MODELO DE AUDITORIA DE PROYECTOS

MODELO DE AUDITORIA DE PROYECTOS

PARTE II

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 FASE II: COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA

En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior

con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la entidad,
organismo o empresa pública.
Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la
autoridad delegada por la Junta - Directiva, el Directorio o, el titular de la entidad a los
funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc.

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 En esa fase es necesario determinar:
 ¿Por qué se creó la entidad, organismo o empresa? ¿Cuál fue la necesidad de su
creación y los propósitos u objetivos que señalaron su creación?
 Los objetivos iniciales han permanecido o cambiado durante el transcurso del
tiempo.
 La misión primordial de la entidad, organismo o empresa y cuáles son los objetivos
principales para alcanzar la misión primordial.
 Las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos
principales y los propósitos de cada actividad.
 La: regulación de carácter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este
aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pública.
 Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales con
respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento serán o no
revisados posteriormente según la determinación de las áreas críticas.

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 A final de esta fase del proceso de auditoría se habrá adquirido un buen grado de
conocimiento sobre 1a entidad en que está actuando, que le permita intercambiar
opiniones válidamente con los funcionarios de la administración.
Una de las evidencias de que se ha cumplido con los objetivos de la fase, es la
presentación gráfica de la misión primordial, los objetivos principales y las operaciones
o actividades más significativas, jerarquizando su importancia mediante la asignación
de un número en orden consecutivo correspondiendo el No.1 a la mayor jerarquía.
Esta presentación gráfica constituye lo que se denomina el “Árbol de Misión, Objetivos
y Operaciones”.

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 ÁRBOL DE MISIÓN, OBJETIVOS Y OPERACIONES

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 La realidad respecto a una entidad específica es que se hace necesario identificar
cuales áreas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquélla que tendrá la
prioridad en la evaluación.
Por principio de auditoría, los esfuerzos deben orientarse hacia las áreas débiles o
críticas y dentro de estas seleccionar las más significativas o importantes para dirigir
hacia ellas, la aplicación de la auditoría.
El grado de dificultad en 1a identificación y selección de las áreas depende de las
circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y
justificadas para sugerir el área a ser examinada; o puede ser que se conozcan
previamente problemas o debilidades específicas en la entidad; o en la entidad existen
áreas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas a auditoría y sea
conveniente un examen; o los resultados e informes de auditorías anteriores indican
que áreas se consideran críticas para ser sometidas a auditorías.

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 Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del
sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de
control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una
unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el
logro de las metas no se da.
Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de identificación de
áreas críticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de
auditoría.

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 Selección de las áreas débiles o críticas:

Para el efecto con base en la información acumulada en las dos fases anteriores, se
seleccionarán operaciones típicas y representativas de todas las actividades. Se
considerará, con respecto a cada área de actividades, la evaluación con los elementos
básicos del control interno.
A finalizar la evaluación del control interno se establecerá las áreas débiles o críticas,
que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionará dentro de éstas
las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para
orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoría.

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 Programa de auditoría para el examen de las áreas críticas.
Con la definición de las áreas críticas concluirá la planeación de la auditoría, y con ello
es posible:

Definir el alcance y objetivos: Es decir una declaración precisa acerca de lo que la

auditoría se propone Conseguir y/o a la pregunta que responderá. Lo anterior debe
corresponder según sean el tipo y la naturaleza del área o unidad que será evaluada:

 Elaborar del plan, de auditoría: Se deben fijar las fechas y lugares en donde se
realizara la auditoría objetivos y alcance de la auditoría, normativa de referencia y
vigente los miembros del equipo auditor, medios y recursos necesarios para la
ejecución, horario de la auditoría e identificar las personas responsables de cada
área.

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 Notificación al auditado: se debe comunicar el plan, resolver necesidades especiales
y confirmar a los asistentes que acudirán reuniones de apertura y cierre.
 Desarrollar listas de verificación: esta etapa permite obtener los últimos datos
importantes para la ejecución de la auditoria, como por ejemplo, ¿qué quiero
mirar?, ¿qué estoy buscando?, ¿Con quién debo hablar?, ¿qué deseo preguntarle?

