3 Creacion de Tablas Parte1

C
REParte
Creación de tablas. ACI1Ó- N DE TABLAS. PARTE 1
Qué vamos a aprender en este capítulo...
Introducción
Crear una tabla usando el asistente
Modificar la vista Hoja de datos
Creación de tablas
Eliminar una tabla
Resumen
Introducción
En esta lección vamos a aprender a crear tablas utilizando un

asistente, introducir datos en las mismas desde la vista Hoja de
datos, modificar el aspecto de la vista Hoja de datos y eliminar
tablas. Pedro ya ha planificado el contenido de su base de
datos relacional y ahora quiere crearla en Access 2002.
Empiece seleccionando Inicio - Programas. Después,
seleccione Microsoft Access.
Para crear una base de datos en blanco, seleccione Base de

datos en blanco debajo de Nuevo. Si no aparece el panel
de tareas Nuevo archivo, haga clic en Archivo - Nuevo.
Ya que Microsoft Windows contiene la carpeta Mis documentos,

¿por qué no utilizarla? Puede colocar todos sus documentos y
bases de datos en ella para así encontrarlos más fácilmente.
Introduzca el nombre de su base de datos en el cuadro de
texto Nombre de archivo; llámelo “Tabemono”. Observe
que los archivos de bases de datos de Access tienen la
extensión “mdb”. Cuando haya escrito el nombre, haga clic en
Crear.
Crear una tabla usando el asistente
Las tablas son el soporte esencial de una base de datos relacional y el desarrollo de una base de datos comienza
creando las tablas para almacenar los datos. Pedro quiere crear una tabla para meter los datos de sus clientes.
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Creación de tablas. Parte 1 -
Para ello puede utilizar un asistente como guía. éste le ayudará

a crear una tabla basada en alguna de las tablas estándar que
ofrece. En cada paso le pide que defina las diferentes partes de
la tabla. Utilizar un asistente suele facilitar y agilizar el trabajo
de crear una tabla, más que si la tuviera que diseñar desde
cero. Para abrir el asistente, haga doble clic en Crear una
tabla utilizando el asistente.
El Asistente para tablas contiene dos listas con tablas de

ejemplo. Una contiene los nombres de las 25 tablas de
negocios más comunes y la otra contiene 20 tablas para uso
personal. ¡Puede que haya una que le sirva a Pedro! Asegúrese
de que Negocios esté seleccionado y desplácese por la lista
hasta encontrar Clientes. Para seleccionarlo, simplemente haga
clic en Clientes.
Al seleccionar una tabla de la lista, los campos de ejemplo

disponibles para esa tabla aparecen en el cuadro central.
Puede ver los campos pertenecientes a la tabla Clientes. Para
utilizarlos todos, haga clic en el botón de la doble fecha (>>).
Otra opción es ir seleccionando los campos de uno en uno
haciendo clic en el botón que contiene una sola flecha.
Seleccione cada uno de estos campos haciendo clic sobre ellos
en el cuadro de lista Campos de ejemplo y luego haciendo
clic en este botón (>>).
Pedro quiere cambiar el nombre propuesto por el asistente en

algunos campos, para ello seleccione el nombre del campo y
haga clic en el botón Cambiar el nombre del campo. Una
vez introducido el nuevo nombre, haga clic en Aceptar. Al
terminar de cambiar los nombres de los campos haga clic en
Siguiente.
En el siguiente paso del Asistente para tablas, se le pide poner

un nombre a la tabla, pudiendo aceptar el que por defecto se
le propone. También puede dejar que el asistente seleccione la
clave principal por usted. La clave principal es un campo que
contiene los identificadores únicos para los registros. Deje que
el asistente lo elija haciendo clic en Siguiente.
Lo último que debe decidir es qué desea hacer después de que

el asistente haya terminado de crear su tabla. En este caso
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elija Introducir datos directamente en la tabla. Por

último, haga clic en Finalizar.
A continuación aparece la tabla Clientes en la vista Hoja de

datos, muestra los campos ordenados en filas y columnas,
como una hoja de cálculo, de forma que puedan verse varios
registros al mismo tiempo.
Podrá comprobar que el campo IDCliente tiene

