PROCEDIMIENTO COMERCIAL

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DOCUMENTO CONTROLADO

1. OBJETIVO

Realizar cierre efectivo de negocios de acuerdo a las ofertas y/o cotizaciones presentadas, realizando
seguimientos y revisiones oportunas para garantizar la adecuada gestión comercial dentro de la empresa con
trazabilidad y de manera controlada.

2. ALCANCE

Abarca todas las líneas de ventas y comercialización de productos y servicios mediante estrategias de
marketing y comerciales de Innvector S.A.S con el objetivo de cerrar en una venta efectiva cuidando los
márgenes y rentabilidad de las negociaciones en pro de lograr el cumplimiento de meta de ventas anuales.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Director Comercial: Hacer que se cumpla la cifra de ventas, manteniendo los parámetros mínimos de
rentabilidad y margen.

3.2 Ejecutivos Comerciales y/o Director comercial:

✓ Construir y mantener una base de clientes estables de compra frecuente y crecer el portafolio de
clientes objetivo de acuerdo a las estrategias de Marketing y comerciales.
✓ Preparar cotizaciones y/o Licitaciones.
✓ Hacer seguimiento dentro del proceso comercial.
✓ Concluir las ventas efectivas.
✓ Apoyar la gestión de cartera de los clientes acorde con lo indicado en la negociación comercial.
✓ Gestionar las pólizas (cuando aplique) de acuerdo con la negociación.
✓ Realizar internamente la apertura de clientes y realizar seguimiento postventa desde el punto de vista
comercial.
✓ Medir la satisfacción del cliente.
✓ Gestionar la creación como proveedores de parte del cliente.
✓ Organizar y entregar toda la documentación que se requiera para la formalización de un contrato,
entre otras.

4. DEFINICIONES

4.1 Apertura de cliente: Consiste en realizar contablemente el ingreso del nuevo cliente al sistema manejado
por la empresa.

4.2 Cartera: -valores a los efectos comerciales que forman el patrimonio de la empresa en su activo.
-Son deudas que el cliente tiene con la empresa y están originadas en las ventas realizadas.

4.3 Cliente actual: Persona natural y/o jurídica que mantiene en la actualidad relaciones comerciales con la
compañía.

4.4 Cliente nuevo: Persona natural y/o jurídica con el que se cerró una negociación y que debe ser
registrado en la base de datos de clientes.

4.5 Forma de pago: Puede ser crédito (convenios de pago), efectivo, cheque u otro que la empresa autorice.

4.6 Margen: Es la diferencia entre el precio de venta, sin IVA y los costes de producción o de adquisición de
un producto.

4.7 Meta de Ventas: Se refiere a lo realmente vendido con relación a lo presupuestado.

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4.8 Portafolio de servicios: Es la mejor carta de presentación de la empresa, brindando información clara y
concisa de sus productos o servicios. Este portafolio puede ser dirigido a potenciales clientes, posibles socios
comerciales o proveedores.

4.9 Recaudo: Dinero que ingresa la compañía de los pagos de los clientes.

4.10 Rentabilidad: La rentabilidad es la capacidad de producir o generar un beneficio adicional sobre la

inversión o esfuerzo realizado.

4.11 Proyección de ventas: Son las ventas esperadas que la empresa planea obtener en cierto periodo de
tiempo.

4.12 Ventas o cierre efectivo de negocios: Proceso personal o impersonal por el que el vendedor
comprueba, activa y satisface las necesidades del comprador para el mutuo y continuo beneficio de ambos.

5. CONDICIONES GENERALES
N/A.

6. DESARROLLO
6.1 Planeación de ventas

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Definir la proyección de ventas: Anualmente el Director
Comercial, basándose en el análisis de la estadística de ventas
de años o periodos anteriores, el conocimiento de futuros
negocios con alta probabilidad de cierre y en las expectativas CO-F9
Director Comercial
1 de crecimiento de INNVECTOR S.A.S, documenta las cifras Proyección de
con las que se fundamentara el nuevo año calendario en CO- ventas
F9 Proyección de ventas.
Este documento se realiza anualmente, en la revisión trimestral
puede ser actualizado dejando evidencia de cada versión.
Análisis de servicios ofrecidos: El Director o Ejecutivo
Comercial identifica las necesidades y acciones de mejora de
Director Comercial
acuerdo a los portafolios de servicios y estrategias de venta
2 o Ejecutivo
anual, basándose en los lineamientos del plan de mercadeo, en
Comercial
donde se define la forma en que se dará cumplimiento desde el
punto de vista comercial.
Divulgar proyección de ventas: El Director Comercial divulga
Director Comercial
la proyección de venta anual a los Ejecutivos Comerciales, con CS-F3 Control de
3 o responsable de
el fin de dar a conocer la distribución de metas de ventas del asistencia
portafolio
año.
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Hacer seguimiento a la proyección de ventas: Con base en

la estadística de ventas contenida en CO-F9 Proyección de
CO-F11
ventas, el Director comercial verifica y analiza la gestión de
Planeador
negocios realizada por cada ejecutivo Comercial:
Comercial
Semanalmente en CO-F11 Planeador Comercial Semanal, y
Semanal
Trimestralmente en CO-F10 Plan Comercial Trimestral.
4 Director Comercial CO-F10 Plan
Si en el seguimiento comercial semanal o trimestral, se
Comercial
detectan nuevas oportunidades de negocio, se debe actualizar
Trimestral
CO-F5 Base de datos clientes registrando todos los campos allí
establecidos.
CO-F1 Acta de
reunión
Las reuniones semanales y trimestrales se registran en CO-F1
Acta de reunión.

6.2 Procedimiento de Ventas

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Contacto con el cliente: El ejecutivo comercial o Director
Comercial realiza contacto personal, web, telefónico y/o
campañas de mercadeo con el cliente para identificar sus Director Comercial
1 requerimientos, el tipo de solución, servicios o productos
solicitados, a fin de realizar una oferta de acuerdo a los Ejecutivo
parámetros establecidos en la plataforma comercial y políticas Comercial
de ventas.
Definición de requisitos del producto y/o servicio: Los
ejecutivos comerciales identifican las necesidades y
condiciones en los contactos con los clientes realizados, en las Director CO-F12
cuales se identifican las condiciones requeridas como Comercial Reconocimiento
2
expectativa de precios de venta si aplica, tiempo de entrega, Cliente
lugar de entrega, fecha y forma de pago, y requisitos Ejecutivo
contractuales. Lo cual queda registrado en el formato CO-F12 Comercial
Reconocimiento del Cliente.
CO-F2
Cotización
Realizar y enviar cotización: El Director Comercial o el
Ejecutivo Comercial realizan la Cotización y anexos (cuando
CO-F3A
aplique).Cuando se trata de producto se debe realizar dentro
INNTERACTIVO
del formato CO-F2 Cotización, y para cotizar una solución se
realiza de acuerdo a cada portafolio CO-F3A INNTERACTIVO,
CO-F3B
CO-F3B INNCOMPANY, CO-F3C INNSALE, CO-F3D
INNCOMPANY
INNFRATEC, CO-F3E REALINNFO, CO-F3F SERVINNFO.
Los cuales deben estar soportados en costos según CO-F7 Director Comercial
CO-F3C
3 Presupuesto.
INNSALE
Ejecutivo
Toda cotización se le debe asignar un consecutivo, si es nueva Comercial
CO-F3D
se agrega el siguiente consecutivo en orden ascendente, y si
INNFRATEC
corresponde a una actualización o modificación relacionada
con la misma oportunidad se asigna una versión al mismo
CO-F3E
consecutivo tanto para la oferta comercial como para el cuadro
REALINNFO
de costos y se actualiza en el formato CO-F4 Seguimiento de
cotizaciones.
CO-F3F
SERVINNFO
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Aceptación de la oferta: El cliente aprueba la oferta, firmando

la cotización presentada, o elabora un documento para la
solicitud del pedido: (orden de compra, orden de trabajo,
contrato, etc.). El Director Comercial y/o Gerente revisan los
contratos o pedidos que lo requieran y el Representante Legal
los firma según sea el caso.

Cuando se elabore un contrato, la cotización hace parte integral

Director Comercial
del contrato y se entiende como aprobado o perfeccionado, con
4 las firmas de los representantes legales de las partes, estos
Ejecutivo
son entregados al Ejecutivo Comercial para que los archive,
Comercial
solicite las pólizas requeridas y entrega una fotocopia al área
administrativa para que contabilicen las primas de los seguros y
tengan en cuenta las amortizaciones, renovaciones y anexos.

Para los casos en que se manejen adiciones a contratos el

ejecutivo comercial deberá ser el responsable de la
formalización de la adición y consecución de pólizas bajo la
formalización del mismo.
Recibir órdenes de compra o aprobación: El Director
Comercial o el ejecutivo comercial reciben órdenes de compra
o comunicado de aprobación por parte del Cliente, solicitando
RUT, cámara de comercio, CO-F14 Registro de clientes, dicho
CO-F14 Registro
formato debe quedar correctamente diligenciado con firma y
de Cliente
sello del representante legal de la empresa cliente. Director Comercial
CO-F5 Base de
Cuando el cliente requiere de crédito se debe solicitar Ejecutivo
5 datos clientes
adicionalmente los Estados financieros, y formato solicitud de Comercial
crédito
CO-F4
Seguimiento a
-Cuando se hace la primera venta y cuando se presentan
cotizaciones
cambios en la información registrada, el Director Comercial y
Ejecutivo Comercial actualiza la CO-F5 Base de datos clientes
y realiza seguimiento al mismo por medio de CO-F4
Seguimiento a cotizaciones.
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Entrega de Proyecto al Proceso de Ejecución de

Proyectos: Oficialmente el Ejecutivo Comercial debe presentar
al Director Comercial la carpeta de trazabilidad del proyecto,
incluyendo el formato de CO-F8 Check list Entrega de
Proyecto, anexando los documentos que hicieron parte del
proceso, la propuesta, la orden de compra los cuadro de
costos en CO-F7 Presupuesto.

El Director Comercial realiza la entrega formal del proyecto al

Director Técnico en formato CO-F8 Check List Entrega de
Proyecto para su respectiva ejecución, aclarando todas las
dudas al respecto. CO-F8 Check
Director Comercial
6 List Entrega de
Director Técnico
Proyecto
Si se entrega la información CO-F8 Check List Entrega de
Proyecto, en formato digital se debe diligenciar el nombre de la
persona que entrega y debe quedar registrado en el documento
por parte del área de proyecto quien recibió con aceptación
indicando la fecha y hora (dejar soporte de correo).

En algunos casos se puede requerir una demostración del

producto o visita técnica para lo cual se debe diligenciar el
formato CO-F16 Demostración Técnica del producto o EP-F8
Visita Técnica.

Entrega de Documentos al área Administrativa: El Director

Comercial debe hacer entrega formal al Coordinador
Administrativo todos los documentos requeridos para registro
de clientes cuando aplique (cámara de comercio, rut, estados
financieros de los último dos años, fotocopia de cedula de
representante legal, formato CO-F14 Registro de Cliente y
formato solicitud de crédito cuando se requiera, lo anterior CO-F 15Check
quedara registrado en CO-F15 Check List entrega de proyecto Director Comercial List entrega de
7
al área administrativa). Coordinador proyecto al área
Administrativo administrativa
Si se entrega la información del CO-F15 Check List entrega de
proyecto al área administrativa, en formato digital se debe
diligenciar el nombre de la persona que entrega y debe quedar
registrado en el documento por parte del área administrativo
quien recibió con aceptación indicando la fecha y hora (dejar
soporte de correo).
Atención post-venta: De acuerdo al plazo de ejecución del
proyecto el Director Comercial o Ejecutivo Comercial deberá
indagar periódicamente sobre el comportamiento del servicio,
así como atender las quejas y reclamos presentadas por el CO-F13
cliente. Encuesta de
8 Director Comercial
satisfacción el
Máximo 30 días después de finalizado el proyecto el ejecutivo cliente
Comercial debe realizar CO-F13 Encuesta de Satisfacción del
cliente, a fin de conocer su percepción del servicio prestado y
tramitar la certificación de experiencia con el mismo.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CO-F1 Acta de reunión

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CO-F2 Cotización
CO-F3A INNTERACTIVO
CO-F3B INNCOMPANY
CO-F3C INNSALE
CO-F3D INNFRATEC
CO-F3E REALINNFO
CO-F3F SERVINNFO
CO-F4 Seguimiento a cotizaciones
CO-F5 Base de datos clientes
CO-F7 Presupuesto.
CO-F8 Check List Entrega de Proyecto al área de ejecución de proyectos
CO-F9 Proyección de ventas
CO-F10 Plan Comercial Trimestral
CO-F11 Planeador Comercial Semanal
CO-F12 Reconocimiento Cliente
CO-F13 Encuesta de satisfacción el cliente
CO-F14 Registro de Cliente
CO-F15 Check List Entrega de Proyecto al área Administrativa
CO-F16 Demostración Técnica del producto
CS-F3 Control de asistencia

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSION CAMBIOS

03/08/2015 2 Segunda versión del sistema.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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