Bases de datos.

Introducción
• ¿Qué es una base de datos?
• Conceptos básicos de bases de datos
• Iniciar y salir de Access
• Crear una nueva base de datos
• Abrir y cerrar una base de datos existente
• La ventana de la base de datos
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Comenzamos a ver qué son las bases de datos. Antes, toda la documentación que teníamos
se guardaba en lo que son las salas de archivo. Unas salas enormes llenas de archivadores, que
estaban llenos de carpetas, y miles y miles y miles de papeles.

Como sabemos todos, el principal temor que teníamos era: ¿y si pierdo un papel o una
tarjeta? ¿Y si no lo localizo en el archivo? En fin, estos eran los problemas habituales con la
documentación que había antes de que se empezaran a utilizar bases de datos de forma
informatizada.

Ahora utilizamos en realidad el mismo sistema de organización, pero lo hacemos en un

soporte informático, que resulta, pues, aparte de mucho más económico, nos va a ahorrar
espacio, evidentemente, y muchísimo tiempo de buscar. Lo que se pretende es que los datos
ocupen el mínimo en la memoria, que sean muy rápidos de encontrar, que los podamos
visualizar en pantalla y que no necesitemos derrochar papel. Pero no solamente esto, sino que
también podamos extraer determinados datos de ese almacenamiento, podamos imprimirlos,
podamos generar informes, etc.

¿Qué es, en definitiva, una base de datos informática? Bien, pues podríamos definirla como
“una colección de datos, que están organizados sistemáticamente, en un formato de tablas”.
Estas tablas nos van a permitir generar nueva información a partir de esos datos a través de
distintos procesos que iremos viendo. Dicho de otra forma: se trataría de “un conjunto ordenado
de información, que está almacenada de tal forma que podamos acceder a la misma fácil y
rápidamente”.

Existen programas que se llaman “gestores de bases de datos”, que nos van a permitir
almacenar y, posteriormente, acceder a los datos de una forma rápida y estructurada. Ya
veremos, pues, que Access, por ejemplo, es uno de ellos.

¿Cuándo se utilizan bases de datos? Pues, en muchísimas ocasiones: para usos profesionales
y para usos personales.

¿Usos profesionales? Pues, podríamos ver, por ejemplo, hospitales con los datos de los
pacientes, oficinas de turismo con las reservas de tiques, estaciones de trenes, el DNI, por
ejemplo, Internet, con las fechas y los plazos. Los teléfonos móviles, todos sabemos, por
ejemplo, los datos de movimiento cuando nos vamos conectando a distintos repetidores. Eso se
va almacenando y se almacena, obviamente, en una base de datos. Listas de distribución, los
expedientes de formación, en fin, tenemos infinidad de utilizaciones profesionales.

¿Para usos personales? Pues, podríamos también utilizarlas para muchísimas cosas, como
son: un listado de direcciones, para hacer una base de datos con nuestra propia biblioteca, una
base de datos de recetas, colecciones de música, en fin, los ejemplos son muchos y muy
variados.

Uno de los ejemplos, así de uso cotidiano, serían, por ejemplo, las guías telefónicas. Las guías
telefónicas representan muy bien esta idea de la base de datos. Están formadas por una tabla,
por ejemplo, con nombre, apellidos, dirección y teléfono. Esto en una base de datos tendría una
denominación: cada columna se llamaría Campo y cada fila se llamaría Registro, como veremos
más adelante.

CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS

Comenzamos a ver algunos conceptos básicos sobre bases de datos. El primero de ellos es el
concepto de tabla.
 Toda base de datos va a estar formada por uno o varios bloques de información que vamos
a llamar tablas y, normalmente, los datos que componen cada una de esas tablas, tendrán
alguna característica común, es decir, una tabla es un conjunto conexo de información del
mismo tipo, como, por ejemplo, una base de datos de una biblioteca. Una tabla contendría
información relativa a los libros, otra a las editoriales, otra a las categorías a la que pertenece,
en fin, estamos viendo que las tablas, en realidad, son las unidades de información de la base
de datos.

Los registros, que es otro de los conceptos básicos en las bases de datos. Tenemos que tener
en cuenta que cada tabla está formada por registros. Podríamos considerar cada fila de la tabla
como un registro. Un registro es la unidad elemental de información de la tabla.
 En nuestro ejemplo, aquí, en la imagen, podemos ver que cada registro estaría formado por
la información de cada libro en concreto, con su Id, con su título, el autor, la editorial, páginas y
una pequeña sinopsis. Es decir, cada línea de esta tabla sería un registro.

A su vez, cada uno de los registros, es decir, cada una de estas filas está formada por uno o
más campos. ¿Qué sería un campo? Pues el campo es cada una de las informaciones que
almacenamos en cada registro. Por ejemplo, el Id del libro sería un campo, el título sería otro
campo, el autor otro campo, la editorial, las páginas y la sinopsis. Es decir, tendríamos uno, dos,
tres, seis campos por cada registro en este ejemplo en concreto.

