TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código: PTH.

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Versión: 02
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES
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Revisó: Jefe División de Gestión de Talento Humano Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 19 de 2011
Profesional Líder Subproceso SST Resolución No. 1324
Profesional Coordinación de Calidad
Profesional Planeación

OBJETIVO ALCANCE

Establecer los lineamientos para la realización de las evaluaciones médicas Aplica para los funcionarios planta de carrera, planta provisional, planta
ocupacionales, el manejo, custodia y conservación de las historias clínicas temporal, docentes de la Universidad Industrial de Santander, en
ocupacionales de la Universidad Industrial de Santander. cumplimiento de la legislación en seguridad y salud en el trabajo aplicable
vigente.
NORMATIVA

 Ver matriz de Requisitos Legales - FTH.108

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 ANAMNESIS: Interrogatorio que se realiza a la persona en búsqueda de información acerca de datos generales, antecedentes, información de
síntomas y signos así como su evolución.
 APA: Asuntos Personal Administrativo.
 APD: Asuntos Personal Docente.
 CANDIDATO/ ASPIRANTE: Es la persona que aspira a acceder a determinado cargo, también se emplea para referirse a todas aquellas personas
que acuden a una empresa con el claro objetivo de poder ocupar un puesto laboral.
 CONDICIONES DE SALUD: El conjunto de variables objetivas y de autoreporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que
determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora. (Decreto 1072 de 2015).
 CONTENIDO MÍNIMO DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: La historia clínica ocupacional deberá contener los documentos
resultantes de cada una de las evaluaciones médicas realizadas al funcionario durante su vida laboral y deberá estar disponible cada vez que se vaya a
practicar una evaluación. También forman parte de la historia clínica ocupacional, las evaluaciones o pruebas complementarias, así como las
recomendaciones y/o restricciones pertinentes. (Resolución 2346 de 2007).
 DGTH: División de Gestión de Talento Humano.
 EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL (EMO): Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la
exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición . Incluye anamnesis, examen físico
completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas,
electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un diagnóstico y las recomendaciones. (Resolución 2346 de 2007).
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CONSIDERACIONES

 ENFERMEDAD LABORAL: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o d el medio
en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y
en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo
ocupacionales será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. (Ley 1562 de 2012).
 EPS: Entidad promotora de salud
 EVALUACIÓN MÉDICA POST-OCUPACIONAL O DE EGRESO: Evaluaciones que se realizan al trabajador cuando se termina la relación laboral , su objetivo
es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas . (Resolución 2346 de 2007).
 EVALUACIÓN MÉDICA PRE-OCUPACIONAL O DE INGRESO: Son aquellas que se realizan para determinar las condiciones de salud física, mental y social
del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del
cargo. (Resolución 2346 de 2007).
 EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES PERIÓDICAS PROGRAMADAS: Se realizan con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo
e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la
exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo. (Resolución 2346
de 2007)
 EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES POR REINTEGRO LABORAL O POST -INCAPACIDAD: Evaluaciones que se realizan para identificar
condiciones de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros , en razón de situaciones particulares. (Resolución 2346 de
2007).
 EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES PERIÓDICAS POR CAMBIOS DE OCUPACIÓN : Evaluaciones médicas que se realizan cada vez que el
trabajador cambie de ocupación dentro del profesiograma y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores
factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia, respondiendo a lo establecido en cada Sistema de
Vigilancia Epidemiológica y en el sistema de gestión . Esta evaluación no aplica para cambios de puestos de trabajo. (Resolución 2346 de 2007).
 EXPOSICIÓN A FACTOR DE RIESGO: se considera exposición a un factor de riesgo, la presencia del mismo en cualquier nivel de intensidad o dosis .
(Resolución 2346 de 2007).
 HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: El conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente
las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir
como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha
presentado la persona en su vida laboral.(Resolución 2346 de 2007).
 IPS: Instituto Prestador de Servicios de Salud
 PERFIL DEL CARGO: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones especificas, determinadas por el empleador como requisitos para que una persona
puede realizar una determinadas funciones o tareas.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 PROFESIOGRAMA: Documento que plasma las necesidades de exámenes médicos ocupacionales y paraclínicos acorde a los riesgos inherentes a cada uno de los
grupos de cargos de la organización con exposición similar. Además, se especifican descripción de funciones, condiciones de salud y elementos de protección
personal.

 REINTEGRO LABORAL: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al desempeño de una actividad laboral , con o sin modificaciones, en
condiciones de competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral
temporal o definitiva o reconversión de mano de obra.(Resolución 2346 de 2007).

 RESPONSABLE DE LAS EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES : Las evaluaciones médicas ocupacionales serán realizadas por un médico
especialista en medicina del trabajo o Seguridad y Salud en el Trabajo, con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo o siguiendo los criterios definidos en
los programas de Vigilancia Epidemiológica.

 PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA: Conjunto de actividades con las que se reúne la información indispensable para conocer el
comportamiento de los riesgos profesionales y comunes, que afectan a la población trabajadora. Su fin es intervenir esos riesgos a través de la prevención y control

 SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

 SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

CONSIDERACIONES

RESERVA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: La historia clínica ocupacional y en general, los documentos, exámenes o valoraciones clínicas o
paraclínicas que allí reposen son estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional ; por lo tanto, no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo los
casos que la legislación aplicable lo especifique.
CUSTODIA Y ENTREGA DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES: Para la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las
historias clínicas ocupacionales se aplicarán las siguientes reglas:
 La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud ocupacional que la generó
en el curso de la atención o de la persona, entidad o proveedor contratado por parte de la Universidad para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales ,
los cuales deben cumplir con los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes de la historia clínica.
 En ningún caso la Universidad Industrial de Santander, podrá tener, conservar o anexar copia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica
ocupacional del trabajador; en la hoja de vida del trabajador se archivará el certificado médico ocupacional. Se hará según las disposiciones legales vigentes y
aplicables.
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CONSIDERACIONES

CONTENIDO DE LA EVALUACIÓN MÉDICA: Toda evaluación médica ocupacional debe ser firmada por el trabajador y por el médico evaluador,
con indicación de los números de registro médico y de la licencia en salud ocupacional, indicando el tipo de evaluación pre-ocupacional, periódica, de
egreso o específica, realizada. Tanto en las evaluaciones médicas pre-ocupacionales como las periódicas programadas, se deberán anexar los conceptos
sobre restricciones existentes, describiendo cuáles son, ante qué condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son
temporales o permanentes y que las recomendaciones sean pertinentes. La persona, entidad o proveedor contratado para la realización de las
evaluaciones médicas ocupacionales, debe asegurar que el contenido de las evaluaciones cumplan con lo establecido en la normatividad legal vigente.
(Resolución 2346 de 2007).

Nota: Para el presente procedimiento se tendrá en cuenta como ocupación las funciones específicas del cargo.

DIAGNÓSTICO DE SALUD: La persona, entidad o proveedor contratado para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales, deberá
entregar al empleador un diagnóstico general de salud de la población trabajadora que valore, de conformidad con lo establecido en el articulo 18 de la
Resolución 2346 de 2007 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

El diagnóstico de salud deberá ser utilizado para implementar medidas que permitan mejorar la calidad de vida de los funciona rios en especial, las
relativas al cumplimiento y desarrollo de los programas de promoción de la salud y la prevención de accidentes o enfermedades profesionales, así como
de aquellas comunes que puedan verse agravadas por el trabajo o por el medio en que este se desarrolla.

DIAGNÓSTICO DE LAS CONDICIONES DE SALUD: La entidad o proveedor contratado por la Universidad Industrial de Santander cuyo objeto
es realizar los exámenes médicos ocupacionales de cualquier tipo, debe entregar a la institución un diagnóstico general de salud de la población
trabajadora que valore, el cual será utilizado para implementar medidas preventivas y de bienestar laboral que permitan mejorar la calidad de vida de los
funcionarios, de conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente.

PERIODICIDAD EMOS: La periodicidad de los exámenes médicos ocupacionales se definen de acuerdo a la normatividad legal vigente,
profesiogramas y programas de vigilancia epidemiológica de la institución.

DOCUMENTOS A REMITIR A LA PERSONA, ENTIDAD O PROVEEDOR CONTRATADO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS

EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES: A La entidad o proveedor contratado por la Universidad Industrial de Santander le será enviado,
vía correo electrónico los profesiogramas de los cargos de la institución, en los cuales se referencia información como perfil del cargo, funciones,
peligros, riesgos, tipos de exámenes médicos ocupacionales a realizar para generar el certificado de aptitud laboral.
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Procesamiento en S.I. o
Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN
REFERENCIA

INICIO

1. Define tipo de evaluación médica ocupacional según el caso:

 En evaluaciones médicas de ingreso, se recibe correo o
solicitud del subproceso de asuntos de personal Subproceso APA Correo
administrativo o asuntos de personal docente, donde se Subproceso APD electrónico
referencian los datos personales del candidato y las Profesional SST
1. Define la evaluación funciones del cargo a desempeñar.
médica ocupacional según
el caso.  Cuando es evaluación médica de egreso o de post-
incapacidad, el funcionario deberá comunicarse con el
profesional SST encargado para notificar la finalización del
contrato o el reintegro laboral por incapacidad prolongada
y realizar programación del examen según sea el caso.
Si es una evaluación médica periódica, se realiza según la
programación del plan de trabajo anual del SGSST, en caso de
que la evaluación médica ocupacional sea por cambio de
ocupación, el subproceso respectivo informará al profesional
SST.
2. Revisa los
profesiogramas 2. Revisa los profesiogramas de la institución para determinar
y determina los exámenes
específicos a efectuar. los exámenes específicos a efectuar de acuerdo a los riesgos,
el perfil del cargo y los registra en la base de datos FTH.117
“programación EMOS”. Profesional SST Profesiograma
Base de datos programac ión
EMOS
Nota: Se comunica con la entidad encargada de realizar las
evaluaciones médicas ocupacionales para establecer la
disponibilidad de agenda y lo especifica en la base de datos
1 “programación EMOS” según cada caso en particular.
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DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN
REFERENCIA

3. Envía al proveedor contratado la base de datos Base de datos

3. Envía a la entidad
contratada la base de datos “Programación EMOS” con la agenda e información Profesional SST programación
Programación de los EMOS pertinente para la realización de los exámenes según sea el EMOS
caso.

