C.E.A.

FRANZ
TAMAYO
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANISTICAS

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

TEMA:

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
EMPRESARIAL

ESTUDIANTE:

ESTHER DAYANA LAURA NINA

LA PAZ – EL ALTO
AGRADECIMIENTO

Agradezco a dios por la sabiduría y confianza para alcanzar con éxito mis
objetivos. A mis padres y familiares por su apoyo incondicional; al director Juan
Carlos Mayta Larico por su apoyo y confianza guiando nuestras ideas, las mismas
que permitieron el desarrollo del trabajo de investigación.

También agradezco al Centro Alternativo C.E.A. Franz Tamayo, que me abrió las
puertas hacia el éxito formándome como profesional de calidad, dispuesta a
cumplir con cualquier requerimiento institucional u organizacional.
DEDICATORIA

La presente investigación la dedico al personal administrativo de la institución con

fin de mejorar la atención al cliente.

A mis padres, hermanos y familiares, quienes me apoyaron. Y por ultimo a todos

quienes creyeron en mis capacidades.
 INDICE GENERAL
TEORIA

1.- Introducción.-…………………………………………………………………………
2.- Justificación.-…………………………………………………………………………
3.- Objetivo.-………………………………………………………………………………
3.1.- Objetivo general.-…………………………………………………………………..
3.2.- Objetivo especifico.-……………………………………………………………….
4.- CAPITULO I.-…………………………………………………………………………..
5.- Evento empresarial (definición y tipos de eventos).-
……………………………
6.- Definición.-……………………………………………………………………………..
7.- Fijación de la cantidad.-
………………………………………………………………
8.- Identificación y presupuesto de gastos.-…………………………………………
8.1.- A) Elaborar una lista de partidas de gastos.-..
…………………………………
8.2.- B) Identidad las partidas que vayan a ser cubiertas con medios
propios.-
8.3.- C) Asegurar la disponibilidad de medios propios.-..
………………………….
9.- ¿Que son los eventos
empresariales?.-............................................................
10.- ¿Como organizar un evento empresarial?.-…..
…………………………………
11.- Determina el objetivo y público del evento.-.
……………………………………
11.1.- Presupuesto del evento.-..……………………………………………………….
11.2.- Planificación del evento.-.
………………………………………………………..
11.3.- Difusión del evento.-.……………………………………………………………..
11.4.- Ejecución del evento.-.
……………………………………………………………
11.5.-Evaluación del evento.-..………………………………………………………….
11.6.- Utilizar la tecnología.-.……………………………………………………………
11.7.- Comprobar la ubicación.-.……………………………………………………….
12.- TIPOS DE EVENTOS.-.……………………………………………………………...
12.1.- Desayunos almuerzos.-..…………………………………………………………
12.2.- Convenciones.-.…………………………………………………………………...
12.3.- Congresos.-..……………………………………………………………………….
12.4.-Entrega de premios Aniversario.-.……………………………………………...
12.5.- Workshops.-.……………………………………………………………………….
12.6.- Seminarios.-.……………………………………………………………………….
12.7.- Conferencias.-.…………………………………………………………………….
12.8.- Ferias.-.……………………………………………………………………………..
12.9.- Charlas.-.……………………………………………………………………………
12.10.- Presentaciones.-.………...……………………………………………………...
12.11.- Ruedas de prensa.-.……………………………………………………………..
12.12.- Eventos de fidelidad y formación de empleados.-.………………………..
12.13.- Roadshow.-.………………………………………………………………………
12.14.- Congresos y Convenciones.-.…………………………………………………
12.15.- Juntas de accionistas.-..………………………………………………………..
13.- PRINCIPALES BENEFICIOS DE ORGANIZAR UN EVENTO
EMPRESARIAL.-…………………………………………………………………………..
13.1.- Aumento de reputación.-..……………………………………………………….
13.2.- Ayudar a vender nuevo producto.-.……………………………………………
13.3.- Fidelizar a los clientes.-.…………………………………………………………
13.4.- Mejorar la experiencia de marca de tus clientes.-.………………………….
13.5.- Motiva tus empleados.-.………………………………………………………….
14.- HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR EVENTOS EMPRESARIALES.-
……...
14.1.- Google calendar.-.…………………………………………………………………
14.2.- Eventbrite.-
………………………………………………………………………….
14.3.- Webinar jam.-
……………………………………………………………………….
14.4.- Google analytics.-
………………………………………………………………….
14.5.- Redes sociales.-
……………………………………………………………………
Introducción
II. JUSTIFICACION LA JUSTIFICACIÓN LO PUEDES REDACTAR DE
ACUERDO A LO QUE LES EXPLIQUE, RESPONDIENDO A LAS PREGUNTAS
Y DE ACUERDO A LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO. ES UN RELATO
PROPIO

(ESTO COLOCALO EN LA INTRODUCCION) En la actualidad nos juzgan por

nuestra apariencia, el como aportamos en la sociedad, como nos damos a
conocer como personas y como empresa. Para reforzar la identidad corporativa
se debe establecer nuevas relaciones comerciales, atraer inversores o fortalecer
el compromiso organizacional cuando la empresa cuenta con diferentes sedes.
Por la cual la planeación y el control deben estar presentes en todos los eventos,
desde una reunión informal de bienvenida para nuevos empleados, hasta el
evento corporativo para festejar el aniversario de la compañía que podríamos
utilizar a favor del crecimiento corporativo llegar a mejorar la atención al cliente.
Este proyecto ayudara a mejorar y vigilar que se cumpla el objetivo central. El
evento debe servir para transmitir un mensaje o una historia sobre la compañía.

Algo muy importante es no dejar que el evento empresarial se vuelva social, pero
al decir empresarial no significa que sea tedioso o aburrido sino tener las ideas
claras y no desviarse del objetivo hacia evento. Esto mejorara al crecimiento de la
empresa ya sea con la imagen corporativa y financiera asi poder lucir mas
profesionales y dar seriedad a la empresa y a las sedes.

III. OBJETIVOS

 Objetivo general
Lograr el mayor creciente económicamente ya que las empresas invierten
en eventos un 1,5% de su presupuesto anual, en la cual se debe alcanzar
la popularidad en eventos formales así se garantiza el crecimiento y
prosperidad corporativa. (AL REDACTAR EL OBJETIVO RESPONDE A
LAS PREGUNTAS)

 Objetivo especifico
 Dar a conocer nuevos productos o servicios
 Motivación y/o formación del personal de la compañía.
  Conmemorar eventos o aniversarios especialmente relacionados con el
quehacer de la compañía.
 Homenajear a empleados o clientes.

HASTA AQUÍ CORREGÍ LAS OBSERVACIONES

CAPITULO I
EVENTOS EMPRESARIALES

Los eventos empresariales son actos que, además de reunir a personas y

entidades relacionadas con la actividad empresarial, también tienen un importante
impacto en la imagen y las acciones que realiza la compañía.

El organizar eventos empresariales (o eventos corporativos) es una práctica que

cada día está más en auge en nuestro país. Nos permite darnos a conocer en el
sector, fortalecer nuestro branding, impulsar el crecimiento de la compañía
internamente o captar nuestro público potencial.

Por lo que, es una acción que ya se ha convertido en una estrategia esencial para
los negocios.

Los aniversarios, reconocimientos de antigüedad, reuniones de equipo y otros

encuentros del trabajo no deben confundirse con eventos sociales.

Cuando organizamos un evento empresarial, corremos el riesgo de caer en uno

de dos extremos: que termine siendo tedioso y aburrido o, por el contrario, se
convierta en un encuentro social con mucha interacción, pero sin lograr un
objetivo específico.

Para evitarlo, la planeación y el control deben estar presentes en todos los

eventos, desde una reunión informal de bienvenida para nuevos empleados,
hasta el evento corporativo para festejar el aniversario de la compañía.

