Manual de Access
Manual de Access
Manual de Access
PRESENTACION
Hola amiguito (a) este manual es para aprender ideas básicas acerca de una base de datos
conocerás que es una base de datos como funciona como se puede manejar de una manera fácil y
divertida.
Antes de iniciar a leer este manual te daremos algunos tips importantes para esta clase:
Para que podamos empezar veamos que una base de datos es como una agenda de lo que tu
quieras pero en tu computadora.
Pues solo me queda darte las gracias y decirte que lo disfrutes mucho.
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Mucha Suerte!!!!
Amig@s de CADES
Unidad I.
Conceptos fundamentales.
Sesión 1
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Access 2000 permite realizar muchas tareas mediante las opciones de
menú ofrecido en la ventana principal, la cual contiene los elementos básicos
de una aplicación para Windows:
La barra de título.
La barra de menús desplegables.
La ventana de los objetos.
Ventana
Barra de menús
Barra de Estado
Barra de
herramientas
Sesion 2
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El conjunto de valores que puede adoptar un atributo o campo se
denomina dominio.
Tipos de Campos.
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Las propiedades de los campos.
Sesión 3
Las Claves.
Una clave es una referencia que se utiliza para identificar los registros
de forma única y esta formada por uno o más atributos (columnas) de los
registros.
De todas las posibles claves de una tabla, se denomina clave primaria o
principal a la que es mínima en cuanto al número de campos que la componen.
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Cuando se establecen relaciones entre las tablas de una base de datos es
necesario determinar un campo común a dichas tablas.
Los tipos de relaciones que podemos establecer entre dos tablas son los
siguientes:
Uno a uno: Un registro de una tabla se relaciona con un solo registro de la
otra tabla.
Uno a varios: Cada elemento de información de una tabla (registro) se
relaciona con varios elementos de información de otra tabla.
Los Objetos.
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Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para
automatizar tareas repetitivas.
Módulo: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
Seleccione la carpeta en la
que desea guardar la base de datos en el campo “Guardar en”.
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Unidad II.
Bases de datos.
Sesión 4
El menú archivo ofrece opciones para abrir una base de datos nueva o
abrir una existente, según se requiera.
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Al abrir una base de datos existente se abre un archivo que contiene las
tablas, las consultas, los formularios, los informes y otros
objetos que formen parte de ella. También lo puede
hacer pulsando
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P a r a r e a l i z a r e s t a
necesario que la base de datos esté
cerrada. Abra el explorador de
Windows y seleccione la base de
datos a borrar y solo elija la opción
Eliminar del menú Archivo o el icono
de .
Sesión 5
Compactar.
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el mismo y la ruta donde se guardará.
Pulse el botón Guardar.
Reparar.
La manera más sencilla para trabajar, es utilizando los Asistentes, así que
seleccionaremos la opción de asistentes y enseguida veremos el siguiente
cuadro de diálogo:
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Para iniciar realizaremos una base de datos para administrar nuestros
contactos, así que marquemos la opción de Administración de Contactos y
demos clic en aceptar, escribamos un nombre para nuestra base de datos y
demos clic en crear, luego solo es cuestión de esperar unos segundos para
que inicie el asistente.
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De esta manera usted se olvida de detalles tales como tipos de datos,
tamaño, etc. ya que el asistente los elige por usted, y su única preocupación
será elegir de una serie de opciones el diseño de la vista en pantalla y el
diseño de los informes, terminadas estas elecciones solo tendrá que dar clic
en finalizar y esperar a que se cree la base de datos. Cuando el Asistente
termine su trabajo nos presentará esta vista:
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Unidad III.
Las Tablas.
Sesión 6
Los campos que forman parte de una tabla, caracterizados por el tipo de
campo y la anchura, constituyen la estructura de la tabla.
Abrir tablas.
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Pulse el botón Abrir. Access mostrará la hoja de datos con los registros
de la tabla abierta.
Repita los pasos anteriores con las demás tablas.
Sesión 7
Copiar.
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Escriba el nombre que desee asignar a la nueva tabla y elija la opción de
pegado apropiada: Estructura solamente, Estructura y datos y Anexar datos
a la tabla existente..
5. Pulse Aceptar.
Si por error se
Eliminar. elimina una tabla
que no se quería
eliminar, con la
Existen dos formas de eliminar una tabla seleccionada orden Deshacer
Eliminar del menú
previamente: Edición es posible
recuperarla.
Utilizar la opción Eliminar del menú Edición y pulsar el
botón Sí en el cuadro de diálogo.
Pulsar tecla SUPR y pulsar el botón Sí.
Sesión 8
El proceso de
creación de una tabla
es:
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Seleccione la ficha Tablas en la ventana “bases de datos”.
Pulse el botón nuevo.
Seleccione vista de diseño en el cuadro de diálogo “Nueva tabla”. La
ventana que se presenta permitirá definir las peculiaridades de los campos
de las tablas:
Almacenar la Estructura.