Otro concepto muy manejado en las bases de datos es el campo clave o la clave principal.
Normalmente, todas las tablas tienen que tener una clave principal definida. ¿Qué es esto de
una clave principal? Bien, pues se trata de una columna, o una combinación de columnas, que
nos va a permitir identificar de forma inequívoca cada registro, o cada fila de la tabla, que sería
lo mismo, por lo que no va a poder haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna
que tengamos definida como clave principal.

En nuestro caso, en este ejemplo, nosotros hemos definido como clave principal el Id del
libro: el campo Id libro. Bien, no podría haber dos registros, dos filas, que tuvieran como Id del
libro el número uno, porque aquí ya hay uno. No podríamos repetirlo, ya que nos generaría un
error en nuestra base de datos, puesto que no se admite que un campo clave principal tenga un
valor duplicado.

Bien, pues estos son algunos de los conceptos claves de las bases de datos.

INICIAR Y SALIR DE ACCESS

A continuación, vamos a ver cómo abrir y cerrar nuestro programa de Access2016. Podemos
hacerlo de distintas formas:

Podemos hacerlo, si lo tenemos anclado a la barra de tareas, desde el icono que tendremos
en esta barra de tareas. En caso de no tenerlo activado aquí, podríamos irnos al menú Inicio y
tendríamos, aquí, la posibilidad de abrirlo. O, si no lo tenemos anclado a esta pantalla de inicio,
nos vamos a todos los programas y podemos verlo a continuación en este ítem. Pulsando en
cualquiera de ellos nos va a abrir el programa.

En la pantalla que nos abre, podemos ver que nos dejaría abrir archivos recientes, archivos
no tan recientes, otros elementos, es decir, otras bases de datos, o nos permitiría también abrir
una nueva base de datos en blanco, o también utilizar las plantillas que nos proporciona Access
con distintos tipos de bases de datos. Ya veremos esto más adelante, pero, la pantalla de inicio
de Access, lo que va a hacer es permitirme: o bien, abrir bases de datos existentes, o bien, abrir
nuevas bases de datos en blanco o basadas en una plantilla que podremos obtener de aquí, o
bien, ir buscando en las plantillas que nos proporcionaría online.
 Para cerrar Access, ¿qué tendríamos que hacer?

Bueno, pues simplemente pulsando en el aspa de cerrar de la esquina superior derecha del
programa, ya nos cerraría el programa. También, si quisiéramos hacerlo con una combinación
de teclas, podríamos hacerlo combinando las teclas Alt y F4.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

A continuación, vamos a ver cómo crear una nueva base de datos.

 Si nos encontramos en la pantalla de inicio de Access, no tenemos abierta ninguna base de
datos, y simplemente abrimos Access, para crear una base de datos podemos hacerlo: o bien,
una base de datos en blanco, o bien, una de las plantillas que nos ofrece Access por defecto.

Nosotros vamos a escoger la opción de base de datos en blanco, y nos aparece una pantalla
que nos pregunta cómo se va a llamar nuestra base de datos y en qué carpeta la vamos a
guardar. Nosotros la vamos a llamar, por ejemplo, contactos. Y, como extensión, ya vemos que
la extensión de las bases de datos de Microsoft Access en su versión 2016 es accdb: Access Data
Base. En versiones anteriores, las bases de datos tenían la extensión mdb: Microsoft Data Base.
En cualquier caso, le hemos puesto el nombre, vamos a decirle que nos la guarde aquí, en la
carpeta esta, vamos a aceptar y, una vez que ya tenemos el nombre y la ubicación, pulsamos en
crear.
 Nos aparece ya nuestra pantalla de Access, con la nueva base de datos, aquí, en la parte de
arriba.

En la barra de título ya vemos que es la base de datos de contactos, y nos aparece en una
pantalla con una tabla todavía sin nombrar como Tabla1, esperando para que la configuramos
la tabla y agreguemos los dados.

Esta sería la forma de crear una base de datos cuando lo hacemos desde la pantalla de inicio
de Access.

Si por el contrario ya estamos trabajando con una base de datos, como pudiera ser, vamos a
imaginar esto, y queremos crear una nueva base de datos, nos iremos al menú Archivo y
pulsaremos en la opción Nuevo.

Como vemos, la pantalla que nos aparece es muy similar a la que hemos visto anteriormente,
y nos ofrece la opción de crear: o bien, base de datos en blanco, o bien, utilizar cualquiera de las
plantillas que nos proporciona Access.
ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

Una vez que ya tenemos hechas las bases de datos, podemos abrirlas con Access de distintas
maneras.

Podemos hacerlo desde la pantalla inicial de Access. Podríamos: o bien, elegir de entre las
recientes, o bien, pulsar en abrir otros elementos.