De manera previa a la realización del evento, es necesario contar con un

presupuesto para realizarlo. La elaboración del presupuesto es una tarea
compleja pero imprescindible para que el evento sea exitoso. Además, será muy
útil para facilitar la organización de eventos futuros.
Habitualmente, las empresas cuentan con proveedores externos que facilitan
todos o parte de los medios necesarios. Por ello, la confección del presupuesto
depende tanto de la empresa organizadora como de los proveedores de servicios
o agencias de eventos. Como nexo de unión entre ambas se utiliza una solicitud
de servicios que elabora la empresa para el proveedor. Este documento se
denomina, en el ámbito de la organización de eventos, briefing.

Por ello, la empresa debe, de manera previa, establecer la cantidad máxima de

dinero que quiere dedicar al evento, así como identificar aquellas necesidades
concretas que requerirá la ejecución. Con posterioridad, deberá comunicar estas
necesidades a los potenciales proveedores mediante el briefing, seleccionando
aquel que mejor se ajuste a los requisitos expresados. También puede contarse
con varios proveedores para cubrir los diferentes servicios.

Por último, solo queda ejecutar y controlar el presupuesto.

Fijación de la cantidad asignada

Cuando se afronta la organización de un evento, lo más habitual es contar con

una determinada partida de dinero para gastar. Suele tratarse de una cantidad
total. La autorización de esa cuantía puede venir de la dirección de marketing o
similar, o de la propia dirección general.

También puede ser cualquier otro departamento el que haya decidido organizar el
evento con sus propios medios. En todo caso, se trata de un límite claro a la hora
de presupuestar, lo cual no significa, por supuesto, que sea necesario consumir
toda la partida.

Por otra parte, se debe considerar que en algunas empresas se presupuesta una
cantidad global para todos los eventos que se van a celebrar durante un
determinado periodo. Esto suele ocurrir en empresas que solo organizan eventos
ocasionalmente. Lo significa que, si se agota todo el presupuesto en el primer
evento del periodo, no se podrá realizar ninguno más. Si la empresa funciona así,
será conveniente hacer una estimación orientativa de los eventos que se vayan a
realizar en el periodo y efectuar un reparto del presupuesto total entre todos ellos,
permitiendo un cierto margen de maniobra. También es conveniente dejar un
pequeño remanente para realizar ajustes.
Por ejemplo, el departamento de marketing de una empresa ha dispuesto un
presupuesto de

20.000 dolares para los eventos que se van a realizar durante un año. Se efectúa
una estimación

de tres eventos en el año, repartiendo tentativamente el presupuesto entre ellos

de la siguiente

manera:

● Evento 1: entre 4.000 y 5.000 $.

● Evento 2: entre 7.000 y 10.000 $.

● Evento 3: entre 6.000 y 8.000 $.

● Remanente: 3.000 $.

De este modo, si se gasta el mínimo en todos ellos, quedará disponible el

remanente, para un evento adicional o dejarlo para el próximo ejercicio. Si se
gasta el máximo en todos, el remanente se podrá repartir y gastar entre los 3
eventos.

Identificación y presupuestación de gastos

Una vez conocida la cantidad global, se deberán identificar todos los gastos que
sea necesario realizar. Para ello es conveniente seguir los pasos que se detallan
a continuación.

A) Elaborar una lista de partidas de gasto

Se confeccionará una relación de todos los gastos que se vayan a efectuar, lo

más detalladamente posible. Posteriormente se podrán agrupar partidas de gasto,
si se van contratar conjuntamente por un coste total.

Además se deberá incluir una partida de “otros costes” para cubrir pequeños
gastos no presupuestados. Esta partida puede oscilar entre el 5% y el 30% del
presupuesto, dependiendo de las características del evento. Ocurre que para
algunos eventos pueden preverse con facilidad y certeza todos los costes que van
a suponer, mientras que para otros es más complicado realizar una previsión de
muchas de las partidas.
Ejemplo

Si se va a organizar una conferencia y se requiere contratar una sala, un refrigerio

y un equipo audiovisual, puede ocurrir que se acabe contratando todo
conjuntamente con un hotel. Sin embargo, es conveniente indicar las necesidades
por separado, puesto que a priori no sabemos si se va a contratar todo a un único
proveedor o a varios por separado.

