Actividad 1 TEMA 6MOD.6

Básico de Secretariado
ACTIVIDAD 1 Tema 6
Valor: 20 puntos
Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes
preguntas:
1. ¿Describa cada una las funciones secretariales?
Gestión de agenda Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona

para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones,
personales. También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones
con las que debe relacionarse su empleador. La agenda de una secretaria suele servir como
bitácora operativa del ejecutivo para el cual trabaja. 2. Atención al público Secretariado
Auxiliar – Modulo 6 INFOTEP 6 La atención al público es de las tareas más fundamentales que
debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así
como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del
asunto. Asimismo, es la persona que recibe a los visitantes en la oficina. Por esto es
importante que la secretaria mantenga una imagen acorde con la imagen corporativa del
lugar de trabajo. Su papel allí no es solo saludar y hacerle amable la espera a los visitantes,
sino que también da las primeras instrucciones y pautas sobre la cultura organizacional y los
procesos internos de la empresa. 3. Gestión de documentos Además de ser la persona que
recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva
la mayoría de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.
A tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan preparar con
mayor agilidad y rapidez tales documentos. La especificidad de esas competencias dependerá
del tipo de trabajo que sea requerido en el área en el que se desempeñe. La secretaria
maneja la base de datos de contactos de su jefe y archiva la correspondencia escrita, así como
las actas de asamblea y otros documentos de interés dentro de la oficina. Es la secretaria la
que normalmente toma nota de los asuntos tratados en reuniones importantes. 4. Manejo de
información sensible (interna y externa) Entre las funciones que distinguen a una buena
secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda información sumamente
importante para la operación de la empresa o institución en la que trabaja. Por ejemplo, debe
tener el control de los documentos legales que pueden ser requeridos por instancias
gubernamentales en cualquier momento. También puede tener acceso a información del
entorno o de cualquiera de los actores relacionados con la empresa. Esta información debe
ser gestionada de forma discreta, eficiente y oportuna. 5. Organización de la oficina
Secretariado Auxiliar – Modulo 6 INFOTEP 7 La secretaria debe operar y mantener en
operación los equipos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras,
proyectores, muebles, archivadores, entre otros. Es quien lleva el control del inventario de
insumos y equipos de oficina. También mantiene en orden los sistemas de archivos físicos y
electrónicos, de tal modo de que la información esté fácilmente disponible para cuando se
requiera. La secretaria debe tener su espacio de trabajo limpio y organizado, puesto que suele
ser de las primeras cosas que ven las personas ajenas a la empresa al entrar en sus
instalaciones. 6. Elaboración de presentaciones Normalmente un ejecutivo debe presentar
sus reportes en forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta
tarea suele pedir ayuda a su secretaria. La persona que esté en la secretaría deberá velar
porque la información que allí aparezca refleje correctamente los datos que su jefe desea
compartir. También deberá estar atenta de que sea una presentación libre de errores
ortográficos y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa. 7. Vigilancia
administrativa También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se
cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa o
institución en la que se desempeña. De acuerdo con el nivel jerárquico de su jefe, la secretaria
puede validar la exactitud de los datos que reflejen el detalle de las operaciones
presupuestales. Una secretaria debe ocuparse del control de gestión y la correcta
administración de los recursos dentro de la oficina.
2. Describa la importancia del saludo y la presentación personal en una secretaria
Dentro del ámbito empresarial permanentemente se requiere que nos presentemos ante los
demás y saludemos adecuadamente, al ser los interlocutores de la organización para la cual
trabajamos y requerir una continua interacción entre los diferentes agentes de nuestro entorno.
A pesar de ser esta una actividad recurrente, la mayoría de las veces no se le da la importancia
necesaria o no se conoce el protocolo que se debería seguir en este tipo de situaciones con el
fin de causa la mejor impresión ante nuestros interlocutores. Por esta razón a continuación
damos algunas pautas a tener en cuenta en los saludos y las presentaciones para su realización
adecuada:
Saludo:
Para saludar es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Emplear gestos que demuestren amabilidad y respeto
Emplear los tratamientos y títulos que más convengan
Tener en cuenta el contexto en que se lleva a cabo el saludo.
Utilizar formulas formales o informales según sea el caso.
Presentaciones:
Permiten establecer vínculos de índole personal, familiar, social, política, comercial o
empresarial.
Al hacerlas es necesario tener en cuenta la precedencia según sea el caso: sexo, jerarquía o
edad.
Para recordar: Siempre de la mano, diga con claridad su nombre y apellido haga contacto visual
y cuide su expresión facial para que coincida con lo que dice.
Respuesta a una Presentación:
Sonría
Sea amable y cortés, así la persona no sea de su agrado ( Tampoco es necesario fingir)
Procure entablar una conversación sobre un tema de interés mutuo.
Cuando Ponerse de Pie
Un hombre se pone de pie siempre que se le presente a otra persona.
Una dama no se levanta para ser presentada a otra dama, a no ser que esta sea de mayor edad
o rango.
Cuando a un sitio de reunión llega una alta autoridad religiosa o civil, todos deben ponerse de
pie por respeto y cortesía.
Las personas de edad avanzada o con impedimentos físicos no deben ponerse de pie.
Beso Social:
Aunque es una situación muy común hoy en día no debemos darlo:
Cuando le acaban de presentar a una persona
A los jefes y compañeros de trabajo
A los bebes y niños pequeños
Saludos de Mano
Al estrechar las manos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

El saludo de mano depende de quien lleve la precedencia
El gesto debe ser firme y rápido
En las auto presentaciones es usted quien extiende la mano.
Las mujeres deben darse la mano, no el antebrazo.
Evite tener las manos sucias o sudorosas al saludar.
No olvide poner en práctica los anteriores consejos y tenga en cuenta que sólo se tiene una
oportunidad para causar una excelente primera impresión y la aplicación del protocolo de
negocios puede ser su tarjeta de presentación.
3. Mencione las características de un buen comunicador
Manejo de emociones. Tener la capacidad de manejar las emociones en lugar de permitir que
éstas lo dominen a uno, es un punto clave para ser un buen comunicador. ...
Capacidad de enfoque. ...
Aprender a escuchar.
4. Describir el protocolo de llamada.
El protocolo y la etiqueta telefónica contribuye a garantizar que todo cliente que se comunique
a cualquier dependencia o sucursal de la compañía será atendido de la misma manera, A los
clientes les gusta la coherencia, y esperan recibir el mismo nivel de servicio que recibieron hoy,
cuando llamen mañana, el mes o el año próximo.
El protocolo telefónico es el conjunto de reglas establecidas universalmente para atender una
llamada y la etiqueta telefónica contribuye a que ese conjunto de reglas se aplique de una
manera más amable, y sean oportunas y eficaces a la hora de interactuar con los clientes.
De esta forma, involucra todo el tiempo que dure la llamada, desde que inicia hasta que
termina
Contestar el teléfono cuando suene de una a tres veces.
v Saludar a la persona que llama.
v Dar el nombre de quien contesta.
v Preguntar al cliente si le puede ayudar.
v Siempre tratar de usted a todos los clientes.
v Si requiere que el cliente lo espere, dele un cálculo aproximado de cuánto tendrá que esperar.
v Avisar al cliente el motivo de la espera.
v Durante la espera mantenga un contacto cada 20 ó 30 segundos con el cliente.
v Agradézcale por haber esperado.
v En caso de solicitar a un compañero o jefe que no se encuentre, explique la ausencia de esta

persona en forma positiva.
v Antes de preguntar el nombre a quien llama, dígale si la persona solicitada está o no está
v Ofrézcale al cliente ayudarle usted mismo, tomar un mensaje o transferirle la llamada a otra
persona.
v Responda el teléfono con un tono de voz adecuado y vocalizando bien.
v Si trata con personas de otro país, hable despacio y claro.
v Tenga paciencia para manejar todo tipo de persona.
v En caso de transferir la llamada informe a la nueva persona de qué se trata y el nombre de

quién está llamando.
v Para finalizar, repita lo que usted piensa hacer de modo que tanto usted como el cliente
queden conformes.
v Pregunte a quien llama si hay alguna otra cosa en la que usted pueda ayudarle. Eso le brinda al
cliente una última oportunidad de recordar cualquier cosa que no haya dicho antes.
v Agradézcale al cliente el haber llamado y dígale cuánto aprecia que le haya brindado dado la
oportunidad de servirle.
v Espere a que la persona que llama cuelgue primero de modo que la llamada no se corte
cuando todavía esté hablando
Ponga en práctica estos consejos y compruebe como un adecuado protocolo y etiqueta

