Caja

Se entiende por caja la tenencia de dinero por parte de un agente económico, el cual lleva un
registro contable, en el que se anotan las entradas y salidas de efectivo.

En la contabilidad de una empresa, la cuenta contable de caja es la que refleja el saldo de dinero en
efectivo o en cheques sin cobrar, existente en la empresa en un momento determinado.

En una empresa puede haber dos tipos, la de la moneda funcional, que es la de uso corriente en el
país, y una de moneda extranjera. Esta última se utilizará si la empresa realiza cobros y pagos de
manera relativamente habitual en una moneda extranjera.

Esta cuenta pertenece al activo corriente de la empresa. En el balance de situación figura dentro del
apartado de efectivo y otros activos líquidos equivalentes. Junto con los saldos de las cuentas de los
bancos y otras inversiones a corto plazo de gran liquidez.

Su saldo contable siempre debe ser positivo o como mucho cero, pero nunca negativo.

Libro auxiliar de caja

El libro de caja se utiliza para llevar el control de las entradas y salidas de efectivo de un negocio.

Desde el punto de vista contable, se diferencia entre los libros contables obligatorios (artículo 25
Código de Comercio) y los auxiliares. Entre los primeros, se incluyen el Libro Diario y el de Inventario
y Cuentas Anuales.

Los libros auxiliares como el de Caja, se encuentran en la práctica integrados en los programas de
contabilidad, mediante el libro mayor de la cuenta de. Pero cuando la contabilidad se llevaba de
manera manual y el cobro y pago en efectivo estaban más extendidos, tenían mucha más
importancia.
Arqueo de caja

El arqueo de caja es el recuento de efectivo en un periodo determinado, con el objeto de comprobar

que el efectivo de la caja coincide con los cobros y pagos registrados.

Para realizar el arqueo se parte de un saldo inicial, que es el que se suele dejar de manera habitual
en la caja de la empresa para tener cambio.

Una vez registradas las entradas y salidas del periodo se arroja un saldo final, que tienen que
coincidir con el dinero en efectivo al final del periodo.

El arqueo se suele realizar normalmente al cierre del comercio, aunque también se suele realizar
cuando se producen un cambio en el cajero o responsable.

Lo sobrantes o faltantes son provocados, principalmente, por errores humanos.

Cuando se realiza un arqueo, el resultado puede arrojar tres situaciones diferentes:

El dinero existente en la caja cuadra exactamente con el saldo de la cuenta.

Descuadre de caja con faltante. Hay menos dinero del que debería. Esta situación se puede deber a
un hurto de dinero, un error en los cobros o pagos, o por la falta de justificantes de pagos realizados.

Descuadre de caja con sobrante. El dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la cuenta.
Esta situación puede deberse a que no se registraran las facturas o tickets cobrados en el programa
de gestión. También puede deberse a un error en el cobro, si se cobra de más, o en los pagos, si se
paga de menos.

Vale de caja
Los vales se utilizan para movimientos internos y provisionales en las empresas, de manera que se
cumplimentan para dejarlos en la caja de la empresa, por ejemplo, cuando a un empleado se le
entrega dinero para realizar una compra. Este vale será remplazado posteriormente por la factura
cuando esta se reciba.

También se suelen cumplimentar cuando la persona que autoriza el vale es distinta de la que lleva la
caja de la empresa, de manera que el autorizante le firma un vale de caja al autorizado, para que el
cajero le realice la entrega del dinero que se refleja en el vale.

En los vales se suele consignar:

Cantidad (en número y letra).

Firma del que autoriza la disposición.

Firma del que recibe.

Flujo de caja o cash flow

El flujo de liquidez o flujo de caja (en inglés cash flow) está formado por los flujos de entradas y
salidas de caja o efectivo, en un periodo dado. El flujo de liquidez es la acumulación neta de activos
líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, es un indicador de gran importancia para medir
la liquidez de una empresa.

La caja chica se define como un fondo de una cantidad determinada del cual se extraen los fondos
para los gastos de pequeñas cuantía. También se le denomina caja menor.

En toda empresa (pública o privada) se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios
no previstos en el presupuesto habitual. Se trata, de esta manera, de afrontar situaciones cotidianas
urgentes que, precisamente por su carácter de inmediatez, no pueden seguir los trámites habituales
de autorización de gastos. Además, se trata de operaciones de poca cuantía que deben resolverse
rápidamente para lograr agilidad en la gestión y evitar perjuicios mayores. En general los fondos
disponibles en Caja Chica son reducidos. Cada institución determinará su monto máximo.
Dentro de este tipo de operaciones podemos poner ejemplos, como el pago de fotocopias, el envío
de documentación urgente, reposición urgente de material de oficina, etc. Se trata de situaciones
que requieren una resolución inmediata y pago en efectivo.

Generalmente hay una persona que es el responsable del manejo de la Caja Chica. Este encargado
ha de exigir los comprobantes de gastos, que se han de justificar y registrarse, para hacer una
rendición mensual de cuentas. Estos gastos se pueden descontar del total de ingresos, como
cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de
caja Chica, puedan ser objeto de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los
gastos y un registro sistematizado.

