PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.

38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 1 de 9

1. OBJETIVO

Establecer las pautas para la adquisición de los bienes requeridos por el Proyecto, de forma oportuna,
eficiente y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

2. DESARROLLO

Figura 01 – Flujo de la Gestión de Compras

2.1. Listado de Materiales a Comprar

De acuerdo con lo establecido en el procedimiento GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedido de

Materiales, el Comprador recibe el listado de materiales a comprar de parte del Responsable del
Control Logístico, quien previamente ha diferenciado los materiales según lo establecido en la Matriz
de Alcance, con el fin de direccionar correctamente los pedidos a los Responsables de Compras tanto
en el Proyecto como en la Oficina Principal.
 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 2 de 9

Figura 02 – el listado de materiales a comprar alimenta la gestión de compras

2.2. Proceso de Compra

El Comprador recibe el listado de materiales a comprar e inicia el proceso de compras en el sistema

ORACLE con la generación de las Solicitudes Internas (SI). La persona designada aprobará la SI
en ORACLE en el Módulo de Compras, que de manera automática enviará esta autorización al
Comprador. Se recomienda que se haga una sola SI por el total de los materiales y junto con el detalle
(consolidado) entregado por el Control Logístico, indicando las cantidades requeridas especificadas
por cada frente.

La creación y aprobación de SI tiene por finalidad poder utilizar las herramientas de seguimiento
y control que brinda el sistema ORACLE. Representan un pequeño retrabajo operativo, por lo que
debe procurarse que contengan sólo la información necesaria. En los casos que el Proyecto defina,
podrá configurarse las SI con aprobación automática para algunos materiales cuya compra es
rutinaria.

Una vez recibida la notificación de aprobación de la SI, el Comprador verifica si la compra corresponde
a alguno de los proveedores contratados al inicio del Proyecto durante la definición de la Matriz de
Alcance1 o a proveedores nuevos:

9 En caso se trate de proveedores nuevos, se deberá pasar por el proceso de cotización y selección
de proveedores, con el fin de generar la Orden de Compra (OC) correspondiente. Se deberá
consultar el Sistema de Proveedores a fin de buscar proveedores inscritos. En caso se trate de
proveedores nuevos, se les indicará que procedan a inscribirse en el sistema. Los tiempos de
cotización y selección deberán ser considerados como parte del plazo.

9 En caso se trate de proveedores que ya cuenten con una OC generada, se procederá a solicitar el
despacho correspondiente por medio de la SI.

Solamente con la OC aprobada se autoriza la compra de los materiales. Una copia de la OC aprobada deberá
ser enviada al proveedor, junto con la solicitud de despacho (en caso se trate de una OC Abierta).

Finalmente, el Comprador debe enviar el listado del consolidado (con la fecha de llegada al Proyecto)
al Jefe de Almacén para que lo tenga presente al momento de la recepción de los materiales, y pueda
proceder a su distribución en los frentes que correspondan. El Proyecto definirá la necesidad de
establecer mecanismos de revisión y aceptación del material entregado, de acuerdo al procedimiento
GYM.SGP.PG.27 – Gestión de Materiales.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.36 – Sistema Logístico

 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 3 de 9

2.3. Cotización

El proceso de cotización puede realizarse en los siguientes momentos:

9 Al inicio del Proyecto, cuando se han identificado los materiales de mayor incidencia. Con ello se
busca cerrar los acuerdos de compra en las primeras etapas del Proyecto, de modo que cuando
se haga el requerimiento se puedan generar los despachos de manera inmediata.
9 En el momento en que se hace el requerimiento. En este caso se deberá tomar en cuenta los
tiempos de cotización en la estimación del plazo de abastecimiento.

Este proceso puede ser omitido si GyM ya cuenta con acuerdos establecidos de compra con algún
proveedor, o si el beneficio obtenido de hacer un proceso de cotización es menor al tiempo invertido,
debido a la importancia, tipo y/o costo del material.