B) Identificar las partidas que vayan a ser cubiertas con medios propios

Vimos que lo habitual es contratar proveedores externos. Sin embargo, en

muchos casos la empresa puede contar con una serie de medios propios que, por
las características del evento, puedan y vayan a ser necesariamente utilizados.

De este modo, si se gasta el mínimo en todos ellos, quedará disponible el

remanente, para un evento adicional o dejarlo para el próximo ejercicio. Si se
gasta el máximo en todos, el remanente se podrá repartir y gastar entre los 3
eventos.

Ejemplo

Si se va a realizar una presentación de un nuevo producto y la política de la

empresa es que se efectúe dentro de sus instalaciones, se utilizará
necesariamente el espacio disponible para tales efectos

C) Asegurar la disponibilidad de medios propios

En referencia a los medios indicados en el apartado anterior, su inclusión en el

presupuesto requiere la comprobación previa de la disponibilidad para el uso de
estos medios en la fecha en que se necesiten. Se debe tener en cuenta que otros
departamentos de la empresa pudieran requerir su uso y haberlos reservado
previamente.

Por otra parte, el hecho de que sean recursos aportados por la propia empresa no
significa que no supongan un coste para esta o, dicho coloquialmente, que le
salgan gratis. Si también hay opción de cubrir la necesidad con medios propios,
hay que tener en cuenta que también pueden suponer un coste que hay que
presupuestar. Para presupuestar los costes internos se tendrán en cuenta los
criterios establecidos para ello por la empresa. También debe considerarse que
puede darse el caso que, una vez estimado el coste interno, este sea superior al
que facturaría un proveedor externo.

¿Qué son los eventos empresariales?

Los eventos empresariales son actos que reúnen asistentes relacionados con el
sector en el que opera la empresa convocante o con sectores relacionados.
Debido a que se trata de un acto en el que se abordan acciones relacionadas con
la actividad de la empresa convocante, se deben entender como mucho más que
una mera acción social. Es decir, constituyen una acción concreta que debe estar
alineada con la estrategia de marketing de la empresa.

¿Cómo organizar un evento empresarial?

Los eventos empresariales son esenciales para reforzar la identidad corporativa,

establecer nuevas relaciones comerciales, atraer inversores o fortalecer el
compromiso organizacional cuando la empresa cuenta con diferentes sedes.

No es casual que las grandes empresas prevean un incremento del 3,8 % en el

presupuesto destinado a los eventos, según reveló el estudio de mercado sobre
“El evento como generador de valor estratégico”. No obstante, para sacarle el
máximo provecho es necesario saber cómo se organiza un evento.

En este artículo te damos consejos básicos para concretar el plan de acción de un

evento. Te presentamos 6 pasos para que organices tu evento con éxito.

Determina el objetivo y público del evento

Para que un evento empresarial tenga éxito es necesario definir con antelación su
propósito, así como el público al que irá dirigido. ¿Quieres atraer a posibles socios
o inversores? ¿Quieres mostrar a la prensa un nuevo producto o servicio?
¿Deseas propiciar el compromiso con la organización de los empleados de
diferentes sedes? Sea cual sea tu objetivo, recuerda que debe ser específico,
realista y medible.

Presupuesto del evento

El factor económico es uno de los más importantes a la hora de organizar un

evento empresarial, ya que muchas de las decisiones que tomes dependerán del
presupuesto que tienes a tu disposición. Con un poco de creatividad podrás
reducir costes sin afectar la calidad del evento, aunque también puedes recurrir a
los patrocinadores para aumentar el presupuesto. Todas las decisiones que
tomes, hazlas estableciendo una constante vinculación con el presupuesto para
poner en relación todas las partes del evento.

Planifica el evento

Organizar un evento empresarial requiere una planificación exhaustiva para no

pasar por alto ningún detalle. Tendrás que concretar la fecha, horario y lugar de la
actividad, a ser posible que no coincida con otros eventos o actividades de gran
interés para el público.

También tendrás que planificar todas las tareas necesarias para el evento y el
programa de actividades del mismo. Ten en cuenta que la tendencia consiste en
apostar por formatos más pequeños que faciliten el diálogo y una atención más
cercana.

Elabora un inventario de los recursos que necesitas y los servicios externos que
contratarás. ¿Cuántas personas van a trabajar? ¿Con qué proveedores contarás?
¿Qué medios son fundamentales y cuáles son secundarios?

Difusión del evento

¿Cómo dar a conocer el evento? La publicidad es un paso fundamental para que
el evento atraiga al público adecuado y tenga éxito. Puedes recurrir a las redes
sociales a través de los perfiles corporativos aprovechando sus opciones de
segmentación. También podrías crear una web solo para el evento que funcione
como una landing page donde recopiles toda la información sobre el acto y
animes a los interesados a inscribirse.

Reclutar a influencers que hagan publicidad del evento en sus redes sociales es
otra estrategia de marketing muy eficaz, aunque puedes usar canales más
convencionales que siguen teniendo un gran impacto como la radio, la televisión o
la prensa local. Acuérdate que la difusión del evento es un paso fundamental para
que sea exitoso.

Ejecución del evento

En esta fase del plan de acción se reúnen todos los profesionales implicados en el
proyecto para poner en marcha el cronograma de actividades del evento. Se trata
de una fase esencial ya que suelen surgir contratiempos e imprevistos que será
necesario solucionar rápidamente para que la calidad del evento no se resienta.

Como organizador, tendrás que asegurarte de que se cumpla el programa

previsto, coordinar el trabajo de todos los actores implicados y supervisar el curso
del evento, así como la satisfacción de los asistentes.

Evaluación del evento

Evaluar la ejecución del evento es fundamental para aprender de los errores. En

esta última fase debes realizar un seguimiento de los resultados del evento para
comprobar qué objetivos se han cumplido y qué puntos presentan algún tipo de
vulnerabilidad.
Puedes analizar diferentes factores según las metas del evento, desde el ajuste al
presupuesto y los patrocinios alcanzados hasta las ganancias obtenidas, la
percepción de los asistentes, el interés que despertó la marca, el impacto del
evento en los medios de comunicación y los problemas que surgieron durante la
organización y ejecución.

Una vez realizado el evento, es importante obtener feedback de los participantes.

Esto puede realizarse tras la celebración a través de una encuesta o formulario,
donde se evalúen aspectos como la logística, los oradores, las ubicaciones, las
experiencias y el trabajo de los organizadores. Esta información ayuda a evitar
errores y a mejorar la calidad de eventos futuros.

Utilizar la tecnología

Hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada. Las

posibilidades son ilimitadas: audiovisuales, realidad virtual, mapping, etc. Todo
ello puede contribuir a conseguir unos resultados, tanto de creación y difusión de
contenidos como estéticos, realmente espectaculares. Todas estas técnicas
proporcionan un gran abanico de propuestas originales e imaginativas y de
nuevos formatos.

Comprobar la ubicación

Siempre hay que comprobar en persona el lugar donde va a celebrarse el evento

y prever que, en caso de que ocurra algo inesperado, contamos con un plan B
para celebrar el evento. Hay que tener en cuenta posibles imprevistos y disponer
de un espacio alternativo para la organización del evento.

Comunicar el evento

No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar un flujo de
comunicación constante antes, durante y después del evento. El tipo de evento, el
público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinarán el enfoque
de marketing. Es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos
los canales para llegar a los diferentes destinatarios.

CLAVES PARA UN EVENTO EMPRESARIAL DE IMPACTO

No confundir con eventos sociales

“Algo muy importante y que evitamos a toda cosa, es que un evento empresarial
se convierta en un evento social. Esto no significa aburrido o tedioso, sino un
evento controlado y con un objetivo para el colaborador”, refiere Mena. Se logra
cuidando dos aspectos:

 Vigilar que se cumpla el objetivo central. El evento debe servir para transmitir
un mensaje o una historia sobre la compañía.
 Controlar las condiciones en que se desarrolla. El comportamiento de los
asistentes, así como el contenido de los mensajes, deben estar acordes al
tono del evento.

Planear y desarrollar 3 documentos básicos

“La clave del éxito de cualquier evento evidentemente es la planeación”, sentencia

Alejandro Mena, sin pensarlo dos veces. En concreto, implica el seguimiento a
través de tres documentos básicos:

 El cronograma de montaje. Contiene las acciones y horarios que deberá

cumplir cada proveedor. “Este cronograma de claridad a todos: al coordinador
para saber qué esperar; y al salón, para que los elevadores de carga y
andenes no estén saturados”.
 El guion técnico. “Es una secuencia detallada tanto del orador, como de la
tecnología, la operación del salón e invitados”, comenta el especialista. Un
ejemplo es:

“Durante la presentación del director, en pantalla estaremos viendo “x” filmina; en

circuito cerrado, estaremos viendo “x close up” del director; el micrófono del
pódium deberá estar prendido con el número “x” y en cocina habrá una indicación
que no hay meseros durante este momento”.
 El “minuto a minuto”. Es el desglose de sucesos generales, pero con horarios
aproximados y duración.

Explorar formatos interactivos, que no sean eventos tediosos

Si un acto no es dinámico y se prolonga demasiado, ni el mayor presupuesto

podrá salvarlo. Por ello, cuando el evento involucra a muchas personas, pero no
se tiene la posibilidad de atenderlas a todas, vale la pena pensar en otros
formatos.

Por ejemplo, puede hacerse una reunión con algunos de los trabajadores e
involucrar al resto en acciones distintas, con intervenciones puntuales que ayuden
a transmitir el mensaje.

LOS EVENTOS DE MODA

“Actualmente existe un boom por diversos temas que han sido acogidos por la
población y se han repuntado mucho en su petición de eventos”, observa el
director de la agencia.

 Stand up comedy. “Es un recurso de comedia más de crítica social, política.

Los standuperos tienen un mayor contacto con su público, rompiendo lo que
en teatro se conoce como ‘cuarta pared’”.
 Gamers. Entre jóvenes y la comunidad en general, ha tomado mucha fuerza la
experiencia de los videojuegos. Por ejemplo, en algunas activaciones se juega
en línea con el Nintendo original y el contrincante puede estar en el extranjero.
“En activaciones comerciales en centros comerciales me han solicitado este
tipo de momentos para clientes y generan mucho impacto en los visitantes de
los lugares”,

TIPOS DE EVENTOS

Cada uno de ellos persigue finalidades distintas, así que vale la pena conocer los
principales y organizar el que más se adapte a sus necesidades.

La variedad de los tipos de eventos empresariales que se pueden encontrar es

muy amplia. No obstante, los eventos empresariales más comunes suelen ser los
siguientes:
 Juntas de accionistas: Enfocadas al carácter interno de la compañía y donde
se suelen presentar los resultados a los propietarios de la empresa (los
accionistas). Por lo general, se suelen realizar de manera anual.
 Desayunos o almuerzos de trabajo. En el caso de los almuerzos, este tipo
de eventos van dirigidos a los altos cargos de la compañía. La duración es de
dos horas y su finalidad es la celebración de un aniversario o de algún logro.
En cambio en los desayunos, se discute acerca del funcionamiento del
negocio a modo reunión.
 Convenciones. Reuniones cuyo objetivo es debatir asuntos de las empresas
del sector y se busquen alternativas para maximizar su rendimiento.
 Congresos. Es uno de los evento más organizados y están preparados para
que dure varios días. Durante la jornada, se organizan diferentes actividades,
por ejemplo, reuniones, comidas e incluso excursiones. Estos actos están
divididos en tres partes:
1. Oficial. Apertura/clausura o ponencias.
2. Específicos. Actividades que dan motivo a la celebración de dicho
congreso
3. Sociales. Acto dirigido al entretenimiento de los asistentes.
 Entregas de premios/aniversarios. Es frecuente la realización de estas galas
en grandes instituciones. El motivo es la celebración del aniversario de la
empresa o el agradecimiento a determinados empleados por el servicio
prestado, así se fomenta la motivación del personal mediante este tipo de
reconocimientos.
 : Destinados a recordar eventos o episodios especialmente significativos en la
historia de la empresa.
 Workshops. Es bastante utilizado como prueba de selección de personal,
consiste en organizar una pequeña reunión con los posibles empleados cuyo
objetivo es el intercambio de ideas y aclarar sus dudas.
 Roadshow: Este tipo de eventos se enmarca dentro de su carácter itinerante.
Es decir, se replica la misma acción en diferentes localidades o lugares
geográficos.
 Seminarios. Son eventos dedicados a la formación de los asistentes. En ellos
se formulan preguntas al ponente al acabar su exposición y él trata de
responder a sus dudas.
 Conferencias: Similar a los seminarios, pero su finalidad no tiene porqué ser
la formación. Son conversaciones entre varias personas para mostrar nuevas
teorías o técnicas, un lugar donde se intercambia información perteneciente al
mismo campo que los espectadores. Esta acción ayuda a crear un feedback
directo que puede ayudar en las decisiones estratégicas del negocio.
 Eventos de fidelización o formación de los empleados: Junto a los
beneficios sociales, los eventos destinados a los empleados son otras de las
acciones que más ayudan a retener el talento y mejorar la percepción de la
compañía.
 Ferias. Son exposiciones donde las empresas muestran sus novedades. Este
acto va dirigido a gente del sector cuyo fin es captar clientes y hacer
contactos.
 Congresos y convenciones: Similares a las ferias y exposiciones pero, en
este caso, con un carácter más técnico y especializado. Por lo general, suelen
limitarse a los propios profesionales del sector.
 Charlas. Pequeñas reuniones internas de la empresa donde se expone un
conflicto y se van buscando soluciones al finalizar el acto.
 Presentaciones: Indicadas sobre todo cuando se lanza un nuevo producto o
servicio.
 Ruedas de prensa: Orientada principalmente a los medios de comunicación.

beneficios de un evento empresarial

Los beneficios de los eventos de empresa son variados y, según su naturaleza,

serán de un tipo u otro. Las principales ventajas que aportan este tipo de actos
son las siguientes:

 Fortalece la pertenencia y fidelidad de los empleados a la compañía.

 Desarrolla el conocimiento y formación de los empleados.
 Mejorar y desarrollar cultura empresarial.
 Generación de ingresos adicionales.
 Mejora y amplía la estrategia de marketing.
 Mejora la relación y conocimiento del público objetivo de la empresa.
 Aumenta las conversiones y la retención de clientes.
 Favorece que la compañía sea percibida como líder del sector y por delante de
la competencia.

PRINCIPALES BENEFICIOS DE ORGANIZAR EVENTO EMPRESARIAL

1. Aumento de reputación.

No todas las empresas quieren o pueden llevar adelante un evento exitoso. Eso
sí, debes asegurarte de que todo salga bien o conseguirás el efecto contrario.

La visibilidad que consigue tu marca, gracias a ello, tiene resonancia en tu sector,

ya que habrás enviado invitaciones a personas clave. Por tanto, pronto se hablará
de ti y de este evento que funcionó tan bien.

Ejemplo:

Una oportunidad para posicionarte como especialista de tu sector sería organizar

un almuerzo o conferencia con otros referentes que complementen la información
que quieres exponer.

En ellos, puedes hablar, por ejemplo, de las rutas marítimas óptimas para
mercancías de valor con destino a EE.UU. Y podrías rodearte de otros
especialistas, como el de seguros o el de aduanas.

2. Ayuda a vender un nuevo producto o servicio.

Si el objetivo de tu evento corporativo es presentar un nuevo producto o servicio,

el beneficio que obtienes es el incremento en su venta.

No dudes en que tu cliente ve diferente algo que le presentas “envuelto en papel

de oro” de algo que se encuentra en un catálogo de ventas.

Ejemplo:
Mira los clubs de fútbol cuando presentan a un nuevo fichaje. Se encargan de
llamar a la prensa y el mensaje que se lanza es la calidad de ese nuevo jugador.

Esta acción le hace destacar y provoca que nos fijemos más en las futuras
actuaciones que tendrá en el en campo. Diferente es de cuando se realizan
fichajes y no existen estos acontecimientos.

