REGISTRO DE VENTAS, COMPRAS Y GASTOS

Registra de manera diaria las compras, gastos y ventas realizados por la

empresa para mejorar el control sus ingresos y egresos.

El registro de compras y gastos es un libro contable auxiliar en el que todas las

empresas tienen la obligación de asentar de manera obligatoria y detallada y
en orden cronológico cada uno de los documentos que respaldan la adquisición
de algún bien o servicio tales como: facturas, boletas de venta, notas de
crédito, notas de débito, entre otros.
Este libro permite controlar los egresos de la empresa y calcular el IVA
acreditable o crédito fiscal al que tiene derecho.
Una vez que has registrado la compra o gastos en el libro diario y en las hojas
correspondientes a las cuentas involucradas en el libro mayor, deberás
registrar el documento que soporte la operación en el libro de compras y
gastos. Por ejemplo, se compraron hojas de máquina por $3000, más16% de
IVA por las cuales se pagó $3480. En este caso registra la información de la
siguiente manera:
 fecha de la factura
 tipo de documento
 número de documento
 clave de registro tributario de proveedor (RFC)
 razón social del proveedor
 importe del documento sin IVA (de este importe especificar en la
columna de compras no gravadas la cantidad que se encuentra libre de
pago de la obligación tributaria)
En este caso el registro se realizará en la columna de compras grabadas ya
que la adquisición de este artículo cuenta con un impuesto el cual deberás
especificar en la columna de IVA acreditable.
Por último, registra el importe total de la operación.
Otro registro obligatorio que la empresa debe llevar es el libro de ventas en el
cual deberás anotar de forma cronológica y ordenada los documentos que
sustentan los productos y servicios que son adquiridos por los clientes. Por
ejemplo, una librería vende un libro de anatomía por $1000, más 16% de IVA
por el cual fue la empresa entrega la siguiente factura:
Igual que con el registro de compras, una vez que se ha registrado la venta en
los libros diario y mayor, deberá registrar en los libros de ventas:
 la fecha en la que se realizó la operación
 el tipo de documento que la sustenta
 su número
 la clave de registro tributario del cliente (RFC)
 Su nombre o razón social
 el importe de los bienes o servicios sobre los cuales se aplicará el
impuesto
 los descuentos y bonificaciones otorgados al cliente
 otros cargos relacionados con la transacción
 la tasa del impuesto que le corresponde de acuerdo con el tipo de
producto
 el IVA por acreditar (para calcularlo sumas los bienes y servicios
gravados a cualquier otro cargo Que aparezca en la factura. Réstale los
descuentos y bonificaciones otorgadas al cliente y por último, multiplica
la cantidad resultante por las tasa del IVA. En este caso como en la
factura no muestra otros cargos, descuentos o bonificaciones el IVA por
acreditar sería de $160)
 el importe total (para obtenerlo suma los bienes y servicios gravados
más otros cargos más bienes y servicios no gravados más el IVA por
acreditar y resta los descuentos y bonificaciones otorgadas al cliente en
este caso el resultado es de $1160)

Realizar diariamente estos registros es una de las tareas básicas de la

contabilidad, evita postergarlos.
 SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO
Analiza las ventajas y desventajas de implementar en tu empresa el sistema de
inventario periódico.

Un sistema de inventario es el conjunto de métodos y procedimientos utilizados

por una empresa para controlar el flujo de los materiales y productos que ha
adquirido.
Dentro de los bienes que conforman un inventario, podemos distinguir:
mercancías no fabricadas por la empresa, materia prima, productos en
proceso, productos terminados y mercancías disponibles para la venta.
Además de mercancías en consignación son aquellas que la empresa ha
enviado un cliente para que las venda en su nombre y mercancías en tránsito
las cuales ya han sido pagadas por la empresa pero aún no las recibe.

Existe solamente dos sistemas de inventario: el sistema de inventario

periódico es utilizado por grandes empresas que se dedican a la venta directa
al consumidor final de artículos con un costo relativamente bajo.