Los programas de trabajo deben tener una estructura lógica que conduzca a alcanzar
los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad,
economía) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia.

Así mismo, los programas deben ser lo suficientemente flexibles que le permitan al
auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que
pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación.

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 Designación del Equipo de Auditoría

Definido el problema y el alcance que tendrá la auditoría de acuerdo al programa

establecido, se procede a considerar el personal que se empleará, el cual debe estar
plenamente capacitado para este trabajo.
De la calidad de sus miembros depende el logro de los objetivos de la auditoría y la
oportunidad en alcanzarlos.
Esta selección debe asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de la
auditoría, en ningún momento un auditor debe auditar su propio trabajo.
Estos auditores deben estar calificados por los conocimientos que poseen de un proceso
de auditoría, por sus conocimientos técnicos del objeto a auditar, por su habilidad
para comunicarse en forma verbal y por sus informes. Un buen auditor debe contar
como característica más importante “actuar con ética en cualquier situación”.

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 El grupo debe contar con las siguientes habilidades:

 Diseño de sistemas y procedimientos.

 Organización y métodos.
 Manejo y control de proyectos.
 Técnicas de investigación.

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 Antes de iniciar la auditoría se diseñarán los instrumentos a utilizar así como las
técnicas, entre las cuales se pueden enunciar:
 Organigramas
 Diagramas de proceso de flujo
 Gráficas de Gantt
 Redes de actividades
 Estadísticas
 Análisis de tiempos y movimientos
 Muestreo y pruebas selectivas
 Rendimiento de trabajo
 Análisis de condiciones de trabajo
 Análisis de la demanda
 Análisis factorial
 Papeles de trabajo
 Análisis de productividad del trabajo
 Análisis de capacidad instalada, entre otras.

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 EXAMEN O EVALUACIÓN

Es la etapa en donde se inicia la auditoría y en donde se deben de aplicar las técnicas

de investigación, a fin de obtener la información necesaria para poder realizar el
diagnóstico pertinente.
Además, se debe conocer si existe algún interés por que se revise específicamente
alguna área en especial de la empresa.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información
puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas
formales, revisión de expedientes, revisión de documentación, observaciones directas,
investigación en las Cámaras y Asociaciones a los que pertenezca la empresa,
actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc.
En esta etapa se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo
estadístico.
La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al
respecto es recomendable que aquéllas sean verificadas antes de ser utilizadas.

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 FASE IV: EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS

Esta fase es la más extensa en un proceso de auditoría. Tiene por objetivo evaluar los
posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para
determinar el grado de eficacia o efectividad, y economía para formular
recomendaciones.
En esta etapa se aplican procedimientos y técnicas de auditoría y comprende:
pruebas y evaluación de controles, identificación de hallazgos (condición y criterio),
desarrollo de observaciones (incluyendo condición, criterio, causa-efecto, y evaluación
de comentarios de la entidad) y comunicación de los resultados a los funcionarios
responsables de la empresa evaluada.
Cuando los recursos humanos de auditoría son limitados para examinar en detalle
toda la información del área o existen limitaciones de tiempo para la ejecución del
examen detallado, el alcance del trabajo se podrá limitar a algunas de las
actividades más significativas, de tal forma que se puedan obtener resultados en un
tiempo prudencial.
A terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor tendrá
identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean significativos y tendrá
fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe.

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 Actividades que comprende el examen detallado de las áreas críticas o débiles:

En este momento se pone en marcha la ejecución del programa de trabajo así como, el
planteamiento del objetivo, alcance y personal que se empleará. Se pueden mencionar
las siguientes actividades como características de esta fase:

 Aplicación de técnicas de investigación.

 Entrevista con los responsables, con objeto de indicarles el seguimiento a la atención
de las áreas de problemática relevante.
 Captación de documentación necesaria.
 Revisión, complementación y depuración de la información captada.
 Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que tenga
relación con el área critica seleccionada.

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  Captación de opiniones y sugerencias.
 Jerarquización de observaciones.
 Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse (Leyes,
decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas, estándares
de desempeño, indicadores de rendimiento).
 Identificación y desarrollo de las características de los posibles hallazgos de
auditoría.
 Planteamiento de las recomendaciones.
 Discusión de las observaciones.