El primer paso de esta actividad es la selección de los postores a invitar al proceso de cotización, para
lo cual se tendrá en cuenta, de manera no limitativa:

9 Proveedores registrados en el Sistema de Proveedores de GyM.

9 Proveedores regionales contactados directamente por el Proyecto.
9 Vendor List entregado por el Cliente.
9 Listas de marcas homologadas por el Cliente.

En caso se requiera evaluar la capacidad de los proveedores dada la naturaleza de los materiales a
contratar, se tomarán en cuenta los siguientes criterios:

9 Capacidad financiera
9 Organización
9 Gestión de calidad
9 Ventas
9 Cartera de clientes
9 Infraestructura

Las solicitudes de cotización deberán incluir toda la información comercial, técnica y de control de
calidad necesaria para el suministro y deberán contener al menos la siguiente información:

9 Unidades y Cantidades.
9 Condiciones de Pago.
9 Condiciones y tiempos de entrega máximos.
9 Hojas de datos (data sheets) y otros documentos técnicos y/o información requerida (catálogos,
manuales, tablas u otros).
9 Requerimientos de información adicional para transporte: peso, volumen y número de piezas.
9 Garantías requeridas al Proveedor.
9 Condiciones comerciales estándares de cotización de GyM.
9 Condiciones especiales que el cliente desee se cumplan.

Dichas solicitudes deberán ser enviadas a los proveedores, por medio físico o electrónico.

2.4. Selección de proveedores

Las ofertas recibidas son comparadas para determinar aquellas que presenten la mejor propuesta
que se ajuste a los requerimientos. Para ello se deberá elaborar el Cuadro Homologado de las
Cotizaciones, el cual incluye los precios cotizados, costo de importación y/o transporte, condiciones
de pago, lugar y plazo de entrega, excepciones y/o brechas a lo solicitado y en general todo aquella
condición técnica, económica y/o comercial que permita una fácil comparación entre las ofertas.

Para efectos de la comparación se deberá homogeneizar todas las condiciones solicitadas, como por
ejemplo: términos de comercio internacional (Incoterms2), tipo de moneda, condiciones de entrega,
plazos de entrega, etc. Con la finalidad de facilitar la evaluación y comparación de las ofertas, se puede
2 Ver instructivo GYM.SGP.ST.01 – Términos de Comercio Internacional
 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 4 de 9

solicitar a los proveedores aclaraciones sobre las mismas. Durante esta etapa se podrá negociar con
los proveedores, de ser posible, mejores condiciones comerciales para la selección definitiva.

El Cuadro Homologado de Cotizaciones es presentado al Gerente de Proyecto para la selección del

proveedor, el cual deberá contar como mínimo con tres cotizaciones, salvo excepción. Seleccionada
la oferta ganadora, se procede a la generación de la Orden de Compra de acuerdo a lo establecido
en el numeral siguiente.

Las condiciones y periodos de pago a proveedores se establecen al inicio del Proyecto de acuerdo
al flujo de caja y disponibilidad de efectivo. Sin embargo, es posible que se presenten variaciones
una vez establecidos los acuerdos de compra con los proveedores. Si estas variaciones resultan
significativas, se deberá verificar su impacto en el Flujo de Caja.

2.5. Generación de la Orden de Compra

El Contrato entre el proveedor y GyM queda conformado por la Orden de Compra generada en
ORACLE. En el caso que se trate de un material cuyo suministro incluya el servicio de fabricación
(MTO o ETO3), se podrán incluir los documentos requeridos para la generación de Órdenes de Servicio
según lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas. La Orden de
Compra debe ser firmada por ambas partes como muestra de aceptación de las obligaciones allí
estipuladas. Todas las Órdenes de Compra deben indicar claramente la siguiente información, cuando
correspondan:

9 Número de la OC.
9 Nombre del Proyecto.
9 Identificación del Proveedor mediante razón social, domicilio legal, RUC.
9 Nombre y número de teléfono de la persona de contacto del proveedor.
9 Descripción breve de los productos, unidades de medida y cantidades.
9 Precio, en la moneda convenida.
9 Condiciones y forma de pago.
9 Condiciones de entrega, incluyendo lugar, forma de entrega y destino final.
9 Plan de inspecciones en fábrica.
9 Plan de entregas convenido.
9 Requerimientos de Manuales, Garantías de rendimiento y de funcionamiento, Certificados de
Control de Calidad, Certificados de Calibración, Pruebas en Fábrica, etc.
9 Requerimientos de cálculos de diseño, información y planos, así como las fechas en que se
requiere la entrega de información.
9 Moras y penalizaciones por retrasos en las entregas, Cartas fianza por fiel cumplimiento.