SOBRANTE DE CAJA CHICA:

Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al hacer la relación de los
gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica (el cual no debería de
suceder) al hacer reembolso se realiza un asiento, en el que, la diferencia se abona a una cuenta
llamada sobra:

FALTANTE DE CAJA CHICA:

Es el dinero que falta con respecto al monto al monto establecido  al hacer la relación de los gastos
efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, al hacer un reembolso en el que la
diferencia se carga a una cuenta llamada faltante de caja chica.

Qué es arqueo de caja?

El arqueo de caja es el recuento de todas las transacciones de dinero en un periodo determinado

(tanto pagos/cobros en efectivo como los realizados en tarjeta). Este recuento tiene como principal
propósito comprobar si se ha contabilizado todo el dinero recibido y si el saldo que muestra se
corresponde con el efectivo existente dentro de la caja registradora -saldo de caja-.
Este recuento, al menos, es aconsejable que se realice una vez al día. Ese dinero está continuamente
expuesto al público y, por lo tanto, más expuesto al robo, pérdida o a un simple descuido al
contabilizarlo. Por lo tanto, hay que ser cuidadosos al comparar el saldo de caja con el dinero
existente en la caja. Un comercio comienza la jornada de trabajo con una determinada cantidad de
efectivo en la caja. Este importe está destinado a dar cambio a los primeros clientes del día y para
abonar cualquier gasto imprevisto que pueda surgir como transportes, nóminas de los trabajadores,
etc.

Durante el día se realizan ventas a través de múltiples medios de pago: dinero en efectivo, tarjetas
de crédito o débito, cheches, vales, etc. que hacen del arqueo de caja un asunto capital en la rutina
de un establecimiento de venta al público.

El arqueo se realiza una vez al día, normalmente al cierre del comercio, aunque también se puede
hacer en otras circunstancias. Por ejemplo, provocado por un cambio de turno de los cajeros.

Condiciones para el arqueo de caja pasos

Las condiciones para que se puede llevar a cabo el arqueo de caja pasos son las siguientes

Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso.

El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral para llevarlo a cabo.

Se debe estar desprovisto de prejuicios y tener independencia.

El delegado debe tener documentos técnicos para practicar el arqueo.

Las condiciones se deben llevar a cabo en el arqueo de caja las cuales deben tomarse en cuenta
como muy importantes para que se este procedimiento será correctamente.

Procedimiento para efectuar el arqueo de caja pasos

Es importante que sepas que existe un procedimiento verificado para poder efectuar el arqueo de
caja, este debe ser concreto claro y por supuesto sin precedentes.

Recibir delegación de la autoridad para poder efectuar el arqueo de caja.

Solicitar la presencia del cajero y del delegado contable de auditoría.

Clasificar el dinero en cuanto a monedas, billetes, vales y cheques.

Desglosar y revisar los comprobantes de pago: concepto, autorización y valor correspondiente.

Realizar una suma del efectivo y los comprobantes

Efectuar una comparación del saldo existente y saldo registrado

Establecer diferencias en sobrantes o faltantes (en caso de existir)

Preparar y redactar el acta de arqueo, de las novedades presentadas.

Ésta acta se puede decir que servirá de comprobante ante las autoridades de la empresa o
institución para tomar las medidas correctivas si fuere el caso o llevar a la solución de los
inconvenientes, esto con el fin de mejorar y llevar a la empresa a un mejor nivel de transparencia-
Definición de conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que te permite comparar el valor de los apuntes contables

que la empresa tiene registrados con el valor de los movimientos bancarios de las cuentas con las
que opera tu negocio.

Es decir, justificar cada uno de los movimientos bancarios con tus operaciones.

Es uno de los 4 pasos del proceso para llevar la contabilidad de una empresa :

Recopilar la documentación contable.

Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento.

Conciliar los bancos, que también se llama “cuadrar los bancos”.

Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o
erróneos.

Sistemas de conciliación bancaria

1. Conciliación bancaria manual

Puedes utilizar un Excel, necesitas el registro de todos los movimientos bancarios de tu cuenta y las
categorías contables de estos con sus facturas o tickets.

2. Conciliación bancaria automática con Anfix

La opción más adecuada y sencilla es utilizar un programa de contabilidad y facturación online que
se conecte de forma diaria y automática con tus bancos, ya que este registrará los nuevos
movimientos bancarios y realizará la conciliación por ti, mostrándotela para que la valides en un clic.

Por ejemplo, la conciliación bancaria automática de Anfix te permitirá dejar de introducir los
movimientos bancarios a mano en tu contabilidad, lo que te ahorrará una gran cantidad de tiempo.

¿Cómo lo hacemos? Gracias a una tecnología inteligente que conecta tus movimientos bancarios con

los documentos que tienes almacenados en nuestro sistema: facturas emitidas, facturas recibidas,
tickets de gastos…

Te dejamos un video donde explicamos de forma sencilla cómo puedes gestionar la contabilidad de
tu negocio y hacer la conciliación bancaria automática con Anfix: