CODIGO: P-12-097 PROCEDIMENTO DE COMUNICACIONES

RELACIONADAS CON EL PAGO DE LA CUOTA

FECHA:03/SEP/2021 MONETARIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

VERSIÓN:0 Proceso: Procesos de Generación de Valor

Subproceso: Subsidio y Aportes

1. OBJETIVO
Establecer una oportuna y clara comunicación con los trabajadores afiliados beneficiarios de
la Cuota Monetaria del Subsidio Familiar, brindándoles la información sobre pagos del
subsidio familiar.
2. RESPONSABLE
Auxiliar IV Aportes y Subsidio
3. ALCANCE
Dirigido Empresas, Trabajadores dependientes beneficiarios de la Cuota Monetaria del
Subsidio Familiar
4. BASE LEGAL
IDENTIFICACION DESCRIPCIÓN
Subsidio Familiar en Dinero: Es la cuota monetaria que se paga por persona
cargo con derecho al mismo.

Cuota monetaria: Es la suma mensual que se cancela a los trabajadores

beneficiarios, en función de cada una de las personas a cargo que dan derecho a
percibirlo.

Personas a cargo: Se entiende por personas a cargo aquellas que dan derecho
al trabajador beneficiario a recibir subsidio en dinero, siempre que haya pagado
durante el respectivo ejercicio.

Tienen derecho a este susidio los trabajadores cuya remuneración mensual, fija o
variable no sobre pase los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales
Ley 21 de 1982, mensuales vigentes (smlmv) , siempre y cuando laboren al menos 96 horas al
modificada por la Ley 789 mes; y que sumados sus ingresos con los de su cónyuge o compañero (a)
del 27 de diciembre de permanente, no sobrepasen seis (6) smlmv.
2002, Art. 3º, 4º.
Cuando el trabajador preste sus servicios a más de un empleador, se tendrá en
cuenta para efectos del cómputo anterior el tiempo laborado para todos ellos y lo
pagará la Caja de Compensación a la que está afiliado el empleador de quien el
trabajador reciba mayor remuneración mensual. Si las remuneraciones fueren
iguales, el trabajador tendrá la opción de escoger la Caja de Compensación. En
todo caso el trabajador no podrá recibir doble subsidio.

El trabajador beneficiario tendrá derecho a recibir el subsidio familiar en dinero

durante el periodo de vacaciones anuales y en los días de descanso o permiso
remunerado de ley, convencionales o contractuales; periodos de incapacidad por
motivo de enfermedad no profesional, maternidad, accidentes de trabajo y
enfermedad profesional.
Darán derecho al Subsidio Familiar en Dinero las personas a cargo de los
trabajadores beneficiarios que a continuación se enumeran:

1. Los hijos que no sobrepasen la edad de 18 años, legítimos, naturales, adoptivos

y los hijastros. Después de los 12 años se deberá acreditar la escolaridad en
establecimiento docente debidamente aprobado.
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2. Los hermanos que no sobrepasen la edad de 18 años, huérfanos de padres,

que convivan y dependan económicamente del trabajador y que cumplan con el
certificado de escolaridad.

3. Los padres del trabajador beneficiario mayores de 60 años, siempre y cuando

ninguno de los dos reciba salario, renta o pensión alguna. No podrá cobrar
simultáneamente este subsidio más de uno de los hijos trabajadores y que
dependan económicamente del trabajador.

4. Los padres, los hermanos huérfanos de padres y los hijos, que sean inválidos o
de capacidad física disminuida que les impida trabajar, causarán doble cuota de
subsidio familiar, sin limitaciones en razón de su edad. El trabajador beneficiario
deberá demostrar que las personas se encuentran a su cargo y que conviven con
él.

5. En caso de muerte de una persona a cargo por la cual el trabajador estuviere

Ley 789 del 27 de
recibiendo el subsidio familiar, se pagará un subsidio extraordinario por el mes en
diciembre de 2002. Art. 3,
que este ocurra, equivalente a doce (12) mensualidades del subsidio en dinero
Parágrafo 1°.
que viniere recibiendo por el fallecido.

6. En caso de muerte de un trabajador beneficiario, la Caja de Compensación

continuará pagando durante 12 meses el monto del subsidio por personas a cargo,
a la persona que acredite haberse responsabilizado de la guarda, sostenimiento o
cuidado de ellos. El empleador dará aviso inmediato de la muerte de un trabajador
afiliado a la Caja de Compensación.

7. Podrán cobrar simultáneamente el subsidio familiar por los mismos hijos el

padre y la madre, cuyas remuneraciones no excedan de cuatro (4) smlmv.
Decreto 1990 de 2016 Establece las reglas de aproximación de los valores contenidos en la planilla de
autoliquidación de aportes; se fijan plazos y condiciones para la autoliquidación y
pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales,
respectivamente
Decreto 948 del 31 de “Establece el pago de aportes mediante la planilla electrónica PILA”
mayo de 2018
Decreto 1273 del 23 de Reglamenta con relación al pago y retención de aportes al Sistema de Seguridad
julio de 2018 Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes.
Circular Externa No 2017- Instrucciones para el reconocimiento de subsidios no cobrados, rendimientos
00020Expedida por la financieros, medidas de control a adoptar en cada caso, para el cálculo de cuota
Superintendencia del monetaria y excedentes del 55%
subsidio familiar en
diciembre 2017

5. DEFINICIONES – VOCABULARIO
• Giro cuota monetaria: El Tesorero General es responsable de girar el pago de las cuentas que han
sido avaladas. Se pagará a través de abono a cuenta bancaria personal de ahorros o corriente, abono
a cuenta de ahorros “MICROAHORRO” Banco Agrario de Colombia, abono a cuenta de ahorros
“AHORRO A LA MANO” Bancolombia, abono a cuenta “DAVIPLATA” Banco Davivienda, abono a
cuenta de ahorros Banco Colpatria y/o Tarjeta de Afiliación y Servicios, a elección del Tercero.

