INCORPORACIÓN DE LA TECNOLOGÍA PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

LUISA FERNANDA JAIMES SÁNCHEZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESPECIALIZACIÓN EN DIRECCIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

VALLEDUPAR 2021 - 1

1
 INCORPORACIÓN DE LA TECNOLOGÍA, PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

LUISA FERNANDA JAIMES SÁNCHEZ

Informe del Módulo: Sistemas y Tecnologías de la Información para la Dirección - DP

Profesor consultor: DIANA PATRICIA BARRENECHE SARMIENTO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESPECIALIZACIÓN EN DIRECCIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN

PÚBLICA

VALLEDUPAR 2021 – 1
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Contenido
Introducción ............................................................................................. 4

INCORPORACIÓN DE LA TECNOLOGÍA PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 5

Conocimiento de la entidad .................................................................... 5

Cuadro de análisis ................................................................................. 7

Conclusiones. ..................................................................................... 11

Bibliografía ........................................................................................ 12

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 Introducción

El desarrollo de las empresas es un tema que concierne a toda una sociedad, ya

que en ellas se desenvuelven la mayoría de las personas que habitan una zona o un país ya

sea como trabajador, empleador, usuario de los productos o usuario de la información,

teniendo una cosa en común: las personas, las cuales actúan y evolucionan acorde al

entorno y es así como vemos que, a lo largo de los años, cómo las empresas han ido

evolucionando o adaptándose a suplir cada vez más necesidades. Es en este entorno

cambiante en que la necesidad facilitar el acceso a los productos que la información toma

más relevancia y se torna en uno de los principales activos a gestionar y la tecnología se

vuelve una herramienta para lograr este fin.

Por lo anterior, se prepara el siguiente informe el cual tiene como fin dar a

conocer la relación del uso de las tecnologías con la administración de la información y las

comunicaciones, enmarcado en el análisis de una institución de educación superior y las

necesidades de reportar información a los entes de control.

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 INCORPORACIÓN DE LA TECNOLOGÍA PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Conocimiento de la entidad

“La Universidad Nacional de Colombia, fundada en 1867, es una comunidad

académica cuya misión esencial es la creación, desarrollo e incorporación del conocimiento

y su vinculación con la cultura. Es un órgano público estatal, autónomo e independiente, de

rango constitucional, organizado en desarrollo del inciso 2o. del artículo 113o. de la

Constitución Política, no perteneciente a ninguna de las ramas del poder público, con

personería jurídica especial, no identificable ni asimilable a ninguna de las que

corresponden a otras modalidades o tipos de entes públicos, con capacidad de darse sus

directivas y de regirse por sus propios estatutos de acuerdo con la ley especial que lo

regula. La Universidad Nacional de Colombia cumple, en nombre del Estado, funciones no

administrativas orientadas a promover el desarrollo de la educación superior hasta sus más

altos niveles, fomentar el acceso a ella y desarrollar la docencia, la investigación, las

ciencias, la creación artística y la extensión, para alcanzar la excelencia y los fines

señalados en el artículo 2o. del Decreto Extraordinario 1210 de 1993” (Consejo Superior

Universitario Universidad Nacional de Colombia, 1999)

Por ser una Institución de Educación Superior (IES), La Universidad Nacional

(UN), reporta información financiera, entre otras, al Ministerio de Educación Acorde a la

Resolución 20434 de 2016 (Ministerio de Educación, 2016) y su modificación, Res. 19591

de 2017 (Ministerio de Educación, 2017) a través del Sistema Nacional de Información de

la Educación Superior reglamentado mediante Decreto 1767 de 2006. (Diario Oficial

46287, 2006); quien suministra datos e indicadores de las instituciones,

5
 Para el caso de análisis, nos enfocaremos en la Resolución 19591 (Ministerio de

Educación, 2017) que incluye la elaboración del informe de flujo de efectivo, este contiene

información de “fondos provistos y utilizados por la entidad, en desarrollo de sus

actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.”

(Contaduría General de la Nación, 2015).

