LA PLANEACION Y CONTROL COMO FASE DEL

PROCESO ADMINISTRATIVO.
Unidad 2

DAVID ERNESTO VIDES JIMENEZ

Administración: Planeación y control.

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
III SEMESTRE
2022
 LA PLANEACION Y CONTROL COMO FASE DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO.

LA PLANEACIÓN
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo y sin la cual no se
podrían llevar a cabo las demás etapas del mismo (organización, dirección y
control.)
En ésta se definen los objetivos o metas, así como las acciones y medios necesarios
para alcanzarlos y la determinación de tiempo para lograrlos. Una vez se tenga todo
claro, se emprende la acción. Dicho en términos más simples, la planeación consiste
en trazar una ruta de acción.
Ésta etapa se enfoca en el futuro de la empresa y es muy importante porque
minimiza la incertidumbre e incrementa las posibilidades de éxito.
Sumado a esto, otras razones por las que es indispensable la planeación son:
•Define la dirección que debe tomar la organización
•Ayuda a visualizar las amenazas y oportunidades que se pueden presentar
•Se tiene una visión hacia el futuro
•Los objetivos se logran de la manera más rápida, controlada y eficaz.
•No se improvisa, por lo tanto, se tiene claro a dónde ir.
Hay que tener en cuenta que la Planeación no es algo que se realiza una sola vez
y que termina cuando se ejecutan los planes de acción, sino que se trata de un
proceso permanente y continuo, en dónde una vez alcanzado los objetivos
propuestos, se deben proponer nuevos objetivos y con ello muevas estrategias y
nuevos planes de acción que permitan alcanzarlos.
A través de la planeación también se puede analizar el entorno externo e interno de
la empresa
Entorno externo: incluye el contexto económico, tecnológico, social, educativo,
político e ideológico. Así como otros elementos que actúan de manera más cercana
y directa con la empresa, los cuales son los clientes, la competencia, los
proveedores.
Entorno interno: lo constituyen tres sistemas: sistema social, sistema formal,
sistema informal.
•sistema social: constituido por el recurso humano de la organización.
•sistema formal: básicamente es la forma como está organizada la empresa de
acuerdo a la división del trabajo, es decir, los departamentos, las secciones,
funciones, los reglamentos, entre otros.
•sistema informal: se basan en reglas de comportamiento no establecidas.
En muchas organizaciones se utiliza una herramienta de análisis estratégico, que
es la matriz DOFA, la cual juega un papel muy importante en cualquier organización,
ya que permite analizar el funcionamiento de ésta evaluando los factores fuertes y
débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de dicha organización,
así como su evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas.
Elementos de la planeación
•Misión: es el motivo o la razón por la que existe dicha empresa, su razón de ser.
Suele plasmarse en una declaración escrita (una frase o un párrafo) que habla del
fin de sus actividades y que inspira y le da a la empresa su propia identidad.
La misión es para una organización lo que es un mapa para un turista.
•El propósito: describe la función y la utilidad de la empresa y el valor que esta
genera para la sociedad.
•Los objetivos: son las circunstancias en las que quiere estar la organización en
cierto plazo. Estos objetivos deben ser muy claros, para poder lograr el propósito y
así ejecutar la misión. Para cumplir los objetivos, todos los miembros de la
organización deben conocerlos y entenderlos
•Las estrategias: es la combinación de todas las decisiones tomadas y las acciones
llevadas a cabo por la empresa para alcanzar los objetivos empresariales
•Programa: hace referencia a un conjunto de planes relacionados o coordinados
entre sí para llevar a cabo un proyecto que está dentro de las metas de la
organización. En este se establecen actividades específicas, así como los recursos
necesarios y el tiempo que requiere cada una. Generalmente su duración es a
mediano plazo.
•políticas: son los lineamientos, pautas a seguir, formas de pensar y de actuar que
emanan de la dirección de la empresa. Deben redactarse de forma coherente y
clara. Además, tienen que ser aceptadas y cumplidas por todas las personas que
integran la organización.
Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites.
•Reglas (normas): establecen la forma en que se deben llevar acabo ciertas
actividades. Y lo que puede o no hacerse.
•Procedimiento: método o modo para actuar frente a algún problema estructurado.
Básicamente se puede decir que es una guía que específica la manera como se
debe realizar una actividad.
•Presupuestos: es el detalle financiero de lo que costará la implementación de un
plan. Estos presupuestos son de tipo General (porque se establece para toda la
empresa) y Específicos (porque se refiere a cada una de las áreas de la empresa).
Su importancia radica en que permiten conocer de manera anticipada la cantidad
de dinero que se utilizará en las actividades.