La OC puede ser:

9 Estándar: Orden de compra generada por una compra puntual con un determinado monto,
cantidad, plazo; la cual se utiliza una sola vez. Este tipo de OC es usada generalmente para
materiales fuera de rutina y/o compras locales.

9 Abierta: Es un acuerdo de precios. Funciona con despachos. Se utiliza para compras con montos
finales y/o frecuencia de despachos aún por determinar. El comprador generará las solicitudes
de despacho a través del sistema ORACLE. De ser solicitado por el proveedor, el responsable de
control logístico enviará la proyección de compras al mismo, con la finalidad que planificar mejor
la entrega de los materiales. Estas proyecciones pueden ser elaboradas mediante la información
de las necesidades de materiales provenientes de las herramientas de programación de pedidos
de materiales4.

3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.35 – Introducción: Logística de Materiales

4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedido de Materiales
 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 5 de 9

El uso de OC Abiertas reduce el trabajo administrativo de generar OC distintas para cada compra
del mismo material, permitiendo además obtener un mejor precio por volumen.

2.6. Aprobación de la Orden de Compra

Se ha definido las siguientes escalas de aprobación para la emisión de órdenes de compra de

suministros:

OC ≤ S/. 3,000
No necesita aprobación.

S/. 3,000 < OC ≤ S/. 35,000.00

Es aprobada por el Gerente de Proyecto. El comprador debe contar como mínimo con tres cotizaciones
físicas, las cuales serán guardadas para fines de auditoría.

S/. 35,000.00 < OC ≤ S/. 70,000.00

Es aprobada por la Jefatura de Compras, previa aprobación de la Gerencia del Proyecto. Se tiene
2 días para la aprobación de la OC, de lo contrario la OC pasa al Gerente de CEQ y Logística. El
comprador debe contar como mínimo con tres cotizaciones. La tabla de comparación elaborada a
partir de dichas cotizaciones deberá ser adjuntada electrónicamente en el ORACLE.

S/. 70,000.00 < OC ≤ S/. 999,999,999.99

Es aprobada por el Gerente de CEQ y Logística, previa aprobación del Gerente de Proyecto, se tiene
2 días para su aprobación. Caso contrario, la OC pasa al Gerente de División, quien tiene 1 día para
emitir su resolución. En caso de no ser aprobada pasa al Gerente General, quien cuenta con 1 día
para su aprobación. En caso de mantenerse sin aprobación, pasa al Gerente Administrativo, quien
también cuenta con 1 día para su aprobación. Finalmente, si la OC no ha sido aprobada hasta el
momento, se aprobará automáticamente en ORACLE.

El comprador debe contar como mínimo con 3 cotizaciones. La tabla de comparación elaborada a
partir de dichas cotizaciones deberá ser adjuntada electrónicamente en ORACLE. La solicitud de
aprobación llega al Gerente de EyL vía ORACLE junto con el cuadro de comparación de cotizaciones.

El archivo de las OC por parte del Proyecto, así como los sustentos requeridos para la facturación
por parte de los proveedores, cumplirán con lo establecido en el procedimiento GYM.SGP.PG.56
– Sustento Documentario de Operaciones.

Una vez aprobada la OC ORACLE, se notificará formalmente al Postor seleccionado que su oferta ha
sido aceptada haciéndole llegar la Orden de Compra firmada por el Gerente de Proyecto.

