MICROSOFT EXCEL

¿QUÉ ES EXCEL?
En este curso Excel básico queremos enseñarte desde el principio qué es Excel y
para qué nos puede servir.

Excel es una herramienta que nos permite hacer cálculos de manera rápida y
sencilla, dibujar gráficos a partir de la información que hemos dibujado, hacer
análisis profundos de grandes cantidades de información y muchas otras cosas.

La apariencia de Excel es muy sencilla, una rejilla que divide el espacio en celdas.
Estas celdas son la mínima estructura de Excel y en ellas podemos hacer las
siguientes operaciones:

• Escribir texto
• Insertar valores
• Insertar fórmulas • Modificar el formato
• ….
Pero tienes que saber que un conjunto de celdas que se encuentran compartiendo
más de un lado se llaman rangos. Por ejemplo, una fila o una columna es un rango
de celdas con algunas propiedades comunes como el alto o el ancho
respectivamente.

En este curso de Excel básico queremos que aprendas a moverte entre las celdas
como un maestro así que vamos a por ello.

CURSO EXCEL 0: LA CINTA DE OPCIONES DE EXCEL

Casi todo el mundo ha utilizando antes o después algún programa de Microsoft

Excel. Antiguamente encontrar la información no era muy sencillo en Excel. Todas
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las opciones estaban escondidas a través de los desplegables pero desde la versión
2007 esto ha cambiado.
La nueva forma de visualizar las diferentes funcionalidades de Excel se ha
organizado a través de la «Cinta de opciones de Excel». En este curso básico
queremos enseñarte las diferentes opciones que vas a encontrar.

Aunque entre versiones de Excel hay algunas pequeñas modificaciones,

básicamente la «Cinta de opciones» de Excel no se ha modificado nada.

¿QUÉ ES LA CINTA DE OPCIONES?

La cinta de opciones en Excel es un elemento básico que hay que conocer con
relativa profundidad si quieres convertirte en un experto en Excel pero si
únicamente quieres tener unas pequeñas nociones encontrarás que los botones
principales se encuentran accesibles de manera muy sencilla.

La cinta de opciones son los iconos que encontramos en la barra superior al abrir
un Excel cualquiera. Esta barra de opciones es:

Donde en cada una de las petañas tenemos opciones diferentes para poder
trabajar con Excel.

Una descripción sencilla para este curso de Excel básico podría ser la siguiente:

• Archivo: permite guardar, abrir un archivo, imprimir y modificar

algunas opciones.
• Inicio: nos permite copiar y pegar, modificar algunos aspectos de
formato, crear formato condicional…
• Diseño de página: nos permite hacer algunas modificaciones
avanzadas acerca de nuestra hoja de Excel
• Fórmulas: nos enseña las diferentes fórmulas que podemos añadir
en Excel y algunas otras opciones relacionadas con las fórmulas de
Excel que ya son un poco menos básicas.
• Datos: tiene funcionalidades como Filtrar y Ordenar que veremos
en este tutorial de Excel básico y muchas otras opciones
relacionadas con datos.
• Revisar: puedes utilizar sus funcionalidades para proteger tu hoja
de Excel, insertar comentarios, corregir ortografía…
• Vista: nos ayuda a modificar los parámetros de visualización de
nuestro archivo de Excel.
• Desarrollador: por defecto está oculta aunque yo la tengo
habilitada. Es para usuarios avanzados de Excel que tengan
nociones de programación.
En este manual de Excel básico nos vamos a centrar en las pestañas:

• Archivo
• Inicio
• Fórmulas
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• Datos
Dejaremos para más adelante las diferentes opciones de la cinta de opciones para
no hacer este curso de Excel infinito.

CURSO EXCEL 1: EXCEL BÁSICO – ABRIR, CERRAR, INSERTAR FUNCIÓN…

Lo más básico en Excel es abrir y cerrar esta herramienta. Probablemente ya sepas

cómo hacerlo pero quizás tengas que aprender algunas cosas más como:

• Abrir Excel
• Cerrar Excel
• Crear un nuevo libro en blanco
• Insertar números o palabras en una celda
• Aprender a dar formato
• Insertar una función
ABRIR / CREAR UN LIBRO DE EXEL

Para abrir un libro de Excel debemos hacer click en el icono de Excel que
tendremos en el escritorio o pinchando en el icono de Excel del menú de Windows.
Una vez que hayamos hecho esto veremos una pantalla como la siguiente:

Como puede verse en la imagen, para abrir un libro podemos hacer click en «Libro
en blanco» como está señalado en la imagen o hacer click en cualquiera de las
otras plantillas que Excel nos propone. También podremos buscar una plantilla en
línea a través del buscador de la parte superior.