Un ejemplo de esto son los supermercados. Debido a la gran cantidad de

compras y ventas que se realizan todos los días, resulta poco funcional
determinar el costo del inventario cada vez que se produce una transacción.

Por este motivo, es más práctico esperar a la finalización del período contable
para determinarlo para lo cual emplean un procedimiento conocido como juego
de inventarios.

Por ejemplo, los socios de una tienda departamental aportaron $500.000, en

mercancía para comenzar a operar. En total durante el primer año compraron
$4.500.000, en mercancías, pero de esa cantidad terminaron de volviendo a
sus proveedores $300.000, pues no cumplían los requerimientos de calidad.
Al sumar el inventario inicial, las compras reales realizadas durante el año y
restarle el costo de las devoluciones, determinarás que: durante ese año
existieron en la empresa $4.700.000, en mercancías disponibles para la venta.
Al finalizar su primer período contable se realiza un conteo físico de toda la
mercancía existente en el almacén y las demás áreas de la empresa, así se
determina que su valor asciende a $2.500.000, y ese sería su invento final.
Si restas el inventario final a las mercancías disponibles para la venta,
obtendrás el costo de las ventas que se realizaron a lo largo del período
contable.

Si bien el cálculo de este sistema resulta sencillo y barato por el nivel de

información que maneja, presenta algunas desventajas ya que requiere la
realización de un inventario físico para conocer la cantidad y el valor de los
productos adquiridos por la empresa lo cual provoca que no se pueda tener un
control permanente sobre ellos.
 SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO
Mantén un control de las entradas y salidas de los bienes de la empresa
utilizando el sistema de inventario perpetuo.

A diferencia del inventario periódico, si permite conocer de manera permanente

el valor del inventario, el costo de lo vendido y la utilidad o pérdida bruta
derivada de las operaciones realizadas por la entidad.
Este sistema es el más utilizado por empresas dedicados a la transformación
de productos y aquellas que distribuyen artículos de alto valor en unidades
identificables.
Para lograrlo, emplean un sistema de registros denominado kardex, que son
tarjetas en las cuales se anotan las entradas y salidas de cada producto. De
esta manera es posible conocer en todo momento el costo de la mercancía y
su saldo exacto en el inventario.

Por ejemplo, una papelería tiene en su almacén $850.000, en mercancías y

realiza una compra de 100 libretas por las cuales pagan $1.000, más 16% de
IVA.
Para registrar esta oración, anota la venta en el libro diario.
Cómo se trata de una compra que se pagó con un depósito bancario, las
cuentas que se cargan son: inventario e IVA acreditable y la cuenta que se
abona es: efectivo en bancos. Después abona y carga cada una de las cuentas
involucradas en la transacción en el libro mayor

y registra la compra en el libro de compras y gastos.

Si se tratara de una venta, se deberá utilizar el libro de ventas y las cuentas

que le correspondan.

Después de esto, llega el registro kardex de las libretas de la siguiente manera:

Anota el número de la fecha de la operación, como las compras son entradas
de mercancía al almacén, en la columna entradas, anota el número de
unidades, su costo unitario y el total.
Si se tratara de una venta, esta información deberá escribirse en la columna de
salidas, en este caso como en el almacén ya existían 20 libretas que fueron
adquiridas al mismo precio, deberá sumar las unidades adquiridas a las
existentes, así como su costo total.

Este procedimiento deberá efectuarse con cada compra o venta que se realice.

Ventajas y desventajas de implementar el sistema de inventario perpetuo:

Ventajas:
 permite conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin
tener que llevar a cabo un conteo físico de los bienes que se encuentran
en el almacén
 mejorar el control de la existencia de mercancías
 descubrir robos, extravíos o errores ya que se conoce con exactitud la
cantidad y el valor de la mercancía que debe existir dentro de la
empresa
 generar información valiosa, confiable y precisa que se utiliza para
calcular las pérdidas o ganancias de la empresa

Desventajas:
Sin embargo por la cantidad de información que maneja, la implementación
resulta compleja, pues requiere el empleo de programas, bases de datos y
registros que deben actualizarse de manera continua.
 MÉTODOS DE VALUACIÓN DEL INVENTARIO
Determinar el valor de la mercancía que entra y sale del almacén al
implementar uno de los cuatro métodos de valuación del inventario.

