Guía de Usuario - Sgca - Matriz de Mejora

GUÍA DE USUARIO DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD Y
ANTISOBORNO
(MATRIZ DE MEJORA)
Unidad de Tecnologías de la Información – UTI

https://www.gob.pe/cunamas
Versión 1.0
Guía del usuario Página 1 de 19

ÍNDICE
Contenido
Roles de usuario ..........................................................................................................................3
Acceso al sistema.........................................................................................................................3
Módulo de supervisión ................................................................................................................6
Registro de solicitudes .............................................................................................................6
Registro de solicitud .............................................................................................................7
Consultar acciones registradas .............................................................................................8
Registro de una acción y sus responsables ...........................................................................8
Formato de Notificación a responsables ............................................................................10
Consultar responsables de la implementación de la acción ...............................................10
Búsqueda de solicitud ........................................................................................................11
Seguimiento de la solicitud ....................................................................................................12
Búsqueda de solicitud ........................................................................................................12
Atención de acciones de mejora ........................................................................................12
Registro de evidencia .........................................................................................................13
Consultar evidencias ..........................................................................................................15
Registrar el resultado de la revisión de la evidencia ...........................................................15
Implementar acción ...........................................................................................................16
Registro de lecciones aprendidas .......................................................................................16
Registro de la evaluación de la eficacia ..............................................................................16
Reportes del sistema .................................................................................................................17
Secciones de la ventana del reporte ......................................................................................18
Cerrar sesión ..............................................................................................................................19
Confirmación del cierre de sesión ..........................................................................................19

Roles de usuario
El sistema cuenta con 5 roles de usuario, a continuación, se detalla las funciones permitas de
cada uno.
Rol Descripción Función

Este rol se encargará de • Registrar una solicitud describiendo
Especialista de calidad
registrar hallazgos de la el hallazgo identificado.
de la UIGC
Supervisión Interna, • Registrar correcciones, causas,
acciones plateadas por las acciones correctivas, acciones
(Para hallazgos
sedes supervisadas y revisará preventivas y/o acciones de mejora.
identificados en
las evidencias cargadas por • Revisar las evidencias subidas por los
Supervisión Interna)
los responsables. responsables.
Este rol se encargará de subir • Identificar la solicitud de hallazgo de

las evidencias respecto a la supervisión interna a la cual este
Gestor de calidad.
atención y cumplimiento de designado como responsable.
las correcciones, acciones • Subir evidencias del cumplimiento de
correctivas, acciones las correcciones, acciones
(Para hallazgos
preventivas y/o acciones de correctivas, acciones preventivas y/o
identificados en
mejora para el cierre de los acciones de mejora.
Supervisión Interna)
hallazgos identificados en la • Registrar lecciones aprendidas.
Supervisión Interna. • Registrar la evaluación de la eficacia.
• Registrar una solicitud describiendo

Este rol se encargará de el hallazgo identificado.
Gestor de hallazgo registrar hallazgos • Registrar las correcciones, acciones
(Servidores en general) identificados internamente correctivas, acciones preventivas y/o
en la Unidad, correcciones, acciones de mejora.
acciones correctivas, • Registrar a los responsables que
(Para hallazgos acciones preventivas y/o darán atención y cumplimiento a las
identificados por la acciones de mejora, realizará acciones.
Unidad) la carga y revisión a las • Subir evidencias.
evidencias. • Registrar lecciones aprendidas.
• Registrar la evaluación de la eficacia.
• Revisar y aprobar las correcciones,

Jefe de la Unidad de
Este rol se encargará de acciones correctivas, acciones
Sede Central /
gestionar los hallazgos de la preventivas y/o acciones de mejora,
Territorial /
Unidad. así como las evidencias para el
Coordinadores de OCT
levantamiento de los hallazgos.
Acceso al sistema
Para acceder al sistema se tendrá que ingresar en el navegador con la siguiente ruta:
http://aplicaciones.cunamas.gob.pe/sisgca

Tiene que ingresar el usuario y contraseña que la Unidad de Tecnología de la Informática (UTI)
le proporcionó, luego dar clic izquierdo en el botón Inicia Sesión.
Luego de acceder al sistema, se mostrará la siguiente ventana.

