Teoría de Project

PROYECTO MECATRÓNICO I Y II
Microsoft Project 2010

PROYECTO MECATRÓNICO I Y II AÑO: 2021
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UGACOOP TEC. MECATRÓNICA PROF: Luis Lucero Ale
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INFORME MICROSOFT PROJECT 2
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CONTENIDO
CONCEPTOS BASICOS ....................................................................................................................................................................................................... 3
DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS.............................................................................................................................................................. 3
QUE ES UN PROYECTO ................................................................................................................................................................................................. 3
DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO ......................................................................................................................................................... 3
GESTIÓN DE PROYECTOS ............................................................................................................................................................................................. 4
EJECUCION DEL PROGRAMA ............................................................................................................................................................................................ 5
CREAR UN NUEVO ARCHIVO............................................................................................................................................................................................. 5
CALENDARIO DEL PROYECTO............................................................................................................................................................................................ 6
MODIFICAR UN CALENDARIO BASE ............................................................................................................................................................................. 7
CREAR UN CALENDARIO NUEVO.................................................................................................................................................................................. 8
APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO ......................................................................................................................................................... 10
TAREAS ........................................................................................................................................................................................................................... 10
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ............................................................................................................................................................................... 11
ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA.................................................................................................................................................... 12
CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: ....................................................................................................................................................... 12
INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO .................................................................................................................................................... 13
ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO ................................................................................................................................................................. 14
ESCALAS TEMPORALES ................................................................................................................................................................................................... 15
TABLAS ........................................................................................................................................................................................................................... 16
ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO ................................................................................................................................................................... 17
DURACIÓN DE LAS TAREAS ............................................................................................................................................................................................. 18
DEPENDENCIA DE TAREAS .............................................................................................................................................................................................. 19
RECURSOS ...................................................................................................................................................................................................................... 20
ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE ....................................................................................................................................................................... 20
RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS.............................................................................................................................................................................................. 25
VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS ............................................................................................................................................................................. 27
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ....................................................................................................................................................................................... 30
ESTABLECER UNA LÍNEA BASE ........................................................................................................................................................................................ 30
INFORMES SOBRE EL PROYECTO .................................................................................................................................................................................... 33

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CONCEPTOS BASICOS
DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS
Microsoft Project es una aplicación de gestión de proyectos, que ayuda a organizar un proyecto en diferentes
tareas y en un tiempo determinado.
QUE ES UN PROYECTO
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un
objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final
del mismo:
Antes del proyecto:
• Definir el proyecto, determinando cuáles son las tareas que hay que realizar para conseguirlo.
• Identificar quién se encargará de cada tarea.
• Detallar cuándo se va a comenzar cada una de esas tareas y cuánto se va a tardar en realizarlas.
• Determinar el coste total del proyecto.
Durante el proyecto:
• Anotar cuándo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.
• Indicar qué problemas van surgiendo.
• Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las
personas implicadas en el proyecto.
• Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
Al finalizar el proyecto:
• Evaluarlo para realizar proyectos más efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las
personas participantes.
DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO
Una vez que hemos definido nuestro proyecto sólo nos queda decidir cómo y cuándo se alcanzará el objetivo
previsto en el mismo. Un proyecto está formado por las partes siguientes:
Tareas: También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se
identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas hay que
desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de
vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones serían:
visitar agencias de viajes, ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,...
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Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la llamada "Estructura de descomposición del
trabajo". Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se
pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultáneamente.
También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite
especificar la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duración de las tareas se
tienen en cuenta cuatro aspectos:
1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.
3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información.
Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen
tener como duración cero ya que marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza
un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querrá decir que el proyecto se ha concluido.
Recursos: En los recursos están incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para
realizar las tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los
mismos en cada momento.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias
a este software de gestión de proyectos podemos:
• Ver cómo algún cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
• Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cuándo tienen que
hacerlo.
Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:
• Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificación, una vez que se han establecido
las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto
basándonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.
• Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van
realizando como se esperaban, si hay algún retraso en su finalización,... y también se tiene en cuenta los
imprevistos que puede haber.
• Comunicación de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que participan en
un proyecto, éstas tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los
informes, se puede presentar la información necesaria en cada caso.
• Evaluación del proyecto: Project almacena toda la información relacionada con las tareas, los costes,... y esta
información ayuda a realizar la evaluación final del proyecto. También permite hacer sugerencias para proyectos
futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos momentos del
planteamiento y la ejecución de un proyecto, quizás las dos más útiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga
del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la relación entre las mismas.
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Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea está representada por una barra horizontal, y se sitúan a lo largo
de un período de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo
que se tiene estimado para cada tarea. También a través del diagrama de Gantt podemos ver la relación entre
tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre sí indicando que una tarea es inmediatamente posterior a
otra y se tiene que realizar cuando haya terminado la anterior.
Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones de las tareas y no
tanto su duración. En el diagrama Pert las tareas están representadas por recuadros, llamados nodos, que
contienen información de las mismas, y cuando varias tareas están relacionadas, bien porque una vaya
inmediatamente después de otra bien porque una dependa de otra, se unen por líneas.
EJECUCION DEL PROGRAMA
Una vez aclarados varios puntos teóricos vamos a ver como se ejecuta el programa MS PROJECT 2010
1. Clic en Inicio
2. Clic en todos los programas
3. Ubicamos Microsoft Office
4. Seleccionamos Microsoft Project 2010
CREAR UN NUEVO ARCHIVO
1. Inicie el programa
2. En el menú archivo haga clic en nuevo
3. Clic en proyecto en blanco y posteriormente en crear
Ahora se debe definir si la programación se hará a partir de la fecha de finalización o de la fecha de inicio del
proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las Tareas que no requieran una fecha
específica de programación se programaran lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo antes posible).
Cuando ya se tenga esta información clara:
• haga clic en la ficha proyecto - información del proyecto

