PROYECTO Volcán

Evolutivo AF-PS

Instructivo funcional

PS – Gestión de Proyectos
Conceptos - Datos Maestros
Gestión

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INDICE

1. Estructuras de proyecto 4
2. Planificación de Proyectos 5
2.1. Crear nueva la estructura operativa 5
2.2. Crear nueva la estructura operativa basado en Proyecto modelo 6
2.3. Actualizar la estructura operativa ya existente 12
2.4. Agregar un Elementos PEP 14
3. Planificar por clase de costes la estructura de Proyectos 17
4. Presupuestar la estructura de Proyectos 20
4.1. Asignar presupuesto original a la estructura de Proyectos 20
4.2. Suplementar la estructura de Proyectos 25
4.3. Devolver a la estructura de Proyectos 25
5. Ejecución de proyectos 25
5.1. Liberación parcial de proyectos 26
5.2. Liberación total de proyectos 26
5.3. Ejecución y Control del proyecto - Status de sistemas Liberado 28
5.4. Gestión de compras y servicios para proyectos 28
5.5. Costos comprometidos para proyectos 29
5.6. Costos comprometidos por Solicitud de Pedido – Control del Presupuesto 29
5.7. Generación del Pedido –Comprometido 30
5.8. Costos Comprometidos por Pedido – Control del Presupuesto 30
5.9. Costos Reales Imputados a Proyectos 30
6. Liquidación de proyectos 31
6.1. Carga Norma de liquidación en los elementos PEP 31
6.2. Ejecutar la liquidación de los PEP´s 33
7. Cierre Técnico de un Proyecto 36
8. Cierre Definitivo del Proyecto 37

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9. Reportes 38
9.1. Gestión presupuestaria 39
9.2. Estructura de proyectos-resumen individual 40
9.3. A nivel materiales 41
9.4. A nivel controlling 42

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Conceptos
1. Estructuras de proyecto

SAP PS brinda dos elementos básicos para poder estructurar los proyectos, los elementos

PEP y los grafos. Los primeros permiten representar el proyecto como una jerarquía de

responsabilidades, mientras que los segundos se utilizan para planificar y controlar el flujo

de procesos involucrados.

El plan de la estructura del proyecto está compuesto por una definición de proyecto que

constituye el marco que contiene los demás objetos del proyecto y por un elemento PEP de

primer nivel, el cual puede dividirse en uno o más niveles (elementos PEP) de acuerdo con

el nivel de detalle requerido.

La estructura PEP puede tener vinculada un grafo. El grafo está compuesto por una

cabecera de grafo, operaciones (internas y coste general) y relaciones.

Los requerimientos de material se representan con componentes de material. Dichos

componentes se asignan a las operaciones internas.

La contratación de servicios y Contrataciones de Mano de Obra se representan con

operaciones externas

La estructura del proyecto se genera de manera automática cuando se libera la solicitud de

medida en IM, creándose en PS la definición de proyecto y el elemento PEP de primer

nivel. Luego en PS se actualizará la misma de acuerdo al proyecto que se trate.

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En la siguiente pantalla se muestra el gráfico de jerarquía de la estructura que se utilizará

como ejemplo en este manual.

Desde el Project Builder se visualiza en la jerarquía, la definición de proyecto y el elemento

PEP en primer nivel, como se muestra en la siguiente pantalla:

Es posible actualizar dicha estructura tomando como modelo una estructura estándar o

manualmente, como se verá en los siguientes puntos.

2. Planificación de Proyectos

2.1. Crear nueva la estructura operativa

Para crear un nuevo proyecto basado se ingresa a la transacción CJ20N o accediendo

desde el menú como se muestra a continuación:

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Presiono

2.2. Crear nueva la estructura operativa basado en Proyecto modelo

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Para crear un nuevo proyecto basado en otro ya operativo se ingresa a la transacción

CJ20N o accediendo desde el menú como se muestra a continuación:

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Seleccionamos Proyectos de
Inversión

Completamos el código del

proyecto origen desde el cual
se realizará la copia

En caso que dentro de las fechas de inicio y/o fin hayamos colocado días no laborables

el sistema lo detecta según el calendario de fábrica elegido por customizing y emite un

mensaje de advertencia para continuar

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Presionando el proyecto se copia según estructura modelo seleccionada

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Y presionamos el botón la estructura cambia a:

En caso de no querer replicar la estructura entera puedo desmarcar aquellos elementos

PEP´s que quiero excluir de la nueva estructura y luego presiono

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En la solapa control de la definición de proyectos se verán los siguientes valores

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2.3. Actualizar la estructura operativa ya existente

Para actualizar la estructura operativa se ingresa a la transacción CJ20N o accediendo

desde el menú como se muestra a continuación:

Seleccionar la opción Abrir .

