Código: SIG-PRO-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión: 01

Fecha
21/08/2019
Elab:
Fecha
21/08/2019
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Aprob:
Página: 1 de 6

PROCEDIMIENTO DE
INFORMACION DOCUMENTADA

OLNU S.A.C.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO
COORDINADOR SIG GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
:
FECHA: 21/08/2019 21/08/2019 21/08/2019

FIRMA:

COPIA NO CONTROLADA. El documento impreso probablemente no es una emisión vigente.

La versión más reciente de este documento se encuentra disponible en el servidor o red interna de OLNU S.A.C.
 Código: SIG-PRO-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión: 01

Fecha
21/08/2019
Elab:
Fecha
21/08/2019
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Aprob:
Página: 2 de 6

1. OBJETIVO

Garantizar que la documentación del Sistema de Gestión sea establecida, implementada, controlada y
permanezca disponible en los puntos de uso dentro de la organización.

2. ALCANCE

Todos documentos que la organización determina necesaria para la planificación y operación del
Sistema de Gestión.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1. Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.

3.2. Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus funciones con responsabilidades,
autoridades y relaciones para lograr sus objetivos, para este caso “OLNU S.A.C.”

3.3. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas.

3.4. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

3.5. SIG: Sistema Integrado de Gestión

3.6. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad

3.7. SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

3.8. SGA: Sistema de Gestión Ambiental

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Coordinador SIG: Cumplir con lo establecido en el presente documento.

4.2. Usuario: Todo el personal dentro de la organización que consulta un procedimiento y/o genera
registros.

5. DESARROLLO

5.1. GENERALIDADES

El Coordinador SIG mantendrán en digital todos los procedimientos, todo el personal tendrá
acceso a la red para el acceso de los procedimientos, de ser necesario realizará la distribución de
copias no controladas en cada punto de uso.

5.2. INFORMACION DOCUMENTADA DE ORIGEN INTERNO

COPIA NO CONTROLADA. El documento impreso probablemente no es una emisión vigente.

La versión más reciente de este documento se encuentra disponible en el servidor o red interna de OLNU S.A.C.
 Código: SIG-PRO-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión: 01

Fecha
21/08/2019
Elab:
Fecha
21/08/2019
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Aprob:
Página: 3 de 6

El personal comunica al Coordinador SIG la necesidad de crear o actualizar la información

documentada de origen interno que es necesaria para mejorar el desempeño y la eficacia de sus
procesos o el cumplimiento de normativas o reglamento aplicables a la organización.

El Coordinador SIG elabora el documento pertinente e identifica de la siguiente forma:

A. Cabecera del documento: La cabecera del documento se utiliza para identificar el

documento y solo aplica para procedimientos. Debe contener la siguiente información:

 Logo o nombre de la Organización

 Identificación del Sistema de Gestión

 Título del Documento

 Código: Código del Documento según el Anexo 01: Codificación de documentos

 Revisión: Revisión del nuevo documento, empieza en versión 01, por ejemplo: 01

 Fecha Elab.: Fecha de elaboración del documento

 Fecha Aprob.: Fecha de aprobación del documento

 Página: Pagina actual y pagina total

Otros tipos de documentos será de forma libre en donde debe contener como mínimo
el código del documento, la versión y fecha de aprobación.

B. Pie de Página: Identifica al responsable quien elaboró, reviso y aprobó el documento,

fecha y firmas de los responsables. Aplica únicamente para procedimientos y solo en la
primera página.

C. Cuerpo del documento: Describe información relativa del documento, aplica

únicamente para procedimientos, otros documentos su estructura será de forma libre.

1. Objetivo: Describe claramente la razón de ser del procedimiento.

2. Alcance: Señala los límites de aplicación del documento expresados en términos

de actividades.

3. Definiciones y Abreviaturas: Son los términos más importantes para el

desarrollo del documento, así como las abreviaturas. De no aplicar se colocará la
expresión “No Aplica”

4. Responsabilidades: Indica de forma general las responsabilidades de los

involucrados dentro del presente procedimiento.

5. Desarrollo: Describe las etapas del documento propiamente dicho.

COPIA NO CONTROLADA. El documento impreso probablemente no es una emisión vigente.

La versión más reciente de este documento se encuentra disponible en el servidor o red interna de OLNU S.A.C.
 Código: SIG-PRO-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión: 01

Fecha
21/08/2019
Elab:
Fecha
21/08/2019
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Aprob:
Página: 4 de 6

6. Registro Generados: Describe los registros que genera el presente procedimiento.

De no aplicar se colocará la expresión “No aplica”.

7. Anexo: Amplían la información que se describe en el documento, sirviendo de

apoyo para la realización del mismo, estos pueden ser tablas, formatos, gráficos,
diagramas de flujos, formularios, etc. De no aplicar se colocará la expresión “No
aplica”.

5.3. INFORMACION DOCUMENTADA DE ORIGEN EXTERNO

El personal comunica al Coordinador SIG la necesidad de incorporar o actualizar la

información documentada de origen externo que es necesaria para mejorar el desempeño y la
eficacia de sus procesos o el cumplimiento de normativas o reglamentos aplicables a la
organización, estos documentos se identifican en el listado maestro de información
documentada.

5.4. REVISION Y APROBACIÓN DE INFORMACION DOCUMENTADA

El Coordinador SIG realiza la revisión del documento elaborado o modificado, la revisión

consiste en verificar la estructura y determinar si satisface las necesidades de los usuarios y de
la organización en lo que respecta a la estructura lógica, claridad y objetividad.

