Herramientas para la administración

Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo

Herramientas para la administración
Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo

Herramientas para la administración / Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo 2

Herramientas para la administración / Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo 3
 Escuela de Negocios

Director de Escuela / Lorena Baus

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / José Luis Fuentes Morales

Diseñador instruccional / Camila Palacios Dussuel

VALIDACIÓN PEDAGÓGICA

Jefa de diseño instruccional y multimedia / Alejandra San Juan Reyes

Experto disciplinar / Katherine Canales

DISEÑO DOCUMENTO

Equipo de Diseño Instruccional AIEP

Herramientas para la administración / Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo 4

Contenido
Aprendizaje esperado de la semana ..................................................................................................................6
Ideas Clave ..................................................................................................................................................................6
1. Inclusión y exclusión de campos en tablas dinámicas .............................................................................7
2. Gráficos dinámicos ..............................................................................................................................................9
2.1 Beneficios de un gráfico dinámico ............................................................................................. 12
3. Campos calculados............................................................................................................................................ 13
4. Filtros en tablas dinámicas .............................................................................................................................. 16
5. Agrupar y desagrupar datos en tablas dinámicas .................................................................................. 18
6. Actualización de una tabla dinámica........................................................................................................... 21
Conclusiones ........................................................................................................................................................... 22
Enlaces y material multimedia ........................................................................................................................... 22

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Aprendizaje esperado de la semana
Utilizan tablas dinámicas para el procesamiento y análisis de datos en el contexto de procesos
administrativos.

Ideas Clave
Esta semana, revisaremos la creación y uso de una tabla dinámica para el análisis y cruce de
datos en el programa Microsoft Excel.

Inclusión y exclusión
de campos

Gráficos dinámicos

Campos calculados
dinámicas
Tablas

Filtros

Agrupar y desagrupar
datos

Actualización

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1. Inclusión y exclusión de campos en tablas dinámicas
Ya hemos aprendido a crear tablas dinámicas según un campo definido como columna y según
dos campos, definiendo filas y columnas. Ahora, veremos cómo se podría realizar un análisis
más específico.

Por ejemplo, en la Base de datos, deseamos saber la ocupación de los encuestados según estado
civil y comuna en donde viven. El punto de partida siempre será la creación de una tabla
dinámica, según lo visto durante la semana 3.

Se debe arrastrar el campo Comuna a fila y el campo Estado civil a columna, como se indica a
continuación.

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Una vez que se tiene la matriz definida, corresponde agregar el campo “Estado Civil”. Para una
mejor visualización, se agregará como columna, según se muestra en la imagen a continuación.

Para la contabilización, se debe llenar el espacio valores arrastrando una de las categorías
anteriores.

La tabla creada muestra lo que se pedía en el planteamiento del ejemplo 1.

Para eliminar un campo se deberá realizar el proceso contrario, es decir, arrastrar desde uno de
los campos fila o columna la variable que se desea eliminar al campo donde se encuentran todas
las variables.

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2. Gráficos dinámicos
Si se desea representar gráficamente el contenido de la tabla, se deberá crear un gráfico
dinámico.

Para esto, es necesario ir a la opción Insertar del menú principal y elegir la opción Gráfico
Dinámico, como se muestra en la siguiente figura.

Al seleccionar la opción, se abrirá un nuevo menú solicitando las coordenadas de donde se

extraerá la información y de donde se desea visualizar la gráfica.

Para crear un gráfico, es necesario especificar como rango la tabla (la base de datos original), en
donde están listadas las variables según las distintas categorías.

Dados el rango de entrada y la ubicación de destino, se abrirá un nuevo menú idéntico al que
se utiliza para crear una tabla. Por lo tanto, las órdenes de los campos a arrastrar deben ser las
mismas.

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A medida que se vayan ingresando los campos, la gráfica se visualizará.

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Para cambiar la forma del gráfico porque el que se hizo no muestra claramente la información,
recuerde que deberá pinchar el gráfico y, dentro del menú principal, aparecerá la opción
Analizar, Diseño y Formato, como se indica.

Se debe presionar la opción de Diseño para que Excel muestre el menú para hacer las
modificaciones o completar la gráfica ya realizada.

Luego, debemos hacer clic en la opción “Cambio de tipo de gráfico” y elegir el que desea.

Por ejemplo, deseamos modificar el gráfico anterior por uno de barras apiladas y en tres
dimensiones, por lo que seguiremos los pasos descritos.

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2.1 Beneficios de un gráfico dinámico
Al incluir los filtros de cada variable, permitirá modificar la gráfica según un criterio en particular,
eliminando, si se requiere, alguna de las clasificaciones definidas en cada variable.

Por ejemplo, a partir de la gráfica que se creó, se quiere modificar para que muestre la
información sólo para los que estudian según comuna y estado civil.

Para esto, se debe pinchar dentro del gráfico el comando de ocupación, según se indica a
continuación. Luego, debemos hacer clic en Seleccionar todo, para que se desmarquen las
clasificaciones.

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El gráfico resultante se muestra a continuación.

Todos los pasos efectuados para modificar la gráfica pueden ser utilizados si se desea mostrar
más clasificaciones.

Recordemos que dentro, del menú de diseño, está la opción de Poner título al gráfico, así como
también los rótulos de los ejes.

3. Campos calculados
Los campos calculados son aquellos campos agregados a la base de datos original sin
modificarla, ya que se trabaja directamente sobre la tabla dinámica. Estos campos calculados
contienen algún criterio relevante necesario para la preparación y presentación de un informe.

Por ejemplo, en la Base de datos 2, se sabe que el 25% del sueldo de cada persona está
destinado a movilización, y deseamos crear una tabla dinámica con el nombre, sueldo y el campo
que muestre el gasto de cada persona en movilización.

Para esto, lo primero es crear la tabla dinámica con las restricciones señaladas, esto es, nombre
y sueldo, según se muestra en la imagen a continuación.

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Para dar el formato de dinero, debemos ubicarnos en una celda, dar clic al botón derecho del
mouse y presionar la opción Configuración de campo de valor, como se muestra a continuación.

Luego, se debe elegir la opción Formato de número y se desplegará el menú para dar el formato
de moneda deseado, así como eliminar el número de decimales.

Continuando con el desarrollo del ejemplo, estando en la tabla dinámica, debemos ir a la barra
de menú principal y hacer clic en Analizar. Se desplegará un nuevo menú de opciones, entre las
cuales se debe elegir Cálculos. Dependiendo de la versión, puede aparecer también como
opción Análisis de tablas dinámicas.

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Se desplegarán las siguientes opciones:

Al dar clic en la opción de Campo calculado, se desplegará el siguiente cuadro:

Luego, debemos darle un nombre e ingresar la fórmula que calcule el gasto en movilización
como se muestra a continuación, haciendo doble clic en campo Sueldo por el 25%. A
continuación, pinchar en la opción Sumar y luego dar Aceptar.

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Se puede apreciar que se agregó una nueva columna que no está en la base original,
conteniendo el cálculo del gasto en movilización de cada persona.

Dentro de los campos de tabla dinámica, también se podrá apreciar que apareció el nuevo
campo Movilización.

4. Filtros en tablas dinámicas

Los filtros permiten trabajar la base de datos de manera más específica y manipular la
información siguiendo criterios que son necesarios para un análisis más fino o detallado.

Por ejemplo, si se desea ver el número de hijos según la ocupación y el género, debemos filtrar
para que la tabla muestre solo a los que tienen hijos según los criterios de ocupación y género.

Para esto, se debe crear una tabla dinámica siguiendo las especificaciones de Ocupación como
fila, Género como columna y Cuenta con hijos como valores, según se indica a continuación.
Nótese que en la parte superior de la tabla dinámica aparece la leyenda “coloque los campos
de filtro de informe aquí”.

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Hecho los pasos anteriores, se debe arrastrar el campo “con hijos” a filtros y la leyenda descrita
desaparecerá para mostrar el campo indicado.

Para que la tabla dinámica creada muestre lo pedido en el ejemplo, pero solo los que tienen
hijos, se debe pinchar la opción Todas y seleccionar la opción deseada.

Luego, se debe dar clic en Aceptar.