Se visualiza la siguiente pantalla:

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En la pantalla de selección del “Project Builder” se ingresa el código del proyecto

operativo a modificar

Se acepta presionando el ícono y como resultado el sistema nos muestra, en la parte

superior del lado izquierdo, la vista de estructura de árbol del proyecto y el pool de trabajo

junto con los modelos en la parte inferior. A la derecha se visualiza el detalle del objeto

seleccionado.

Presionando el botón se despliega toda la estructura generada

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Pantalla de detalle
del objeto
Estructura de seleccionado
árbol

Pool de trabajo y
modelos

A partir de este momento se puede comenzar a actualizar la estructura de proyecto,

agregando nuevos elementos y/o modificando los existentes.

2.4. Agregar un Elementos PEP

En el ejemplo se van a crear elementos PEP en la estructura de Proyectos creada como

modelo X.0001. Para ello, se selecciona el objeto “Elemento PEP” de los valores

individuales y se arrastra a la estructura de árbol.

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Arrastro este objeto hacia el

nivel de donde deberá colgar

Como resultado se visualizará la pantalla de detalle del nuevo elemento.

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Se requiere crear un nuevo PEP dependiendo del PEP:

Entonces se deberá arrastrar un PEP eligiendo ese ícono dentro de los objetos
individuales hasta el PEP X.2010 del cual dependerá.

Luego se modifica el código del nuevo elemento PEP junto con su descripción y
aquellos datos que se requieran

Se observará la siguiente actualización:

El nuevo elemento PEP se crea en estado abierto.

Se completa la descripción, responsable, solicitante y clase de proyecto, en caso de que
se requiera.
De esta forma se crean tantos elementos PEP como se requiere, armando así, la
estructura del proyecto.

Una vez finalizado presionar la tecla para grabar la información

Si se desea se pueden modificar/completar las fechas extremas, para ello deberá

pulsarse el icono ; aparece la siguiente información

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Se está programando el inicio de las tareas del elemento PEP para el 11 de Febrero y la
finalización para el 1º de Marzo ; el sistema calcula una duración de 13 días para este
PEP

3. Planificar por clase de costes la estructura de Proyectos

Transacción: CJR2

Esta funcionalidad permitirá tener un detalle de los costos planificados por clase de costo
en el período seleccionado.
Con este dato podrán compararse los costos planificados versus los costos reales
insumidos por clase de costo y por período

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Se completa la versión sobre la cual se desea planificar teniendo en cuenta que la 0

suele ser la actual y luego pueden utilizarse distintas versiones para emular el forecast.
Se define el período a planificar, el o los PEP´s y las clases de costo

Para ver el detalle mensual se presiona

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En esta pantalla se muestra la distribución mensual según la selección, la misma podrá

ser modificada manualmente.
Una vez finalizado debe grabarse dicho registro

4. Presupuestar la estructura de Proyectos

4.1 Asignar presupuesto original a la estructura de Proyectos

Transacción: CJ30

Se selecciona el elemento PEP o directamente el proyecto para que muestre todo el

árbol de estructura y

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podamos presupuestarlo directamente

Nos habilita la subestructura debajo del elemento pep seleccionado, en este caso el
X.4010.
Se podrá presupuestar uno o varios pep´s siempre contemplando que dicha asignación
de presupuesto coincida entre lo asignado a cada año contra el presupuesto “total” (suma
del presupuesto de todos los años para cada pep).