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• en el cuadro de dialogo que aparecerá escriba: Fecha de comienzo (fecha de inicio de proyecto, la fecha de
fin se programara automáticamente), Programar a partir de(escoja si utilizara programación desde el comienzo o
desde el final del proyecto)
• Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que se pone es en Fecha de fin y dejar constante la
fecha de Comienzo
• Por defecto se tomará la fecha del día que aparece en el recuadro fecha de hoy para iniciar la programación,
usted puede modificar la fecha de inicio si lo desea.
Al terminar dar clic en aceptar para cerrar el cuadro de dialogo.
CALENDARIO DEL PROYECTO
Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos Calendarios son plantillas de calendario que se pueden
aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general
• estándar → lunes a viernes de 9 am a 7 pm con una hora libre a medio día. (Este el calendario
predeterminado que utiliza el programa)
• turno de noche → de 11pm a 8 am con una hora de descanso de 3 a 4 am, 5 días a la semana
• 24 horas →24 hrs. Diarias los 7 dias de la semana .
Para modificar cualquiera de estos calendarios según la necesidad del proyecto:
Haga clic en la ficha Proyecto - cambiar tiempo de trabajo

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Para hacer el cambio en el calendario es necesario saber cuáles son los días de descanso que afectan la
programación y las horas de trabajo que se vayan a implementar.
Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas.
• Aparecerá entonces un cuadro de dialogo donde deberá decidir si modificara un calendario base o creará uno
nuevo.
MODIFICAR UN CALENDARIO BASE
• En el cuadro Para calendario, seleccione el calendario base a modificar

• Si solo desea modificar un día, en la casilla excepciones escriba el nombre con que identificara el cambio, en
las casillas de comienzo y fin escriba las fechas donde realizara el cambio
• Clic en detalles, en el cuadro que aparecerá escriba la información sobre la excepción.
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• Si usted marca la excepción como día laborable, se activarán la opción Desde y Hasta.
• Para terminar de clic en aceptar.
CREAR UN CALENDARIO NUEVO
Es recomendable que cada que se cree un proyecto nuevo sea creado un calendario donde se definan los días
laborales, días que tiene un mes, horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
• Clic en archivo - opciones

• Clic en programación. En la sección opciones de calendario para este proyecto, realiza los cambios necesarios
para el nuevo calendario
• Al terminar da clic en aceptar