Autonumérico como primer dato. Access crea
automáticamente un número consecutivo cada vez que se
añade un registro a la tabla. La manera más fácil de crear una
clave principal es designar este tipo de campo. El asistente ya
ha designado el campo IDCliente como clave principal. Intente
escribir “Hanari Carnes” bajo Nombre empresa.
Al comenzar a introducir un registro en una tabla,

automáticamente aparece debajo el siguiente en blanco, para
permitir seguir introduciendo información. En este registro, a la
izquierda aparece un asterisco indicando que es el último
registro de la tabla. Observe también que al introducir datos,
aparece un lápiz en el botón de la izquierda, lo que indica que
los datos se están escribiendo, todavía no han sido
introducidos en la tabla, desaparecerá cuando cambie Access le
ha asignado automáticamente el número 1 a este registro
como identificador único. Siga rellenando este registro y el
siguiente.
Modificar la vista Hoja de datos
A continuación practicará la modificación de la vista hoja de

datos. Antes de seguir, vamos a guardar la tabla por si después
realizamos algún cambio que no queremos almacenar. Haga
clic en el botón Guardar.
Hay columnas que son más anchas de lo necesario, por

ejemplo la columna de IDCliente y si las hacemos más
estrechas, podremos ver mejor el resto de los campos.
También podemos tener columnas tan estrechas que no
podemos ver el contenido del campo completamente y
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tenemos que usar las flechas para poder hacerlo. En ambos casos, para ajustar el tamaño de la columna puede hacer
clic en el borde derecho del selector de campo y arrastrar hasta conseguir el ancho deseado, o hacer doble clic en el
borde derecho del selector de campo y que el ancho de ésta se ajuste a los datos que contiene. Haga doble clic a la
derecha del botón de selección de la columna IDCliente para que vea cómo se ajusta su tamaño.
En otros casos, el contenido del campo puede ser muy extenso, por ejemplo, en el caso de un campo de tipo Memo, y
ensanchar la columna no sería la mejor opción, lo ideal sería cambiar el alto de la fila para que el contenido de dicho
campo apareciera en varias filas. Para hacerlo, sitúe el cursor del ratón entre dos selectores de registro en la parte
izquierda de la hoja de datos, y arrastre hasta conseguir el tamaño deseado. Access cambia el tamaño de todas las
filas, no es posible cambiar el tamaño de una única fila.
Para deshacer los cambios del ancho de columna y alto de fila, no puede utilizar el comando Deshacer del menú
Edición. Para deshacer todos los cambios, cierre la hoja de datos y haga clic en No cuando se le pregunte si desea
guardar los cambios en el diseño de la hoja de datos. Pero tenga en cuenta que deshará también el resto de cambios
de diseño realizados.
Al editar los datos de una tabla habrá ocasiones en las que se

dará cuenta de que no quiere mostrar algunas de las columnas
porque no son relevantes para esa ocasión. Por ejemplo, el
IDCliente se utiliza para identificar el registro de un cliente
dentro de la base de datos pero no es un campo que se utilice
a diario en la empresa Tabemono. En estos casos se puede
ocultar la columna. Haga clic con el botón derecho del ratón en
el título IDCliente y luego en Ocultar columnas.
El aspecto de la columna cambia al ocultar la columna, pero los

datos almacenados en la tabla no han sido modificados. Para
volver a mostrar la columna, haga clic en Formato - Mostrar
columnas. En este cuadro de diálogo puede seleccionar las
columnas que desea mostrar. Haga clic en esta casilla de
verificación, al lado de IDCliente. Después cierre el cuadro de
diálogo Mostrar columnas cuando haya terminado.
Ya puede ver de nuevo la columna IDCliente. Algunas veces, al

editar datos, necesitará ver el campo que identifica al registro.
Por poner un ejemplo: sería útil tener siempre visible el campo
Ciudad, para así poder ver rápidamente a dónde tendremos
que enviar el pedido del cliente. Por ello, existe la posibilidad
de inmovilizar una columna manteniendo así sus datos siempre
visibles en la pantalla, aunque nos estemos desplazando por
los distintos campos de la base de datos. Para inmovilizar la
columna Ciudad, desplácese por la hoja de datos. Después,
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haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de

la columna Ciudad y elija Inmovilizar columnas.
La columna es desplazada al extremo izquierdo de la pantalla.

Si quiere, desplácese por la tabla y observe cómo los demás
campos se desplazan "por la derecha" de la
columna inmovilizada. Para liberar una columna, haga clic en
Formato - Liberar todas las columnas.
Desgraciadamente, Access no devuelve la columna

inmovilizada a su posición original. Tendrá que volver a
colocarla en su sitio manualmente. Seleccione la columna
haciendo clic en el botón de selección de la columna, suelte el
ratón, haga de nuevo clic y mantenga presionado el ratón en el
selector de columna mientras la arrastra. Si quisiera mover
columnas contiguas, tendría que hacer clic en el selector de
columna y sin liberar el ratón, arrastrar éste para extender la
selección.
El campo Ciudad ha sido devuelto a su posición original. Al

igual que se puede alterar el orden de las columnas, también
se puede cambiar el aspecto del campo. Por ejemplo, cambiar
el tipo o el tamaño de la fuente. Puede ser que quiera
disminuir el tamaño de la fuente para que quepa más
información en la pantalla o incrementarlo para poder verlo
mejor. Haga clic en Formato - Fuente. Utilice el cuadro de
diálogo Fuente para cambiar el tipo, el estilo, el tamaño y el
color de la fuente. Antes de cerrar el cuadro de diálogo, vuelva
a elegir el tamaño 10 puntos y el tipo de fuente Arial.
Vayamos ahora a la parte divertida. Puede cambiar el aspecto

de la hoja de datos utilizando colores y efectos especiales,
modificando las cuadrículas, las líneas horizontales y verticales,
y el formato de las celdas. Haga clic en Formato - Hoja de
datos. Este es el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos.
Puede modificar el color de fondo y el aspecto de la hoja de
datos para que así se pueda leer con mayor facilidad, para que
sea más agradable a la vista o para que haga juego con otras
bases de datos.
Si prefiere ver el diseño de la tabla y no su contenido, puede

hacerlo a través de Vista Diseño. Haga clic en el botón Vista
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para ver la tabla en Vista diseño.
¿Se ha fijado en cómo ha cambiado de aspecto el botón? Si

volviera a hacer clic en él, volvería a la vista Hoja de datos,
pero no lo haga ahora. Todos los campos aparecen aquí. Ahora
puede ver el tipo de datos que se permite en cada campo de
esta lista. Estas pestañas contienen las propiedades de los
campos. Si lo desea, puede explorar las diferentes propiedades
de la tabla haciendo clic en cada campo. Cuando termine, haga
clic en Cerrar y no guarde los cambios si quiere dejar el
aspecto de la hoja de datos como estaba originalmente.
Creación de tablas
En la ventana Base de datos, puede ver la tabla que acaba de

crear. Pedro quiere practicar más la creación de tablas.
Practique usted también creando una nueva tabla. Utilice esta
información para crear una tabla que contenga información
sobre los empleados. Debe incluir los siguientes campos.
Como no es la primera tabla que crea en esta base de datos, el

asistente le preguntará si está relacionada con alguna de las
tablas existentes para generar él las relaciones entre las
mismas, como nosotros vamos a definir más tarde las
relaciones, haga clic en Siguiente.
¿Qué tal le ha ido? Puede saber si lo ha hecho correctamente

comprobando la solución, en la tabla, “Solución_Empleados”
del ejercicio C:/Witexc/AccessXP/Ejer_A02.
Eliminar una tabla
Vamos a borrar la tabla que acabamos de crear. Para ello, cierre la tabla Empleados. En la ventana Base de datos,
seleccione la tabla Empleados y a continuación, pulse SUPRIMIR.
Haga clic en el botón Sí para borrar la tabla. La tabla se borrará permanentemente de la base de datos. Si esta tabla
tuviera una relación con otra tabla, Access nos mostraría un mensaje indicando que no puede borrar la tabla hasta
que no eliminara primero sus relaciones. Para borrar permanentemente cualquier objeto de la base de datos, use el
mismo procedimiento. Cierre las bases de datos.
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Resumen
En esta lección ha aprendido a:
- Crear una tabla usando el asistente.

- Modificar la vista Hoja de datos.
- Eliminar una tabla.
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Notas

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Qué vamos a aprender en este capítulo...

En esta lección vamos a aprender a crear tablas utilizando un

Para crear una base de datos en blanco, seleccione Base de

Ya que Microsoft Windows contiene la carpeta Mis documentos,

Crear una tabla usando el asistente

Para ello puede utilizar un asistente como guía. éste le ayudará

El Asistente para tablas contiene dos listas con tablas de

Al seleccionar una tabla de la lista, los campos de ejemplo

Pedro quiere cambiar el nombre propuesto por el asistente en

En el siguiente paso del Asistente para tablas, se le pide poner

Lo último que debe decidir es qué desea hacer después de que

elija Introducir datos directamente en la tabla. Por

A continuación aparece la tabla Clientes en la vista Hoja de

Podrá comprobar que el campo IDCliente tiene

Al comenzar a introducir un registro en una tabla,

Modificar la vista Hoja de datos

A continuación practicará la modificación de la vista hoja de

Hay columnas que son más anchas de lo necesario, por

Al editar los datos de una tabla habrá ocasiones en las que se

El aspecto de la columna cambia al ocultar la columna, pero los

Ya puede ver de nuevo la columna IDCliente. Algunas veces, al

haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de

La columna es desplazada al extremo izquierdo de la pantalla.

Desgraciadamente, Access no devuelve la columna

El campo Ciudad ha sido devuelto a su posición original. Al

Vayamos ahora a la parte divertida. Puede cambiar el aspecto

Si prefiere ver el diseño de la tabla y no su contenido, puede

para ver la tabla en Vista diseño.

¿Se ha fijado en cómo ha cambiado de aspecto el botón? Si

En la ventana Base de datos, puede ver la tabla que acaba de

Como no es la primera tabla que crea en esta base de datos, el

¿Qué tal le ha ido? Puede saber si lo ha hecho correctamente

Eliminar una tabla

En esta lección ha aprendido a:

- Crear una tabla usando el asistente.

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