PROCEDIMIENTO DE CAJA

MENOR

ELABORADO POR: AREA FINANCIERA

REVISADO POR: JEFE HSEQ

APROBADO ALTA DIRECCION

POR:

Fecha de Aprobación: 2021

 PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
VERSION:
FECHA:
GESTION FINANCIERA
Página 2 de 15

1. OBJETIVO
Establecer directrices para el adecuado procedimiento del manejo, y control de la caja
menor de las diferentes áreas de la empresa, al efectuar desembolsos de carácter
limitado y en efectivo, destinados a cubrir gastos menores, urgentes o imprevistos, de
tramitación inmediata y abreviada, inaplazable e imprescindible realización para el
funcionamiento del área.

2. ALCANCE
A todas las dependencias que conforman la empresa y que tenga bajo su responsabilidad
el manejo de recursos bajo la modalidad de caja menor.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Caja Menor: Es un fondo de dinero necesario para cubrir los gastos menores e
imprevistos, que por su carácter de urgente requieran el pago inmediato.
Arqueo de Caja Menor: Es aquella verificación sorpresiva realizada por funcionarios
designados por la administración, diferente de quienes manejan la caja menor, con el fin
de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean
oportunos y adecuados y que los saldos correspondan.
Recibo De Caja Menor: Es un soporte de gastos pagados
Gasto: Salida de recursos, expresados en forma cuantitativa, requeridos para el
desarrollo de la actividad ordinaria de la entidad.
Legalización: Presentación al Área Financiera de los documentos que soportan el gasto
con el cumplimiento de los requisitos legales para efectos del reembolso o legalización
definitiva de la caja menor.
Reembolso: Devolución de la cuantía de los gastos realizados sin que excedan el monto
previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se haya
consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los
rubros presupuestales afectados.

4. CONSIDERACIONES GENERALES
Toda Caja Menor debe ser constituida por medio de acta aprobada por la gerencia
general en el cual se indicarán lo siguiente:
- Cuantía
- Finalidad
- Unidad o área ejecutora
- Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
- Discriminación de los gastos que se puedan realizar.
- Prohibiciones
 PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
VERSION:
FECHA:
GESTION FINANCIERA
Página 3 de 15

- Nombre, cargo. Correo electrónico, número telefónico del funcionario asignado como
ordenador de la caja menor
- Fechas, cuantías para legalización y desembolso.

Todas las actas de constitución de caja menor deben ser resguardados una copia en
tesorería y Recursos Humanos.

Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su

movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su
cancelación definitiva.

No podrá existir dos cajas menores a nombre de un mismo funcionario.

Los cambios en los montos asignados a las cajas menores deberán ser aprobados por la
gerencia general.

No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:

- Comprar elementos y/o Bienes inventariables o devolutivos.
- Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.
- Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté
adscrita la caja menor
- Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,
transferencias, cesantías, sueldos, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos
similares.
- Efectuar pago de Servicios Públicos, asesorías, arriendos.
- Efectuar préstamos personales.
- Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
- Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acta de
creación.
- Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.
- Compra de Bebidas alcohólicas
- Pago de proveedores y contratistas
-
 PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
VERSION:
FECHA:
GESTION FINANCIERA
Página 4 de 15

La ejecución de los recursos de la caja menor, están bajo la total responsabilidad de la

persona que se designó en el acta de constitución y es quien autorizan cada uno de los
gastos pagados por Caja Menor.

Todo responsable de administrar la Caja Menor, deberá suscribir un pagaré en blanco que
permita dar cubrimiento a cualquier diferencia que presente el saldo de la caja.

Cuando se requiera el cambio del responsable de la caja menor, deberá hacerse una
legalización efectuando el reembolso total de los gastos con corte a la fecha en la que se
efectúa el cambio.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, incapacidad,

licencia o comisión, se podrá mediante Acta autorizada por la gerencia general encargar
a otro funcionario su manejo temporalmente, para lo cual se requiere de la entrega de
los fondos y documentos mediante arqueo al recibo y a la entrega de la misma.

Las compras por caja menor no podrán ser superiores al 20 % de la cuantía total de la
caja menor

En caso de que se requiera realizar una compra superior al monto máximo autorizado por
Caja Menor, se deberá realizar el procedimiento normal de compras.

Todo responsable de administrar la Caja Menor debe efectuar las deducciones

practicadas si a ello hubiere lugar, por ejemplo, Rete Fuente, Rete Ica y Rete IVA.

Soportes legales admitidos a presentar para el reembolso de caja menor:

- Facturas de venta: Para los obligados a facturar.
- Cuenta de cobro: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar.
- Documento equivalente: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar
como soporte a la cuenta de cobro.
- Tiquetes de máquina registradora.
- Tiquetes de transporte intermunicipal.
- Recibos de caja menor (solo aplica para transporte dentro de la ciudad, para
transporte intermunicipal cuando no se generen tiquetes y para legalizar la
alimentación a los que aplica).
- Tiquetes de tasa aeroportuaria.
- Tiquetes Aéreos.
 PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
VERSION:
FECHA:
GESTION FINANCIERA
Página 5 de 15

Todo Recibo provisional de Caja Menor deberá ser legalizado máximo en 1 (uno) días y
para lo cual se deberá adjuntar la factura original.

Todos los recibos de caja menor correspondiente a gastos de transporte cuando estos no
generan tiquetes, deberán describir las rutas de desplazamiento y deberán contar con la
autorización del jefe inmediato.

Todo reembolso de caja menor debe realizarse atravez de un formato de reembolso de

fondo, donde se debe detallar o relacionar las facturas o recibos de caja menor en orden
cronológico, no se aceptarán soportes en mal estado (Rotura, Registros Ilegibles).

Se deberá solicitar el reembolso de los recursos de Caja Menor, siempre que se tenga solo
la disponibilidad en efectivo del 30% de dichos recursos.

Los recursos de la Caja Menor deben ser legalizados dentro del mismo mes en que se
efectúan y/o en caso fortuito que se haya consumido más del setenta por ciento (70%)
del monto total asignado, anexando todos los soportes originales con la fecha del periodo
en que se está solicitando el reembolso, y finaliza con la verificación y validación de
estos soportes junto con el formato de legalización de gastos realizando la
contabilización de éstos en el programa contable.

Para hacer efectivo el reembolso de la Caja Menor se deberá contar previamente con la
debida legalización y la creación de la cuenta por pagar soportada por el valor a
reembolsar; posteriormente, se obtendrá la aprobación de gerencia general para el
debido desembolso.

Autorizado por la gerencia general, se notifica al área de tesorería para proceder con el
desembolso de los recursos.

En el evento que se presente pérdida de los recursos de la caja menor deberá ser
reportado inmediatamente a la gerencia general , la empresa procederá a deducir de las
sumas que se hayan causado o se causen en el futuro a favor del trabajador por concepto
de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza,
eventuales indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su
favor, bien sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo.

Es responsabilidad del funcionario asignado para la administración de la caja menor,

cumplir con las condiciones de seguridad físicas, así como tomar las precauciones
necesarias para salvaguardar los recursos entregados.
 PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
VERSION:
FECHA:
GESTION FINANCIERA
Página 6 de 15

El área financiera realizara arqueos sorpresivos cada una vez que lo considere necesario.

5. DESARROLLO

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABL

E

1. SOLICTUD DE CAJA MENOR

Solicitar a la gerencia general autorización para Correo Jefe de área y/o
conformación de caja menor de efectivo, describiendo el Electrónico proceso
monto solicitado.

2. APROBACION CREACION CAJA MENOR:

Evaluar la creación de la caja menor, si es procedente

remite correo a Talento humano para la elaboración de Correo Gerencia
acta de constitución de caja menor, de igual forma la Electrónico General
gerencia puede no aprobar la creación de la caja menor
y devolverá al jefe del área solicitante, la solicitud para
revisión del monto solicitado.

3. ACTA CONSTITUCION DE CAJA MENOR:

Recibe confirmación por parte de la gerencia general, se Acta de Talento Humano

procede a la elaboración del acta de constitución de la Constitución
caja menor con las siguientes indicaciones:
 ACTIVIDA REGISTRO RESPONSABLE
D
- Cuantía.
- Finalidad.
- Unidad o área ejecutora.
- Objeto o finalidad de los fondos
destinados a la caja menor.
- Discriminación de los gastos que se
pueden realizar. Documento Talento Humano
- Prohibiciones. Word
- Nombre, cargo, correo electrónico,
número telefónico del funcionario
responsable de la administración de la
caja menor.
- Fechas, cuantías para legalización y
desembolso.
Esta acta de constitución de caja menor es
enviada a contabilidad para la respectiva
creación en el software contable.

4. CREACION CAJA MENOR

Registrar la creación de la caja menor en Aplicativo Jefe de

el software contable de la empresa. Contabilida
SIESA ERP d
 PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION: 11
FECHA: 30/08/2021
GESTION DE COMPRAS Y ALMACEN
Página 8 de 15

ACTIVIDA REGISTRO RESPONSABLE

D
5. DESEMBOLSO FONDO DE LA CAJA MENOR
Captura la información en el aplicativo
contable SIESA ERP, revisando y validando
los soportes que autorizan el desembolso.
Prepara el traslado de fondos entre las
cuentas bancarias de la empresa,
necesarios que permitan cubrir el
desembolso de la caja menor,
comunicando a la gerencia general que
dichas preparaciones de traslados están Aplicativo Tesorería
listas para su realización, si el pago es por SIESA ERP
cheques, se procederá a su elaboración ( Pendiente Cargo )
respetando su numeración consecutiva,
debe contar con sus respectivas firmas de
autorizado, sellos secos y húmedos.
Los cheques girados a favor de personas
naturales deben llevar sello de “PÁGUESE
ÚNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”.

6. TRASLADOS DE FONDO O FIRMA DE

CHEQUES PARA FONDO DE CAJA MENOR
Plataforma del Gerencia
corresponsal General
Realiza el traslado de recursos que
bancario o
conforma el fondo de caja menor, o en su
pago mediante
defecto firma de autorizado el cheque a
cheque
girar para el respectivo fondo de caja
menor.
 ACTIVIDA REGISTRO RESPONSABLE
D
7. MANEJO Y SOLICITUD DE REEMBOLSO
FONDO DE CAJA MENOR
Verificar y recibir los rubros aprobados en
el acta de constitución de caja menor y
firma de recibido.
Cuando se requiera que un bien o servicio
sea pagado con recursos de la Caja Menor,
el área o dependencia solicitante,
remitirá la solicitud al responsable de la
Caja Menor firmado por el jefe inmediato Recibos De Caja Responsable de
del área solicitante, quien aprobará el Menor / Caja menor
gasto respectivo, elabora recibo Formato De
provisional y desembolsa los recursos Reembolso De
entregando al funcionario autorizado para Fondo Caja
la compra. Menor
Realiza solicitud de reembolso de la caja
menor a Contabilidad por medio del
formato de reembolso de caja menor
adjuntando los respectivos soportes una
vez cumplido el 70% del total de la caja
menor.

8. LEGALIZACION DE SOPORTES PARA

REEMBOLSO DE FONDO DE CAJA MENOR

Revisa el formato debidamente Formato De Auxiliar y/o

diligenciado el cual debe coincidir con los Reembolso De Analista
soportes de las facturas adjuntas, fecha Fondo Caja de
del periodo del reembolso. Si encuentra Menor/ SIESA Contabilid
inconsistencias devuelve al responsable ERP ad
del manejo de la caja menor para que se
realicen los ajustes, si todo está bien
procede a la causación y generación de la
cuenta por pagar, y envía a tesorería para
programación de pagos. validación.

Luego de haber validado todos los

soportes se debe seguir los numerales 5 y
6 de presente procedimiento.
3. ANEXOS

- FORMATO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR

- FORMATO DE ARQUEO DE CAJA
 - Compras de repuestos.
- Mantenimiento, vehículos y equipos.
- Calibración de equipos.

Esto con el fin de ejercer mayor control en

aquellos proveedores considerados críticos
dentro de la actividad de Alumbrado Público.

