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    Procedimiento de Compras

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    Alexander Cabezas
    Este documento establece la metodología para realizar compras y evaluar proveedores. Describe el objetivo, alcance y responsables del proceso. Explica los pasos para solicitar adquisiciones, realizar órdenes de compra, seleccionar proveedores, recibir productos y almacenarlos. El propósito es asegurar que las compras cumplan las especificaciones requeridas para mantener la calidad del servicio.

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    Procedimiento de Compras

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    Alexander Cabezas
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    Este documento establece la metodología para realizar compras y evaluar proveedores. Describe el objetivo, alcance y responsables del proceso. Explica los pasos para solicitar adquisiciones, realizar órdenes de compra, seleccionar proveedores, recibir productos y almacenarlos. El propósito es asegurar que las compras cumplan las especificaciones requeridas para mantener la calidad del servicio.

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    Este documento establece la metodología para realizar compras y evaluar proveedores. Describe el objetivo, alcance y responsables del proceso. Explica los pasos para solicitar adquisiciones, realizar órdenes de compra, seleccionar proveedores, recibir productos y almacenarlos. El propósito es asegurar que las compras cumplan las especificaciones requeridas para mantener la calidad del servicio.

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    Este documento establece la metodología para realizar compras y evaluar proveedores. Describe el objetivo, alcance y responsables del proceso. Explica los pasos para solicitar adquisiciones, realizar órdenes de compra, seleccionar proveedores, recibir productos y almacenarlos. El propósito es asegurar que las compras cumplan las especificaciones requeridas para mantener la calidad del servicio.

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    Código P_C01

    Compras y Evaluación de Proveedores


    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 1 de 9

    2
    1

    Departamento/ Control de Gestión


    área
    Plan/programa Compras y Evaluación de Proveedores
    Participantes formulación: Cargo Firma
    Elaborado por: Jefe Control Interno
    y Gestión

    Revisado por: Gerente General

    Aprobado por: Gerente General


    Código P_C01

    Compras y Evaluación de Proveedores


    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 2 de 9

    Fecha Vigencia: Revisión: 00

    1. OBJETIVO
    Establecer la metodología para llevar a cabo la formalizaión de las solicitudes de
    necesidades de insumos, maquinaria y servicios, asi como la posterior
    tramitación de los pedidos, asegurando que cumplan las especificaciones
    establecidas para mantener la calidad del servicio.

    2. ALCANCE
    Este procedimiento es aplicable a todas las compras de insumos, maquinaria o
    servicios necesarios para el funcionamiento y ejecución de servicios de la
    Organización.

    3. RESPONSABLES

    Gerente General

    - Autorizar ordenes de compra de productos y servicios.

    Jefes/ Encargados de área/ Supervisores:

    - Informar al Encargado de Adquisiones los insumos requeridos para la


    solicitud de cotizaciones.

    - Verificar que la compra y recepción de productos esté acorde a la


    documentación de venta (OC, GD, Factura).

    Encargado de Bodega:
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    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 3 de 9

    - Mantener el stock mínimo de insumos críticos para el servicio y


    funcionamiento de la empresa.

    - Verificar que la compra y recepción de productos esté acorde a la


    documentación de venta (OC, GD, Factura).

    Encargado/a de Adquisiciones:

    - Solicitar, al menos, 3 cotizaciones por cada requerimiento de insumos.

    - Emitir ordenes de compra, cuando el proveedor lo requiera.

    - Entregar facturas al área de finanzas para su procesamiento y pago.

    - Verificar que la compra y recepción de productos esté acorde a la


    documentación de venta (OC, GD, Factura).

    Todo el personal es responsable de:

    - Informar al supervisor directo los insumos requeridos para dar aviso al


    Encargado de Adquisiciones.

    - Verificar que la compra y recepción de productos esté acorde a la


    documentación de venta (OC, GD, Factura).

    Asesor de Prevención de Riesgo:

    - Realizar entrega de EPP al personal y dejar registro de esta.


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    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 4 de 9

    - Verificar que la compra y recepción de productos esté acorde a la


    documentación de venta (OC, GD, Factura).

    4. TERMINOLOGIA
    Insumo: Bien de cualquier clase utilizado para el correcto funcionamiento de los
    procesos de la empresa.

    Maquinaria: Activo fijo, o vehículo, utilizado para realizar la prestación de


    servicios determinados.

    Proveedor: La organización o persona que proporciona un producto o servicio.

    Servicio: Actividad que se presta y realiza con el fin de satisfacer determinadas


    necesidades de la empresa.

    5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

    5.1. Características de la adquisición de insumos, maquinaria y servicios

    Para productos y servicios pueden generarse las siguientes situaciones de


    compra:

    Requerimientos menores:

    - Productos y servicios que pueden ser costeados con el dinero de caja chica.

    - Productos y servicios que por su rapidez y baja complejidad en el retiro o


    despacho por parte del proveedor pueden ser adquiridos en la zona o en
    lugares cercanos.
    Código P_C01

    Compras y Evaluación de Proveedores


    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 5 de 9

    Nota 1: existen requerimientos menores que por su baja cantidad adquirida y


    bajo monto total de adquisición no requieren de la emisión de una solicitud de
    adquisición y cotizaciones previas.

    Requerimientos mayores:

    Productos y servicios que requieren presentación de antecedentes técnicos,


    económicos y/o de factibilidad para ser autorizados por la Gerencia antes de su
    adquisición, y que además podrían presentar alguna complejidad en su retiro,
    despacho o traslado.

