Fases de Una Auditoria Externa

Fases de una auditoria externa
1. Establecer los objetivos de la auditoría externa: En la política de calidad de la

organización hay que incluir las auditorías externas como instrumento de gestión. Con su
empleo se debe perseguir el objetivo de poder reconocer a tiempo las desviaciones respecto a
las especificaciones establecidas y poder aplicar las medidas apropiadas. Antes de comenzar a
realizar una determinada auditoría hay que establecer qué desea lograrse con ella. Los
objetivos concretos perseguidos ayudarán a establecer el tipo de auditoría más adecuado,
además de su campo y profundidad.
2. Establecer el campo y profundidad: Consiste en definir el objeto de la auditoría (si va a ser
de producto, proceso o sistema) así como decidir si es interna o externa.
3. Establecer la frecuencia: Dado que el objetivo de las auditorías de externa es la mejora
continua, no tendría sentido no realizarlas de modo regular. Pero la periodicidad con que
deben hacerse dependen del objeto de la auditoría. Por ejemplo, las auditorías de producto
suelen repetirse con mucha frecuencia, incluso puede ser diaria. Sin embargo, la auditoría de
certificación según la ISO 9001 se realiza una vez cada tres años con una revisión anual.
4. Designar a los auditores: El número y cualificación de los auditores depende del tipo y
frecuencia con que se vayan a llevar a cabo. Si se precisa de un equipo auditor, es preciso
nombrar a un jefe del equipo que tendrá la responsabilidad del mismo.
5. Cualificación de los auditores: Depende del tipo de auditoría hará falta conseguir una
especial cualificación para las personas que vayan a llevar a cabo las auditorías. Sobre la
formación específica para los auditores, se habla con más en detalle en el apartado
"Requisitos de los auditores".
6. Preparar el plan de auditoría: el plan de la auditoría se emplea como base para proceder de
una forma estructurada; en él se especifican todos los aspectos organizativos de las auditorías
como por ejemplo las entidades afectadas, orden del procedimiento, distribución de tareas,
fechas, definición de responsabilidades.
7. Recoger información sobre las entidades objeto de la auditoría: Esta recogida de
información es sobre todo de vital importancia cuando se trata de auditorías externas, ya que
con ello se logra que el equipo auditor tome contacto con la filosofía y metas de la empresa,
sus productos y procesos, la organización de la empresa, las tareas concretas y
funcionamiento del área objeto de la auditoría, y relaciones con clientes externos e internos y
con los proveedores.
8. Clasificación de la documentación: Se desarrolla en función del tipo de auditoría del que se
trate. Hay que comprobar que los documentos necesarios están disponibles.
9. Preparar Checklist o lista de chequeo: Al terminar la fase de planificación de la auditoría
hay que elaborar las Checklist que se van a emplear en la auditoría. En algunos casos no será
necesario preparar dichas Checklist porque ya estarán disponibles de auditorías previas. Las
entidades de certificación y otras organizaciones publican checklist que pueden emplearse
como base y modelo por las empresas.
La checklist o lista de chequeo consiste en un listado con los todos los aspectos que se van a
revisar en la auditoría.
10. Anunciar la auditoría y llevar a cabo las conversaciones iniciales: La unidad que va a ser
objeto de la auditoría tiene que ser informada con suficiente antelación. No se trata de un
control por sorpresa. Hay que procurar que tengan el suficiente tiempo para prepararse para la
auditoría. Además es importante que conozcan los objetivos de la auditoría y sean informados
sobre todos los detalles importantes. Con ello conseguiremos lograr su colaboración, además
de garantizar la objetividad de la auditoría. En la reunión inicial se reúnen los miembros del
equipo de auditoría con los máximos responsables de la entidad objeto de la auditoría y se les
explica tanto el plan como el sistema que va a seguir la auditoría y recursos necesarios.
11. Llevar a cabo la auditoría preliminar: Es una auditoría "de prueba" que se desarrolla un
poco antes de la "verdadera" auditoría y que ayuda a su preparación. En esta primera auditoría
se identifican ya algunos problemas que pueden ser corregidos antes de que la auditoría se
lleve a cabo.
12. Auditoría: En la realización de la auditoría externa se pretende estudiar si las características
de la entidad cumplen con las correspondientes especificaciones.
13. Informe de auditoría: En el informe de auditoría se presentan los resultados de la auditoría.
Se expresan como una comparación entre los que "deber ser" y lo "que es" en la realidad. Su
profundidad y contenido depende del tipo de auditoría del que se trate, pero en lo esencial
suele contener los siguientes puntos:
a. Informaciones generales: como fecha, departamento, tipo de auditoría
b. Componentes del equipo auditor
c. Objetivos de la auditoría
d. Resultados de la comprobación
e. Aspectos relevantes a considerar en el transcurso de la auditoría
f. Responsables de las medidas a aplicar
No deben incluir comentarios ni propuestas acciones de mejora, este punto corresponde a los
responsables competentes.
14. Comprobar la eficacia del proceso de la auditoría: El propio proceso de la auditoría
debería ser objeto de mejora continua, deben ser analizados los problemas y fallos que han
surgido durante la auditoría, las propuestas que puedan venir tanto de los miembros del
equipo de auditoría como del cuerpo auditado, para buscar potenciales de mejora. Además
debe estarse pendiente a posibles cambios en las leyes, normas o recomendaciones.
Es importante advertir que no todas las fases se presentan cada vez que se lleva a cabo una
auditoría. Dependerá en gran medida de la complejidad, amplitud de la misma y si es la
primera vez que se realiza o ya se ha realizado en otras ocasiones.

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