Lección 5.

1: Ciclo contable
Ciclo contable
Introducción al ciclo contable:
La vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada
período es un ciclo contable
recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el libro diario y
termina con los estados financieros
y asientos de cierre.
Considerado la contabilidad como un sistema de información útil e
imprescindible en la toma de decisiones, como
para obtener tal información es necesario seguir un proceso o ciclo contable
que consiste en la captación,
registro, resumen, y la clasificación de las operaciones mercantiles, ocurridas en
una determinada empresa
durante un período de tiempo y ejercicio.
Conceptos de ciclo contable:
Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada
período contable, durante la vida de un
negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de
pase de las cantidades registradas
del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de
trabajo, los estados financieros,
la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las
cuentas del libro mayor y, finalmente
el balance de comprobación posterior al cierre.
Es la captación, registro, resumen y clasificación de las operaciones mercantiles,
ocurridas en una determinada
empresa durante un período de tiempo y/o ejercicio que usualmente es
mensual, bimestral y anual (obligatorios)
para fines tributarios.
Es la secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar,
clasificar y resumir la información
contable.
Concepto de ciclo de operación de una empresa comercial:
Es el tiempo que transcurre entre la adquisición de mercaderías y su conversión
en dinero efectivo mediante la
venta, por tanto, las sucesiones de las transacciones involucradas son:
· La compra de mercaderías al contado o al crédito.
· El almacenaje y conservación de los productos.
· El pago de las deudas a los proveedores.
· La venta de los productos al contado o al crédito.
· El pago de los clientes.
Pasos del ciclo contable:
Punto de partida del ciclo contable.
Aportes del propietario o socios.
Un ente cualquiera sea su naturaleza se inicia con bienes y valores aportados
por el propietario o socios,
respaldados con un inventario de los activos y pasivos.
Documentación fuente.
La documentación fuente constituye un respaldo de las operaciones y
proporciona los elementos necesarios para
el asiento contable en el libro diario y/o comprobantes de contabilidad.
Etapas del ciclo contable.
Balance inicial o de apertura.
Es el primer estado financiero que se presenta con datos del inventario inicial
entregado por el propietario del
negocio (empresa unipersonal) y/o aportes de los socios (empresa formada en
sociedad).
Su fin es de obtener el NIT, padrón municipal y registros en diferentes
instituciones donde debe afiliarse
necesariamente para ser considerada como una empresa legalmente
conformada. El inventario inicial se refiere a
los activos consistentes en bienes y valores (inversiones) y determinadas
obligaciones (financiaciones).
Asientos de apertura o reapertura.
Asientos de apertura. Es el primer registro formal que se efectúa sobre la base
de los datos contenidos en el
balance inicial o de apertura –cuando se trata de una empresa nueva-.
Asientos de reapertura. Se denominan a todos aquellos registros que exponen
en los "Libros Diarios y/o
Comprobantes de Diario", con el objeto de reabrir un nuevo juego de registros,
se los
Registro de transacciones en libro diario y/o comprobantes de contabilidad.
Es el registro de una operación mercantil en el libro diario o en los
comprobantes de contabilidad. La
personificación de la cuenta se realiza sobre la base de la documentación
sustentadora, que posteriormente
constituye una fuente para la formulación de los estados financieros.
Pases o posteos al libro mayor o auxiliar.
El registro acumulativo o mayor tiene como función: Clasificar las informaciones
asentadas en el Diario agregando
todos aquellos hechos contables de idéntica naturaleza, con el objeto de
establecer en cualquier momento el
estado económico y financiero de las cuentas.
Se denomina libro de segunda entrada, por ser el segundo registro que utiliza
una empresa para practicar por
segunda vez la registración de sus transacciones u operaciones inicialmente
incorporadas en comprobantes de
diario.
Balance de comprobación de sumas y saldos.
Es un estado de comprobación aritmética de las sumas tanto del lado del debe
como del haber de cada una de
las cuentas del libro mayor, y la comprobación de los saldos deudores y
acreedores de las mismas.
Esta comprobación se realiza después de haber transferido los importes del
libro diario o de los comprobantes de
contabilidad al libro mayor principal y auxiliar.
Ajustes de operación.
Se realizan al final del periodo a objeto de obtener los saldos reales de las
cuentas de resultados y balances.
Para relacionar los ingresos y gastos habidos en el período es necesario analizar
y ajustar los ingresos y gastos
diferidos, acumulados y ajustes necesarios de acuerdo al texto ordenado de la
Ley 843, Decretos Supremos
Reglamentarios y la norma Nª 3 emitida por el Consejo Técnico Nacional de
Auditoria y Contabilidad (CTNAC).
Todo ajuste debe estar respaldado con papeles de trabajo, las que se deben
conservar a objeto de verificar los
cálculos que se emplearon para llegar al importe de cada ajuste.
Hoja de trabajo para la formulación de estados financieros.
Es un instrumento útil en la elaboración de los Estados Financieros. Parte de la
información del Balance de
Comprobación de Sumas y saldos, según sea la columna de hoja, fácilmente se
podrá agrupar toda la
información respecto a los ingresos y gastos acumulados y diferidos (Ajuste
Contable), además de las
actualizaciones de Ley obteniéndose los Estados Financieros.
Estados financieros.
En los Estados Financieros se muestra en forma agrupada y sintética los
resultados económicos y financieros
obtenidos por el negocio a lo largo de un ciclo contable, información en el
Estado de Resultados y en el Balance
General.
Los estados financieros se clasifican de la siguiente forma: Estado de Resultados,
Estado de Utilidades no
Distribuidas, Balance General, Estado de Origen y Aplicación de Fondos, Estado
de Evolución del Patrimonio, y
Notas a los Estados Financieros.
Asientos de cierre
Se refieren a aquellos que se exponen en los "Libros Diarios y/o Comprobante
de Diario" con la finalidad de cerrar
todas las cuentas que hayan tenido movimiento, se los practica sólo y
únicamente a cierre de cada ejercicio y se
encuentran seguido de los asientos de ajuste.
Son los asientos que se realizan para saldar las cuentas de resultados o
diferenciales al final de cada período fiscal.
Consiste en saldar en forma momentánea las cuentas reales o de balance
(acumulativas) a objeto de cambiar
otros mayores-principalmente cuando la empresa utiliza mayores en hojas
sueltas o tarjetas -, y luego se realiza el
asiento de reapertura en el nuevo período fiscal para continuar con el proceso
contable.