En esta pantalla indico el período a presupuestar y le asigno valor al elemento PEP que
desee, en este caso asigno al pep X.4201 y este valor es sumarizado hacia arriba ya que el
padre, en este caso X.4010 debe tener presupuestado lo mismo o mas que la suma de sus
hijos

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Luego de asignado presupuesto en el año debemos seleccionar “Total” y completar con

el presupuesto para los pep´s que corresponda

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Luego seleccionar: Tratar Totalizar o presione F9. El reporte anual se deberá ejecutar antes que el total.
Se deberá repetir la misma operación para ambos casos.

Para verificar que la presupuestación es correcta y no existan errores se deberán

presionar el botón , en caso que haya mayor presupuesto

Un ejemplo de error sería:

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Ya que el total presupuestado para el X.4201 en el “ Total” es inferior al anual.

Una vez corregido se presiona el botón y se visualiza un nuevo estado en el

elemento PEP, el PRES, que indica que dicho PEP fue presupuestado

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Una vez presupuestado podrá liberarse para su ejecución. Luego de liberado no podrá
utilizarse más la transacción CJ30 para presupuestar sino que será la CJ37

4.2 Suplementar la estructura de Proyectos

Transacción: CJ37

Se usa este procedimiento para Suplementar presupuesto dentro del monto aprobado
para el proyecto.
Para ello se debe tener como pre-requisito disponibilidad de dinero en el Proyecto
(Presupuesto).

4.3 Devolver a la estructura de Proyectos

Transacción: CJ38

Se usa este procedimiento para la devolución del presupuesto dentro del monto
aprobado para el proyecto.
Para ello se debe tener como pre-requisito algún elemento PEP con dinero disponible
para su devolución

5. Ejecución de proyectos

La etapa de ejecución del proyecto abarca los distintos procesos vinculados con la
adquisición de materiales y servicios, el seguimiento del avance del proyecto, la
notificación de cumplimiento de operaciones y de hitos, la toma de acciones correctivas
(modificación de secuencia de operaciones, adecuación de fechas) y la Liquidación
mensual de los Proyectos

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5.1 Liberación parcial de proyectos

Llegado el momento de comenzar con la ejecución del proyecto puede decidirse el
inicio para algunas fases/etapas del proyecto. En este caso se realiza una liberación
parcial de la estructura del proyecto.

Para ello me posiciono sobre la etapa del proyecto que voy a comenzar la ejecución y
voy a Tratar  Status  Liberar

5.2 Liberación total de proyectos

En caso de requerir la liberación total del proyecto se deberá posicionar en la “Definición

del proyecto” y realizar el mismo paso que en la liberación
parcial

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En el caso de Sales de Jujuy cuentan con status de usuario definidos los cuales según el
customizing aplicado deberán fijarse manualmente por lo cual además de la liberación
estándar de sap deberán ingresar a cada elemento PEP y cambiar el estado INIC a LIBE .
En el PEP se visualiza así:

Se deberá presionar el botón y marcar el bullet en el estado LIBE, esto para cada
elemento PEP.

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5.3 Ejecución y Control del proyecto - Status de sistemas Liberado

A partir del momento en que un proyecto esté en el estatus Liberado (LIBE), el proyecto
podrá comenzar a ejecutarse y a recibir costos y fechas reales. Por lo general, durante el
proceso de liberación se emiten las Solicitudes de Pedido y se efectivizan las reservas de
materiales contra el proyecto.

5.4 Gestión de compras y servicios para proyectos

La gestión de compras de materiales y contratación de servicios es un punto crítico dentro

del ciclo de vida del proyecto. La planificación de fechas de los distintos PEPS deben ser
coordinadas con el área de compras para lograr el abastecimiento en el momento
apropiado, en tiempo y forma. En el módulo SAP PS, las necesidades de materiales y
servicios se asocian a la estructura del proyecto, a través de los distintos documentos de
compras. De esta forma, la estructura PEP es al mismo tiempo un objeto de planificación,

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control y seguimiento del proyecto, y un objeto de imputación desde el punto de vista de

Controlling. Los objetos de planificación de compras podrán ser Solicitudes de pedido,
para materiales no stockeables (por lo general no catalogados o con una denominación
genérica) y la contratación de servicios no catalogados (operaciones externas) o reservas,
para los materiales de stock (por ejemplo, el caso de los repuestos de mantenimiento).

Una vez generadas estas Solicitudes de Pedido, se continuará el mismo proceso de

compras al efectuado en la actualidad.
El módulo SAP PS permite generar Solicitudes de Pedido imputadas a un Proyecto con los
siguientes datos relevantes para compras:

- Imputación: “P” (“Elemento PEP”)

- Tipo de Posición: “ ”

Las solicitudes de Pedido correspondientes a Materiales Catalogados suelen generarse

como reservas gestionandose desde el Módulo de MM.

5.5 Costos comprometidos para proyectos

Los costos comprometidos son costos por compras que se van a abonar en un futuro
cercano con una cierta seguridad. Los documentos que generan costos comprometidos
dentro de SAP son las solicitudes de Pedido y los Pedidos de compras. La solicitud de
pedido resulta un comprometido de solicitud de pedido para el objeto (grafo/operación o
elemento PEP). Mediante reportes estándar del sistema se puede conocer el detalle y la
totalidad de los costos comprometido para un proyecto, abierto por solicitud de pedido.

5.6 Costos comprometidos por Solicitud de Pedido – Control del Presupuesto

El sistema podría chequear que los costos comprometidos por las solicitudes de pedidos no
superen el valor del presupuesto asignado.

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5.7 Generación del Pedido –Comprometido

Cuando una solicitud de Pedido imputada a un proyecto (Elemento PEP o

Grafo/Operación) se convierte en orden de compra, el comprometido de solicitud de pedido
desaparece y se genera un comprometido de orden de compra para el objeto.

5.8 Costos Comprometidos por Pedido – Control del Presupuesto

El sistema chequeará que los costos comprometidos (Solicitudes de Pedido + Pedidos) no

superen el valor presupuestado asignado.

5.9 Costos Reales Imputados a Proyectos

Los objetos de Imputación de Costos Reales en los Proyectos son actualmente para Sales
de Jujuy los Elementos PEP
Los Costos Reales imputados a un Proyecto se efectivizan en las siguientes situaciones:

Consumo de Materiales Recepcionados

- A medida que van siendo consumidos los materiales recepcionados,

estos materiales son dados de baja como gasto y por lo tanto imputados
al proyecto. El costo que va asumiendo el proyecto será luego activable,
en el momento del cierre del proyecto y alta del activo fijo relacionado.

- Debido a la naturaleza propia de los proyectos de planta, los materiales

comprados suelen ser compras por única vez. Los mismos suelen ser
adquiridos como compras por denominación.

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Ingreso de Servicios

- Cuando se realiza el ingreso de un servicio catalogado el costo se

imputará al Proyecto

Para el caso de las reservas

- Cuando se realicen las salidas de mercancía contra ellas se

contabilizará el gasto contra el elemento PEP asociado.

6. Liquidación de proyectos

Los costes e ingresos se acumulan en los proyectos sólo temporalmente en los Elementos
PEP’S al final de cada período deberán liquidarse en uno o varios receptores.
En este caso deberá contemplarse la carga de los activos fijos definitivos que se
necesitarán como receptores de estas liquidaciones.

6.1 Carga Norma de liquidación en los elementos PEP

Transacción CJ20N

Los proyectos tienen un ciclo de vida en que la norma de liquidación tiene un papel central.
Para asignar la norma de liquidación regresamos a la transacción CJ20N, estando situados
en la definición del proyecto.

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Deberán completarse cada uno de los receptores de los cargos del PEP en cuestión

Para el caso de Sales de Jujuy al tener cargos de diversos períodos para liquidar se deberá
completar el campo “Clase de liquidación” con el TOT estamos asegurándonos que el
sistema contemple todos los cargos recibidos por este pep sin importar el año de
imputación del mismo.
En este caso se completó con un único receptor por lo cual es al 100%

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También podrán haber casos donde se cuente con diversos receptores, incluso de distintos
tipos siendo algunos PEP´s u otros AF – Activos Fijos y para cada uno de ellos puede
colocársele el % que se requiera.
Pero siempre se debe contemplar que el total de todos los porcentajes de cada norma de
liquidación de cada elemento PEP no supere el 100%.
Una vez completada esta pantalla si vamos al elemento PEP tiene un nuevo estado que
confirma la carga de la norma de liquidación.