• Liquidación: Es la generación automática de la cuota monetaria emitida por el sistema de Subsidios

y Aportes.
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• Medios de Pago: Es un bien o instrumento que es utilizado para pagar la cuota monetaria de subsidio
familiar. Tarjeta de afiliación y servicios, cuentas de ahorro.

• Empleadores: Personas naturales o jurídicas que se encuentran afiliadas a la Caja, en condición de

patronos de una o más empleados, según reglamentaciones del Código Laboral Colombiano.

• Afiliados: Personas naturales que, en su condición de Empleados de Empresas afiliadas, tienen

derecho a los servicios que ofrece la Caja.

• Beneficiarios: Personas naturales con vínculos familiares con los afiliados, lo cual les da derecho a
disfrutar de servicios ofrecidos por la Caja. La condición de beneficiario no implica necesariamente el
derecho a Subsidio en efectivo, salvo cuando reúna los requisitos y documentos reglamentarios.

• Aportes: Cuota mensual que los Empleadores están obligados a cancelar a las Cajas de
Compensación Familiar, de acuerdo con el monto de sus nóminas, el cual se revierte en subsidio en
dinero y en especie, hacia los afiliados y beneficiarios.

• Subsidio: Prestación Social en dinero, especie y servicios que se otorga a los trabajadores de
medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, con el propósito de
colaborar en el sostenimiento de la familia.

• Nómina Mensual de Salarios: Es el registro de la totalidad de los pagos hechos por los diferentes
elementos integrantes del salario en los términos de la Ley laboral.

• Empresas Adeudadas: Son las empresas que presentaron reporte de pago fuera del tiempo límite o
que fueron activadas durante el período tomado para la liquidación del subsidio familiar.

• S.I.A.S.: Sistema de Información de Aportes y Subsidios

6. POLITICAS GENERALES DE AUTOCONTROL

6.1. Al afiliarse el trabajador debe cumplir con los requisitos generales presentando los documentos para
acceder al beneficio de la cuota monetaria. Según formulario para afiliación de trabajadores F-12-274 se
establecen los documentos; que deben quedar digitalizados en la carpeta del afiliado en SEVENET.

6.2. Para modificar el medio de pago de la cuota monetaria es necesario el diligenciamiento del formato F-12-
833 Selección y autorización del medio de pago para la cuota monetaria del subsidio familiar, o la certificación
bancaria.

6.3. El sistema SIAS se encuentra parametrizado para generar mensualmente la relación de trabajadores
activos que tienen derecho al pago de cuota monetaria con el cumplimiento de los requisitos establecidos por
la norma.

6.4. Una vez se realice la liquidación de la Cuota Monetaria del Subsidio Familiar, se procede con el envió de
comunicaciones a las empresas y a sus trabajadores afiliados que tienen derecho al pago del subsidio.

6.5. Las comunicaciones emitidas a los afiliados se envían por medio de correos electrónicos de forma masiva,
mensajes de texto y notificaciones en físico.

6.6. Se cuenta con convenio con entidades financieras como Bancolombia – Ahorro a la mano, Davivienda –
Daviplata y Banco Agrario, donde una vez consignando el valor de la Cuota Monetaria del Subsidio Familiar,
el banco envía mensajes de texto a cada afiliado que tiene cuenta en su entidad, indicando el abono efectuado
a la cuenta correspondiente por concepto de Subsidio Familiar.
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6.7. Para mitigar la prescripción de cuotas monetarias pagadas a Tarjeta Integral de Servicios se envían
mensajes de texto a los trabajadores afiliados beneficiarios de este subsidio, invitándolos a hacer usos de estos
recursos.

6.8. Con el fin de reducir el riesgo de fraude en el cambio de modalidad de pago por parte de un trabajador
beneficiario de la cuota monetaria del subsidio familiar, a fin de que una vez se registre la solicitud de cambio,
se confirme mediante mensaje de texto al celular del trabajador la novedad de cambio de modalidad de pago
para los próximos pagos de subsidio familiar.

6.9. Se cuentan con diferentes acciones para los afiliados y/o beneficiarios que no tienen seleccionada la
modalidad de pago de la Cuota Monetaria del Subsidio Familiar y que tienen subsidios pendientes por girar,
para estos casos COMFABOY tiene convenio con el banco Davivienda para que una vez se realice la
liquidación de la Cuota Monetaria del Subsidio Familiar aquellas personas que no han definido el medio de
pago se les de la oportunidad de reclamar este subsidio por ventanilla Davivienda.