Procedimiento Escrito de Trabajo:

Control de Documentos Especifico

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PROYECTO: “MEJORAS DE INFRAESTRUCTURA DE

CANALES DE RELAVES Y DERIVACION
TOQUEPALA Y CUAJONE”
CONTRATO N° L8-T23-006

PROCEDIMIENTO ESCRITO DE TRABAJO DE

CONTROL DE DOCUMENTOS ESPECIFICOS DEL
PROYECTO

CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN: 0 1
FECHA: 09/09/2018 24/10/2018
DESCRIPCIÓN:

Preparado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:

Niana Campos Freddy Quico José Gutiérrez Jorge Salas

Control Documentario Jefe de Calidad Residente de Obra Gerente de Obra

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INDICE
1. Objetivo ............................................................................................................................................ 3
2. Alcance ............................................................................................................................................. 3
3. Documentos de Referencias ...................................................................................................... 3
4. Definiciones..................................................................................................................................... 4
5. Responsabilidades ........................................................................................................................ 4
5.1 Gerente de Obra .................................................................................................................... 4
5.2 Ingeniero Residente. ............................................................................................................ 4
5.3 Jefe de Área ............................................................................................................................ 5
5.4 Jefe de Calidad ...................................................................................................................... 5
5.5 Ingeniero de Calidad ............................................................................................................ 5
5.6 Ingeniero de Oficina Técnica ............................................................................................. 5
5.7 Control Documentario.......................................................................................................... 5
6. Recursos .......................................................................................................................................... 5
7. Procedimiento................................................................................................................................. 6
7.1 Estructura de la Documentación ........................................................................................... 6
7.2 Formato de Procedimientos de Gestión, Procedimiento de Construcción e
Instrucciones de Trabajo ..................................................................................................................... 7
7.2.1 Procedimientos de Gestión. ............................................................................................... 7
7.2.2 Procedimientos de Construcción / Instrucciones de Trabajo. .................................. 7
7.2.3 Estructura de los formatos ................................................................................................. 8
7.3 Identificación de documentos de origen interno .............................................................. 8
7.3.1 Codificación de documentos ............................................................................................. 8
7.3.2 Documentos generados en los proyectos.................................................................... 11
7.3.3 Identificación de formatos y registros ........................................................................... 11
7.3.4 Identificación de Documentos de Origen Externo ..................................................... 12
7.4 Control de Documentos: ....................................................................................................... 12
8. Control de Calidad ....................................................................................................................... 13
9. Anexos............................................................................................................................................ 13

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1. Objetivo

El objeto de este procedimiento es establecer la metodología para la elaboración

de documentos del Sistema de Gestión de la calidad en el proyecto “Mejoras de
Infraestructura de Canales de Relaves y Derivación Toquepala y Cuajones”.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de

la Calidad. Se permitirá codificaciones distintas al presente procedimiento en los
siguientes casos:

Caso 01: El cliente contractualmente sugiere emplear una codificación propia, en

dicho caso se adoptará aquella.

Caso 02: En el caso de procesos internos que requieran codificaciones diferentes

a las estipuladas en el presente procedimiento, por ejemplo: Diseño e Ingeniería.

Caso 03: Documentos Internos generados por Cosapi, por ejemplo: Listados; y
Documentos Internos generados por terceros, por ejemplo: Protocolos de ensayos
y/o pruebas, procedimientos, etc.

3. Documentos de Referencias

 MA-CAL-01: Manual de Gestión de Calidad.

 Norma ISO 9001:2008, apartado 4.2.3 Control de Documentos.
 Norma ISO 14001:2004, apartado 4.4.5 Control de Documentos.
 Norma OHSAS 18001:2007, apartado 4.4.5 Control de Documentos.
 PG-CAL-03. Procedimiento para el Control de Documentos del Sistema de
Gestión de Calidad – Sede Central.
 FG-CAL-03-F1: Lista Maestra – Sede Central.
 FG-CAL-03-F2: Lista de Documentos de origen externo – Sede Central.
 FG-CAL-03-F3: Plan de Firmas – Sede Central.
 FG-CAL-03-F4 Listado de distribución de Documentos – Sede Central.
 DS-02-2016-EM: Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en el Minería

