Administración en las unidades de información Resumen:

Administrar:
 Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados
resultados. Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma
eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.
 Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la
naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de
relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado.
 Es una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un
grupo humano en particular.
 La administración es imprescindible para la existencia, la supervivencia y el éxito de las
organizaciones.

Organizaciones:
 Para Etzioni las organizaciones son unidades sociales o agrupaciones humanas deliberadamente construidas
o reconstruidas para alcanzar fines específicos. El mismo brinda tres características:
 división del trabajo
 uno o más centros de poder para controlar y enfocar esfuerzos colectivos y dirigirlos hacia los fines de la
organización.
 Sustitución del personal.
 Buonocuore plantea la organización desde el punto de vista bibliotecológico, y dice que es una colección de
libros más o menos numerosa y selecta, catalogada de acuerdo a un sistema dado y puesta a disposición de
los estudiosos para su consulta. Tiene un doble filo esencial: conservar los libros y facilitar su uso a los
lectores.
Clasificación de las organizaciones:
 Según su integración de capital: publicas --- privadas --- mixtas
 Según su forma jurídica: unipersonal --- colegiada (anónima-civil-cooperativa-colectiva)
 Por tamaño: grande --- mediana --- pequeña

Clasificación de bibliotecas:
Por el origen de su funcionamiento (públicas, privadas, semipúblicas)
Por la comunidad a la que sirven (infantiles, universitarias, publicas, populares, empresariales, investigación)
Por su ubicación (centralizada o regional)
Por su cobertura temática (especializada o enciclopédicas)

Administración estratégica:
implica que la estrategia guie todos los pasos de la organización y, en función de ella se, se adecuen todos los
procesos administrativos e incluso la estructura de la organización. -Hermida
Las bibliotecas como organización deben seguir un esquema para su óptimo funcionamiento, el cual se
puede mostrar de la siguiente manera:

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Funciones del administrador:
 Preveer/planificar
 Organizar
 Dirigir
 Coordinar
 Controlar

Habilidades del administrador

 Habilidades técnicas: incluye el uso de conocimiento especializado y facilidad para aplicar técnicas
relacionadas con el trabajo y los procedimientos. Se relacionan con el hacer, es decir con el trabajo con
objetos.
 Habilidades humanas: asociadas al trato con las personas, refieren a la facilidad de relación interpersonal y
grupal. Incluyen la capacidad de comunicarse, de motivar, coordinar y dirigir y resolver conflictos
personales y grupales. Saber trabajar con personas y a través de ellas.
 Habilidades conceptuales: implican la visión de la organización o unidad organizacional en conjunto, la
facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías y abstracciones. Estas habilidades se relacionan con el
pensamiento, el razonamiento, diagnóstico de la situación y la formulación de alternativas para la solución
de problemas. Estas habilidades le permiten al administrador planear a futuro, interpretar la misión,
desarrollar la visión y percibir oportunidades.

Competencias del administrador

 Conocimiento: el administrador se encuentra obligado a estar constantemente actualizado.
 Perspectiva: capacidad de poner el conocimiento en acción, transformar la teoría en práctica, aplicando el
conocimiento al análisis de situaciones, solución de problemas y dirección.
 Actitud: comportamiento personal, representa el estilo personal de hacer que las cosas sucedan, la manera
de dirigir, motivar, comunicar y sacar adelante las diferentes situaciones.

Papel del administrador

 Categoría interpersonal:
1. Figura visible: representa a la organización tanto interna como externamente en todos los asuntos de
formalidad.
2. Líder: motiva y fomenta un ambiente de trabajo positivo. Entrena y apoya a los colaboradores, entabla
conversaciones con ellos, los evalúa y ofrece cursos de capacitación
3. Enlace: sirve como intermediario entre los niveles directivos altos y bajos.
 Categoría informativa: (ser administrador implica un procesamiento de la información, lo que significa que
envían, trasmiten y analizan la información. Además, tienen la responsabilidad de filtrar y transmitir
información)
4. Monitor/ vigilancia: recopila la información que sea relevante para la organización, también es
responsable de organizar, analizar y evaluar esa información para que pueda descubrir fácilmente
problemas y oportunidades.
5. Difusor: trasmite información objetiva.
6. Portavoz: representa a la organización y se comunica con el mundo exterior sobre políticas corporativas,
desempeño y otra información relevante.
 Categoría decisoria: (son responsables de la toma de decisiones y pueden hacerlo de diferentes maneras en
distintos niveles)
7. Emprendedor: diseña e inicia cambios y estrategias
8. Controlador de perturbaciones: responderá de manera inmediata a eventos inesperados y problemas
operativos.
9. Asignador de recursos: controla y autoriza el uso de los recursos de la organización. Asigna finanzas,
asigna empleados, puestos de poder, maquinas, materiales y otros recursos para que todas las actividades
puedan ejecutarse de manera correcta.
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 10. Negociador: participa en negociaciones con otras organizaciones y representa los intereses de la propia.
Escuelas de la Administración:
 Administración científica:
Se basa en un énfasis puesto en las tareas. Obedece al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los
problemas de la administración para alcanzar elevada eficiencia industrial. Taylor, realizo un análisis de los
operarios descomponiendo sus movimientos y procesos de trabajo para poder racionalizarlos.
La administración es una evolución más que una teoría. Debe estudiarse y tratarse como ciencia. La
improvisación debe dar lugar a la planeación y el empirismo a la ciencia, este intento de sustituir métodos
empíricos y rudimentarios por métodos científicos recibió el nombre de organización racional del trabajo.
Los principios de la administración científica de Taylor son:
1. Principio de planeación: sustituir el criterio individual por la ciencia mediante la planeación.
2. Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo a su s aptitudes y
entrenarlos para producir más y mejor.
3. Principio de control: controlar el trabajo para cerciorarse que este sea bien ejecutado de acuerdo con las
normas establecidas y según el plan previsto.
4. Principio de ejecución: asignar atribuciones y responsabilidades para que el trabajo se realice con disciplina.
 Teoría clásica:
Henry Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. La
administración constituye un todo del que la organización (acto de organizar) es una parte. La
administración se basa en principios, que son universales, maleables y se adaptan a cualquier tiempo, lugar o
circunstancia. Los autores clásicos pretendieron crear una teoría basada en la división del trabajo, la
especialización, la coordinación y las actividades de línea y staff. Esta teoría analizaba la división de los
órganos que componen la organización: los departamentos, divisiones, secciones, unidades. La división del
trabajo en sentido horizontal que garantiza la homogeneidad y el equilibrio es llamada: departamentalización.
 Teoría de las Relaciones Humanas:
Aporta un nuevo lenguaje al repertorio administrativo, se habla de innovación, liderazgo, motivación,
comunicación, organización informal, dinámica de grupo. Surge como una concepción sobre la naturaleza del
hombre. Esta escuela incorpora al factor humano como elemento de la organización. Plantea un espacio en
donde el hombre es motivado por sus necesidades sociales. Esta teoría tenía como resultado considerar la
atención a las necesidades de los trabajadores, se realizaron aportes en relación al comportamiento grupal, y se
aumentó el estudio de los jefes en la parte administrativa.
 Teoría Burocrática:
Nace de la teoría del sociólogo Max Weber; en función de
a. La fragilidad y parcialidad de las teorías clásica y RRHH, ambas revelan puntos de vista extremistas e
incompletos sobre las organizaciones
b. La necesidad de un modelo de organización racional capas de caracterizar todas las variables involucradas,
así como el comportamiento de los miembros que en ella participan.
c. El creciente tamaño y complejidad de las empresas.
La teoría burocrática determina que para obtener resultados eficientes toda organización debe incluir la división
de trabajo, una estructura jerárquica, relaciones impersonales entre los miembros y reglas que regulen su
funcionamiento
 Teoría Neoclásica:
Énfasis en la práctica de la administración. Reafirmación de los postulados clásicos. Énfasis en los objetivos y
resultados. Además, los autores neoclásicos añadieron algunos elementos al concepto de organización formal y
la definieron como un conjunto de posiciones funcionales y jerárquicas. Los principios fundamentales de la
organización formal son: División del trabajo, especialización, jerarquía, amplitud administrativa.

