- Lista Cuando se use esta validación sólo se permitirán los
datos comprendidos en la lista en el cuadro de origen.
- Fecha Los datos deben ser de tipo fecha, pudiéndose elegir
entre diferentes operadores.
- Hora Se permiten el uso de datos en forma de tiempo.
- Longitud de texto Limita el número de caracteres que se pueden
introducir en la celda. Se deberá elegir el tipo de
operador que permita la restricción deseada.

- Personalizada Con esta opción se pueden introducir fórmulas,

expresiones o cálculos utilizando otras celdas para
decidir el contenido de la restricción.
La opción Omitir blancos es una casilla de verificación que, en caso de estar

activada, nos permite dejar en blanco el contenido de la celda donde opera la
validación, mientras que si está desactivada no es posible dejar la celda sin contenido.
1.2 Mensajes de entrada
Se especifica el mensaje que aparecerá en una etiqueta informativa al situarse en la

celda que tiene definida la validación.
Estos mensajes de entrada sirven para orientar al usuario acerca del tipo de datos que
se permiten en la celda.
Se le podrá asignar un Título y un Mensaje de entrada que haga referencia a lo que

está permitido en la celda. El espacio reservado para el mensaje admite un máximo de
255 caracteres.

1.3 Mensajes de error
Si el dato introducido en la celda donde se ha configurado una validación no cumple

con los requisitos establecidos en la pestaña de Configuración, tendrá la posibilidad de
mostrar un mensaje de error.
Se especifica el mensaje que aparecerá en una etiqueta informativa al no cumplirse la

restricción definida para esa celda.
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
• Detener Evita que se escriban datos no válidos en la celda.
Si el dato no es válido el mensaje de alerta que se activa es:

Sólo caben dos opciones: Reintentar o cancelar, pero no permite la introducción

del dato erróneo.
• Advertencia Avisa al usuario que el dato no es válido, pero le permite

introducirlo.
En este caso se puede hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No

para editarla o en Cancelar para quitarla.
• Información Este es el tipo de mensaje de error más laxo. Informa que el dato
no es válido, pero no impide introducirlo.

Se puede hacer clic en Aceptar para validar el dato o en Cancelar para

rechazarlo.
1.4 Eliminación de una validación
Para encontrar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la
ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación
en Validación de datos.

Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, se puede
cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
Seguidamente, para quitar la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a

continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo
Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos en
cualquiera de las pestañas.

Por último, conviene saber que la validación de datos está diseñada para mostrar
mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos
directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen
mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la
operación de arrastrar y colocar, hay que desactivar la casilla de verificación Permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del
cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a
continuación, proteger la hoja de cálculo.
Si la hoja de cálculo está protegida o compartida no se puede cambiar la configuración

de la validación de datos. Se deberá dejar de compartir o desproteger la hoja de
cálculo, para poder modificar la validación.
2 DEFINIR CRITERIOS DE VALIDACIÓN
A continuación se analizan las diferentes opciones disponibles para establecer una

validación a un rango de celdas.
2.1 Número entero dentro de límites

Esta opción obliga a que en las celdas a las que se haga referencia con esta
validación sea un número entero definido con arreglo a las restricciones que se hayan
establecido.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las celdas que se desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, hacer clic en Validación
de datos.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, hacer clic en la pestaña
Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccionar Número entero y se abrirá el siguiente

cuadro de diálogo:
5. Configurar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
• Activar la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al

seleccionar la celda.
• Rellenar el título y el texto del mensaje.
6. Definir un mensaje de error cuando se especifiquen datos no válidos.
• Hacer clic en la pestaña Mensaje de error y asegurarse de que la casilla

de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos
esté activada.
• Seleccionar una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Detener,
Advertencia o Información.
• Escribir el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
.
Ejemplo 1
Establecer una validación con la intención de que el rango seleccionado admita

únicamente valores enteros comprendidos entre 1 y 10.

1. Seleccionar el rango e introducir la validación
2. Configurar el mensaje de entrada

3. Configurar el mensaje de error
2.2 Número decimal dentro de límites

Esta opción obliga a que en las celdas a las que se haga referencia con esta
validación sea un número decimal definido con arreglo a las restricciones que se
hayan establecido.

Funciona exactamente igual que la restricción de números enteros.
2.3 Elegir los datos de una lista desplegable

En este caso la celda o rango donde opera la validación admitirá solamente los valores
de la lista que previamente se haya definido.
Para definir los valores válidos de la lista en Origen se pueden seguir cualquiera de los
siguientes caminos:
1. Introducir los valores válidos separados por punto y coma (;).

2. Especificar el rango de celdas que contiene los valores válidos para la
restricción.
3. Nombrar el rango y hacer referencia al mismo.
Ejemplo 2
Establecer una validación con la intención de que el rango seleccionado admita

únicamente valores de una lista de nombres.

En este caso se ha optado por introducir los nombres en el argumento Origen de uno
en uno, separados por punto y coma.
Se podía haber hecho referencia al rango. De esta forma cualquier cambio que se
haga en la lista original, será tenida en cuenta a la hora de aplicar la validación.

Finalmente, se puede nombrar el rango donde figuran los nombres de la lista y hacer
referencia a dicho rango.
Esto se hará desde la ficha Fórmulas > Administrador de nombres > Nuevo.
Se indica en Nombre el que quiera que tenga este rango (en nuestro caso, Nombres);
en Ámbito, seleccionamos donde queremos que se pueda usar este rango, pudiendo

elegir en todo el libro o en la hoja activa; en Comentario se puede introducir

información referente al rango que se está nombrando; en Hace referencia a se indica
las celdas a las que se refiere el rango.
Una vez definido el rango, en la pestaña de Configuración de la validación de datos,

en Origen se hace referencia al nombre del rango precedido del signo igual (=).

Para ver el vídeo en youtube: http://youtu.be/tClgGfzdP5U

2.4 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de

límites
Funciona de forma parecida a la validación de números enteros y decimales, pero

aplicado a celdas que se refieren a fechas.
2.5 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de

límites
Funciona de forma parecida a la validación fechas, aplicándose a datos horarios.

2.6 Restringir la entrada de datos a un determinado número

de caracteres
Con esta validación se limita el número de caracteres que se admiten en la celda,

cualquiera que sea su naturaleza (número y/o texto).
Igual que en otros casos anteriores, habrá que introducir un operador para formar la
restricción y, en los cuadros de longitud, máximo y/o mínimo, introducir el número de
caracteres que deseamos en la condición.
Ejemplo 3
Establecer una validación con la intención de que el rango seleccionado limitando el
número de caracteres a 4.
1. Seleccionar el rango e introducir la validación (B5:B14)

2. Desde validación de datos, en Configuración, elegir:
a. Permitir: Longitud del texto
b. Datos: Igual a L
c. Longitud: 4



2.7 Restringir la entrada de datos al contenido de una

fórmula u otra celda
Mediante la configuración Personalizada se puede validar el contenido de la celda de
acuerdo con el cálculo que se quiera introducir en Fórmula, admitiéndose infinidad de
posibilidades atendiendo al deseo del usuario.
Ejemplo 4
Se quiere establecer una validación con la intención de que el rango seleccionado
admita únicamente valores numéricos.
1. Seleccionar el rango e introducir la validación mediante el empleo de la fórmula

ESNUMERO.
.

Esta función permite saber si la celda seleccionada en el argumento Valor es un

número o no. En caso afirmativo, devuelve VERDADERO y FALSO en caso contrario.
Importante: En el argumento de la función se debe indicar la celda superior

izquierda del rango al que se le esté aplicando la validación y dejarla
libre para que la validación se aplique en todo el rango.
2. Configurar el mensaje de entrada y de error
En el supuesto de introducir un dato no numérico (como se ve en la captura siguiente),

se activará la validación de acuerdo con el tipo de mensaje de error y protección
elegida.

Para ver el vídeo en youtube: http://youtu.be/XqMUC1OlU-I
Ejemplo 5
Establecer una validación con la intención de que la suma total de los importes del
rango seleccionado no supere de un determinado importe (límite).
Dado que lo que se desea es que la suma no exceda de un determinado importe,

deberemos emplear la función SUMA:

Importante:
- En el argumento de la función se debe indicar el rango al que se le esté

aplicando la validación y fijarlo para que este no se desplaze al situarse en
cualquier celda del mismo.
- El límite se ha referido al importe indicado en la celda C17 y también se ha
fijado por el mismo motivo. De esta manera, se puede modificar el límite sin
tener que modificar el contenido de la validación.
2. Configurar el mensaje de entrada y de error
En el supuesto de introducir un importe con el que se exceda del límite establecido

(como se ve en la captura siguiente), se activará la validación de acuerdo con el tipo
de mensaje de error y protección elegida.

Para ver el vídeo en youtube: http://youtu.be/5LrlhuasJ5g

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En principio, en una celda se puede insertar cualquier tipo de dato. No obstante,

De la misma manera, con esta función y mediante la aparición de mensajes, se les

La validación de datos es especialmente útil cuando el libro es usado y/o compartido

Puede usarse la validación de datos en las siguientes situaciones:

Los valores numéricos se encuentren definidos dentro de un intervalo concreto.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de

Se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos donde se llega al siguiente

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- Cualquier valor No se exige ningún requisito, aunque se pueden

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- Personalizada Con esta opción se pueden introducir fórmulas,

La opción Omitir blancos es una casilla de verificación que, en caso de estar

1.2 Mensajes de entrada

Se especifica el mensaje que aparecerá en una etiqueta informativa al situarse en la

Se le podrá asignar un Título y un Mensaje de entrada que haga referencia a lo que

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1.3 Mensajes de error

Si el dato introducido en la celda donde se ha configurado una validación no cumple

Se especifica el mensaje que aparecerá en una etiqueta informativa al no cumplirse la

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

• Detener Evita que se escriban datos no válidos en la celda.

Si el dato no es válido el mensaje de alerta que se activa es:

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Sólo caben dos opciones: Reintentar o cancelar, pero no permite la introducción

• Advertencia Avisa al usuario que el dato no es válido, pero le permite

Si el dato no es válido el mensaje de alerta que se activa es:

En este caso se puede hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No

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Si el dato no es válido el mensaje de alerta que se activa es:

Se puede hacer clic en Aceptar para validar el dato o en Cancelar para

1.4 Eliminación de una validación

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Seguidamente, para quitar la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a

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Si la hoja de cálculo está protegida o compartida no se puede cambiar la configuración

2 DEFINIR CRITERIOS DE VALIDACIÓN

A continuación se analizan las diferentes opciones disponibles para establecer una

2.1 Número entero dentro de límites

Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar las celdas que se desea validar.

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4. En el cuadro Permitir, seleccionar Número entero y se abrirá el siguiente

5. Configurar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

• Activar la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al

6. Definir un mensaje de error cuando se especifiquen datos no válidos.

• Hacer clic en la pestaña Mensaje de error y asegurarse de que la casilla

Establecer una validación con la intención de que el rango seleccionado admita

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Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar el rango e introducir la validación

2. Configurar el mensaje de entrada

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3. Configurar el mensaje de error

2.2 Número decimal dentro de límites

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Funciona exactamente igual que la restricción de números enteros.

2.3 Elegir los datos de una lista desplegable

1. Introducir los valores válidos separados por punto y coma (;).