Para la elaboración del informe a presentar al Ministerio, la Universidad

comenzó realizando el reporte de la información con archivos en planos que se convertían a

Excel y que debían descargarse del sistema de gestión financiera para cada una de las sedes,

facultades o institutos que lo componen, posterior a esto, debían ser analizados, depurados

y procesados; transformación que tomo alrededor de un mes para realizar un reporte

trimestral.

Por lo anterior, se genera la necesidad de adquirir una herramienta que

automatice dicha tarea y la información pueda tenerse de manera inmediata y en tiempo

real para la toma de decisiones.

En el siguiente aparte veremos la elaboración del informe mencionado

previamente en relación con las fases y características de la incorporación de la tecnología a

la administración de información financiera y su aplicación en los procesos administrativos

y directivos de la Universidad Nacional:

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 Cuadro de análisis

DATOS > > > > > > > > > > INFORMACIÓN

Procesamiento de datos
Almacenamient
Entradas de Salida de
Recursos o de
datos Funciones información
Fases Recursos humanos y información
Directivas Físicos Tecnológicos
procedimientos

Definir que recursos

físicos o de Definir las Definir Matriz de
infraestructura se herramientas responsabilidades y
- Definición del
necesitan durante el necesarias durante el los perfiles del
contexto actual. Plan de trabajo y Redes e internet
desarrollo del desarrollo del proceso. personal involucrado.
Planeación

Requerimient procedimiento (correos

proceso.
os legales del - Identificación para la electrónicos)
Ministerio de de requisitos. incorporación de copias de
educación herramientas seguridad en
- Necesidades tecnológicas computadores
informáticas. Se requiere el uso de
Elaboración del
un equipo de cómputo
Se requieren cronograma, asignar
con herramientas
espacios con equipos tareas a los
ofimáticas y
de cómputo y redes Profesionales de las
conectividad a internet
instaladas. áreas técnicas y
para conocer la
financieras
normativa del MEN

7
 Matriz de
Herramientas de responsabilidades,
cómputo necesarias definición de niveles
Definir espacios de para establecer de autoridad,
- Estado actual
Plan de trabajo. conexiones entre los Elaboración y Desarrollo del
sistema de
trabajo y involucrados y Ejecución del plan plan de trabajo Redes e internet
Organización
información.
procedimient elaborar documentos. financiero y gestión concebido a (correos
o para la general. actividades electrónicos)
- Generar plan de
incorporación programadas copias de
trabajo. Se requiere el uso de
de Se requieren Se encargan de la para cada uno de seguridad en
herramientas un equipo de cómputo los que computadores
- Designación de espacios con equipos metodología y
tecnológicas con herramientas intervienen.
tareas de cómputo asignación de tareas
ofimáticas y
instalados y salas de para dar cumplimiento
conectividad para la
reuniones en las que al proceso dentro de la
gestión de documentos
interactúen los estructura
y encuentros virtuales
actores del proceso. organizacional
o presenciales
Herramientas de
Garantizar la Asignar el personal
cómputo necesarias
asignación de acorde a los perfiles
para establecer
espacios de trabajo a planeados sin afectar
conexiones entre los
cada uno de los el clima
involucrados y
involucrados organizacional
- Estrategia y elaborar documentos.
coordinación del
Documento de
proceso. Este encargado de Redes e internet
necesidades y
(correos
Dirección

realizar las gestiones requerimientos

Plan de - Apoyo y o coordinar con electrónicos)
financieros y
trabajo. respaldo del áreas de Se requiere personal copias de
tecnológicos para
proceso. infraestructura y Se requiere el uso de de las áreas de seguridad en
desarrollar el
bienes a fin de un equipo de cómputo tecnologías de la computadores
software
- Revisión y brindar espacios con herramientas de información y las
aprobación. necesarios para gestión de proyectos comunicaciones y del
actividades área financiera
relacionadas con el
proceso.