Debido a factores como la demanda, la escasez o la inflación, el costo de los

productos que son adquiridos por las empresas, puede variar de un pedido a
otro.
Esta fluctuación afecta de manera directa su costo de venta y la utilidad que la
empresa pueda obtener por su comercialización.
Por ejemplo, la semana pasada un panadero compró 500 kg de harina a $10,
cada uno, de la cual utilizó 400 kg.
Esta semana recibe otro pedido de 500 kg, sin embargo, el precio de la harina
aumentó $2.
Si deseas calcular el costo total de la harina que se encuentra en el almacén,
deberás sumar al valor de los 100 kg restantes del primer pedido el costo del
segundo.

Si deseas calcular el costo unitario de cada kilogramo que se encuentra

resguardado en el almacén, deberás utilizar uno de los siguientes métodos de
valuación del inventario:

Método PEPS: en el método primeras entradas y primeras salidas, el valor que

se le asigne a los bienes que salen del almacén es el de los primeros que
entraron.
Este sistema se utiliza sobre todo en las empresas que manejan bienes
perecederos como alimentos, bebidas y medicinas.

Regresando al ejemplo de la harina, el panadero necesita utilizar 40 kg para

elaborar el pan del día. De acuerdo con el método PEPS, el valor de la harina
que el panadero sacara del almacén será la del producto que entró primero, en
este caso se trata de la harina de $10. Al realizar esta operación, en el almacén
quedarán 60 kilogramos de harina de $10, y 500 kg de $12.

Dejando el siguiente registro en el kardex del producto, la primera operación

representa el primer pedido, en la segunda se restan los 400 kilogramos que se
utilizaron durante la semana al saldo del pedido anterior, después se registró la
entrada del segundo pedido con su respectivo aumento de precio. Las
unidades y el costo del pedido deberán sumarse al saldo del registro anterior.
Una vez que se han anotado la salida de los 40 kilogramos de harina de$10 en
la columna correspondiente se deberá restar sus unidades y costo al saldo del
registro anterior.

Este procedimiento deberá seguirse cada vez que entre o salga algún producto
del almacén.

Método UEPS: en el método últimas entradas primeras salidas, el costo de la

mercancía que sale del almacén corresponde a las últimas unidades que
entraron en este.
Es un sistema que se utiliza sobre todo cuando el precio de los productos
aumenta de manera constante. De esta manera se da salida a los productos
que se adquirieron a un mayor precio lo cual permite reducir el costo del
inventario.

Regresando al ejemplo de la harina, los 40 kilogramos que se retiren del

almacén se tomarán del último pedido que ingresó, en el cual cada kilogramo
se pagó a $12.

Método precio promedio: el costo de la mercancía se obtiene al dividir su

costo total entre el número de unidades existentes, de esta manera cada vez
que entre al almacén un producto con un costo diferente, se irá promediando
con los demás, lo cual irá modificando el costo unitario que tendrá una vez que
salga del almacén.
Método de identificación específica: cada uno de los bienes del almacén es
identificado y valorado de manera individual al costo que fue adquirido. Esto
requiere la implementación de un sistema de registro riguroso que permite
identificar sin errores las compras, ventas y movimientos de las mercancías
dentro de la empresa. La implementación de este sistema es compleja y
requiere una inversión muy importante. Además, debe adaptarse a las
características de la organización. Sin embargo esto puede compensarse ya
que permite pensar con mayor facilidad robos y mermas de mercancías.

Analiza cuál de estos métodos es utilizado en tu empresa, así como las

ventajas y desventajas que implica cada implementación.