3. En el ítem No 2: Solicitud de recursos: Se

requiere modificación de que las
cotizaciones deben tener visto bueno,
dejando establecido que las cotizaciones
autorizadas estarán anexas en la orden de
compras no necesariamente están
firmadas.
4. En apartado No 3 se borrará la Nota No 1 y
la Nota No 2.
5. En el ítem No 4 correspondiente a
verificación del bien, material o servicio,
se modifica el apartado de la verificación
de materiales ya que este corresponde al
procedimiento de almacén.
6. Se solicita inclusión del registro:
INSCRIPCION Y ACTUALIZACION DE
PROVEEDORES, con el fin de actualizar los
datos de los proveedores
7. Se modifican los anexos con relación a los
registros, se requieren modificar.
Se modifica el documento anexando el alcance de
las actividades no solo de A.P, sino que
Cuerpo además las de
06-04-2016 del 4 PLANTA TRITURADO COLON Y OBRAS CIVILES.
docume Así como lo requerido por ISO 9001 Versión actual
nto 2015. Se incluye el manejo de la herramienta
SIIGO y los controles operaciones en seguridad
por cumplimiento a los requisitos de OHSAS
18001:2007
Se incluye en el ítem 12. Controles operacionales,
20-09-2016 Ítem 12 5 los
aspectos a evaluar a los proveedores y
contratistas. Se incluye anexo 1 de requisitos
de seguridad y salud en
el trabajo.
Se incluye el cargo de Coordinador de compras y
almacén,
en el que se
Ítem 2. Requisición de compra: materiales y/o
Responsable servicios: se incluye Nota: Existirán casos
15-11-2016 Ítem 2 6 puntuales en los que la Gerencia dará su visto
Ítem 6.1 bueno en la orden de compra o en la
cotización del proveedor a seleccionar,
igualmente para el caso de las obras.
Ítem 6.1. Elaboración y firma de las Órdenes de
compra: incluir que el coordinador de compras y
almacén también podrá aprobar órdenes de
compra mediante el software SIIGO.
26/07/201 Act 2 7 Se coloca nota especificando trámite para la
7 requisición de materiales de oficina.
Se cambia cargo de quien realiza el
procedimiento
y quien lo revisa
Se incluye el cargo, Planeador de
Responsable mantenimiento y compras de compras.
Ítem 4: Para el caso de planta PTC se realizará
Ítem 4 la orden de compra en el formato establecido.
03/10/201 Ítem 6.2 8 Ítem 6.2: Las compras de activos fijos se
7 Ítem 9 realizan desde la sede centro AGM Desarrollos.
Ítem 12 Ítem9: Para el caso de PTC se diligenciará el
formato de recibido a satisfacción del
producto o servicio. Ítem 12: para el caso de
PTC el planeador de mantenimiento
y compras presentara
los indicadores a la
Gerencia.
Se agrega como documento de referencia
Documento 9
15/06/201 normatividad legal vigente SGSST.
s de
8
referenci
a
Documento Se actualiza con la norma ISO 45001:2018 y se
s de elimina la norma OHSAS 18001:2017
referenci
a
Act. 2
Se elimina el formato de requisición de
Requisicio
14/08/20 1 materiales y se modifica el procedimiento
nes de
19 0 debido que estos se realizaran a través del
bienes
y/o módulo comercial del software SIESA.
servicios
Act 6.2 Se actualiza el procedimiento para la compra y
Órdenes de causación de activos fijos, de acuerdo a la
compra de nueva metodología realizada en el software
activos fijos SIESA.
Act 11 Se elimina la actividad debido a que este
Controles control y seguimiento se establece en el
operacional Manual de contratistas.
es
21/09/20 111
20 Ítem 8 1 Se agrega la parte de realizar estudio de
Solicitud de seguridad para los proveedores.
certificació
n
30/08/21 12
Todo el Se cambio le nombre del Cargo del
documento responsable que paso de Jefe de
Compras a Coordinador d
Compras y Almacen
 ELABORADO POR REVISADO APROBADO POR
POR

COORDINADOR JEFE DE ALTA DIRECCION

HSEQ COMPRAS Y
ALMACEN