El elemento PEP ha sido “Liberado” y tiene “NLIQ” la norma de liquidación asignada;

pulsamos y aparece la pantalla

6.2 Ejecutar la liquidación de los PEP´s

Transacción CJ88

Para realizar la liquidación de los cargos imputados a los PEP´s hacia los Activos Fijos que
se han de activar se debe ejecutar la transacción CJ88 para realizar PEP a PEP o bien
armar un set de elementos PEP´s y luego ejecutar la transacción desde la CJ8G.

Yendo a la CJ88

Completo la sociedad 1000

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Completo el campo PEP con la parte de la estructura (área) que quiero liquidar, incluyo el
tilde en jerarquía (son los pep´s hijos) y el tilde órdenes que si bien en este caso no existen
puede o no tildarse.
Período de liquidación será el último para que liquide todos los cargos imputados. Ejercicio
2016 y tilde en la sección de “Control de Proceso” para ejecución de test y lista detallada.

Luego presiono el

El sistema muestra la siguiente pantalla indicando la cantidad de liquidaciones (en test)

ejecutadas

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Presionando el botón muestra el detalle de los valores liquidados de un emisor a un

receptor.
Con esta pantalla se podrá chequear que dichos valores sean correctos, una vez se
verifiquen se vuelve a la pantalla inicial y se quita el tilde en “ejecución en test” y vuelve a
presionarse el reloj

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Sin el tilde test va a ejecutar realmente la liquidación y al presionar el botón

Y luego Presiono

Va a mostrar la siguiente ventana

Con los números de documentos generados, dándole doble click lleva al dato para que se
puedan realizar los chequeos correspondientes

7. Cierre Técnico de un Proyecto

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El cierre técnico se utiliza para indicar que el proyecto está cerrado desde el punto de vista
técnico, aún cuando todavía es esperable el ingreso de costos / ingresos.
El mismo se indica en el sistema mediante el correspondiente status de sistema.

Quedando el elemento PEP con el siguiente estado:

8. Cierre Definitivo del Proyecto

El cierre definitivo se fija cuando no queda ninguna operación pendiente y no se espera

ningún gasto nuevo dentro del proyecto. Una vez fijado este estado, ya no se puede operar
en el sistema con ninguno de sus componentes. Se puede cancelar el status Cerrado. En
este caso, el sistema fija el status Técnicamente cerrado.

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Hay que tener en cuenta que el sistema no permitirá ejecutar el cierre definitivo si el
elemento PEP aún cuenta con compromisos sin resolver. En este caso el sistema emitirá el
siguiente mensaje de error

Para subsanarlo se deberán consumir los materiales comprometidos y realizar una entrega
final para eliminar el compromiso, recién ahí con saldo 0 comprometido se podrá fijar el
cierre definitivo.

9. Reportes
El sistema SAP, provee de distintos reportes para lleva a cabo el control de la información

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9.1 Gestión presupuestaria

A nivel de proyecto, se muestra un listado con los siguientes ratios:

- Presupuesto Total
- Presupuesto del Año
- Presupuesto Años Anteriores
- Real Año
- Real año anterior

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- Desviaciones
- Comprometido Año Actual (a nivel de solicitud de pedido y pedido de
compras)
- Comprometido Año Anterior (a nivel de solicitud de pedido y pedido de
compras)
- Disponible
- Pronóstico de capitalización (Real) total y por proyecto: esto se obtiene
mediante la comparación del costo planificado por período en el
elemento PEP de nivel superior y el valor real y comprometido por
período, resultante de la ejecución del proyecto.

9.2 Estructura de proyectos-resumen individual

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- Por definición
- Por Elemento PEP
- Por Grafo
- Por Operación
- Por Documentos Comerciales
- Por relación de Ordenación
- Por hito

9.3 A nivel materiales

Mediante reportes estándar del sistema se pueden saber detalle y totalidad de costos
comprometido del proyecto abierto por solicitud de pedido y pedido de compras:

- Solicitudes de compra
- Pedidos

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- Reservas
- Componentes de Material

9.4 A nivel controlling

- Clases de coste

o Referentes a la Planificación

o Referentes al presupuesto

- Ingresos y Resultados

- Comparaciones

- Partidas individuales relativas

o Costos/Ingresos Reales

o Comprometidos

o Costos/Ingresos Plan

o Presupuesto

o Liquidación de partidas individuales

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