Sistemas de contabilidad
Naturaleza de los sistemas de contabilidad:
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo
de la naturaleza del negocio,
operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que haya
que manejar y las demandas de
información que la administración y otros interesados imponen al sistema.
Conceptos de un sistema:
Un sistema es cualquier conjunto definido por una característica común, cuyos
componentes están
interrelacionados entre sí.
Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan regular y
ordenadamente para la consecución de
uno o más objetivos determinados.
Propósito del sistema contable:
Es satisfacer las necesidades de la organización en cuanto a información
contable de la forma más eficiente
posible.
Factores que afectan la estructura del sistema contable:
a) Las necesidades que tiene la entidad de información contable, y
b) Los recursos disponibles para el funcionamiento del sistema.
Funciones del sistema contable:
Interpretar y registrar las causas de las transacciones de la entidad.
· Clasificar las causas de las transacciones similares de modo que permita la
determinación de los
desemejantes totales y subtotales, que son información de utilidad contable
para la gerencia.
· Resumir y comunicar la información contenida en el sistema a las personas que
toman decisiones
Clasificación del sistema contable
Clasificación del sistema contable:
Sistema contable manual.
Es aquel e la cual se u_lizan lápices, pluma y escritura en papel o documentos.
Pasos del sistema contable manual.
· Obtención de la documentación fuente.
· Registrar las transacciones en el libro diario y/o comprobantes de contabilidad
de acuerdo con el plan de cuentas.
· Transferir o pasar los débitos y créditos en las cuentas al libro mayor general y
auxiliar.
· Obtener las sumas de los débitos y créditos en el libro mayor de cada una de
las cuentas.
· Preparar el balance de comprobación de sumas y saldos.
· Registrar los asientos de ajustes en el libro diario y/o comprobantes de
contabilidad.
· Formular la hoja de trabajo para la preparación de los estados financieros.
· Preparar los estados financieros.
· Elaborar los asientos de cierre.
Sistema contable mecánico.
Es aquel en la cual se incluyen máquinas de escribir, sumadoras, caja
registradora, máquina de contabilidad y perforadora para tarjetas o
cintas.
Pasos del sistema contable mecánico.
· Obtención de la documentación fuente.
· Registrar las transacciones en el libro diario y/o comprobantes de contabilidad
de acuerdo con el plan de cuentas y transferir o
pasar los débitos y créditos en las cuentas al libro mayor general y, en forma
simultánea a través de la copia se ob_ene el registro
en el libro diario. El libro diario y el libro mayor de este sistema se conforman a
través de las hojas o tarjetas sueltas, que se
empastan después de ser usadas, conformando los libros correspondientes.
· Preparar el balance de comprobación de sumas y saldos.
· Registrar los asientos de ajustes en el libro diario y/o comprobantes de
contabilidad.
· Formular la hoja de trabajo para la preparación de los estados financieros.
· Preparar los estados financieros.
· Elaborar los asientos de cierre.
Sistema contable computarizado.
Son simples calculadoras constituidas por cuatro unidades, que son: unidad de
entrada de datos, unidad central de procedimiento,
unidad de memoria, y unidad de salida de datos.
Pasos del sistema contable computarizado.
· Obtención de la documentación fuente.
· Se capta y se valida la transacción, lo que significa que se introduce los datos a
la computadora, y se aprueba su correcta captura,
para ser introducida posteriormente al sistema en forma automá_ca.
· Se imprime el libro diario y/o comprobantes de contabilidad, el mayor, los
auxiliares y el balance de comprobación de sumas y
saldos a través de la memoria y los programas de la computadora.
· Se introducen los ajustes de operación necesarios.
· Se preparan los estados financieros. En este sistema la información económica
y financiera usualmente se ob_ene en forma
automá_ca a través del programa de la computadora.

