EXTENSIÓN DE DRENES PRESA DE

RELAVES FASE III

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTARIO

DESPROMINC
NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORADO

REVISADO

APROBADO
 INDICE

- OBJETIVO
- ALCANCE
- RESPONSABLES
- Responsable del control documentario
- Usuario del documento
- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
- Definiciones
- Abreviaturas
- DESCRIPCION

Codificación para comunicaciones y documentos de gestión

5.1.1 Tablas

5.2 Desarrollo de las actividades de control documentario

5.2.1 Elaboración de documentos

5.2.2 Envío de documentos

5.2.3 Recepción de documentos

5.2.4 Registro

5.5.5 Distribución de documentos

5.5.6 Seguimiento y Atención

5.5.7 Clasificar, ordenar y asignar los documentos para su archivo

6. DOCUMENTOS PARA CIERRE DE PROYECTO

7. ARCHIVO DE DOCUMENTOS
8. ESQUEMA
9. ANEXOS
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTARIO
 OBJETIVO:

Establecer la forma en que se realiza el control de todos los documentos que

integran Oficina Técnica y/o Gerencia del proyecto “Extensión de Drenes Presa
de Relaves Fase III” con el propósito de asegurar que todos estos estén
debidamente autorizados, revisados, identificados, actualizados y distribuidos
para su uso adecuado por todo el personal así como para que sean modificados,
retirados y cancelados o destruidos cuando así se requiera.

 ALCANCE

Es aplicable a todos los documentos internos y externos que forman parte del
proyecto “Extensión de Drenes Presa de Relaves Fase III” en el que se
establece los parámetros para el control documentario en la etapa de
construcción.

Se deben cumplir con los siguientes elementos específicos:

 Elaborar una matriz de responsabilidades y distribución de documentos.

 Establecer un método para administrar los documentos controlados.
 Debe asignarse una persona responsable del control de documentos.
 Verificar y corroborar la recepción de documentos.
 DC de SMCV realizará una auditoría periódica al control de documentos
para asegurar el cumplimiento del procedimiento.
 Controlar los documentos de cambios internos.
 Eliminar del lugar de trabajo todos los documentos anulados y/o superados.
 Elaborar el Plan de comunicaciones.
 Elaborar el Contact List del Proyecto.

RESPONSABLES

Responsable del Control Documentario

 Es el encargado de recibir, reproducir, distribuir, controlar, archivar y

registrar todos los documentos de la Gerencia del Proyecto y/o Oficina
Técnica, guardando estos en medios electrónicos o en forma impresa,
según sea el caso.

 Deberá imprimir un juego original de la documentación técnica y

administrativa para el archivo del Proyecto y estará disponible en las
oficinas para consulta.
  Entregará una copia de los planos al Gerente del Proyecto con sello de
COPIA CONTROLADA.

 Asistirá al Kick Off Meeting y se asegurará de que le proporcionen todos los

formatos y documentos utilizados para el control de los documentos y
comunicaciones durante el desarrollo del proyecto.

 Preparará un reporte semanal del Control Documentario en donde indicará

el status de los documentos respecto a los documentos pendiente de
respuesta por SMCV y pendiente de levantamiento por DESPROMINC, se
informará en la reunión semanal del Proyecto y se incluirá en la minuta de
reunión. Ejemplo:

TIPO DE ABREV. TOTAL TOTAL TOTAL

DOCUMENTO RECIBIDOS CERRADOS PENDIENTES

TRANSMITAL TR 150 130 20

SOLICITUD DE
INFORMACION RFI 35 34 1

SUBMITAL SUB 10 10 0
NO
CONFORMIDAD RNC 20 5 15
INSTRUCCION
DE OBRAS IO 12 8 4

 Usuario del Documento

El usuario de un documento deberá cumplir con los requisitos de este

procedimiento y asegurar que los documentos sean verificados por el
responsable del control documentario antes de ser utilizado en el campo.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1 Definiciones

 Documento interno: Documento que emite DESPROMINC y que es de

importancia relevante para el buen funcionamiento de la empresa.

 Documento externo: Documento que emite SMCV a DESPROMINC,

contiene información importante para el desarrollo del proyecto y pueden
encontrarse en medio impreso o electrónico.
 Formato: Documento en el que recopilan datos y/o información referentes
a las actividades a desarrollarse en el proyecto.
Cuando el formato contiene datos o información se convierte en registro.

 Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo un proceso o actividad

pueden ser documentados o no. Ejemplo (Cuando el procedimiento es
operativo se le denomina POE y es documentado)

 Usuario: Persona perteneciente o no a la empresa que requiera de este

documento para realizar alguna actividad.

 Documento: Cualquier escrito que contiene una información.

Los documentos se los puede encontrar de forma escrita o en archivo
digital.

