PRACTICAS ll

PRAC PROF II TRAB DE CAMPO

Presentado por:

ANDREA JULIETH RODRIGUEZ DIAZ

ID: 545407

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FALCUTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

NEIVA - HUILA

2020

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PRACTICAS ll

Presentado por:
ANDREA JULIETH RODRIGUEZ

PRESENTADO A: ESMERALDA

DOCENTE UNIVERSITARIA.
ÁREA: PRACTICA lll
NRC: 9637

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS VIRTUAL Y DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA
NEIVA - HUILA
2020

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INTRODUCCIÓN

el fraude son un riesgo presente en todas las operaciones de cualquier empresa,

dado que el personal que maneja estas operaciones se ve envuelto en diversas
situaciones en el manejo de los recursos que tiene a su disposición. Ya sea un
error en digitación de la información, o una operación mal realizada, con o sin
intención, afectará negativamente a la organización. Mediante el control interno, se
pueden mitigar estas falencias y reducir el riesgo de ocurrencia
considerablemente, considerando la naturaleza propia, objetivos y actividades que
se desarrollan en un área determinada.

EN VOLTA Broker´s SEGUROS los ingresos, control de cartera y gastos. es una

parte fundamental, muy expuesta a malas prácticas en su manejo, esto debido a la
relevancia de las cuentas que la componen y de la relación que tiene con otros.
Por ello es importante establecer un adecuado sistema de control interno que se
adapte a las necesidades de una empresa y específicamente a la forma de
manejo de sus ingresos que permita tener una adecuada razonabilidad y generen
confianza por parte de los usuarios tanto externos como internos a la hora de
tomar decisiones.

El control interno es una herramienta que le permite a las organizaciones lograr

estos objetivos por medio de políticas de operatividad y mecanismos de
verificación que deben ser sólidos, claros y prácticos para su implementación de
manera que los empleados y grupos de responsabilidad los conozcan y lleven a
cabo de manera satisfactoria. De esta forma la administración que es la directa
responsable del control interno podrá analizar y tomar las medidas necesarias y
correctivas a tiempo, medidas que permitan advertir sobre malas prácticas que
puedan evidenciar posibles errores o fraudes que afecten financieramente la
empresa.

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RESEÑA HISTORICA

VOLTA BROKERS, empresa Huilense, especialistas en tendencias de riesgos y

capitales con más de 11 años de experiencia, creada con el fin de brindar
soluciones empresariales a través de sus programas líderes en seguros de todo
tipo (riesgos laborales ARL, Empresariales, todo riesgo construcción, autos, vida,
hogar y todo lo concerniente a las necesidades del cliente) nos caracterizamos por
generar valor agregado a más de 5000 personas aseguradas, en nuestras más
de56empresas clientes y sobre todo aliadas.
Contamos con los más altos estándares de calidad, optimizando los procesos y
procedimientos, traducido en la certificación otorgada por el ministerio de trabajo
para poder cumplir nuestra labor de asesoría e intermediación entre las empresas
y las ARL, para hacer que este servicio de transferencia de riesgos sea más
accesible y cercano, acorde a cada una de las necesidades de las empresas y
personas del país.
Para Diva Gisela Cerón Charry, Gerente General y Alberto Rosero Ramírez,
Gerente Comercial, es un gusto que cuenten con Volta Broker´s como su aliado
estratégico, con la certeza que como intermediarios; asesoraremos,
administraremos y velaremos por la ejecución y cumplimiento del plan de trabajo,
apoyando agestión que se realiza

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MISION

Ser los mejores ofreciendo servicios y asesorías en seguros generales, seguridad

social integral, diferenciándonos por la innovación, creatividad, profesionalismo y
por el apoyo integro a los sistemas integrados de gestión, que permitirán prolongar
excelentes resultados y una constante mejora que favorezca a la superación de
nuestros clientes.

VISION
Brindar a nuestros clientes las mejores opciones de amparo en seguros generales,
accidentes personales, vida, salud, y riesgos profesionales con excelencia, calidad
y servicio.

