Guia3Fase2 Tramite
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Nombre del Proyecto: Aplicación de los procesos archivísticos de gestión, trámite y organización
documental para el mejoramiento de la prestación de servicio, el acceso, transparencia y
protección de la información
Competencias:
o Trámite de correspondencia
2. PRESENTACION
Amigo aprendiz:
A partir de la regulación que establecen los estados para garantizar la convivencia entre las personas con
los entornos y contextos en donde se desenvuelven, se estandarizan los trámites, dejando registro de los
mismos en los documentos.
GFPI-F-019 V3
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Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE
El objetivo de la guía es el desarrollo de las actividades que le permitirán apropiar los resultados de
aprendizaje de la competencia Tramitar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas
institucionales y cómo estos tienen una importancia para la persona u organización que los recibe o
produce en cumplimiento de sus funciones; se constituyen en el soporte en el cual se plasman las
decisiones y son, por tanto, en evidencia con valor probatorio, por lo tanto, es significativo reconocer el
contexto de estos en las organizaciones y el papel que juega la disciplina archivística en su administración.
Es importante entender el rol del archivista en el seguimiento al documento, con el fin de atender los
requerimientos en los términos definidos por las normas, especialmente en lo relacionado con hacer
efectivo lo requerido por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 1712 de 2014, la
cual está dando pauta a las empresas para hacer más cercana al ciudadano.
Se desarrollará la guía en aspectos teóricos-prácticos para hacer más cercano el quehacer del archivista en
el proceso de la gestión y trámite de documentos.
Por lo anterior, lo invitamos a continuar con su formación y en especial de estos nuevos conocimientos que
le darán valor agregado a su proyecto formativo
Realice la lectura de la sentencia T-433 de 1994 Derechos Fundamentales Habeas Data y Acceso, que se
encuentra en la plataforma Fase 2, Materiales de Apoyo de la competencia Trámite de documentos.
¿Cuál es la relación existente entre lo que le sucedió a la señora Nydia Larrea Guevara y los archivos?
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¿Cuál es el papel de los archivistas en la recepción, trámite y seguimiento a la información que llega a las
entidades?
¿Cómo se pueden garantizar los derechos humanos en el trámite de los documentos que se reciben en la
Unidad de Correspondencia?
¿Por qué es importante conocer las funciones de las oficinas productoras y que incidencia tiene esto, en el
trámite?
¿En qué beneficia al ciudadano, identificar previamente el paso a paso para realizar un trámite?
Tiempo: 4 horas
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental
Materiales: video Beam, computador con servicios en línea
Reconocer la importancia del Trámite de Documentos como parte integral del programa de Gestión
Documental de acuerdo con la normativa vigente.
- Defina los conceptos básicos sobre documentos de archivo, acceso a la información, derechos y
deberes con base en los conocimientos anteriormente adquiridos.
- Analice de acuerdo con la normativa vigente relacionada, tal como: la Ley 1712 de 2014, Ley 1581
de 2012, ley 1755 de 2015 y Decreto 1166 de 2016 1
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La consulta de las normas, realizarlas en la base de datos Leyex.info para garantizar calidad y confiabilidad de las fuentes
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o ¿Cuál no conocía?
- Realice un listado de algunos trámites que podría obviarse o reducirse en el ejercicio del Estado
frente a los ciudadanos
- Analice el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación (AGN) mediante la elaboración
de un diagrama de flujo2 en soporte electrónico, sobre el procedimiento a seguir para el recibo y
despacho de los documentos con un ejercicio nemotécnico de las cinco (5) erres (R): Recibir,
Revisar, Radicar, Registrar y Repartir (distribuir)
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Puede consultar la elaboración de este organizador gráfico en http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf
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- Asocie las funciones, los tipos documentales y los trámites que se generan en las oficinas o
unidades administrativas que tengan relación con el proceso de contratación, vinculación,
investigaciones disciplinarias, actos administrativos mediante un gráfico jerárquico o cuadro de
doble entrada.3
Tiempo: 20 horas
Ambiente: Gestión Documental, Unidades de Correspondencia de Empresas empleadoras o patrocinadoras
o del Sena
Materiales: video beam, computador con servicios en línea
Establecer las actividades para trámite y organización de documentos de acuerdo con la normativa para
Archivos de Gestión y acceso a la información
- En equipos colaborativos realicen la simulación de una empresa, cuya actividad económica esté
relacionada con la gestión documental (insumos, equipos, custodia, asesoría, materiales, trasporte,
entre otros), definición de la misión, visión, estructura orgánica, cargos, funciones y portafolio de
servicios.
- Ejecuten el trámite de compra y venta de materiales y servicios de archivo mediante la aplicación de
los procedimientos de recibo, revisión, radicación, registro y distribución de los documentos de
acuerdo un juego de roles definidos en la unidad de correspondencia de la empresa simulada.
- Verifiquen los controles, consecutivo de comunicaciones (en formato PDF/A) y el Servicio de Alerta de
las cartas pendientes de respuesta de acuerdo con los tiempos establecidos por la norma y las políticas
de la empresa simulada, mediante el juego de roles.
Tiempo: 30 horas
Ambiente: Gestión Documental
Materiales: software de Gestión y Trámite de Documentos o plantillas en Excel, sellos radicadores,
fechadores, numeradores o impresora de adhesivos con código de barras
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Puede consultar la elaboración de este organizador gráfico en http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf
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Tiempo: 10 horas
Ambiente: Gestión Documental
Materiales: software de Gestión y Trámite de Documentos o plantillas en Excel, sellos radicadores,
fechadores, numeradores o impresora de adhesivos con código de barras
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
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5. GLOSARIO DE TERMINOS4
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
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Términos seleccionados del Acuerdo 027 del 2006 del Archivo General de la Nación
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Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un
número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la ley.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de
la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y
tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
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Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Nación, a. G. (29 de 10 de 2001). Archivo general de la nación. Recuperado el 2015, de archivo general de
la nación: www.archivogeneral.gov.co
Nación, a. G. (2003). Guía para la administración de las comunicaciones oficiales. Bogotá D.C.
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Autor (es)