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 Organización:
Podemos decir que la organización formal es un conjunto de cargos funcionales y jerárquicos a cuyas normas
deben someterse todos los miembros. La estructura esta explicita y es oficialmente reconocida por la empresa
o entidad
La misma puede ser estructurada de 3 maneras:
1. Lineal: posee tres principios unidad de mando o supervisión única, unidad de dirección, centralización
de la autoridad, cadena escalar. Con forma piramidal.
2. Funcional (Fayol): principio de especialización, se trata de diversos supervisores especializados en
determinada área con autoridad funcional.
3. Staff: coexisten órganos de línea y órganos de asesoría.
(Organigrama: Sus elementos básicos son las líneas llenas ( ___ ) llamadas líneas de autoridad, y las líneas
punteadas (---) representando al asesoramiento o staff

Las estructuras organizativas se sustentan en dos procesos:

a. Delegación: el proceso por el cual un miembro trasfiere o pasa una o más funciones a otro miembro. Es el
grado de competencia que se otorga a los subordinados que los habilita para utilizar su propio juicio en
tomar decisiones y dar instrucciones. Nace de la responsabilidad que le cabe a cada integrante de una
organización de cumplir con sus tareas de la forma más eficiente. La autoridad es lo que permite la unión
entre los distintos departamentos o subunidades en las que se encuentre divida la organización. Fayol señala
que cuanto más claras sean las líneas de autoridad, más efectiva es una organización; las líneas de autoridad
representan también las vías por donde circula la comunicación; las ordenes deben ser recibidas de un
superior y para comunicar algo al director de la organización. Estas vías de comunicación no siempre son el
medio más rápido de comunicar la información, por eso se utiliza la llamada “delegación de autoridad”,
los beneficios de la misma son aliviar a los jefes, acelerar la toma de decisiones en problemas corrientes,
motiva al personal que recibe la delegación de autoridad y se cuenta con personal capacitado para cubrir
puestos de mayor responsabilidad. Nunca se delega la responsabilidad final.
b. Departamentalización: proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos,
especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades lo que se conoce como Especialización.

Organización informal: Conjunto de interacciones y relaciones establecidos entre las personas, usos y
costumbres. Son todas las personas que constituyen la organización social. La organización informal se ve
reflejada a través de un sociograma. Todo evento se convierte en un objeto de un sistema de sentimientos,
ideas, creencias y expectativas. Los objetos pueden ser aprobado, se puede ofrecer resistencia o ser neutral. La
aprobación lleva a la cooperación, y la resistencia lleva a la oposición y a la confusión.
Características de la organización formal/informal:
Organización formal Organización informal
División del trabajo Relación de cohesión o antagonismo
Especialización Estatus
jerarquía colaboración espontanea
Amplitud administrativa Posibilidad de oposición a la organización formal
racionalismo Patrones de relaciones y actitudes
Cambios de nivel y modificaciones de los grupos informales
La organización informal trasciende la organización formal
Estándares de desempeño en grupos informales
Proceso de organización:
Es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objeto de operar con la
eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos.
Niveles de proceso de organización:
 Institucional: establecimiento de la misión y elaboración de estrategias
 Intermedio: transformación de las estrategias en programas de acción
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 Operacional: ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización
Especialización y coordinación:
Nace con la escuela clásica y se refuerza en la neoclásica. Existen dos tipos de especialización:
la especialización vertical: cuando se requiere mayor supervisión y agrega jerarquías, desdoblando la
autoridad. La especialización horizontal: se incrementa la departamentalización y se desdoblan las
operaciones.
La coordinación de los departamentos sincroniza recursos y actividades. Henry Mintzberg elaboro una serie de
mecanismos apropiados para lograr la coordinación: ajuste mutuo – supervisión directa – estandarización de los
procedimientos – estandarización de los resultados – estandarización de las destrezas de los empleados.
Mintzberg considera que estos mecanismos pueden realizarse en forma de proceso, se comenzaría con el primer
mecanismo, para luego ir pasando por otros mecanismos de forma secuencial logrando un grado óptimo de
coordinación.
Departamentalización; centralización y descentralización:
CENTRALIZACION (Fayol): la autoridad para tomar decisiones está cerca de la cúpula. Enfatiza en las
relaciones jerárquicas. Ventajas: control directo del supervisor para la toma de decisiones. La responsabilidad
recae exclusivamente en el superior.
DESCENTRALIZACION (Taylor): la autoridad para tomar decisiones esta desplazada hacia los niveles más
bajos de la organización. Hace referencia a dividir, por medio de la delegación. Ventajas: los empleados en
quienes se delega autoridad desarrollan confianza, se responde más rápidamente ante las demandas o en la
solución de problemas.
Departamentalización:
Consiste en escoger modalidades de homogeneización de actividades, agrupando los componentes de la
organización en departamentos o divisiones. Existen 6 tipos de departamentalización: por funciones – por
productos/servicios – por ubicación geográfica – por clientes – por etapas del proceso – por proyectos.