Principios en la Planeación
Factibilidad: Se debe llevar a cabo lo planeado
Flexibilidad: se refiere a la habilidad de hacer cualquier cambio si llegara a
generarse una situación imprevista; sin que esto represente un problema.
Cambio de estrategias: es reajustar un plan, si éste ha sobrepasado el tiempo de
llevarlo a cabo.
Objetividad y cuantificación: Consiste en la necesidad de utilizar datos objetivos
y reales, pues los objetivos serán más seguros si nos basamos en hechos y no en
opiniones subjetivas.
•Unidad: Quiere decir que todos los planes deben constituirse en el plan general de
la empresa.
Por otro lado, el periodo establecido para llevar a cabo lo planeado es:
Corto plazo: cuando se realizan en menos de un año.
Mediano plazo: realizarlo entre uno y tres años.
Largo plazo: a realizar en un tiempo mayor a tres años.

Tipología de la organización

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales

que se pueden implantar en un organismo social.

Organización Lineal o Militar.

Actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las
decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subordinados.

Organización Funcional o de Taylor.

Consiste en repartir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada

hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de
funciones.
Organización Lineo – Funcional.

Se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las

ventajas, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en
una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través
de un solo jefe por cada función.

Organización Staff.

No disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, parte como

consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona
información experta y de asesoría.

Organización por Comités.

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un conjunto de personas

que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión.

Clasificación:

1) Directivo: Representa a los accionistas de una empresa.

2) Ejecutivo: Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los

acuerdos que ellos toman.

3) Vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores

de los empleados de la empresa.

4) Consultivo: Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten

dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Organización Matricial.

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones,

se diferencia de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la
unidad de mando o de dos jefes.

Técnicas y herramientas de la planeación

En el proceso administrativo se tiene como una etapa inicial la planeación, esta

consiste en la formulación del estado que se desea en un futuro para la organización
y con base en este se plantean algunos cursos alternativos de acción para
evaluarlos y así definir cuáles son las estrategias adecuadas para alcanzar los
objetivos propuestos.
Para llevar a cabo una planeación adecuada, existen distintas técnicas y
herramientas que permiten que esta se lleve a cabo.

La planeación se entiende como la función administrativa que se encarga de

suministrar los medios con los que los recursos humanos manejan los problemas
de un ambiente, ya sea complejo, dinámico o siempre constante.
Existen unos tip0s de propósitos
 De objetivos: Para que sean significativos, estos deben de ser claros,
alcanzables y medibles.
 De contribución al objetivo: Promover al cumplimiento de los objetivos
empresariales.
 De primacía de la planeación: La planeación precede a todas las demás
actividades administrativas.
 De eficiencia de los planes: La eficiencia de los planes se mide según su
contribución a propósitos y objetivos en la empresa.