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Para almacenar la estructura de una tabla:
Propiedades de la Tabla.
Sesión 9
Edición.
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El Modo de visualización se puede seleccionar a través del primer botón
de la barra de herramientas.
Agregar Registros.
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En el cuadro de diálogo “Documentador”, seleccione la ficha tablas y pulse
el botón Opciones.
Selecciones la tabla o las tablas sobre las que desea crear el informe y
pulse Aceptar.
Sesión 10
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Al efectuar una relación se puede obligar a Access a establecer una
integridad referencial (la tabla “varios” de la relación “uno a varios” no
Para crear una relación, haga clic en el campo común (clave principal) de la
primera tabla y arrástrelo hacia el campo correspondiente de la segunda
tabla. Al soltar el botón del ratón se abrirán el cuadro de diálogo
“Relaciones”. Access cumplimenta el nombre de los campos.
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Cierre la ventana “Relaciones”, pulse Sí para guardar el diseño.
Access traza una línea entre las dos tablas para indicar la relación,
visualizando un 1 en un extremo de la línea de relación, junto a la tabla de
“uno” y un símbolo de infinito en la tabla de “varios”.
Vincular Tablas.
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Para vincular una tabla:
Elija la opción Vincular tablas del submenú Obtener datos externos del
menú Archivo.
Access nos ofrece tres opciones para crear tablas: Crear una tabla en
vista de diseño, utilizando el asistente e introduciendo datos. Por el
momento nos dedicaremos solo de hacerlo utilizando el asistente, damos
doble clic en esta opción y aparece un cuadro de diálogo que nos ofrece
diferentes opciones para nuestra nueva tabla.
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Para nuestro ejemplo haremos
una tabla de cuentas y
seleccionaremos todos los
campos de ejemplo que ofrece,
damos clic en siguiente y
nombramos nuestra tabla y
decidimos si deseamos una clave
principal asignada por Access o
por nosotros, luego otra pregunta sobre relaciones, siguiente y terminamos.
Sesión 11
La clave principal impide que dos registros contengan los mismos datos en
el campo o campos clave, mantiene una ordenación de los registros basada en
la clave y acelera las operaciones de búsqueda y ordenación. Para definir un
campo como tal, se debe:
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Indices.
Un índice es una tabla interna que contiene dos columnas: el valor del
campo o campos que están siendo indexados y la posición de cada registro de
la tabla que contiene ese valor.
Unidad IV.
Las consultas.
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Sesión 11
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Sesión 12
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Para crear una consulta nueva en vista de diseño:
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5. Para incluir los campos en la cuadrícula QBE, arrástrelos desde la lista
de campos a la cuadrícula o bien despliegue la lista de campos disponibles
pulsando el botón de flecha que se encuentra a la derecha de la casilla
Campo y seleccione el campo deseado.
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Totales en una consulta.
Agrupar por: Define los grupos para los que desea efectuar totales.
Suma(Sum): Suma el contenido del campo de todos
los registros.
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Promedio (Avg): Calcula la media aritmética del contenido del campo de
todos los registros.
Min (Min): Halla el mínimo valor numérico contenido en ese campo.
Cuenta (Count): Cuenta el número de registros de la tabla que no está en
blanco.
DesvEst (StDev): Calcula la desviación típica de los valores numéricos
contenidos en el campo de todos los registros.
Var (Var): Calcula la varianza de los valores numéricos contenidos en el
campo de todos los registros.
Prmero (First): Devuelve el valor de campo del primer registro.
Ultimo (Last): Devuelve el valor de campo del último registro.
Expresión: Crea un campo calculado en la consulta.
Donde: Especifica criterios para un campo que no se está utilizando para
definir agrupaciones. Debe quitarse la marca de casilla “Mostrar” de este
campo. Esta opción debe utilizarse siempre que se cree una consulta de
totales y se exprese algún criterio en la fila “Criterios”.
Sesión 13
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Active la ventana “base de datos”, seleccione la ficha Consultas y pulse el
botón Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo “Nueva Consulta”.
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Seleccione el campo que se utilizará como título de las columnas y pulse el
botón siguiente.
Unidad V.
Formularios.
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Sesión 13
¿Qué es un formulario?
Creación de un formulario.
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En esos momentos, se ejecutará un asistente de Access que nos irá
guiando paso a paso en la creación del formulario.
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En el siguiente paso, Access nos pregunta qué tipo de formulario y la
distribución de los campos a través del mismo. Si pulsas un clic en las
diversas opciones, verás una simulación en la ventana de la izquierda de cómo
quedará. Acepte el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente.
Para los fondos, pruebe igual que antes el estilo que le guste. En nuestro
caso, escogeremos el estilo Mundo. Pulsar siguiente.
Sesión 14
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Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo,
borrarlo, añadir nuevos registros y todos los cambios que realicemos en el
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"cargar" los campos de la tabla y situarlos a nuestro gusto. Observe que la
zona gris es la zona que veremos cuando estemos utilizando el formulario.
