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    Proyecto Cero Papeles

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    Este documento presenta un proyecto para implementar un sistema de gestión de documentos digitales en la cooperativa Mushuc Runa. El proyecto requiere un líder de proyecto, líder de escaneo, líder de gestión de documentos y digitadores. El objetivo es digitalizar y almacenar de forma eficiente los documentos de créditos de los clientes para facilitar el acceso y reducir costos. El alcance incluye digitalizar los documentos de créditos, diseñar una base de datos, y desarrollar software para gestionar y actualizar los document

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    Este documento presenta un proyecto para implementar un sistema de gestión de documentos digitales en la cooperativa Mushuc Runa. El proyecto requiere un líder de proyecto, líder de escaneo, líder de gestión de documentos y digitadores. El objetivo es digitalizar y almacenar de forma eficiente los documentos de créditos de los clientes para facilitar el acceso y reducir costos. El alcance incluye digitalizar los documentos de créditos, diseñar una base de datos, y desarrollar software para gestionar y actualizar los document

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    PROYECTO CERO PAPELES

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    Este documento presenta un proyecto para implementar un sistema de gestión de documentos digitales en la cooperativa Mushuc Runa. El proyecto requiere un líder de proyecto, líder de escaneo, líder de gestión de documentos y digitadores. El objetivo es digitalizar y almacenar de forma eficiente los documentos de créditos de los clientes para facilitar el acceso y reducir costos. El alcance incluye digitalizar los documentos de créditos, diseñar una base de datos, y desarrollar software para gestionar y actualizar los document

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    PROYECTO CERO PAPELES

    Temas a considerar

    Líder del Proyecto

    Equipo de trabajo

    Para lograr cumplir este objetivo, se requerirá de las siguientes personas

    Líder del proyecto.- coordina todo el proyecto en general, firmas del contrato, evaluación del
    proyecto, seguimiento del proyecto y finalización.

    Líder del Proceso de Escaneo.- coordinará la adquisición de los equipos de escaneo y delegará
    el proceso de digitalización

    Líder de Gestión de Documentos.- coordinará la implementación del software necesario para


    la gestión documental digital

    Digitadores.- personal para digitar los documentos

    Interesados

    Gerente de la Cooperativa, Alfonso Chango

    Contador de la Cooperativa, Segundo Yucailla

    Jefe de créditos, Segundo Pilamunga

    Jefe de sistemas, Alex Cifuentes

    Identificación de Requisitos

     Disminuir la cantidad de documentos físicos existentes de los clientes


     Administrar de manera eficiente y rápida la información de los clientes a través de la
    tecnología
     Crear mejores formas de backup de la información mediante datos digitales.
     Disminuir el espacio físico necesario para el almacenamiento de los documentos.
     Implementar procesos de escaneo de los departamentos de atención a los clientes.
     Evitar pérdida de tiempo de las personas encargadas de buscar la información física.
     Evitar duplicación de la información.
     Ahorro de recursos económicos en compra de papel, folders, copiadoras, impresoras,
    consumibles.
     Colaborar al medio ambiente con la disminución de la destrucción de árboles para la
    fabricación de papel y otros materiales.
    Alcance

     Implementar el software de gestión de documentos digitales de los clientes de la


    cooperativa Mushuc Runa, para el departamento de créditos de la oficina matriz.
     El software tomará los archivos digitalizados de los documentos de créditos y los
    almacenará en una base de datos, clasificado por número de cliente o cédula.
     Para guardar los datos digitalizados, se deberá diseñar la una base de datos que
    soporte toda la cantidad de información de la cooperativa, para lo cual se deberá
    analizar que motor de base de datos se debe utilizar.
     Luego del análisis de la base de datos a utilizar, se debe crear la base de datos en sí.
     También deberemos desarrollar un software que gestione la información guardad en
    el que se considere los siguientes aspectos:
    o Posibilidad de mostrar los documentos digitalizados por cédula o número de
    cliente
    o El software debe mantener registro de los comentaros de diferentes niveles de
    administración de la entidad.
    o El software debe permitir actualizar la documentación en caso que haya
    documentos actuales.
    o Se debe poder imprimir uno o varios documentos en caso de ser necesario.
    o Las personas autorizadas deben poder ingresar y revisar la documentación y
    agregar sus comentarios.
     Para tener los archivos digitales, la institución nos debe proporcionar estos requisitos
    o Equipos de digitalización
    o Personal para digitalizar
    o Servidores para instalar la base de datos y para implementar el software de
    administración
    o Licencias del software de base de datos y sistemas operativos
    o Suministros para la elaboración del proyecto

    Información Previa

    La cooperativa de Ahorro y Crédito Mushuc Runa, es una entidad financiera que diariamente
    otorga créditos a sus socios en la oficina matriz y en todas sus agencias. Cada día se otorga
    alrededor de unos 300 créditos, y de cada crédito se produce un promedio de

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