El Gerente General aprueba el documento verificando que sea adecuado para el proceso y si
satisface las necesidades de la organización. En caso tenga alguna observación, el responsable
quien modifica o elabora el procedimiento debe corregirla, caso contrario da por aprobado el
documento.

El Coordinador SIG solicita las firmas de conformidad del documento final.

5.5. DISTRIBUCION, ACCESO, RECUPERACION Y USO DE INFORMACION

DOCUMENTADA

El Coordinador SIG una vez aprobado la información documentada realiza la distribución

mediante la difusión del documento, registrando la difusión en el formato SIG-PRO-001-F1
“Lista de Asistencia”, y realiza la actualización en el listado maestro de información
documentada.

El acceso para el caso de procedimientos originales será de uso exclusivo y bajo la

responsabilidad del Coordinador SIG, en los demás casos el acceso será en digital mediante la
red interna de la organización.

La recuperación se realiza por medio de los documentos físicos originales o por los archivos en
digital, esto en caso de deterioro, perdida u otra situación que lo amerite.

En caso de cambios de versión, la anterior versión es almacenado en un archivador identificado

como documento obsoleto y será almacenado bajo responsabilidad del Coordinador SIG.

5.6. ALMACENAMIENTO, PROTECCION Y PRESERVACIÓN DE INFORMACION

DOCUMENTADA

COPIA NO CONTROLADA. El documento impreso probablemente no es una emisión vigente.

La versión más reciente de este documento se encuentra disponible en el servidor o red interna de OLNU S.A.C.
 Código: SIG-PRO-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión: 01

Fecha
21/08/2019
Elab:
Fecha
21/08/2019
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Aprob:
Página: 5 de 6

La información documentada como son procedimientos, registros generados entre otro tipo de
documentación debe estar almacenado en archivadores, fólderes, o cualquier otro medio que
garantice su conservación, fácil recuperación y acceso. Los documentos físicos deben
encontrarse almacenados en sitios adecuados que eviten su perdida, deterioro y daño contra el
polvo, el agua, fuego, humedad y plagas.

Para la protección y recuperación de los documentos en digital del Sistema de Gestión, se

realiza el respaldo de la información de forma mensual.

5.7. CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN

El usuario de elaborar la información documentada como son los procedimientos u otro

documento en donde genere registros, debe identificar en el campo “Registro Generados” el
tiempo mínimo de conservación, pudiendo ser en años, meses u otro tiempo. Y la disposición
final del documento, pudiendo ser reciclado, destruido u otros que el usuario considere.

5.8. GENERACION DE REGISTROS

El usuario de generar resultados o proporcionar evidencia de actividades realizadas utilizando

un formato debe tener en cuenta los siguientes criterios:

1) Los registros generados deben ser legibles;

2) Incluir toda la información solicitada y en el caso de espacios no utilizados o no

aplicables se cancelan los mismos con una línea o anotando no aplica (n/a);

3) Se permite corregir errores en los registros cuando sea factible hacerlo, siempre y
cuando quede identificada la firma de responsabilidad de la persona que corrige.

6. REGISTROS GENERADOS

CONSERVACIÓN /
NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO MEDIO
DISPOSICIÓN FINAL
Lista de Asistencia SIG-PRO-001-F1 Físico 2 años / Reciclado
Listado Maestro de Información Indeterminado / Copia de
SIG-PRO-001-F2 Digital
Documentada Seguridad

7. ANEXOS

7.1. ANEXO 01: Codificación de Documentos

Los documentos se codificarán bajo la siguiente estructura:

 Para todos los casos con excepción de formatos se codifica de la siguiente manera:

Por ejemplo: SIG-PRO-001, conformado por: Código del sistema de gestión “-”
Código de Documento “-” Numero Correlativo

 Para los formatos se codifica de la siguiente manera:

COPIA NO CONTROLADA. El documento impreso probablemente no es una emisión vigente.

La versión más reciente de este documento se encuentra disponible en el servidor o red interna de OLNU S.A.C.
 Código: SIG-PRO-001

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión: 01

Fecha
21/08/2019
Elab:
Fecha
21/08/2019
INFORMACIÓN DOCUMENTADA Aprob:
Página: 6 de 6

Por ejemplo: SIG-PRO-001-F1, conformado por: Código de sistema de gestión “-”

Código del Documento “-” Numero Correlativo “-” Correlativo propio y secuencial del
Formato asociado al procedimiento, empieza con la letra “F” en mayúscula.

Tabla 01: Código de Sistema de Gestión

CÓDIGO DE
SISTEMA DE DESCRIPCION
GESTIÓN
SIG Sistema Integrado de Gestión
SGC Sistema de Gestión de la Calidad
SGSST Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SGA Sistema de Gestión Ambiental
SGAS Sistema de Gestión Antisoborno
SGSV Sistema de Gestión de Seguridad Vial
SGE Sistema de Gestión Energética

Tabla 02: Código de Documento

CÓDIGO DE
DESCRIPCION
DOCUMENTO
DOC Documentos Estratégicos y otros
PRO Procedimientos
EXT Documentos Externos
CAR Caracterización de Proceso
INS Instructivo
MAT Matriz

COPIA NO CONTROLADA. El documento impreso probablemente no es una emisión vigente.

La versión más reciente de este documento se encuentra disponible en el servidor o red interna de OLNU S.A.C.