Bien, en “Abrir otros elementos” me lleva a la ventana de abrir, me va a dejar elegir entre
Recientes, archivos en OneDrive, en este PC, podríamos agregar sitios como, por ejemplo, un
sitio de red, o podemos pinchar para Examinar dentro de las carpetas de nuestro ordenador.
También nos dejaría seleccionar, aquí, de los recientes, que vemos que es lo que es ahora mismo
seleccionado. Nosotros vamos a pinchar en examinar, nos abre una ventana, elegimos la base
de datos que queremos abrir, por ejemplo, esta, “tienda”, y pulsamos en abrir.
 Vemos que ya nos aparece la base de datos. Siempre nos va a aparecer esta advertencia
cuando abramos una base de datos, nos va a parecer esta advertencia de seguridad, diciendo
que está deshabilitado parte del contenido. Esto es una cuestión de seguridad por si no es
confiable el origen de la base de datos. En nuestro caso, sí lo es, pulsamos en habilitar contenido,
y ya tenemos abierta nuestra base de datos de “tienda”, que tiene una serie de tablas, clientes,
productos y proveedores.

Bien, esta sería una forma de abrir una base de datos desde la pantalla inicial. Si ya estamos
en una base de datos, como es el caso, podemos abrir otra pulsando en Archivo, opción Abrir,
nos lleva a la misma pantalla, y aquí simplemente seleccionaríamos la base de datos que
deseamos abrir y nos la abriría.

Existe otra opción para abrir bases de datos. Vamos a cerrar Access, que sería abrirlos desde
el propio archivo. Yo aquí, en mi explorador de archivos, tengo estas dos bases de datos.
Seleccionamos, por ejemplo, esta, tienda.accdb, y simplemente con doble clic sobre el archivo
ya me abre la base de datos “tienda”, con sus tablas y con todos sus objetos. Esta sería la forma
de abrir una base de datos.

¿Cómo saldríamos de una base de datos? ¿Cómo la podríamos cerrar? Podríamos cerrarla,
simplemente, pulsando el aspa para cerrar Access. Se cerraría la base de datos y se cerraría
Access. O, si no queremos cerrar Access, simplemente nos venimos al menú Archivo y pulsamos
la opción Cerrar.

Esto nos cierra la base de datos, pero permanece abierta la ventana de Access para que
abramos una nueva base de datos.

LA VENTANA DE LA BASE DE DATOS

Cuando creamos una nueva base de datos o abrimos una base de datos, lo más normal es
que la abramos en la vista de las tablas con alguna tabla a la vista. Sobre todo, cuando creamos
una nueva base de datos, Access nos la crea con una tabla como hemos visto en el ejemplo
anterior, con una tabla en blanco, esperando para que la configuramos y que la rellenemos.

Bien, vamos a ver un poco qué partes tiene esta pantalla. Como siempre, tenemos una barra
de título que nos indica que estamos en la base de datos llamada Contactos y nos da la ruta
hasta ese archivo.
 Tenemos la zona de herramientas rápidas con el icono del disquete, que nos permitiría
guardar, con deshacer y con rehacer.

Y, si desplegamos aquí, podríamos personalizar esta barra de herramientas de acceso rápido.

En la parte de la derecha, como en todos los demás programas de Windows, tenemos el

botón de minimizar pantalla, el de maximizar y el de cerrar la aplicación.
 Más abajo, tenemos las pestañas o las bandas de opciones. Tenemos una banda de opciones
de inicio con varios grupos: el grupo de vistas, el portapapeles, ordenar y filtrar, herramientas
para los registros de las tablas, herramientas de búsqueda y herramientas de formato de texto.

Tenemos la pestaña Crear, que me va a permitir crear plantillas, tablas, consultas,

formularios, informes y trabajar con macros y código Visual Basic.

Está la pestaña de datos externos que me va a permitir importar y vincular datos desde otras
aplicaciones o exportar daños.

Tenemos luego la pestaña de herramientas de bases de datos, que me va a permitir

compactar y reparar, trabajar con las macros y con Visual, trabajar con las relaciones entre las
tablas, analizar la base de datos, mover datos y trabajar con complementos.

Tenemos también una pestaña de ayuda y, en este caso, como estamos en una tabla, nos
aparecen dos pestañas de las herramientas de tabla: la pestaña Campos y la pestaña Tabla.
 Debajo de las cintas de opciones tenemos la zona, en este caso, de la tabla donde tendríamos
los datos de la tabla y, en la parte de la izquierda, una zona que se llama panel de navegación.

Aquí me daría una relación de los objetos que yo tengo en mi archivo de Access, o sea, en mi
base de datos de Access. En este caso, tengo un único objeto, que es esta tabla, que me ha
generado por defecto al crear la base de datos llamada Tabla1. Bien, yo podría contraer este
panel con las dos flechitas o volverlo a sacar. También me permite configurar qué quiero ver en
este panel.
 Si desplegamos aquí, nos deja (nosotros lo tenemos ahora marcado) ver por tipo de objeto y
las tablas. Podríamos marcar todos los objetos de Access y aquí me saldrían las tablas, las
consultas, los informes, formularios, en fin, todos los objetos que tuviera en esta base de datos.

En la parte de abajo de la zona de la tabla tenemos los cursores de desplazamiento. Esto me

serviría para desplazarme entre registros. En este caso, no tengo nada más que un registro vacío
y no podría desplazarme.

Y, más abajo, tenemos la barra de estado, que está indicando, en este caso, que estoy en una
tabla en la vista de hoja de datos.

Bien, pues esta sería nuestra pantalla de la base de datos.