Abrir menú
del sistema
Menú desplegado.

Partes del Menú
Módulo de supervisión
Registro de solicitudes
Par ingresar una nueva solicitud daremos clic izquierdo en el botón Nueva solicitud.

Registro de solicitud
Se mostrará el formulario de la solicitud, este debe ser llenado para poder ser guardado.
Luego de ingresar todos los datos, dar clic izquierdo en el botón de Guardar.
El sistema nos informará el resultado del guardado, en el caso que todo este correcto, el
sistema informará el siguiente mensaje: “Registro guardado con éxito”.
Inmediatamente aparecerá el botón “Ver acciones”.

Consultar acciones registradas
Para ingresar o consultar las Acciones, se dará clic izquierdo en el botón “Ver Acciones”
Inicialmente aparecerá una lista vacía. Para poder ingresar una nueva acción, daremos un clic
izquierdo en el botón “Nueva acción”.
Registro de una acción y sus responsables

Se mostrará el formulario de la Acción, este debe ser llenado para poder ser guardado.

Este formulario maneja dos (2) secciones, que a continuación se detallaran:
1. Información de la acción
En la presente sección ingresamos los datos de la acción.
2. Responsables
En esta sección luego de consignar los datos tales como la Sede, Unidad orgánica,
Cargo y el Correo, se deberá dar clic izquierdo en el botón “Añadir responsable” para
agregarlo al cuadro denominado lista de responsables.
Si el correo no cumple con el formato establecido: __@__.(gob.pe u otro) el sistema mostrará

una alerta al usuario informando que “El correo electrónico no es válido”.
Si todo está correcto, el sistema mostrará 2 mensajes.

1. Registro guardado con éxito.
2. Notificado por correo, para el caso de los responsables.
Automáticamente el sistema mostrar la acción registrada.

Formato de Notificación a responsables
A continuación, se muestra el formato de correo de notificación que se le envía al usuario
responsable.
Consultar responsables de la implementación de la acción

Para consultar los responsables de la acción, dar clic en la opción “Ver responsables de acción”.

La siguiente ventana muestra la lista de responsables.
Búsqueda de solicitud
Finamente, el registro de la solicitud ya se podrá visualizar en la ventana inicial luego de realizar
la búsqueda.

Seguimiento de la solicitud
Búsqueda de solicitud
La presente ventana se tiene por objetivo buscar la solicitud con los distintos filtros disponibles.
Una vez encontrada la solicitud, se procede a dar clic izquierdo en la opción “Atención de
acciones de mejora” ( ).
Atención de acciones de mejora

En la siguiente ventana se podrá conocer rápidamente datos importantes de la solicitud (código
de solicitud, fecha de registro del hallazgo, descripción del hallazgo).
Asimismo, se podrá ingresar la siguiente información:
1. Evidencias (se podrá registrar cuando la acción se encuentre “En Proceso”)

2. Lecciones aprendidas (se podrá registrar cuando la acción se encuentre
“Implementada”).
3. Evaluación de la eficacia (se podrá registrar cuando la acción se encuentre
“Implementada”).
1.Seleccionar una
acción.
3.Ingresar
2.Aqui se mostrarán evidencias.
todas las evidencias
de la acción.

Registro de evidencia
Para registrar de la(s) evidencia (s), se tiene que dar clic izquierdo en el botón “Nueva
evidencia”.
El siguiente formulario solicitará de manera obligatoria un comentario de la evidencia y
adjuntar al menos un (1) archivo como mínimo. Solo se permiten archivos con la siguiente
extensión: PDF, DOC, DOCX, JPEG, PNG, XLS, XLSX.
Para subir un archivo, se tendrá que hacer los siguientes pasos:
1. Dar un clic izquierdo en el cuadro con líneas recortadas.

