FASE DE DESCARGUE DE LA CORRESPONDENCIA Y MENSAJERÍA

JACKELINE ALVAREZ ZAMBRANO

TANIA ALEJANDRA BOTINA MENESES

KAREN LORENA LUCERO ANGULO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNICO EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA

PUERTO ASIS

2020
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TALLER

1. ¿Cuál es el procedimiento para el descargue de la correspondencia?

Registro de correspondencia recibida

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente,
ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden
enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la
carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el
ámbito empresarial.
El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental
en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr
hacer un buen uso de la correspondencia.

Clasificación de la correspondencia
La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:
 Correspondencia oficial
 Correspondencia personal
 Correspondencia publicitaria

Recibo de documentos registro de correspondencia recibida , recibo y

despacho de documentos

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación

de los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil
establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.
Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y
establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la
empresa.
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Procedimiento a seguir al recibir correspondencia

 Correspondencia personal
No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al
destinatario.
 Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la
fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el
contenido de la publicación.
Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se
envía al destinatario respectivo.
 Correspondencia empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es
así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

 Apertura de sobres

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre,
colocando de frente. Luego se procede a comparar:
 La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si
son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un
gancho de plástico.
 La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene
validez y debe devolverse.
 La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe
informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve
la comunicación.

Radicación
Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o
eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec,
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Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que
contiene el sello pueden ser los siguientes:
 No. De Orden
Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar
cada año.
 Fecha de Recibido
La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha
del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico,
éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.
· Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de
mensajería.
Recomendaciones para el manejo de los documentos de archivo
 No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos
 No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
 No tener carpetas demasiado llenas (máximo 100 documentos)
 Renovar las carpetas deterioradas o rotas
 No considerar el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un
excelente campo de imaginación y creatividad personal.
 No pegar documentos rotos con cinta adhesiva
 No arrugar los documentos que se van a destruir
 Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos
 No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva
 No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o
frase.
 No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está
consultando.
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 Evitar la terrible “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias

innecesarias.
 No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos
diarios a esta labor.

Registro
Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe
diligenciarse de la siguiente manera:
 Hoja No.. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente
 Fecha: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro
 Numero de orden: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el
mismo que se coloca en el sello radicador

 Procedencia: Incluye dos datos:

 Entidad o persona: Se escribe el nombre de la empresa que envía el
documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la
persona que firma.
 Lugar: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se
escribe en esa casilla.
 Número: Si la comunicación trae número , éste se escribe en la casilla; de lo
contrario se deja en blanco.
 Fecha: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos,
utilizando números arábigos.
 Asunto o resumen: Se relaciona con el contenido del documento. Debe
escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el
destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona
natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede
ocupar 2, 3 o 4 renglones.
 Anexos: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la
cantidad. Si no trae, se traza una rayita.
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 Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de

acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.
 Respuesta: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha
 Archivada en: Se indica la serie documental en que quedará archivada
físicamente la respuesta junto con el antecedente.
 Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se
encuadernan para garantizar su conservación.

Despacho de documentos
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el
despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En
este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la
correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.
 Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
 Presentación de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de
copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
 Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia
cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
 Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia
despachada. Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia
que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de
Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del
formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar
el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.
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2. ¿Qué es mensajería?

Para enviar comunicaciones por correo electrónico, se produce en original y otra

copia impresa debidamente firmada para su radicación, se remite a la unidad de
correspondencia adjuntando el medio magnético con la comunicación y sus
anexos. Esta comunicación en medio magnético debe corresponder fielmente a la
comunicación impresa.
Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico deberán incluir el
siguiente mensaje: “la información contenida en esta comunicación es confidencial
y solo puede ser autorizada por la persona natural o jurídica a la cual este dirigida.
Si no es el destinatario autorizado, cualquier retención, difusión, distribución o
copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por la ley. Si por error
se recibe este mensaje, favor reenviar y borrar el mensaje recibido
inmediatamente”.

Normas De Correo

 Indicar el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto".

 Enviar correos electrónicos a las personas que estén involucradas
únicamente.
 Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje.
 Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los
destinatarios.
 Evite usar letras mayúsculas.
 Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo.
 Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del
mensaje.

Servicio de mensajería especializada

Se entiende por servicio de mensajería especializada, la clase de servicio postal
prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e
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internacional, que exige la aplicación y adopción de características especiales,

para la recepción, recolección y entrega personalizada de envíos de
correspondencia y demás objetos postales, transportados vía superficie y/o aérea,
en el ámbito nacional y en conexión con el exterior.

Las características especiales que deben cumplir los servicios de mensajería

especializada son:

 Registro individual de cada envío.

 Recolección a domicilio.
 Admisión.
 Número de identificación del envío.
 Fecha y hora de admisión.
 Nombre y dirección completa del remitente y destinatario.
 Fecha y hora de entrega
 Curso del envío.
 Tiempo de entrega.
 Prueba de entrega.

Normas de fax
 Debemos redactar el fax, como si de una carta comercial se tratara, es
decir, a máquina de escribir u ordenador.
 Utilizar siempre un papel blanco, o de tonos muy claros para darle mayor
nitidez al fax.
 La redacción debe ser clara, breve y concisa.
 Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarse
para comunicaciones personales.
 Al igual que cualquier otro documento, no se olvide firmarlo.
 Si envía más de una hoja, indique en algún lado de su primera hoja, sino
utiliza cubiertas de fax, el número de hojas que envía.
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 Procure no "monopolizar" el uso del fax, si este es compartido por más

personas que usted o es compartido por varios departamentos.
 No es de buena educación enviar un fax de forma anónima o sin firmar.

3. Tabla de clasificación documental

CLASIFICACION DOCUMENTAL

SERIE
SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

ACTA ARQUEO DE CHEQUES

ACTAS ACTAS ARQUEO ACTAS DE ARQUEO DE TESORERIA

ACTAS DE ARQUEO DE CHEQUES

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
OFICINAS
CONTRATOS DE
ARRENDAMIENTO
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
AULAS DE CLASE

CONTRATOS CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS PERSONAL ADMINISTRATIVO
CONTRATOS DE CONTRATOS DE PRESTACION DE
PRESTACION DE SERVICIOS DOCENTES
SERVICIOS
CONTRATOS DE PRESTACION DE
SERVICIOS DOCENTES

HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES

PERSONAL SERVICIOS GENERALES
HISTORIAS HISTORIAS CLINICAS HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES
CLINICAS OCUPACIONALES PERSONAL DOCENTE
HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES
PERSONAL ADMINISTRATIVO
INFORMES DE GESTION DE AREA
INFORMES INFORMES DE GESTION
ADMINISTRATIVA
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INFORMES DE GESTION DE AREA DE

CALIDAD
INFORMES DE GESTION DE AREA DE
TALENTO HUMANO

4. Procedimiento paso a paso de foliación de documentos

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del
folio en el mismo sentido del texto del documento. Teniendo en cuenta que el folio
No. 1 es para el documento más antiguo dentro de la carpeta.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas
del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se
dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará
la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento
de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de
páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de
referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una
hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de
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notas del instrumento de control o de consulta las características del documento

foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.
(Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de
ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada
una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título,
asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se
encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de
folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de
consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras
características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce
de referencia.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,
deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,
legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad
de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una,
deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones.
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15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental
en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por
el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la
anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta
que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe
efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)
que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales,
pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de
consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen
una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro
biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar
migración de tintas por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes,

discos digitales –CD ´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del
instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará
el correspondiente cruce de referencia.

5. Ciclo de vida de un documento

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BIBLIOGRAFIA

GUÍA TÉCNICA GTCCOLOMBIANA 1852009-09-30DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

García, Clemencia. (Conservación preventiva en las unidades de correspondencia). Archivo General

de la Nación de Colombia 2002.

Archivo General de la Nación, Gestión Documental (La conservación documental aplicada a los
procesos de la gestión documental) 23, 24 y 25 de Mayo de 2007 Bogotá D:C, Colombia

http://www.archivogeneral.gov.co/

http://www.banrepcultural.org