    5.2. Solicitud de Adquisiciones y Orden de Compra

    Cualquier trabajador que requiera algún producto deberá dar aviso al Supervisor
    directo, quien determinará si lo solicitado se encuentra en stock y puede ser
    suministrado en forma rápida.

    Se le solicitará al Encargado de Adquisiciones que cotice, para la adquisición del


    producto, luego procede a generar la Orden de Compra respectiva, la cual
    deberá ser aprobada por el Gerente General. Posteriormente enviará
    directamente la orden de compra al proveedor.

    Encargado de Adquisiciones, mantendrá archivados los registros de compras, es


    decir; cotizaciones y orden de compra con firma original.

    5.3. Proveedores
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    F. Autorización 15-02-2021

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    La compra se realiza a los proveedores que forman parte del formato “Registro
    de Proveedores y Colaboradores” y la lleva a cabo el Departamento de
    Administración y Finanzas.

    El proceso de evaluación de proveedores es realizado por la Dirección y el área


    de Adquisiciones, quienes realizan un seguimiento continuo. Se desarrolla una
    comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de
    los productos y servicios solicitados.

    Cada proveedor aceptado poseerá una ficha, formato Evaluación de


    Proveedores y Colaboradores donde vendrán indicados:

    - Datos del proveedor.

    - Producto/servicio suministrado.

    - Observaciones.

    - Requisitos exigibles.

    Cada año, el Responsable de Adquisiciones y la Dirección analizarán las


    incidencias detectadas a través del seguimiento realizado a los proveedores
    (Registro de Proveedores y Colaboradores).

    El criterio a seguir para rechazar a un proveedor temporalmente, será que se


    hayan abierto 5 partes de no conformidad en caso de incidencias graves o 1
    parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo
    determinado previamente qué se considera incidencia grave y qué inaceptable,
    según el procedimiento.
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    Compras y Evaluación de Proveedores


    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 7 de 9

    Cuando el resultado de esta evaluación será rechazado, el Responsable de


    Adquisiciones informará al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar
    ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensión de sus
    servicios en un futuro próximo sino actúa correctamente (Plan de acciones
    correctivas, etc.).

    5.4. Recepción

    Una vez recibidos los productos o servicios, Encardo de Adquisiciones, o a quien


    él designe, deberá contrastar lo llegado con la factura, guía de despacho o boleta
    correspondiente, de manera de verificar que lo que se solicitó al proveedor es
    recibido en forma satisfactoria, lo cual quedara registrado en el documento
    comercial del proveedor con recepción conforme.

    Si el producto o servicio recepcionado no cumple con las especificaciones


    solicitadas, se deberá estipular por escrito en el documento comercial del
    proveedor, devolver los productos y solicitar la entrega de nuevos productos que
    si cumplan con las especificaciones. Si es necesario, el Encargado de
    Adquisiciones, o a quien él designe, llamará o enviará un e-mail, especificando
    los requisitos solicitados para los productos o servicios.

    5.5. Almacenamiento de Productos

    Los productos adquiridos que sean entregados para uso de la operación deben
    mantenerse en resguardo y almacenados a responsabilidad del Encargado de
    Bodega.
    Código P_C01

    Compras y Evaluación de Proveedores


    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 8 de 9

    En caso de ser material de administración y EPP, deben mantenerse en


    resguardo y almancenados a responsabilidad del Encargado de Recuros
    Humanos.

    Todos los productos se deben almacenar tomando las precauciones que los
    productos no se afecten en la calidad de estos, que no puedan ocasionar algún
    incidente en seguridad o provocar incidentes ambientales.

    5.6. Selección y Evaluación de Proveedores

    Para la evaluación de proveedores de producto o servicios especializados y que


    afecte directamente la calidad de los servicios, el desempeño ambiental y de
    seguridad de la Organización, se realizan las siguientes actividades:

    - Anualmente el Gerente de Operaciones o quien el designe, según


    corresponda realizan la evaluación de los proveedores de aquellos productos
    y servicios que afectan la calidad de los servicios, el desempeño ambiental y
    de seguridad de la Organización, de acuerdo con los factores establecidos en
    el formulario "Evaluación de Proveedores y Colaboradores”.

    - Es responsabilidad del Jefe de Aquisiciones o a quien el designe, mantener


    vigente el registro de Proveedores y Subcontratistas de la Organziación,
    según el formulario "Registro de Proveedores y Colaboradores".

    5.7. Incorporación de Nuevos Proveedores

    - Es responsabilidad del Jefe de Adquisiciones o quien el designe, controlar


    que exista una continua búsqueda de nuevos proveedores y colaboradores,
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    Compras y Evaluación de Proveedores


    F. Autorización 15-02-2021

    Departamento Control de Gestión Páginas Página 9 de 9

    que permitan a la empresa contar con una gama importante de alternativas


    de productos y servicios. En aquellos materiales, repuestos e insumos cuyos
    volúmenes de compra son importantes, establecer convenios de compra que
    permitan obtener mejoras de costos y condiciones de pago.

    - De necesitar un área, para su operación de nuevo proveedor y colaborador,


    comunicará vía mail su incorporación a Jefe de Adquisiciones para efecto de
    registros.

    - Es responsabilidad del Jefe de Adquisiciones o quien designe, desarrollar la


    evaluación a los nuevos proveedores de productos o servicios y su inclusión
    en caso de aceptación al registro correspondiente, esta evaluación se
    realizará cuando coincida la de los proveedores vigentes con objeto de tener
    un historial de los servicios del nuevo proveedor.

    6. Registros
    -Formulario Evaluación de Proveedores y Colaboradores

    -Registro de Proveedores y Colaboradores

    7. Anexos
    No Aplica

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