• Abra de nuevo la ficha proyecto - cambiar tiempo de trabajo
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• Haga clic en crear calendario
• En el cuadro nombre escriba el nombre con que va a identificar el calendario

• Seleccione la opción crear nuevo calendario base
• Clic en aceptar
• En la pestaña semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y duración

• Clic en detalles
• Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto
Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día debe dar clic en aceptar para que
Project vaya almacenando la información
Cuando toda la información haya sido ingresada el calendario aparecerá con otro color.
Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error más frecuente es generar los cambios
en una sola semana.
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APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO
• Clic en proyecto - información del proyecto

• En el cuadro calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicara al proyecto
• Clic en aceptar
TAREAS
También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los
elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qué tareas hay que desarrollar para
lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos serían: lugar de vacaciones, medio de
transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de
viajes, ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel, etc.
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Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente, en la llamada "Estructura de descomposición del
trabajo". Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se
pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultáneamente.
También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite
especificar la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duración de las tareas se
tienen en cuenta cuatro aspectos:
1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.
3. Intuición de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminación. Cuando no se tiene otra información.
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO
Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en
Tarea - Ver - Diagrama de Gantt.
Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello primero abrimos el archivo de trabajo
y realizamos el siguiente procedimiento:
1. Decide si Project 2010 programa las tareas automáticamente o manualmente:

2. Automáticamente: Project 2010 programa las tareas con duración estimada y fechas de acuerdo a la fecha de
inicio del proyecto. o Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duración ni fechas. Se las ingresa
manualmente.
3. Escribe la tarea y presiona Enter.
4. Si escogiste automáticamente, observa que la fecha de comienzo es la establecida en la definición del
proyecto.
5. Escribe la siguiente tarea y presiona Enter.
6. Observa que se asigna automáticamente un número a cada tarea.
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Repite el proceso hasta ingresar todas las tareas del proyecto.
ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA
En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto, el programa está
preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más
detallada.
Las tareas se dividen en dos tipos:
• Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas
representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
• Sub-tareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a
recursos. A su vez estas sub-tareas pueden ser tareas de resumen de otras sub-tareas. Ejemplo: Excavación de 0 - 2
m, instalación de mesón de acero inoxidable.
CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA:
• Señala la tarea que vaya a modificar

• En la ficha Tarea, en el grupo lógico Programación haga clic en Aplica Sangría a la tarea
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Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de
resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar
sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas resumen de actividades).
Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final
haga clic en Anula la Sangría a la tarea.
Al generar tareas y sub-tareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las sub-tareas.
INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO
• Haga clic en la ficha Archivo, Opciones, Avanzado

• En la sección Mostrar opciones para este proyecto
• Active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
También se la puede mostrar de la siguiente manera:
• Clic en la ficha Formato

• En el grupo lógico Mostrar u Ocultar
• Activar la casilla Mostrar tarea de resumen del Proyecto
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ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO
Existen más de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas asociadas con tareas, otras con recursos y
otras con asignaciones.
Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una ficha llamada VISTA.
Dentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lógicos según la necesidad.
• Vista de tareas
• Vista de recursos
• Datos
• Zoom
• Vista en dos Paneles
• Ventana
• Macros
Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:
1. Clic en Diagrama de Gantt u Organizador de Equipo

2. Escoger más vistas
Cambiar de una vista a otra no modificará los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los datos.
Si desea cambiar la configuración del menú:
• En Más Vistas
• Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar.
• Aparecerá el cuadro de dialogo Definición de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el Menú.
Para eliminarlas de menú Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificación de Mostrar en el Menú.
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ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de
tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año - Mes - Semana, Año - Semana - Día.
El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el período de tiempo más
detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas
Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:
• Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El más conveniente es utilizar el
Diagrama de Gantt)
• Clic en la ficha Vista
• En el grupo lógico Zoom escoger Escala temporal
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• Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio,
Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más
común es mostrar la programación en semanas y días.
TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project 2010 permite
cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar,
cambiar o quitar las columnas.
Para cambiar la tabla de una vista:
• Haga Clic en la ficha Vista

• En el grupo lógico Datos clic en Tablas
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• Si la tabla aparece en el submenú, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Más Tablas.
• En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.
La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento
explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar.
Usted puede insertar o eliminar toda la información que quiera. Recuerde que esta información no se perderá sino
que quedará oculta en la base de datos del archivo.
Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla
Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier
momento.
ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO
Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabético o numérico basándose en un campo en
particular. Por Ejemplo: Se podría organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duración, por Predecesoras, etc.
Los pasos para ordenar la información de un proyecto son:
• Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar.