Cultura organizacional:
Es el conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten sus miembros. Crea el ambiente
humano en el que los empleaos realizan su trabajo. La cultura produce integración, motivación,
coordinación, identificación.
 Ritter: la define como la manera en la que actúan los integrantes de un grupo u organización y que tiene su
origen en un conjunto de creencias y valores compartidos.
 Kotter: sostiene que es el grupo de normas o maneras de comportamiento que un grupo de personas
desarrollaron en el tiempo.
 Deal & Kennedy: es un sistema de reglas informales que explica en detalle como el personal debe
comportarse la mayor parte del tiempo.
 Robbins: señala las características que definen a la cultura: autonomía individual, estructura, apoyo,
identidad, premios al desempeño, tolerancia al conflicto, tolerancia al riesgo.
Elementos de la cultura organizacional:
Valores: principios, virtudes o cualidades que caracterizan a la organización. Proporcionan sentido de
dirección, no son rígidos, no suelen ser expresados por escrito, representan algo, se amoldad al ambiente
externo y a la comunicación.
Los héroes: son los integrantes de la organización que personifican esos valores, suelen convertirse en los
líderes de la organización.
Los ritos: son secuencias repetitivas de actividades que expresan y refuerzan los valores centrales de la
organización.
Formación y conservación de la cultura organizacional: procede de la filosofía del fundador, ejerce una
fuerte influencia en los criterios de contratación. Los actos de los directivos fijan el ambiente general que
determina que es aceptable y que no
Inconvenientes que puede traer una fuerte cultura organizacional: barrera del cambio; barrera de la
diversidad; barreras a adquisiciones y fusiones.

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 Planeamiento:
Planeamiento es el proceso por el cual se establecen los objetivos y las acciones para lograrlos. Es un
proceso racional; requiere análisis y reflexión, pero también imaginación. Reduce la incertidumbre al permitir
con anticipación posibles problemas y al detectar amenazas e identificar oportunidades futuras. Hace que el
administrador adopte una posición proactiva en lugar de reaccionar ante situaciones y crisis del momento.

“el planeamiento es el proceso1 de preparar un conjunto de decisiones2 para la acción3

futura4, dirigido al logro de objetivos5 a través de los medios más apropiados6”

1. Es una actividad dinámica y continua que consiste en diferentes pasos, y que requiere insumos de recursos y
energía. Debe ser una actividad permanente que permita estar constantemente alertas a los cambios
producidos en el macrosistema y poder revisar así los planes a medida que ciertas situaciones se produzcan
o se perciban cambios en el futuro.
2. Son un serie interdependiente y secuencial de decisiones sistemáticamente relacionadas.
3. Los planes en sí mismo sin acción no conducen al logra. Las posibilidades de implementación se evalúan a
través de estudios de viabilidad o factibilidad que pueden ser: viabilidad económica-financiera / viabilidad
técnica / viabilidad estratégica.
4. Es la característica más importante del planeamiento. Condiciona todos los aspectos y problemas del
planeamiento.
5. No se puede operar a menos que haya objetivos definidos. Los objetivos mal definidos impiden desarrollar
estrategias apropiadas.
6. Dirigido a seleccionar, sobre la base de un proceso racional, los mejores medios, representados por los
recursos físicos humanos y financieros.
Sirve de instrumento para que los bibliotecarios puedan tomar las mejores decisiones. Identifican
alternativas y posibilidades, a tener en cuenta las necesidades de sus usuarios reales y potenciales,
establecer la misión y objetivos de la biblioteca.

Pasos del planeamiento:

1. Hacer un diagnóstico de la comunidad: se debe identificar las necesidades y las demandas de los diferentes
grupos y sus actitudes hacia la biblioteca. En la demanda se debe distinguir potencial, efectiva y demanda
Meta.
2. Evaluar los servicios y recursos existentes: analizar la situación en la que se encuéntrala biblioteca en sus
diferentes aspectos.
3. Determinar el papel de la biblioteca en la comunidad: las bibliotecas deben centrar su misión en los usuarios
y evitar que esta misión se desplace a la biblioteca-organización. La misión enuncia su principal razón de
existir, la función que cumple en su comunidad y su carácter y filosofía básicas.
4. Establecer metas, objetivos y prioridades: son importantes porque proporcionan sentido de dirección,
permiten enfocar los esfuerzos, guían las decisiones y ayudan a evaluar los progresos y medir el desempeño.
Las metas son fines deseados, amplios y no cuantificables, a alcanzar dentro de un periodo de
planeamiento; en tanto los objetivos son propósitos a ser logrados en tiempo completo y mesurables.
5. Desarrollar y evaluar estrategias: decidir cómo pueden usarse con más eficacia los recursos para alcanzar
una meta enunciada.
6. Redacción del plan: el resultado de los pasos anteriormente descriptos decanta en un plan escrito; el mismo
puede incluir la justificación el plan – antecedentes – análisis de la situación actual – metodología utilizada
para las investigaciones realizas – indicar la misión, metas y objetivos – estrategias para el logro de los
mismos.
7. Implementar estrategias: los factores esenciales son la supervisión y coordinación de las tareas
8. Controlar y evaluar el proceso hacia las metas : es posible que sea necesario la revisión de metas y objetivos,
identificando aquellos factores que hayan influido tanto en el éxito como en el fracaso de los logros.