telefónica puede contribuir a un proceso de fidelización exitoso como resultado de clientes
satisfechos que desearán comunicarse nuevamente con su compañía.
5. ¿Qué aspectos conforman la imagen?
La apariencia física: la forma de vestir, de peinarnos, los complementos, etc. Es obvio que
siempre hemos de procurar ir aseados, pulcros, y cuidar nuestro aspecto externo. Pensemos si
no, en una camisa mal planchada, o con una mancha, una carrera en las medias o un descosido
en el bajo de los pantalones. • Los aspectos de la comunicación no verbal: el tono o la inflexión
de la voz, los gestos, el lenguaje corporal y la postura, son elementos que refuerzan lo que
decimos o por lo contrario, lo contradicen, pudiendo dar más información sobre nosotros a
nuestro interlocutor, que nuestras propias palabras. • La indumentaria: nuestra forma de vestir
también dice mucho acerca de nosotros, por lo que debemos cuidarla al máximo.
6. Mencione algunas técnicas de maquillaje y combinación de colores.
- Baking. Esta es una técnica de maquillaje que busca cubrir al máximo “imperfecciones”
como manchas, ojeras y líneas de expresión. ...
- Contorno o contouring. ...
- Draping. ...
- Strobing. ...
- Whisking.
7. Liste las técnicas de la forma correcta de caminar
Camine con la barbilla en alto y los hombros un poco hacia atrás.

Deje que el talón del pie toque el piso primero, luego deje que su peso siga el movimiento
hacia adelante.
Camine con los dedos de los pies apuntando hacia adelante.
Mueva los brazos naturalmente al caminar.
8. Comente sobre el cuidado personal
El cuidado personal consiste básicamente en tener una buena alimentación, brindarse un

cuidadoso y frecuente aseo personal, usar una vestimenta adecuada, hacer ejercicios
regularmente y en general, cuidar de nuestra salud. Para comprender ésta afirmación,
repasemos en qué consisten algunos de sus conceptos.
9. Mencione las reglas de etiqueta, modelos y vestuario para una secretaria
Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los
clientes o proveedores o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que
puede ser la empresa.
una secretaria debe ser:
1. Eficiente, discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe
evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
Te puede interesar: Aquella urbanidad. Artículos históricos sobre la urbanidad
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado
personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras
ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda
escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.
10. Como influye la imagen en el ambiente laboral
La imagen personal permite que muestres credibilidad, seguridad y elegancia que pueden
funcionar muy a tu favor en entrevistas de trabajo o en tu entorno laboral. ... La imagen no verbal
consiste en los gestos y expresiones corporales a través de los cuales puedes demostrar actitudes
que favorezcan tu imagen profesional.

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Básico de Secretariado

1. ¿Describa cada una las funciones secretariales?

Gestión de agenda Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona

2. Describa la importancia del saludo y la presentación personal en una secretaria

Al estrechar las manos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

3. Mencione las características de un buen comunicador

v Saludar a la persona que llama.

v Dar el nombre de quien contesta.

v Preguntar al cliente si le puede ayudar.

v Siempre tratar de usted a todos los clientes.

v Avisar al cliente el motivo de la espera.

v Durante la espera mantenga un contacto cada 20 ó 30 segundos con el cliente.

v Agradézcale por haber esperado.

v En caso de solicitar a un compañero o jefe que no se encuentre, explique la ausencia de esta

v Si trata con personas de otro país, hable despacio y claro.

v Tenga paciencia para manejar todo tipo de persona.

v En caso de transferir la llamada informe a la nueva persona de qué se trata y el nombre de

Ponga en práctica estos consejos y compruebe como un adecuado protocolo y etiqueta

5. ¿Qué aspectos conforman la imagen?

6. Mencione algunas técnicas de maquillaje y combinación de colores.

7. Liste las técnicas de la forma correcta de caminar

Camine con la barbilla en alto y los hombros un poco hacia atrás.

8. Comente sobre el cuidado personal

El cuidado personal consiste básicamente en tener una buena alimentación, brindarse un

9. Mencione las reglas de etiqueta, modelos y vestuario para una secretaria

una secretaria debe ser:

1. Eficiente, discreta y respetuosa.

3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.

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10. Como influye la imagen en el ambiente laboral

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