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• Haga clic en Proyecto - Ordenar

• En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados. Si desea ordenar por otro campo que no
se muestre en el submenú haga clic en Ordenar por.
• Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la información
Si no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividades del proyecto, asegúrese que la casilla
Reenumerar Tareas Permanentemente este desactivada.
DURACIÓN DE LAS TAREAS
Si usted ha escogido una programación automática de las tareas, en el momento en que escriba una tarea, Project
le asignará una duración estimada de 1 día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.
Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de interrogación se consideran como
duraciones estimadas.
Las duraciones pueden ser escritas en:
• Minutos (m o min)
• Horas (h o hr)
• Días (d o dí)
• Semanas (S o sem)
• Meses (me o ms)
Para escribir la duración de las tareas:
• Muestre el Diagrama de Gantt

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• En el campo duración de cada tarea, escriba el período estimado que se demorará para ejecutarse (Si quiere
puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la duración estimada)
• Pulse Enter.
Con este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularán
automáticamente, según las fechas que se definieron en la información del proyecto. Mientras no se hayan
configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas será la
misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto
Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo específica, independiente de los días laborales, se puede
escribir una duración transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que después de
iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo:
Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al día, 7 días a la
semana, hasta que finalicen. Para especificar una duración transcurrida se debe escribir una t después de la unidad
de duración, por ejemplo: 3dt para tres días transcurridos
DEPENDENCIA DE TAREAS
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro
relaciones:
• Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora
• Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
• Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.
• Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo
de vínculo no se utiliza normalmente, aunque esté disponible.
Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:
• Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de
tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vínculos)
• En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras.
• Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la identificación numérica de la
actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el la ficha Tarea y
dar clic en el botón Vincular Tareas.
Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento
enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numéricas de las actividades predecesoras
separadas por comas.
• Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede
ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un período de tiempo específico (-4d). Para escribir esta
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programación directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo
de vínculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC – 2
Haciendo doble clic sobre el vínculo de las tareas y aparecerá la información de dependencias. En este cuadro se
puede cambiar automáticamente las relaciones entre actividades.
RECURSOS
En los recursos están incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las
tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en
cada momento.
Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto están sobre asignados
desde el momento de su concepción.
Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una
programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de
horas de trabajo o cantidad de recursos.
ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger la que más se le facilite.
Primera Forma
• En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.
• Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.
• Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de
cada tarea y la unidad de asignación.
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Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración establecida por
el programador y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una
concretera para realizar columnas y vigas, si la concretera estará ocupada por la mañana en las columnas y por la
tarde en vigas, entonces se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades).
Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las
unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para hierro la unidad es el quintal.
Segunda Forma:
• Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en la ficha Vista, grupo lógico Vistas de recursos, clic en Hoja de
Recursos
• En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizará en la ejecución del proyecto.
• Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt

• Señale la actividad a la que le vaya asignar los recursos
• Haga clic en la ficha Recursos, grupo lógico asignaciones, clic en Asignar Recursos
• Aparece un cuadro donde están todos los recursos que usted ha escrito.
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• Para asignar los recursos, señale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Asignar
• Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen señalados por medio de un visto en la parte
izquierda y en la parte superior de la lista.
• Para continuar asignando recursos solo señale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de diálogo y repita el
procedimiento.
Tercera Forma:
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• En el diagrama de Gantt desplácese hasta la columna Nombre de los Recursos

