¿Qué es Excel?

En este curso Excel básico queremos enseñarte desde el principio qué es Excel y para qué nos puede servir.
Excel es una herramienta que nos permite hacer cálculos de manera rápida y sencilla, dibujar gráficos a partir de la información que hemos
dibujado, hacer análisis profundos de grandes cantidades de información y muchas otras cosas.
La apariencia de Excel es muy sencilla, una rejilla que divide el espacio en celdas. Estas celdas son la mínima estructura de Excel y en ellas
podemos hacer las siguientes operaciones:
 Escribir texto
 Insertar valores
 Insertar fórmulas
 Modificar el formato
 ….
Pero tienes que saber que un conjunto de celdas que se encuentran compartiendo más de un lado se llaman rangos. Por ejemplo, una fila o una
columna es un rango de celdas con algunas propiedades comunes como el alto o el ancho respectivamente. IMG 01
En este curso de Excel básico queremos que aprendas a moverte entre las celdas como un maestro así que vamos a por ello.
Curso Excel 0: La cinta de opciones de Excel
Casi todo el mundo ha utilizado antes o después algún programa de Microsoft Excel. Antiguamente encontrar la información no era muy sencillo
en Excel. Todas las opciones estaban escondidas a través de los desplegables pero desde la versión 2007 esto ha cambiado.
La nueva forma de visualizar las diferentes funcionalidades de Excel se ha organizado a través de la «Cinta de opciones de Excel». En este curso
básico queremos enseñarte las diferentes opciones que vas a encontrar.
Aunque entre versiones de Excel hay algunas pequeñas modificaciones, básicamente la «Cinta de opciones» de Excel no se ha modificado nada.
¿Qué es la cinta de opciones?
La cinta de opciones en Excel es un elemento básico que hay que conocer con relativa profundidad si quieres convertirte en un experto en Excel
pero si únicamente quieres tener unas pequeñas nociones encontrarás que los botones principales se encuentran accesibles de manera muy
sencilla.
La cinta de opciones son los iconos que encontramos en la barra superior al abrir un Excel cualquiera. Esta barra de opciones es: IMG 02
Donde en cada una de las pestañas tenemos opciones diferentes para poder trabajar con Excel.
Una descripción sencilla para este curso de Excel básico podría ser la siguiente:
 Archivo: permite guardar, abrir un archivo, imprimir y modificar algunas opciones.
 Inicio: nos permite copiar y pegar, modificar algunos aspectos de formato, crear formato condicional…
 Diseño de página: nos permite hacer algunas modificaciones avanzadas acerca de nuestra hoja de Excel
 Fórmulas: nos enseña las diferentes fórmulas que podemos añadir en Excel y algunas otras opciones relacionadas con las fórmulas de
Excel que ya son un poco menos básicas.
 Datos: tiene funcionalidades como Filtrar y Ordenar que veremos en este tutorial de Excel básico y muchas otras opciones relacionadas
con datos.
 Revisar: puedes utilizar sus funcionalidades para proteger tu hoja de Excel, insertar comentarios, corregir ortografía…
 Vista: nos ayuda a modificar los parámetros de visualización de nuestro archivo de Excel.
 Desarrollador: por defecto está oculta aunque yo la tengo habilitada. Es para usuarios avanzados de Excel que tengan nociones de
programación.
En este manual de Excel básico nos vamos a centrar en las pestañas:
 Archivo
 Inicio
 Fórmulas
 Datos
Dejaremos para más adelante las diferentes opciones de la cinta de opciones para no hacer este curso de Excel infinito.

Curso Excel 1: Excel básico – abrir, cerrar, insertar función…

Lo más básico en Excel es abrir y cerrar esta herramienta. Probablemente ya sepas cómo hacerlo pero quizás tengas que aprender algunas cosas
más como:
 Abrir Excel
 Cerrar Excel
 Crear un nuevo libro en blanco
 Insertar números o palabras en una celda
 Aprender a dar formato
 Insertar una función
Abrir / Crear un libro de Excel
Para abrir un libro de Excel debemos hacer click en el icono de Excel que tendremos en el escritorio o pinchando en el icono de Excel del menú de
Windows. Una vez que hayamos hecho esto veremos una pantalla como la siguiente: IMG 03
Como puede verse en la imagen, para abrir un libro podemos hacer click en «Libro en blanco» como está señalado en la imagen o hacer click en
cualquiera de las otras plantillas que Excel nos propone. También podremos buscar una plantilla en línea a través del buscador de la parte
superior.
Si ya tenemos un archivo previamente guardado navegaremos por las carpetas del explorador de Windows hasta que lo encontremos y haremos
doble clic sobre el archivo para poder abrirlo.
Si queremos abrir un libro que previamente hayamos abierto simplemente haremos clic sobre el mismo a la izquierda de la pantalla de Excel
donde pone «Recientes» y que hemos ocultado en este curso de Excel básico para que no se vean los libros que nosotros hemos abierto
previamente.
Cerrar un libro de Excel
Para cerrar un libro en Excel haremos click en el icono con forma de X  de la parte superior derecha de la hoja de Excel como puede verse en la
siguiente imagen: IMG 04
Al cerrar el libro, si no lo hemos guardado, nos aparecerá una ventana en la que nos pregunta si queremos cerrar nuestro libro de Excel.
Elegiremos para guardarlo una carpeta en el ordenador donde nos venga bien guardar nuestros libros de Excel. Después haremos click en el botón
«Guardar» y listo. El archivo de Excel ya se habrá guardado.
Guardar un libro de Excel
Normalmente, antes de cerrar un archivo, elegiremos una ruta para guardarlo. Para poder guardar un libro de Excel deberemos hacer click en la
pestaña Archivo (en la esquina superior derecha) y después haremos click en la opción «Guardar como» como vemos en la siguiente imagen:
IMG 05
Mi recomendación es que te conviertas en un «guardador» compulsivo. Es decir, que guardes tu archivo de Excel, mientras estás trabajando,
tantas veces como te haga falta. Para ello puedes usar el atajo de teclas del teclado que es «Ctrl + G». De esta forma conseguirás que nunca
pierdas demasiada información cuando el ordenador se apaga repentinamente y ocurre cualquier otro pequeño problema.
Insertar valores en Excel
Para insertar valores o textos en Excel nos colocaremos en la celda (no celdilla como dice mi suegra) en la que queremos escribir y directamente
comenzaremos a escribir lo que queramos. Inicialmente Excel es muy útil para hacer listas de cosas puesto que es una manera muy ordenad de
poder hacer un listado en diferentes columnas. IMG 06
En la imagen anterior podemos ver como al escribir en una celda el texto también aparece en la barra superior de fórmulas. En esta barra
también podremos escribir nuestros textos, números o fórmulas.
Dar formato en Excel
Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito podemos usar para ello las herramientas que podemos encontrar
en la pestaña de Inicio de Excel. IMG 07
En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN podremos dar formato a nuestras celdas en Excel con una gran
facilidad. IMG 08
Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero diferente a cada una de las celdas.
Insertar una función en Excel
Finalmente, como último capítulo de aprender Excel básico, os enseñamos a añadir una fórmula en Excel. Para ello existen dos maneras:
 Escribir la fórmula de memoria (aunque te parezca imposible lo acabarás consiguiendo)
 Insertar una fórmula.
Escribir fórmulas en una celda
Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y escribiremos la función que sea precedida del signo igual. Al ir
escribiendo la fórmula, Excel automáticamente detectará todas las posibles fórmulas que empiezan como estás escribiendo. En la siguiente
imagen puede verse un desplegable donde Excel sugiere varias funciones: IMG 09
Insertar fórmulas
Para insertar una fórmula deberemos ir a:
Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones 
Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la función que más nos convenga. IMG 10
Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone nos aparecerá una ventana de ayuda que nos permitirá ir
seleccionando los diferentes rangos de celdas que utilizaremos en nuestra función. La ventana de ayuda también nos explica los diferentes
argumentos (partes de una función) que tenemos que utilizar. IMG 11
En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función SUMA.
Si sigues correctamente estos pasos, sabrás cómo usar las fórmulas de excel de forma sencilla.
Esperemos que esta introducción a Excel a través del tutorial: aprender Excel básico os haya resultado útil. Si quieres aprender a usar más
funciones haz click en el siguiente enlace: Fórmulas Excel – La guía más completa donde encontrarás un manual de fórmulas de excel muy
completo.
Curso Excel 2: Funciones básicas
Son muchas las funciones que hay en Excel y es normal que te asustes de la cantidad de funciones que hay pero no te preocupes… tú puedes
aprenderlas todas pero empecemos por algo más sencillo. Las funciones básicas de Excel: la función CONTAR, la función SUMA…
Función SUMA
La función SUMA no es la más importante de Excel ni mucho menos pero es tan básica y se usa tanto que debe colocarse en primer lugar. Para mi
es la primera de las 4 funciones básicas de Excel.
Esta función te permite hacer sumas de celdas o de rangos de celdas. En la siguiente imagen vemos como se usa la función suma para sumar tres
celdas diferentes. Para ello, insertaremos la función SUMA (quizás debas ver cómo insertar una función primero)  y después iremos
seleccionando cada uno de los valores que queremos sumar. IMG 12
Si lo que queremos es sumar toda una columna de valores podremos hacerlo aún más rápido seleccionando rápidamente todos los valores con el
ratón. IMG 13
Función CONTAR
Esta función es muy sencilla y también se usa muchísimo. Esta función nos permitirá contar los valores numéricos que se encuentran dentro de un
rango.
Como puede verse en la siguiente imagen, el rango que hemos seleccionado va desde la celda 5 hasta la celda 20. Esto son 16 celdas pero la
función CONTAR sólo devuelve como resultado 13. Esto es porque no cuenta ni las celdas vacías ni aquellas que contengan palabras. IMG 14
Función PROMEDIO
Esta función es la que nos permite obtener la media de una serie de valores. Al igual que en la función SUMA, podremos ir seleccionando las
celdas una a una o seleccionar un completo rango de celdas. IMG 15
Nota: muy importante, la función PROMEDIO devuelve la media aritmética. Si quieres hallar otro tipo de media o la moda o la media estás de
enhorabuena, Excel tiene una función para todas ellas. Ve a Fórmulas >> Biblioteca de funciones y busca entre las funciones estadísticas. IMG 16
Función SI
Esta es una de mis funciones favoritas de Excel. Básicamente yo no sería nada sin esta función tan básica, tan simple y tan útil. Esta función nos
permite poner condiciones en Excel, si si, poner una condición en Excel del tipo: si la celda A1 es mayor que 5 devuelve el valor «OK» sino,
devuelve el valor «NOK».
Como verás, el límite con esta función es tú imaginación… e incluso podrás usarla para anidar varias condiciones pero eso ya es un tema un poco
más avanzado. En el siguiente enlace puedes ver un buenísimo ejemplo de la función si anidada.
Pero volviendo a nuestro caso, el uso de la función SI. En la siguiente imagen podéis ver un ejemplo muy sencillo: si la celda A6 tienen un número
mayor que la celda A7 quiero que escriba la palabra «mayor» y sino, la palabra «menor». ¿Sencillo verdad? IMG 17
Curso Excel 3: Ordenar y filtrar una tabla
Excel se usa muchísimo para analizar y ordenar información. Estoy seguro de que si llevas trabajando un tiempo te habrás enfrentado más de una
vez con el uso de tablas larguísimas que contienen muchísima información. Estoy seguro también de que te hubiera gustado aprender a utilizar
esta información y analizarla de manera rápida. Te queremos enseñar todo lo que necesitas saber para trabajar con tablas en Excel. Este curso
de Excel básico está pensado para que aprendas todo lo que necesitas para empezar a trabajar con ello así que remángate que vamos a entrar «en
el barro» para que practiques.
Filtrar una tabla
Imagina que tienes una tabla que quieres filtrar como la de la siguiente imagen: IMG 18
Si queremos filtrar, por ejemplo, por el tipo de Servicio (es decir, columna B) nos situaremos en las cabeceras de la tabla y las seleccionaremos.
En este caso será en la fila 1. Después seleccionamos la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar hacemos click en el botón con forma
de embudo como se puede ver en la siguiente imagen en la parte derecha: IMG 19
Al hacer esto nos aparecerán unas pequeñas flechas en cada una de las celdas de la tabla como las siguientes: IMG 20
Al hacer click sobre una de estas flechas aparecerá un pequeño desplegable como el de la siguiente imagen en el que podemos seleccionar los
datos que queremos que estén visibles. Para ello, desmarcaremos aquellos que no queremos que aparezcan: IMG 21
Al darle al botón de Aceptar, la tabla aparecerá completamente filtrada y sólo aparecerán aquellas filas en cuya columna B ponga Móvil y Móvil +
Fijo.
Ordenar una tabla
Pero en ocasiones lo que necesitaremos es ordenar nuestra tabla por uno de sus campos. Por ejemplo, nos puede convenir hacerlo según un valor
numérico y podremos ordenar de manera:
 Ascendente: primero veremos los números menores al principio.
 Descendente: primero veremos los números mayores al principio.
También podremos hacerlo según orden alfabético o al revés, es decir, de la A a la Z o de la Z a la A.
En cualquier caso, para poder ordenar una tabla tenemos dos maneras básicas de hacerlo:
 A través de los botones de filtro de la tabla.
 A través del cuadro de diálogo «Ordenar».
Si queremos ordenar una tabla de manera rápida pincharemos en las flechas de las cabeceras que nos permiten hacer los filtros. Como puedes
ver en la siguiente imagen, el desplegable que aparece tiene dos opciones en la parte superior para poder llevar a cabo una ordenación de los
valores (en este caso numéricos): IMG 22
Aunque como puedes ver en la tercera opción también podremos ordenar según los colores de la tabla si es que hemos marcado con colores
algunas filas de la tabla y queremos que aparezcan primero. IMG 23
La segunda opción para ordenar una tabla es un poco más compleja pero no mucho más y lo que nos permite es ordenar siguiendo varias reglas.
Para acceder a este tipo de filtro deberemos ir a la pestaña Datos y dentro del grupo «Ordenar y Filtrar» hacer click en el botón Ordenar como
se puede ver marcado en la siguiente imagen: IMG 24
Al hacer click aparecerá una ventana como al siguiente en la que podemos elegir las diferentes opciones para ordenar nuestra tabla. IMG 25
Curso Excel 4: Modificar formato
Modificar el formato en Excel es fundamental. Vas a pasar mucho tiempo en Excel modificando el formato de las celdas y para ello conviene que
domines esta técnica. Cambiar la letra y su tamaño, modificar su color, mejorar su apariencia.
Hay gente que sabe muchísimo de Excel pero no le da ninguna importancia al formato y esto es un gran error. Una hoja de Excel sin formato es
como un laberinto por el que no tienes ni idea de cómo guiarte.
Destacar un texto
En ocasiones necesitaremos destacar un texto (por ejemplo si queremos crear un título). Para ello usaremos las opciones de la pestaña Inicio.
IMG 26
Estas opciones nos permiten modificar:
 Negrita y cursiva
 Tamaña de fuente
 Tipo de fuente
 Color de fondo de la celda
 Color de la celda
 Añadir bordes a la celda
Por ejemplo, si queremos destacar un texto yo suelo hacer lo siguiente: IMG 27
Como puedes ver en la imagen anterior hemos cambiado el formato de fondo de las celdas adyacentes a rojo, la letra en blanco, hemos aumentado
el tamaño de letra y la hemos puesto en Negrita…. pero no tiene que ser así, esto es sólo un ejemplo.
Un ejemplo de formato
Si presentas una tabla como la de la imagen siguiente estoy seguro de que nadie se la va a leer: IMG 28
Como puedes ver nada destaca, es muy sencilla… da aspecto como de poco interés… pero si le ponemos un poco de formato la cosa cambia
sustancialmente. IMG 29
Es verdad que la parte de la derecha de la tabla ha quedado muy bien, pero no te preocupes, ya aprenderás a hacerlo.
Mientras tanto, trata de mejorar la apariencia de tus hojas de Excel y no te conformes. Que seas un usuario de Excel básico no implica que
tengas que presentar las cosas con poco gusto.
Formato de números
En Excel nos pasamos el día utilizando números. Unos son monedas, otros son fechas, otros son decimales, otros son enteros… es decir, hay una
gran variedad de tipos de números.
No es lo mismo poner 25561 que 24/12/1969. La primera no nos dice nada, la segunda expresa adecuadamente una fecha.
Como esto es un curso de Excel básico no quiero entretenerme mucho en este apartado. Sólo quiero mostrarte de manera visual como puedes
modificar un tipo de número. Para ello ve a la pestaña Inicio y en el grupo Número haz click en el desplegable. Al hacerlo aparecerá una lista de
opciones como la siguiente: IMG 30
Y podrás elegir el formato numérico que más te convenga en cada caso.
Curso Excel 5: Insertar un gráfico
Excel no sería nada si no tuviera los gráficos por eso son tan importantes. Expresar información numérica de forma gráfica es fundamental… tan
importante como comer para todos los seres vivos.
Hay muchos tipos de gráficos en Excel y deberías ir conociéndolos poco a poco. Cuando tengas un rato dedícale unos minutos a este
artículo: Tipos de gráficos en Excel
A continuación en este curso excel online, te enseñaremos los pasos que has de seguir para insertar un gráfico.
Cómo insertar un gráfico en Excel en dos pasos:
Paso 1: selecciona la tabla de datos que  quieres representar de forma gráfico al igual que en la imagen. No importa mucho, si el gráfico es
sencillo, cómo estén organizados los datos puesto que Excel sabrá cómo ponerlos sin que tú tengas que preocuparte de nada. IMG 31
Paso 2: Seleccionar el tipo de gráfico que quieras insertar. Para ello ve a la pestaña «Insertar» y en el grupo «Gráficos» selecciona mediante los
iconos el gráfico que más encaje según los valores que quieras representar. IMG 32
Excel Fórmulas – Ejemplos prácticos
Cómo hacer una fórmula en Excel
Para hacer una fórmula en Excel debemos seleccionar una celda donde queremos incluir la fórmula y empezaremos escribiendo el símbolo igual (=)
que en el teclado se encuentra normalmente donde el 0. Para incluir el símbolo igual deberemos hacer click en la tecla Mayúscula y después en el
0 como se puede ver en la siguiente imagen: IMG 33
Una vez que hayamos empezado nuestra fórmula en Excel con el símbolo = seleccionaremos la celda o celdas con las que queremos operar.
Fórmulas de Excel básicas
En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función adicional que tengamos que
aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas que se
aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y división.
Fórmula Suma  Excel
La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para
utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la siguiente imagen. IMG 34
Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas
evitar errores de manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas Excel.
Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas
hacer sumas de más sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen. IMG 35
Fórmula Resta Excel
Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que
también pueden ser de tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de Excel. IMG 36
Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso, utilizar los paréntesis para poder crear nuestras
fórmulas en Excel mucho más complejas. IMG 37
Con estas sencillas instrucciones, no tendrás ningún problema en saber cómo utilizar la resta en Excel.
Fórmulas Excel: Multiplicación y división
Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.
Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es el asterisco (*) y para la división la barra inclinada (/).
En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división. IMG 38 /IMG 39
Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA
Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno piensa y puede hacerse con las fórmulas de Excel que
hemos explicado más arriba.
Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que se aplica para el producto o servicio (en España es
común usar el 21% para la mayoría de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el IVA.
Es decir, la fórmula sería:
Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)
Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%. Esta fórmula en Excel sería: IMG 40
Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje tendríamos la siguiente fórmula de Excel. IMG 41
Donde como puedes ver, hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se encuentra el valor porcentual del IVA.
Fórmulas de Excel con operadores lógicos
También podemos crear fórmulas de Excel con los operadores lógicos, pero ¿qué son los operadores lógicos? Las fórmulas en Excel con
operadores lógicos son los que llevan los símbolos:
Mayor que (>)
Menor que (<)
Diferente de (<>)
Igual a (=)
Aunque todo esto te pueda parecer abreviaturas para escribir caritas en Whatsapp en Excel no lo son. Conocer su funcionamiento en las fórmulas
Excel es fundamental. Estos operadores nos sirven para comparar valores o textos… en definitiva, el contenido de dos celdas. Su resultado es
muy sencillo. Si la afirmación se cumple entonces en la celda aparecerá el valor VERDADERO y si no se cumple, la fórmula de Excel devolverá
FALSO.
En la siguiente imagen puedes ver algunos ejemplos de estos operadores lógicos y su resultado. IMG 42
El resultado de esta afirmación es falso porque 10 no es mayor que 20.
Además, también podremos utilizar la combinación de dos operadores lógicos en las fórmulas de Excel. Por ejemplo, podemos usar >= o <= como
puede verse en la siguiente imagen. IMG 43
En este caso, el resultado de la fórmula de Excel será VERDADERO porque 10 sí que es igual que 10.
Fórmulas  de Excel Matemáticas
Microsoft Excel tiene muchísimas fórmulas que podemos usar para hacer cálculos matemáticos. Muchas de estas fórmulas son muy avanzadas o
sirven para hacer cálculos trigonométricos como SEN, COS y TAN que devuelven el seno, el coseno o la tangente de un ángulo. Pero quiero
detenerme en explicarte las principales fórmulas de Excel matemáticas que se usan más a menudo en un Excel menos técnico.
 ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1
 ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números previamente indicados. Por ejemplo:
=ALEATORIO.ENTRE(10;20) devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y menor o igual que 20.
 PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor VERDADERO, si no FALSO.
 IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también VERDADERO o FALSO.
 SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador matemático +.
 SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen una condición.
 SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas que cumplen varias condiciones.
 SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar dos rangos de celdas iguales uno a uno.
 MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de una o varias matrices.
Fórmulas de texto
Hay muchísimas fórmulas de Excel que se utilizan para trabajar con textos y, aunque en principio Excel está pensado como procesador de datos y
uno puede pensar que los datos son sólo números también hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base de datos en la que tengamos Nombre,
Apellidos, Dirección, Sexo… ¿me explico? No siempre vamos a tratar con números en Excel, también necesitamos fórmulas Excel para poder
procesar los textos.formulas de excel en español
Las fórmulas principales de Excel para procesar textos son:
 CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda en una única celda.
 DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el número de caracteres que queramos empezando por la
derecha. Por ejemplo, si en una celda tuviéramos la palabra la frase «Excel fórmulas» y usáramos la fórmula de Excel DERECHA(«Excel
fórmulas»;4) el resultado sería «ulas». Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
 IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del contenido de la celda.
 EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un comienzo y un final.
 LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando con los espacios del principio y del final.
  ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al principio o al final. Por ejemplo, si tuviéramos una celda con el
siguiente contenido »  hola  » el resultado de usar la fórmula ESPACIOS sería «hola», es decir, sin los dos espacios que hay al principio
y al final.
 MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras mayúsculas.
 MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
 NOMPROPIO: esta superfórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula al principio de cada palabra de una cadena de texto. Es
muy útil cuando tenemos nombre y apellidos y la gente lo escribe con minúsculas.
 SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de texto.
 TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho número a tipo texto con un formato de texto concreto.
Ideal para usar con fechas y números decimales.
 VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo devuelve como tipo numérico.
Fórmulas de fecha y hora
La fecha y la hora son unos datos que Excel considera numéricos. Por eso mismo, el tratamiento de estos datos es un tema para el que hay un
montón de importantes fórmulas Microsoft Excel ha dedicado un montón de recursos para poder crear un buen conjunto de fórmulas de fecha y
hora que ahora os explicamos.
 AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.
 HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por ejemplo, al abrir un libro o al insertar una nueva fórmula
de Excel).
 AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
 DIA: devuelve el día del mes de una fecha.
 MES: devuelve el número del mes de una fecha.
 DIASLAB: dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días laborables que hay entre las dos. Se pueden añadir días festivos
para que sea más precisa.
 FIN.MES: esta fórmula de Excel te indica el último día del mes dada una fecha y un número de meses
 HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato de «hora».
 MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga formato de «hora».
 SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un valor tipo «hora».
 DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes calendarios. En nuestro calendario, el número 1 sería el Lunes, el 2
el martes y así sucesivamente.
 NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha. Es decir, para la fecha de 9 de febrero de 2016 devolvería 7
(puedes probar si no te lo crees, jejeje).
Funciones lógicas de Excel
Aparentemente estas pequeñas fórmulas de Excel no tienen mucho valor, pero la realidad es que son superútiles cuando trabajamos con Excel y
con condiciones. Las principales fórmulas Excel de tipo lógicas son:
 Fórmula SI excel: esta función hace una comprobación de tipo VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica (por ejemplo, 5 < 10).
Si el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces devuelve un resultado u otra fórmula definida por el usuario, y si es
FALSO devuelve otro resultado o fórmula.
 Formula Y excel: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas tienen como resultado el valor
VERDADERO entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la
función devolverá FALSO.
 Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La diferencia con la función Y es que con que una de las pruebas
lógicas sea VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor VERDADERO.
 SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada por el usuario si el valor de una celda o fórmula es un error de
tipo NA() o #DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de Excel.
La combinación de estas fórmulas de Excel puede hacer que su funcionalidad aumente de manera muy significativa.
Fórmulas de referencia
Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y de usar. Sin embargo, su utilidad es enorme a la hora de
trabajar con tablas, datos… en fin, que tienen miles de aplicaciones. De cada una de estas fórmulas Excel podrás encontrar una buena
documentación en esta página y algunos ejercicios de Excel que te ayuden a mejorar y a entender su uso.
 BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de la misma fila de una columna
dada.
 COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando encuentra una coincidencia.
 DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de posición de una columna y de fila, la fórmula devuelve el valor
de la celda indicada. De alguna manera es indicar una celda y querer obtener el valor de otra celda sabiendo a cuantas columnas y filas
de distancia se encuentra.
 INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda dentro de un rango.
 DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados el número de fila y columna en la que se encuentra. Es
traducir las coordenadas (2, 7) a la referencia B7.
 INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de dicha celda.
 TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
  IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla dinámica.
 COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
 FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.
Fórmulas de Excel de estadística
Las fórmulas estadísticas de Excel no son muy utilizadas en general, pero conviene destacar las siguientes que sí que son muy muy importantes si
quieres convertirte en un experto de Excel fórmulas:
 CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.
 CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.
 CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen varias condiciones dadas por el usuario.
 CONTARA: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no distingue entre valores de texto y valores numéricos.
Fórmulas principales de Excel
Si tuviera que hacer un breve resumen de las fórmulas principales de Excel elegiría las siguientes cuatro funciones que me parece que son las
funciones clave para iniciarse:
 Fórmula SI
 Fórmula CONTAR
 Fórmula SUMA
 Fórmula BUSCARV
Pero si quieres profundizar un poco más en Excel te recomiendo que te aprendas muy bien también las siguientes funciones:
 Fórmula CONTAR.SI
 Fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO
 Fórmula SUMAR.SI
 Fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO
 Fórmula COINCIDIR
 Fórmula INDICE
 Fórmula Excel Porcentaje
Aunque esto es muy discutible y cada uno puede pensar qué fórmulas Excel le vendrán mejor en función de las necesidades del trabajo que tenga.
Trucos Excel
Trucos de Excel: El símbolo +
Uno de mis trucos favoritos de fórmulas Excel es empezar las fórmulas de Excel en vez de con el símbolo = con el símbolo +. Y te preguntarás,
¿por qué? Porque para insertar el símbolo más (+) sólo tienes que hacer un único click en el teclado y porque el resultado es exactamente el
mismo. Si no quieres dislocarte el dedo meñique introduciendo fórmulas te recomiendo que hagas esto. En seguida te darás cuenta de que es
mucho más fácil, más cómodo y que ahorras un segundo en cada operación. Esto, al final del día, puede suponerte un montón de tiempo.
Trucos de Excel: El símbolo &
Este truco de Excel me encanta. Básicamente puedes utilizarlo para unir números o textos que se encuentran en diferentes celdas. Con este
truco de Excel puedes olvidarte de la función CONCATENAR porque hace prácticamente lo mismo.
Trucos de Excel: fórmula SIFECHA
Esta fórmula es muy curiosa. No está en los manuales oficiales de Excel como puedes comprobar en la página web de Microsoft Excel. Sin
embargo es una función muy, muy útil cuando trabajas con fechas porque te permite calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas. Como es
una función compleja te dejo aquí un tutorial muy útil que te puede interesar: fórmula SIFECHA.
¿Qué es una tabla dinámica de Excel?
Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que hay que tener preparado en Excel será nuestra tabla de datos. Siempre
habremos de partir de una tabla de datos donde la información se organiza por filas y las columnas son los diferentes atributos o características
de nuestra información para trabajar con las tablas dinámicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo: IMG 44
En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de diferentes productos.
Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto podríamos hacer una serie de filtros, o cálculos con
SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la información es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla
dinámica.
En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo hacer tablas dinámicas.
Cómo crear una tabla dinámica en Excel
Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los siguientes pasos:
Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para ello recomiendo convertir nuestro rango donde encontramos
nuestra información a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la siguiente manera: IMG 45
Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en número de filas, al refrescar las tablas dinámicas, todo el rango sea
cogido por la tabla dinámica en cuestión.
Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en excel seleccionamos nuestra recién creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >>
Tabla Dinámica
Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente: IMG 46
En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte nos permitirá elegir donde situaremos nuestra tabla
dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en OK lo que veremos será lo
siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una tabla dinámica genérica y a la derecha un display para ordenar la información de nuestra
tabla dinámica. IMG 47
Organizar una tabla dinámica en excel
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los títulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que
queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.
En la tabla dinámica excel, ¿Qué son las cajitas de abajo?
 Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
 Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la colección)
 Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la colección)
 Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como suma, máximo, media, contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros: IMG 48
Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:
 Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.
 Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos conocer los datos de ventas.
 Etiquetas de filas:  hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han vendido en el mes seleccionado.
 Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará para cada vendedor los productos que ha vendido y la
suma de su precio.
Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la tabla dinámica Excel una vez que hemos hecho las diferentes
selecciones: IMG 49
En  la imagen anterior vemos como la información de ventas queda organizada para el mes de Enero según los vendedores y los diferentes
productos. Además de esto, veremos las columnas de totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior y columna derecha
respectivamente).
Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de lo que habías pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrás ir a
toda velocidad sacando interesantes conclusiones de tus análisis.
Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera mejor ver cómo se reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy
sencillo, tan sólo tendremos que seguir los siguientes pasos:
 Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinámicas sobre los valores que queremos cambiar (en nuestro ejemplo
el valor suma de precio).
 Elegimos la opción de «Configuración de campo de valor».
 Elegimos la pestaña de «Mostrar valores como».
 Del desplegable de «Mostrar valores como» elegimos «% de Gran Total».
De esta manera el resultado obtenido será: IMG 50
En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y su orden), columnas, filtros y la forma de presentar los datos.
Sigamos con el ejemplo del tutorial de tablas dinámicas. IMG 51
Continuación del tutorial de tablas dinámicas
Como ya vimos en el tutorial de tablas dinámicas en excel, la lista de todos los campos disponibles se encuentra en el cuadro superior de la
ventana. Esos campos son los nombres de columna de los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dará un error si intentamos
insertar una tabla dinámica utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna. Esto suele pasar cuando utilizas un rango con
muchas columnas, alguna se nos pasa.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2,… imagínate cuando quieras estructurar el informe. No serán
nombres largos pero sí lo suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla dinámica con la siguiente estructura y diseño: IMG 52
Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de leer porque los números no tienen formato, no podemos seguir las
líneas fácilmente, cada columna tiene el ancho por defecto. Lo iremos modificaremos paso a paso, algunas cosas hoy otras en posteriores
artículos.
Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de opciones. Son las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama Analizar… IMG 53
… la otra Diseño
Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe. Desde estas
dos pestañas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que hemos situado algunos campos. Observa la
flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el que podrás realizar distintas
acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de dato y del área en la que se encuentre.
IMG 54
Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe. Desde estas
dos pestañas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que hemos situado algunos campos. Observa la
flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el que podrás realizar distintas
acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de dato y del área en la que se encuentre.
IMG 55
Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una ventana con dos pestañas. IMG 56
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás indicar a Excel que no quieres un subtotal para este campo o que el
subtotal será uno concreto. También le podrás indicar que quieres personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos y que repita
etiquetas de elementos.
Configuración de campo de valor
Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio y elige Configuración de campo de valor.
IMG 57
Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro nombre y realizan otras tareas. Es una ventana pensada para
trabajar con datos. Primeramente, aquí podremos formatear cada uno de los campos de datos que tengamos (ver botón de comando Formato de
número) e incluso cambiar el nombre de la columna a otro más descriptivo. También podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes
maneras.
En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos decimales a mi campo. Mi informe tendrá el siguiente aspecto:
IMG 58
¿Qué hacemos con el campo MES?
No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:
 No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que dispongo.
 Añadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinámica. Esto ya lo conocemos pero será buena idea un pequeño
recordatorio en este enlace.
 Poner un filtro de informe.
 Incluirlo como un campo de fila.
 Incluirlo como un campo de columna.
Poner un filtro de informe.
Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro para obtener un informe como el siguiente: IMG 59
Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe anterior es que ahora tenemos una fila adicional más arriba, en la que aparece
Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha tenemos una lista en la que
podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botón Seleccionar varios elementos y elegimos febrero y marzo, nos quedará un informe
como el siguiente: IMG 60
Incluirlo como un campo de fila
Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto: IMG 61
El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una vista de lo que ha vendido cada Vendedor por Mes y por
Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo Mes encima del campo Vendedor? Este es el resultado: IMG 62
Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el mejor informe? Obviamente dependerá de lo que queramos ver en cada
momento. Lo más interesante es que los cambios los podemos hacer con muy pocos clics.
Incluirlo como un campo de columna
Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de Producto y tendremos un informe como el que sigue: IMG 63
Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto con sus correspondientes de ventas por Mes pero a
efectos didácticos esto es suficiente para ver de qué estamos hablando.
Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No estaría de más gastar algo de tiempo en hacer cambios de un
área a otra, probar formatos de número, etc.
Formato condicional en Excel: una de las mejores funcionalidades
El formato condicional en Excel es uno de los mejores inventos de Excel y prueba de ello es su constante desarrollo y mejora con las diferentes
versiones que han ido surgiendo empezando por Excel 2007 hasta lo que es Excel 2016. En anteriores artículos hemos hablado del formato
condicional para crear gráficos (ver más) y hemos usado el formato condicional Excel para crear un diagrama de Gantt (ver más). Lo que hoy
pretendemos explicar es cómo dar formato condicional a una celda dependiendo del valor de otra.
Tipos de formato condicional
El formato condicional en Excel tiene muchas variantes, aunque en este ejercicio te explicaremos cómo vamos a realizar el formato condicional
de una celda dependiendo del valor de otra. Antes de nada nos gustaría contarte los tipos de formato condicional que puedes tener y para qué
puedes usarlos.
Para acceder al formato condicional selecciona la pestaña INICIO, después, en el grupo ESTILOS, selecciona el botón de «Formato condicional»
como te enseñamos en la siguiente imagen: IMG 64
Formato condicional: Resaltar reglas de celdas
Como puedes ver en la siguiente imagen hay un montón de reglas de formato condicional que te ayudarán a resaltar ciertos valores de tus datos.
Simplemente selecciona el rango donde están las celdas que quieres destacar y elige el tipo de formato condicional que quieras:
 Es mayor que…: Resalta las celdas que son mayores a un determinado valor.
 Es menor que…: Ídem que el anterior pero con las celdas que son menores que un determinado valor.
 Entre…: Resalta las celdas que se encuentran entre dos valores.
 Es igual a…: Resalta las celdas que son iguales a un cierto valor o texto.
 Texto que contiene….: Resalta las celdas que contienen un determinado valor o conjunto de caracteres.
  Una fecha…: Resalta las celdas cuya fecha coincide con la fecha dada.
 Duplicar valores…: Resalta aquellas celdas que contengan valores duplicados del total de las celdas seleccionadas.
De cada uno de estos modos de formato condicional podrás seleccionar el formato (color de fuente, fondo de celda, tipo de letra, bordes…) que
prefieras para resaltar las celdas. IMG 65
Formato condicional: Reglas superiores e inferiores
En la siguiente imagen puedes ver todos los tipos de formato condicionales que te permitirán marcar automáticamente aquellas celdas que
cumplan con determinadas circunstancias:
 10 superiores…: Permite resaltar los 10 valores mayores de un conjunto de celdas. Dicho número se puede variar para poder resaltar los
tres mayores o cualquier otro valor.
 10% de valore superiores…: Esta regla remarca los valores que pertenecen al 10% de los mayores valores del rango.
 10 inferiores…: Permite marcar los valores inferiores. Puedes modificar el número de valores que quieres que se marquen.
 10% de valores inferiores…: Permite marcar el 10% de los menores valores de un rango.
 Por encima del promedio…: Determina los valores que están por encima de la media del conjunto de los valores.
 Por debajo del promedio…: Determina los valores que están por debajo de la media de un conjunto de valores. IMG 66
Formato condicional: Barras de datos
Este formato condicional te permite crear un pequeño gráfico en el que, por cada valor, se muestra una barra horizontal dentro de cada celda
cuya longitud es proporcional al valor de la celda. Esta proporción es relativa al mayor valor del conjunto de celdas seleccionadas. IMG 67
Formato condicional: Escalas de color
Las escalas de color te permiten marcar en diferentes colores las celdas seleccionadas. Las celdas se colorearán en los colores elegidos
dependiendo de si son mayores o menores que un determinado valor. Estos valores que marcan los umbrales de color pueden modificarse donde
pone «Más reglas…» IMG 68
Formato condicional: Conjuntos de iconos
El formato condicional del tipo conjunto de iconos te permite marcar aquellas celdas que has seleccionado con los iconos que más te gusten
dependiendo de los valores relativos del conjunto de datos que tengamos. IMG 69
Estos valores intermedios se pueden modificar haciendo clic al final de las opciones del Conjunto de iconos donde pone «Más reglas…». La
pantalla que aparecerá será: IMG 70
Donde podremos editar la regla de formato condicional para poder adecuarla a lo que la necesitemos. Si quieres saber más sobre el formato
condicional con el conjunto de iconos te recomiendo que le eches un vistazo a este artículo: Formato condicional con iconos.
Formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra
Esto se entenderá mucho mejor con un sencillo ejemplo. En la siguiente tabla queremos que los nombres de las personas que han llegado tarde al
trabajo más de tres días en el último mes se pongan en rojo. La tabla es la siguiente: IMG 71
En esta tabla vemos a los jugadores del Madrid y las veces que cada uno ha llegado tarde (ojo, la información es inventada por mí para este
ejemplo).
Para poner el nombre en rojo en función de las veces que cada uno ha llegado tarde seguiremos los siguientes pasos (en la columna A están los
nombres y en la B están los números):
1. Seleccionar el rango de nombres en los que queremos usar el formato condicional
2. Ir a: Formato Condicional>>Nueva regla IMG 72
3. Seleccionar de la lista la opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.»
4. Una vez seleccionada en la barra de fórmulas escribiremos: =B2>3
Es muy importante, si seleccionamos la celda primera de la columna en la que queremos basar nuestro formato condicional, quitar los símbolos de
dólar para que no se quede fija la referencia y cada una de las celdas apunte a su «par».
5. Una vez que hayas escrito la fórmula elige las opciones de formato que más te gusten. En nuestro caso nosotros hemos puesto negrita y
color de fuente rojo. El menú de formato condicional estaría así: IMG 73
6. Hacemos clic en OK para aceptar el formato y la fórmula introducidos. Por arte de magia el nombre de cada jugador que ha llegado
tarde más de tres días aparecerá en rojo. IMG 74
Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional a una celda dependiendo del valor de otra, a una fila entera o una columna entera o un
rango de celdas. También se puede hacer de la combinación de varios valores de varias celdas… un sin fin de posibilidades.
¿Qué es un gráfico de Excel?
Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una comprobación comparativa de manera visual. Los
gráficos en Excel son una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para hacer informes, análisis de datos, etc.
Objetivo De Un Buen Gráfico Excel
El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información mostrada se entienda mejor que los números en sí mismos.
Para poder cumplir con este objetivo una gráfica debe tener las siguientes características:
• Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en sí mismos
• Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no requerir de una explicación por parte de su autor
• Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores. No es lo mismo si la gráfica está en dólares que en miles de dólares
que en barriles de petróleo.
• Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender muy claramente el contenido del gráfico.
• Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los ejes, las series, etc… además, si puedes quitarle todos los elementos
de distracción pues mejor que mejor.
Tipos De Gráficos Excel
Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de
inventar nuevos tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son los diferentes tipos de gráficos Excel que puedes crear.
1.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Columnas Y Barras
Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de una o varias series numéricas.
Columnas agrupadas
En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo, en el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero a
Julio (categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical aquellos meses con mayores valores y permite comparar muy
fácilmente con el resto de los meses. IMG 75
Columnas agrupadas con varias series
En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a
año. En este caso hemos mantenido los mismos meses. Es muy importante en estos gráficos de Excel de columnas agrupadas que no pongas
muchas series, de lo contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer. IMG 76
Columnas apiladas
Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la
suma de dos series de valores. IMG 77
Columnas apiladas al 100%
Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al 100% de manera que veamos, para cada mes, qué serie tiene mayor peso
relativo sobre la categoría (mes). IMG 78
Gráfico de barras
Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin
entender de este gráfico y es que el último valor de las categorías aparece en la parte de arriba en vez de al revés… pero gracias a Dios el orden
del eje se puede cambiar mediante un par de clicks así que tampoco es un drama. IMG 79
Gráfico de barras apiladas
El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de las categorías
es largo. Por ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una encuesta. Yo, particularmente, también lo uso mucho cuando quiero
mostrar un ranking donde el primer valor siempre está en la parte superior y el último de los valores está en la parte inferior de la gráfica.
IMG 80
Barras apiladas al 100%
Otro gráfico que también resulta muy útil es el de las barras apiladas al 100% que funciona exactamente que el gráfico de Excel de columnas
pero que a mi me parece que explica mejor el mismo contenido porque puedes ver cuanto a la derecha o a la izquierda se encuentra un valor con
un pequeño truquillo. IMG 81
El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color que resalte mucho. IMG 82

2.- Tipos De Gráficos: Gráfico Circular (O De Quesitos)

Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos muy usados pues representan de manera muy sencilla la proporción de
una serie de valores respecto del total. Dominar este tipo de gráficos es fundamental. Nos puede ayudar a representar de manera muy sencilla
una serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos. IMG 83
Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy fácil de
entender y, en seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto.
También podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas sus características o destacar un valor. IMG 84
Estos gráficos circulares son de los más utilizados en Excel.
Gráfico de anillo en Excel
Una variable que últimamente se está poniendo más de moda para hacer reportes o para valor indicadores. Es un gráfico sencillo de hacer pero no
tan fácil de que sea útil. Un ejemplo podría ser el siguiente: IMG 85
Es muy importante que los elementos de un gráfico en excel queden bien definidos.
3.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Áreas
Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de Excel. Realmente no es fácil usar este tipo de gráficos porque su
aplicación puede resultar un poco concreta en algunos casos.
Gráfico de áreas
Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite representar las series como valores. Por ejemplo, en este ejemplo,
podríamos compara las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al Año 2. También lo podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra
comparativa. IMG 86
Áreas apiladas
Este tipo de gráfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera muy gráfica. Es muy frecuente usarlo para ver volúmenes que se usan
de manera continua. Podría usarse para ver el volumen de agua acumulado en diferentes pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el volumen de
agua acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio y Julio. IMG 87
El gráfico de áreas en excel es uno de los más utilizados, debido a la gran claridad que aporta.
