Sistema y Empresa (1) (Guitart Hormigo)

Sistema de
información
empresarial
Isabel Guitart Hormigo
PID_00174745
CC-BY-NC-ND • PID_00174745 Sistema de información empresarial
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Índice
Introducción............................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 7
1. Concepto de sistema de información de empresa..................... 9

1.1. Introducción ................................................................................ 9
1.2. Definición del sistema ERP ......................................................... 11
1.3. Características del sistema ERP ................................................... 12
1.4. Beneficios del sistema ERP .......................................................... 13
1.5. Riesgos del sistema ERP .............................................................. 14
2. Evolución histórica del sistema ERP............................................ 16

2.1. Evolución histórica: del MRP al ERP II ....................................... 16
2.1.1. MRP (planificador de necesidades de materiales) .......... 16
2.1.2. MRP-II (planificador de recursos de fabricación) ........... 16
2.1.3. ERP (planificador de recursos empresariales) ................. 17
2.1.4. ERP-II (planificador de recursos empresariales - II) ........ 17
2.2. El sistema ERP actual .................................................................. 19
2.3. Tendencias de futuro del sistema ERP ........................................ 21
3. Arquitectura del sistema ERP........................................................ 23

3.1. Perspectiva funcional .................................................................. 23
3.2. Perspectiva tecnológica ............................................................... 25
4. Módulos funcionales......................................................................... 27
4.1. La evolución de la empresa y las TIC ......................................... 27
4.2. Las áreas funcionales de la organización .................................... 29
4.3. Los módulos funcionales del sistema ERP .................................. 29
4.3.1. Finanzas ......................................................................... 30
4.3.2. Producción ..................................................................... 31
4.3.3. Compras ......................................................................... 31
4.3.4. Recursos humanos ......................................................... 32
4.3.5. Ventas y distribución ..................................................... 32
4.3.6. Marketing ....................................................................... 33
4.3.7. Gestión de materiales .................................................... 33
4.3.8. Mantenimiento de planta ............................................. 33
4.3.9. Gestión de calidad ......................................................... 34
4.4. Módulo sectorial o soluciones verticales .................................... 34
5. Ciclo de vida del sistema ERP........................................................ 36

5.1. Fases del ciclo de vida ................................................................ 36
5.2. Fase: adopción del sistema ERP .................................................. 36

5.3. Fase: selección del sistema ERP ................................................... 38
5.4. Fase: implantación del sistema ERP ............................................ 39
5.5. Fase: puesta en marcha del sistema ERP ..................................... 41
6. Proveedores de sistemas ERP.......................................................... 42

6.1. Modalidades de sistemas ERP ..................................................... 42
6.1.1. ERP propietario .............................................................. 42
6.1.2. ERP software libre .......................................................... 42
6.2. Los principales proveedores de ERP propietario ......................... 43
6.2.1. SAP ................................................................................. 44
6.2.2. Oracle ............................................................................. 45
6.2.3. Microsoft ........................................................................ 45
6.3. Los principales proveedores de ERP de software libre ................ 46
6.3.1. Openbravo ..................................................................... 46
6.3.2. Adempiere ...................................................................... 46
6.3.3. OpenERP ........................................................................ 47
6.4. Las soluciones SAP ...................................................................... 47
6.4.1. SAP Business Suite ......................................................... 47
6.4.2. SAP Business One .......................................................... 49
6.4.3. SAP Business All-in-One ................................................ 50
6.5. Las soluciones OpenBravo .......................................................... 51
6.5.1. Openbravo 3 .................................................................. 51
6.5.2. Openbravo POS ............................................................. 53
Resumen....................................................................................................... 55
Actividades.................................................................................................. 57
Glosario........................................................................................................ 58
Bibliografía................................................................................................. 59
CC-BY-NC-ND • PID_00174745 5 Sistema de información empresarial
Introducción
Los sistemas de información de empresa también son conocidos por ERP (en-
terprise resource planning), sistemas integrados de gestión, software empaque-
tado de gestión, sistemas de información empresarial, sistemas empresariales
o software empaquetado; tuvieron su momento álgido a finales de los años
noventa, ayudados por la conversión de la moneda al euro y el efecto 2000,
momento en que un gran número de empresas decidieron implantar software
empaquetado ante otras alternativas, como el desarrollo a medida.
La organización, selección e implantación de un sistema de información de

empresa conlleva unos costes y una complejidad más elevada que la selección
e implantación de cualquier otro software. El proyecto de implantación de un
sistema de información de empresa supone un cambio interno de funciona-
miento en los procesos de la organización o la reingeniería de procesos.
Las implantaciones realizadas con éxito aportan beneficios para las organiza-
ciones. Los principales son el aumento de la ventaja competitiva y el alinea-
miento de la estrategia de negocio con las TIC.
Durante el boom de las implantaciones de los ERP, muchas de ellas fueron un

fracaso. La urgencia del momento por el acercamiento de las fechas clave hizo
que muchas organizaciones erraran tanto en su decisión de adoptar un ERP
como en la selección del paquete más adecuado. Este hecho hizo creer que
el número de empresas que decidían implantar ERP dejaría de crecer, aunque
no ha sido así.
Actualmente, en el mundo las organizaciones continúan destinando una parte

considerable de su presupuesto informático a finalizar las implantaciones de
ERP o a ampliar el sistema existente. Uno de los motivos de este continuo
crecimiento tiene que ver con la evolución del software empaquetado, que
se ha adaptado a las necesidades de la empresa integrando nuevos módulos,
como el customer relationship management (CRM), el supply chain management
(SCM) o el business intelligence (BI).
La complejidad del proceso de selección e implantación de un ERP recomien-

da que los clientes externalicen este servicio en empresas consultoras especia-
lizadas. Este continuo crecimiento en la demanda de software empaquetado,
por parte de las organizaciones, ha supuesto un aumento de la oferta de con-
sultores especializados en la implantación de estos servicios.
El módulo "Sistema de información empresarial" está estructurado en seis apar-

tados. En los tres primeros apartados, presentamos el concepto de sistema de
información empresarial: qué es, cómo surgió y cómo funciona. En el cuarto
apartado, tratamos los procesos de negocio de las empresas y lo relacionamos

con la estructura funcional para módulos de los sistemas de información em-
presarial, haciendo énfasis en la compartimentación de información de las di-
ferentes áreas funcionales. En el quinto apartado, describimos las diferentes
etapas por las que tiene que pasar una empresa al mismo tiempo de implan-
tar un sistema de información empresarial: el ciclo de vida. Finalmente, en
el último apartado mostramos los principales vendedores de los sistemas de
información empresarial.
Objetivos
Los principales objetivos que el estudiante podrá alcanzar con este módulo
didáctico son:
1. Conocer el significado del concepto sistema de información de empresa.
2. Entender qué es, cómo surgió y cómo funciona un sistema de información

de empresa.
3. Entender la relevancia de los sistemas ERP dentro de las empresas.
4. Conocer los beneficios y los riesgos de la implantación de un sistema de

información empresarial.
5. Conocer las áreas principales funcionales operativas de una organización

y los módulos principales funcionales de los sistemas de información em-
presarial.
6. Conocer e identificar las etapas por las que pasa una empresa con la im-
plantación de un sistema de información empresarial.
7. Conocer los principales vendedores de sistemas de información empresa-

rial.
1. Concepto de sistema de información de empresa
1.1. Introducción
(1)
Definimos, en sentido amplio, un sistema�de�información como un conjunto Procesos de trabajo, activos téc-
1 nicos de hardware, software y co-
de elementos interrelacionados que permiten transformar los datos en infor- municaciones, las personas...
mación y conocimiento, poniendo todo ello a disposición de los empleados y
directivos de la organización para actuar en consecuencia.
En este módulo y esta asignatura utilizaremos una definición más restringida:
Los sistemas�de�información�de�empresa son programas de aplicación

(aplicaciones) que permiten registrar operaciones, dar apoyo a los pro-
cesos de trabajo, ayudar a la toma de decisiones y obtener ventaja de
eficiencia o competitividad para una organización.
Ejemplos
Los programas que soportan los ingresos y reintegros de los cajeros automáticos, el siste-
ma de gestión automatizada de pedidos de un restaurante, la reposición automática de
existencias de un almacén, la nómina y la contabilidad, el sistema de admisiones, altas
y localización de pacientes en un hospital, el sistema de información comercial y ventas
en una tienda de Internet o la gestión de bicicletas de alquiler de una ciudad... Todos
ellos son sistemas de información de empresa.
Muchos de estos sistemas son comunes para cualquier empresa o sector eco-
nómico y, actualmente, se ofrecen ya acabados y disponibles en el mercado
en forma de "paquetes". Son los llamados sistemas o paquetes�estándar.
Estos "paquetes" pueden adaptarse con un menú de opciones o, si hace falta,

cambiarse con un desarrollo específico.
Ejemplos
Es el caso de los sistemas de presupuestos, contabilidad y finanzas, nómina o la gestión

de almacenes. Otros paquetes pueden ser comunes a todo un sector industrial, como
la gestión de pacientes en un hospital o los sistemas de facturación de las compañías
eléctricas o de telecomunicaciones.
Thomas Davenport acuñó el término de sistemas de misión crítica para referir-

se a los sistemas�de�empresa. Quería decir que son aquellos sistemas que las
empresas y organizaciones necesitan para cumplir su misión; su razón de ser,
aquello a lo que se dedican como negocio, ya sea fabricar zapatos o hacer vo-
lar aviones. Estos procesos de cada empresa son muy estables y normalmente
independientes de la coyuntura económica o de las prioridades estratégicas de
las compañías.
La existencia de una demanda creciente y solvente por parte de las empresas,

las nuevas técnicas de ingeniería del software y la aparición de modelos de
empresa que hacen del diseño, venta e implantación de software estándar un
modelo de negocio rentable y recurrente ha dado lugar, desde los años no-
venta del siglo pasado, a la aparición de soluciones�paquetizadas, así como
de empresas de servicios especializadas en su comercialización, instalación y
adaptación.
En sus inicios, estos sistemas cubrían de forma especializada un área o grupo

de procesos de la empresa, como la función comercial, el proceso económico-
financiero, la planificación y gestión de la producción... Más recientemente,
sistemas que nacieron para cubrir una función o departamento de la empresa
(por ejemplo, el departamento económico-financiero) se han ido combinando
y completando para cubrir todas, o casi todas, las áreas de la empresa. Se habla
entonces de sistemas�integrados.
(2)
El boom de los sistemas integrados se produjo con la adaptación de los siste- Es decir, otra manera más efi-
ciente y barata de hacer las cosas
mas tradicionales en el año 2000. Algo aparentemente tan simple y común
que permitía reducir personal de
como un cambio de dígito en el calendario disparó un negocio multimillona- los departamentos de negocio y
también de informática.
rio. Miles de empresas de todo el mundo y todos los tamaños adoptaron los
sistemas integrados, que prometían, además de una reducción de los costes
de mantenimiento, la compartimentación de datos y procesos entre departa-
mentos, la homogeneización y optimización de los procesos de trabajo dentro
de la empresa o entre sus diferentes filiales, y también la reingeniería2.
La explosión de las comunicaciones entre empresas y, particularmente, de In-

ternet, ha permitido que los sistemas de empresa den apoyo a los procesos in-
ternos de la empresa y además mejoren las relaciones con sus clientes, provee-
dores y socios, como en los sistemas�de�comercio�electrónico�o�los�sistemas
de�gestión�de�producción�y�pedidos�"justo�a�tiempo" (just in time).
Asimismo, el mundo de los sistemas de empresa ha llegado a funciones nuevas

o muy especializadas, como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, las
intranets corporativas y los sistemas de gestión del conocimiento.
Finalmente, en los últimos años, los grandes fabricantes de sistemas de infor-

mación de empresa y otros menores han desarrollado versiones "simplificadas"
dirigidas a los mercados de pequeña y mediana empresa.
1.2. Definición del sistema ERP
Hemos visto que los sistemas de información de empresa son conocidos por
varios nombres, el más destacado de ellos ERP, siglas que provienen de enter-
prise resource planning. Los nombres en inglés más referenciados son: enterprise
information sytems (EIS), enterprise wide systems (EWS) y enterprise systems (SE).
Hasta ahora, hemos puesto en contexto el nacimiento de los sistemas ERP y las
circunstancias que rodean su evolución y que nos hacen entender su expan-
sión, así como el vínculo existente con otros sistemas de empresa y cómo los
ERP se han visto obligados a ampliarse, a redefinirse, para apoyar las nuevas
demandas del mercado. En este punto iremos paso a paso; primero empeza-
remos por conocer qué es un sistema ERP y cuáles son las principales caracte-
rísticas que lo diferencian de otros sistemas de información y cuáles son los
beneficios que aportan a la organización, pero también los riesgos de las im-
plantaciones de un ERP.
En la definición del sistema ERP analizaremos la traducción de las siglas ERP:

planificación de recursos empresariales.
Los "recursos empresariales" nos hablan de un conjunto de aplicaciones aso-

ciadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa. La "planifica-
ción" es una trazabilidad de acciones organizadas para llegar a alcanzar un ob-
jetivo, de una forma metódica y, frecuentemente, con una gran amplitud.
Podríamos decir que el� sistema� ERP, o la� planificación� de� recursos
empresariales, es un conjunto de aplicaciones relacionadas con los pro-
cesos de negocio de una empresa, que permite lograr los objetivos es-
tratégicos definidos por los directivos de una organización.
Para conocer el concepto de sistema ERP, os mostramos una serie de definicio-

nes formales de diferentes autores:
"Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integración de toda
la información que fluye a través de la empresa: financiera y contable, recursos humanos,
cadena de suministro y cliente".
Davenport (2000)
"Es un método para una planificación efectiva y un control de todos los recursos nece-
sarios para producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una
empresa de producción, distribución o servicios".
M. A. Rashid (2002)
"Los sistemas ERP son sistemas de información que integran los procesos clave del nego-
cio de forma que la información fluya libremente entre las diferentes partes de la empre-
sa, mejorando la coordinación, la eficacia y el proceso de tomar decisiones".
Laudon y Laudon (2004)

"Un ERP es un sistema de información que permite a la organización gestionar sus recur-
sos de forma eficiente y eficaz. Ofreciendo una solución total e integrada, que cubre las
necesidades de procesamiento de la información que fluye a lo largo de la organización.
Soportando una visión orientada a los procesos de las organizaciones".
Nah (2001)
Destacamos la definición del autor Nah (2001) para resaltar el concepto de Nota
orientación�a�procesos, por la importancia del sistema ERP como una herra-
Las definiciones nos han apor-
mienta para la transformación de los procesos de negocio y no como una he- tado los temas principales que
rramienta de gestión pasiva. se irán abordando a lo largo
de este módulo.
Finalmente, vamos a describir el sistema ERP mediante sus rasgos más desta-
cados:
• Tiene una gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración

de la información con otros tipos de programas.
• Está diseñado para cubrir todas las exigencias de las áreas funcionales de
la empresa, creando un flujo de trabajo (workflow) que permite agilizar los
diferentes tipos de trabajo.
• Reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicación entre todas las áreas
que integran la empresa (incluso los socios de la cadena de suministro fue-
ra de la organización), con la seguridad de disponer de unos datos correc-
tos.
• Permite personalizar el sistema ERP según las necesidades específicas de

cada empresa, hasta ciertos límites.
1.3. Características del sistema ERP
Los sistemas ERP tienen características que los diferencian de otros sistemas
de información.
Los sistemas ERP disponen de tres rasgos básicos, que son: la modulari-
dad, la integración y la adaptabilidad.
1)�Modularidad
Una de las ventajas, tanto económica como técnica, es que el sistema se divide
en diferentes módulos agrupados por funcionalidades. Cada módulo es una
unidad que realiza una tarea concreta y es capaz de comunicarse con el resto
de módulos u otros sistemas de información. Los módulos de un sistema ERP
pueden funcionar como unidades independientes, o varios módulos se pue-
den combinar entre sí para formar un sistema integrado. La empresa no tiene

que instalar todos los módulos del sistema ERP, solo aquellos que necesite en
función de sus procesos de negocio.
2)�Integración
El sistema está acoplado y unido como un solo sistema, es decir, los diferentes
departamentos se comunican entre ellos de manera que el resultado de un
proceso pasa a ser el inicio de otro. Esta característica nos indica que los datos
se introducen una sola vez en el sistema. La información es compartida y está
disponible a tiempo real para todos los departamentos de la organización. Se
evita la duplicidad de las transacciones y la redundancia de la información.
3)�Adaptabilidad Ejemplo
El sistema ERP, a pesar de ser un software con un diseño estándar, puede con-
Podemos adaptar un módulo
figurarse para adaptarse al entorno, es decir, tiene capacidad para modelarse a las diferentes legislaciones y
en la estructura organizativa, su ciclo vital, en las políticas empresariales y los prácticas específicas de cada
país. Eso permite usar el siste-
requerimientos funcionales de cada empresa, hasta ciertos límites. La adapta- ma ERP en las diferentes dele-
gaciones que tenga la empresa
bilidad se consigue mediante la parametrización de los diferentes módulos en en el mundo.
función de las necesidades de la empresa.
Figura 1. Estructura del sistema ERP Otras características del