• Allí puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la
capacidad máxima se escriben los números dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de
punto y coma.
• Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabéticamente para evitar que un
recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto:
• Vaya a la vista hoja de recursos y seleccione la ficha Vista - Ordenar
• Haga clic en Ordenar Por
• En el cuadro de diálogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar
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Teniendo la lista organizada por nombres podrá identificar cuales están repetidos y borrarlos.
Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobre asignaciones. Una sobre
asignación significa que el recurso está trabajando en un solo día, mas horas de las que puede.
Para esto hay dos métodos.
Primer Método:
• Señale todas las actividades

• Clic en el botón Asignar Recursos de la ficha Recurso
• En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en Gráficos
Aparecerán tres tipos de gráficos:
• Trabajo
• Disponibilidad Restante
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• Trabajo de Asignación
Segundo método
• En la vista Uso de Recursos todos los recursos que estén sobre asignados aparecerán de color rojo.
Las celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una actividad específica. Las celdas blancas
muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.
RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS
En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de
ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.
Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una
tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero será crítica.
Si quiere cambiar la definición de las tareas críticas:
• En la ficha Archivo - Opciones - Avanzado

• Escriba su preferencia para una tarea crítica en el cuadro Las Tareas son críticas si la demora es menor o igual
a:
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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programación.
• Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista - Tablas – Programación
• En esta tabla aparecerá la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El cálculo se hace
según las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar está demora permisible puede
hacerlo directamente sobre esta tabla.
Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programación en un proyecto, por
eso se debe revisar muy bien los cálculos que hace sobre las tareas críticas. Al terminar de asignar las tareas es
necesario revisar la ruta crítica del proyecto y analizar si la que está calculando el programa es la que se debería
aplicar realmente.
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Si esto no está ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad
VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTI CAS
Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas.
• En Tarea, Ver seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento
Aparecerá un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro.
La de color rojo o azul me muestra la programación inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las rutas
críticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarán el porcentaje de
avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento
Otra forma para ver la ruta crítica del proyecto es aplicando un informe.
• Haga clic en Proyecto – Informes

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• Haga doble clic en Generales

• Haga doble clic en Tareas Críticas
Se puede agrupar el proyecto por Tareas Críticas y No Críticas, para esto:
• Ficha Vista- Agrupar Por -Crítica.
Cada línea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta línea amarilla aparecerá el nombre
del grupo por el que está agrupada la hoja
Las tareas críticas aparecerán agrupadas según el orden de ejecución.

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Para volver a la configuración inicial de la tabla. Ficha Vista- Agrupar Por - Sin grupo.
Igualmente se pueden filtrar las tareas críticas:
Haga Clic en Vista - Filtro Para: - Tareas Críticas. Con esta opción solo aparecerán en la tabla las tareas críticas.
Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Sin filtro
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SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
En la fase de ejecución del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacén la información del progreso,
analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el
plan del proyecto para asegurarse de que el ámbito, la programación, los costos y los recursos están equilibrados
de forma necesaria.
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la información prevista del proyecto y
escribir la información de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.
ESTABLECER UNA LÍNEA BASE
Una línea base nos permite comparar la información con que se planeó el proyecto y la forma como se está
ejecutando.
Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La
información que se almacena es:
• Costo
• Duración
• Fin
• Comienzo
• Trabajo
Para guardar una línea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
• Haga Clic en Proyecto - Grupo lógico Programación - Establecer línea de Base

• En este mismo cuadro de diálogo en Para seleccione Proyecto Completo
• Haga clic en Aceptar
Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la línea de base puede continuar
agregándole tareas. Siga estos pasos:
• En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la línea de base.
• Haga clic en Proyecto - Establecer Línea de Base para mostrar el cuadro de diálogo Línea de Base. Asegúrese
de que la opción Guardar Línea de Base está activada
• En el cuadro Línea de Base aparee la fecha en que guardó por última vez la línea de base.
• Si desea agregar tareas a otras líneas de base, por ejemplo Línea de Base 1, haga clic en la
• Línea de Base correspondiente en la lista.
• En Para, active las tareas seleccionadas.
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• De manera predeterminada después de que se guarda una línea de base, una tarea de resumen no se
actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas
de Resumen.
Para ver la línea de base puede utilizar dos formas:
• En Tarea, Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el gráfico que aparece usted podrá
comparar la información inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecución del proyecto (negra).
Igualmente puede utilizar las tablas:
• Clic en Vista – Tablas– Mas Tablas