Balance inicial
Introducción al balance inicial o de apertura:
La empresa cualquiera fuese su naturaleza cuenta con una serie de bienes
invertidos por él, o los propietarios,
valorados en moneda de curso legal y corrientes.
Naturaleza del balance inicial o de apertura:
Artículo 46 del Código de Comercio (Inventario y balances).
El libro de inventarios y balances se abrirá con el inventario y balances iniciales
y, según el ejercicio anual o
semestral, contendrá el inventario final y el balance general, incluyendo la
cuenta de resultados. Estos estados
financieros serán elaborados, según la clase de actividades de que se trate, con
criterio contable uniforme que
permita conocer de manera clara, completa y veraz, la situación del patrimonio
y las utilidades obtenidas, o las
pérdidas sufridas, durante el ejercicio
Conceptos del balance inicial o de apertura:
Es el primer estado financiero que se presenta con datos del inventario inicial
entregado por el propietario del
negocio (empresa unipersonal) y/o aportes de los socios (empresa formada en
sociedad).
Es el estado financiero que muestra los bienes y valores invertidos inicialmente
en la empresa, las obligaciones
hacia terceros y a los propietarios, entendiéndose que la misma es un ente
diferente del o los propietarios.
Es un Estado Financiero que muestra los activos y pasivos con los que cuenta
una empresa al iniciar sus
actividades.
Fin del balance inicial o de apertura:
Su fin es de obtener el NIT, padrón municipal y registros en diferentes
instituciones donde debe afiliarse
necesariamente para ser considerada como una empresa legalmente
conformada. El inventario inicial se refiere a
los activos consistentes en bienes y valores (inversiones) y determinadas
obligaciones (financiaciones).
¿Para qué se presenta el Balance Inicial o de Apertura?
Para establecer la situación de un contribuyente el momento de su inscripción,
de acuerdo al Art. 31 numeral 2
del Reglamento del Registro de Comercio, DS 15191 y Art. 50 del Código de
Comercio.
¿Dónde presento el Balance de Apertura?
En la Unidad de Operaciones Tributarias del Servicio de Impuestos Nacionales
de su jurisdicción.
¿Cuántos ejemplares del Balance de Apertura debo presentar?
Un original y el número de copias que requiera, recomendándose que sean un
mínimo de cinco. Deben estar
firmados por el propietario y el profesional competente que los elaboró,
acompañando su solvencia profesional
otorgada por su respectivo Colegio. Una de las copias se queda en la
Administración Tributaria.
¿Se adjunta algún otro documento?
De manera ordenada en un fólder, adjunte un papel sellado por cada ejemplar
del balance, dos fotocopias del
certificado de contribuyente NIT y la fotocopia del CI del titular del NIT.
Las sociedades comerciales también deben presentar fotocopias del testimonio
de constitución, del poder del
representante legal de la empresa y del CI del representante legal
representante legal de la empresa y del CI del representante legal.
Formas de aprender un balance inicial o de apertura:
Existen dos formas: en forma de cuentas y en forma de reporte o informe.
En forma de cuentas.
Es el que presenta en el lado izquierdo se presentan los activo y en lado derecho
el pasivo y el patrimonio. Esto se
presenta de izquierda a derecha.
En forma de reporte o informe.
En esta forma se presentan primero los activos o derechos y a continuación
(debajo) el pasivo u obligaciones y el
patrimonio. Esto se presenta de arriba hacia abajo.

Libro diario
Introducción al libro diario:
En un sistema contable real, cada una de los diferentes hechos económicos, en
una entidad, se registra,
inicialmente, en un asiento contable denominado diario. Es el libro de
contabilidad en el que se registran, en
idioma español, en forma cronológica, día por día, y en orden progresivo, las
operaciones en términos de débitos y
créditos, artículo 44 del Código de Comercio.
Naturaleza del libro diario:
En las organizaciones, la naturaleza de las operaciones y el tamaño de las
transacciones determinan la cantidad y
la clase de diario necesario. El tipo más sencillo para registrar las transacciones
es el libro diario general que lleva
solamente dos columnas. De la utilización más eficiente del diario general, se
inducen dos cosas, las cuales son.
a) La capacidad de analizar el efecto de una transacción sobre los activos,
pasivos y patrimonio.
b) La familiarización con el formato estándar y la estructura de los asientos de
diario.
Concepto de libro diario:
El libro Diario es un registro cronológico y ordenado de las operaciones
comerciales efectuadas por el
comerciante, día por día y uno tras de otro debiendo establecer quién es el
deudor y quién es el acreedor. El libro
Diario es conocido como el libro de entrada original primera entrada. El Diario
no reemplaza ni sustituye al Libro
Mayor, en él se anotan las transacciones y de ahí se toma la información
necesaria para hacer los asientos en el
Libro Mayor.
El Diario es el libro de entrada original, en él se encuentran por orden
cronológico los hechos esenciales de las
operaciones tales como:
* La determinación de los cargos y abonos.
* La cantidad monetaria que importan en cada una.
* La explicación adecuada del asiento.
* Su fecha, su número.

Características del libro diario

Características del libro diario:
Es una herramienta ú_l debido a que selecciona y acumula datos financieros en
términos de cuentas.
· Describe las transacciones en forma completa para respaldar su validez.
· El _po más sencillo para registrar las transacciones es el diario general que
lleva solamente dos columnas.
· Cada asiento menciona los nombres de las cuentas que deben cargarse y
abonarse, el valor monetario de cada cargo y abono, y
cualquier explicación necesaria de la transacción.
Objetivos del libro diario:
· La capacidad de analizar el efecto de una transacción sobre los ac_vos,
pasivos, y patrimonio.
· La familiarización con el formato estándar y la estructura de los asientos de
diario.
Propósito del libro diario:
· Proporcionar un registro ordenado y permanente de las transacciones
efectuadas.
· Clasificar las transacciones de cargos y abonos horizontal y ver_cal.
Finalidades del libro diario:
· Se planean para facilitar el registro inicial de las transacciones y para clasificar
y sumarizar los datos para su traspaso
correspondiente a la cuenta del mayor.
· Obtener un procedimiento eficiente en las transacciones financieras.
Funciones del libro diario:
El diario cumple tres funciones, estas son:
a) La u_lización del libro diario coadyuva a evitar errores, porque las
contrapar_das de débitos y créditos, para cada transacción,
aparecen juntas.
b) El registro en el diario muestra todo el historial sobre una transacción en un
solo lugar, y proporcionar una explicación sobre la
operación.
c) El libro diario suministra un registro cronológico de todos los acontecimientos
de la ac_vidad de una organización. En caso de ubicar
alguna transacción de algún mes o año atrás, es la fecha del diario.
Origen de los datos para asentar en el libro diario:
El tenedor de libros o el contador ob􀆟ene la información sobre una operación
mercan􀆟l de un documento fuente que puede ser: Las
facturas de compra, de venta, talón de cheques, planilla de sueldo, etc. Antes de
registrar en el Diario u otros registros se debe analizar los
efectos que la operación 􀆟ene sobre los documentos de la ecuación contable
fundamentales y clasificar dichos efectos en base a cuentas
específicas.
La información de un asiento de diario se origina de tales fuentes de material
como las facturas, cintas de cajas registradoras, tarjetas de
􀆟empo, memorando sobre créditos, y cheques expedidos.
Estructura de un libro diario:
Libro diario
a) Libro diario nº, es el folio de la hoja, lugar que debe ser empastado con el
sello del interveniente.
b) Fecha, se anota el mes, día correspondiente a las transacciones.
c) Comprobante, se anota el 􀆟po de comprobante que origina la transacción,
como ser comprobante de ingreso, egreso, o traspaso.
d) Asiento nº, es el número de cada una de las transacciones.
e) Código, es el número que se le asigna a las cuentas de acuerdo al plan de
cuentas.
f) Detalle, se escribe el nombre de la cuenta cuyo valor será registrado en el
debe, del lado izquierdo; el nombre de la cuenta cuyo
valor será registrado en el haber, del lado derecho, en la siguiente línea.
Cualquier explicación necesaria de una transacción debe
aparecer debajo de la transacción, a la mitad del camino entre los asientos del
debe y haber.
g) Debe, se asienta el importe (valor) del débito en la misma línea de la columna
del débito.
h) Haber, se asienta el importe (valor) del crédito en la misma línea de la
columna del crédito.
Partes fundamentales que refleja un asiento contable en un libro diario:
Las partes fundamentales que debe reflejar un asiento en el Diario son las
siguientes:
a) La fecha y número de asiento.
b) Los 􀆟tulos de los asientos afectados.
c) Importes de los cargos y créditos.
d) Una breve explicación o glosa de la operación.
Ventajas y desventajas del libro diario:
Ventajas del libro diario.
a) Indica las transacciones de cada día.
b) Registra las transacciones en orden cronológico.
c) Analiza cada transacción en sus términos de débitos y créditos.
d) Ofrece una explicación de cada transacción cuando es necesario.
e) Sirve como fuente de referencias futuras para transacciones contables.
f) Evita extensas explicaciones en las cuentas.
g) Hace posible los traspasos al mayor en el momento conveniente.
h) Ayuda a mantener balanceado el mayor.
i) Ayuda en la localización de errores.
j) Promueve la división del trabajo.
4.12.2) Desventajas del libro diario.
a) Se escribe en el asiento de diario el nombre de cada cuenta afectada por una
operación, y cada cargo y crédito del diario se pasó
individualmente al libro mayo, tal procedimiento es lento y laborioso para
empresas grandes.
b) Sólo una persona puede trabajar en un libro diario general, esto demora
􀆟empo cuando hay muchas transacciones que deben
registrarse.
En esquema de cuentas (t):

Libro mayor
Conceptos de libro mayor:
También llamado libro de segunda entrada ya que recibe los pases del libro
diario, es un libro encuadernado, en
carpetas de hojas sueltas, o una serie de tarjetas dependiendo del sistema
implementado por la empresa, donde
se encabeza con el título de cuenta y número asignado a la misma, fecha, contra
cuenta, número del folio del
diario e importe de cada una de las distintas clases de cuentas.
Es el conjunto de todas las cuentas individuales, en la forma acostumbrada de
una hoja separada para cada
cuenta.
Es un libro de hojas sueltas o un tarjetero, donde se encuentran registradas las
cuentas separadas para cada tipo
de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, y egresos.
Función del libro mayor:
Es de clasificar las informaciones asentadas en el libro diario o en comprobantes
de contabilidad agregando todos
aquellos hechos contables de idéntica naturaleza.
Propósitos del libro mayor:
Es sumarizar los datos relacionados con un renglón que aparece en los estados
financieros.
Formar una fuente de información siempre accesible en la clasificación de las
cuentas, para la gerencia.
Objeto del libro mayor:
Es de obtener el movimiento de los débitos y créditos, y determinar el saldo de
la cuenta.
Fin del libro mayor:
Lograr la igualdad entre los débitos y créditos de las cuentas. Sumarizar la
información deseada en el estado de
resultados y en el balance general.
Partes que consta el libro mayor:
a) Nombre de la cuenta. Se escribe el nombre de cada una de las cuentas.
b) Número. Es el folio de la hoja, donde debe ser estampado con el sello del
notario interviniente.
c) Comprobante. Se anota el tipo de comprobante que originó la transacción,
como ser: comprobante de
ingreso, egreso, o traspaso.
d) Fecha. Se anota la fecha de la transacción u operación.
e) Asiento Nº. Conocida como página de mayor, se anota la página del diario
y/o número de asiento a partir
del cual se está mayorizando el asiento. Esto sirve de información cruzada entre
el mayor y el diario.
f) Detalle. Se anota la glosa, por qué el débito o el crédito.
g) Debe. Se copia el importe (valor) del “debe” de la cuenta que se mayoriza.
h) Haber. Se copia el importe (valor) del “haber” de la cuenta que se mayoriza.
i) Saldos. Si el total del “debe” es mayor que el total del “haber”, es de saldo
“deudor”; y si es a la inversa, es
de saldo “acreedor”.
Ahora bien, el registro de los movimientos cuantitativos ocasionados en las
cuentas se los efectúa en un resumen
general de las cuentas denominadas “mayor”. La forma tradicional de una
“cuenta de mayor” es el siguiente:
Mayorización:
Es el traslado de los débitos y créditos del “libro diario” al “libro mayor”.
La Mayorización puede efectuarse trasladando el débito y el crédito de cada
transacción en el orden en que
figuran en el diario, o bien traspasando primero todos los débitos seguidos de
todos los créditos que figuren en una
página del libro diario.
Ventajas y desventajas del libro mayor:
Ventajas del libro mayor
Muestra el saldo final de las cuentas en cualquier momento.
Desventajas del libro mayor
Todos los débitos y créditos a los clientes han sido registrados en una sola
cuenta del mayor general, este
procedimiento es inadecuado puesto que así resulta difícil determinar el
importe que adeuda cada cliente.