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Tipos de planes:
De acuerdo al tiempo que abarquen: corto plazo (un año o menos) mediano plazo (periodo entre uno y cinco
años) largo plazo (más de cinco años).
De acuerdo a su uso: planes de un solo uso (para situaciones específicas, que no se repetirán de la misma
manera en el futuro) planes permanentes (predeterminados que se elaboran como guías para tratar situaciones
repetitivas)

Planeamiento estratégico:
Consiste en decisiones que ayuden a que la biblioteca formule y mantenga una relación beneficiosa con su
entorno exterior. Pone mayor énfasis en las oportunidades y amenazas y las fortalezas y debilidades. Procura
tener un marco de referencia para tomar decisiones. Busca un balance entre los tres elementos: su misión,
las oportunidades y amenazas de su cambiante ambiente exterior y sus fortalezas y debilidades. El paso final del
proceso de planeamiento estratégico es la formulación del plan; que debe incluir los programas de apoyo para
llevar a cabo las estrategias seleccionadas y la asignación de fondos para su implementación.

Toma de decisiones:
Consiste en elegir una alternativa, entre dos o más, para determinar una opinión o curso de acción. Es el acto
psíquico y creativo en donde el pensamiento, la sensibilidad y el conocimiento se asocian para emprender
una acción. Se basa en 5 principios: 1. Información 2. Conocimientos 3. Experiencia 4. Análisis 5. Juicio.
Niveles de la toma de decisiones: deben ser tomadas en el nivel de autoridad más calificado para manejar el
problema; estas pueden venir desde el nivel:
 Operativo: son aquellas que aseguran que las tareas específicas sean desempeñadas de manera eficaz y
eficiente.
 Gerencial: aplicación de políticas y objetivos desarrollados en las decisiones estratégicas.
 Estratégico: se relacionan con los problemas externos a la organización.
Y hay 5 características a tener en cuenta para determinar la importancia de una decisión: los efectos futuros, la
reversibilidad, el impacto, la calidad y la periodicidad.

Pasos en la toma de decisiones:

1. Inteligencia: investigar el entorno para encontrar las condiciones que requieren una decisión.
2. Diseño: invención, desarrollo y análisis de diferentes cursos de acción.
3. Elección: seleccionar un curso determinado de acción
4. Revisión: evaluación de la decisión después de su implementación.

Plan/ proyecto/programa. Diferencias

 Plan: es de carácter global, hace referencia a la toma de decisiones de carácter general que expresan los
lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de
recursos acordes a esas prioridades las estrategias de acción y el conjunto de objetivos y medios propuestos
 Programa: hace referencia a un conjunto organizado y coherente de actividades servicios o procesos
expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí.
 Proyecto: un conjunto de actividades concretas interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con
el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.

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 Recursos humanos:

Descripción de cargos: proceso que consiste en enumerar detalladamente las tareas o funciones de un puesto
que lo diferencia de los demás.
Al momento de dotar de personal a una organización hay que determinar que cantidad de profesionales y de no
profesionales será necesario reclutar; el siguiente paso consiste en describir el puesto o cargo de trabajo (para
esto es necesario definir los conceptos de tarea1, función2 y cargo propiamente dicho3)
1. Tarea: actividad individual que ejecuta el ocupante de un cargo.
2. Función: conjunto de tareas que desarrolla quien ocupa un cargo de manera sistemática y reiterada.
3. Cargo o puesto: conjunto de funciones con posición definida en la estructura organizativa. Aquí se agrupan
todas las tareas que desarrolla una persona dentro de una organización; así mismo al momento de crear un
cargo se deben definir estas tareas a realizar. Para ello debe quedar claro que las tareas deben ser
comparables al grado de capacidad necesaria, grado de experiencia necesaria y grado de responsabilidad
necesaria para lograrlas.
La descripción de cargo debe contar con los siguientes elementos:
 Definición el puesto: se deben incluir todas las tareas a realizar enumerándolas e indicar su periodicidad,
además de los métodos que deberán aplicarse y los objetivos de cada una.
 Propósito del puesto: permite justificar la existencia del mismo.
 Relación del cargo con el resto de la organización: de quien depende, si tiene subordinados a cargo, etc.
 Requisitos para el puesto: formación, capacitación, experiencia es importante el equilibrio entre lo deseable
y lo posible.
Para ocupar un puesto una persona debe contar con conocimientos, destrezas y competencias.
Reclutamiento: es el proceso de identifica y atraer a un grupo de candidatos de los que más tarde se
seleccionará a quien reciba el empleo –Marta Alles. El mismo puede ser necesario ante dos situaciones
básicas:
 Reclutamiento externo: es cuando se examinan candidatos de fuentes ajenas a la organización, el lado
positivo es que trae sangre nueva, aporta experiencia enriquecedora y se aprovechan las capacitaciones
anteriores que trae; por otro lado, es un proceso lento y costoso, es un proceso inseguro porque se trata de
gente externa y el personal interno puede ver limitadas sus posibilidades de ascenso y crecimiento
profesional.
 Reclutamiento interno: se trata de la reubicación de una persona que ya participa de la organización
(puede ser un ascenso o un traslado horizontal) las ventajas de este reclutamiento pueden ser un desarrollo
de la carrera personal y posibilidad de progreso, es un proceso rápido, brinda mayor seguridad ante el factor
desconocido, aprovecha la capacitación ya recibida y desarrolla un espíritu de competencia entre el
personal. por el contrario, entre las desventajas se encuentran las actitudes negativas que puede desarrollar
el personal, se acortan la miras al cambio e innovación y no puede funcionar si no hay un espíritu de
superación en el personal.
Selección: Elegir el mejor candidato entre los postulantes, es decir alcanzar el mejor ajuste posible entre las
cualidades del candidato y los requisitos del puesto a cubrir. Para Marta Alles la selección es la elección de la
persona entre función de los criterios previamente establecidos. El mismo consta de dos subprocesos; la
comparación y la decisión
1. Comparación. entre dos variables: los requisitos a cargo y las cualidades y capacidades el candidato. No
debe ser excesivamente puntual, se debe buscar un rango entre las características solicitadas.
2. Decisión. Elegir al candidato más capacitado o apropiado para el cargo; la misma consta de varios pasos: el
análisis de Curriculum, exámenes, entrevista personal y verificación de la información.

Capacitación y entrenamiento:
Empleabilidad: hace referencia a las posibilidades que tiene un profesional de encontrar empleo (su formación,
la experiencia y las cualidades y actitudes personales) para mantener a un colaborador en condición de
“empleable” hay que entrenarlo y capacitarlo constantemente.
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¿En qué consiste el aprendizaje? es el proceso que permite a los individuos adquirir conocimientos de su
ambiente y sus relaciones. Es un cambio o modificación permanente del comportamiento del individuo, que
toma como base su experiencia. Es un proceso done influyen los factores como las recompensas, los estímulos
(el reconocimiento exterior), la frecuencia, la continuidad, el descongelamiento (eliminar conocimiento antiguo
para aprender nuevo) y la complejidad.
¿Qué es el entrenamiento? Para Flippo es el acto de aumentar el conocimiento. Este es a corto plazo,
destinado a ejecución inmediata. El mismo puede ser para transmitir información, desarrollar habilidades,
cambiar o modificar actitudes y desarrollar conceptos. Con objetivo de preparar al personal, desarrollarlo y
cambiar sus actitudes para mejorar el clima. El proceso del mismo consta de 4 etapas: 1. Identificar las
necesidades del equipo de trabajo, 2. Programar un entrenamiento acorde, 3. implementarlo, 4. Evaluar los
resultados del mismo.

Coaching: consiste en dirigir, instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de
conseguir alguna meta o de desarrollar habilidades específicas. Dilts sostiene que es el proceso de ayudar a
personas o equipos a rendir al máximo de sus posibilidades. El mismo se basa en 3 conceptos: guía:
proporcionar apoyo en el entorno dirigiéndolo todo el camino. Tutoría: dirigiendo a la persona a descubrir sus
propias competencias inconscientes. Patrocinio: reconocer y salvaguardar el potencial del otro, centrándose en
el desarrollo de sus valores. Existen 3 tipos de coaching:
 de situación: mejora del rendimiento en contextos particulares
 de proyecto: destinado al mejoramiento del desarrollo de un proyecto
 de transición: para cambio de trabajo o de función.
Proceso de Coaching:
1. Observación: Incorporar nuevos puntos de vista para encontrar soluciones y elegir alternativas para alcanzar
sus objetivos. 2. Toma de conciencia: Poder para la toma de decisiones y autodescubrimiento del potencial 3.
Determinación de objetivos: Debe haber objetivos claramente definidos que servirán de guía para la toma de
decisiones y acciones. 4. Acción: Una vez reunida toda la información, hay que actuar de forma sostenida en el
tiempo. El coach ayuda a superar las dificultades que aparecen al llevar a la práctica las actuaciones. 5.
Medición: Verificar que no haya desviaciones del objetivo marcado. Esto permitirá tomar acciones correctivas y
así contribuir a la obtención de los logros buscados.
Entre las Habilidades del coach se encuentran: Poseer autocontrol, Liderar, Observar, Escuchar, Decir,
Preguntar, Dar feedback, Motivar, Manejar situaciones complejas.

Evaluación del desempeño: es el control de calidad de los recursos humanos. Determina el ajuste existente
entre los puestos de trabajo y quienes los ocupan. A través del mismo se pueden identificar problemas. Esta se
realiza con el objetivo de: medir el potencial humano para su pleno empleo, tratar al capital humano como
ventaja competitiva de la empresa y generar oportunidades de crecimiento y condiciones efectivas de
participación. Sus beneficios se encuentran divididos en 3:
Para el jefe Para el empleado Para la organización
Neutraliza la subjetividad de Permite que sepa que se espera de el La organización evalúa su capital
jefes -empleados humano y define el aporte de cada
empleado
Orienta hacia un estándar de Sirve como una autoevaluación Identifica que empleados necesitan
desempeño actualización y perfeccionamiento para
desarrollar un plan de capacitación
Orienta hacia las capacitaciones Permite conocer las medidas que se Dinamiza el área de recursos humanos
que se deberán realizar tomaran para mejorar el desempeño

Métodos de evaluación del desempeño: 1. Escalas gráficas 2. Elección forzada 3. Investigación de campo 4.
Incidentes críticos 5. evaluación 360.

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Desvinculación: puede darse por los siguientes motivos: Renuncia, Jubilación, Despido unilateral (con o sin
justa causa), Extinción de contrato o muerte. En el caso de desvinculación sin justa causa se puede acompañar al
empleado en la reinserción laboral.

Dirección:

Es poner en acción y dinamizar la empresa, es la función administrativa que refiere a las funciones
interpersonales. La dirección pone en marcha los planes establecidos; es eficiente y determinante para la moral
y la producción. Se encuentra en los tres niveles: estratégico, departamental y operacional.

Liderazgo:
Es la forma de guiar al resto al camino establecido. Para Alles es una competencia la capacidad de dirigir a
un grupo de colaboradores. Los componentes entro del liderazgo son: usar el poder con eficacia, comprender
que los seres humanos tienen diferentes motivaciones, inspirar, actuar de forma que pueda desarrollarse un buen
ambiente laboral.
Los estilos del liderazgo son:
 Autocrático: es el líder quien toma todas las decisiones.
 Democrático: fomenta la participación de la comunidad, conduce y alienta al grupo.
 Liberal: delega la toma de decisiones, no ejerce ningún tipo de control.

Motivación:
Según el autor Maslow las necesidades se organizan en una pirámide y su nivel está asociado a la importancia o
influencia que esta tenga en el comportamiento humano; así las necesidades básicas se encuentran en la base y
en la cima las más sofisticadas.
 Necesidades primarias: las necesidades fisiológicas denominadas también biológicas o básicas, son las
necesidades innatas como alimentarse, satisfacer la sed, descanso, abrigo o el deseo sexual.
las de seguridad: la necesidad de protección
 Necesidades secundarias: las sociales que se relacionan con la vida de las personas en sociedad.
Autoestima: como se ve y se evalúa esa persona
Autorrealización: las que llevan a las personas a desarrollar su propio potencial.
Otra teoría sobre la motivación es la de Erc (Alderfer) reduce las necesidades de Maslow a 3 Existencia: los
requisitos materiales, Relacion: necesita mantener vínculos personales y Crecimiento: anhelo de desarrollo
personal.
Finalmente, la teoría de las necesidades de McClelland se enfoca en 3 necesidades; necesidad de logro: el
impulso por sobresalir, la necesidad de poder: busca lograr que los demás se comporten como uno quiere, y la
necesidad de filiación: deseo por tener relaciones amistosas cercanas.
Frustración y compensación: cuando las necesidades no son satisfechas, se generan los siguientes problemas:
desorganización: el individuo o grupo comienza a desorganizarse en las tareas. Agresividad: comienzan a
generarse conflictos. Reacciones emocionales: se presentan alteraciones emocionales. Apatía: falta de
motivación

Comunicación:
Es la transferencia de la información y significado de una persona a otra, es el proceso de transmitir
información y compresión de una persona a otra. Son necesarios para esto 3 elementos: DATO –
INFORMACION – COMUNICACIÓN.
Funciones de la comunicación:
 Control: la comunicación controla el comportamiento y lo dirige
 Motivación: indicar a los empleados que hay que hacer, que tanto se puede mejorar
 Expresión original: la comunicación da lugar a la expresión de sentimientos.

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 Información: es esencial para la toma de decisiones proporcionar datos para identificar y evaluar
alternativas.
Barreras de la comunicación: filtrado: manipulación de la información. Percepción selectiva: sobrentender
proyectando los propios deseos. Sobrecarga de información. Emociones: los estados de ánimo condicionan lo
que se entiende. Lenguaje: delimita el significado de las palabras. Ansiedad: temor a hablar. Silencio: cuál es el
significado del silencio en las organizaciones.

Control:
 El control es la regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes –Flippo
 Control es el proceso que permite verificar y garantizar las actividades llevadas a cabo se correspondan por
las planeadas y que conduzcan a las metas y objetivos establecidos –Cagnoli
Si el planeamiento fija objetivos; el control, entonces, compara los resultados logrados con los
planificados.
Para que el mismo sea eficaz debe: ser estandarizado o evaluable; tener la información para poder indicar las
desviaciones del plan; tenes posibilidad de acción correctiva.
Además; el control es necesario para: CAMBIOS: se pueden detectar factores que actúan a la colección o a los
servicios. COMPLEJIDAD: la sociedad y por lo tanto las organizaciones son cada vez más complejas y
requieren calidad y eficacia. FALIBILIDAD: evitar o corregir errores. DELEGACION: lo que se delega debe
controlarse.
Usos del control:
 Normalización: eficiencia de procedimientos y uniformiza resultados
 Seguridad: para las personas y para el patrimonio, procura reducir perdidas. (también salvaguarda la
seguridad física de las personas a través de medidas preventivas)
 Autoridad: las normas permiten actuar de acuerdo a marcos normativos.
 Calidad: cumplir estándares.
 Motivación: se asocian recompensas e incentivos.
 Costo- eficacia y costo-beneficio: uso racional de recursos.
 Progresos de las actividades: permite los seguimientos en el paso a paso el desarrollo de las actividades.
 Comparar desempeño: verifica los progresos comparándolos con los similares en otros periodos.
 Informar y justificar: sirve para demostrar logros e identificar las necesidades de recursos.
Niveles de control:
Existen 2; el control interno (se distribuye en los distintos niveles jerárquicos. Cada persona que ocupa una
posición de responsabilidad y tiene capacidad de decisión es sujeto de control) y el control externo (es ejercido
por la organización mayor, aquella que establece responsabilidades y asigna responsabilidades).
Los niveles de control son: 1-direccion de biblioteca: el control anticipado y el de retroalimentación. 2-niveles
medios: control anticipado y de retroalimentación. 3-niveles de supervisión: control ocurrente. 4-control
operativo: decisiones programadas y el planeamiento operativo. 5-control de gestión: decisión superior y
planeamiento estratégico.
Tipos de control:
Anticipado: es preventivo, se mezcla con el planeamiento. (existen subtipos dentro del mismo: Políticas:
decisiones que reflejan valores y creencias. Procedimientos: métodos para guiar las actividades. Reglas:
acciones específicas. Estándares: fijan pautas de medición)
Concurrente: se lleva a cabo mientras la acción se desarrolla.
Retroalimentación: tiene lugar después de la acción y consiste en medir los resultados y comparararlos con los
objetivos fijados.
Sistemas de información: cuentan con las siguientes características: Económico: debe tener un costo
razonable. Objetivo: fiel a la realidad y no a conceptos parcializados. Exacto: debe verificar cualquier hipótesis
en forma cuantitativa. Significativo: se debe controlar aquello que vale la pena. Aceptable: debe ser capaz de
sobrellevarse. Sencillo: cuanto más simple, más eficiente. Congruente: se debe medir lo que tiene relacion con

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las actividades. Oportuno: en el momento que debe ser hecho. Operativo: debe usarse para intervenir. Flexible:
adaptable a las circunstancias. Seguro: accesible solo a quien corresponda.
Proceso del control:
1-establecer estándares: sirven como punto de referencia para comparar. (tiempo, cantidad, calidad, costo)
2-medir el desempeño: establecer cuáles son los parámetros válidos para medir y como medir. Para saber que
medimos debemos identificar las áreas clave de la unidad de información (instalación y equipo, colección,
proceso técnico, personal, presupuesto, servicios, actividades de extensión)
3-comparar el desempeño con objetivos y estándares
4-acciones: 3 tipos de acciones: no innovar/ tomar medidas correctivas/ revisar objetivos.

Evaluación en unidades de información:

Es un procedimiento que permite a la biblioteca conocer la adecuación de sus servicios, su rendimiento, sus
fallos. La evaluación debe estar, ya realizada intuitivamente o de modo sistemático, presente en todo el proceso
de presión bibliotecaria, que se retroalimenta con los resultados. –Gómez Hernández.
Debe garantizar: la eficacia y la eficiencia. El cumplimiento de estándares de calidad. La satisfacción de las
demandas de la sociedad. A la vez existen 3 clases de evaluación: Inicial: cuando se realiza un diagnostico o
análisis de situación. Procesual: la que se reúne a medida que avanza el plan. Finalista: resultados – objetivos.
Las funciones son: planificación, comunicación, identificar conflictos, tomar decisiones, controlar el
cumplimiento de objetivos y justificar el pedido de recursos.
Necesidades de la evaluación: definir metas, obtener recursos para alcanzarlas, identificar los programas y
servicios que se necesitan para cumplir esas metas y cuidar los recursos asignados.

Gestión de calidad
la calidad es el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que repercuten en la
capacidad de la biblioteca para satisfacer las necesidades expresadas o implícitas de los usuarios. –Gómez
Hernández.
Por otro lado, se lo puede entender como respuesta a las expectativas que se tengan sobre el servicio.
La misma se fundamenta en: la supervisión de manufactura y de los trabajadores calificados, la inspección y
especificaciones técnicas, y por último la mejora continua en la calidad.

Calidad bibliotecaria: Totalidad de las características de un producto o servicio que muestra la habilidad de la
biblioteca para satisfacer las necesidades implícitas y explicitas.

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 Marketing
Kotler define el marketing como “proceso social y administrativo para que los grupos e individuos satisfacen
sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios”
Mañas Moreno, por otro lado, define el marketing bibliotecario como “conjunto de actividades que la biblioteca
realiza encaminadas a identificar las necesidades informativas de nuestros usuarios, para satisfacerlas de forma
rentable, anticipándonos a ellas en la medida que nos sea posible”
Para contextualizar este concepto es necesario realizar una distinción entre NECESIDAD : carencia de un bien
básico. DESEO: son las carencias de algo específico que satisface las necesidades básicas. DEMANDA: deseo
de un producto específico. Las necesidades pueden transformarse en deseos; los deseos se convierten en
demanda cuando existe una capacidad adquisitiva.
Producto: todo aquello susceptible de ser ofrecido para satisfacer una necesidad o deseo.
Servicio: prestación intangible, su importancia no radica en poseerlos sino en usarlos. Los servicios pueden
prestarse a través de otros vehículos como: personas, lugares, actividades, organizaciones e ideas. Las
características propias de los servicios son: intangibles, inseparables, heterogéneos, perecederos, de demanda
fluctuante, y no son propiedad, se paga por su uso y no la pertenencia.
Los componentes del servicio son: elementos del producto, lugar y tiempo, proceso, productividad y calidad,
personas, promoción t educación, evidencia, precio y costos.
Valor: aquello que diferencia un producto/servicio de otra.
Las cuatro 4 del marketing:
Producto: satisfacer las necesidades o deseos de los consumidores.
Precio: cantidad a pagar cuando quiero adquirir un determinado producto.
Promoción: como se darán a conocer los productos o servicios.
Plaza/distribución: es la forma en que llegan los productos/servicios al cliente
Orientación de las empresas hacia el mercado:
Enfoque de ventas: sostiene que si a los consumidores no se les empuja no compraran suficientes productos.
Enfoque de producción: los consumidores favorecerán aquellos productos que ofrezcan la mejor calidad.
Enfoque de marketing: la clave para alcanzar los objetivos de la organización consiste en identificar las
necesidades y deseos del público objetivo y entregar los satisfactores deseados de una forma más efectiva y
eficiente.
Análisis y segmentación del mercado:
El Mercado Meta es “un conjunto de compradores que tienen necesidades y/o características comunes a los que
la empresa u organización decide servir”. Se consideran existentes 4 normas que rigen la manera de determinar
si debe elegirse un segmento como Mercado Meta: la primera: debe ser compatible con los objetivos e imagen
de la empresa. La segunda: debe haber concordancia entre la oportunidad de mercado y los recursos de la
empresa. La tercera: debe ser rentable. Y la última norma: se debe buscar segmentos de mercado donde los
competidores sean pocos o débiles. Segmentación: es dividir el mercado total en segmentos que comparten
propiedades comunes. Al dividir el mercado se puede valorar y seleccionar aquellos que se puedan atender en
las mejores condiciones.

ESTRATEGIAS DEL MARKETING EN LA BIBLIOTECA:

1- establecer objetivos: pueden ser diferentes dependiendo de la realidad de cada biblioteca.
2- investigación del mercado: se pueden acudir a dos métodos: el cuantitativo basado en técnicas y estadísticas,
y el cualitativo basado en la psicología, encuestas y etc. A la vez deben poder estudiar el entorno externo para
conocer los aspectos económicos, culturares, tecnológicos, etc. Que pueden influir en esos deseos de los
usuarios.
3- definir los medios de comunicación y contenido: su objetivo es atraer, captar y fidelizar a los usuarios.
(pueden ser redes sociales, web propia de la biblioteca, emailing, etc.)

