Manejo

de Hoja Electrónica

. . . . . . . . . . . . ·• . . . . . . . . .
Guías de aprendizaje

SERVICIO NACIONAL

Bloque Modular de Informática Básica DE APRENDIZAJE

MINISTERIO DE TRABAJO
Y SEGURIDAD SOCIAL
 INFORMÁTICA BÁSICA

Manejo de Hoja Electrónica

Office Excel

GUÍAS DE APRENDIZAJE
 Publicación del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
Dirección General
Dirección de Formación Profesional

Director General: Rafael Leonel Ramírez Zorro

Director de Formación
Profesional: Alirio Sarmiento Vargas

Jefa División de Investigación y

Desarrollo Técnico Pedagógico: Amparo Londoño Palacio

Coordinación General: Nidia María Mendoza Muñoz

Asesora División de Investigación y Desarrollo Técnico
Pedagógico.
Dirección General

Desarrollo de Contenidos y Edición: Compuclub Ltda.

José Roberto Reyes Avendaño
Gerente Académico
Eliana Peña Beltrán
Ingeniera Investigadora

Asesoría Técnico Pedagógica

Revisión y Ajustes: SENA - Dirección General
Nidia María Mendoza Muñoz
Asesora División de Investigación y Desarrollo Técnico
Pedagógico

SENA - Regional Bogotá - Cundinamarca

Eufeminiano Cañón Cortés
Instructor de Informática

Centro Nacional de la Construcción e Industria de la Madera

Eulises Mogollón Ortiz
Instructor de Informática

Centro de Servicios Financieros

Jorge Eliécer Guillermo Romero
Instructor de Informática

Centro de Servicios Administrativos

Compuc/ub Ltda.
José Roberto Reyes Avendaño
Gerente Académico
Eliana Peña Beltrán
Ingeniera Investigadora

Diseño de Carátula: Enrique Páez Rodríguez

Técnico
División de Comunicaciones

Fotomecánica e Impresión: Grupo de Publicaciones

SENA - Dirección General

Primera Edición, junio de 1 997

Santafé de Bogotá o.e. - Colombia
 ÍNDICE

Manejo de Hoja Electrónica

Office Excel
Guías de APrendizaie
Guía de aprendizaje No.1 ..............................................................................................3
Caracterizar hojas electrónicas de trabajo
Reconocer el entorno de operación de la hoja electrónica
Ingresar información numérica y alfanumérica a la hoja de cálculo
Realizar cálculos con la información numérica existente

Guía de aprendizaje No.2 .............................................................................................. 11

Seleccionar y manejar rangos
Inserción y eliminación de filas y columnas

Guía de aprendizaje No.3 .............................................................................................. 15

Formatear hojas de trabajo

Guía de aprendizaje No.4 .............................................................................................. 19

Utilizar funciones de la hoja electrónica
Manejar tablas de datos

Guía de aprendizaje No.5 .............................................................................................. 23

Dividir ventanas y fijar títulos
Establecer seguridades en la hoja de trabajo

Guía de aprendizaje No.6 ..............................................................................................25

Presentar gráficamente la información

Guía de aprendizaje No.7 ..............................................................................................31

Preparar e imprimir hojas de cálculo
Guía de aprendizaje No.8 ..............................................................................................33
Consolidar datos
Ordenar información
Manejar macros
____________...;.___________________ &cel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 1

Excel
Tiempo estimado
Cuatro horas.

Operación
1. Caracterizar hojas electrónicas de trabajo.
2. Reconocer el entorno de operación de la hoja electrónica.
3. Ingresar información numérica y alfanumérica a la hoja de cálculo.
4. Realizar cálculos con la información numérica existente.

Introducción
Las hojas electrónicas son de gran ayuda y de eficiencia para el desarrollo de
aplicaciones financieras, contables, administrativas o simplemente de uso
particular.

Excel es una hoja electrónica de 16384 filas, 256 columnas y 16 ?? hojas (por
defecto), es decir, trabaja en tres dimensiones.

Excel cuenta además con un manejador de gráficos, muy útil por ejemplo, para
informes estadísticos. Contiene efectos de tipo de letra y presentación, ventajas
dadas por el ambiente Windows.

Por otra parte, con la base de datos, el usuario puede elaborar informes de
resumen sobre la información existente.

-------------------------------3
Guia de Aprendiz.qje No.1 ---------------------­

Por las razones anteriores y por muchas otras el estudio de las hojas de cálculo
se hace fundamental para lograr una optima utilización del computador en el
campo laboral.

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 1

• Identificar el ambiente de trabajo de la Hoja de Cálculo.
• Entrar al programa y accesar la Hoja de Cálculo.
• Ingresar información a las celdas de la hoja electrónica.
• Almacenar la información en los dispositivos de memoria auxiliar.
• Manipular archivos utilizando la hoja de cálculo.

Bibliografía
Excel-, Compuclub, Círculo de Lectores

Actividades
1. Lea el anexo uno "Conceptos Básicos - Hoja Electrónica", hasta antes del
tema Entrada d• datos.

2. Escriba cuatro características de Excel que usted considera como una

ventaja para su trabajo, explicando porqué.
Característica Explicación
l.

2.

3.

4.

4------------------------------
------------------------------Excel

3. Enumere las diferentes formas en que se puede entrar a trabajar en Excel.

Practique cada una de ellas y determine la más útil para usted.

4. En la siguiente pantalla identifique :

- Fila 13 -Columna D
- Celda activa -Celda B3
- Barra de título - Barra de menú
- Barra de herramientas - Línea de edición
- Tipo de fuente - Identificación celda actual
- Línea de hoja actual - Barras de scroll
- La barra de estado

5. Escribir que significan los siguientes modos de operación:

Listo

----------------------------------5
Guia de Aprendir.qje No.1 --------------------­

Entrar

Calcular

Ext

Suma

May.

Núm

Despl

so

6-----------------------------
------------------------------&cel

6. Escribir qué opciones aparecen en cada uno de los siguientes menús de Excel
y para qué sirve cada uno:

Archivo

Edición

Ver

Insertar

Formato

Herramientas

Datos

-----------------------------7
Guia de Aprendimje No.1

Ventana

7. Lea en el anexo uno "Conceptos Básicos - Hoja Electrónica", desde el tema

Entrada de datos hasta el final del anexo y con la ayuda del instructor,
realice el siguiente ejercicio:

. ·,m ,

� ����1����-_:;;1. l I T t: t :
•�- . . . . . . . . . .i. . . . . . . . . . . .. . ... . . .. ¡ ...............I. . . . . . . .i..................1....................
I ]
1 . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . I . . . . : . .
ff A F. SALIDAlF. LLfGADA ORIGEN iDESTINO:No. DIAsiKM. FINALTOTAL KM IV. GASOLINA ALIMEIITACION ¡TOTAL

......... -- ·-... - . �-.................... .

.· · 1
� •=:•.•·• L==t;;:;¡;= 1·· ·· · · · ·¡······ · · · · · ·¡·· · · ·•·•· · · · ·¡· ·· · ···· · · · ··· · · · · · ·...··;····
Consiste en los gastos de gasolina y alimentación de un paseo y el número de
días de viaje.

Km. Inicial : Escribir con qué kilometraje se inicia el paseo.

Km./galón: Escribir cuantos km. se recorren por galón.
Valor galón gasolina: Escribir cuánto cuesta el galón de gasolina empleada.
Fecha salida: Escribir la fecha en que se sale de un lugar para otro.
Fecha llegada Escribir la fecha en la que se llega al destino.

8------------------,-----------------
------------------------------Excel

Origen: Idear el primer origen. El último destino es el siguiente

origen.
Destino: Escribir el deseado.
No. Días: Es la fecha de llegada menos la fecha de salida.
Km. final: Escribir el kilometraje obtenido al llegar al destino.
Total Km.: Es el km. final menos el km. final anterior. Para el primer
caso es el km. final menos el km. inicial.
V. Gasolina Total km. dividido entre km./galón multiplicado por el
valor galón.
Alimentación Valor alimentación viaje.
Total: V. Gasolina más alimentación.

Llenar la información sólo para un destino, teniendo en cuenta la diferencia

entre direcciones absolutas y relativas.

8. Cerrar el archivo. Cuando lo solicite, darle el nombre Viajes.

9. Presente la hoja de cálculo a su instructor.

-------------------------------9
-----------------------------Excel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 2

Excel
Tiempo estimado
Dos horas.

Operación
1. Seleccionar y manejar rangos.
2. Inserción y eliminación de filas y columnas.

Introducción
El manejo de la información por rangos, facilitará el trabajo del usuario ya que
podrá aplicar acciones comunes a grandes cantidades de información
ahorrando tiempo y dinero en la programación y ejecución de utilidades con
una hoja de cálculo.

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 2

• Seleccionar diferentes rangos de información, para borrar, copiar o
moverlos.
• Insertar y eliminar total o parcialmente filas y columnas.

Actividades
Para el desarrollo de las siguientes actividades y antes de la clase, lea el anexo
dos de Excel "Edición de la Información" del Módulo lnstruccional: Manejo de
Hoja Electrónica.

------------------------------11
Guía de Aprendizaje No.2 -----------------------

1 . Abra el archivo Viajes desarrollado con la guía uno. Realice diferentes

desplazamientos por la hoja de trabajo de acuerdo a la lectura del anexo en
estudio.

2. Cierre el archivo sin guardar las modificaciones realizadas.

3. Abra nuevamente Viajes y realice las siguientes modificaciones al archivo, en

el orden indicado :
- Llene la información para mínimo 1 O destinos.

- Copie las fórmulas utilizadas hacia abajo. Verifique que funcionan

correctamente de acuerdo a los cálculos requeridos y el tipo de referencia
(absoluta y relativa).

- Elimine dos filas de las tres existentes entre Valor galón gasolina y Fecha
salida.
- Inserte una columna llamada TIPO CARRETERA, entre DESTINO y No. DIAS.

- Llenarla con buena, regular o mala.

- Llenar una línea final donde se totalice No. días, ni. Km. y Total.

- Insertar las filas y la información para cinco nuevos destinos. Copiar

nuevamente las fórmulas.
- Mover la fila de totales dos lugares hacia abajo.

4. En una hoja nueva, desarrolle el ejercicio planteado en la siguiente figura

teniendo en cuenta las condiciones dadas a continuación:
Las fórmulas se dan en las primeras celdas y copian hacia abajo.
Valor compra=Valor unitario* cantidad compra.

Valor desc.=Valor compra*porcentaje descuento.

En el porcentaje de descuento se fija la dirección, para que al copiarla

quede correcta, por lo tanto se da en la celda E9. La fórmula quedaría
=D9*$D$3. Posteriormente se copia hacia abajo.

Valor a pagar=Valor compra- Valor dese.

12 -------------------------------
 ------------------------------Excel

--. 1 . ... . . . . . . . }. . . . . . --
1 l
........·-···••H.....,- .• ·········----··L.._ ...•..-.. --, .. , •.. .... ---···•· ••H••· .......-........ _,___

r
PORCENTAJE DESCUENTO: i 5%!
¡ ___ 1 i

Salve el trabajo con un nombre escogido por usted.

5. Desarrolle la siguiente hoja y almacénelo en su disco de trabajo:

t#'r 10234543

IA
YALOR YALOR
C.4NTIDAD MEDIDA UNI'I'ARIO 'I'OTAL
S8'.Xl 1'2.400
4 SlOO'.l 112.00'.l
2 SSS'.l SL.100
1 m m
6 S8s:l SS.100
7 S8'.Xl ss.m
3 l4(X) 11.:m
4 ssoo 12.00'.l
s 13.00'.l SlS.00'.l
4 S8'.Xl 13.:D'.J
3 S8'.Xl 12.400
2 l4(X) S8'.Xl
6 ssoo 13.00'.l
VENTAS SSU'.Xl

Calcular el valor total.

El tamaño de las letras debe ser 1 O.
Los nombres de las columnas y el título TOTAL VENTAS, deben estar en una
sola celda, centrados y con el texto ajustado. Cambiar el ancho de estas
celdas, para visualizarlas completamente.

· 6. Presente la actividad desarrollada a su instructor.

---�---------------------------13
-----------------------------Excel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 3

Excel
Tiempo estimado
Dos horas.

Operación
1. Formatear hojas de trabajo.

Introducción
Los desplazamientos en la hoja de cálculo son el fundamento para lograr
mayor eficiencia en la elaboración y ejecución de trabajos con este tipo de
programas. Igualmente, el manejo de rangos permitirá facilidad en la
aplicación de las diferentes funciones y manejo de la hoja electrónica en
general.

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 3

• Cambiar el alineamiento tamaño y f-uente de la presentación alfanumérica.
• Cambiar la presentación y el alineamiento de la información numérica.
• Crear bordes en las hojas de datos.
• Aplicar autoformatos.

Actividades
Para el desarrollo de las siguientes actividades y antes de la clase, lea el anexo
tres de Excel .. Formatear información en la Hoja" del Módulo lnstruccional:
Manejo de Hoja Electrónica.

------------------------------15
Guú, de Aprendir.tde No.3 ----------------------
1 . Abra el archivo viaje. A medida que lee el anexo tres realice pruebas sobre
este archivo, formateando los diferentes tipos de información existentes.
Cierre el archivo sin cambiar las modificaciones.

2. Para llenar el siguiente cuadro de formato para la información numenca

utilice un dato que represente la aplicación de cada uno y como quedaría
en pantalla.

3. Completar la siguiente tabla de alineamiento de texto, con la explicación

correspondiente al tipo de alineamiento:

.
•••. •

:Diriitli?IU'f:'':!;:iii;:;;::;;¡¡¡::¡;¡;•:m:; ¡¡*;,: m.):;::)}+?• ·i+i ;: :•::¡;±":f.: ➔

❖:;: ;:;:;:;:::::;:;:;:;:;:; :;;;:;::: :. ::;: :;::
. :
. :;_ ::; _::- ••••• • • ,. •• • • • •

f.f.
:: •:\ní2,J-.1-----------------------l
\ ,:j• :x. *t*:
1

16-----------------------------
------------------------------"Excel

,•
1
•'::ti\{Jt-'••�!í.rBJpá:·11c¡,��:m::::•::::{H; :•': •::;: 1i; : nru•:r: :;: ;•: 1: :t1rn•,••· -, ,,:, •�•..:::.::::::,:1m:t1:rn{J:ttttnn:li1{:n1n
¡�j;1�;�1m•1 ¡= 1: 111r11r1:•1itl1=1 1•1 ,:-11Itr -ImI¡:_¡ 1: 1 11 :11 1•1!:m:l-:;

4. Desarrolle un ejercicio de utilidad para su trabajo, en el cual practique todas

las opciones desarrolladas hasta el momento. No olvide dar formato a las
celdas.

5. Realice las siguientes modificaciones sobre el archivo viaje :

- Colocar en negrilla todos los títulos.

- Cambiar el formato de presentación a la fecha.
- Dar algún formato monetario a todos las celdas de valor gasolina,
alimentación y total.
- Cambie la presentación de las fechas de salida y llegada.
- Cambie el tamaño y tipo de letra a todos los títulos.
- La alineación de los títulos deben tener retorno automático y centrados.
- La información tipo texto debe quedar centrada.
- El ancho de las celdas debe permitir visualizar toda la información existente
en las mismas.
- Aplicar un borde al contorno de toda la información y uno diferente para
cada celda de los títulos.

6. Presente los dos archivos trabajados en la actividad a su instructor.

-----------------------------17
-----------------------------&cel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 4

fxcel

Tiempo estimado
Diez horas.

Operación
1. Utilizar funciones de la hoja electrónica.
2. Manejar tablas de datos.

Introducción
Las funciones de una hoja de cálculo son las que dan al paquete una
dimensión de utilidad sistematizada ya que nos permiten utilizar las fórmulas de
manera abreviada para solucionar aplicaciones de orden estadístico,
financiero, matemático, etc ..

La función permite al usuario obtener resultados con tan sólo definir los
parámetros en la misma.

Con lo dicho anteriormente se realza el estudio de las funciones como parte

fundamental del paquete.

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 4

• Utilizar las diferentes funciones de la hoja de cálculo, de acuerdo con sus
necesidades.
• Definir tablas de información y realizar búsquedas sobre las mismas.

------------------------------19
Gufa. de Aprendiuge No.4 -----------------------

Actividades
1. Lea el anexo cuatro "Funciones Básicas", y en una hoja de trabajo nueva,
realice pruebas, utilizando los ejemplos del anexo, de cada una de las
funciones explicadas.

2. Cambiar en el ejercicio viaje las fórmulas utilizadas para las sumatorias por las
funciones respectivas.

3. Desarrollar el siguiente ejercicio con 5 productos más.

� '' �ffl� · :, �� '�--� '� � ���' : '��@�i*�� l���M��DlMtt" j�������-r@�@� t���t1tS��t��r m��@t��ISfül�t�l�l ilit�t���II���lt füml
VALOR CANTIDAD TOTAL DESCUENTO VALOR �
UNITARIO VENDIDA PARCIAL TOTAL
1 CAJA 1 0000 6 60000 6000 54000
3 2 DESTORNLLADOR 12000 7 84000 4200 79800
3 2 DESTORNLLAOOR 12000 4 48000 2400 45600
5 1 Pl'IZAS 9000 3 27000 1350 25650
6 2 METRO CABLE 7000 6 42000 2100 39900
2 1 MARTLLO 8000 7 56000 5600 50400
4 2 ALICATES
5 1 PINZAS
4 2 ALICATES

Para ello utilizar la siguiente tabla

CODIGO
1 CAJA 10000
2 1 MARTILLO 8000
3 2 DESTORNI 12000
4 2 ALICATES 15000
5 1 PINZAS 9000
6 2 METRO C 7000

20
------------------------------Excel

- Cree una tabla con seis códigos de artículo, el tipo (1 ó 2), nombre del
artículo y valor unitario. Darle un nombre.
- En el ejercicio, escribir código del artículo.
- Utilice funciones de búsqueda para buscar en la tabla el tipo, el nombre y el
valor unitario.
- Digite cualquier cifra correspondiente a la cantidad vendida.
- Calcule el total parcial (Valor unitario* cantidad vendida).
- Calcule el descuento (Si el total parcial es mayor que 50000 y el tipo de
artículo es 1, el descuento es del 1 O % sobre el valor parcial, de lo contrario,
del 5%).
- Valor total= Total parcial - descuento.
- Gran total parcial = Sumatoria de total parcial.
- Calcule Gran descuento (Si Gran total parcial > 500000, 5% del gran total
parcial, de lo contrario O).
- Total final= Gran total parcial - Gran descuento
- Dar formato monetario a los valores.
- Crear bordes a las celdas.

