Casos Priorización de Tareas y Delegación de Funciones

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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones.

Caso 1

MATRIZ DEL TIEMPO DE EISENHOWER

Una de las herramientas utilizadas para identificar y gestionar las tareas


es la matriz del tiempo de Eisenhower. Clasifica las actividades realiza-
das a diario que se deben gestionar según su importancia y urgencia.

1. Importancia
Las actividades importantes son aquellas acciones que nos acercan a nues-
tros objetivos personales o profesionales. La planificación de una próxima
campaña, atender a un cliente que requiere nuestra atención, conocer el
nuevo producto que está en campaña, etc. Algo es importante porque rea-
liza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestros objeti-
vos prioritarios.

2. Urgencia
Las actividades urgentes son aquellas que necesitan una atención inme-
diata, hay que realizarlas con premura. Un informe que hay que entregar ya,
organizar un viaje a otra ciudad para acudir a una reunión del día siguiente,
una llamada telefónica, etc. Los asuntos urgentes actúan sobre nosotros, por
lo general nos presionan y reclaman nuestra acción. Los asuntos urgentes
suelen ser muy frecuentes, pero con la misma frecuencia esa urgencia ca-
rece de importancia.

Se pide:
I. Anota en tu lista de tareas todas las acciones que tienes pen
dientes para la próxima semana.

II. A continuación coloca cada una de las tareas dentro de la


Matriz del Tiempo de Eisenhower, situándola dentro del cuadrante
que corresponda, según su importancia y su urgencia.

III. Una vez las tengas clasificadas registra cada una de las tareas
en tu agenda asignándoles una fecha y hora para su realización.

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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 1

Urgente No urgente
Importante
No importante

Solución
No existe una respuesta concreta a este caso. Cada persona tiene unas res-
ponsabilidades específicas y diferentes a las de los demás. Lo importante es
que con la utilización de esta herramienta hayas identificado qué tareas son
realmente las que te acercan a tus objetivos personales o profesionales, y
que hayas adquirido la habilidad de saber clasificarlas y gestionarlas según
su importancia y su urgencia.

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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 2

MÉTODO "Getting Things Done" (GTD)

Alison es una ejecutiva que lleva cinco años trabajando en el departa-


mento de Marketing de la empresa MUSIC PLAY, S.L. que se dedica a la
representación de músicos a nivel internacional. Tiene 150 empleados
en diferentes países.
Hace cuatro meses que Robert (el Country Manager de PLAY MUSIC,
S.L.) decidió promocionar a Alison al puesto de Marketing Director como
reconocimiento al esfuerzo y el buen trabajo que ha venido realizando
durante los últimos 5 años en el puesto de Marketing Specialist. En este
puesto Alison no tenía ningún empleado a su cargo y tampoco tenía que
realizar viajes.

Desde hace cuatro meses (en su nuevo puesto de Marketing Director) tiene
a su cargo a 15 personas que le reportan directamente. Entre ellas se en-
cuentra su nueva secretaria personal.

Para atender las nuevas responsabilidades también debe asistir a las reunio-
nes semanales del Comité de Dirección y además está teniendo que viajar 3
días a la semana al extranjero, lo cual hace que se sienta desbordada.

Hace tres semanas, durante una de las reuniones semanales del Comité de
Dirección, varios directivos se quejaron e informaron a Robert, el Country
Manager, acerca de la falta de control que Alison estaba generando en el
departamento de Marketing debido a que frecuentemente no respondía a
los e-mails que le enviaban los miembros del Comité de Dirección. Tampoco
respondía a los e-mails de los clientes y además los proyectos de Marketing
se estaban retrasando y finalizando fuera del plazo establecido. Esto está te-
niendo un impacto negativo en el resto de departamentos.

Como consecuencia de las quejas recibidas por los miembros del Comité de
Dirección el departamento de RRHH decidió hace dos semanas contratar los
servicios de un Coach externo con el fin de que realicen un proceso de coa-
ching con Alison y le ayudara a mejorar sus problemas de rendimiento.
Durante las sesiones semanales de coaching ha podido identificar cuáles son

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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 2

los motivos que están ocasionando sus problemas de rendimiento. La razón


por la cual no está realizando un buen trabajo es debido a que no sabe ges-
tionar eficazmente su tiempo.

Estos son algunos de los problemas de gestión del tiempo que Alison ha
identificado y que ha estado trabajando con su Coach durante las últimas
dos semanas. Los hábitos de Alison anteriores al proceso de coaching eran
los siguientes:

ശശ No sabía diferenciar las tareas importantes de las urgentes. Por ese motivo rea-
lizaba su trabajo sin seguir ningún criterio, sin priorizar. Empleaba gran parte de
su tiempo respondiendo e-mails que le enviaban empresas de publicidad que
en realidad no le interesaban ni eran importantes para su trabajo.
ശശ Debido a su falta de asertividad atendía cualquier visita inesperada que se pre-
sentara en la oficina dedicándoles todo el tiempo que fuera necesario aunque
no estuviera citada. Se sentía incapaz de delegar tareas a los miembros de su
equipo. No sabía qué tipo de tareas podía delegar ni cómo hacerlo.
ശശ Solía navegar por las redes sociales y responder whatsApps en cualquier mo-
mento sin establecer un momento específico del día para realizar esta acción.
Su mesa de trabajo estaba muy desordenada y a menudo le costaba encontrar
documentos, con lo cual malgastaba su tiempo.
ശശ Ella misma realizaba todas las reservas de sus viajes a través de internet sin
solicitar ayuda a nadie. Dedicaba gran parte de su tiempo en hacer fotocopias y
en redactar las actas de las reuniones del departamento de marketing.

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Se pide:

Según el método GTD una vez que hemos procesado o aclarado un elemento
de nuestra "bandeja de entrada" o "contenedor temporal" existen seis posi-
bles acciones que podemos realizar:

1. Eliminar (enviar a la papelera)


2. Archivar (facturas u otros documentos que probablemente no tendremos que
volver a utilizar)
3. Incubar (documentos que pensamos revisar más adelante)
4. Delegar (encargar la tarea a otra persona)
5. Hacer (realizar la tarea nosotros mismos)
6. Aplazar (agendar la tarea para realizarla en otro momento)

Suponiendo que Alison ya ha procesado previamente cada uno de los ele-


mentos que aparecen en el listado de debajo, aplicando el diagrama de flujo
GTD, ¿qué acciones deberá realizar con cada uno de ellos?:

1. Reservar los vuelos y el hotel de su próximo viaje de trabajo a


Londres.
2. Redactar una propuesta muy importante que tiene que ser enviada
hoy mismo a uno de los mejores clientes que tiene la compañía.
3. E-mails publicitarios que han entrado en su bandeja de entrada y no
son interesantes para Alison.
4. Hacer fotocopias de un presupuesto.
5. Realizar una llamada telefónica a uno de sus clientes para reconfirmar
la reunión del próximo jueves a las 10:00h.
6. Leer un folleto informativo que ha recibido acerca de un máster de
Marketing que Alison quiere realizar el próximo año.
7. Redactar el acta de la última reunión del departamento de marketing.
8. Preparar el informe trimestral de su (autoevaluación de rendimiento),
para revisarla personalmente dentro de dos semanas con el Country
Manager. (En este informe Alison deberá detallar cada uno de los
ojetivos que ha conseguido en el trimestre).

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Solución

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