Casos Priorización de Tareas y Delegación de Funciones
Casos Priorización de Tareas y Delegación de Funciones
Casos Priorización de Tareas y Delegación de Funciones
Caso 1
1. Importancia
Las actividades importantes son aquellas acciones que nos acercan a nues-
tros objetivos personales o profesionales. La planificación de una próxima
campaña, atender a un cliente que requiere nuestra atención, conocer el
nuevo producto que está en campaña, etc. Algo es importante porque rea-
liza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestros objeti-
vos prioritarios.
2. Urgencia
Las actividades urgentes son aquellas que necesitan una atención inme-
diata, hay que realizarlas con premura. Un informe que hay que entregar ya,
organizar un viaje a otra ciudad para acudir a una reunión del día siguiente,
una llamada telefónica, etc. Los asuntos urgentes actúan sobre nosotros, por
lo general nos presionan y reclaman nuestra acción. Los asuntos urgentes
suelen ser muy frecuentes, pero con la misma frecuencia esa urgencia ca-
rece de importancia.
Se pide:
I. Anota en tu lista de tareas todas las acciones que tienes pen
dientes para la próxima semana.
III. Una vez las tengas clasificadas registra cada una de las tareas
en tu agenda asignándoles una fecha y hora para su realización.
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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 1
Urgente No urgente
Importante
No importante
Solución
No existe una respuesta concreta a este caso. Cada persona tiene unas res-
ponsabilidades específicas y diferentes a las de los demás. Lo importante es
que con la utilización de esta herramienta hayas identificado qué tareas son
realmente las que te acercan a tus objetivos personales o profesionales, y
que hayas adquirido la habilidad de saber clasificarlas y gestionarlas según
su importancia y su urgencia.
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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 2
Desde hace cuatro meses (en su nuevo puesto de Marketing Director) tiene
a su cargo a 15 personas que le reportan directamente. Entre ellas se en-
cuentra su nueva secretaria personal.
Para atender las nuevas responsabilidades también debe asistir a las reunio-
nes semanales del Comité de Dirección y además está teniendo que viajar 3
días a la semana al extranjero, lo cual hace que se sienta desbordada.
Hace tres semanas, durante una de las reuniones semanales del Comité de
Dirección, varios directivos se quejaron e informaron a Robert, el Country
Manager, acerca de la falta de control que Alison estaba generando en el
departamento de Marketing debido a que frecuentemente no respondía a
los e-mails que le enviaban los miembros del Comité de Dirección. Tampoco
respondía a los e-mails de los clientes y además los proyectos de Marketing
se estaban retrasando y finalizando fuera del plazo establecido. Esto está te-
niendo un impacto negativo en el resto de departamentos.
Como consecuencia de las quejas recibidas por los miembros del Comité de
Dirección el departamento de RRHH decidió hace dos semanas contratar los
servicios de un Coach externo con el fin de que realicen un proceso de coa-
ching con Alison y le ayudara a mejorar sus problemas de rendimiento.
Durante las sesiones semanales de coaching ha podido identificar cuáles son
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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 2
Estos son algunos de los problemas de gestión del tiempo que Alison ha
identificado y que ha estado trabajando con su Coach durante las últimas
dos semanas. Los hábitos de Alison anteriores al proceso de coaching eran
los siguientes:
ശശ No sabía diferenciar las tareas importantes de las urgentes. Por ese motivo rea-
lizaba su trabajo sin seguir ningún criterio, sin priorizar. Empleaba gran parte de
su tiempo respondiendo e-mails que le enviaban empresas de publicidad que
en realidad no le interesaban ni eran importantes para su trabajo.
ശശ Debido a su falta de asertividad atendía cualquier visita inesperada que se pre-
sentara en la oficina dedicándoles todo el tiempo que fuera necesario aunque
no estuviera citada. Se sentía incapaz de delegar tareas a los miembros de su
equipo. No sabía qué tipo de tareas podía delegar ni cómo hacerlo.
ശശ Solía navegar por las redes sociales y responder whatsApps en cualquier mo-
mento sin establecer un momento específico del día para realizar esta acción.
Su mesa de trabajo estaba muy desordenada y a menudo le costaba encontrar
documentos, con lo cual malgastaba su tiempo.
ശശ Ella misma realizaba todas las reservas de sus viajes a través de internet sin
solicitar ayuda a nadie. Dedicaba gran parte de su tiempo en hacer fotocopias y
en redactar las actas de las reuniones del departamento de marketing.
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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 2
Se pide:
Según el método GTD una vez que hemos procesado o aclarado un elemento
de nuestra "bandeja de entrada" o "contenedor temporal" existen seis posi-
bles acciones que podemos realizar:
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Priorización de Tareas y Delegación de Funciones. Caso 2
Solución