4. Idear un ejercicio de aplicación de las funciones en su trabajo.

5. Presente al instructor la actividad desarrollada.

-------------------------------21
 •

♦
-----------------------------Excel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 5

fxcel
Tiempo estimado
Cuatro horas.

Operación
l . Dividir ventanas y fijar títulos.
2. Establecer seguridades en la hoja de trabajo.

Introducción
Ezcel ofrece diferentes tipos de herramientas para el desarrollo de aplicaciones
personales. El estudiante con la ayuda del anexo las podrá utilizar para
optimizar, mediante su manejo, los trabajos a realizar en el orden laboral y
académico.

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. S

• Presentar varias hojas de diferentes libros al mismo tiempo en la pantalla.
• Fijar áreas de trabajo.
• Proteger y desproteger información en los libros de trabajo.
• Utilizar las diferentes opciones de visualización que proporciona Excel.

Actividades
Para el desarrollo de las siguientes actividades y antes de la clase, lea el anexo
cinco de Excel "Herramientas de Trabajo" del Módulo lnstruccional: Manejo de
Hoja Electrónica.

------------------------------23
 -
Guía de Aprendizaje No.5 ---------------------

1 . Con uno de los archivos trabajados anteriormente y con base en los

conceptos adquiridos de la lectura previa, realice comprobaciones del uso
de las herramientas estudiadas.

2. Explique cómo se puede buscar el archivo Nómlna.zls en todo el disco duro.

3. Para qué sirve la opción Guardar búsqu8da.

4. Explicar las opciones que aparecen en la caja de diálogo de la búsqueda

avanzada:

5. Abrir el último archivo creado y fijar la tabla de artículos para revisar que los
datos obtenidos con la búsqueda están correctos.

6. Desactivar la presentación de la barra de fórmulas y barra de herramientas y

activarlas nuevamente.

7. Visualice la hoja al 200%, 75%, 25% y ajústela a la selección. Vuélvala al 100%.

8. Proteja la hoja y grábela.

9. Presente la actividad realizada a su instructor.

24-------------------------------
------------------------------Excel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 6

Excel
Tiempo estimado
Seis horas.

Operación
1. Presentar gráficamente la información.

Introducción
Un gráfico es una representación de datos en forma gráfica de la hoja de
cálculo, Excel ofrece 18 tipos de gráficos para elegir: 11 tipos de gráficos
bidimensionales y 7 tipos de gráficos tridimensionales.

Se puede optar por varios formatos integrados para cada tipo de gráfico o se
puede agregar el propio formato personalizado para crear exactamente la
clase de gráfico que se necesite.

Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo de Excel, al

cual se le determina gráfico incrustado; se debe crear de esta forma cuando
se desea presentar o imprimir un gráfico junto con datos u otros gráficos de una
hoja de cálculo. También si se prefiere se puede crear una hoja gráfica en un
libro de trabajo para imprimirlo por separado o para conservar espacio de
pantalla mientras trabaja en la hoja activa .

Como los gráficos incrustados y las hojas gráficas están vinculados a la hoja de
cálculo de origen, el gráfico se actualiza siempre que se actualizan los datos
origen.

-------------------------------25
Guia de Aprendizaje No 6

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 6

• Graficar la información de las hojas de cálculo.

Actividades
1. Lea el anexo seis y pruebe los diferentes tipos de gráficos que ofrece Excel
sobre el archivo de viajes.