8
 Desarrollo del software

Posterior a las actividades que se realizaron hasta este momento, se

remite información a desarrolladores de software para que creen una
herramienta adaptada a los requerimientos del MEN y la información
que maneja la UN

Implementación del software

Una vez que se recibe el software, se realizan pruebas a la herramienta
y cuando esta se encuentre apta para el usuario final (área financiera -
contabilidad) se genera la información, esta última consiste en que la
herramienta toma la información de movimientos de flujo de efectivo
de toda la Universidad desde el sistema financiero y la convierte en un
documento pdf, el cual será firmado y publicado por la Universidad en
su página web y en formato Excel o archivo plano que será cargado en
la plataforma del ministerio como interfaz. Software capaz
Documento de generar
Almacenamiento
de Información para
Se requieren Se requiere un de la
instrucciones gerencia para
espacios con equipos profesional del área información en
para toma de
de cómputo financiera servidores
desarrollar el decisiones y
instalados y salas de (Contabilidad) que (nube)
software Se requiere el uso de entes de control
reuniones en las que realizará la
un equipo de cómputo (MEN)
interactúen así: transformación del
con conectividad a
1. los archivo plano
internet y el software
desarrolladores con generado por el
instalado para generar
los empleados que software, en un
reportes.
realizaran pruebas. archivo que sea
2. Los encargados de compatible con las
las pruebas con las directrices (plantillas)
áreas financieras del ministerio

Documentos con Redes e internet

información para (correos
Protocolos de
Control

Información Protocolos de Respaldo de la presentar a electrónicos)

seguridad y salud en el
generada seguridad información usuarios de la copias de
trabajo
información, seguridad en
documentación computadores

9
- Aplicación de de la medición de
metodologías de indicadores
evaluación u Planes de recuperación Indicadores de
control. de datos oportunidad y calidad

- Mejora
continua. Dar cumplimiento a
protocolos en las
actividades de las
áreas financieras.
Dar cumplimiento a Indicadores
Se crean copias de comparativos de
las políticas
respaldo, los cuales fechas de reporte con
establecidas en la
son cargados en respecto a las fechas
universidad para
servidores locales y establecidas por el
prevención y
sincronizados con ministerio.
mitigación de
servidores externos.
riesgos Medición de la calidad
teniendo en cuenta que
si la interfaz o el
archivo cargan y
validan correctamente.

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 Conclusiones.

El caso de la Universidad, de pasar de elaborar información por el periodo de

un mes a pasar a generarla en tiempo real con cifras actualizadas es un claro ejemplo de

cómo la tecnología y herramientas como un software, una aplicación o un desarrollo web,

mejoran la información para la toma de decisiones; de otra parte vemos como las interfases

que se crean a través de archivos planos o archivos de Excel permiten la comunicación

entre sistemas y entre entidades.

El manejo de todas las funciones directivas: Planeación, Organización,

Dirección y Control encaminados a la generación de información “permite describir a la

empresa como una serie de actividades, procesos u operaciones interrelacionadas, donde

cada una de ellas se considera como un eslabón de una cadena que finalmente explica la

forma en que la empresa genera su margen de utilidad” (Tarziján M, 2013), es decir

considerar la empresa, sus actividades y estrategias como un todo.

En el proceso de transformación de datos en información, debe tener control del

manejo de los recursos desde la planeación, definiendo indicadores de medición para poder

realizar acciones preventivas, correctivas o de mejora o estandarizar procesos.

El uso de las herramientas informáticas o las tecnologías influye cada vez más

en la construcción de información para la toma de decisiones y para hacernos competitivos

en un entorno en que se requieren datos o información en tiempo real, adicionalmente,

como instituciones del estado, corresponden a obligaciones que obligan a adaptarse en un

entorno cambiante.

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 Bibliografía

Aprendiz de Mercadotecnia. (10 de 4 de 2020). https://www.youtube.com/.

Carreño, H. (28 de 06 de 2021). Asesoría en tecnologías de información. (L. Jaimes,

Entrevistador)

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12
Tarziján M, J. (2013). Fundamentos de estrategia empresarial: Vol. Cuarta edición.

Santiago, Chile: Ediciones UC.

Universidad de Santander. (06 de 2021). LIBROS ELECTRONICOS MULTIMEDIALES.

Obtenido de Pensamiento y Dirección Estratégica: https://aulavirtual-

ga.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.ED/contenido_LEM.html

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