2. Seleccionar el archivo, abrir.

Una vez adjuntado el archivo, se podrá precisar un comentario a la evidencia de forma
individual.
Por último, para guardar todas las evidencias adjuntas, se dará un clic izquierdo en el botón
“Guardar”.
1.Aquí se escribe
el comentario.
2.Con esta opción

se podrá guardar
el comentario.
Luego de guardar la(s) evidencia(s), el sistema mostrará un mensaje indicando “Registro

guardado con éxito”.
1.Registrar el resultado de
la revisión de la evidencia.
2.Consultar las evidencias

registradas.

Consultar evidencias
Descargar archivo.
Registrar el resultado de la revisión de la evidencia
Luego de generar la revisión de la evidencia, se actualizará automáticamente el cuadro de

resultados.

Implementar acción
Para cambiar el estado de la acción, se debe dar un clic izquierdo en la opción “Cambiar estado
ha implementado”.
Registro de lecciones aprendidas

Cuando la acción se encuentre con un estado implementado se podrá ingresar las lecciones
aprendidas.
La sección de lecciones aprendidas se mostrará debajo de la lista de evidencias.
Para ingresar una lección aprendida, se debe dar clic izquierdo en el botón “Nuevo”.
A continuación, se mostrará la ventana para consignar la descripción de la lección aprendida.

Para guardar, dar clic izquierdo en el botón” Guardar”.
Registro de la evaluación de la eficacia

Cuando la acción se encuentre con un estado implementado se podrá ingresar la “Evaluación
de la eficacia”.
La sección de Evaluación de la eficacia se mostrará debajo de la lista Evaluación de la eficacia.
Para ingresar una Evaluación, se debe dar clic izquierdo en el botón “Nuevo”.

A continuación, se mostrará la ventana para consignar la descripción de la evaluación de eficacia.
Para guardar, dar clic izquierdo en el botón” Guardar”.
Reportes del sistema

Para emitir un reporte, nos ubicaremos en la opción “Reportes del sistema”, luego dar clic
izquierdo en el reporte que se desea generar.

Secciones de la ventana del reporte
A continuación, se detalla las secciones de la ventana del reporte:
Ítem Descripción
1 Filtros del reporte
2 Cuadro de resultados
3 Botón para exportar a Excel
Vista de la exportación en Excel.

Cerrar sesión
Dar clic izquierdo sobre

la imagen.
Dar clic izquierdo en la

opción cerrar sesión.
Confirmación del cierre de sesión
Dar clic izquierdo para

confirmar el cierre de
sesión.

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Rol Descripción Función

Este rol se encargará de subir • Identificar la solicitud de hallazgo de

• Registrar una solicitud describiendo

• Revisar y aprobar las correcciones,

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Luego de acceder al sistema, se mostrará la siguiente ventana.

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Registro de una acción y sus responsables

Guía del usuario Página 8 de 19

Si el correo no cumple con el formato establecido: __@__.(gob.pe u otro) el sistema mostrará

Si todo está correcto, el sistema mostrará 2 mensajes.

Automáticamente el sistema mostrar la acción registrada.

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Consultar responsables de la implementación de la acción

Guía del usuario Página 10 de 19

Guía del usuario Página 11 de 19

Atención de acciones de mejora

Asimismo, se podrá ingresar la siguiente información:

1. Evidencias (se podrá registrar cuando la acción se encuentre “En Proceso”)

Guía del usuario Página 12 de 19

Para subir un archivo, se tendrá que hacer los siguientes pasos:

1. Dar un clic izquierdo en el cuadro con líneas recortadas.

Guía del usuario Página 13 de 19

2.Con esta opción

Luego de guardar la(s) evidencia(s), el sistema mostrará un mensaje indicando “Registro

2.Consultar las evidencias

Guía del usuario Página 14 de 19

Registrar el resultado de la revisión de la evidencia

Luego de generar la revisión de la evidencia, se actualizará automáticamente el cuadro de

Guía del usuario Página 15 de 19

Registro de lecciones aprendidas

A continuación, se mostrará la ventana para consignar la descripción de la lección aprendida.

Registro de la evaluación de la eficacia

Guía del usuario Página 16 de 19

Reportes del sistema

Guía del usuario Página 17 de 19

Vista de la exportación en Excel.

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Dar clic izquierdo sobre

Dar clic izquierdo en la

Confirmación del cierre de sesión

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