Esta zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior
derecha para que ocupe más zona de pantalla. Para cargar los campos existe
un botón situado en la barra de herramientas llamado Lista de campos
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Termine de cargar el resto de campos y sitúelos de forma más o menos
coherente.
Cuando le guste el resultado, puede hacer una prueba para ver cómo
quedará con el botón Vista situado en la parte superior izquierda de la barra
de herramientas. Para volver a la pantalla de diseño, pulse el mismo botón.
Puede cerrar el formulario y ponerle un nombre.
Si tiene que realizar alguna acción con varios campos a la vez (cambiar el
color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo seleccionándolos con el mouse en
forma de selección de ventana como harías con cualquier otro objeto.
También puede ir pulsando un clic uno a uno manteniendo pulsada la tecla
Shift (mayúscula).
Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botón
Cuadro de Herramientas. Esta sirve para crear textos, títulos o controles
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especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un
ejemplo.
campo. Lo que haremos será crear una lista desplegable para poder
seleccionar el contenido de una forma más sencilla y rápida.
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Dibuje en la zona de los campos un rectángulo no muy grande. No se
preocupe del tamaño; se puede cambiar posteriormente.
Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulse doble clic en
un borde del campo, o bien pulse el botón Propiedades de la barra de
herramientas superior. También puede acceder desde el menú Ver-
Propiedades.
Aparecerá una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las
propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales,
etc.
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Tipo de origen de la fila: Lista de contactos (puede escogerlo de la lista
desplegable).
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Lo que haremos será utilizar el formulario de la tabla Clientes que
hicimos con el Asistente para formularios.
Diseñar.
Observe la siguiente imagen:
hemos ampliado un poco la zona
de diseño y movido el campo
Alquiler. Vamos a insertar un
campo calculado para el IVA
Hemos añadido dos casillas
de texto con el botón Cuadro
de texto y hemos cambiado
el nombre de las etiquetas por
el de IVA 16% y TOTAL
alineando los campos.
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insertarlos como dos campos
nuevos del tipo numérico. En
este caso no los crearemos,
sino que insertaremos dos
campos independientes que lo
único que harán será realizar
un cálculo matemático de otros
campos.
Ahora debe seleccionar con un clic el campo gris del IVA 16% y acceder a
sus propiedades (con doble clic, o con el botón derecho y la opción
Propiedades).
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Pulse el botón Pegar.
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anteriormente. Es importante señalar que el nombre de IVA se lo hemos
puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es así, Access no lo
encontrará.
Es importante señalar que los dos últimos campos nos existen como tales
en la tabla Clientes ni en la de Propiedades. Son sólo campos calculados.
Unidad VI.
Los Informes.
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Sesión 15
¿Que es un informe?
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Pulse el botón de flecha de la lista desplegable para seleccionar la tabla o
consulta de origen para el informe. Si desea crear un informe independiente
deje este cuadro en blanco.
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Realice su diseño incluyendo los elementos deseados: campos, controles,
gráficos, etc.
Para guardar el diseño elija la opción Guardar o Guardar Como o Exportar
del menú Archivo.
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Si desea agregar algún nivel de agrupamiento, indique el campo que desea
utilizar como tal y pulse siguiente.
Access preguntará la forma en que desea ordenar los registros de cada
grupo.
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Indicas el estilo, siguiente.
Asigne un título y la forma en que desea que se abra: vista previa o vista
diseño.
Pulse Terminar.
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Access solicitará los campos por los que queremos ordenar las etiquetas,
elija y pulse siguiente.
INDICE.
Presentación 2
Sesión 2
Las tablas, los registros y los campos 4
Tipos de Campos 4
Las propiedades de los campos 5
Sesión 3
Las Claves 6
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Los tipos de relaciones 6
Los Objetos 7
Creación de una base de datos 8
Sesión 4
Abrir una base de datos 9
Cerrar una base de datos 9
Eliminar una base de datos 10
Sesión 5
Compactar 10
Reparar 11
El asistente para bases de datos 11
Sesión 6
¿Qué es una tabla? 14
Abrir tablas 14
Sesión 7
Cerrar una tabla 15
Copiar 15
Eliminar 15
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Sesión 8
Creación de una tabla 16
Almacenar la Estructura 17
Propiedades de la Tabla 17
Sesión 9
Edición 18
Agregar Registros 18
Imprimir la definición de una tabla 19
Sesión 10
Relaciones entre tablas 20
Vincular Tablas 21
El Asistente para tablas 22
Sesión 11
Definir un campo como clave principal 23
Indices 23
Sesión 12
Abrir una consulta 25
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Creación de una consulta 26
Totales en una consulta 28
Sesión 13
El Asistente para consultas 29
Unidad V Formularios. 32
Sesión 13
¿Qué es un formulario? 32
Creación de un formulario 32
Sesión 14
Edición del formulario 34
Creación de un formulario en vista de diseño 35
Añadir Campos Calculados 40
Bibliografía 49
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Datos 49
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