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 Técnicas de Investigación

Su objetivo consiste en encontrar los elementos necesarios y precisos para que el auditor
se pueda formar un juicio sobre los problemas referentes al caso que se atiende. El
propósito fundamental, es conocer la problemática que existe de fondo, sin tener
información vaga que dificulte el análisis.
Dentro de las técnicas que son más empleadas se tienen:

Verificación ocular:

 Comparación: Es observar la similitud o diferencia existente entre dos o más

elementos.
 Observación: Es el examen ocular para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

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 Verificación Escrita:
 Analizar: Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso,
con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios
normativos y técnicos existentes.
 Confirmación: Es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros
y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada
por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen.
 Tabulación: Es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados
obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite
la elaboración de conclusiones.
 Conciliación: Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,
separados e independientes.

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 Verificación Documental:

 Comprobación: Se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la

existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por
una empresa, mediante la verificación de los documentos que las justifiquen.
 Computación: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una
operación o resultado.
 Rastreo: Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera
progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a
otro realizado por una unidad operativa dada.

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 Verificación física:

Inspección: Es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el

objeto de establecer su existencia y autenticidad. Se pueden registrar los siguientes tipos
de evidencias:
 Evidencia Física
 Evidencia Testimonial
 Evidencia Documental
 Evidencia Analítica

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 Verificación Oral

 Indagación: Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante

averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios de la empresa.
 Entrevistas: Pueden ser efectuadas al personal de la empresa auditada o personas
beneficiarias de los programas o proyectos.
 Encuestas: Pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos
o grupos de personas.

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 ENCUESTA

Cuando se utilice herramienta debe tenerse cuidado con:

 Planear las encuestas para obtener información sobre la ejecución práctica de las
políticas y procedimientos.
 Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más apropiadas al
tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamaño de la muestra y la
oportunidad de la entrevista.
 Efectuar encuestas al personal ejecutivo que administra las principales actividades
así como con el personal de línea, asegurándose de haber obtenido una opinión
veraz y significativa del caso o área auditada.
Se puede aplicar en forma combinada, además de que permite captar la información
planteada del área a auditar; se puede realizar a través de:

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 CUESTIONARIOS
Permiten obtener información a través de una serie de preguntas que ahorra tiempo
en el desarrollo de la investigación, dado que puede ser contestado simultáneamente
por varias personas; de las ventajas que ofrece esta técnica se pueden enumerar:

 Elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes.

 Se obtiene información específica de cada caso.
 Se incluyen todas las preguntas de interés tal, que permitan capacitarse al auditor
para poder formular sus conclusiones.

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 Los cuestionarios a su vez se clasifican en:

i. Cuestionarios con respuesta abierta

Este tipo de cuestionarios permite al interrogado ampliarse en sus respuestas con

suma libertad, lo que proporciona al auditor ideas sobre las aptitudes de los
interrogados.
ii. Cuestionario con respuesta cerrada

Sólo se le permite al interrogado contestar afirmativamente o negativamente; sin

embargo, al estructurar la pregunta es de suma importancia que ésta se enfoque a lo
que realmente se desea saber.
iii. Cuestionario con respuesta selectiva

El interrogado puede elegir una de entre varias alternativas, lo cual permite tener
una apreciación de acuerdo con los índices mayoritarios.

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La información que se ha de obtener de los cuestionarios deberá en medida que se
verifique; por tanto, los cuestionarios pueden ser:

 Cuestionario general de auditoria.

 Cuestionario funcional
 Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo
 Cuestionarios de análisis de procedimientos
 Cuestionarios de análisis de formas

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 ENTREVISTA
Las entrevistas formales son una de las técnicas de mayor uso en cualquier tipo de la
auditoría, toda vez que a través de ellas se obtiene la información de primera mano
respecto del caso que se atiende.
Esta técnica permite obtener información a través de conversaciones con las personas
que de alguna manera tienen relación con lo que se investiga: para tal efecto;
 La presentación debe inspirar confianza
 Se debe actuar sencillamente
 La conversación se debe encaminar a lograr la información deseada.
 La conversación se debe desarrollar en función de la cultura y/o preparación de la
persona con quien se trata
 Se deben hacer aclaraciones para poder satisfacer las dudas existentes
La entrevista se puede realizar en forma individual o en forma general; sin embargo,
aunque la general aporta ahorro en cuanto a tiempo y costo, no permite tener
acercamiento con las personas por tanto, las respuestas pueden ser superficiales.