Pases del libro diario al libro mayor

Introducción del traspaso del libro diario al libro mayor:
Para determinar el saldo final de cada una de las cuentas, y tenerlas
actualizadas es que se realizan los pases del
Libro Diario al Libro Mayor.
Naturaleza del traspaso del libro diario al libro mayor:
Después de que una transacción ha sido registrada en un diario debe ser
transferida a las cuentas adecuadas del
mayor. La transferencia de los asientos del diario al mayor es conocida como
traspaso.
Es un proceso que consiste en anotar cada cuenta del mayor los asientos de
débitos y créditos que se indican en
el libro diario.
Conceptos de los traspasos del libro diario al libro mayor:
Es el proceso de transferir los débitos y los créditos de las cuentas y subcuentas
registrados en el libro diario y/o
comprobantes de ingreso, egreso, y diario o traspaso, al libro mayor principal o
auxiliar. (Juan Funes Orellana “El
ABC de la Contabilidad” página Nª 131.).
Llamado también Mayorización, es el traslado de los débitos y créditos del libro
diario al libro mayor. (Nicolás
Parisaca “Contabilidad Básica 2000” página Nº 138.).
Características de los traspasos del libro diario al libro mayor:
Un cargo en un diario es asentado como un cargo en la cuenta citada del mayor.
Un abono en un diario es
traspasado como un abono en la misma cuenta del mayor.
Los traspasos a las cuentas del mayor pueden hacerse:
a) Al momento mismo en que se asienta la transacción en el diario.
b) Al final del día semana o mes.
c) Cuando se llena por completo una página del diario.
Objetivos de los traspasos del libro diario al libro mayor:
Permitir el registro cronológico de todas las operaciones y la acumulación de los
resultados de las operaciones, de
acuerdo con las cuentas afectadas.
Es de obtener el movimiento de los débitos y créditos, y determinar el saldo de
las cuentas
Finalidad de los traspasos del libro diario al libro mayor:
Tiene dos finalidades:
· Permite al tenedor de libros saber cuántos y cuáles pases ha hecho al mayor
mientras se halla realizando
este proceso.
· Después de haber efectuado los pases al mayor, los números de cuentas en la
columna “F. M.”, sirven de
referencia cruzada entre el diario y el mayor.
Procedimientos de los traspasos del libro diario al libro mayor:
Se empieza con el pase del asiento del débito de la siguiente manera:
Se busca en el mayor la cuenta que ha de cargarse.
Se registran los siguientes datos en el lado izquierdo de la cuenta (debe):
- En la columna de fecha se anota su fecha.
En la columna referencia se anota el número de la página del libro diario donde
salió el asiento
- En la columna referencia, se anota el número de la página del libro diario
donde salió el asiento.
- En la columna llamada Debe, se anota su importe del debe.
Se vuelve al diario, y en la columna “F. M.”, (que significa folio del mayor, o
página, o bien número de cuenta),
que está a la izquierda de la columna llamada “Debe”, se anota el número de la
cuenta a la que se hizo el pase
en el mayor.
A continuación, se procede a efectuar el pase del asiento de crédito en forma
similar.
La información del diario debe pasarse al Libro Mayor a intervalos frecuentes,
para así mantener todas las cuentas
al día.
Este intervalo puede variar de acuerdo al volumen de operaciones y la magnitud
de la empresa.

Pasos a seguir en los traspasos del libro diario al libro

mayor
Pasos a seguir en los traspasos del libro diario al libro mayor:
El procedimiento a seguir para transferir los datos contables del diario a las
cuentas del mayor es el siguiente:
Localice la cuenta de mayor correspondiente al primer cargo anotado en el
asiento de Diario.
Registre la fecha en la columna correspondiente.
Anote el concepto en caso de ser necesario para aclarar el asiento o la contra
cuenta
Registre el importe del cargo o del crédito.
En la columna de F. D. (Folio Diario), anote el número de folio o página del libro
diario o, el folio/Nº de asiento del
libro diario.
Volver al diario y registrar en la columna del F. M. (Folio Mayor) el número de la
cuenta del mayor.
Referencias cruzadas:
Es el hecho de anotar la página o folio del diario como referencia cruzada en el
mayor, y el número de cuenta de
mayor en el diario. Esta referencia se sirve para localizar fácilmente los pases
del diario al mayor o viceversa.
Es la colocación del número de cuenta en el diario, y la colocación del número
de la página del diario en la
cuenta del mayor.
Ventajas y desventajas de los traspasos del libro diario al libro mayor:
Ventajas de los traspasos del libro diario al libro mayor.
· Mantiene todas las cuentas al día.
· Clasifica las distintas clases de cuentas utilizadas en el libro diario, tales como
activos, pasivos, capital,
ingresos y egresos.
Desventajas de los traspasos del libro diario al libro mayor.
Pueden ocurrir errores al traspasar
Introducción del balance de comprobación de sumas y saldos:
Después de haber transferido los importes del libro diario y/o comprobantes de
contabilidad al libro mayor –
principal y auxiliares-, se efectúa el resumen y comprobación aritmética del
manejo de los débitos y créditos tanto
en el libro diario y/o comprobantes de contabilidad como en los mayores
principales y auxiliares; esta
comprobación se efectúa en el “balance de comprobación de sumas y saldos”.
Antes de extractar un balance de comprobación de sumas y saldos, como, por
ejemplo, de un mayor general a
fin de mes, el tenedor de libros se cerciora de que se han pasado al mayor todos
los asientos necesarios para
lograr la igualdad entre el debe y el haber.
Si se usan diarios tabulares o su equivalente, el tenedor de libros confirma que
los totales de las columnas se han
sumado lateralmente y que se han pasado a las cuentas de control en la forma
usual, y que todos los pases de las
partidas de detalle en la última parte del mes se han terminado.
Naturaleza del balance de comprobación de sumas y saldos:
La contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el
registro de toda operación
requiere el asentamiento de débitos y créditos por igual importe.
El resumen y comprobación, de que las cantidades totales del lado Debe de las
cuentas suman cuantitativamente
la misma cantidad que las anotadas o registradas en el lado Haber; de estas
cuentas se efectúa en el BALANCE
DECOMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS.
Conceptos del balance de comprobación de sumas y saldos:
Es la comprobación aritmética de los débitos y créditos tanto en el libro diario
y/o comprobantes, como en los
mayores principales y auxiliares.
Es un estado de comprobación aritmética de las sumas tanto del lado del debe
como del haber de cada una de
las cuentas del libro mayor, y la comprobación de los saldos deudores y
acreedores de las mismas.
Es un Cuadro Demostrativo de la igualdad existente en las sumas del Diario y del
Mayor y la determinación de los
saldos de cada cuenta.
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldo presenta un extracto de los
Débitos y Créditos totales de cada
una de las cuentas del Mayor.
Objeto del balance de comprobación de sumas y saldos:
Tiene por objeto determinar la igualdad de los débitos y créditos asentados y
fijar un resumen básico para los
estados financieros.
Resumir las clases de transacciones que se han contabilizado, o algunas veces
para reducir la localización de un
error descubierto en el balance de comprobación.
Fijar el origen general de un error en los pases.
Reducir a rutina la preparación de los estados financieros.

Objetivos del balance de comprobación de sumas y

saldos
Objetivos del balance de comprobación de sumas y saldos:
· Es para demostrar solamente un aspecto del mayor que existe igualdad entre
los débitos y créditos o que el
mayor está cuadrado, asegurando que se han registrado los débitos y créditos
iguales para cada
transacción, el saldo de débitos y créditos de cada cuenta, si se han calculado
correctamente y si el saldo
de las cuentas del “balance de comprobación de sumas y saldos” se ha ajustado
correctamente.
· Es el de comprobar la igualdad del total de débitos y créditos.
Propósitos del balance de comprobación de sumas y saldos:
a) Es de “comprobar” si se ha mantenido la igualdad entre los débitos y créditos
de cada una de las cuentas.
b) Localiza los errores dentro de un período identificado de tiempo y así facilita
el encontrarlos en detalle y
corregirlos.
c) Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán
empleados en la preparación de los
estados contables.
Funciones que debe cumplir el balance de comprobación de sumas y saldos:
El balance de comprobación es útil para comprobar la exactitud matemática del
mayor; pero únicamente en lo
que se refiere a la igualdad que debe mantenerse entre los débitos y créditos,
pues un “balance de
comprobación de sumas y saldos” puede aparecer “nivelado” aun en el caso de
que se hubiere omitido el
registro de una operación en el diario, o que se hubiere cargado o acreditado
una cuenta equivocada, bien en el
diario o en el mayor, o que un asiento completo del diario se hubiere dejado de
pasar al mayor.
Características del balance de comprobación de sumas y saldos:
Es una lista de los saldos deudores y de los saldos acreedores de todas las
cuentas del mayor para comprobar su
igualdad
Tipos de balance de comprobación de sumas y saldos:
Existen los siguientes tipos de balance de comprobación de sumas y saldos:
Un primer tipo de balance de comprobación de sumas y saldos, muestra el total
de débitos y el total de créditos
en cada cuenta, y tiene cierto valor cuando tiene que prepararse una hoja de
detalle (o análisis) o un estado de
articulación (o tabulación).
El segundo tipo de balance de comprobación de sumas y saldos es el más
frecuente; éste comprueba también de
manera satisfactoria la igualdad de los débitos y los créditos y sirve además de
base para una hoja de trabajo o
para los estados financieros.
Formas de preparar el balance de comprobación de sumas y saldos:
Para preparar el “balance de comprobación de sumas y saldos”, se enlistan en
una hoja de trabajo todos los
nombres de las distintas cuentas, con
a) el número de la cuenta
b) el número de la página del mayor en la cual aparece esa cuenta. Los saldos
del debe se encuentran en una
columna y los saldos del haber se encuentran en otra columna a la derecha del
debe.
Diseño de un balance de comprobación de sumas y saldos:
El balance de comprobación de sumas y saldos consta de seis columnas formado
de la siguiente manera:}
a) Nº, para registrar en Nº de cada cuentas, además para saber el total de
cuentas que se encuentran dentro del “balance de
comprobación de sumas y saldos”.
b) Código de la cuenta, es el número que iden􀆟fica a cada cuenta de acuerdo al
manual de cuentas.
c) Detalle, para escribir el nombre de cada una de las cuentas que se
encuentran dentro del “balance de comprobación de sumas y
saldos”.
d) Debe, se registra su valor o importe total de cada una de las cuentas del libro
mayor que 􀆟enen montos en el lado del “debe”, al
“balance de comprobación de sumas y saldos”.
e) Haber, se registra su valor o importe total de cada una de las cuentas del
libro mayor que 􀆟enen montos en el lado del “haber”, al
“balance de comprobación de sumas y saldos”.
f) Deudor, se registran los saldos finales que 􀆟enen cada una de las cuentas, en
esta columna las únicas cuentas con saldo “deudor”
son las cuentas de ac􀆟vos y gastos.
g) Acreedor, se registran los saldos finales que 􀆟enen cada una de las cuentas,
en esta columna las únicas cuentas con saldo
“acreedor” son las cuentas de pasivos, capital o patrimonio, y las cuentas de
ingresos.
3.11.1) PASOS A SEGUIR PARA EL TRASPASO AL BALANCE DE COMPROBACIÓN
DE SUMAS Y SALDOS.
a) Cerciorarse de que han sido pasados o posteado al libro mayor todos los
asientos del libro diario o comprobantes de contabilidad, a
fin de lograr la igualdad entre los débitos y créditos.
b) Sumar las can􀆟dades registradas en el debe y el haber de todas las cuentas
del libro mayor. Esta suma por lo general se la realiza a
lápiz y se anota en números pequeños.
c) Encabezamiento del estado, cualquier estado que emita el departamento
contable siempre debe cumplir con este requisito, dando
respuesta a las siguientes preguntas:
Preguntas Respuestas
¿De quién? Nombre o razón social de la empresa
¿Qué es? Título del estado
¿Cuándo? Fecha o Período al que corresponde en estado
d) Seguidamente se anota el número de la cuenta, el 􀆟tulo o nombre de la
misma, la suma total del lado debe, la suma total del lado
haber en las respec􀆟vas columnas del balance de comprobación de sumas y
saldos.
e) Una vez anotadas todas las cuentas en el “balance de comprobación de
sumas y saldos”, se suman todos los valores registrados en
las columnas de los débitos y créditos, ambas can􀆟dades deben ser iguales, y
ésta suma además debe ser igual a la sumatoria total
de los débitos y créditos en el libro diario.
f) Asegurada la igualdad de los débitos y créditos en el total cuentas, se procede
a determinar el saldo de cada una de ellas,
anotándose dichas can􀆟dades en las columnas respec􀆟vas. Este saldo será
deudor si la can􀆟dad del debe es mayor a la del haber, y
será acreedor si la can􀆟dad del haber es mayor a la del debe.
Por úl􀆟mo se totalizan las columnas de saldos “deudores y acreedores” ambas
sumas también deben ser iguales

Errores que no comprueba el balance de

comprobación de sumas y saldos
Errores que no comprueba el balance de comprobación de sumas y saldos:
Cuando los pases al Mayor son numerosos se corre el riesgo de registrar los
montos en las cuentas en excesos o en defecto.
Un error en exceso es el de registrar en una cuenta Bs. 160,00.-, siendo la
can_dad real Bs. 150,00.-. Un error por defecto será el caso
contrario
Sin embargo, existen algunos errores que no comprueba este Balance que por lo
general se los comete por omisión por ejemplo:
Clases de errores del balance de comprobación de sumas y saldos.
Los errores pueden clasificarse como sigue:
· Errores de omisión y errores de comisión.
Errores de omisión
Si una transacción no ha sido asentada en el libro diario y traspasada al libro
mayor, el “balance de comprobación de sumas y saldos” está
cuadrada pero con importes incorrecto. Esto sucede cuando la diferencia puede
indicar la omisión completa de un pase; el exceso de un
número podrá deberse a la omisión de un pase al debe o haber, por ese
importe, y el tenedor de libros buscará una par_da de este monto
entre los asientos de crédito en los libros de entrada original.
Errores de comisión
Si un valor de una cuenta es traspasado al “balance de comprobación de sumas
y saldos” con otro nombre al que le corresponde.
Resumiendo estos errores de omisión y de comisión del balance de
comprobación de sumas y saldos.
a) Pases al Mayor en cuentas equivocadas, por error se cargó en cuentas por
cobrar Bs. 200,00.-, en vez de haberse cargado a
documentos por cobrar.
b) Omisión por completo de una operación por descuido no registró en el Diario
una devolución en ventas.
c) Que se registren erróneamente las can_dades, por ejemplo una transacción
de Bs. 500,00.-, fue registrada en el diario por Bs.
5.000,00.-.
d) Por errores compensados, tanto en exceso como por defecto, una
transacción que importe Bs. 800,00.-, fue registrada en el debe
por Bs. 80,00.-; el error por defecto es de Bs. 720,00.-. Un abono de Bs. 910.-, se
registró en Bs. 190,00.-, el error por defecto es de
Bs. 720,00.-; en el haber. Ambos errores se compensarán al momento de sumar
las can_dades del debe y del haber en la columna
de saldos del “balance de comprobación de sumas y saldos”.
e) Un error de transposición es el movimiento de un número a la derecha o a la
izquierda, uno o más decimales. Si la diferencia en el
balance de comprobación de sumas y saldos, par_cularmente una que importe
varios dígitos, es divisible por 9, podrá haber
ocurrido un error de transposición; para descubrir el origen del error, el tenedor
de libros buscará a) la novena parte del exceso
entre los pases al mayor en el lado opuesto del exceso; si encuentra una par_da
de esta índole, podrá ser que la par_da
mul_plicada por 10 es la cifra que debería haberse pasado; o si no se encuentra,
b) buscará 10/9 del exceso entre los pases al
mayor en el mismo lado en el que se encuentra el exceso; si lo encuentra, podrá
ser que 1/10 de la par_da encontrada sea la cifra
que debería haberse pasado. Así, un exceso en los créditos por Bs. 4,68.-, podrá
significar que una can_dad de débito por Bs. 5,20.-
se pasó erróneamente como 0,52.-; o bien, que un monto en el haber por Bs.
0,52.- se pasó equivocadamente como Bs. 5,20.-.
Podrá pensarse un error de transposición de dos puntos si la diferencia en el
balance de comprobación de sumas y saldos es
divisible entre 11 y 9; en ese caso, el tenedor de libros buscaría a) un 1/99 del
exceso entre los pases del mayor en el lado opuesto
del exceso; si encuentra una par_da de esta naturaleza, podrá ser que ésta,
mul_plicada por 100, sea la cifra que debería haberse) / pasado; o si no se
encuentra, b) buscará un 100/99 del exceso entre los pases en el mayor en el
mismo lado en que se encuentra el
exceso; si se localiza, podrá ser que 1/100 de la par_da encontrada sea la cifra
que debería haberse pasado. Así por ejemplo, un
exceso en el haber del balance de comprobación de sumas y saldos por Bs.
51,68.-, podría significar que un importe en el debe de
Bs. 52,00.- se pasó erróneamente como Bs. 0,52.- o, por otra parte, que una
can_dad en el haber de Bs. 0,52.- se pasó
equivocadamente como 0,52.-.
Podrá haber ocurrido un error de transposición de tres puntos si la diferencia en
el balance de comprobación de sumas y saldos es
divisible por 999. El procedimiento que ha de seguirse para localizar el origen
del error podrá deducirse de los dos párrafos
precedentes.
Localización de errores:
Localización de errores que no cuadran el balance de comprobación de sumas
y saldos.
a) Si el error es únicamente de un dígito, puede estar en una suma o en una
resta, y también puede ser el resultado de la copia
incorrecta de un número en el libro diario, libro mayor, o en el “balance de
comprobación de sumas y saldos”.
b) Si la diferencia entre el total del débito y el total del crédito del “balance de
comprobación de sumas y saldos” es divisible por 2.
Esto sucede cuando la diferencia es divisible por 2, podrá haberse hecho un
pase igual a la mitad de la diferencia en el lado
equivocado del mayor; así por ejemplo, los débitos del balance de
comprobación de sumas y saldos exceden a los créditos en la
suma de Bs. 267,12, podrá ser que debido a un error de pase, una par_da del
haber de Bs. 133,56 se haya pasado al debe en el
mayor, repasando todos los pases efectuados desde la úl_ma comprobación
correcta.
c) Si la diferencia es divisible entre 9, el error puede deberse a una transposición
o a una mala colocación de una cifra.
· Puede haberse hecho un traspaso igual a la mitad de la diferencia en el lado
equivocado de una cuenta.
· El saldo de una cuenta, igual a la mitad de la diferencia, puede haber sido
anotado en el lado equivocado del “balance de
comprobación de sumas y saldos”.
d) Si la diferencia es divisible entre 99, puede haber ocurrido un movimiento de
dos lugares en los dígitos.
e) Un nuevo punteo de las par_das del bance de comprobación de sumas y
saldos, con los saldos de las cuentas que aparecen en el
mayor, y una comprobación de las sumas de las mismas.
Si persiste el error.
a) Volver a sumar el “balance de comprobación de sumas y saldos”.
b) Comparar las cifras del “balance de comprobación de sumas y saldos” con
los saldos de las cuentas, y revisarlas para tener la
seguridad de que los saldos están anotados en sus lugares apropiados del
“balance de comprobación de sumas y saldos”.
c) Verificar el saldo de cada una de las cuentas del libro mayor.
d) Verificar los traspasos al libro mayor.
e) Verificar los asientos del libro diario.
Verificar las transacciones.
Si persiste el error:
a) Volver a sumar el “balance de comprobación de sumas y saldos”.
b) Comparar las cifras del “balance de comprobación de sumas y saldos” con los
saldos de las cuentas, y revisarlas para tener la
seguridad de que los saldos están anotados en sus lugares apropiados del
“balance de comprobación de sumas y saldos”.
c) Verificar el saldo de cada una de las cuentas del libro mayor.
d) Verificar los traspasos al libro mayor.
e) Verificar los asientos del libro diario.
f) Verificar las transacciones.
Ventajas y desventajas del balance de comprobación de sumas y saldos:
Ventajas del balance de comprobación de sumas y saldos:
· El “balance de comprobación de sumas y saldos” es ú_l al contador para
preparar los estados periódicos.
· Aunque podría formular los estados periódicos tomando los datos
directamente del mayor, le es mucho más sencillo u_lizar los
saldos del “balance de comprobación de sumas y saldos”.
· Es un medio para comprobar la exac_tud aritmé_ca del mayor en cualquier
fecha.
Desventajas del balance de comprobación de sumas y saldos
Aunque esté cuadrado el “balance de comprobación de sumas y saldos”, no
garan_za que estén correctas las cuentas.
No se _ene la seguridad de que las cuentas individuales estén exentas de error;
en efecto, los pases pueden haberse hecho a cuentas
equivocadas y ciertas cuentas pueden no haberse ajustado adecuadamente
para que concuerden con todos los hechos.