4. Notifica al candidato o 4. Notifica al candidato la fecha, hora, lugar y Correo

funcionario para la Profesional SST
recomendaciones para la realización del examen según electrónico
realización del examen
aplique.

5. Realiza las valoraciones médicas ocupacionales de ingreso, Entidad o

5. Realiza las valoraciones periódicas, por cambio de ocupación, reintegro laboral o proveedor
retiro de trabajadores o aspirantes según el caso y emite los Certificado de
médicas ocupacionales seleccionado con su
conceptos médicos ocupacionales a que haya lugar. aptitud laboral
equipo de
profesionales
Nota: La persona, entidad o proveedor contratado que especialista en
realiza la valoración médica ocupacional podrá anexar al
Concepto médico seguridad y salud en
concepto médico ocupacional el registro fotográfico del
el trabajo
trabajador o aspirante, para complementar la
identificación del mismo.

6. Reserva y custodia toda la documentación referente a l a Médico especialista en

6. Reserva y custodia historia médica ocupacional en la que se incluyen diagnósticos seguridad y salud en el Historia médica
toda la documentación
referente a la historia médicos, resultados de Exámenes paraclínicos, pruebas trabajo, entidad o ocupacional
médica ocupacional diagnósticas y tratamientos farmacológicos, se realizará según proveedor contratado
lo establecido en la normatividad legal vigente aplicable.

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DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN
REFERENCIA

Historia médica
ocupacional

Médico especialista en
7. Envía los conceptos médicos ocupacionales al subproceso seguridad y salud en el Certificado de
7. Envía el concepto
médico al Subproceso SST de SST de la Universidad Industrial de Santander. trabajo, entidad o aptitud laboral
proveedor contratado

Certificado de aptitud
médica

8. Recibe y comunica los 8. Recibe y comunica los certificados de aptitud laboral y las
conceptos de las
evaluaciones médicas recomendaciones médicas ocupacionales a cada funcionario y Certificado de
Profesional SST
ocupacionales remite a los programas de vigilancia del SGSST según aplique. aptitud laboral

9. Archiva los conceptos 9. Archiva los conceptos de las evaluaciones médicas

Correo
de las evaluaciones médicas ocupacionales en la hoja de vida ocupacional del funcionario
ocupacionales y envía Profesional SST electrónico con
notificación a APA y/o APD y envía al subproceso de APA o APD según aplique copia de Certificado de
las evaluaciones médicas ocupacionales para su archivo en la aptitud laboral
hoja de vida laboral de cada funcionario.

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DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN
REFERENCIA

10. Genera y envía el

Informe de las condiciones 10. Genera y envía semestralmente al subproceso SST, el
de salud de los funcionarios informe diagnóstico condiciones de salud de los funcionarios Médico especialista Informe
UIS
UIS el cual debe comprender, como mínimo lo contemplado en SST, entidad o diagnóstico de las
en la Resolución 2346 de 2007 o aquella que la modifique. proveedor condiciones de
contratado salud de los
Informe de las condiciones Nota: El Informe de condiciones de salud no podrá contener funcionarios
de salud de los funcionarios
datos personales ni individualizados de cada uno de los
funcionarios.

Informe diagnóstico
11. Recibe y revisa el informe de las evaluaciones médicas de las condiciones de
11. Recibe y revisa el
informe de las evaluaciones ocupacionales. salud de los
médicas ocupacionales Nota: Si el informe de diagnósticos de salud determina la Profesional SST funcionarios
semestralmente
necesidad de implementar acciones de mejora, se registran
en el formato respectivo y se hace seguimiento al mismo. FSE.11 Acciones de
Mejora

FSE.11 Acciones de
Mejora

12. Realiza seguimiento

12. Realiza el seguimiento semestral a los indicadores de
Profesional SST
semestral a indicadores de exámenes médicos ocupacionales definidos en el SGSST de la
EMOS.
institución

Fin
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Agosto 19 de 2011 Creación del documento

Se modificó el nombre del formato “Salud Ocupacional” a “Seguridad y Salud en el Trabajo”. Se realizó
02 Marzo 26 de 2021 ajuste del procedimiento para dar cumplimiento al Decreto 1072 de 2015 y Resolución 312 de 2019
Estándares Mínimos del SG-SST.