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La tabla ahora muestra solo a las personas que tienen hijos según los criterios de ocupación y
género.

5. Agrupar y desagrupar datos en tablas dinámicas

Esta opción es útil cuando se quiere analizar información según algún criterio definido que no
está en la tabla.

Supongamos, por ejemplo, que se desea analizar los sueldos por comuna y el criterio no incluido
en la base de datos original es la zona (urbana o rural).

Para esto, se creará la tabla dinámica con la comuna y la suma de los sueldos, como se muestra
a continuación. Recuerde dar el formato de moneda.

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Una vez creada la tabla dinámica, corresponde agrupar según zona. Como las comunas están
listadas por orden alfabético, no se puede seleccionar el campo como rango con el botón
izquierdo del mouse, por lo tanto, se debe ir uno por uno manteniendo apretada la tecla control
y haciendo clic comuna por comuna, según la zona.

El primer grupo que seleccionaremos son las comunas que están en el radio urbano, como se
muestra a continuación.

Una vez realizada la selección, ir al menú principal, escogiendo la opción Analizar (o Analizar
datos, dependiendo de la versión de Excel) y Elegir grupos o Agrupar.

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Luego, hacemos clic en Grupo de selección y la primera subdivisión se mostrará como en la
figura.

Cambie el nombre del grupo. Esto lo puede realizar sobre la palabra grupo1 o directamente en
el campo habilitado para ello, como se muestra a continuación

Nótese que, junto al grupo creado, aparecerá un comando que se puede identificar con un signo
menos. Este permite mostrar o no las comunas que conforman el grupo “Zona Urbana”.

Repita los pasos anteriores para crear el grupo “Zona Rural”. La nueva tabla quedará de la
siguiente manera:

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Si se ocultan las comunas y solo se deja los criterios de zonas, la tabla será la siguiente:

Para volver a la tabla dinámica inicial, se debe desagregar los datos (campos). Haga clic en cada
grupo, vaya al menú de Análisis (o Análisis de datos, según la versión de Excel) y encontrará,
bajo la opción Agregar datos, Desagregar. Haga clic con el botón izquierdo del mouse y la tabla
dinámica será tal como fue creada.

6. Actualización de una tabla dinámica

Esta herramienta es necesaria cuando, creada la tabla dinámica, se modifica uno de los registros
de la base de datos.

Por ejemplo, para modificar el sueldo en la base de datos de Víctor Pino González de $620.000
a $715.000 después de haber creado la tabla dinámica en donde están listados los sueldos de
todas las personas, lo que se visualizará es lo siguiente:
• En base de datos están los $715.000

• En tabla dinámica aún están los $620.000

Para corregir el error, se debe actualizar la tabla dinámica dando clic en el botón derecho del
mouse y eligiendo la opción Actualizar, como se muestra a continuación.

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El sueldo de Víctor Pino González se ha actualizado.

Conclusiones
Esta semana se profudizaron las aplicaciones del uso de una tabla dinámica y se hizo evidente
el manejo de esta herramienta para la manipulación de una base de datos y el correspondiente
análsis. Se enseñó paso a paso:

• La creación de una tabla dinámica.

• Utilizar filtros con el fin de mostrar a través de la tabla dinámica criterios más específicos.

• Trabajar con campos calculados como herramienta útil para realizar operaciones que no
están dentro de una base de datos pero que complementan un informe.

• Agrupar según criterios no definidos al momento de crear una base de datos.

• Actualizar una tabla dinámica a partir de modificaciones realizadas en la base de datos

original.

Descarguen la base de datos adjunta como anexo a este contenido y repliquen los ejemplos de
desarrollados en la semana.

Enlaces y material multimedia

Unidad: Aplicaciones y herramientas de

MÓDULO: Herramientas para la administración
planillas de cálculos
Recurso Descripción

En el siguiente enlace, encontrarás una profundización de los campos

calculados:

https://www.youtube.com/watch?v=y4Icy_M1XFI

Para complementar el contenido de filtros en las tablas dinámicas, puedes ver

Video el siguiente video:

https://www.youtube.com/watch?v=VPs-K4picBw

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