También tenemos unos tipos de planeación

 Planeación estratégica: permite definir la visión, misión, valores y objetivos
de la empresa, por lo que es considerada un recurso clave para impulsar el
crecimiento de la organización a corto, mediano y largo plazo.
 Planeación operacional: consiste de actividades muy detalladas que deben
ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la organización, por lo general,
determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano
 Planeación táctica: consiste en un esquema escrito sobre las acciones
específicas que realizarás para enfrentar un problema o alcanzar una meta.
Puede listar las tareas que tú mismo harás y las que asignarás a los
empleados.
Ventajas de la planeación
 Contribuye a actividades ordenadas y con propósitos
 Señala necesidades de cambios futuros
 Considera la complejidad de las variables que afectan a la acción que se
desea emprender
 Proporciona una base para el control
 Fomenta el logro de los objetivos
 Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones
Desventajas de la planeación
 La planeación está limitada por la precisión de la información y por los hechos
futuros
 La planeación ahoga la iniciativa
 La planeación demora las acciones
 La planeación tiene un valor práctico limitado

CONTROL.
El Control es una de las etapas que componen el proceso administrativo y tiene una
especial importancia en la vida de cualquier organización, ya sea ésta grande o
pequeña, pues el gerente se asegurará de que las actividades y procesos se
realicen de acuerdo con la planificación y de la mejor manera posible. De lo
contrario, si se presentan desviaciones, permite que se puedan corregir las acciones
para el logro de los objetivos fijados, aplicar las medidas correctivas a los problemas
que surjan e impedir que se produzcan nuevamente; y como consecuencia obtener
aprendizajes para poder hacer mejoras a futuro. Básicamente el objetivo de este
control es garantizar que el negocio cumpla con las metas marcadas.
Características:
 Sigue un esquema y una secuencia predeterminada
 Delimita claramente las funciones de cada dependencia y funcionarios
 Reporta rápidamente las desviaciones
 Permite Corregir fallas y errores
 Mide el rendimiento
 Otorga efectividad al esfuerzo humano
Bases del control (ciclo PHVA)
El control se basa en la consecución de las siguientes actividades:
•Planear y organizar: es el proceso mediante el cual se establecen los objetivos o
metas que quiere lograr la empresa. Así como los métodos para alcanzarlos, las
tareas asignadas, asignación de recursos, especificaciones y tiempo.
•Hacer: es ejecutar los planes establecidos
•Verificar: es comprobar el grado de cumplimiento de las acciones y que vayan
acordé a lo planeado.
•Actuar o mejorar: consiste en implementar todas las medidas correctivas y la
manera como se puede mejorar la próxima vez.
Etapas o fases de control
✓Fijación de metas o estándares: Es la primera étapa del control, establece los
criterios de evaluación o comparación, denominados estándares. Hace referencia a
los resultados que se esperan obtener.
✓Medición de resultados: es una revisión metódica de lo que se está haciendo,
que tiene por finalidad evaluar si los procesos empresariales están alineados con
los objetivos de la empresa.
✓Acción correctiva: representan una propuesta de mejora que se plantea como
consecuencia de haber estudiado la causa de una no conformidad detectada en la
empresa.
Es decir, son una herramienta que básicamente sirve para corregir todo tipo de fallas
dentro de los procesos de la empresa, estableciendo acciones para que no se
vuelvan a presentar.
✓Retroalimentación: al identificar los logros y aspectos que se debían mejorar, y
aplicado las debidas medidas correctivas, se debe reprogramar el proceso de
control.

Tipos o Formas de control

Existen 4 clasificaciones básicas del control: De acuerdo a la oportunidad con que
se practica, de acuerdo a la cobertura de la materia que se controla, de acuerdo a
la relación que existe entre el organismo y quienes ejecutan el control y de acuerdo
con el tiempo en que se practica.
De acuerdo a la oportunidad con que se practica, El control puede ser:
•Previo o a priori: como su nombre lo indica consiste en anticiparse y prevenir
posibles errores.
• Posterior: aquel que se aplica una ves se haya realizado la acción. Ayuda a
verificar y controlar oportunamente que se cumplan los lineamientos ya establecidos
por los directivos de la organización.
De acuerdo a la cobertura de la materia que se controla:
•Total: este control supone la supervisión de todas la áreas de la empresa, así como
de las personas y hechos.
•Selectivos: a diferencia del control total, éste no se aplica a todas las áreas ni a
todas las personas.
De acuerdo a la relación que existe entre el organismo y quienes ejecutan el
control:
•interno: es un proceso ejecutado por el consejo de directores y la administración
de la organización.
•Externo: es la diligencia por la cual todo tipo de organizaciones cuenta con
participación ajena en sus procesos de control, o bien de algún tipo de supervisión
o monitoreo independiente.

De acuerdo a la forma de operar:

•Automático: el control se realiza mediante máquinas automatizadas.
•Por resultadas: es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los
planes.

Tipos de Control según Terry

Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos
de control que son:
🔺 Control Preliminar: Se lleva a cabo antes del comienzo de las operaciones.
Diseña políticas, procedimientos y reglas para asegurar que las actividades
planificadas se ejecutarán apropiadamente.
🔺Control Concurrente: tiene lugar mientras se ejecutan las actividades. Esto con
el propósito de asegurar que dichas actividades se ejecuten de acuerdo a las
normas y tiempo establecidos.
🔺Control de Retroalimentación: es aquel que ocurre después de los resultados
obtenidos, es decir se lleva a cabo después de la acción y se utiliza para corregir
posibles desviaciones futuras. Implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que
se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
Áreas del Control
💢 Área de Producción: es el departamento que tiene como función principal la
creación de los productos de la empresa. Transforman los insumos o recursos
(energía, materia prima, mano de obra, capital, información,…) en productos finales
(bienes o servicios).
En ésta área se realizan funciones de análisis y control de lo que se fabrica.
Haciendo el control de producción, control de calidad, de costos, de inventarios,
entre otros.
💢Área Comercial: es la que se encarga de vender, promocionar y posicionar
productos en el mercado. Se realiza control, de ventas, de propaganda y control de
costos.
💢Área financiera: se encarga de realizar las cancelaciones de las obligaciones
económicas de la empresa, incluyendo los ingresos y gastos que pueda tener la
compañía.
Los principales controles de ésta área son el control de costos y el control
presupuestario.
💢Área de recursos humanos: es el departamento dentro de las empresas en el
que se gestiona todo lo relacionado con las personas que trabajan en ella.
Los controles que se aplican son: el control de asistencia y retrasos, control de
vacaciones y controlo de salarios.

Ventajas del Control

1. Los gerentes pueden estar constantemente informados sobre todo lo
concerniente a la organización
2. agiliza el proceso de toma de decisiones en todos los departamentos
3. Genera información relevante sobre la forma correcta de desarrollar las
actividades. Así como, conocer las mínimas irregularidades al desarrollar las
actividades
4. Mide el desempeño y localiza las fallas y errores a tiempo.

CONCLUSION.
Al haber desarrollado todo lo anterior, pudimos concluir que la planificación es
pensar antes de poner en marcha cualquier plan de acción y que éste ayuda a
decidir qué rumbo le daremos a la empresa. Además, nos permite prever que es lo
que puede pasar o lo que posiblemente va a ocurrir, para evitar posibles fallas y
llegar a las metas propuestas. Gracias a la planeación se realiza una gestión más
eficiente y eficaz.
Por otro lado, nos dimos cuenta que la planeación no es trabajo de una sola
persona, sino que todos deben comprometerse y trabajar como un equipo efectivo
para la producción y la calidad tanto del producto como de la empresa misma; para
asegurar el éxito. Pero todo esto se logra si la organización cuenta con un buen
estratega, que motive a los empleados y les proporcione las herramientas
necesarias para trabajar y hacerles sentir que no solo trabajan para la empresa, que
se sientan parte de ella.
En definitiva, la planeación es más que hacer un plan, es construir un futuro
estableciendo objetivos y dándoles un curso de acción con el fin de mejorar y
posicionarse entre las mejores empresas/organizaciones.
Por último, el control es un proceso cíclico y repetitivo que tiene una gran
importancia en cualquier organización, pues es solo a través de ésta función que
lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir
desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está
alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. Teniendo en cuenta que
prácticamente todas las actividades de una empresa se encuentran bajo alguna
forma de control o monitoreo.

Discusión:
Dudas, desacuerdos, discusiones