Si ya tenemos un archivo previamente guardado navegaremos por las carpetas del

explorador de Windows hasta que lo encontremos y haremos doble clic sobre el
archivo para poder abrirlo.
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Si queremos abrir un libro que previamente hayamos abierto simplemente

haremos clic sobre el mismo a la izquierda de la pantalla de Excel donde pone
«Recientes» y que hemos ocultado en este curso de Excel básico para que no se
vean los libros que nosotros hemos abierto previamente.

CERRAR UN LIBRO DE EXCEL

Para cerrar un libro en Excel haremos click en el icono con forma de X de la parte
superior derecha de la hoja de Excel como puede verse en la siguiente imagen:

Al cerrar el libro, si no lo hemos guardado, nos aparecerá una ventana en la que

nos pregunta si queremos cerrar nuestro libro de Excel. Elegiremos para guardarlo
una carpeta en el ordenador donde nos venga bien guardar nuestros libros de
Excel. Después haremos click en el botón «Guardar» y listo. El archivo de Excel ya
se habrá guardado.

GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL

Normalmente, antes de cerrar un archivo, elegiremos una ruta para guardarlo.

Para poder guardar un libro de Excel deberemos hacer click en la pestaña Archivo
(en la esquina superior derecha) y después haremos click en la opción «Guardar
como» como vemos en la siguiente imagen:
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Mi recomendación es que te conviertas en un «guardador» compulsivo. Es decir,

que guardes tu archivo de Excel, mientras estás trabajando, tantas veces como te
haga falta. Para ello puedes usar el atajo de teclas del teclado que es «Ctrl + G». De
esta forma conseguirás que nunca pierdas demasiada información cuando el
ordenador se apaga repentinamente y ocurre cualquier otro pequeño problema.

INSERTAR VALORES EN EXCEL

Para insertar valores o textos en Excel nos colocaremos en la celda (no celdilla
como dice mi suegra ) en la que queremos escribir y directamente
comenzaremos a escribir lo que queramos. Inicialmente Excel es muy útil para
hacer listas de cosas puesto que es una manera muy ordenad de poder hacer un
listado en diferentes columnas.

En la imagen anterior podemos ver como al escribir en una celda el texto también
aparece en la barra superior de fórmulas. En esta barra también podremos escribir
nuestros textos, números o fórmulas.

DAR FORMATO EN EXCEL

Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito
podemos usar para ello las herramientas que podemos encontrar en la pestaña de
Inicio de Excel.
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En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN

podremos dar formato a nuestras celdas en Excel con una gran facilidad.

Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero
diferente a cada una de las celdas.

INSERTAR UNA FUNCIÓN EN EXCEL

Finalmente, como último capítulo de aprender Excel básico, os enseñamos a

añadir una fórmula en Excel. Para ello existen dos maneras:

•Escribir la fórmula de memoria (aunque te parezca imposible lo

acabarás consiguiendo)
• Insertar una fórmula.
ESCRIBIR FÓRMULAS EN UNA CELDA

Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y
escribiremos la función que sea precedida del signo igual. Al ir escribiendo la
fórmula, Excel automáticamente detectará todas las posibles fórmulas que
empiezan como estás escribiendo. En la siguiente imagen puede verse un
desplegable donde Excel sugiere varias funciones:

INSERTAR FÓRMULAS Para insertar

una fórmula deberemos ir a:
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Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones

Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la
función que más nos convenga.

Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone
nos aparecerá una ventana de ayuda que nos permitirá ir seleccionando los
diferentes rangos de celdas que utilizaremos en nuestra función. La ventana de
ayuda también nos explica los diferentes argumentos (partes de una función) que
tenemos que utilizar.

En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función

SUMA.

Si sigues correctamente estos pasos, sabrás cómo usar las fórmulas de excel de
forma sencilla.

Esperemos que esta introducción a Excel a través del tutorial: aprender Excel
básico os haya resultado útil. Si quieres aprender a usar más funciones haz click en
el siguiente enlace: Fórmulas Excel – La guía más completa donde encontrarás
un manual de formulas de excel muy completo.
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¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?

Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite
hacer una comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos en Excel son
una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para hacer
informes, análisis de datos, etc.

OBJETIVO DE UN BUEN GRÁFICO EXCEL

El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información
mostrada se entienda mejor que los números en sí mismos. Para poder cumplir
con este objetivo una gráfica debe tener las siguientes características:

• Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores

en sí mismos
• Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no
requerir de una explicación por parte de su autor
• Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores.
No es lo mismo si la gráfica está en dólares que en miles de
dólares que en barriles de petróleo.
• Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder
entender muy claramente el contenido del gráfico.
• Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los
ejes, las series, etc… además, si puedes quitarle todos los
elementos de distracción pues mejor que mejor.
TIPOS DE GRÁFICOS EXCEL

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos
fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de inventar nuevos
tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son los diferentes tipos de
gráficos Excel que puedes crear.

1 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS

Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de una o
varias series numéricas.

Columnas agrupadas

En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo, en el

que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero a Julio (categorías).
Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical aquellos meses con
mayores valores y permite comparar muy fácilmente con el resto de los meses.
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Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año
anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año. En
este caso hemos mantenido los mismos meses. Es muy importante en estos
gráficos de Excel de columnas agrupadas que no pongas muchas series, de lo
contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer.

Columnas apiladas

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer
una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos
series de valores.
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Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al 100% de
manera que veamos, para cada mes, qué serie tiene mayor peso relativo sobre la
categoría (mes).

Gráfico de barras

Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el
gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin entender de este
gráfico y es que el último valor de las categorías aparece en la parte de arriba en
vez de al revés… pero gracias a Dios el orden del eje se puede cambiar mediante
un par de clicks así que tampoco es un drama.
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Gráfico de barras apiladas

El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas

apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de las categorías es largo. Por
ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una encuesta. Yo,
particularmente, también lo uso mucho cuando quiero mostrar un ranking donde
el primer valor siempre está en la parte superior y el último de los valores está en
la parte inferior de la gráfica.

Barras apiladas al 100%

Otro gráfico que también resulta muy útil es el de las barras apiladas al 100% que
funciona exactamente que el gráfico de Excel de columnas pero que a mi me
parece que explica mejor el mismo contenido porque puedes ver cuanto a la
derecha o a la izquierda se encuentra un valor con un pequeño truquillo.
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El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color que
resalte mucho.

2 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)

Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos muy
usados pues representan de manera muy sencilla la proporción de una serie de
valores respecto del total. Dominar este tipo de gráficos es fundamental. Nos
puede ayudar a representar de manera muy sencilla una serie de valores muy
complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos.
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Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han convertido en

porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy fácil de entender y, en
seguida visualizamos cuál es la parte que destaca sobre el resto.

También podemos modificar un poco su formato para que se aprecien mejor todas
sus características o destacar un valor.

Estos gráficos circulares son de los más utilizados en Excel.

Gráfico de anillo en Excel

Una variable que últimamente se está poniendo más de moda para hacer reportes
o para valor indicadores. Es un gráfico sencillo de hacer pero no tan fácil de que
sea útil. Un ejemplo podría ser el siguiente:
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Es muy importante que los elementos de un gráfico en excel queden bien

definidos.

3 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE ÁREAS

Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de Excel.
Realmente no es fácil usar este tipo de gráficos porque su aplicación puede
resultar un poco concreta en algunos casos.

Gráfico de áreas

Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite
representar las series como valores. Por ejemplo, en este ejemplo, podríamos
compara las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al Año 2. También lo
podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra comparativa.

Áreas apiladas

Este tipo de gráfico Excel nos permite acumular ciertos valores de manera muy
gráfica. Es muy frecuente usarlo para ver volúmenes que se usan de manera
continua. Podría usarse para ver el volumen de agua acumulado en diferentes
pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el volumen de agua acumulado en este
caso disminuye en los meses de Junio y Julio.
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El gráfico de áreas en excel es uno de los más utilizados, debido a la gran claridad
que aporta.

4 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE LÍNEAS

Líneas

Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este gráfico
Excel está muy indicado cuando en las categorías tenemos cualquier referencia de
tiempo como días, años, meses, horas, minutos…

Líneas con marcadores

Además, podremos añadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta de los
valores. Dependiendo del número de series que tengamos convendrá tener los
valores aunque si sólo queremos ver las tendencias y no los valores exactos de
cada punto no será conveniente usar las etiquetas para evitar que el gráfico esté
demasiado recargado.
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Varias líneas

En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series de valores y ver

sus tendencias. Para ello usaremos el gráfico de líneas sin usar los marcadores.

Varias líneas apiladas

Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los valores de dos series y ver la
tendencia conjunta. La línea superior es la suma de la línea inferior y los valores de
la superior. De esta manera conseguimos ver la progresión de un conjunto de
elementos.

5 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE DISPERSIÓN

Gráficos de puntos (o dispersión)

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Estos gráficos son la representación gráfica de una serie de coordenadas. Por

ejemplo, pueden servirnos para ver la situación de una serie de fábricas. En el eje
de las x podemos tener el volumen de fabricación y en el el eje de las y (vertical) el
número de horas de mantenimiento requeridas. Este tipo de gráfico está
especialmente recomendado para comparar un conjunto de datos con dos
características diferentes. Por ejemplo, también podríamos comparar el precio y el
margen de un conjunto de productos…

Gráficos de burbuja

Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que podemos
introducir una tercera variable que nos permitirá hacer una mejor comparación.
Esta tercera variable está representada por el tamaño del punto como puede verse
en la siguiente imagen.

6 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO COMBINADO

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Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos podemos tener
dos de los gráficos anteriormente explicados en un único gráfico. Normalmente se
usan para representar variables que son completamente diferentes. Por ejemplo,
podríamos comparar el porcentaje de dedicación a una tarea frente al resto y el
coste de dicha tarea. Como ves, no parecen características similares y por eso las
usamos con gráficos de diferente naturaleza.

Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un orden

de magnitud similar podremos usar el eje vertical de la izquierda como eje
secundario:

En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie «Superficie» para que
esté expresada en porcentaje. Como el Volumen está medido en unas unidades y
la superficie en porcentaje parece indicado modificar el tipo de gráfico para que
sea mas fácil de entender al tener dos ejes diferentes.

7 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICO DE ARAÑA

El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se usa
excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de gráfico de Excel
puede usarse cuando tengamos una serie de características que queramos
comparar.

Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico de
araña se vería de la siguiente manera en Excel:
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Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar visualmente
unos valores. Por ejemplo, suele usarse para valorara diferentes resultados en una
encuesta y su comparativa con el año anterior. Es decir, no sirve para comparar los
diferentes meses como vemos en el ejemplo anterior.

NUEVOS GRÁFICOS EN EXCEL 2016

8 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de gráficos muy
particulares usados, sobretodo, en estadística.

Histograma

El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores de una
única serie de datos histórica. Por ejemplo, se usa mucho para comparar series
pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un año.
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Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la gráfica no

existe. Además, este tipo de gráfico Excel nos permite agrupar según:
ancho del rango o número de rangos para poder hacer otro tipo de valoraciones
como los gráficos de frecuencia.

Gráfico de Pareto

Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una línea que
son los valores acumulados de la serie. Como puede verse, la línea acaba en el
100%. Lo importante de esta línea es mostrar el comportamiento de los valores
mientras se va acumulando.

Si quieres saber algo más sobre Pareto, sobre el principio que enunció (y le dió la
fama) y su diagrama puedes echarle un vistazo a este artículo de Wikipedia.
Estos son los dos tipos de gráficos en excel 2016 más novedosos.

9 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE CASCADA

Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con series de
tiempo sino con elementos que se acumulan o se restan… por ejemplo, en el
mundo financiero se usa mucho o en la consultoría. Este gráfico refleja como
diferentes elementos se van acumulando sobre el total y lo van disminuyendo
otros elementos.
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Las características tan peculiares de este gráfico en excel hacen que tenga este
aspecto tan peculiar.

10 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE JERARQUÍA

Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar aquellos
valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.