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El marketing bibliotecario debe: dar mayor visibilidad de la biblioteca en la comunidad, mejorar su
imagen y conseguir el apoyo institucional.
Procesos de unidades de la información
Ranganathan planteo 5 leyes: Los libros están para ser usados. Cada lector con su libro. Cada libro con su
lector. Ahorrar tiempo al lector. La biblioteca es un órgano en crecimiento.
Los procesos productivos: Son una secuencia de actividades requeridas para elaborar un producto; los
mismos deben contar con las siguientes condiciones: costos, calidad, confiabilidad, flexibilidad.
Procesos administrativos:
 Desarrollo de la colección: es el proceso de hacer frente a las necesidades de información e las personas, de
un modo rápido y económico usando los recursos informativos que se posee localmente, así como los de
otras organizaciones. El mismo persigue tres fuentes objetivas: las referidas a la colección (exhaustividad,
control del crecimiento evitando desequilibrios, expurgo de los materiales que deben retirarse, actualidad)
los objetivos relacionados a usuarios (disponibilidad y accesibilidad, pertinencia acorde a la demanda,
posibilidad de utilización, uso de la colección de referencia) relativos a la institución (debe contribuir a que
la colección logre sus objetivos).
 Selección: es el acto de elegir los documentos que la unidad de información desea adquirir. Operación
intelectual delicada que requiere colaboración del usuario.
o Mantenimiento de la colección: no solo debe ser mantenida en tanto continente sino también en
contenido. Debe estar al día con las necesidades de información de los usuarios en cuanto actualidad,
nuevos enfoques, novedades. Por otro lado, el mantenimiento físico habla de la conservación activa
(procedimientos que eviten el deterioro) y la conservación pasiva (controlar las condiciones
ambientales)
o Descarte o expurgo: es la eliminación responsable, necesaria para la biblioteca, basada en razones de
eficacia y vigencia de la colección.
 Adquisición: el procedimiento que permite obtener lo que ha sido seleccionado, requiere método y buena
organización. El mismo supone diferentes pasos: comprobar datos bibliográficos comprobar la existencia en
el catálogo de la biblioteca, crear una base de datos de desideratas (recomendaciones de los usuarios) y por
último el trato con los proveedores.
o Procedimiento de adquisición: sujeto a condicionantes (presupuesto/objetivos y prioridades/público y
servicio que presta/contexto/naturaleza de la unidad de información). Por otro lao la compra puede ser
por cooperativa, centralizada, consorcio o compra individual.
Presupuesto y financiamiento: el primero es un plan de acción dirigido a cumplir metas previstas expresadas
en valores y términos financieros. El financiamiento es el conjunto de recursos monetarios para llevar a cabo
una actividad; el mismo puede ser externo (asignado por la organización mayor) o interno (generado por la
misma biblioteca a través de recursos como multas por entregas tardías)
Inventarios: es una operación periódica encaminada a comprobar la integridad de una colección documental de
acuerdo con el asiento descriptivo y ordenado de sus piezas.
Estadística: relevamiento de datos necesario para informar, determinar el uso de recursos, comparar el
rendimiento, justificar presupuestos o existencias, direccionar hacia nuevas metas. Con eje en la
colección/usuario/bibliotecarios.
Procesos en los servicios:
 Extensión bibliotecaria: la biblioteca es un actor social
 Formación de usuarios: proceso que incluye un conjunto de acciones continua, entre las cuales se encuentra
el intercambio de experiencias y conocimientos, encaminados a la transformación permanente del usuario
Rendón Giraldo.
 Alfabetización informacional.

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 El edificio de la unidad de información
Históricamente las bibliotecas fueron lugar de resguardo y custodia de los libros, no un servicio público. Por lo
mismo, tenían esa imagen cuasi sagrada de “templo de cultura” o solemnidad exagerada. Los usuarios no eran
cualquier persona, sino los sabios o intelectuales.
Actualmente el propósito de las bibliotecas es otro; llegar al lector y proporcionar un servicio público para la
recreación, el estudio y la promoción cultural en muy amplios sentidos.
Por lo mismo al momento de la planificación de la biblioteca debemos pensar en la accesibilidad, la comodidad
tanto del personal como de los usuarios, la flexibilidad/adaptabilidad/funcionalidad del espacio y la seguridad.

Estrategia
Es la adaptación de recursos y habilidades de la organización al entorno cambiante, aprovechando sus
oportunidades y evaluando los riesgos en función de objetivos y metas –Hermida. Es relevante que la biblioteca
utilice adecuadamente las estrategias debido a la cantidad de competidores que se presentan dentro de la
organización.
Componentes de la estrategia: existen modelos mentales1 que hacen y determinan los elementos de la
estrategia. La estrategia2 se ejecuta3 y con la información de los resultados puede evaluarse lo obtenido.
1. Modelos mentales: son imágenes, supuestos e historias que llevamos en la mente acerca de nosotros
mismos, de los demás, de las instituciones y todos los aspectos del mundo. Existen diferentes modelos; el
primero: la organización como fuente de producción basada en el trabajo individual y en la renta. El
segundo: está orientado a la producción evalúa los negocios que puedan hacerse con los recursos
disponibles. El tercero: publicidad y difusión. El cuarto: enfoque financiero. El quinto: incorpora la
evaluación estratégica. Y el último modelo: toma el anterior, pero focaliza en el futuro.
2. Estrategia: red conformada por la visión (hacia donde se dirige la empresa), posicionamiento (el lugar que
ocupa la organización en la mente de los usuarios), plan (se debe mantener actualizado por medio de
diferentes análisis de contexto) y patrón de comportamiento (es el resultado de la integración de la cultura
organizacional con la estructura de la misma)
3. Ejecución: implica el crecimiento de la organización, debe ser realizado con criterio a efectos de no tomar
decisiones impulsivas. Conjunto de voluntades mancomunadas.
Niveles de estrategia: estrategia corporativa (la de mayor jerarquía) estrategia de negocios (específica de cada
negocio, decide cómo se manejará) y finalmente las estrategias funcionales (correspondientes al área operativa)
Estrategia competitiva: consiste en relacionar la organización con el contexto donde interactúa; con una serie
de variables: la competencia, los consumidores, el contexto nacional y el contexto internacional. Por otro
lado, existen variables internas; la motivación, la percepción, la experiencia, las características personales y las
actitudes. Las variables externas: entorno socioeconómico, cultura, grupos sociales, influencias personales,
situaciones.
Y finalmente el proceso de decisión de compra requiere del análisis de reconocimiento del problema, búsqueda
de información, evaluación de alternativas, decisión de compra y análisis de satisfacción (o no) de la post
compra.

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