2. Cree una hoja de cálculo con la siguiente información :

EMPRJISAXYZ

BALANCll1"5

ENERO fEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOBl'O SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DECIEMBRE

INGRESOS St,234,567 $2,000,000 $3,000,000 $3,250,000 $2,000,000 $2,500,000 $3,500,000 $2,800,000 St,900,000 $2,(J(X),000 $3,4.50,000 $3,000,000

EGRll808 S1,000,000 St,261,000 $2,200,000 $2,800,000 St,235,000 $2,200,000 $3,000,000 S2,4.50,000 St,500,000 $2,000,000 $3,000,000 $2,500,000

UJ'ILIDAD S,234,567 S,7«l,OOO S,800,000 S,4SO,OOO S,765,000 S,300,000 S,500,000 S,350,000 S,400,000 $,(J(X),000 S,450,000 S,500,000

3. Con la información anterior, genere las siguientes gráficas y escriba el tipo de

cada una:

BALANCE 1995

$3,500,000

$3,000,000

$2,500,000
UI
$2,000,000

$1,500,000

$1,000,000

$,500,000
111 INGRESOS

$., ■ EGRESOS
2 o o
:¡
a:
ID
w
a:
□ UTILIDAD
�
:::,
-, �
w � !:!w �
w
w �
(1) z
MESES

26----------------------------
-------------------------------Excel

BALANCE 1995

■ NGRESOS
■EGRESOS
aUTLOA.D

---------------------------------27
Guía de Aprendiuqe No 6 ----------------------

BALANCE 1995

$3,500,000

$3,000,000

$2,500,000

13 $2,000,000

c(>g $1,500,000

$1,000,000

$,500,000
-+-INGRESOS
-EGRESOS
-¡\-UTILIDAD
MESES

28---------------,----------------
29
Gufa de Aprendi�e No 6 ----------------------

INGRESOS

■ ENERO
■ FEBRERO
□ MARZO
□ ABRIL
■ MAYO
11111JUNIO
■ JULIO
aAGOSTO
■ SEPTIEMBRE
■ OClUBRE
□ NOVIEMBRE
mDECIEMBRE

4. Imprima dos gráficas de los generadas.

5. Sobre los ejercicios previamente desarrollados, genere gráficas en las cuales

utilice todas las herramientas de presentación e imprímalas.

6. Presente el trabajo desarrollado y la impresión a· su insructor.

30-------------------------------
------------------------------Excel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. l

Excel
Tiempo estimado
Cuatro horas.

Operación
1. Preparar e imprimir hojas de cálculo.

Introducción
La impresión de los trabajos realizados con la ayuda del computador es
fundamental para lograr presentaciones acordes a las necesidades de las
empresas. Excel y Windows en general ofrecen diferentes opciones para la
impresión de archivos o libros, definición de encabezados de página, pies de
página, márgenes, configuración de la impresora, orientación, entre otros.

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 7

• Modificar los márgenes y colocar encabezados al informe del trabajo.
• Especificar el origen, tamaño y orientación del papel a utilizar.
• Configurar desde el programa la impresora a utilizar.
• Imprimir las hojas de cálculo existentes.

Actividades
l. Lea en el anexo siete "Presentación Preliminar e Impresión", todo lo
correspondiente al tema Preparar la página. Recuerde que utilizar la opción
de Presentación Preliminar es igual que imprimir en el papel.

-------------------------------31
Guía, de Aprendiude No 7 -----------------------

2. Sobre una de las hojas guardadas realizar las siguientes modificaciones de

preparación de página

- Insertar un encabezado para todas las hojas de impresión.

- Colocar margen superior en 4 cm.
- Colocar margen inferior en 2 cm.
- Colocar margen izquierdo en 3 cm.
- Colocar margen derecho en 2,5 cm.
- Revisar la configuración de la impresora.
- Ajustar el tamaño de la hoja.
- Numerar las páginas de impresión
- Configurar que no se impriman las líneas de división.
- Revisar cómo saldría en la impresión y corregir los errores existentes.

3. Definir orientación horizontal para la hoja que contiene la tabla de productos.

4. Imprimir los archivos existentes. En el de la tabla definir los dos rangos para
imprimir (la tabla y la información de las ventas).

5. Presente las impresiones a su instructor.

32----------------------------
------------------------------Excel

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 8

Excel
Tiempo estimado
Ocho horas.

Operación
1 . Consolidar datos.
2. Ordenar información
3. Manejar macros.

Introducción
El trabajo con diferentes hojas de un mismo libro o con diferentes libros es
común cuando se trata de gran cantidad de información a consultar lo que
implica la importancia de utilizar nuevas herramientas de trabajo con listas o
bases de datos y en general, con información organizada por registros y
campos que deberán consolidar. Si existen rangos numéricos similares dentro de
la hoja de trabajo, es posible hacer cuadros consolidados de información, por
ejemplo, que sumen dichos rangos. En general se puede aplicar cualquier otro
tipo de operación, no solamente las operaciones de sumas.

La información de una lista o base de datos puede ser ordenada en forma

ascendente o descendente, por una o más llaves. En este anexo se explicará
la forma de ordenamiento y los diferentes tipos existentes.

Cuando se realizan los mismos procesos vez tras vez es posible y de gran utilidad
almacenarlos de tal manera que en cualquier momento puedan ser invocados.
Esto se conoce como generación de macros y son una forma de automatizar
las tareas.

-------------------------------33
Guia de Aprendir.aje No 8 ----------------------

Objetivos específicos de la Guía de Aprendizaje No. 8

• Totalizar datos de rangos numéricos a través de una o más hojas de cálculo.
• ordenar rangos de información con diferentes tipos de datos.
• Crear y utilizar macros.

Actividades

1 . Lea en el anexo ocho el tema Consolidar datos y desarrolle en un libro nuevo

el ejemplo presentado de consolidación de datos.
2. Desarrolle en otro libro el siguiente ejercicio, teniendo en cuenta:

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- Llenar la información para 20 alumnos.

- Llenar las cuatro primeras hojas (Una para cada bimestre)

- Consolidar los datos en la quinta hoja, la cual será de notas finales, utilizando
la función promedio, de tal forma que cuando se modifiquen las notas de los
bimestres se actualice la nota final.

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Guía de Aprendizaje No 8 -----------------------

- Dar formato de presentación a las celdas de acuerdo con el tipo de

información.

- Guardar el archivo.

3. Leer el tema ordenar datos(guía ocho). Realizar el ejemplo del anexo. En la hoja
resultante del ejercicio 2, realizar las siguientes modificaciones:

- Colocar aparte los nombres de los apellidos (insertar una columna, en una
columna colocar los apellidos y en la otra los nombres).

- Repetir apellidos.

- Ordenar los datos por apellido y entre apellidos por nombres.

4. Leer el tema "Subtotalizar rangos" y realizar el ejemplo del anexo ocho.

5. Desarrollar un ejercicio aplicativo de subtotales.

6. Lea el anexo 9 (Introducción a macros).

7. Cree las macros indicadas a continuación, escribiendo los pasos empleados:

- Macro 1 : Debe aplicar un autoformato a un rango preestablecido.

- Macro2: Insertar cinco columnas al principio de la hoja. Asignarla a la

combinación de teclas ( <CTRL> d).

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-------------------------------Excel

- Macro3 : Dar formato numérico, moneda sin decimales al rango seleccionado.

Incluirla en el menú Herramientas.

- Macro4 : Dar formato de negrilla y letra cursiva al rango seleccionado.

Incluirla en el menú Herramientas.

- Macro5 : Centrar la información y cambiarle el tamaño a 12 al rango

seleccionado.

- Macro6 : Aplicar un borde al rango seleccionado.

8. Presente a su instructor la actividad desarrollada.

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 SENA Dirección General
Impreso Publicaciones SENA
junio 1997
 División Investigación y Desarrollo
ifécnico Pceaagógico
Calle 57. No: 8·69 iTorre Norte P.iso 4.
Conmutador. 217. 01 T./. Exts: 1404 - �413
Santafé cte Bogotá, o.e.

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SERVICIO NACIONAL
DE APRENDIZAJE

MINISTERIO DE TRABAJO
Y SEGURIDAD SOCIAL