 Documentos Controlados: Copias de los documentos del proyecto que

circulan dentro de las instalaciones de DESPROMINC cuyo estado de
revisión o distribución se encuentra bajo el control del responsable del
control documentario.
Los documentos controlados llevan el sello COPIA CONTROLADA en letras
de color azul para diferenciarlos claramente de los documentos no
controlados o sólo de carácter informativo.

 Documento No Controlado: Son copias de los documentos de Oficina

Técnica y Gerencia del Proyecto solicitados por un usuario, su uso es
exclusivamente de información. La persona que solicita un documento es el
responsable de la eliminación de este.

 RFI (Solicitud de Información): Formato emitido para las consultas técnicas

de campo y diseño. Si la respuesta tiene un impacto en el costo o programa
del Proyecto, es responsabilidad nuestra comunicar de inmediato para
generar el documento de cambio correspondiente y realizar el seguimiento
del caso por el Gerente del Proyecto.

 RNC (Reportes de No-Conformidad): Formato de incumplimiento o

desviación de un requisito, procedimiento u plan de trabajo.

 Transmittal: Formato generado por el responsable del Control

Documentario de DESPROMINC, se utiliza para formalizar la entrega de
documentos técnicos, de gestión e informativos presentados para revisión
y/o aprobación. Sirve para llevar un control de los documentos
presentados.
 Submittal: Formato generado por el responsable del Control
Documentario de Desprominc, contiene una lista de documentos que
requiere revisión y/o aprobación por SMCV.
Este documento está relacionado con el cumplimiento de normas,
especificaciones técnicas del proyecto y generalmente se utiliza para la
aprobación de materiales.

 Planos Red Line (Línea Roja): Planos de construcción que muestran una
línea roja con todos los cambios durante la construcción, también se
coloca las revisiones necesarias de forma que éstos reflejen un registro fiel
de lo construido.
Las anotaciones se hacen sobre un plano físico en formato original, se
realizará la recolección de la información técnica a partir de los registros,
incluido los conjuntos de planos de inspección y supervisión y que
documenten toda modificación, adaptación o alteración del contenido
original de los planos.

 Para la identificación de los documentos de cambio en los planos durante

la etapa de construcción, se utilizará el siguiente sello:

DOCUMENTOS RELACIONADOS CON MODIFICACIONES

FECHA DEL TIPO DE NUMERO DEL COMENTARIOS DE
DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO LAS
MODIFICACIONES

 Planos As Built (Conforme a Obra): Para la emisión final de los planos As

Built, se toma como referencia las anotaciones de los planos Red Line,
luego estas anotaciones y cambios se incluyen en versión electrónica en el
Software Autocad, generando una nueva revisión. El responsable del
Control Documentario guardará copias en el archivo del proyecto.

 Desprominc entregará los planos As Built firmados por un ingeniero

colegiado y presentar su certificado de habilitación.

 Desprominc presentará archivo nativo en Autocad 2007, una impresión en

formato A1 con la firma del ingeniero colegiado, adicionalmente
presentará 2 copias en formato A1 y una copia en formato A3.

 Para la presentación de formatos y plantillas de los planos Desprominc

deberá revisar el Procedimiento CAD de SMCV, proporcionado por DC de
SMCV.
  IO (Instrucciones de Obra): Son usados para indicar algún cambio en el
alcance de obra de Desprominc, para ser archivado este documento debe
estar firmado por Desprominc y aceptado por el administrador del
proyecto de SMCV.

 Matriz de Responsabilidades y Distribución de Documentos (MRD): Es un

formato elaborado por el Gerente del Proyecto para establecer las
responsabilidades y los requerimientos para la distribución de
documentos para cada ingeniero asignado al proyecto.

 Contact List : Es un formato que muestra los datos de contacto de todos

los que forman parte del proyecto, debe incluir como mínimo nombres,
apellidos, teléfonos personales y de trabajo, dirección de correo
electrónico y el cargo y/o responsabilidad asignada.

 Cliente (SMCV): Empresa que contrata los servicios de un Contratista

(DESPROMIN) para que ejecute parte o la totalidad de un proyecto o
servicio.
 Contratista (DESPROMINC): Empresa que ejecuta un proyecto o está
encargada de un servicio, para una corporación o para un particular.

 Sub-Contratista: Empresa que subcontratada por Desprominc para

ejecutar una parte del alcance de su trabajo.

 Supervisión: Organización dedicada a ejercer la inspección técnica y

contractual para los trabajos realizados por el Contratista (DESPROMINC).

 Minutas de reunión: Formato utilizado para registrar los acuerdos,

compromisos y/o puntos significativos de discusión mencionados en
reuniones formales.

 Estado de Pago: Formato para aprobar y/o validar los avances de

Desprominc por un periodo establecido, debe mostrar el monto actual a
valorizar, monto acumulado anterior y el saldo por valorizar.

 Valorización: Formato para aprobar y/o validar los avances de

Desprominc por un periodo establecido, debe mostrar los porcentajes de
avance de acuerdo a las partidas ejecutadas en el periodo valorizado.

4.2 Abreviaturas

 ATS : Análisis de Trabajo Seguro.

 LMD : Lista Maestra de Documentos.
  MRD : Matriz de responsabilidades y distribución.
 POE : Procedimiento de Operación Estándar.
 DES : DESPROMINC SRL.

5. DESCRIPCION

5.1. Codificación para comunicaciones y documentos de gestión

DES-09C00041-XY-001

CORRELATIVO

TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE CONTRATO

DESPROMINC

Ejemplo:

 DES-09C00041-IME-001

Codificación del informe mensual n° 001.

5.1.1 Tablas

TIPOS DE DOCUMENTO – Tabla N° 1

DESCRIPCION CODIGO
Actas de Entrega de terreno AET
Precios Unitarios PU
Acta de Recepción de Terreno ART
Acta de Conformidad AC
Costo y Cronograma CC
Proyecto PYT
Trabajo TRB
Análisis de Trabajo Seguro ATS
Auditoria ADT
Bases de Licitación BL
Cambio de alcance del Contratista CAC
Cartas CRT
Certificados CER
Lista de Contacto LC
Cuadro comparativo CC
Criterio de Diseño CD
Cronograma generales CG
Cronograma de ejecución del Contratista CEC
Contrato CTO
Cotizaciones CTZ
Cronograma del Proyecto en Factibilidad CPF
Cronograma del Proyecto en Ing. Básica/ Detalle CPI
Cronograma del Proyecto en construcción CPC
Cronograma del Servicio a ejecutar CSE
Cronograma de utilización de equipos CUE
Desviación de Alcance DES
Diagrama de Flujo de proceso DFP
Dossier de Calidad DC
Ensayo EN
Entregables Técnicos y Gestión ETG
Especificaciones ESP
Esquema ESQ
Estándar EST
Estado de Pago EP
Estimado de Costos Capital ECC
Estructura de Información Libro de Proyecto EIP
Estudio EST
Evaluaciones técnicas ET
Expediente Técnico EXT
Formato FOR
Hoja de Seguridad de Productos Químicos MSDS
Informe Semanal IS
Informe Mensual IM
Informe Final IF
Informe Preliminar IP
Informe de Calibración de Equipo ICE
Informe de Seguridad IS
Instrucción de Obra IO
Inspección de Seguridad ISG
Key Performance Index KPI
Liquidación de Contrato de Obra LCO
Liquidación de Obra LO
Lista de Equipos LE
Lista de materiales LM
Lista Maestra de Ingeniería LMI
Lista Maestra de Construcción LMC
Listado de Instrumentación LI
Listado de Documentos LD
Listado LT
 Manual M
Mapeo de Procesos MP
Matriz IPECR IPERC
Matriz de Responsabilidades y distribución MRD
Memorándum MEMO
Memoria de Cálculo MC
Memoria Descriptiva MD
Metrados MT
Minuta de Reunión MR
Notificación de Cambio NC
Organigrama ORG
Orden de Cambio al Contrato OCC
Orden de Compra OC
Orden de Trabajos Misceláneos OTM
Orden de Trabajo Ingeniería OTI
Orden de Servicio OS
Orden de Trabajo OT
Plan de Contingencia ante emergencia PCE
Plan de Trabajo PT
Plan de Seguridad del Contratista PSC
Plan de Medio Ambiente del Proyecto PMAP
Proyecto PROY
Plan de Medio Ambiente del Contratista PMC
Presupuesto del Proyecto PP
Procedimiento Operacional estándar POE
Propuesta Técnica PT
Programa de Seguridad del Contratista PSC
Protocolos PTC
Punch List PL
Reclamos REC
Solicitud de Orden de Cambio SOC
Reporte de No conformidad RNC
Reporte Diario del Contratista RDC
Reporte REP
Solicitud de Información RFI
Submittal SUB
Información Técnica IT
Transmittal TR
Valorización VAL
Programa de Seguridad del Contratista PSC

5.2 Desarrollo de las actividades de control documentario

Para el cumplimiento de las responsabilidades, el responsable del control

documentario utiliza los programas Microsoft Office, Adobe Acrobat
 Professional, Autocad o visor de Autocad, según corresponda al tipo de
documentación.

En el proceso de control de documentos se identifican las siguientes

etapas:

5.2.1 Elaboración de documentos

Elabora los documentos ya sean transmittal, Submittal, RFI, etc. de

acuerdo a los formatos entregados por el DC de SMCV, se encarga de
hacer firmar a las personas indicadas el documento para ser enviado.