POLITICA DE CALIDAD
Garantizar las satisfacción y necesidades de los clientes, VOLTA ubica todas sus
técnicas y funciones para optimizar continuamente la eficacia y eficiencia de sus
servicios, cumpliendo con los requisitos legales

VALORES
Innovación constante
Estamos en una constante búsqueda de nuevas alternativas en nuestro quehacer
diario.

Pasión por los resultados y reconocimiento de la excelencia

Comprometemos nuestra mejora continua y la medición de nuestros resultados.

Respeto por la gente

Las personas son parte del éxito y la diversidad es fortaleza, por lo que se les trata
con respeto y dignidad.

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Compromiso de entrega
El éxito es el resultado de trabajar juntos para la satisfacción de las necesidades
de nuestros clientes.

Lealtad e integridad en nuestras acciones

Nuestros estándares son altos y lo reflejan nuestras operaciones.

Búsqueda constante del desarrollo humano

El negocio refleja nuestro plan activo de políticas cooperativas para hacer mejor
cada lugar en donde nos desarrollamos.

ORGANIGRAMA LACTEOS DEL CASTILLO

GERENTE GENERAL
Alberto rosero

REPRESENTANTE
LEGAL
Diva Gisela Cerón
Charry

ACESORES RECURSOS DEPARTAMENTO

COMERCIALES HUMANO CONTABLE

GUSTAVO
CASTRILLON DIEGO ROJAS
LINA BONILLA

AUX. OPERATIVA AUX. CONTABLE

DIANA CARDONA ANDREA JULIETH

RODRIGUEZ

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Antecedentes de la empresa

Área donde se desempeña

Me desempeño en el área de facturación, de venta y manejo de cartera. donde
voy a ejercer mi campo de práctica con mis respectivas funciones que me
corresponde.

DOFA o PODA de la experiencia de la practica en este tiempo

VOLTA BROKERS

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
 Variedad de precio en el  Verdad de productos
producto  Buen talento humano
 Plantilla  La posibilidad de la
 Falta de control en cartera implementación de incentivos
que promuevan a los clientes a
concientizar y respetar la
modalidad de pago pactadas
FORTALEZA AMENAZAS
 Personal bien capacitado  Incumplimiento de los
 Cuenta con certificaciones de proveedores para entrega de
especialistas en protección de mercancía
riesgos  Incumplimiento pagos por parte
 La importancia que da el de los clientes.
departamento de cartera a la  Las moras constantes y la falta
compañía es la fuente que de gestión en el proceso de
mantiene en firme el desarrollo cobro afectan significativamente
continuo y constante. la compañía

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Descripción de herramientas y recursos utilizados

VOLTA BROKERS cuenta con el sistema contable Siigo a nivel nacional, por
medio del cual se realiza la contabilización de las cajas menores, anticipos ,
reembolsos y informe del manejo de cartera para poder identificar a los clientes
morosos , por medio de este sistema también se exportan los informes en Excel
con los cuales se certifica la veracidad de los registros contables realizados a los
directos responsables o proveedores; adecuado uso de páginas Web para la
validación y confirmación de datos, manejo de archivos compartidos por drive para
verificación de información con las diferentes áreas las cuales tienen correlación
de los pagos como son Tesorería y área Administrativa.

Nombre del jefe inmediato, del supervisor, equipo interdisciplinario al que

pertenece o con quienes va a interactuar

 jefe inmediato: Diva Gisela Cerón Charry

 Supervisor: Diva Gisela Cerón Charry
 Equipo indisciplina: Gustavo Castrillón

B. Funciones y compromisos establecidos

Para el desarrollo de la práctica profesional se establecieron las siguientes

funciones:

• Causar legalizaciones de Caja menor,

• Causar anticipos y reembolsos.
• Contabilizar cuentas por pagar (proveedores y pagos diarios, cuentas de
cobro, pago de servicios públicos y facturas de arriendo).
• Labores de archivo en el área de contabilidad.
• Conforme al desempeño de la practicante se irán asignando otras
funciones.

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Los compromisos que debe Hacer un correcto manejo de las herramientas de

trabajo.
Validar la información registrada en los soportes de legalización.
Realizar los registros en el momento correcto de modo que la información pueda
ser oportuna y confiable. Analizar la información suministrada en los documentos
equivalentes para realizar el registro correcto de la información.