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4. Definiciones

 Código.- Combinación de signos que tiene un determinado valor dentro de un

sistema establecido.
 Procedimientos de Gestión.- Escrito que describe actividades de un
determinado proceso de Gestión (gestión de compras, gestión de almacén, etc).
 Procedimientos de Construcción.- Escrito que describe actividades de un
determinado proceso Constructivo.
 Instrucción de Trabajo.- Escrito que describe actividades de un determinado
proceso (gestión o constructivo) especifico.
 Registro.- Conjunto de datos relacionados entre sí, que constituyen una unidad
de información en una base de datos.
 Copia Controlada: Documento que se distribuye bajo control.
 Solo para Información: Documento informativo y que no es aplicable al
proyecto.
 Superado: Documento que ya fue superado y/o o ha perdido vigencia.
 Aprobado para Construcción: Son documentos aprobados utilizados para la
construcción y que deben contar con la revisión “0”.
 Plano Red Line: Planos de construcción señalizados con línea roja todos los
cambios durante la construcción.

5. Responsabilidades

5.1 Gerente de Obra

 Es responsable de la implantación, implementación, aplicación y difusión de este
procedimiento.
 Proporcionar los recursos humanos y materiales necesarios para los trabajos y
controles de las excavaciones que se realicen durante el proyecto.
 Designar al responsable para de cada actividad durante la duración del desarrollo
del servicio.

5.2 Ingeniero Residente

 Planificar y hacer cumplir las actividades señaladas en el PETS.
 Verificar que se cumpla todo lo establecido en el presente procedimiento.
 Supervisar, y asegurarse que todo su personal a cargo cumpla el presente
procedimiento.

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5.3 Jefe de Área

 Es el responsable por la correcta elaboración e identificación de los documentos
que emita su área; así como la identificación de los Documentos de Origen
Externo.

5.4 Jefe de Calidad

 Verificar el cumplimiento de este procedimiento y de todos los documentos del
proyecto. Auditara la aplicación del procedimiento para asegurarse que en campo
cuente con la última información aprobada para el proyecto.

5.5 Ingeniero de Calidad

 Coordina con las personas pertinentes durante la elaboración de Documentos
de Origen Interno o la inclusión de Documentos de Origen Externo al Sistema de
Gestión de la Calidad.

5.6 Ingeniero de Oficina Técnica

 Es responsable de preparar con la debida anticipación los cuadros de cotas y
coordenadas de las estructuras programadas para la ejecución de trazos y
niveles.
 Es responsable de coordinar con el Topógrafo la entrega de la información
necesaria para la ejecución de los trazos y control de dimensión de excavaciones

5.7 Control Documentario

El Control Documentario es responsable de implementar los requerimientos de
este procedimiento para asegurar que los documentos sean recibidos, revisados,
registrados, distribuidos y archivados apropiadamente y para garantizar que la
revisión más reciente de los documentos controlados esté disponible para su uso
en las oficinas del proyecto como en el campo

6. Recursos

 No Aplica

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7. Procedimiento

7.1 Estructura de la Documentación

 La estructura de la Documentación del sistema de Gestión de la Calidad es la

siguiente:

 1er. Nivel (N1): Manual de Gestión de la Calidad

Documento en el cual se describe como la organización cumple con los requisitos
de la norma internacional ISO 9001:2008.

 2do. Nivel (N2): Plan de Calidad

Documento que especifica el cumplimiento de la norma internacional ISO
9001:2008 en los proyectos o unidades de ECOPSAC. Detalla los procesos
aplicables, sus interacciones y controles, la documentación pertinente y demás
lineamientos específicos.

 3ro. Nivel (N2): Procedimientos y Formatos aplicables

Documentos que describen la forma específica para llevar a cabo una actividad
y los formatos aplicables.

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 4to. Nivel (N4): Instrucciones de trabajo

Documentos que expresan métodos en detalle de cómo ejecutar actividades.

 5to. Nivel (N5): Registros

Documentos que presentan resultados obtenidos que son evidencia objetiva del
desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.