2.7. Transporte y Entrega al Proyecto

Durante el análisis del Proyecto se determinan los requerimientos generales de transporte del mismo5.
Estos requerimientos son transmitidos al Área de Equipos y Logística (EyL), la cual administra una
cartera de transportistas homologados y con acuerdos de tarifas establecidos.

Serán responsabilidad de EyL los siguientes puntos:

9 Selección de transportistas, contratación de unidades, coordinación con agentes en puntos de

origen, embalaje, carga, aseguramiento, despacho y seguimiento de la carga.
9 Definición de los precios de transporte desde Lima a los diferentes puntos del Perú.
9 Cumplimiento de los reglamentos internos y estatales, incluyendo la generación de Guías de
Remisión6.

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.12 – Organización e Infraestructura

6 Ver anexos GYM.SGP.IN.12 – Uso y Emisión de Guías de Remisión
 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 6 de 9

9 Coordinación con el Proyecto para la generación de las coberturas y pólizas de seguro para el
transporte de carga.

Será responsabilidad del Proyecto:

9 Previsión y pago de detracciones y otros tributos específicos de acuerdo a la carga transportada.

9 Coordinación de recepción, descarga y supervisión de manipuleo de artículos.

Los procesos de recepción, ingreso y salida del inventario de los materiales se desarrollan en el
documento GYM.SGP.PG.39 – Gestión de Almacenes.

2.8. Pagos y Liquidación de la OC

Durante la recepción de los materiales, se debe verificar que sean las mismas cantidades y
características acordadas en la OC. La liquidación de la misma estará a cargo del Comprador, quien
califica el servicio brindado por el proveedor en el Sistema de Calificación de Proveedores.

Para recepcionar y aprobar las facturas por concepto de materiales, se debe adjuntar necesariamente
los sustentos definidos en el procedimiento GYM.SGP.PG.56 – Sustento Documentario de Operaciones.
A partir de la aprobación de las facturas se procede a registrar la factura en el ORACLE para iniciar
los trámites de pago a proveedores según el periodo establecido.

2.9. Indicadores

El Responsable del Control Logístico será el encargado de darle seguimiento a la atención de los
requerimientos generados por el Proyecto. Para ello se apoyará en el “Reporte de Seguimiento de
Labor Logística” del ORACLE, verificando el estado de la atención del requerimiento. En la figura 03
se muestra un ejemplo:

Figura 03 – Reporte ORACLE de Seguimiento de Labor Logística

 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 7 de 9

Indicador de Plazo de Cadena de Suministros: Permite identificar los cuellos de botella a lo

largo del flujo de pedido de materiales y da lugar a la toma de acciones correctivas. Para obtener
el indicador de Plazo de Cadena de Suministro, el Control Logístico deberá coordinar con Oficina
Principal el acceso a los archivos por medio de MS Outlook. Estos indicadores están ubicados en
la ruta: Carpetas públicas / Todas las carpetas públicas / GYM / Equipos y Logística / 4. Paneles
Indicadores.

Figura 04 – Paneles Indicadores en carpetas Públicas

La lectura del indicador de Plazo de Cadena de Suministro se efectúa de la siguiente manera:

9 Generación de Req vs. Aprobación de Req – Días transcurridos desde la generación del SI
hasta la aprobación del mismo.
9 Aprobación de Req vs. Generación de O/C – Días transcurridos desde aprobación del SI hasta
la generación de la O/C.
9 Generación de O/C vs. Aprobación de O/C vs. Llegada de Material – Días transcurridos desde
la generación de la O/C hasta la aprobación de la misma.
9 Aprobación de O/C vs. Llegada de Material – Días transcurridos desde la aprobación de la O/C
hasta la llegada del material al Proyecto.
9 Lead Time (Generación de Req vs. Llegada de Material) – Días transcurridos desde la generación
del SI hasta la llegada física del material.
9 Llegada de Material vs. Ingreso Llegada de Material – Días transcurridos desde la llegada
física del material hasta el ingreso del mismo al sistema.
9 Aprobación de Req vs. Fecha de Necesidad en Proyecto – Días transcurridos desde la aprobación
de la SI hasta la fecha de necesidad en Proyecto.
 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 8 de 9

Lead Time Llegada de

Generación Aprobación de Generación de Aprobación Aprobación de
(Generación de Material vs.
de Req vs. Req vs. O/C vs. de O/C vs. Req vs. Fecha de
OBRA Req vs. Ingreso
Aprobación Generación de Aprobación de Llegada de Necesidad en
Llegada de Llegada de
de Req O/C O/C Material Obra
Material) Material

DIVISIÓN CIVIL 1.07 6.21 0.19 5.42 12.89 1.06 7.43

GRIFO YANACOCHA 0.31 1.85 0.00 0.00 2.15 0.00 5.38
MANTENIMIENTO LOTE 8 0.47 7.54 0.11 5.39 13.50 0.19 11.26
ORCOPAMPA 2 0.96 3.38 0.25 5.19 9.78 0.32 5.42
ANDOAS PLUS 3.23 18.82 0.28 6.11 28.44 0.02 5.99
C-11 AMPLIACION MALVINAS 3.76 4.48 8.24 4.20 12.00
DIVISIÓN EDIFICACIONES 0.13 0.92 0.33 5.10 6.48 2.24 12.74
TELECOMUNICACIONES 0.00 0.33 0.17 2.58 3.08 0.50 42.33
LOMAS BALTAMAR 0.14 1.18 0.99 0.59 2.90 0.15 2.32
CONSORCIO HEROES NAVALES 12.27
DIVISIÓN ELECTROMECANICA 0.34 7.83 0.03 3.73 11.92 0.19 6.33
REDES INDUSTRIALES DE GAS II 0.00
FUNDICIÓN ILO K10 0.61 2.87 3.48 0.12 0.96
ALQUILER DE EQUIPOS CERRO VERDE K21 0.00 2.43 2.43 0.16 3.87
CERRO VERDE 0.20 26.58 26.78 0.00 3.85
PLANTA DE ACIDO ILO 0.50 3.50 4.00 0.04 6.00

Figura 05 - Plazo en Cadena de Suministro

2.10. Matriz de Responsabilidades

CL CO EyL PD
1. Elaborar listado de materiales a comprar. √
2. Discriminar y notificar al comprador correspondiente de acuerdo
√
a la Matriz de Alcance.
3. Verificar la existencia de OC para los materiales solicitados. √
4. Emitir SI para el despacho de los materiales. √
5. Aprobar SI. √
6. Invitación a proveedores √
7. Evaluar y calificar a proveedores √
8. Elaborar cuadro comparativo de proveedores √
9. Elección de proveedor √ √
10. Autorizar emisión de OC √
11. Emitir OC y recabar aceptación de la misma √
12. Enviar de OC y SI al proveedor. √
13. Realizar mecanismos de verificación y aceptación de calidad
√
definidos.
14. Validación de especificaciones en el listado consolidado de
√
pedidos.
15. Coordinar especificaciones técnicas para la compra en caso que
√
se requiera.
16. Coordinar transporte de la carga al Proyecto. √ √
17. Hacer seguimiento al estado de la compra y el transporte. √ √
18. Dar conformidad de la recepción de materiales de acuerdo a lo
√
establecido en la OC.
19. Elaborar los indicadores correspondientes. √
20. Liquidación de contrato con el proveedor √

CL: Control Logístico

CO: Responsable de Compras
EyL: Equipos y Logística
PD: Personal designado por el Gerente de Proyecto
 PROCEDIMIENTO DE GESTION GyM.SGP.PG.38
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
GESTIÓN DE COMPRAS
Página 9 de 9

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos Relacionados

9 GyM.SGP.PG.36 – Sistema Logístico

9 GyM.SGP.PG.37 – Programación de Pedidos de Materiales
9 GyM.SGP.PG.39 – Gestión de Almacenes
9 GyM.SGP.PG.56 – Sustento Documentario de Operaciones
9 GYM.SGP.ST.01 – Términos de Comercio Internacional
9 GYM.SGP.IN.12 – Uso y Emisión de Guías de Remisión