MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

DE LA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
A LA
RECTOR DEL INSTITUTO PEDAGÓGICO
“SOLO ESTUDIANDO”

Datos de la entidad: INSTITUTO PEDAGÓGICO “SOLO ESTUDIANDO”

Dirección: Av. Los inmaculados y la que Cruza
Teléfono: 032960840- 0998383934
Horario de trabajo: 8H00-12H30 Y 13H00-16H30
Correo Electrónico: [email protected]
 MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

AUDITORÍA DE GESTIÓN

Periodo: 1 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2014

Rubros a examinarse: Cumplimiento de POAS bajo la responsabilidad del Instituto

Pedagógica “Solo Estudiando”

1. Antecedentes

La Delegación Provincial de la Contraloría General del Estado de los Desamparados realizó

la auditoría de gestión al componente: Recursos Humanos por el periodo comprendido

entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010, en el que se emitió un informe y se

determinaron responsabilidades y se determinaron responsabilidades y recomendaciones.

2. Motivo del examen

La Auditoría de gestión al Instituto Pedagógico “Solo Estudiando” se realizará de

conformidad con la orden de trabajo N.- 000456 y en la Contraloría General del Estado en

los Desamparados.

3. Objetivos del examen

 Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normas aplicables.

 Determine el cumplimento de las metas y objetivos establecidos en los POAS.

4. Alcance del examen

La Auditoría de Gestión se realizará al cumplimiento de los Planes Operativos Anuales por

el periodo comprendido entre el 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2014, a cada

una de las jefaturas y servidores de Instituto Pedagógico “solo Estudiando”.

5. Conocimiento de la Entidad y su Base Legal

5.1 Base Legal

El Instituto Pedagógico “solo Estudiando”- olvidados, fue creada mediante acuerdo 1550 de

20 de mayo de 1968.

5.2 Ubicación

País: Ecuador

Provincia: Desamparados

Ciudad: Olvidados

Cantón: Olvidados

Dirección: Av. Los Inmaculados y la que Cruza

Teléfono: 032960840- 0998383934

Horario de trabajo: 8H00-12h30 Y 13h00-16H30

Correo Electrónico: [email protected]

5.3 Principales disposiciones legales

 El cumplimiento de los Planes Operativos Anuales se realizó considerando los

siguientes cuerpos legales:

 Constitución de la República del ecuador

 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.

 Reglamento a la Ley de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.

  Plan decenal de educación.

5.4 Estructura Orgánica

Según Registro oficial 731 de 5 de julio de 1995, se expide el reglamento Orgánico

Funcional para el Instituto Pedagógico “Solo Estudiando”- Olvidados, conformado por los

siguientes niveles administrativos.

NIVEL EJECUTIVO: Director Provincial de educación.

NIVEL ASESOR: División de Planeamiento

División asesoría Jurídica.
Comunicación Social
Estadística.

NIVEL DE APOYO: Subdirección de educación.

División Financiera.
Recursos Humanos.
Régimen Escolar.
Escalafón.

NIVEL OPERATIVO: Subdirección de educación.

Supervisión Educativa.
Departamento de Régimen Escolar.
Subdirección de Cultura.
Educación Técnica
Educación Rural.
 5.5 Misión, Visión y objetivos de la entidad.

Misión

“Formar integralmente seres humanos con competencias para la acción solidarios éticos
respetuosos del entorno, desde los niveles: educación Inicial, Educación General Básica,
Bachillerato y Educación de adultos en el marco de una propuesta pedagógica inclusiva e
intercultural, acorde a las necesidades dela sociedad del conocimiento e información. Que
responda a estándares nacionales e internacionales d calidad y permita el exitoso
desenvolvimiento de los ciudadanos y ciudadanas de la provincia de los Desamparados.”

Visión

“Ser un sistema educativo de calidad y calidez que funcione en el marco de la unidad

provincial, regional nacional descentralizada mente bajo un marco jurídico adecuado, que
corresponda a la realidad provincial, a las necesidades del desarrollo del país, sobre la base
de sus principios, con énfasis en participación, inclusión y distribución equitativa de
recursos, que libre los cambios sociales y pluriculturales y el adelanto socio económico de
Olvidados.”

Objetivos Estratégicos Institucionales

General

 Administrar, dirigir y aplicar los lineamentos educativos del MEC, como

provinciales, mediante el acompañamiento, asistencia técnica, la coordinación y
orientación en las áreas técnicas, pedagógicas y administrativas, para promover y
asegurar el acceso a una educación de calidad, a la niñez y la juventud de
Olvidados, en las Instituciones educativas en sus diferentes niveles y modalidades,
evitando el desperdicio escolar y optimizando los recursos.

Específicos
 Consolidar el Programa de mejoramiento de la oferta educativa de las Escuelas
Unidocentes, en todos sus componentes.
 Impulsar la acción supervisaba en los aspectos técnico-pedagógicos y
administrativos en todos los establecimientos educativos
 Bajar los índices de desperdicio escolar.
 Desarrollar el Programa de Reforma del Bachillerato.
 Implementar las innovaciones curriculares, en los planteles educativos.
 Establecer un Programa Provincial de capacitación docente en los aspectos técnico,
pedagógico.
 Identificar y fortalecer las líneas de coordinación intra e interinstitucional.
 Optimizar y racionalizar los recursos institucionales, para mejorar el servicio que
brinda la institución.
 Integrar técnica, pedagógica y administrativa a los diferentes años de educación
básica, mediante el proceso de articulación correspondiente.

5.6 Nómina de servidores principales ANEXO 1

5.7 Principales políticas educativas nacionales.

1. El Instituto Pedagógico “Solo Estudiando”- Olvidados, para el cumplimiento de sus

objetivos institucionales, se basa en las políticas educativas institucionales del Plan
Decenal de educación, las mismas que se dan a conocer.
2. Universalización de la Escuela Inicial.
3. Universalización de la Educación General Básica de primero a décimo año.
4. Incremento de la matrícula en el bachillerato hasta alcanzar al menos el 75% de la
población en la edad correspondiente.
5. Erradicación del analfabetismo y fortalecimiento de la educación continua para
adultos.
6. Mejoramiento de la infraestructura física y el equipamiento de las instituciones
educativas.
7. Revalorización de la profesión decente y mejoramiento de la formación inicial,
desarrollo profesional, las condiciones de trabajo y calidad de vida.
 8. Aumento del 0,5% anual en la participación del sector educativo en el PIB hasta el
año 2012, o alcanzar al menos el 6% para inversión en el sector.

6. Matriz FODA del instituto Pedagógico “Solo Estudiando” –Olvidados.

FORTALEZAS

1. Infraestructura física propia.

2. Equipamiento logístico de las oficinas que permiten en buen servicio.
3. Innovación permanente de los funcionarios y empleados en tecnologías
contemporáneas que contribuyen al mejoramiento de la atención al usuario.
4. Recurso profesional capacitado y aceptable en cada unidad administrativa de la
dependencia.
5. Existencia de la información estadística escolar y codificada en un 100% de la
información de todos los planteles, mediante el archivo maestro de las instituciones
Educativas.
6. Presencia de Programas que están al servicio de la comunidad educativa.
7. Coordinación entre las diferencias instancias técnica-administrativas de la Dirección
de Educación.

DEBILIDADES

1. Asignación presupuestaria por parte del estado.

2. Ingresos de autogestión que son administrados por el ministerio de educación
3. Apoyo de las diferentes direcciones nacionales del ministerio de educación.
4. Aceptables participación de los docentes de educación básica, bachillerato y
educación popular permanente.
5. Participación activa de los docentes en las programaciones y actos organizados por
el sistema educativo provincial.
6. Organización escolar está en relación con el entorno donde se entrega el servicio
educativo.
 7. La mayoría de los funcionarios capacitados por el ministerio de educación para
orientar para asesorar pedagógicamente al magisterio.
8. Equipamiento logístico-pedagógico de acuerdo a las circunstancias económicas del
Estado.
9. Magisterio capacitado con sus propios recursos, como por el Estado, ONGs, OGs,
que se han preocupado por el mejoramiento docente.
10. Colaboración del Ministerio de educación para mantener contratos docentes en las
plazas en donde aún no ha asignado partidas fiscales.

DEBILIDADES

1. Escaza socialización de documentos oficiales por las instituciones gubernamentales.

2. Carencia de un verdadero Reglamento Interno Institucional, basado en la norma
jurídica vigente.
3. Hace falta el mejoramiento y capacitación permanente en cuanto a planeación,
planificación, organización, reclutamiento, dirección, control, ejecución, evaluación
y re planificación en los funcionarios, autoridades y empleados del Sistema
Educativo.
4. Improvisación de proyectos y programaciones educativas en función de los
requerimientos de la institución y de los solicitantes de la comunidad educativa.
5. Poca coordinación y líneas de relación en la ejecución de acciones educativas en los
establecimientos del sistema educativo, para así mejorar la calidad del servicio.
6. Falta mayor asignación, presupuestaria para atender a los requerimientos de las
necesidades del sistema educativo, para así mejorar la calidad del servicio.
7. Falta de seguimiento, evaluación e informacion de resultados de los procesos
educativos que ejecutan a cada una de las divisiones de la institución.
8. Falta de evaluación de los proyectos educativos propuestos y que se encuentran en
servicio de los diferentes planteles.

AMENAZAS

1.- Influencia de la política partidista en la toma de decisiones educativas

2.- Falencias en la Reforma Educativa, en su aplicación, evaluación de los aspectos

curriculares, para luego llegar a la Reforma Total del Sistema.

3.- Incumplimiento del precepto constitucional, para fijar el presupuesto para educación; lo

cual impide la realización de una educación de calidad.

4.- Descoordinación con la Dirección de Educación de la intervención de OGs. ONGs, en la

aplicación de proyectos educativos.

5.- Creación de instituciones educativas privadas, sin tomar en cuenta los informes técnicos

de las diferentes comisiones provinciales, cuyas resoluciones en la Educación a Distancia

vienen directamente aprobados por la Dirección Nacional de Educación Popular

Permanente, de planta central.

8.- Puntos de interés para la auditoria

- El instituto pedagógico “Solo Estudiando” Olvidados, no coordino con las ONGs, en la

ampliación de proyectos educativos.

- Falta de seguimiento, evaluación de resultados de los procesos educativos, que ejecutan

en cada una de las divisiones en la institución.

- Orgánico funcional desactualizado

- Planes operativos de cada Jefatura no se encuentran aprobados por la máxima autoridad.

- Cambios en la misión y visión de la entidad, sin sustento legal.

- La misión y visión de la entidad no guarda consistencia con la implementación en el

Organismo Central.

- El plan Operativo del instituto pedagógico “Solo Estudiando”- olvidados no abarca todos

los objetivos de cada jefatura y área de la entidad.

- Escasa socialización de documentos.

- Falta de capacitación permanente en cuanto a planeación, organización, dirección, control

y ejecución, en los funcionarios, autoridades de la entidad.

9.- Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones del informe de examen

anterior

Evaluación de la Estructura de Control Interno

Seguimiento de recomendaciones

De la evaluación al cumplimiento de las recomendaciones constantes en el informe de

Auditoria de Gestión, emitido por la Contraloría General del Estado por el periodo

comprendido entre 1 de abril de 2010 y el 29de febrero de 2011, aprobado el 4de diciembre

de 2012, entregado a las autoridades del instituto pedagógico “Solo Estudiando”-

Olvidados, mediante oficio 4977 de 12 de diciembre de 2012, tendientes a mejorar el

cumplimiento de actividades, metas y funciones a los componentes de Recursos Humanos,

Remuneraciones y Análisis de Denuncias, se determinó que de 2 recomendaciones

propuestas a los componentes examinados. Y previa evaluaciones se determinada que las 2

recomendaciones se encuentran cumplidas.

Control Interno

Planes Operativos anuales de los diferentes departamentos no se encuentran

aprobadas por la máxima autoridad

Para el cumplimento de los objetivos, políticas y metas planteadas por parte del instituto

pedagógico “ Solo Estudiando” – Olvidados , los diferentes departamentos han elaborado

planes operativos anuales, los mismos que al presentarse al Departamento de Planeación y

director provincial, no fueron supervisados, aprobados ni evaluados para puedan ser

ejecutados en el cumplimiento de sus activadas.

El director provincial y el jefe de planeación inobservaron lo dispuesto en las letras a) del

numeral 1 y letra b) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado y lo que establece la norma de control interno 110-04 2 “ indicadores de

gestión, vigente hasta el 30 de noviembre de 2009; actuales 200-02 “ Administración

estratégica” y 401-03 “ supervisión vigentes que en su orden que disponen:

“… La planificación estratégica y la planificación operativa anual de cualquier entidad

pública, se evaluara mediante la aplicación de indicadores en términos cualitativos y

cuantitativos...”

“… Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que

dispongan de recursos públicos requieren su gestión, la implantación de un sistema de

planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de

un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que consideraran como base
la función, misión, visión institucionales y que tendrán consistencia con los planes de

gobierno y los lineamientos del organismo técnico de planificación…”

“… Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los

procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y

medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento

posterior de control interno.- la supervisión de los procesos y operaciones se los realizara

constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las

políticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico;

comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la

institución…”

El director y jefe de planeamiento no realizaron la supervisión, aprobación y evaluación

correspondiente, ocasionando que cada departamento labore con sus respectivos planes

operativos anuales sin aprobación de la máxima autoridad y evaluación respectiva,

dificultando la verificación del cumplimiento de los objetivos institucionales.

Falta de Indicadores de Gestión y Criterios para la Medición de Riesgos

Institucionales

En los diferentes departamentos del instituto pedagógico “Solo estudiando”, no se aplicó

indicadores de gestión que permitan evaluar el nivel de desempeño de las actividades hacia

su misión, visión y objetivos, ni se formuló criterios para la medición de riesgos

institucionales, impidiendo el cumplimiento de las metas y objetivos de su plan operativo

anual en un cien por ciento, aspectos presentados por la inobservancia de las normas de

control interno 110-04 “Indicadores De Gestión”, 130-02 “ Herramientas para evaluar los
riesgos” vigentes al 30 de noviembre de 2009; actuales 200-02 “Administración

Estratégica”, 300-02 “Plan de Mitigación de Riesgos” que en su orden disponen:

“…Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que

dispongan de recursos públicos, implantaran, pondrán en funcionamiento y actualizaran el

sistema de planificación así como el establecimiento de indicadores de gestión que

permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión

institucional...”

“….. Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho

privado que dispongan de recursos públicos realizaran el plan de mitigación de riesgos

desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactivas para

identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de

los objetivos...”

10. Identificación de los Principales Componentes a Examinarse

Los componentes considerados en la Auditoria de Gestión al Instituto Pedagógico “solo

estudiando”-Olvidados, de los Desamparados son el cumplimiento de los POAS:

- Jefaturas

11. Evaluación y Calificación de los Riesgos De Auditoria

La determinación y calificación de los factores de riesgo por componentes a ser analizados

en forma detallada, constan en anexo adjunto, en la matriz de evaluación de riesgos de

auditoria. ANEXO 2.

12. PROGRAMAS DE AUDITORIA

Anexos: Programa de trabajo para el POA del Instituto Pedagógico “Solo Estudiando”

Hispana de los Desamparados.

13. PLAN DE MUESTREO

La Auditoría de Gestión al Instituto “ARMELIA”-La Concordia, se ejecutara para

determinar el grado de efectividad de las operaciones y actividades, en relación con el

cumplimiento de metas y objetivos, el grado de satisfacción de la colectividad por el

servicio que presta.

Se tomara una muestra aleatoria de 10 actividades por cada uno de los objetivos planteados

en los periodos del 1 de enero de 2012 al 31 de diciembre del 2014, por la Dirección

Provincial de Educación Hispana de los Desamparados para verificar el grado de

cumplimiento de los mismos.

14. RECURSOS HUMANOS Y DISTRIBUCION DEL TRABAJO

RECURSOS

HUMANOS Supervisor Ing.

Jefe de Equipo Msc.

Operativo Lcdo.

MATERIALES Útiles de oficina

requeridos

15. TIEMPO ESTIMADO

El tiempo estimado según la orden de trabajo es de 40 días laborables, distribuidos de la

siguiente manera:

N° FASES TIEMPO (DIAS)

1 Planificación 12

2 Ejecución 18

3 Comunicación de Resultados 5

4 Monitoreo 5

TOTAL 40

16. DISTRIBUCION DEL TRABAJO

RESPONSABLE ACTIVIDADES

Supervisor, Jefe de equipo y - Evaluación de control interno

Operativo - Planificación y Programación

- Redacción del borrador del informe

Supervisor y Jefe de equipo - Memorando de planificación

- Memorando de antecedentes

- Dirección continua sobre la aplicación de

normas y procedimientos

- Evaluación periódica para asegurar el

cumplimiento de lo planificado.

Jefe de Equipo - Plan de Operativo anual 2012 y 2013

Operativo - Plan Operativo anual 20014

ELABORADO POR:
 JEFE DE EQUIPO

REVISADO POR: APROBADO POR:

SUPERVISOR DELEGADO PROVINCIAL DE

LOS DESAMPARADOS