Control de Proveedores

Procedimiento de Control de
Código P-SGA-001
Proveedores Ambientales
Versión 02
Sistema de Gestión Ambiental
Fecha 04/11/2021
Documento Controlado

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PROVEEDORES AMBIENTALES
INGENIO RISARALDA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Elaboró Revisó Autorizó

Santiago Lozada Laura Melissa Moreno Michael Gallego
Jefe de Gestión Ambiental Responsable del SGA Responsable Legal
Código P-SGA-001
Versión 02
Fecha 04/11/2021

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la selección y evaluación de proveedores dentro del
Ingenio Risaralda.
2. ALCANCE
Proveedores de productos y servicios
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 CRITERIOS DE SELECCIÓN: Incluyen la experiencia, capacidades, atributos

personales, calificaciones, conocimientos y habilidades necesarias para
desempeñarte bien en un empleo.
 FLUJOGRAMA: Modelo gráfico que pretende reflejar o comunicar a otras personas

los pasos, tareas, interacciones, opciones y resultados que se producen en la
ejecución de un proceso.
 GESTIÓN DOCUMENTAL: Consiste en la captura, almacenamiento y

recuperación de documentos.
 PROVEEDOR AMBIENTAL: Proveedores de servicios, control de instalaciones,

tratamiento de infraestructura, desechos, aquellos que realizan actividades o prestan
servicios que pueden tener un alto impacto en el medio ambiente.
 RESPONSABLE AMBIENTAL: Es la persona designada en el Ingenio Risaralda

para aplicar el SGA y dar seguimiento a las actividades establecidas en el mismo.
 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA): Parte del sistema de gestión usada

para gestionar aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales y otros
requisitos, y abordar los riesgos y oportunidades.
4. RESPONSABILIDADES
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Las responsabilidades de las personas que intervienen en el Proceso de Comunicación,

son los que se observan en el siguiente cuadro:
CARGO RESPONSABILIDAD
1. Seleccionar los nuevos proveedores de insumos productos y

servicios.
Jefe Administrativo
2. Determinar los criterios para la selección, evaluación y
reevaluación a proveedores
1. Contacta los proveedores y los ingresa al listado maestro de

Asistente
proveedores, revisando que la documentación suministrada por el
Administrativo
proveedor sea la correcta
1. Participar en la evaluación a proveedores

2. Comunicar a la gerencia las acciones a seguir sobre los
Coordinador del SGI diferentes proveedores
3. Revisar los criterios para seleccionar y evaluar los
proveedores.
5. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
La elaboración de la documentación se realiza con base en los criterios de
registro y control definidos por el área de Planeación y Gestión Documental
respectivamente.
6. PROCEDIMIENTO
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6.1 Flujograma
6.2 Identificación de proveedores

El Ingenio Risaralda debe entender la manera en la que se encuentra organizada
con respecto al tema de tema de proveedores. Lo anterior incluye la evaluación del
estado de arte actual con el propósito de identificar las necesidades funcionales,
tanto de la organización en torno a los proveedores, como de las compras y/o
contrataciones.
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6.3 Obligaciones del proveedor

Los prestadores del servicio de recolección, transporte, tratamiento y disposición
final de los residuos sólidos, informarán cualquier tipo de avería, mantenimiento
correctivo, preventivo o similar a sus procesos de tratamiento y disposición final,
para
que la empresa a través del área de Gestión Ambiental conozca y evalúe el
protocolo de contingencia presentado por el prestador del servicio, su aplicabilidad
y legalidad. En caso de no ser aprobado este, se entrará a contactar a otras empresas
externas evaluadas con anterioridad para atender el evento. La contingencia siempre
debe estar acompañada de toda la información posible para contar con la
trazabilidad de los residuos hasta su disposición final.
Siempre se debe informar el destino de los residuos sólidos con antelación, con
el fin de verificar requerimientos legales y ambientales de la empresa que va a
realizar el tratamiento y la destinación final.
Las condiciones específicas para el manejo de las contingencias con los diferentes
prestadores quedarán consignados en los respectivos contratos.
6.4 Criterios de selección

Los criterios de selección se plantearon con enfoque sostenible que permita
cumplir con los principios ambientales, sociales y económicos con los que cuenta la
organización.
Criterios ambientales:
• ¿Requiere plan de manejo ambiental ó licencia ambiental? (adjuntar
soporte)
• ¿Cuáles son los programas ambientales que tiene su empresa?
• ¿Realiza análisis de ciclo de vida de acuerdo a la ISO 14001:2015?
• ¿Cuenta con productos con algún sello ambiental, ecoetiquetado o
servicios con ecoinnovación?
• ¿Tienen matriz legal?
• ¿ha adquirido Certificaciones ambientales como ISO 14001 ISO 9001 y/o
18000?
Criterios económicos:
• ¿Ofrece descuentos comerciales?
• ¿Dónde se encuentra situado?
• ¿Cuánto se demora en entregar su producto o realizar su servicio después de
solicitado?
• ¿Referencias Comerciales?
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• ¿Cuánto tiempo lleva en el mercado?

• ¿Está al día con la seguridad social y los parafiscales (soporte del revisor
fiscal)?
Criterios Sociales:
• ¿Se encuentra comprometido a respetar y proteger los Derechos Humanos?
• ¿Aseguran la transparencia en sus operaciones y la lucha contra la corrupción y
el soborno
• ¿Ofrece Igualdad de oportunidades?
• ¿Promueven la integración social y laboral de las personas con discapacidad?
• ¿Cuál es su programa de seguridad industrial y salud en el trabajo?
• ¿Cuentan con programa de evaluación de proveedores?
7. REGISTRO
Los registros que se derivan de la puesta en practica de este procedimiento, se generan
cuando las personas o entidades correspondiente rellenan cada uno de los formularios. Los
registros también se generan cuando se introduce la información necesaria en la base de
datos correspondiente.
8. ANEXO
No aplica
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 CRITERIOS DE SELECCIÓN: Incluyen la experiencia, capacidades, atributos

 FLUJOGRAMA: Modelo gráfico que pretende reflejar o comunicar a otras personas

 GESTIÓN DOCUMENTAL: Consiste en la captura, almacenamiento y

 PROVEEDOR AMBIENTAL: Proveedores de servicios, control de instalaciones,

 RESPONSABLE AMBIENTAL: Es la persona designada en el Ingenio Risaralda

 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA): Parte del sistema de gestión usada

Las responsabilidades de las personas que intervienen en el Proceso de Comunicación,

1. Seleccionar los nuevos proveedores de insumos productos y

1. Contacta los proveedores y los ingresa al listado maestro de

1. Participar en la evaluación a proveedores

6.2 Identificación de proveedores

6.3 Obligaciones del proveedor

6.4 Criterios de selección

• ¿Cuánto tiempo lleva en el mercado?

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