• En el cuadro de diálogo que aparece seleccione Línea de Base y haga clic Aplicar
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Lo más común es que las líneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar nuevas tareas al
proyecto cree una línea de base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre
se selecciona la opción Para: Proyecto Completo
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INFORMES SOBRE EL PROYECTO
Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los
informes se generan por Vistas Preliminares.
Existen seis categorías de informes disponibles:
• Generales
• Actividades Actuales
• Costos
• Asignaciones
• Carga de Trabajo
• Personalizados
Para ver los informes integrados disponibles:
• Haga clic en Ver - Informes. Aparecerá el cuadro de diálogo Informes, mostrando las categorías disponibles.
• En el cuadro de diálogo Informes, haga doble clic en la categoría que desea mostrar
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• Haga doble clic en el informe que desee ver

• Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidiéndole información, introdúzcala y haga clic en Enter
El informe aparecerá en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla. Haga
clic otra vez para volver al estado anterior.
Puede configurar la página del informe como le parezca más conveniente. Para esto de clic en Configurar Página.
Cuando ya esté listo para imprimir de clic en Imprimir.

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PROYECTO MECATRÓNICO I Y II

Microsoft Project 2010

CONCEPTOS BASICOS ....................................................................................................................................................................................................... 3

DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS.............................................................................................................................................................. 3

QUE ES UN PROYECTO ................................................................................................................................................................................................. 3

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO ......................................................................................................................................................... 3

GESTIÓN DE PROYECTOS ............................................................................................................................................................................................. 4

EJECUCION DEL PROGRAMA ............................................................................................................................................................................................ 5

CREAR UN NUEVO ARCHIVO............................................................................................................................................................................................. 5

CALENDARIO DEL PROYECTO............................................................................................................................................................................................ 6

MODIFICAR UN CALENDARIO BASE ............................................................................................................................................................................. 7

CREAR UN CALENDARIO NUEVO.................................................................................................................................................................................. 8

APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO ......................................................................................................................................................... 10

AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ............................................................................................................................................................................... 11

ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA.................................................................................................................................................... 12

CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: ....................................................................................................................................................... 12

INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO .................................................................................................................................................... 13

ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO ................................................................................................................................................................. 14

ESCALAS TEMPORALES ................................................................................................................................................................................................... 15

ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO ................................................................................................................................................................... 17

DURACIÓN DE LAS TAREAS ............................................................................................................................................................................................. 18

DEPENDENCIA DE TAREAS .............................................................................................................................................................................................. 19

ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE ....................................................................................................................................................................... 20

RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS.............................................................................................................................................................................................. 25

VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS ............................................................................................................................................................................. 27

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ....................................................................................................................................................................................... 30

ESTABLECER UNA LÍNEA BASE ........................................................................................................................................................................................ 30

INFORMES SOBRE EL PROYECTO .................................................................................................................................................................................... 33

DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS

Antes del proyecto:

• Identificar quién se encargará de cada tarea.

• Determinar el coste total del proyecto.

• Anotar cuándo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

• Indicar qué problemas van surgiendo.

• Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares.

Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

EJECUCION DEL PROGRAMA

CREAR UN NUEVO ARCHIVO

Cuando ya se tenga esta información clara:

• haga clic en la ficha proyecto - información del proyecto

Al terminar dar clic en aceptar para cerrar el cuadro de dialogo.

CALENDARIO DEL PROYECTO

Para modificar cualquiera de estos calendarios según la necesidad del proyecto:

Haga clic en la ficha Proyecto - cambiar tiempo de trabajo

Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas.

MODIFICAR UN CALENDARIO BASE

• En el cuadro Para calendario, seleccione el calendario base a modificar

• Para terminar de clic en aceptar.

CREAR UN CALENDARIO NUEVO

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

• Clic en archivo - opciones

• Al terminar da clic en aceptar

• Haga clic en crear calendario

• En el cuadro nombre escriba el nombre con que va a identificar el calendario

• En la pestaña semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y duración

APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO