Lectura Módulo 5
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Lectura Módulo 5
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios
seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
1. Aplicaciones:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo,
puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y
desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de
un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener
más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de
celdas.
Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios
acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige
no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben
directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
2 Formulas y constantes
1. Descripción general de formulas
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de
cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las
celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una
fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente
imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he
aplicado el formato General.
datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos
incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres
alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una
celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera
automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido
de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda
de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas
que contienen texto:
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones
posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los
valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un
resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.
4 Edición de celdas
El contenido de las celdas se puede modificar directamente en ellas. También se
puede modificar el contenido de las celdas en la barra de fórmulas.
1. Procedimientos
1. Para poner la celda en modo de edición, siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea
modificar.
o Haga clic en la celda que contiene los datos que desea modificar y, a
continuación, haga clic en cualquier punto de la barra de fórmulas.
NOTA
Una celda mostrará ##### cuando contenga datos con un formato de
número más amplio que el ancho de la columna. Para ver todo el texto,
debe aumentar el ancho de la columna.
5 Referencias
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a
través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y
de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.
Ya que todos los valores de una hoja de cálculo están almacenados en las celdas,
es de suma importancia para los usuarios de Excel conocer la manera en que
deberán acceder a dichos valores utilizando las referencias. Sin más preámbulo,
comenzaremos con este estudio de las referencias en Excel.
Es muy fácil copiar fórmulas en Excel, pero ¿qué sucede con las referencias de
dicha fórmula al momento de hacer la copia? Es ahí en donde su comportamiento
dependerá del tipo de referencia que se haya utilizado y analizaremos las
alternativas que tenemos en las próximas tres secciones.
En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna,
pero dos filas por debajo y eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las
referencias. Ya que no hubo cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la
nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda que está dos filas hacia abajo,
Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias.
Ahora observa lo que sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego
en la celda F2.
En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a
la derecha de la celda original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal
movimiento añadiendo tres columnas y una fila a cada referencia de la fórmula
copiada.
Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma
fórmula sobre un rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver
una hoja donde las columnas A y B tienen valores numéricos y ahora necesito
colocar la multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo
rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio
dicha fórmula hacia debajo:
Una macro es un conjunto de comandos que se almacenan en Excel de manera que están
siempre disponibles cuando se necesita ejecutarlas. Las macros se utilizan principalmente para
evitar tener que repetir los pasos de aquellas tareas que se realizan una y otra vez.
Las macros se escriben en un lenguaje de programación que se denomina Visual Basic for
Applications (VBA). Aunque no es necesario conocer a fondo este lenguaje para crear una
macro, ya que Excel contiene una herramienta especial de programación, manejar este
lenguaje permite acceder a todas las funcionalidades de Excel y ampliar las posibilidades del
programa.
Como para cualquier otro lenguaje de programación, hay que aprender a utilizar los comandos
que le son propios, de manera que la aplicación pueda ejecutar las tareas programadas.
Las macros se pueden crear de dos maneras, utilizando un Editor de Visual Basic o utilizando la
Grabadora de Macros de Excel. Ambas opciones se ejecutan desde la Ficha Programador de la
cinta de opciones. Al igual que ocurría con el Solver, la Ficha Programador no aparece por
defecto al abrir la aplicación, sino que es necesario activarla. Para ello, desde la Ficha Archivo,
hay que seleccionar Opciones Opciones de Excel Personalizar la cinta de opciones
seleccionar la opción Programador:
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PROGRAMACIÓN DE MACROS DE EXCEL UTILIZANDO VISUAL BASIC FOR
TEMA 6
APPLICATIONS
El Grupo Código contiene los comandos necesarios para inicial el Editor de Visual Basic
donde se puede escribir directamente código VBA. También permite ver la lista de macros
disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. También contiene el comando Grabar
Macro, que permite crear una nueva macro sin necesidad de conocer programación en
VBA.
El Grupo Complementos permite habilitar y administrar complementos como el Solver.
El Grupo Controles permite agregar controles especiales a una hoja de Excel, tales como
botones, casillas de verificación, botones de opciones, etc.
El Grupo XML permite trabajar con ficheros XML.
El Grupo Modificar contiene únicamente el comando Panel de Documentos.
La Grabadora de Macros es la forma más sencilla de crear una macro. Consiste básicamente en
grabar todos los pasos que el usuario ejecuta para resolver un problema y seguir ese mismo
esquema para resolver problemas similares en el futuro. Por tanto, al utilizar la grabadora es
conveniente planificar previamente los pasos que se van a seguir y no realizar acciones
innecesarias mientras se realiza la grabación.
La grabadora se activa con el comando Grabar macro. Al pulsar el botón se abre un cuadro de
diálogo en el que hay que introducir el nombre de la macro y la ubicación donde se desea
guardar1. Una vez creada una macro, el comando se transforma en Detener grabación.
1
Si la macro se guarda en un libro nuevo puede ser ejecutada desde cualquier libro creado durante la
sesión actual de Excel. Si se guarda en un libro de macros personal, la macro se podrá utilizar en
cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
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PROGRAMACIÓN DE MACROS DE EXCEL UTILIZANDO VISUAL BASIC FOR
TEMA 6
APPLICATIONS
Una macro puede ser cualquier conjunto de comandos, desde cambiarle el color a una celda,
hasta introducir una función y resolverla. En este ejemplo, se ha grabado un ejercicio de tipo
Buscar Objetivo igual que uno de los que se hizo en el tema 2. Se ha cambiado el formato de la
celda del título para combinar y centrar un conjunto de celdas, cambiar la fuente a negrita en
blanco y el fondo a rojo, se ha escrito el título y los rótulos de las casillas, se ha recuadrado el
conjunto de casillas y se ha utilizado el comando Buscar objetivo para resolver el problema. La
macro se ha guardado con el nombre Y_Si en el libro personal de macros.
Para ver el código exacto que contiene esta macro, en lugar de ejecutarla se puede abrir para
modificar. Esto abre el Editor de Visual Basic:
Podemos ver en detalle cada uno de los pasos que incluye el programa:
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PROGRAMACIÓN DE MACROS DE EXCEL UTILIZANDO VISUAL BASIC FOR
TEMA 6
APPLICATIONS
Deshabilitar todas las macros sin notificación: permite ejecutar únicamente las macros
que están almacenadas en un lugar confiable, que, por defecto, son ciertos directorios
dentro de la carpeta que contiene los archivos de programa de MS Office en el ordenador
del usuario.
Deshabilitar todas las macros con notificación: muestra una alerta de seguridad
advirtiendo de la intención de ejecutar una macro, de manera que el usuario decida si la
ejecuta o no. Es la opción predeterminada.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente: permite ejecutar
únicamente las macros con una firma digital y, por tanto, autor conocido.
Habilitar todas las macros: permite ejecutar todas las macros sin enviar ninguna
notificación al usuario, tanto de fuentes conocidas como desconocidas.