Productos y actividades a realizar.

 Informe de cartera
 Informe de dinero recibido en efectivo
 Informe de movimiento de caja menor
 Informe de gastos administrativos
 Informe de ventas

OBJETIVO GENERAL

Diseñar y proponer políticas de cartera que implementen el control eficiente de lo

recursos propios de la agencia volta seguro por el desarrollo de su actividad
económica.

OBJETIVO ESPECIFICO

Identificar herramientas para optimizar el control de la cartera.

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 Diagnosticar las diferentes falencias que se reflejan en el departamento de

cartera que están generando riesgos que pueden afectar el funcionamiento
de la compañía.

 Establecer roles y responsabilidades para asegurar la oportunidad en la

información requerida

 Poner en práctica los conocimientos que se van adquiriendo durante el

desarrollo del programa, que permita desarrollar las funciones con eficacia
y eficiencia dentro de la empresa

AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control es la base de los demás componentes de control a proveer

disciplina y estructura para el control, tiene gran influencia en la forma como se
desarrollan las operaciones se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos

atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia se considera que
existen controles generales y de aplicación sobre los sistemas de información.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y

la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados.

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ACTIVIDADES DE CONTROL

Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para

cumplir diariamente con las actividades asignadas, expresadas en las políticas,
sistemas y procedimientos

CONTROL DE PRONOSTICO

Para cambiar este pronóstico, es indispensable crear un plan de trabajo y

cronograma junto con la Gerencia para el diseño y puesta en marcha de
herramientas en el proceso contable. Dicha estrategia mejorará progresivamente
la proyección de la compañía a mediano y largo plazo y logrará implantar estos
métodos en cada departamento para mejorar su productividad.

La herramienta Excel será fundamental para alimentar la operación contable y con

ella establecer informes mensuales sobre resultados del ejercicio y análisis
financiero, así mismo al analizar su ciclo contable se podrá establecer políticas
para el uso y manejo adecuado de la contabilidad a través de una manual de
procesos contables.

su respectiva forma de pago, compras, gastos, costos, conciliación bancaria,

cartera, cuentas por pagar, entre otros; se llevarán a cabo en la herramienta
office-Excel; para ello se elaboraron formatos mensuales para la contabilización de
cada uno de ellos, al cierre de cada mes se tomarán en cuenta para la obtención
de informes sobre la situación financiera de la empresa. (Es importante aclarar
que dichos formatos fueron incluidos en el manual de procedimiento contable para
llevar evidencia de su creación).

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Por otra parte, el archivo físico se organizó por cliente con su respectiva carpeta
en donde debe estar formulario de vinculación diligenciado, certificado de
existencia y representación legal. certificaciones comerciales, y formato para
diligenciar las ventas mes a mes. Cada proveedor posee su carpeta con los
mismos documentos. Finalmente, una AZ con el consecutivo de facturas de
ventas, AZ con las facturas de compra y AZ comprobantes de egreso

PRESENTACION DE PRATICAS

Uno de los problemas que se identifica en la compañía es el manejo de cuentas

por cobrar, esta empresa tiene cinco años en el mercado y estuvo involucrada en
un fraude por abuso de confianza por parte de la persona que se encargaba del
área contable, debido a que no había controles ni procesos para el correcto
manejo del dinero en efectivo y las cuentas de difícil cobro. En este momento se
presentan los siguientes inconvenientes: perdidas de dinero en efectivo
correspondiente al pago de facturas, no hay control con la cartera morosa.

La importancia del adecuado manejo del área de tesorería afecta la actividad

normal de la empresa, ya que su principal función es la gestión del recaudo de las
cuentas por cobrar y lo relacionado con la cartera de la compañía trabajando de la
mano con el área comercial, Es importante considerar que los créditos a las
cuentas de ingresos, normalmente representan parte del producto de las ventas,
derivándose de aquí, que una presentación incorrecta de los ingresos estará
incidiendo directamente en una presentación incorrecta también, en las cuentas
por cobrar o el efectivo”

La incidencia de la práctica de fortalecimiento empresarial agencia volta seguros

fue favorable, toda vez que la Gerencia está satisfecha con el trabajo realizado y
afirma que a la fecha puede tomar mejores decisiones en la parte administrativa y

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de cartera de la compañía, así como establecer metas a corto y mediano plazo.

se logró analizar el ciclo contable y sus características en la compañía volta
seguro, se extrajo los problemas que ocasionaban la mala organización y se inició
un plan de trabajo para la estructura de la misma, entre ellas la capacitación al
personal sobre el manejo adecuado de los soportes contables, la importancia de
hacer un estudio de crédito a un futuro cliente, y la prioridad de tener la
contabilidad al día para ver los resultados de la entidad en tiempo real.

organizarel manual de procedimientos contables de manera correcta, se inicia

creando las políticas por cada sección, haciendo énfasis en las cuentas por cobrar
y pagar, ya que es indispensable establecer la forma y tiempo de pago de los
clientes y proveedores; con la finalidad de minimizar los riesgos en el flujo de
efectivo. Se elabora un formato de vinculación en el cual el futuro cliente debe
diligenciar junto con el anexo de varios documentos con el objeto de llevar una
carpeta física de su historial y poder hacer un estudio de crédito no incurrir en
clientes ficticios o que no cancelen. Por último, los proveedores tendrán su carpeta
física con políticas claras para su pago.

se determina que para el registro de las operaciones contables como lo son las
ventas con su respectiva forma de pago, compras, gastos, costos, conciliación
bancaria, cartera, cuentas por pagar, en la cartera se llevarán a cabo en la
herramienta office-Excel; para ello se elaboraron formatos mensuales para la
contabilización de cada uno de ellos, al cierre de cada mes se tomaran en cuenta
para la obtención de informes sobre la situación financiera de la empresa.(Es
importante aclarar que dichos formatos fueron incluidos en el manual de
procedimiento contable para llevar evidencia de su creación)

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EVIDENCIA

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CARPETA DE INGRESOS Y GASTOS

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EL VOLTA SEGUROS Llevar un control de los ingresos es fundamental para que

una empresa tenga éxito. Se creo una carpeta para guardar pruebas físicas. en el
cual volta segura no contaba con una buena organización. Con la contabilidad de
ingresos para llevar un control de flujo de caja. se comprueba con facturas o
consignaciones Es por ello que debes realizar un balance periódicamente,
preferiblemente mes a mes. Después habrá que hacer un balance anual. En este
documento contable debes anotar todas las entradas y salidas de dinero
mensuales para poder conocer el resultado. Más adelante profundizaremos en la
representación contable de estos conceptos, pero como adelanto debes saber que
en los ingresos tienes que incluir las ventas.

Los gastos

EL VOLTA SEGUROS se reportan los gasto y serán archivado en la carpeta para

poder justificar los gastos como (pago de peajes, tiquetes , pago de restaurante ,
papelería , aseo) como pagar las nóminas a sus trabajadores, comprar material,
contratar publicidad, pagar el alquiler) hacer frente a los gastos de viaje de los
trabajadores o abonar las facturas de los suministros. Todo eso son gastos.

EVIDENCIA

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FACTURAS

Manejo del sistema de gestión, facturación. Facturar las operaciones comerciales.

Realizar el cierre diario. Recibir el dinero en efectivo de las ventas de contado.
Enviar a consignar el efectivo. Revisión de los cierres diarios. Revisión de la
facturación. Ingreso de la información al sistema de contabilidad

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Estos cierres diarios son entregados al área de contabilidad en donde son

revisados, facturación vs cierre del sistema y las consignaciones del efectivo, al
encontrar algún tipo de error, son devueltos para su corrección. Si no presentan
problema alguno, se procede a realizar los asientos contables respectivos en el
sistema de contabilidad, el riesgo aquí se da en la posibilidad de errores en la
digitación en el sistema de contabilidad, u omisión de información así mismo, si en
los procesos anteriores se cometieron errores y no fueron hallados
oportunamente, la información ingresada será errónea.

Análisis de los resultados obtenidos

ACADEMICO PRACTICO CONCLUSIONES

Se pone en práctica los organización del archivo Se logra establecer los saldos
procedimientos administrativos físico y electrónico del ciclo iniciales de la operación contable,
enseñados en la Universidad. contable de la entidad además se capacita al personal
sobre el manejo adecuado y la
importancia del archivo

Correcta operación del ciclo Creación de formatos en Excel Tener actualizado las operaciones
contable y procesos de la para el registro de de la empresa mes a mes, es
contabilidad financiera. operaciones de la empresa, adecuado para la Administración
Como son: compras, gastos, tomar decisiones acertadas para la
Manejo de cartera, ingresos. empresa.

Se aplican conocimientos de En Excel se elaboran informes Informes básicos como el

técnica contable para la para la correcta organización, presupuesto ayuda a fijar objetivos
debida elaboración de informes como lo son formato de y planear recursos, además de
que ayuden a la presupuestos, estado de coordinar, controlar y comparar
planificación de la empresa cartera y cuentas por pagar. los resultados obtenidos.

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Evaluación por parte del estudiante

En la práctica se logra aplicar los conocimientos vistos en la universidad, mayor

experiencia en el campo contable, asesoramiento a la Gerencia en la toma de
decisiones. En cuanto a las actividades de fortalecimiento empresarial se refleja
una correcta organización en la empresa, mayor proyección y posicionamiento en
el mercado. Finalmente, el grado de compromiso y responsabilidad fue importante,
toda vez que era necesario para establecer resultados óptimosen la compañía.

Actividades Actividades

Contabilizar y realizar el registro Durante las diferentes semanas se realizaron las

contable de los documentos soporte siguientes actividades: registro contable de los
tales como recibos de caja, documentos soporte tales como recibos de caja,
comprobantes de egreso, facturas de comprobantes de egreso, facturas de venta y de
venta, de compre y de cartera. Los compra y los ajustes contables del cierre del mes
ajustes de cierre de mes

Realizar, la conciliación bancaria Durante estas semanas se ejecutaron

satisfactoriamente las actividades, se realizaron los la
conciliación bancaria de consignaciones de pagos de
seguros. ( Davivienda , Bancolombia )

Verificar flujo de caja, realizar Se ejecutó durante estas semanas la auditoria de

auditoria de documentos y procesos Documentos se hace una investigación y verificación
y demás trámites de control. de flujo de caja

Preparación de la información para el Se ejecutó la preparación de la información para el

cierre contables, coordinar con los cierre contables, coordinar con los demás procesos la
demás procesos la llegada de la llegada de la información y soportes para su registro
información y soportes para su contable.
registro contable.

BENEFICIOS LOGRADOS
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CAMPO DE ACCION BENEFICIOS LOGRADOS

Adquisición de la experiencia al
ejecutar las diferentes tareas,
permitiéndome desde este punto de
Personal vista afianzar cada día lo
conocimientos de esta manera llevar
acabo las actividades que demanda
la carrera. De igual manera durante
el proceso de aprendizaje se afianzo
los valores que ya tenía, aplicándolos
en el desarrollo de mi profesión.
Con los conocimientos adquiridos
durante el desarrollo laboral puse en
práctica los conocimientos teóricos
adquirido en la universidad minuto de
Profesional dios los cuales eran los básicos a
nivel contable, y que con el
desempeño de mi labor los fui
reafirmando.
Ampliando actualizando, logrando así
una gran experiencia que me ha
aportado un alto nivel para ir
creciendo a nivel profesional.
El desarrollo de la practicas permitió
alcanzar aptitudes para tomar las
decisiones, habilidad para trabajos
de alta tensidad y un buen desarrollo
comunicativo, trabajo en equipo y
Laboral disciplina por las funciones
desempeñadas esto me permite a
adaptarme a los nuevos entornos.

Desarrollando capacidad de análisis

y pensamiento estratégico enfocado
Al empoderamiento y liderazgo con el
equipo de trabajo. expresando las
opciones firmes y precisas. estar
dispuesta al aprendizaje constante,
esforzándome cada día para cumplir
compromisos ,satisfacer los objetivos
trazados y alcanzados.

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