7.2 Formato de Procedimientos de Gestión, Procedimiento de Construcción e

Instrucciones de Trabajo

7.2.1 Procedimientos de Gestión.

Estos documentos contienen la siguiente información:

- Carátula
I. Control de emisión y cambios
II. Tabla de contenido
1. Propósito
2. Alcance
3. Documentos de referencia
4. Definiciones
5. Desarrollo
6. Modo de Aceptación
7. Responsabilidad
8. Anexos (*)

(*) De ser requeridos.

7.2.2 Procedimientos de Construcción / Instrucciones de Trabajo.

La estructura que deben presentar es la siguiente:

Carátula
I. Control de emisión y cambios
II. Tabla de contenido
1. Propósito
2. Alcance
3. Documentos de referencia
4. Definiciones
5. Desarrollo
5.1. Descripción del Entregable
5.2. Método Constructivo
5.2.1. Descripción del Trabajo

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5.3. Recursos
5.3.1. Mano de Obra
5.3.2. Equipos
5.3.3. Materiales

5.3.4. Otros
6. Modo de aceptación
6.1. Plan de Puntos de inspección.
7. Responsabilidades
8. Anexos
8.1. Formatos de Control y aceptación.

7.2.3 Estructura de los formatos

Los formatos pueden ser elaborados en medio físicos o electrónicos. El
contenido debe contemplar:

-Encabezado:

Espacio 1 - Titulo del formato.

Espacio 2 - Código del Formato.
Espacio 3 - Número de revisión
Espacio 4 - Espacio para número secuencial de control de registro designado
por el emisor (cuando se requiera).

-Cuerpo del Formato

Espacio 5 - Área del formato destinada a ser completada con datos que
demuestren el cumplimiento de requisitos y la eficacia del Sistema de Gestión
de la Calidad.
-Pie de Página

Espacio 6 - Contiene los siguientes campos: nombre, función, firma y fecha de

las personas responsables del llenado, revisión o aprobación de las
informaciones en el cuerpo del formato (cuando se requiera).

Espacio 7 - Área para notas u observaciones (cuando se requiera).

7.3 Identificación de documentos de origen interno

7.3.1 Codificación de documentos

Los documentos de Cosapi están comprendidos por los manuales, planes de

calidad, procedimientos de gestión y de construcción, y las instrucciones de
trabajo que rigen para toda la organización.

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Se codifican de la siguiente manera:

XX – YYY – AA

Número de orden correlativo

Proceso, actividad o disciplina asociada

Tipo de documento

Dónde:

XX” es el tipo de documento, que puede ser:

Manual MA
Plan PL
Procedimiento de Gestión PG
Procedimiento de Construcción PC
Plan de Puntos de Inspección PPI
Instrucción de Trabajo IT
Informe INF

(a) PL es usado para Planes que tienen los mismos atributos que los Procedimientos
de Gestión. Por ejemplo: Plan de Mantenimiento y Mejora del SGC.

“–“ es el guión de separación.

“YYY” es el grupo de proceso y puede ser:

Procedimientos de Gestión Código

Contrataciones CON
Ingeniería ING
Posventa POS
Sistemas SIS

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Gestión del Talento Humano y Sostenibilidad GTHyS

Asesoría legal ASL
Gestión de la calidad CAL
Seguridad SEG
Facturación FAC
Gestión de compras COM
Gestión de almacenes ALM
Transporte y despacho TRD
Mantenimiento MTO
Control de equipo IME IME
Control de activo fijo CAF
Medio Ambiente AMB
Innovación RDI
Generales GNR

Procedimientos de Construcción e Instrucciones de

Trabajo Código
Control topográfico TOP
Movimiento de tierra MVT
Cimentaciones CIM
Drenaje DRN
Encofrado ENC
Armadura de refuerzo ARM
Concreto CON
Pavimento asfáltico PAV
Albañilería y mampostería ALB
Acabados ACB
Aire acondicionado AAC
Estructura metálica ESM
Tubería TUB
Soportería SOP
Soldadura SOL
Pintura PNT
Revestimiento REV
Protección catódica PCA
Equipos EQP
Comunicaciones CMU

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Movimiento de cargas MVC

Commissioning CMM
Arquitectura ARQ
Civil CIV
Electricidad ELC
Mecánico MEC
Instrumentación INS
Sanitario SAN
Ensayos de suelo ESU
Ensayos de subsuelo ESB
Ensayos de concreto ECN
Ensayos de cemento ECM
Ensayos de asfalto EAS
Ensayos no destructivos END
Temporal (b) TMP (b)
Clasificado como temporal hasta que se le asigne una denominación.
“AA” es el número correlativo que inicia en 01, en forma independiente de cada
tipo de documento, y de cada proceso, actividad o disciplina.

Por ejemplo:

PG-CAL-01 PG-COM-01 PG-GTHyS-01

PG-CAL-02 PG-COM-02 PG-GTHyS-02
PG-CAL-03 PG-COM-03 PG-GTHyS-03

7.3.2 Documentos generados en los proyectos

Los documentos generados en los proyectos son identificados en el alcance del
documento y son registrados en la Lista Maestra del proyecto. Por lo tanto, el alcance
de cada documento permite que la codificación de estos documentos pueda coincidir
entre distintos proyectos.
En el proyecto se le agregará delante de cada uno de los códigos la identificación del
proyecto: 3020
7.3.3 Identificación de formatos y registros
Los formatos y registros se codifican cambiando la primera letra del Procedimiento o
Instrucción de Trabajo al que corresponden por la letra “F” y agregando una letra
secuencial (A-Z) al final del código. Aquellos que no corresponden a ningún
Procedimiento se codifican de acuerdo a 6.3.1 realizando el cambio por la letra “F” y
no llevan una letra secuencial:

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Código: L8T23006-ECOP-DC-001 Página 12 de 13

FX – YYY – AA – L

Letra Secuencial
Proceso, actividad o disciplina asociada
Número de orden correlativo
Tipo de documento

7.3.4 Identificación de Documentos de Origen Externo

Para la identificación de estos documentos se emplea el código establecido por
la entidad que los emite. En caso de que este no existiese o no fuera conocido
se les asigna un código.
Puede emplearse una codificación similar a la de los Procedimientos o
Instrucciones de Trabajo (véase 6.3.1), cambiando las tres primeras letras por
“DOE” (Documento de Origen Externo).

7.4 Control de Documentos:

Toda la documentación del proyecto como planos, especificaciones técnicas, hojas
de datos, evaluaciones y reportes deben ser legibles y almacenarse de manera
que pueda ser consultada fácilmente.

Oficina Técnica debe implementar este procedimiento de manera que se tenga a

la mano la última revisión en los planos y especificaciones técnicas para su uso,
tanto en las oficinas del proyecto como en el campo.

Los Planos y las especificaciones técnicas son responsabilidad de oficina técnica

la emisión de esta documentación con el sello de aprobación para construcción.

Para los documentos entregados a obra deberán de contar con el sello de en la

primera hoja de documento: COPIA CONTROLADA.

Los documentos no controlados deberán estar sellados en todas las hojas del
documento con el sello de: SOLO PARA INFORMACION.

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Las verificaciones de los planos y especificaciones técnicas serán periódicamente

y Oficina técnica encargada de actualizar la documentación en todas las áreas del
proyecto.

Los Documentos obsoletos y/o superados deberán ser retirados del proyecto y
deberán ser identificados con el sello de: SUPERADO.

8. Control de Calidad
Verificar el cumplimiento del presente procedimiento.
Verificación el cumplimiento de los planos, las especificaciones del proyecto y
documentación cuenten con el sello respectivo.

9. Anexos

 Anexo N° 1: 3020-FG-CAL-03-F1: Lista Maestra.

 Anexo N° 2: 3020-FG-CAL-03-F2: Lista de Documentos de origen externo.
 Anexo N° 3: 3020-FG-CAL-03-F3: Plan de Firmas.
 Anexo N° 4: 3020-FG-CAL-03-F4: Listado de distribución de Documentos.

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