5.2.2 Envío de documentos

Luego envía estos documentos vía correo electrónico y también es el

encargado de llevarlos en físico para ser registrados, aprobados,
revisados, etc. por los encargados de la supervisión del Proyecto.

5.2.3 Recepción de documentos

Una vez revisados y/o observados los documentos son remitidos por DC
de SMCV con un transmittal correspondiente indicando si es aceptado,
aceptado con comentarios, si se debe revisar y volver a presentar, si no
es necesaria una revisión u otras.

5.2.4 Registro

Es la acción administrativa, que consiste en anotar en forma permanente

y sistemática según sea el caso los datos referidos al documento.
Ejemplo: fecha en que se respondió por SMCV, fecha en que llegó el
documento a Desprominc, estado del documento.

5.5.5 Distribución de documentos

El responsable del control documentario de Desprominc deberá remitir

el archivo al área correspondiente y a la vez archivar en físico y en digital
una copia para el archivo del control documentario.
El transmittal enviado por DC de SMCV debe contener uno de los ítems
mostrados en el cuadro presentado a continuación, el cual dará fe de
que el documento fue revisado por los encargados de la supervisión del
proyecto.

SELLO DE REVISIÓN DEL ESTADO DEL DOCUMENTO

 ACEPTADO

ACEPTADO CON OBSERVACIONES

REVISAR Y VOLVER A ENTREGAR

NO ES NECESARIO UNA REVISIÓN

FECHA.

_____________________________________________

FIRMA

Se debe mantener un control actualizado con las últimas emisiones de

los documentos.

5.5.6 Seguimiento y Atención

Este procedimiento se inicia una vez derivado el documento al área

correspondiente para su atención, debiendo consistir en la previa,
concurrente y posterior seguimiento del documento a fin de brindar una
fluida atención interna y externa.
Para cerrar con este circuito deberá comunicarse el resultado o las
correcciones si fueran necesarias en el documento para volver a
remitirse a SMCV.

5.5.7 Clasificar, ordenar y asignar los documentos para su archivo

Consiste en agrupar los documentos para su archivo final los transmittal,

Submittal, RFI, IO, RNC, etc. se guardarán en archivadores designados
para ello, en estado físico y también se debe guardarse en archivo digital
en la base de documentos de Desprominc.
 Todo esto conlleva al objetivo principal que es tener “rapidez en la
ubicación del documento requerido”, para ello se requiere de un control
estricto de documentos que van siendo solicitados, con la finalidad de
que a futuro no se lamenten pérdidas de dichos documentos.

Nota: Los planos y documentos obsoletos y/o superados deben ser

retirados de todos los archivos activos tan pronto se reciba una nueva
revisión. Todo documento reemplazado o superado estará sellado con
un sello de color rojo que indique SUPERADO o CANCELADO.

6. DOCUMENTOS PARA CIERRE DE PROYECTO

El responsable del control documentario de Desprominc verifica que en

el cierre del Proyecto, que no exista ningún documento pendiente de
levantamiento de observaciones y/o conciliación, siendo los más
importantes
Planos as built en archivo físico y digital con formato de control.

 Dossier de Calidad físico y digital.

 Punch List caminata amarrilla, naranja y verde.
 Acta de recepción de Proyecto.
 Informe Final de Obra físico y digital.
 Informe Final de Seguridad físico y digital.
 Informe Final de Medio Ambiente físico y digital.
 Informe Final de Calidad físico y digital.
 Cierre de Planillas y AFP.
 Carta de garantía.
 Ultima valorización
 Transmittal en archivo físico y digital con listado.
 RFI’s en archivo físico y digital con listado.
 RNC en archivo físico y digital con listado.
 Submittal en archivo físico y digital con listado.
 Cartas en archivo físico y digital con listado.

7. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Los documentos en copia física serán archivados con el nombre del

Proyecto y número de Contrato correspondiente en los archivos de
DESPROMINC.

8. FLUJOGRAMA
ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DEL CONTROL DOCUMENTARIO DE
DESPROMINC

9. ANEXOS

 CD-FOR-001: Formato Matriz de Responsabilidades y

distribución.
 CD-FOR-002: Formato Requerimiento de Entregables de
documentación técnica y gestión para el inicio.
 CD-FOR-003: Formato Contact List
 CD-FOR-004: Formato transmittal emitido para revisión
  CD-FOR-005: Formato Submittal
 CD-FOR-006: Formato Reporte de No Conformidad
 CD-FOR-007: Formato control RFI
 CD-FOR-008: Formato control histórico de planos
 CD-FOR-009: Formato control de reporte de no
conformidad
 CD-FOR-010: Formato control de Planos As Built
 CD-FOR-011: Formato de Planos Red Line
 CD-FOR-012: Formato de control de documentos de Ingeniería
 CD-FOR-013: Formato de instrucción de obra
 CD-FOR-014: Formato de reporte diario
 CD-FOR-015: Formato de control de submittal