4.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Líneas
Líneas
Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este gráfico Excel está muy indicado cuando en las categorías tenemos
cualquier referencia de tiempo como días, años, meses, horas, minutos… IMG 88
Líneas con marcadores
Además, podremos añadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta de los valores. Dependiendo del número de series que tengamos
convendrá tener los valores aunque si sólo queremos ver las tendencias y no los valores exactos de cada punto no será conveniente usar las
etiquetas para evitar que el gráfico esté demasiado recargado. IMG 89
Varias líneas
En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series de valores y ver sus tendencias. Para ello usaremos el gráfico de líneas sin usar
los marcadores. IMG 90
Varias líneas apiladas
Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los valores de dos series y ver la tendencia conjunta. La línea superior es la suma de la línea
inferior y los valores de la superior. De esta manera conseguimos ver la progresión de un conjunto de elementos. IMG 91
5.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Dispersión
Gráficos de puntos (o dispersión)
Estos gráficos son la representación gráfica de una serie de coordenadas. Por ejemplo, pueden servirnos para ver la situación de una serie de
fábricas. En el eje de las x podemos tener el volumen de fabricación y en el el eje de las y (vertical) el número de horas de mantenimiento
requeridas. Este tipo de gráfico está especialmente recomendado para comparar un conjunto de datos con dos características diferentes. Por
ejemplo, también podríamos comparar el precio y el margen de un conjunto de productos… IMG 92
Gráficos de burbuja
Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que podemos introducir una tercera variable que nos permitirá hacer una
mejor comparación. Esta tercera variable está representada por el tamaño del punto como puede verse en la siguiente imagen. IMG 93
6.- Tipos De Gráficos: Gráfico Combinado
Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos podemos tener dos de los gráficos anteriormente explicados en un único
gráfico. Normalmente se usan para representar variables que son completamente diferentes. Por ejemplo, podríamos comparar el porcentaje de
dedicación a una tarea frente al resto y el coste de dicha tarea. Como ves, no parecen características similares y por eso las usamos con gráficos
de diferente naturaleza. IMG 94
Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un orden de magnitud similar podremos usar el eje vertical de la izquierda
como eje secundario: IMG 95
En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie «Superficie» para que esté expresada en porcentaje. Como el Volumen está medido
en unas unidades y la superficie en porcentaje parece indicado modificar el tipo de gráfico para que sea mas fácil de entender al tener dos ejes
diferentes.
7.- Tipos De Gráficos: Gráfico De Araña
El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se usa excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de
gráfico de Excel puede usarse cuando tengamos una serie de características que queramos comparar.
Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico de araña se vería de la siguiente manera en Excel: IMG 96
Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar visualmente unos valores. Por ejemplo, suele usarse para valorara diferentes
resultados en una encuesta y su comparativa con el año anterior. Es decir, no sirve para comparar los diferentes meses como vemos en el ejemplo
anterior.
NUEVOS GRÁFICOS EN EXCEL 2016
8.- Tipos De Gráficos: Gráficos Estadísticos
Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de gráficos muy particulares usados, sobretodo, en estadística.
Histograma
El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores de una única serie de datos histórica. Por ejemplo, se usa mucho para
comparar series pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un año. IMG 97
Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la gráfica no existe. Además, este tipo de gráfico Excel nos permite agrupar
según: ancho del rango o número de rangos para poder hacer otro tipo de valoraciones como los gráficos de frecuencia.
Gráfico de Pareto
Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una línea que son los valores acumulados de la serie. Como puede verse, la
línea acaba en el 100%. Lo importante de esta línea es mostrar el comportamiento de los valores mientras se va acumulando. IMG 98
Si quieres saber algo más sobre Pareto, sobre el principio que enunció (y le dió la fama) y su diagrama puedes echarle un vistazo a este artículo
de Wikipedia.
Estos son los dos tipos de gráficos en excel 2016 más novedosos.
9.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Cascada
Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con series de tiempo sino con elementos que se acumulan o se restan… por
ejemplo, en el mundo financiero se usa mucho o en la consultoría. Este gráfico refleja como diferentes elementos se van acumulando sobre el
total y lo van disminuyendo otros elementos. IMG 99
Las características tan peculiares de este gráfico en excel hacen que tenga este aspecto tan peculiar.
10.- Tipos De Gráficos: Gráficos De Jerarquía
Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar aquellos valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.
IMG 100
El Mapa De Los Gráficos
Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel diferentes te sientes un poco mareado, pero no te preocupes. Hemos
preparado el mapa de los gráficos para que puedas guiarte en tú aventura con las gráficas para que siempre puedas apoyarte en ello a la hora de
hacer gráficos en Excel. Este mapa te servirá para saber qué tipo de gráfico es mejor en cada situación. Guárdalo porque es el mapa que te
llevará hacia el gran tesoro: acertar con el tipo de gráfico de Excel que necesitas en cada momento. IMG 101
Gráficos En 3d
Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden hacerse en 3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las diferentes formas.
Te aviso desde ahora, tengo una manía persecutoria contra los gráficos 3D. No se muy bien de donde viene pero lo que sí que te puedo decir es
que no he visto gráficas más feas que las que son en 3D. Te garantizo que he visto muchos gráficos y todavía no he visto un informe que tenga
gráficos en 3D hechos con Excel que no me hayan hecho tener pesadillas.
Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan. Y si los haces bien pueden tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por
ejemplo, un gráfico de columnas como el que veíamos antes puede ser muy sencillo de hacer y, en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la
siguiente imagen vamos a ver un gráfico hecho con relieve. Bueno, una comparación del antes y el después y estoy seguro de que te gustará lo que
vas a ver. IMG 102
No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la derecha te parece mucho más trabajado. Efectivamente, tiene unos
pocos cambios además de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la diferencia entre uno y otro pueden ser 30 segundos, no más.
Como Hacer Gráficos En Excel
Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas más que una pequeña tabla con datos como la siguiente: IMG 103
Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña «Insertar» y después iremos al grupo «Gráficos» donde seleccionaremos
uno de los gráficos que nos ofrece Excel y que hemos explicado anteriormente. Los pasos que debes seguir puedes verlos en esta imagen:
IMG 104
Un vez que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente en nuestra hoja de Excel.
La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy fácilmente a través de las opciones del menú y también se puede
cambiar el tipo de gráfico de manera muy sencilla.
Gráficos Dinámicos
Los gráficos dinámicos son una de las funcionalidades más potentes que tenemos a nuestra disposición en Excel para analizar datos. Si bien es
cierto que las tablas dinámicas son una herramienta analítica eficiente, debemos ser conscientes que un gráfico es más poderoso para transmitir
información, puesto que permite al usuario final obtener conclusiones sobre los datos, rápidamente. Para aclarar un poco, en una tabla dinámica
puede resultar muy difícil identificar relaciones, tendencias, diferencias o cualquier conclusión relevante, sin embargo en un gráfico dinámico de
Excel, ambas funcionalidades son complementarias ya que las tablas dinámicas se encargan de manipular y resumir los datos, mientras que los
gráficos facilitan el entendimiento de dicho análisis, a través de elementos visuales.
Definición
Un gráfico dinámico, es una representación gráfica de los datos que contiene una tabla dinámica, imagina que son como una proyección de una
tabla dinámica. A continuación puedes ver un ejemplo de un gráfico dinámico. IMG 105
Gráfico clásico vs. Gráfico dinámico
La gran diferencia entre estos tipos de gráficos es su fuente de alimentación. Por un lado, los gráficos normales se alimentan ya sea de tablas o
rangos de datos, y por ende toman cada celda como un elemento individual o punto en el gráfico. Por otro lado, los gráficos dinámicos NO toman
los datos como elementos separados sino que se alimentan de toda la tabla dinámica como fuente de datos. Por eso, al modificar la estructura de
la tabla dinámica, los cambios se verán reflejados automáticamente en el gráfico. Esto es una gran ventaja de los gráficos dinámicos frente a los
gráficos clásicos.
Debido a que los gráficos dinámicos son alimentados de esta particular forma, permiten añadir, eliminar, filtrar y actualizar los campos del
gráfico al igual que una tabla dinámica, lo que resulta una característica muy importante para hacer análisis de datos y reportes más dinámicos e
interactivos.
Existen más tipos de gráficos dinámicos, pero estos dos son los más utilizados.
Cómo Insertar Un Gráfico Dinámico
Antes de empezar, analicemos la siguiente tabla dinámica en la que vemos un ejemplo con los ingresos de una tienda de vehículos. En la tabla
podrás ver los diferentes tipos de vehículos y sus ingresos. Esta tabla podremos filtrarla por el elemento Marca como puedes ver en la parte
superior: IMG 106
En el reporte de tabla dinámica se encuentran los ingresos obtenidos por una tienda que distribuye diferentes tipos de vehículos de varias
marcas, en el mercado, para hacer el reporte más robusto crearemos un gráfico dinámico.
Creación
Crear un gráfico dinámico resulta bastante sencillo, solo debemos situar la celda activa sobre la tabla dinámica y en la pestaña Analizar nos
dirigimos al grupo Herramientas donde debemos dar clic sobre el comando Gráfico Dinámico. IMG 107
Posterior a ello, aparecerá el cuadro de dialogo Insertar Gráfico, donde debemos elegir el tipo de gráfico más apropiado para representar los
datos, en este ejemplo vamos a hacer comparaciones entre categorías, y en consecuencia elegimos el grupo Columna y el tipo de gráfico Columna
Agrupada, para finalizar presionamos el botón Aceptar.
En la siguiente imagen puedes ver el cuadro de diálogo que te comentaba y las diferentes opciones que hemos seleccionado: IMG 108
Nota: Lamentablemente todos los tipos de gráficos no están disponibles para gráficos dinámicos.
Una vez que insertemos nuestro gráfico dinámico al lado de la tabla dinámica que es el origen de los datos tendremos una apariencia similar a la
que se muestra en la siguiente imagen. IMG 109
Como se observa en el gráfico, podemos concluir rápidamente que las motocicletas son el tipo de vehículo menos vendido en la tienda, por lo cual,
se deberían pensar ciertas estrategias para mejorar los ingresos en este tipo de vehículo. Por defecto, se crea el gráfico en la hoja actual pero
podemos moverlo a otra hoja dentro de nuestro libro de Excel o incluso a otro libro de Excel.
Si quieres mover el gráfico dinámico sigue los siguientes pasos:
1. Seleccionamos el gráfico
2. pestaña Diseño
3. grupo Ubicación
4. Clic sobre el Comando Mover Gráfico
5. en el Cuadro de Dialogo Mover Gráfico elegimos el destino, ya sea una Hoja completa o una hoja ya creada en el libro
6. presionamos Aceptar IMG 110
Descripción De Un Gráfico Dinámico
Podemos identificar rápidamente que se trata de un gráfico dinámico por los Botones de Campo, que aparecen dentro del área del gráfico.
Dichos botones representan los campos utilizados en la tabla dinámica, y permiten filtrar los ítems de cada campo directamente en el gráfico
dinámico.
Nota: Los filtros en el gráfico funcionan igual que los de una tabla dinámica, por lo tanto, si utilizamos estos botones para configurar el gráfico
también estaremos configurando a la vez la tabla dinámica. IMG 111
Como puedes ver en la imagen anterior, hemos seleccionado uno de los botones, el de tipo de vehículo y realizaremos un filtro. En la siguiente
imagen puedes ver que tanto la tabla dinámica como el gráfico dinámico reflejan la misma información. IMG 112
Cualquier tipo de modificación realizada en el gráfico (en cuanto a alteración de los campos), también, será visualizada en la tabla dinámica, por
eso, en la imagen anterior al aplicar el filtro directamente en el gráfico se refleja el cambio en la tabla dinámica.
Esta conexión entre tabla y gráfico dinámico si es bien utilizada puede ser de gran ayuda para obtener análisis más profundos.
Por ejemplo, agreguemos al área de columnas de la tabla dinámica, el campo Representante, el cual registra el nombre del vendedor que realizó
cada venta de un vehículo. En la siguiente imagen vemos cómo ha variado nuestra tabla dinámica para mostrar mucha más información que en el
caso anterior en el que solamente teníamos el tipo de vehículo y los ingresos reportados. IMG 113
Y luego filtremos el campo vehículo, por el ítem motocicleta por lo que tendremos las ventas de motocicleta por cada uno de los vendedores como
se puede ver en la siguiente imagen. IMG 114
Claramente, podemos concluir que el vendedor Daniel Torres (en el ejemplo) es el que menos ingresos obtuvo, por el contrario, Angelica Cardenas
fue la que más ventas realizó en la tienda para este ítem en particular. Este tipo de información resulta muy valiosa puesto que nos permite tener
una muy buena idea de los datos que estamos analizando.
Características De Los Gráficos Dinámicos
Para crear gráficos dinámicos efectivos debemos tener en mente algunas características propias de esta funcionalidad de Excel:
• La regla de oro en gráficos dinámicos es que cualquier cambio en la tabla dinámica se refleja en el gráfico dinámico y viceversa.
• Los gráficos dinámicos ignoran los Subtotales y Totales Generales de una tabla dinámica, es decir, no los muestran en el gráfico.
• Los beneficios entre Segmentación de datos y tablas dinámicas, también aplican para gráficos dinámicos.
• El eje Y del gráfico, corresponde al área de Columnas de una Tabla Dinámica
• El eje X del gráfico corresponde al área de Filas de una Tabla Dinámica
Es muy importante que tengas en cuenta que NO toda tabla dinámica está configurada apropiadamente para crear un gráfico dinámico útil. Por
ejemplo, llevemos los campos Color y Vehículo al área de columnas y veamos que sucede: IMG 115
Obtendremos, un gráfico realmente difícil de entender y que no dice mucho sobre los datos. Pero ahora, movamos los campos Color y Vehículo al
área de filas. IMG 116
Al configurar los campos adecuadamente, para crear un gráfico de barras efectivo, obtenemos un reporte mucho más apropiado, ya que podemos
comparar los resultados obtenidos entre las diferentes categorías y podemos hacer filtros si queremos tener un nivel de detalle superior.
Limitaciones En Gráficos Dinámicos
Así como nuestras queridas tablas dinámicas tienen limitaciones, lo mismo sucede con los gráficos dinámicos:
• No se pueden crear gráficos tipo: XY (Dispersión), Burbujas o Cotizaciones a partir de los datos de una tabla dinámica.
• Si se reestructuran los campos de la tabla dinámica, el formato personalizado que ha sido aplicado, se pierde.
• El tamaño del espacio que ocupa el título del gráfico no se puede modificar directamente.
Sin embargo, con un correcto uso de las características de gráficos dinámicos podemos crear reportes bastante robustos y las limitaciones
pierden importancia, antes de finalizar, veamos algunos trucos en gráficos dinámicos.