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Es además indispensable que la persona que aplique la técnica de la entrevista, sepa
manejaría y tener amplio conocimiento de la misma, y de los rasgos de la
personalidad.
 Técnicas de la entrevista:
i. Reporte
Se inicia la entrevista dejando a la persona que hable con soltura y tome confianza e
interés.
ii. Eco
Se dirige al entrevistado en el tema a través de la repetición de la última palabra que
éste pronuncie.
iii. Silencio
Se guarda silencio aun cuando el entrevistado ha terminado de hablar, lo cual lo insta
a que comente algo más.
iv. Confrontación
Se emplean sobre todo en personas que son muy dadas a exageraciones, por tanto se
debe probar lo que argumentan tan exageradamente.

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 v. Preguntas proyectadas
Se brinda la oportunidad de expresarse con libertad al referirse en su conversación en
el sentido de terceras persona.
vi. Preguntas situacionales
El entrevistado dará su respuesta de una situación hipotética en la cual se le colocara.
vii. Uso del agrado
Se apoya lo que el entrevistado dice a través de gesticulaciones aprobatorias.
viii. Uso del desagrado
Se emplea sobre todo para medir la seguridad de lo que dice el entrevistado.
ix. Presión emocional
Permite medir el grado de control emocional a través de la presión que se ejerce en lo
que dice el entrevistado.
x. Presión de tiempo
Se le indica al entrevistado el tiempo que tiene para exponer sus opiniones y
respuestas.

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 Características del hallazgo de auditoria
Las características del hallazgo se auditoria sin cuatro a saber:
 La Condición. Esta característica está dada por la situación actual encontrada por
el auditor (Lo que es).
 El Criterio. Está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas
aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros que el auditor
utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que "el criterio" es
’lo que debe ser", es decir la situación ideal.
 El Efecto. Es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el
criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos
ir rescatables.
 La Causa. Es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al
comparar la condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la condición.

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 Conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos:

Desarrolladas las características de un hallazgo se está en condiciones de concluir sobre

el mismo y de proceder a identificar la mejor solución o para formular finalmente la
recomendación. La esencia de la fase de examen detallado es la evaluación de los
hallazgos.
Le corresponde por lo tanto al auditor dejar constancia de esta evaluación en papeles
de trabajo. En esos documentos se deja evidencia de:

 Información obtenida en el transcurso del examen.

 Evaluación de la efectividad del control interno y de la identificación y selección de
las áreas críticas.
 La evaluación o desarrollo de los hallazgos.

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 En auditoría los papeles de trabajo sirven para:

 Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría, las conclusiones y

recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia.
 Suministrar información suficiente para la preparación del informe de auditoría.
 Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditoría.
 Permitir la supervisión del trabajo de Auditoría.
 Guiar la conducción de auditorías subsiguientes.

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 INFORME

El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre
que sea posible el efecto.
Cuantificado que provocan los hallazgos detectados, sus causas y consecuencias.
Conviene presentar muy claramente a los administradores de la Empresa el efecto de
la ineficiencia existente a fin de motivar la toma de las medidas correctivas
conducentes.
El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden
corresponder a una pérdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar
orientadas a un aumento de productividad, ahorros que podrían lograrse, o bien otros
aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades.
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las
bases para los cambios que deban efectuarse para eliminaría.

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 La responsabilidad de la auditoría consiste en informar sobre los problemas
detectados.
La solución de los problemas es responsabilidad directa de la empresa auditada.
Los hallazgos de la auditoría pueden irse comunicando en el curso del examen o a su
término; esto dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas
detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.
Cuando se detecte un problema grave que requiera de una solución urgente, será
necesario informarlo de inmediato sin esperar el término de la auditoría.
El informar de los hallazgos durante el transcurso de la auditora permite obtener el
punto de vista de los funcionarios auditados, a fin de debatir con ellos los problemas
detectados en la auditoría.
Al final del trabajo se debe tener una conferencia o un seminario con los funcionarios
principalmente examinados para comunicarles y discutir con ellos los resultados del
examen.