sistema ERP
• Los datos son consistentes,

completos y comunes.
• La base de datos es centra-
lizada.
• El procesamiento de todas
las transacciones se produ-
ce dentro de la empresa.
• Eliminación de datos y ope-
raciones innecesarias.
• Apoyar las funciones bási-
cas del negocio.
1.4. Beneficios del sistema ERP
Algunos de los beneficios destacados en la implantación de un sistema ERP

son los siguientes:
(3)
1)�Control�sobre�la�actividad�de�los�diferentes�departamentos�de�la�em- De un área funcional, de un de-
partamento o de una actividad.
presa
La integración de la información de los diferentes departamentos permite te- (4)
Revisar las políticas de reducción
ner una visión global del funcionamiento de la organización. Eso permite un de costes por las áreas funcionales
y su impacto en el coste total.
análisis local y específico3 y un análisis global de la organización4.
2)�Mejora�los�diferentes�procesos�de�la�empresa
La adopción de procesos estándares del sistema ERP (best-practice) supone una

optimización en cuanto a los procesos de negocio, un ahorro de tiempo y
costes y una mejora de la productividad.
3)�Reducción�de�inventario
La mejora en la gestión de la cadena de producción y en la automatización de
los procesos productivos comporta una reducción del inventario, una planifi-
cación más eficiente en la entrega al cliente y, además, evita una acumulación
de productos en el almacén.
4)�Establecer�las�bases�para�el�comercio�electrónico
Permite un crecimiento más rápido de la organización, al facilitar la amplia-
ción de las funcionalidades del sistema ERP incorporando las transacciones de
negocio hacia el comercio electrónico.
5)�Explicitar�el�conocimiento
La elaboración de la documentación de los procesos de negocio y los procesos
de trabajo explicita el conocimiento implícito de los empleados. Se indican los
procesos críticos, las reglas de decisión y la estructura de la información. Esta
documentación facilita y reduce el tiempo de comprensión de los procesos de
trabajo.
6)�Reducción�del�tiempo�del�ciclo Otros beneficios del

Disminución en parámetros de coste y tiempo en los procesos clave de nego- sistema ERP
cio. Optimización del tiempo de producción y entrega. Reducción del tiempo • Mejora del servicio al clien-
del cierre financiero. te.
• Permite una respuesta más
rápida a los cambios en el
negocio y en el sector.
Las expectativas empresariales sobre los beneficios del sistema ERP suelen ser • Reducción del tiempo al
realizar las transacciones.
elevadas. Los empresarios esperan obtener una mejora en los procesos de ne- • Toma de decisiones más rá-
gocio, que repercuta, positivamente y a corto plazo, en la cuenta de resultados pidas al reducir el tiempo
de análisis de la informa-
de la empresa. ción.
• Lleva a la organización ob-
tener una ventaja compe-
1.5. Riesgos del sistema ERP titiva o, en su defecto, ali-
nearse con la ventaja de sus
competidores.
Las implantaciones de sistemas ERP son complejas de poner en marcha, tanto
desde un punto de vista tecnológico como de negocio. Antes de decidir im-
plantar un sistema ERP, se tiene que hacer un balance de los beneficios y los
riesgos.
Los riesgos principales en la implantación de un sistema ERP son:
1)�Inflexibilidad
El ERP es un sistema complejo en su instalación y su posterior mantenimien-
to. Los procesos de negocio están estrechamente ligados al sistema ERP; eso
supone que cualquier cambio en un proceso de la organización implica una
modificación en el sistema ERP.
2)�Periodos�largo�de�implementación
La duración de poner en marcha un proyecto de implantación es muy larga.
Las empresas critican que el mundo empresarial cambia muy rápidamente.
Para solucionar este problema, los vendedores de sistema ERP ofrecen versio-
nes configuradas previamente de sus sistemas que pueden ser instaladas con
un tiempo inferior.
3)�Alcanzar�los�beneficios�estratégicos
Si la organización adopta los procesos de negocio del estándar del sistema
ERP, abandona sus propios procesos de negocio que le podrían proporcionar
la ventaja sobre la competencia.
4)�Estructura�jerárquica
La centralización de la información para la coordinación y la toma de decisio-
nes aportada por el sistema ERP puede ser una dificultad en la forma de operar
internamente en algunas empresas.
5)�Costes�indirectos
A los costes de una implantación del ERP se tienen que sumar los costes de las
licencias que se tienen que renovar anualmente. Una vez el sistema ERP está
implantado, los costes de cambios son muy elevados.
Otros riesgos del sistema ERP
• Dificultad para integrar la información de otros sistemas de información indepen-

dientes.
• Los costes de deshacer una implantación son muy elevados.
• Resistencia a cambios por parte de los usuarios.
• Resistencia a compartir la información entre los departamentos.
• Inflexibilidad en la elaboración de algunos reportes necesarios para la empresa.
2. Evolución histórica del sistema ERP
2.1. Evolución histórica: del MRP al ERP II
El origen de los ERP se encuentra en los años sesenta, con la introducción

en el entorno industrial del Inventory Management & Control. El principal
software desarrollado era hecho a medida y bajo los conceptos tradicionales
de gestión del inventario.
2.1.1. MRP (planificador de necesidades de materiales)
La evolución de estos sistemas hace surgir, en los años�setenta, los llamados