EL MAPA DE LOS GRÁFICOS

Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel diferentes
te sientes un poco mareado, pero no te preocupes. Hemos preparado el mapa de
los gráficos para que puedas guiarte en tú aventura con las gráficas para que
siempre puedas apoyarte en ello a la hora de hacer gráficos en Excel. Este mapa te
servirá para saber qué tipo de gráfico es mejor en cada situación. Guárdalo porque
es el mapa que te llevará hacia el gran tesoro: acertar con el tipo de gráfico de
Excel que necesitas en cada momento.

Y si quieres descargártelo te lo dejo aquí en PDF para que puedas usarlo

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donde quieras: Mapa de los tipos de gráficos

GRÁFICOS EN 3D

Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden hacerse en
3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las diferentes formas. Te aviso desde
ahora, tengo una manía persecutoria contra los gráficos 3D. No se muy bien de
donde viene pero lo que sí que te puedo decir es que no he visto gráficas más feas
que las que son en 3D. Te garantizo que he visto muchos gráficos y todavía no he
visto un informe que tenga gráficos en 3D hechos con Excel que no me hayan
hecho tener pesadillas.

Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan. Y si los
haces bien pueden tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por ejemplo, un
gráfico de columnas como el que veíamos antes puede ser muy sencillo de hacer y,
en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la siguiente imagen vamos a ver
un gráfico hecho con relieve. Bueno, una comparación del antes y el después y
estoy seguro de que te gustará lo que vas a ver.

No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la derecha
te parece mucho más trabajado. Efectivamente, tiene unos pocos cambios además
de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la diferencia entre uno y
otro pueden ser 30 segundos, no más.

COMO HACER GRÁFICOS EN EXCEL

Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas más que
una pequeña tabla con datos como la siguiente:

Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña «Insertar» y

después iremos al grupo «Gráficos» donde seleccionaremos uno de los gráficos
que nos ofrece Excel y que hemos explicado anteriormente. Los pasos que debes
seguir puedes verlos en esta imagen:
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Un vez que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente en

nuestra hoja de Excel.

La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy
fácilmente a través de las opciones del menú y también se puede cambiar el tipo
de gráfico de manera muy sencilla.

GRÁFICOS MALOS Y GRÁFICOS BUENOS

Te recomiendo que le eches un vistazo a este artículo sobre lo que es un mal

gráfico y cómo evitar hacer gráficos que te hagan pasar vergüenza: 6 gráficos que
te harán pasar vergüenza
¿Qué conclusiones sacas? Estoy seguro de que coincides conmigo si lees el artículo
anterior: los gráficos con demasiadas series y colores son terribles.

GRÁFICOS EXCEL DENTRO DE UNA CELDA [sociallocker]

Como hemos visto, podemos crear muchos tipos de gráficos Excel. Esto es una
gran ventaja ya que casi ningún otro programa te permite hacerlo tan fácilmente y
con tantas opciones. Pero además de todos estos tipos de gráficos Excel te permite
crear gráficos dentro de una celda, estos son llamados minigráficos.

Para insertar estos minigráficos en una celda necesitamos una serie de datos como
cualquier otra (en general que se encuentren en fila). Seleccionamos la celda en la
que queremos dibujar estos minigráficos y elegimos el gráfico que más se adecue a
nuestras necesidades:

• Tipo línea
• Tipo columna
• Tipo pérdidas y ganancias
A continuación vemos el mismo ejemplo de serie de datos con los gráficos
correspondientes.

Quizás este tipo de gráficos no te sirvan para todas las operaciones pero son muy
interesantes y como puedes ver, pueden quedar muy bien si modificas algunas de
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sus opciones. Por ejemplo, nosotros hemos marcado aquellos valores que son
mayores dentro de la serie. De esta manera lo que vemos es que la mayoría de las
series son crecientes porque tienen sus mayores puntos al final de la serie.

Como has visto en este artículo, ya tienes todo lo necesario para saber cómo crear
graficos en excel con facilidad.

[/sociallocker]

CategoríasGráficos

FUNCIONES EN EXCEL
Las FUNCIONES de Excel que más se usan
Aquí tienes una colección de las funciones de Excel con ejemplos que hemos
ido explicando en esta web. Estas funciones de Excel son las que hemos
considerado más importantes para el trabajo en el día a día. Puede que
encuentres la lista un poco reducida pero para el 90% de los usuarios
resultan más que suficientes.

También te puede interesar el artículo de Fórmulas de Excel y si necesitas

comprar una licencia de Office lo puedes hacer en Revolution Soft.

Si no tienes tiempo para leer todas las funciones hoy, quizás puedas echarle
un vistazo a este resumen con las 10 funciones más importantes de Excel:

Ver las funciones más importantes de Excel

FUNCIONES DE EXCEL MATEMÁTICAS
SUMA: Suma De Varios Elementos.
SUMAR.SI: Suma De Varios Elementos Con Una Condición.
SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma De Varios Elementos Con Varias Condiciones.
CONTAR: Contar Los Elementos Que Hay En Un Rango.
CONTAR.SI.CONJUNTO: Contar Los Elementos De Una Lista Dependiendo De
Varias Condiciones.
ENTERO: Extraer El Número Entero De Un Valor.
PROMEDIO: Calcula La Media Aritmética De Un Rango De Celdas.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Contar Valores De Un Rango Que Cumplen Con
Ciertas
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Características.
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Indice: Esta Función Devuelve Un Valor De Una Celda Dada Su Posición En
Un Rango.
Buscarv: Esta Función Devuelve Un Valor Asociado Al Valor Buscado.
Desref: Esta Función Devuelve El Valor De Una Celda Dada Un Punto Inicial,
Una Fila Y Una Columna.
Coincidir: Esta Función Nos Permite Hallar Una Coincidencia En Un Rango Y
Obtener Su Posición.
Elegir: Esta Función Devuelve El Valor De Un Argumento Dado Un Número
De Entrada.
Dirección: Esta Función Devuelve La Referencia A Una Celda
Indirecto: Esta Función Devuelve El Valor De Una Celda Dada

TABLAS DINÁMICAS

¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA DE EXCEL?

Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que hay que
tener preparado en Excel será nuestra tabla de datos. Siempre habremos
de partir de una tabla de datos donde la información se organiza por filas y
las columnas son los diferentes atributos o características de nuestra
información para trabajar con las tablas dinámicas. En la siguiente imagen
se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:
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En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en

diferentes meses y de diferentes productos.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y

producto podríamos hacer una serie de filtros, o cálculos con
SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la
información es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla
dinámica.
En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo hacer
tablas dinámicas.

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los
siguientes pasos:

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros

datos. Para ello recomiendo convertir nuestro rango donde
encontramos nuestra información a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy
sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >> Grupo Tablas >>
Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de
la siguiente manera:
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Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en

número de filas, al refrescar las tablas dinámicas, todo el rango sea cogido
por la tabla dinámica en cuestión.

Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en excel seleccionamos nuestra
recién creada
tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Dinámica Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una
ventana como la siguiente:

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la

siguiente parte nos permitirá elegir donde situaremos nuestra tabla
dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos
coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en OK lo que veremos será lo
siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una tabla dinámica
genérica y a la derecha un display para ordenar la información de nuestra
tabla dinámica.
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ORGANIZAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han
almacenado todos los títulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que
queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE ABAJO?

• Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera
seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro
que hayamos aplicado.
• Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por
columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de
la colección)
• Filas: nos permite organizar nuestra información por filas
(podremos seleccionar uno o varios elementos de la
colección)
• Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los
valores como suma, máximo, media, contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:
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Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

• Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los

filtros seleccionados.
• Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos
seleccionar el mes del que queremos conocer los datos de
ventas.
• Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los
vendedores para poder ver lo que han vendido en el mes
seleccionado.
• Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta
manera se desglosará para cada vendedor los productos que
ha vendido y la suma de su precio.
Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la
tabla dinámica Excel una vez que hemos hecho las diferentes selecciones:

En la imagen anterior vemos como la información de ventas queda

organizada para el mes de Enero según los vendedores y los diferentes
productos. Además de esto, veremos las columnas de totales de ventas por
productos y por vendedores (fila inferior y columna derecha
respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de
lo que habías pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrás ir a toda
velocidad sacando interesantes conclusiones de tus análisis. Tiene un
montón de aplicaciones, incluso para llevar tus inversiones en
criptomonedas.
Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera
mejor ver cómo se reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy
sencillo, tan sólo tendremos que seguir los siguientes pasos:
• Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de
tablas dinámicas sobre los valores que queremos cambiar
(en nuestro ejemplo el valor suma de precio).
• Elegimos la opción de «Configuración de campo de valor».
• Elegimos la pestaña de «Mostrar valores como».
• Del desplegable de «Mostrar valores como» elegimos «% de
Gran Total». De esta manera el resultado obtenido será:
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DESCARGAS Y RECURSOS
En el siguiente enlace puedes descargar este mismo ejercicio para que
puedas comprobar y retocar todo lo que necesites para aprender a usar
esta potentísima herramienta:

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Ejemplos de tablas dinámicas

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En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y

su orden), columnas, filtros y la forma de presentar los datos. Sigamos con
el ejemplo del tutorial de tablas dinámicas.

TABLAS DINÁMICAS
Como ya vimos en el tutorial de tablas dinámicas en excel, la lista de todos
los campos disponibles se encuentra en el cuadro superior de la ventana.
Esos campos son los nombres de columna de los datos que estoy
manejando y, por ese motivo, Excel nos dará un error si intentamos insertar
una tabla dinámica utilizando como fuente un rango al que falte un nombre
de columna. Esto suele pasar cuando utilizas un rango con muchas
columnas, alguna se nos pasa. Puedes comprar Microsoft 365 aquí.
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Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1,

Campo2,… imagínate cuando quieras estructurar el informe. No serán
nombres largos pero sí lo suficientemente descriptivos para que sepas su
contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla dinámica con la siguiente estructura y diseño:

Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de
leer porque los números no tienen formato, no podemos seguir las líneas
fácilmente, cada columna tiene el ancho por defecto. Lo iremos
modificaremos paso a paso, algunas cosas hoy otras en posteriores
artículos.

Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de

opciones. Son las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama Analizar…

… la otra Diseño

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la

celda en la que nos encontramos se sitúa en el informe. Desde estas dos
pestañas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro
informe, actualizarlo si hemos añadido o cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la
zona de áreas en las que hemos situado algunos campos. Observa la flecha
a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a
 MICROSOFT EXCEL

un menú contextual desde el que podrás realizar distintas acciones. Como

siempre, algunas de las opciones estarán accesibles y otras no,
dependiendo del tipo de dato y del área en la que se encuentre.

Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una

ventana con dos pestañas.

Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás

indicar a Excel que no quieres un subtotal para este campo o que el subtotal
será uno concreto. También le podrás indicar que quieres personalizar el
nombre de la columna, elementos sin datos y que repita etiquetas de
elementos.

CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR

Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma
de Precio y elige Configuración de campo de valor.
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Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas

tienen otro nombre y realizan otras tareas. Es una ventana pensada para
trabajar con datos. Primeramente, aquí podremos formatear cada uno de
los campos de datos que tengamos (ver botón de comando Formato de
número) e incluso cambiar el nombre de la columna a otro más descriptivo.
También podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes
maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos
decimales a mi campo. Mi informe tendrá el siguiente aspecto:

¿QUÉ HACEMOS CON EL CAMPO MES?

No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:

• No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los

campos de los que dispongo.
• Añadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla
dinámica. Esto ya lo conocemos pero será buena idea un
pequeño recordatorio en este enlace.
• Poner un filtro de informe.
• Incluirlo como un campo de fila.
• Incluirlo como un campo de columna.
PONER UN FILTRO DE INFORME.
Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro
para obtener un informe como el siguiente:
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Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe anterior
es que ahora tenemos una fila adicional más arriba, en la que aparece Mes
y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic
sobre el cuadro de fecha a la derecha tenemos una lista en la que podemos
seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botón Seleccionar varios
elementos y elegimos febrero y marzo, nos quedará un informe como el
siguiente:

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:
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El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho,

tenemos una vista de lo que ha vendido cada Vendedor por Mes y por
Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo Mes
encima del campo Vendedor? Este es el resultado:

Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el
mejor informe? Obviamente dependerá de lo que queramos ver en cada
momento. Lo más interesante es que los cambios los podemos hacer con
muy pocos clics.

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de Producto y
tendremos un informe como el que sigue:

Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de
cada producto con sus correspondientes de ventas por Mes pero a efectos
didácticos esto es suficiente para ver de qué estamos hablando.
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