Documentación en Gestión Pública y Privada

2021
DISEÑO ORGANIZACIONAL
DOCUMENTOS DE GESTIÓN
EN EMPRESAS PÚBLICAS Y
PRIVADAS
INTEGRANTES:
AGUEDO MILLA, Karina
BALTAZAR BENITO, Gisela
CARRANZA INFANTES, Erick
VILLANUEVA BERROSPI, Rubén Darío
DOCUMENTACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA
Los documentos de gestión pública son todos los instrumentos públicos en los cuales
se consignan la distribución de funciones del personal del estado, las responsabilidades
asignadas a cada área, los procedimientos para la gestión de trámites, la legislación
aplicable, etc
DOCUMENTACIÓN:
1. Reglamento de organización y funciones:
En él se define la naturaleza jurídica del ministerio en cuestión, la competencia del
órgano de gobierno, sus funciones, el marco legal regulatorio de su funcionamiento, la
estructura orgánica y las funciones de cada uno de los órganos que lo integran, etc.
2. Organigrama:
Establece cuál es la estructura orgánica del Ministerio de Economía y Finanzas, cuáles
son sus dependencias y las relaciones formales que se establecen entre ellas.
3. Manual de Organización y Funciones:

Este documento describe con minuciosidad qué tareas desempeñan todos y cada uno
de los puestos de trabajo que existen en el Ministerio de Economía y Finanzas, en la
totalidad de sus dependencias. Está definido como: “instrumento de alcance a todos
los trabajadores del Ministerio de Economía y Finanzas que proporciona información
sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.
4. Manual de clasificación de cargos:

Allí se consignan en forma detallada todos los cargos existentes en las dependencias
del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también la naturaleza, actividades
que realiza, normativa aplicable y requisitos mínimos para cubrirlos.
5. Cuadro para Asignación de Personal:

Este documento se publica en el diario de publicaciones legales del Perú, detallando
los cargos, códigos, situación de revista y graduación de confianza.
6.Manual de perfiles de puestos:

En este documento se describen los organigramas de las dependencias del Ministerio
de Economía y Finanzas, como así también las funciones generales y específicas del
ministerio, descripción de la visión y la misión, marco jurídico aplicable.
7. Puestos y perfiles de personal altamente calificado:

En este documento se definen cuáles son aquellos cargos que requieren una mayor
calificación de sus ocupantes. Por ejemplo, el cargo Asesor II – Jefe de gabinete de
asesores del despacho ministerial, requiere como mínimo: *grado académico de
Bachiller en economía, contabilidad, derecho, o carreras afines; *conocimiento
específico en áreas vinculadas; *ofimática e idioma inglés; *experiencia previa en
puestos similares.
8. Presupuesto analítico personal:

Anualmente se aprueba el presupuesto para gastos de personal, correspondiente a
todas las dependencias ministeriales. Se detallan todos y cada uno de los cargos con
los montos de los haberes presupuestados.
9. Dotación de servidores civiles:

En este documento debidamente aprobado anualmente por resolución ministerial, se
detallan los cargos y el número de puestos de trabajo asignados, roles, categorías y
niveles.
10. Manual de Procedimientos:

Este documento de gestión realiza una descripción minuciosa de las operaciones a
seguir para la ejecución de los diferentes procesos en cada uno de los puestos de
trabajo del Ministerio de Economía y Finanzas.
11. Mapa de procesos:

Tiene por finalidad determinar los procesos que se ejecutan con el fin de contribuir en
la ejecución de la gestión y modernización del estado peruano. Otorga una visión
detallada del funcionamiento, organización e interacción del Ministerio de Economía y
Finanzas. Facilita el planeamiento, permite adecuar la estructura organizacional
orientándola a la satisfacción al cliente interno y externo, mejora el diseño de los
sistemas de información, otorga un acabado conocimiento del funcionamiento de la
interrelación con las restantes dependencias del estado peruano.
12.Manual de operaciones:
Su objetivo consiste en describir cuáles son las funciones generales y particulares de
cada uno de los sectores del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también las
relaciones que existen entre las áreas internas y los vínculos con el resto del aparato
estatal.
13. Texto único de procedimientos administrativos (TUPA):

En este documento se describe minuciosamente los procedimientos necesarios para
realizar los diferentes tipos de trámite en la administración pública peruana.
14. Reglamento Interno de Trabajo (RIT):

Su principal objetivo es regular las relaciones laborales y condiciones generales de
trabajo a las que deben estar sujetos los dependientes y el Ministerio de Economía y
Finanzas, en su carácter de empleador. En él se describen las condiciones para la
incorporación de nuevos empleados, cómo se materializa el ingreso al puesto de
trabajo, jornadas laborales, registros de asistencia, horas extraordinarias, controles de
ausentismo, licencias y permisos especiales, etc.
15. Manual de políticas de gestión de tecnologías de la información:

Este documento trata las normativas inherentes a la administración y uso de los
recursos informáticos, en pro de la mejora continua de la supervisión y control de las
actividades que se realizan en todos los órganos dependientes del Ministerio de
Economía y Finanzas.
16. Manual de identidad gráfica:

En este documento se determinan las características de diseño, logos, formatos de
escritura, etc. que se deben utilizar en la documentación y papelería emanada de las
dependencias del Ministerio de Economía y Finanzas.
17. Manual para la elaboración de Comunicaciones Escritas:

Tiene por objeto definir cuáles son las formas en que se deben elaborar las
comunicaciones escritas en todo el ámbito ministerial, describiendo el contenido,
estructura, estilo de redacción y momento en que cada escrito debe utilizarse.
18. Programación multianual de inversiones:

Se refiere a la proyección de inversiones para los ejercicios fiscales siguientes. Por
ejemplo, en la página web del Ministerio de Economía y Finanzas aparecen los
presupuestos elaborados hasta el año 2024.
19. Actas e informes de transferencia gestión y rendición de cuentas

DOCUMENTACIÓN EN GESTIÓN PRIVADA
La cantidad de documentos que son objeto de gestión empresarial va a depender del
volumen de la empresa, de su sector, de su tecnología, entre otras características.
En primer lugar, pueden distinguirse las facturas, albaranes y recibos, anteriormente

mencionados.
Se trata de documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus
clientes o proveedores. Este tipo de documentos han de tener una numeración
correlativa, así como reflejar las fechas de emisión y recepción. Por otro lado, han de
ser contabilizados y ha de llevarse un registro de las facturas cobradas y aquellas que
están pendientes de pago.
Documentos relativos a los clientes distintos de los anteriores, como puede ser
información que se haya recibido de ellos, estudios o presupuesto comercial realizados
para operaciones etc…
Contratos y documentos relacionados con las operaciones de la empresa. También en
este caso, con proveedores, prestadores de servicios o clientes.
Documentación de carácter financiero, que incluye los contratos realizados,
información sobre productos, activos y pasivos en diversas entidades financieras…
Documentos de carácter fiscal, incluyendo todos aquellos que constituyan
justificantes, clasificados por autoliquidaciones, impuestos y fechas.
Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores, incluyendo contratos,
seguros sociales, nóminas etc…
Todos ellos pueden ser conservados en papel o de forma digital. También es posible
que, por falta de verificación de los documentos digitales, sea necesario conservar
también algunos archivos de documentos en papel.
Aunque no puede hablarse aún de una absoluta globalización, sí existe una clara
tendencia hacia la digitalización de la documentación y hacia el uso de bases de datos.
La razón es clara, pues, ocupan mucho menor espacio, y pueden ser consultados y
gestionados de forma más rápida.
Documentos de carácter organizativo
Además de los anteriores, existen también documentos cuyo objeto es estandarizar los
procesos y la organización de la empresa. De esta forma, cualquier persona nueva,
puede ponerse al día de todos los pasos a realizar leyendo se tales documentos. Por
ello, han de ser periódicamente revisados. Pueden referirse a muy diversas materias.
Así podemos mencionar: el manual de organización y funciones, al que antes hicimos
referencia. Pero también:
- El reglamento de organización y funciones

- El plan estratégico de la empresa
- El plan operativo de la empresa
- El manual de procedimientos administrativos
- El manual de operaciones
- La misión, la visión, los objetivos de la empresa
- El código de ética
- El código de buen gobierno corporativo
- Documentos o circulares internas
- Manual de seguridad e higiene
- Manual de medio ambiente y responsabilidad medioambiental
En este caso, se trata de herramientas de trabajo y su objetivo es mantener la calidad

de cada actuación. En este sentido, resulta útil establecer definiciones, definir fases,
usos, aspectos relativos a la cultura de la organización, objetivos a efectos de control,
compromisos con la comunidad.
COMENTARIOS
La documentación tanto en empresas públicas y privadas se basan en la mejor
producción y proactividad en el desempeño tanto de la empresa como sus
trabajadores, siendo así la documentación en gestión privada teniendo una mejor
organización y es por ello que por cuestiones de tiempo, en una empresa privada se
puede realizar cualquier gestión de manera rápida y organizada.
CRÍTICA CONSTRUCTIVA
La gestión privada necesita de una mejor organización y disposición para poder realizar
cualquier actividad en el tiempo requerido, y también implementar mejores planes de
actividades, organización en el tiempo requerido.

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4. Manual de clasificación de cargos:

5. Cuadro para Asignación de Personal:

6.Manual de perfiles de puestos:

7. Puestos y perfiles de personal altamente calificado:

8. Presupuesto analítico personal:

9. Dotación de servidores civiles:

10. Manual de Procedimientos:

11. Mapa de procesos:

13. Texto único de procedimientos administrativos (TUPA):

14. Reglamento Interno de Trabajo (RIT):

15. Manual de políticas de gestión de tecnologías de la información:

16. Manual de identidad gráfica:

17. Manual para la elaboración de Comunicaciones Escritas:

18. Programación multianual de inversiones:

19. Actas e informes de transferencia gestión y rendición de cuentas

En primer lugar, pueden distinguirse las facturas, albaranes y recibos, anteriormente

- El reglamento de organización y funciones

En este caso, se trata de herramientas de trabajo y su objetivo es mantener la calidad

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