3. Fideliza a los clientes.

Si tienes algo que celebrar en tu empresa, algún aniversario conmemorativo, por

ejemplo, abre las puertas a tus clientes. Haz que participen de esa celebración.
Invita a clientes potenciales a punto de cerrar y a los que ya tienes en cartera.

De esta forma estrechas el vínculo con ellos y empatizas mucho más. La

consecuencia es obvia: mayor simpatía por tu marca, lo que significa fidelidad.

Ejemplo:

Si eres una multinacional, un evento corporativo simpático sería reproducir una

fiesta típica del país en el que tienes tu sede central.

¿Te imaginas una empresa alemana, cuya delegación de España organiza un

“oktoberfest” para celebrar los 25 años de existencia?

4. Mejora la experiencia de marca de tus clientes.

La experiencia de marca es la emoción que provocas a un cliente cuando éste se

siente involucrado en alguna de tus acciones. Ocurre cuando interactúan con tu
web, pero también cuando participan en tu evento corporativo.

Este sentimiento también ayuda a la fidelización del cliente.

Ejemplo:

Los eventos benéficos son un claro ejemplo.

Si eres un centro o una empresa vinculada con el mundo del deporte, puedes
organizar un torneo benéfico en el que la recaudación se destine a una ONG o a
una causa social (lucha contra el cáncer, banco de alimentos, etc).

5. Motiva a los empleados.

Los eventos corporativos son una forma diferente en la que puedes hacer que tus
empleados mejoren su eficiencia en el trabajo.

Ya el hecho de invitarles es motivador, porque les sacas de su rutina. Además,

este tipo de actos suele hacerles sentir como parte de la empresa, la sienten más
suya.

Aprovecha estas reuniones para realizar alguna formación dinámica, presentar

nuevas líneas de trabajo o felicitarles por sus resultados.

Ejemplo:

Convocar una convención nacional de ventas es típico para lograr este beneficio.
Es el momento de que presentes a tus comerciales los logros obtenidos y los
objetivos anuales del próximo año.

Pero no te quedes ahí, porque seguro que se aburren. Busca alguna actividad
que les resulte útil y favorezca el trabajo en equipo: una formación sobre Social
Selling o gincanas para empresas en el exterior.

HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR EVENTOS EMPRESARIALES

Para que nuestro evento tenga éxito ha de estar perfectamente organizado y por
eso necesitamos la ayuda de herramientas que nos faciliten este proceso.

Google Calendar

Google Calendar es un clásico por su practicidad y la variedad de opciones que

puedes realizar con ella.

Por supuesto, puede ser tu propia agenda, pero también puedes utilizarla para
enviar convocatorias a colaboradores (para las reuniones previas de
organización) o invitados (indicándoles los detalles de la actividad).

Eventbrite

No te olvides de utilizar Eventbrite para la gestión y ventas de entradas de tu

evento corporativo, incluso si es gratuito. Te sirve para controlar el número de
asistentes que te confirma.

Te permite crear descuentos y enviar mensajes personalizados. Incluye

estadísticas.
WebinarJam

Si has decidido que tu evento corporativo sea digital, WebinarJam te va a resultar

de mucha utilidad.

Es ideal para conferencias online con moderador, ya que permite un gran aforo de
personas que pueden lanzar sus preguntas en directo.

Su gran ventaja es que, además, te permite la integración con tu CRM para

registrar los e-mails de los asistentes (y que puedas realizar un seguimiento
posterior con una estrategia de e-mail Marketing).

Google Analytics

Si te decides por un evento offline no dudes ni un segundo en darle soporte

online. Tendrás que crear un hashtag y una landing page, al menos, para poder
referirte a él y medir parte de los resultados obtenidos.

Google Analytics llega a nuestro rescate, como casi siempre, para analizar los
resultados que obtenemos en la web del evento corporativo.

Redes Sociales

Uno de los objetivos necesarios a la hora de organizar eventos empresariales es

el de lograr el mayor impacto en el foco de personas al que queremos llegar.

Y hablar de difusión es hablar de redes sociales.

Así que, adecúa tus perfiles sociales (quizá con una imagen de portada sobre el
evento) y empieza a hablar de él en todas las redes sociales en las que tienes
presencia.