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 FASE V: COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS

La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoria, se efectúa en un

informe escrito en el cual se presenta debidamente documentados dichos resultados.
El informe debe ser ágil y orientado hacia la acción.
Siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de
los posibles cambios.
Asimismo, la comunicación oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de
los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio
del auditor.
La presentación equitativa de los distintos puntos de vista contribuye notablemente a
aumentar la posibilidad de que las recomendaciones sean acogidas y aceptadas.

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 El informe debe cumplir con los siguientes requisitos:

 A quien se dirige
 Importancia.
 Utilidad y oportunidad
 Sustentación exacta, suficiente y adecuada
 Convicción
 Integridad

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 La etapa de presentación del informe comprende las siguientes fases.

a) Elaboración del informe final.

b) Presentación del informe al director general y subdirector de auditoría.
c) Presentación del informe a los responsables de la unidad auditada (Reunión de
Cierre).

12/22/2021 RCE 38
 Contenido del informe

Síntesis o Resumen (Resumen Ejecutivo)

En esta parte se expone brevemente las características de la auditoría realizada y las

conclusiones y recomendaciones más significativas de su trabajo, de tal forma que los
ejecutivos de la entidad tomen rápidamente una visión general del trabajo realizado y
sus principales resultados y a la vez por la gravedad motive a los interesados en su
cuidadosa lectura.

12/22/2021 RCE 39
 Información Introductoria:

En esta parte se hace referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y
creación, naturaleza y determinación de sus actividades, organización y
administración, en términos muy generales.
Igualmente, manifestará en la introducción las áreas examinadas y la naturaleza y
alcance del examen practicado.

Resultados de la Auditoría (Hallazgos de Auditoría):

En esta sección se presentan suficientemente sustentados y en orden de importancia,

respecto a las áreas críticas examinadas, los hallazgos desarrollados durante la
Auditoría.

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Debe tenerse en cuenta que para cada hallazgo de Auditoría es conveniente destinar
una sección o capítulo en esta parte del Informe, atendiendo el siguiente orden:
 Conclusión
 Condición
 Criterio
 Efecto
 Causa
 Comentarios de los funcionarios responsables
 Recomendaciones, incluyendo cualquier acción ya tomada al respecto

La presentación de cada sección debe llevar como título el asignado al respectivo

hallazgo; pero no es necesario que al presentar los hallazgos se titule cada una de las
características o elementos de los mismos, excepto las recomendaciones. Basta
relacionarlos en párrafos consecutivos siguiendo el orden anterior.

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 Anexos:

Finalmente, en el informe se adjuntarán los documentos que se considere estrictamente

necesarios o sea aquellos que por su naturaleza no pudieron desmembrarse y
presentarse para su análisis en la sección correspondiente.

La reunión de cierre:
Tiene como objetivo presentar las observaciones de la auditoría a los representantes de
la empresa auditada, de tal modo que se asegure que se han entendido claramente los
resultados obtenidos, el auditor encargado presenta las observaciones teniendo en
cuenta el grado de importancia de cada una de ellas, se le agradece al personal por su
colaboración y apoyo para poder ejecutar de la mejor forma posible dicha auditoría.

12/22/2021 RCE 42
 Seguimiento:

La auditoría no será efectiva si ha concluido con un buen informe y no se le efectúa un

seguimiento para verificar, que la empresa auditada ha puesto en marcha las
observaciones y recomendaciones que le ha propuesto el equipo auditor.
El método para efectuar el seguimiento, dependerá del tipo de observación y también
de la importancia y materialidad de las observaciones y recomendaciones.
En las auditorías realizadas por los entes de control del estado a las organizaciones de
carácter estatal, los entes de control continúan haciendo seguimiento a la
implementación de las medidas remediales que ha presentado la empresa auditada.

12/22/2021 RCE 43
 MUCHAS GRACIAS …

POR SU ATENCION

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