MRP (material requeriments planning), unas siglas conocidas en el ámbito de
producción para gestionar los materiales. A pesar de que los primeros progra-
mas eran costosos, el MRP ganó popularidad en la industria de manufactura
y el concepto fue sobradamente adoptado en la gestión y control de la pro-
ducción. El MRP era eficaz en la planificación y la adquisición de las materias
primas.
El sistema permite planificar los materiales necesarios durante el proceso de

producción y gestionar la adquisición de estos materiales; así se reducían los
niveles de inventario de los materiales que utilizaban y los gastos de compras.
Durante los sesenta�y�setenta, fabricantes como IBM producen computadores SAP

centrales con gran capacidad de procesamiento y almacenaje de información,
En 1972, cuando los MRP eran
los mainframes, propiciando el inicio de la nueva etapa del procesamiento de la difíciles de usar, cinco ingenie-
información. Hasta la llegada de estos computadores, las funciones del control ros de Alemania crearon una
compañía conocida como SAP,
de material eran un problema. Al disponer de capacidad para gestionar un gran con el objetivo de desarrollar
y comercializar un software in-
volumen de información a grandes velocidades, se eliminaban las restricciones dependiente de soluciones in-
tegradas de negocio.
relacionadas con el procesamiento de la información y la obsolescencia de
técnicas desarrolladas en base a estas restricciones.
2.1.2. MRP-II (planificador de recursos de fabricación)
En los ochenta, los MRP se habían convertido en MRP-II (manufacturing re-

sources planning) con el fin de optimizar el proceso de todo el sistema de pro-
ducción.
El MRPII se extendió para incluir las actividades de la planta de producción y la

gestión de la distribución, haciendo énfasis en la optimización de los procesos
de producción.
Los sistemas de ficheros tradicionales son sustituidos por las bases de datos,
permiten mejores sistemas de integración y una mayor capacidad de consultas
para dar apoyo a la toma de decisiones. La red de telecomunicaciones se con-
virtió en una parte integral de estos sistemas distribuidos geográficamente.
El uso del MRP-II se extiende a otras empresas no industriales que necesitan

gestionar sus procesos críticos, como el sector financiero.
La coordinación de los diferentes sistemas de la empresa era deseable. La ma-

yoría de los sistemas se habían desarrollado para realizar funciones específicas
de un departamento; a ello se tiene que añadir que estaban programados en
diferentes lenguajes y no era fácil acceder a los datos entre los sistemas.
2.1.3. ERP (planificador de recursos empresariales)
El rol del MRP-II fue gradualmente extendido en los noventa para incluir otros
departamentos funcionales. Estas extensiones del MRPII que introdujeron es-
tas áreas, a su vez, introdujeron el concepto de ERP.
Basados en el fundamento de la tecnología del MRP y MRP-II, los sistemas

ERP integran los procesos de negocio de una empresa incluyendo fabricación,
distribución, contabilidad, finanzas, gestión de recursos humanos, gestión de
proyectos, gestión de inventario, servicio y mantenimiento, y transporte, per-
mitiendo una integración de datos a lo largo de la organización y proveyendo
accesibilidad, visibilidad y consistencia de datos por medio de toda la organi-
zación.
Los PC ganan popularidad. El sistema ERP emigra del mainframe a una arqui-
tectura cliente/servidor. A�finales�de�los�ochenta ya existen ordenadores más
rápidos, acceso a redes, una avanzada tecnología de bases de datos y, princi-
palmente, una visión más clara de los sistemas integrados. El ERP obtiene una
integración entre sus módulos y entre los sistemas de información existentes
en la empresa, proporcionada por una base de datos centralizada y la arqui-
tectura cliente/servidor.
El mercado de los ERP crece rápidamente en los noventa por el problema del
cambio de dígito del año 2000 y la introducción del euro.
2.1.4. ERP-II (planificador de recursos empresariales - II)
A principios del año�2000 se introdujo el concepto de ERP�extendido o ERP-

II.
El ERP-II es una nueva generación de sistemas empresariales que englo-

ba toda la cadena de negocio, extendiendo el ERP clásico o tradicional a
clientes y proveedores, y optimizando el funcionamiento de las empre-
sas y de las relaciones existentes interempresas.
El concepto de la aplicación clásica ERP está en la gestión eficiente de la infor-

mación interna desde varios procesos de negocio de la empresa, como finan-
zas, logística manufactura, recursos humanos, ventas y marketing.
Figura 2. Extensión del ERP
El ERP-II está conectando con otros sistemas empaquetados de la empresa, co-

mo la gestión�de�las�relaciones�con�el�cliente o customer relationship mana-
gement (CRM) y la gestión�de�la�cadena�de�suministro o supply chain mana-
gement (SCM) para añadir funcionalidades que no se contemplan en determi-
nadas áreas de actividades de la empresa. Este sistema se está convirtiendo en
la columna vertebral de muchas organizaciones, mejorando la satisfacción del
cliente, incrementando el marketing y las oportunidades de ventas y expan-
diendo los canales de distribución.
La gestión�de�las�relaciones�con�el�cliente (CRM) es, principalmente,

una estrategia y una modalidad operativa que tiene como objetivo me-
jorar y extender las relaciones con el cliente, generando nuevas oportu-
nidades de negocio.
La gestión�de�la�cadena�de�suministro (SCM) designa el sistema que

coordina e integra los diferentes flujos de materiales, información y fi-
nanzas a lo largo de la cadena de suministro.
Desde un punto de vista tecnológico, la arquitectura está basada en Internet.

Los sistemas�basados�en�la�web reducen los costes derivados de las infraes-
tructuras de comunicación y añaden la funcionalidad de acceder al sistema
independientemente del lugar que se encuentre el usuario; solo hace falta un
navegador estándar.
Figura 3. Evolución de los sistemas de información empresarial
2.2. El sistema ERP actual
Las empresas han tomado conciencia de que el sistema ERP es la columna ver-
tebral de la empresa; proporcionará un mayor rendimiento al incluir funcio-
nalidades para mejorar las relaciones con clientes y proveedores como CRM y
SCM, pero también para las relaciones con los socios (PRM, gestión de socios)
o con los empleados (KM, gestión del conocimiento) y para facilitar la toma
de decisiones de los directivos (BI, inteligencia de negocio).
Figura 4. El sistema ERP actual
(5)
La tendencia más destacada son las aplicaciones del front-office5 y los procesos El nombre de front-office hace re-
ferencia a los participantes exter-
de negocio interorganizaciones. Las aplicaciones del front-office implican la nos que no ven la parte interna de
interacción con el exterior de la empresa, como los clientes, proveedores y la empresa.
socios. La integración de las funciones internas continúa siendo importante, Back-office

pero parece que la integración externa sea el foco principal a la hora de mejorar
Los sistemas tradicionales ERP
las relaciones con los clientes. son denominados sistemas
back-office, ya que las activida-
des y los procesos implicados
La arquitectura de los sistemas continúa evolucionando para ser más abierta, no tratan a los clientes y al pú-
blico en general, al menos no
flexible e integradora. Los principales sistemas incorporan una arquitectura directamente.
basada en Internet, debido a la mayor importancia del comercio electrónico
(e-commerce) y la globalización de los negocios.
La forma de denominar el sistema ERP cambia según las compañías. Algunas lo

continúan llamando ERP, aunque amplíen su capacidad añadiendo módulos.
Otros han empezado a hablar de suites�de�empresa y finalmente, hay compa-
ñías que usan el término soluciones�de�empresa para describir un grupo de
aplicaciones que incluye, entre otros módulos, el ERP clásico.
1)�El�ERP�en�la�pequeña�y�mediana�empresa
Los proveedores de ERP han encontrado en este sector una nueva línea de
mercado con un gran potencial; se están desarrollando y comercializando pro-
ductos especializados con una reducción del coste económico y del tiempo en
las implantaciones.
Actualmente este sector ha pasado de no tener un producto que resuelva sus

necesidades a poder escoger entre diferentes alternativas: paquetes comerciales
de empresas destacadas, como Oracle y SAP, que ofrecen productos específicos
para las pymes, proveedores que solo ofrecen productos específicos para este
tipo de empresas, ERP de software libre con reducción de costes económicos al
no tener que pagar las licencias de uso, y nuevas modalidades de instalación
como SaaS.
2)�Crisis�financiera�y�económica
En un momento de crisis financiera y económica, las empresas se quieren cen-
trar en aspectos básicos de supervivencia del negocio. Quieren proyectos que
minimicen los riesgos de fracaso y obtener los primeros beneficios sin tener
que esperar mucho tiempo.
El tamaño y el ámbito de aplicación de los nuevos proyectos ERP también han

cambiado. Las empresas no quieren realizar largas y costosas implantaciones,
prefieren implantaciones menos complejas, divididas en etapas y añadiendo
en cada etapa nuevos módulos.
3)�Proveedores�de�sistema�ERP
Las empresas se han fusionado para ofrecer nuevos productos o para tener una
posición de más liderazgo en el mercado.
Ejemplo
Microsoft Dynamics; su nuevo enfoque parte del seguimiento de la evolución hecha por
SAP. La empresa Oracle adquirió Siebel para proporcionar su producto de CRM. La em-
presa SAP responde al mercado mediante el desarrollo de su propio CRM.
4)�Modalidad�de�contratación�SaaS
La nueva tendencia del mercado es la oferta del software como servicio o SaaS
(software as a service); este modelo está extendido en Estados Unidos y su cre-
cimiento en Europa es más lento.
Se proporciona al cliente la contratación de un servicio en lugar de un pro-

ducto. El cliente dispone del sistema alojado en un servidor remoto, el servicio
de mantenimiento y el soporte técnico del software. El coste de la implanta-
ción está asociado al contrato de alquiler del software; no se tienen costes de
implantación ni de integración, ni hay que adquirir licencias, lo cual reduce
notablemente la inversión a realizar.
La principal ventaja es el ahorro en tiempo y coste de la obtención del softwa-

re, una modalidad apropiada para la pequeña y mediana empresa. El principal
inconveniente es la pérdida de privacidad de los datos de la empresa, control
y seguridad. La información está hospedada en un sitio remoto donde la em-
presa contratante podría consultarlo.
2.3. Tendencias de futuro del sistema ERP
El concepto ERP irá evolucionando a lo largo de los años impulsado por los
nuevos entornos de negocio, las innovaciones en las TIC, las necesidades de
las empresas y la capacidad de los proveedores de desarrollo de software.
Los nuevos modelos de negocio son multiempresa con redes de colaboración

y centradas en el cliente, lo que refleja un aumento de la integración externa
de la empresa.
El e-commerce es una de las evoluciones más importantes en los negocios de

los últimos cincuenta años. Internet, intranets y extranets hacen posible las
múltiples formas de e-commerce (B2B, B2C, C2C...). La tecnología inalámbrica
y los dispositivos móviles harán que el m-commerce tome relevancia y des-
place al e-commerce. El uso de Internet en cualquier momento y en cualquier
lugar dará paso a nuevos servicios. Las actividades y los procesos del back-office
y front-office se han adaptado al e-commerce y se verán afectados por el m-
commerce.
Las plataformas de arquitectura deberán tener la capacidad para mover gran

cantidad de datos en cualquier formato, idioma y lugar en un tiempo casi real.
El uso de portales de información, tanto del negocio interno como externo,
será algo habitual.
Los sistemas serán más inteligentes. La minería de datos y las herramientas

de inteligencia, incluyendo los sistemas expertos y sistemas de planificación
avanzados, se usarán más para tomar decisiones o sugerir decisiones de nego-
cio. La simulación se convertirá en un elemento importante dentro de la pla-
nificación de la empresa.
Los sistemas ERP actuales tendrán que madurar y ampliar su uso dentro de las
empresas. El mercado de los proveedores de ERP tendrá que consolidarse con
adquisiciones y fusiones de otros proveedores para obtener más ventaja en el
liderazgo del mercado.
Taula 1. Evolución del sistema de información de empresa
Sistema Necesidad Ámbitos de Tecnología

de negocio aplicación
MRP Eficiencia Gestión de inventario Computadores mainframe

Planificación y control Procesamiento batch
de la producción Sistemas de ficheros tradi-
cionales
MRP-II Eficiencia Extensión a toda la em- Mainframes

Eficacia e integración presa de manufactura Procesamiento en tiempo
con el sistema de pro- real
ducción Sistemas gestores de base
de datos (relacional)
ERP Eficiencia (principal- Extensión a todos los Mainframes

mente del back-office) sistemas de la empresa Microcomputadores red
Eficacia e integración cliente/servidor Procesa-
de todos los sistemas miento distribuido
de la organización Data warehousing
Gestión del conocimiento
ERP-II Eficiencia Extensión al exterior de Sistemas cliente/servidor

Eficacia e integración la empresa Computación distribuida
dentro de y entre em- Relación con el cliente y Tecnología Internet (servi-
presas el proveedor cios web, intranets, extra-
nets)
ERP�actual Eficiencia Toda la organización se Internet

Eficacia e integración extiende a otras organi- Arquitectura
dentro de y entre to- zaciones (socios, clien- Servicios web
dos los componentes tes, proveedores...) Red sin hilos
relevantes (consumi- E-commerce Gestión conocimiento
dores, empresas...) a
escala mundial
ERP�futuro Eficiencia Toda la organización y Internet

(suite�em- Eficacia e integración sus componentes de la Arquitectura más abiertas,
presarial) de los nuevos servicios cadena de valor, así co- red sin hilos, dispositivos
m-commerce mo otras organizaciones móviles, inteligencia artifi-
m-commerce. cial, cloud computing
Fuente: McGaughey & Gunasekaran (2007)

3. Arquitectura del sistema ERP
3.1. Perspectiva funcional
El sistema ERP es un paquete estandarizado de software diseñado para integrar

los procesos de una empresa. El ERP se compone de una base de datos centra-
lizada y varios módulos destinados a dar apoyo a las áreas principales de una
organización.
Figura 5. Catálogo de los sistemas de información de empresa
Las aplicaciones las podemos agrupar en cuatro ámbitos:
1)�Los�clientes
En la parte derecha de la figura podemos observar los sistemas de gestión co-

mercial y relación con los clientes. Normalmente, tendrían que registrar to-
dos los contactos y operaciones que la empresa tiene con sus clientes, sean
de marketing, visitas de representantes, servicio posventa, etc. También pue-
den incluir la relación con los canales de venta, si la venta no es directa y,
actualmente, los sistemas de interacción y respuesta que los clientes estable-
cen con la empresa, ya sean programas de fidelización, gestión de incidencias
y reclamaciones, o incluso, las redes sociales. Sirven también para medir la
efectividad de la fuerza de las ventas. Estos sistemas se llaman gestión�de�las
relaciones�con�los�clientes (CRM, o customer relationship management).
2)�Los�proveedores
(6)
En la parte izquierda de la figura encontraremos los sistemas de relación con Proveedores, productores, alma-
cenes, transportistas, tiendas e in-
los proveedores. Ninguna empresa es autosuficiente ni puede servir a sus clien-
cluso clientes.
tes solo con sus medios. Pero es que además, actualmente, muchos procesos
que antes estaban internalizados están fuera o se comparten con otros provee-
dores. Los sistemas típicos de gestión�de�la�cadena�de�suministro (SCM, o
supply chain management) incluyen los procesos de previsión de la producción
y demanda de materias primas y productos semielaborados, la reposición de
inventarios, el almacenaje y el transporte a almacenes intermedios y al consu-
midor final. Estos procesos y sistemas se comparten entre los diferentes miem-
bros de la cadena6 por Internet.
Hasta aquí hemos hablado de sistemas bien consolidados en la actualidad,

aunque con diferente nivel de presencia y éxito en el mercado. También de
sistemas que frecuentemente se venden integrados, es decir, un ERP como SAP
u Oracle contiene a la vez una solución de CRM y una solución SCM.
3)�Los�gestores�y�los�accionistas
En la parte superior de la figura están los sistemas de relación entre los socios
o los PRM; esta parte es menos obvia. Tienen que servir para gestionar las re-
laciones con "otros agentes" o intermediarios que nos ayuden a hacer o man-
tener nuevos clientes y proveedores o proporcionar servicios de valor añadido
que completen nuestra oferta de servicios. Por eso se les llama sistemas� de
gestión�de�socios (PRM, o partnership relationship management).
Ejemplos
Un ejemplo podrían ser los sistemas de seguimiento de pacientes crónicos o de deriva-

ción de enfermos en los cuales participan un hospital, los médicos de familia y centros
de servicios sociosanitarios. Otro ejemplo es el de los programas de fidelización, en los
que participan líneas aéreas, hoteles, restaurantes o centros comerciales. En el mundo
industrial, estos sistemas suelen forman parte de su SCM o de su CRM.
4)�Los�empleados
En la parte inferior de la figura encontramos un conjunto desigual y desinte-

grado de aplicaciones o soluciones parciales:
• los�sistemas�de�ayuda�a�la�toma�de�decisiones (DSS o decision suport sys-

tems), como un sistema que optimiza las rutas de un transportista;
• los� sistemas� informacionales (BI o business intelligence), que van desde

los cuadros de mandos de dirección hasta los sistemas de análisis de gran
volumen de datos o inteligencia de negocio;
• los�sistemas�de�gestión�del�conocimiento (KM o knowledge management),

que permiten trazar "quién sabe qué" o dónde se puede encontrar una
información dentro de la empresa;
• las puras�intranets y portales�de�servicios al empleado, para pedir unas

vacaciones o apuntarse a un curso.
De hecho, en el mercado para cada grupo de necesidades es posible encontrar

gran número de soluciones parciales. Aunque, de nuevo, los grandes provee-
dores de sistemas de empresa están incorporando soluciones de este tipo entre
sus paquetes.
Por todo ello, los sistemas de información de empresa han evolucionado a

sistemas de información entre empresas y entre empleados, con tecnologías
basadas en la web y bajo la etiqueta de suites�de�negocio�electrónico (e-bu-
siness suites).
3.2. Perspectiva tecnológica
Las diferentes aplicaciones del sistema ERP comparten una base de datos cen-
tralizada, produciendo la integración de la información entre todas las aplica-
ciones. La centralización implica que los datos usados por los diferentes pro-
cesos de la organización son introducidos una sola vez en un solo lugar y ac-
tualizan automáticamente toda la información relacionada con esta.
Los paquetes ERP pueden incorporar su propia base de datos o bien usar otros
estándares en el mercado. Se recomienda utilizar una base de datos estandari-
zada porque ofrece la oportunidad de ser compartida por otras aplicaciones.
La arquitectura�del�sistema�ERP tiene que ser abierta, flexible, escalable

e integrable con el resto de aplicaciones empresariales.
Una arquitectura abierta permite añadir, actualizar y cambiar sus componen-

tes. Tiene que ser flexible para facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros
módulos posteriormente. Ha de ser escalable porque la ampliación del sistema
se tiene que hacer sin perder calidad de los servicios ofrecidos. Debe integrar
el conjunto de aplicaciones dentro de una empresa: integración para que la
información sea consistente e integración de los procesos de negocio entre las
diferentes aplicaciones.
La arquitectura del ERP tiene que soportar plataformas múltiples de hardware,

pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Ha de comportar el uso
de un módulo libremente sin que este afecte a los restantes.
Los sistemas ERP son aplicaciones para usar en un entorno cliente/servidor en

tres capas. El uso de la tecnología cliente/servidor crea un entorno descentra-
lizado, hace que sea escalable y permite ofrecer configuraciones óptimas en
hardware, gestión de bases de datos y sistemas abiertos. Este formato de arqui-
tectura abierta facilita a las empresas el hecho de poder seleccionar los equipos

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Sistema de

1. Concepto de sistema de información de empresa..................... 9

2. Evolución histórica del sistema ERP............................................ 16

3. Arquitectura del sistema ERP........................................................ 23

5. Ciclo de vida del sistema ERP........................................................ 36

5.2. Fase: adopción del sistema ERP .................................................. 36

6. Proveedores de sistemas ERP.......................................................... 42

La organización, selección e implantación de un sistema de información de

Durante el boom de las implantaciones de los ERP, muchas de ellas fueron un

Actualmente, en el mundo las organizaciones continúan destinando una parte

La complejidad del proceso de selección e implantación de un ERP recomien-

El módulo "Sistema de información empresarial" está estructurado en seis apar-

apartado, tratamos los procesos de negocio de las empresas y lo relacionamos

1. Conocer el significado del concepto sistema de información de empresa.

2. Entender qué es, cómo surgió y cómo funciona un sistema de información

3. Entender la relevancia de los sistemas ERP dentro de las empresas.

4. Conocer los beneficios y los riesgos de la implantación de un sistema de

5. Conocer las áreas principales funcionales operativas de una organización

7. Conocer los principales vendedores de sistemas de información empresa-

1. Concepto de sistema de información de empresa

En este módulo y esta asignatura utilizaremos una definición más restringida:

Los sistemas�de�información�de�empresa son programas de aplicación

Estos "paquetes" pueden adaptarse con un menú de opciones o, si hace falta,

Es el caso de los sistemas de presupuestos, contabilidad y finanzas, nómina o la gestión

Thomas Davenport acuñó el término de sistemas de misión crítica para referir-

La existencia de una demanda creciente y solvente por parte de las empresas,

En sus inicios, estos sistemas cubrían de forma especializada un área o grupo

La explosión de las comunicaciones entre empresas y, particularmente, de In-

Asimismo, el mundo de los sistemas de empresa ha llegado a funciones nuevas

Finalmente, en los últimos años, los grandes fabricantes de sistemas de infor-

1.2. Definición del sistema ERP

En la definición del sistema ERP analizaremos la traducción de las siglas ERP:

Los "recursos empresariales" nos hablan de un conjunto de aplicaciones aso-

Para conocer el concepto de sistema ERP, os mostramos una serie de definicio-

Laudon y Laudon (2004)

• Tiene una gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración

• Permite personalizar el sistema ERP según las necesidades específicas de

1.3. Características del sistema ERP

den combinar entre sí para formar un sistema integrado. La empresa no tiene

Figura 1. Estructura del sistema ERP Otras características del

• Los datos son consistentes,

1.4. Beneficios del sistema ERP

Algunos de los beneficios destacados en la implantación de un sistema ERP

La adopción de procesos estándares del sistema ERP (best-practice) supone una

6)�Reducción�del�tiempo�del�ciclo Otros beneficios del

Los riesgos principales en la implantación de un sistema ERP son:

Otros riesgos del sistema ERP

• Dificultad para integrar la información de otros sistemas de información indepen-

2. Evolución histórica del sistema ERP

2.1. Evolución histórica: del MRP al ERP II

El origen de los ERP se encuentra en los años sesenta, con la introducción

2.1.1. MRP (planificador de necesidades de materiales)

La evolución de estos sistemas hace surgir, en los años�setenta, los llamados

El sistema permite planificar los materiales necesarios durante el proceso de

Durante los sesenta�y�setenta, fabricantes como IBM producen computadores SAP

2.1.2. MRP-II (planificador de recursos de fabricación)

En los ochenta, los MRP se habían convertido en MRP-II (manufacturing re-

El MRPII se extendió para incluir las actividades de la planta de producción y la

El uso del MRP-II se extiende a otras empresas no industriales que necesitan