UNIVERSIDAD NACIONAL DEL

CENTRO DEL PERÚ

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS IMPLANTACIÓ N DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓ N

“IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP PARA LA GESTIÓN DEL

PROCESO DE VENTAS, COMPRAS, LOGÍSTICA, RECURSOS
HUMANOS Y ALMACÉN EN UNA PYME EN LA CIUDAD DE
HUANCAYO”

Asignatura : IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Docente : Ing. JAIME SUASNABAR TERREL
Línea de Investigación : Desarrollo de Software

Alumnos Ejecutores :

Firma (Obligatorio y
Apellidos y Nombres
personal)

Angulo Jiménez Ernesto Alfredo

Gamarra Ponce Hugo Alejandro Ronaldinho

Mayhua Palante Maycol

Quispe Atencio Víctor Cesar

Urbano Canchihuaman Brayan Enrique

9 DE FEBRERO DE 2021
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................4
I . INSTALACIÓN DEL ERP....................................................................................................5
CREACIÓN DE MÁQUINA VIRTUAL EN AZURE........................................................................5
CONEXIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LA MÁQUINA VIRTUAL...................................................6
II. ACCESO E INTERFAZ PRINCIPAL DEL ERP.........................................................................8
ACCESO AL SISTEMA LOGIN...................................................................................................8
GESTIÓN DE USUARIOS Y ROLES............................................................................................8
Figura N°9 - Interfaz de Creación de Roles............................................................................9
ENTORNO DE TRABAJO DEL ERP............................................................................................9
Figura N°10 - Interfaz del Entorno de Trabajo......................................................................9
COMPONENTES DE LA BASE DE DATOS...............................................................................10
III. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN.............................................................................11
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA...................................................................................11
MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA.................................................................................11
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.........................................................................................12
CARGOS DE LA ORGANIZACIÓN...........................................................................................13
ROLES DE USUARIO DEL SISTEMA........................................................................................13
REQUISITOS FUNCIONALES..................................................................................................14
REQUISITOS NO FUNCIONALES............................................................................................14
REQUISITOS DE INFORMACIÓN............................................................................................14
IV. ARQUITECTURA, CONFIGURACIÓN Y CONVERSIÓN DEL SISTEMA................................16
ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y FLUJO DE TRABAJO.....................16
CONFIGURACIÓN DEL SOFTWARE.......................................................................................19
a.PERSONALIZACIÓN........................................................................................................19
b.MIGRACIÓN DE SOFTWARE EXISTENTE........................................................................22
c.CREACIÓN DE USUARIOS, ROLES Y PERFILES DE USUARIOS:........................................23
d.PRUEBAS DE CONFIGURACIÓN
24
CONVERSIÓN DEL SISTEMA..................................................................................................25
a.DEFINIR ESTRATEGIA DE CONVERSIÓN.........................................................................25
b.PREPARACIÓN DE DATOS..............................................................................................25
IMPORTACIÓN PARA LOS PROVEEDORES........................................................26
IMPORTACIÓN PARA EL PERSONAL.....................................................................26
 IMPORTACIÓN PARA LOS PRODUCTOS..............................................................27
c.MIGRACIÓN DE DATOS..................................................................................................27
V. CAPACITACIÓN Y OPERACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CIERRE DEL
PROYECTO................................................................................................................................29
CAPACITACION DE USUARIOS..............................................................................................29
JUSTIFICACIÓN.................................................................................................................29
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN....................................................................................29
OBJETIVOS GENERALES....................................................................................................29
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................29
MÉTODOS DE TRABAJO....................................................................................................29
MODALIDAD.....................................................................................................................29
PRESUPUESTO................................................................................................................30
RECURSOS PARA LA CAPACITACIÓN....................................................................................30
SOFTWARE y ELECTRÓNICOS...............................................................................30
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES..............................................................................31
LISTA DE PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN...............................................31
OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN..............................................................32
FICHA DE ATENCIÓN DE SOPORTE AL USUARIO..............................................................32
FICHA DE PRUEBAS DE OPERACIÓN.................................................................................33
CIERRE DEL PROYECTO.........................................................................................................37
FICHA DE RESULTADOS DE EVALUACIÓN DE CRITERIOS DE CONCLUSIÓN.....................37
FICHA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS.....................................................................38
ACTA DE FINALIZACIÓN DEL PROYECTO..............................................................................41
DATOS GENERALES DEL PROYECTO.................................................................................41
ENTREGABLES Y SU ACEPTACIÓN.......................................................................41
ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO FINAL................................................................................42
CIERRE DEL CONTRATO....................................................................................................42
 INTRODUCCIÓN
A medida que la tecnología avanza, se hace más importante que las organizaciones y
empresas tengan más control y automatización sobre las distintas áreas que la integran,
actualmente se está tomando más en cuenta las tendencias estratégicas y económicas que
una organización debe conocer para lograr sostenibilidad a largo plazo, ya que si quiere
estar por encima de las demás empresas de la competencia, se debe realizar un análisis para
identificar fortalezas y debilidades, conocer el impacto de los factores de su entorno y
diferenciar oportunidades de negocio, así como las amenazas que podría afectar a la
organización.

La empresa Aguinave empezó administrando toda la información de las personas y stock de

materia prima de la organización, así como las ventas (pedidos) en hojas de cuaderno, por
ejemplo cuando se realizaba una compra mayor a 1000 soles el cliente podía pagar en dos
partes, así que en vez de entregar la factura al cliente una vez pagada el monto, el vendedor
hacía firmar la factura al cliente para quedarse con esta factura firmada y dando a entender
al vendedor que este cliente aún falta por completar el pago de su compra respectiva, lo
cual no le causó problemas al inicio. Sin embargo, cuando la empresa empezó a crecer, la
cantidad de facturas con deudas a pagar aumentaba radicalmente, haciendo que algunas
veces se perdieran estas facturas dando como consecuencia la pérdida de dinero, así como
también se perdían algunas hojas del cuaderno dando como consecuencia la pérdida de
información. Es por eso que gracias al avance de la tecnología y el desarrollo de aplicaciones
se busca implementar el ERP NEXT en la organización “AGUINAVE”.

El propósito del trabajo está enfocado en automatizar y centralizar los datos para el manejo
correcto del stock y mantenerlo siempre actualizado, acceder a toda la información sobre
los productos, proveedores y sobre el propio cliente de forma inmediata, así como poder
automatizar procesos de facturación, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

La metodología usada contiene 6 subprocesos: La instalación del software, la configuración

del software, conversión del sistema, aceptación del software, operación del software y
capacitación de usuarios.

El trabajo realizado está dirigido a pymes, medianas y grandes empresas con la finalidad de
dar a conocer que la implementación de un sistema ERP en sus organizaciones puede
ayudar a centralizar los datos y tener un mejor control de la información, así como también
facilitar la gestión de todas las áreas organizativas.
 I. INSTALACIÓN DEL ERP

CREACIÓN DE MÁQUINA VIRTUAL EN AZURE

Mediante Azure, se creó la máquina virtual en la cual se instalará el ERP Next. Esta nos
proporcionará una forma sencilla de conexión remota mediante SSH mediante la cual se
podrán realizar todas las configuraciones en cualquier máquina local.

Figura N°1 - Proceso de creación de una máquina virtual en Azure.

Una vez creada la máquina virtual obtendremos todos los detalles necesarios como la IP
privada y pública.
 Figura N°2 - Detalles de la máquina virtual creada

CONEXIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LA MÁQUINA VIRTUAL

Para realizar la conexión de la máquina virtual (que está alojada en la nube) con nuestro
dispositivo local usamos SSH.

Figura N°3 - Conexión SSH

Después pasamos a realizar las instalaciones necesarias como docker y frappe-docker.
 Figura N°4 - Instalaciones necesarias

Ahora pasamos a configurar las variables de entorno las cuáles serán las credenciales para el
acceso del administrador y base de datos.

Figura N°5 - Configuración de variables de entorno

Finalmente, para culminar la instalación, se ejecuta el servicio del ERP Next en la máquina
virtual.

Figura N°6 - Ejecución del servicio del ERP Next

 II. ACCESO E INTERFAZ PRINCIPAL DEL ERP

ACCESO AL SISTEMA LOGIN

Interfaz de registro y login donde cada usuario del sistema podrá acceder a su
sistema de información correspondiente y poder realizar sus funciones respectivas.

Figura N°7 - Interfaz de Login

GESTIÓN DE USUARIOS Y ROLES

Una vez finalizada la instalación del software, el ERP Next nos proveerá una cuenta
de administrador para poder ingresar al sistema y posteriormente crear los usuarios
y roles.

MÓDULO DE USUARIO

Figura N°8 - Interfaz de Creación de Usuarios

 Figura N°9 - Interfaz de Creación de Roles

ENTORNO DE TRABAJO DEL ERP

● MODULES
● ATAJOS
● INFORMES Y MASTERS
● MENÚ DE NAVEGACIÓN
● BARRA DE BÚSQUEDA

Figura N°10 - Interfaz del Entorno de Trabajo

COMPONENTES DE LA BASE DE DATOS

Tenemos que conectarnos al servidor de base la base de datos de ERPNext, para eso tenemos
que crear una nueva conexión de Heidi SQL y asignar las credenciales respectivas en la
configuración de conexión.
AJUSTES:
 ● Tipo de red: MySQL (SSH tunnel)
● Nombre del Host/IP: 127.0.0.1
● Usuario: root (Esto puede variar según la configuración establecida de Mysql
Server al momento de instalarlo)
● Contraseña: frappe
● Puerto: 3306

CONEXIÓN SSH:
● Host SSH + puerto: MySQL (SSH tunnel)
● Nombre del Usuario: 127.0.0.1
● Usuario: root (Esto puede variar según la configuración establecida de Mysql
Server al momento de instalarlo)
● Contraseña: frappe
● Puerto: 3306

Figura N°11 - Interfaz de Gestión de Base de Datos

 III. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN

SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

La empresa “AGUINAVE” inicio mediante una gestión manual administrando toda la
información de los clientes y proveedores de materia prima de la organización, así como las
ventas en hojas de cuaderno, por lo que se presentaban momentos de dificultad por
ejemplo cuando se realizaba compras mayores a 1000 soles no se tenía un control total del
manejo de una compra y este tenía beneficios en el cual podía pagar en dos partes, así que
en vez de entregar la factura al cliente una vez pagada el monto, el vendedor hacía firmar la
factura al cliente para quedarse con esta factura firmada y dando a entender al vendedor
que este cliente aún falta por completar el pago de su compra respectiva. Sin embargo,
cuando la empresa empezó a crecer la cantidad de facturas dejaron de ser manejables por
el mismo cuaderno que se tenía como control y la cantidad exigía un mayor control de toda
la información de las ventas así que esto generó pérdidas de dinero considerables para la
empresa

MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA

Figura N° 10 - Mapa de procesos de la empresa Aguinave

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Con el organigrama a continuación se puede observar la estructuración jerárquica de la
empresa y sus diferentes áreas.

Figura N° 11 - Organigrama de la empresa Aguinave

CARGOS DE LA ORGANIZACIÓN

NOMBRE CARGO

Heber Ponce Guerra ADMINISTRADOR

Maribel Trinidad Leandro JEFE DE VENTAS

Jean Diaz Gaspar JEFE DE LOGÍSTICA

Michael Ponce Trinidad JEFE DE ALMACÉN

Fiorela Mendoza Paz JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Fernando Monge CORTADOR DE PAQUETES

Carlos Janampa Paitan SELLADOR DE ESTRUCTURA

Richard Gutarra Quispe SELLADOR DE OREJA

Joel Zurita Lermo ESTAMPADOR DE COMETAS

Erick Córdoba Palomino AYUDANTE DE ESTAMPADOR

Rafael Canchaya Estrella ARMADO DE COMETAS Y

 EMBOLSADO

Tabla N° 1 - Manual de cargos de la organización

ROLES DE USUARIO DEL SISTEMA

USUARIO ROLES

ADMINISTRADOR ● Gestiona la creación de usuarios

● Gestiona los permisos y roles para
cada usuario

JEFE DE VENTAS ● Gestiona orden de venta de los

clientes
● Gestiona facturas de ventas

JEFE DE LOGÍSTICA ● Gestiona la información de los

proveedores
● Gestiona la información de los
clientes

JEFE DE ALMACÉN ● Gestiona la información de los

productos
● Gestiona el stock de los productos

JEFE DE RECURSOS HUMANOS ● Gestionar asistencia de los

empleados
● Gestionar nómina de sueldos de
empleados.

Tabla N° 2 - Manual de roles de la organización

REQUISITOS FUNCIONALES
● Gestionar los diferentes roles asignados a los usuarios de la organización como el
administrador, ventas y marketing, logística, jefe de almacén, etc.
● Controlar el acceso al sistema dependiendo de los roles de cada usuario.
● Gestionar la información y asistencia del personal que labora en la organización.
● Gestionar la nómina de sueldos del personal.
● Gestionar la información de contacto de los proveedores como (Plastiquería
PLASTITOP S.A.C, Pinturas PRINTOP, Bazar ESTRELLA, Móvil Gas).
● Gestionar la información de ventas y facturas de los consumidores como las micro y
macro empresas de la región JUNÍN
● Gestionar el stock de la materia prima de los productos elaborados.
REQUISITOS NO FUNCIONALES
● La información registrada en los diferentes módulos se actualiza en tiempo real para
la reutilización en otros aumentando la eficiencia y eficacia del sistema para el
trabajo colaborativo.
● Los permisos de acceso y roles sólo podrán ser cambiadas por el administrador
● Los diferentes módulos son asignados automáticamente a los usuarios dependiendo
de sus roles y permisos configurados por el administrador.
● El tiempo de implementación del ERP según los requerimientos de la organización
debe ser breve.

REQUISITOS DE INFORMACIÓN
● Requerimiento de información de los proveedores como el nombre, dirección,
teléfono.
● Requerimiento de información del personal como los nombres, apellidos, dirección,
teléfono, cargo, salario, departamento, fecha contratación
● Requerimiento de información de los clientes, tanto nuevos como frecuentes como
nombre, apellidos, domicilio, localidad, N_ RUC, código postal
● Requerimiento de información de los cargos asignados a los usuarios como el
administrador, ventas y marketing, logística, jefe de producción, etc.
● Requerimiento de información de los diferente roles y permisos asignados a los
cargos de los usuarios IV. ARQUITECTURA, CONFIGURACIÓN Y CONVERSIÓN DEL
SISTEMA
IV. ARQUITECTURA, CONFIGURACIÓN Y CONVERSIÓN
DEL SISTEMA

ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y FLUJO

DE TRABAJO

a. DIAGRAMA DE ARQUITECTURA DEL SI

Figura N° 12 - Arquitectura del ERP Next

b. FLUJO DE TRABAJO

● PREPARACIÓN INICIAL:
 Los pasos realizados en esta fase ayudan a recopilar los requerimientos de
información de la organización y su respectivo análisis para poder definir el
cronograma de trabajo y qué procedimientos y actividades vamos a llevar a cabo
durante la implantación del software ERP en la organización.

Figura N° 13 - Arquitectura del ERP Next

● REALIZACIÓN:
El propósito de la fase es implementar las actividades establecidas en el cronograma
de trabajo requerido en la fase anterior. Los objetivos de esta fase son establecer el
entorno tecnológico de la empresa, lograr la instalación del erp en la computadora
principal, personalizar el erp según los requerimientos recopilados y haber definido
previamente los roles y usuarios del sistema, lograr la migración de datos al sistema
con información real de la empresa, realizar pruebas técnicas y de conectividad para
que finalmente el sistema pueda ser puesto en funcionamiento.

Figura N° 14 - Arquitectura del ERP Next

● CAPACITACIÓN Y CIERRE
Esta fase consiste en realizar capacitaciones a los usuarios del sistema previamente
elaborado un plan de capacitación, así como también resolver todas las dudas que
tengan, luego se deberá de hacer el seguimiento respectivo para asegurar que los
usuarios hayan realizado todas sus actividades respectivas como el registro y
consulta de documentos para lograr una óptima puesta en funcionamiento para que
finalmente termine con la aprobación de todos los procesos de los usuarios en el
Sistema y el cierre del proceso de implantación.

Figura N° 15 - Arquitectura del ERP Next

CONFIGURACIÓN DEL SOFTWARE

a. PERSONALIZACIÓN
Después de haber instalado el software ERP Next en la computadora
principal de la organización, procedemos con el proceso de
personalización del software

● PÁGINA PRINCIPAL
Personalizamos la página principal del software ERP Next, cambiamos
el logo, especificamos detalles de la empresa y añadimos un botón
que nos llevará a la página de productos
 Figura N° 16 - Página Principal

● PÁGINA DE PRODUCTOS:
Creamos y personalizamos una página donde se muestra todos los
productos que ofrece la empresa “AGUANIEVE” con su precio y
cantidad respectiva.

Figura N° 17 - Página de Productos

● FACTURA DE COMPRA Y VENTAS
Personalizamos la factura de compras y ventas, así como también
filtramos los campos más relevantes que se mostrarán en cada una de
estas.

Figura N° 18 - Modelo de Factura de Compra

Figura N° 18 - Modelo de Factura de Venta

b. MIGRACIÓN DE SOFTWARE EXISTENTE
La empresa “Aguanieve” no trabajaba anteriormente con un software para
gestionar los procesos. Usaba solo hojas de cálculo de Excel para la gestión
de sus datos. En la parte de migración de datos, se verá la migración de estos
datos de Excel al software ERP Next.

c. CREACIÓN DE USUARIOS, ROLES Y PERFILES DE USUARIOS:

En el módulo de “Usuarios y Permisos” creamos de usuarios y perfiles de rol para
poder asignarlo a cada uno de los usuarios creados.

Figura N° 19 - Módulo de Usuarios y Permisos

CREACIÓN DE USUARIOS:
● USUARIO ADMINISTRADOR
● USUARIO JEFE DE VENTAS Y COMPRAS
● USUARIO JEFE DE LOGÍSTICA
● USUARIO JEFE DE ALMACÉN
● USUARIO JEFE DE RECURSOS HUMANOS
CREACIÓN DE PERFILES DE ROL:
● USUARIO ADMINISTRADOR
Nombre del Perfil: Administrador
Roles Asignados:
● Gerente de Cuentas
● Gerente de Recursos Humanos
● Gerente de Compras
● Gerente de Ventas
● Gerente de Ventas Pro
● Gerente de Almacén
● Administrador del Sistema

● USUARIO JEFE DE VENTAS Y COMPRAS

Nombre del Perfil: Jefe de Ventas y Compras
Roles Asignados:
■ Gerente de Ventas
 ■ Gerente de Ventas Pro
■ Gerente Compras
■ Gerente Compras Pro

● USUARIO JEFE DE LOGÍSTICA

Nombre del Perfil: Jefe de Logística
Roles Asignados:
● Gerente de Compras
● Gerente de Ventas

● USUARIO JEFE DE ALMACÉN

Nombre del Perfil: Jefe de Almacén
Roles Asignados:
● Gerente de Almacén
● USUARIO JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del Perfil: Jefe de Recursos Humano
Roles Asignados:
● Gerente de Recursos Humanos

d. PRUEBAS DE CONFIGURACIÓN: Las pruebas de configuración permiten

verificar el buen funcionamiento del sistema e identificar algunos problemas
para su corrección.

USUARIO ADMINISTRADOR
El administrador tendrá acceso a todos los módulos que han sido asignados
a los usuarios del sistema, poder crear nuevos roles, usuarios y perfiles de
usuario.

USUARIO JEFE DE VENTAS y COMPRAS

El usuario jefe de ventas tendrá acceso a los módulos de ventas y compras, y
podrá gestionar los siguientes documentos:
● Órdenes de Venta
● Factura de Venta
● Pago de Venta
● Órdenes de Compra
● Factura de Compra
● Pago de Compra

USUARIO JEFE DE LOGÍSTICA

El usuario jefe de logística tendrá acceso a los siguientes documentos:
● Documento de Clientes
● Documento de Proveedores
 USUARIO JEFE DE ALMACÉN
El usuario jefe de almacén tendrá acceso al módulo de existencias o stock y
podrá gestionar los siguientes documentos:
● Documento de Inventario
● Documento de Productos

USUARIO JEFE DE RECURSOS HUMANOS

La interfaz del usuario jefe de recursos humanos tendrá acceso al módulo de
recursos humanos y podrá gestionar los siguientes documentos:
● Documento de asistencia de empleados
● Documento de información de empleados

CONVERSIÓN DEL SISTEMA

a. DEFINIR ESTRATEGIA DE CONVERSIÓN

La estrategia utilizada para llevar a cabo el proceso de conversión será

utilizando métodos manuales o sea que no necesitamos elaborar un software
para la conversión automática de los datos, sino que solamente necesitamos
los archivos de gran tamaño o bases de datos alojados en las máquinas de la
organización para ser transferidos mediante la propia interfaz del sistema
ERP.

En este caso estos archivos serán libros de excel con el cual la empresas
anteriormente iban trabajando y gestionando sus datos.

Este método manual dispondrá de una serie de pasos para su respectiva

ejecución, estos pasos se listan a continuación
● Identificar tablas de datos de la organización
● Creación de nuevas tablas
● Migrar datos al sistema

b. PREPARACIÓN DE DATOS

Para la preparación de datos lo primero que tenemos que hacer es identificar

y recopilar los archivos de datos excel de la empresa, lo segundo es descargar
las plantillas del ERP en formato excel según el tipo de documento que
elegimos y por último copiar y acoplar estos datos a las nuevas plantillas de
excel. Los pasos para llevar a cabo este proceso se listan a continuación:

● Identificar y recopilar datos de la empresa

○ Archivo de Clientes
○ Archivo de Proveedores
○ Archivo del Personal
 ○ Archivo de Productos

● Descargar plantillas de documentos

Figura N° 19 - Interfaz de la descarga de plantillas

● Acoplar datos a las nuevas plantillas

IMPORTACIÓN PARA LOS CLIENTES

TIPO DE DOCUMENTO: Customer
TIPO DE IMPORTACIÓN: Insert New Records

IMPORTACIÓN PARA LOS PROVEEDORES

TIPO DE DOCUMENTO: Supplier
TIPO DE IMPORTACIÓN: Insert New Records

IMPORTACIÓN PARA EL PERSONAL

TIPO DE DOCUMENTO: Employee
TIPO DE IMPORTACIÓN: Insert New Records

IMPORTACIÓN PARA LOS PRODUCTOS

 TIPO DE DOCUMENTO: Item
TIPO DE IMPORTACIÓN: Insert New Records

c. MIGRACIÓN DE DATOS
Para la migración de datos necesitamos disponer de los nuevos archivos para
que simplemente con la interfaz del ERP podamos adjuntarlo cada uno de
estos archivos y podamos importarlo al sistema.
● Migración de clientes

Figura N° 20 - Tabla de Clientes Importados

● Migración de proveedores

Figura N° 21 - Tabla de Proveedores Importados

● Migración de empleados
 Figura N° 22 - Tabla de Empleados Importados

● Migración De productos

Figura N° 23 - Tabla de Productos Importados

V. CAPACITACIÓN Y OPERACIÓN EN EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN Y CIERRE DEL PROYECTO

CAPACITACION DE USUARIOS

JUSTIFICACIÓN
El software es una parte esencial para cualquier empresa, ya que este permite automatizar
muchos procesos repetitivos y así ahorrar mucho dinero. Sin embargo, simplemente instalar
un software no es suficiente, todos los integrantes de la empresa u organización deben
saber utilizarlo y sentirse cómodos con el programa que se haya instalado. Por lo tanto,
cuando una empresa integra algún software nuevo para el manejo de sus procesos, una
capacitación del uso de este para todos los integrantes es importante.
 OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN

OBJETIVOS GENERALES
● Capacitar al personal de la empresa “Aguinave” en el manejo del software
ERPNext para una mejor administración de sus procesos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Lograr que los capacitados puedan comprender sobre el flujo de trabajo del
software y hacer un manejo adecuado del software ERPNext para el
cumplimiento de sus labores diarias.
● Optimizar y mejorar el flujo de trabajo de la organización.

MÉTODOS DE TRABAJO
● Se realizarán sesiones de capacitación con la ayuda de herramientas virtuales como
Zoom, Meet, Google Drive y WhatsApp.
● Seguimiento de un plan de exposición.
● Enseñanza en tiempo real de las actividades correspondientes de cada módulo según
los requerimientos del software.

MODALIDAD
Capacitaciones Remotas: Las capacitaciones serán impartidas por cada uno de los
integrantes del grupo por clases de manera online, donde el capacitador deberá de contar
con un computador con conexión a internet y con accesibilidad al software Zoom.

PRESUPUESTO

DESCRIPCIÓN UNID. CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

Servicio de Internet Por Capacitador 5 S/. 100.00 S/. 500.00

Capacitadores Por Capacitador 5 S/. 200.00 S/. 1000.00

Videos Por Capacitación 4 S/. 100.00 S/. 400.00

Router (Conexión a Por Capacitador 5 S/. 0.00 S/. 0.00

Internet)

Laptops Por Capacitador 5 S/. 0.00 S/. 0.00

TOTAL S/.1900.00

Tabla N° 3: Tabla de presupuestos

RECURSOS PARA LA CAPACITACIÓN

HUMANOS
● Capacitadores
● Personal

SOFTWARE y ELECTRÓNICOS
● Google Drive
● Google Meet
● Zoom
● WhatsApp
● Miro
● Documentación oficial de ERP Next
● Conexión a Internet
● Laptops

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES FECHA Horas

Preparar el plan de capacitación 25/01/2021 1.5 hrs.

Primera capacitación 26/01/2021 2 hrs.

Desarrollo de
Segunda capacitación 28/01/2021 2 hrs.
capacitaciones
Tercera capacitación 30/01/2021 2 hrs.

Cierre de capacitación 01/01/2021 2 hrs.

Total de horas 9.5 hrs.

Tabla N°4: Tabla de actividades

LISTA DE PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN

USUARIOS DEL SISTEMA

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

Heber Ponce Guerra ADMINISTRADOR

 Maribel Trinidad Leandro JEFE DE VENTAS Y COMPRAS

Jean Diaz Gaspar JEFE DE LOGÍSTICA

Michael Ponce Trinidad JEFE DE ALMACÉN

Fiorela Mendoza Paz JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Tabla N° 5: Tabla de usuarios del sistema

EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

Fernando Monge Cortador de Paquetes

Carlos Janampa Paitan Sellador de Estructura

Richard Gutarra Quispe Sellador de Oreja

Joel Zurita Lermo Estampador de Cometas

Erick Córdoba Palomino Ayudante de Estampador

Rafael Canchaya Estrella Armado de Cometas y Embolsado

Tabla N° 6: Tabla de empleados de la organización

OPERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FICHA DE ATENCIÓN DE SOPORTE AL USUARIO

MÓDULO USUARIO OBSERVACIÓN ¿SE RESOLVIÓ?

(SI/NO)

Compras Sra. Maribel Trinidad - Se necesita más si

Leandro capacitación para la
personalización de
Ventas Sra. Maribel Trinidad las facturas si
Leandro

Logística Téc. Jean Diaz Gaspar - Ninguna -

RRHH Cont.Fiorela Mendoza - Ninguna -

 Paz

Almacén Adm. Michael Ponce -Se necesita si

Trinidad documentación más
detallada con
respecto a la gestión
del stock.

Tabla N° 7: Tabla de ficha de atención al usuario

FICHA DE PRUEBAS DE OPERACIÓN

FICHA DE OPERACIÓN N°1

EMPRESA Aguinave

MÓDULO Usuario y Configuración FECHA

ENCARGADO Heber Ponce Guerra (Administrador)

ÉXITO
ACTIVIDAD
SI NO

● Importación de roles X

● Creación, Edición y Eliminación de

X
roles

● Gestionar los diferentes roles

X
asignados a los usuarios del sistema.

● Importación de Perfiles de Rol X

● Creación, Edición y Eliminación de

X
Perfiles de Rol

● Gestionar los diferentes perfiles de

rol asignados a los usuarios del X
sistema.

● Importación de Nuevos Usuarios al

X
Sistema
 ● Creación, Edición y Eliminación de
X
los usuarios del sistema

● Gestionar la información de cada

X
usuario del sistema

● Controlar el acceso al sistema según

X
el tipo de usuario.

● Personalización del sitio web y de

dar soporte a los usuarios del X
sistema

Tabla N° 8: Tabla de ficha de aprobación 1

FICHA DE OPERACIÓN N°2

EMPRESA Aguinave

MÓDULO Compras FECHA

ENCARGADO Maribel Trinidad Leandro

ACTIVIDAD ÉXITO

SI NO

● Importación de facturas de compras x

● Rellenado de datos para la factura x

de compra.

● Personalización de la factura de x
compra.

● Impresión de la factura de compra x

● Exportación de factura de compra x

en formato PDF

● Validar las facturas de compra x

● Realizar pagos y cancelar las facturas x

de compras

Tabla N° 9: Tabla de ficha de aprobación 2

FICHA DE OPERACIÓN N°3

EMPRESA Aguinave

MÓDULO Ventas FECHA

ENCARGADO Maribel Trinidad Leandro

ACTIVIDAD ÉXITO

SI NO

● Importación de facturas de venta. x

● Rellenado de datos para la factura x

de venta.

● Personalización de la factura de x
venta.

● Impresión de la factura de venta x

● Exportación de factura de venta x

formato PDF

● Validar las facturas de ventas x

● Realizar pagos y cancelar las facturas x

de ventas

Tabla N° 10: Tabla de ficha de aprobación 3

FICHA DE OPERACIÓN N°4

EMPRESA Aguinave

MÓDULO Logística FECHA

ENCARGADO Jean Diaz Gaspar

ACTIVIDAD ÉXITO

SI NO

● Importación de clientes x

● Creación, edición y eliminación de x

clientes

● Gestionar información de los x

clientes

● Importación de proveedores x

● Creación, edición y eliminación de x

proveedores

● Gestionar Información de los x

Proveedores
 Tabla N° 11: Tabla de ficha de aprobación 4
FICHA DE OPERACIÓN N°5

EMPRESA Aguinave

MÓDULO Almacén FECHA

ENCARGADO Michael Ponce Trinidad

ACTIVIDAD ÉXITO

SI NO

Importación de productos y materia prima x

Creación, edición y eliminación de x

productos

Gestionar la información de los productos y x

materia prima

Mostrar seguimiento del stock x

Filtrar seguimiento de stock por factura de x

compra o venta, tipo de producto, fecha,
etc

Mostrar gráfico estadístico del seguimiento x

de stock

Tabla N° 12: Tabla de ficha de aprobación 5

FICHA DE OPERACIÓN N°6

EMPRESA Aguinave

MÓDULO Recursos Humanos FECHA

ENCARGADO Fiorela Mendoza Paz

ACTIVIDAD ÉXITO

SI NO

Importación de empleados x

Creación, edición y eliminación de x

empleados

Gestionar información de los empleados x

Registrar asistencia de cada empleado x

Mostrar seguimiento de asistencia de cada x

empleados

Filtrar seguimiento de asistencia por x

empleado, fecha, etc

Mostrar gráfico estadístico del seguimiento x

de asistencia

Tabla N° 13: Tabla de ficha de aprobación 6

CIERRE DEL PROYECTO

FICHA DE RESULTADOS DE EVALUACIÓN DE CRITERIOS DE CONCLUSIÓN

Criterio de evaluación Excelente Bueno Regular Deficiente

Los trabajadores de la x
empresa AGUINAVE se
1
adaptaron al uso software
ERPNext

Se preparó un plan de x
2
capacitación

El nivel de eficiencia del x

personal de la empresa se
3 incrementó gracias a la
implementación del
software ERPNext

Se actualizó y aplicó los x

conocimientos requeridos
4
en la automatización de
procesos

Se capacito a todos los x

5 trabajadores de la empresa
AGUINAVE

Se dio a conocer los rangos x

de dentro de la empresa
6 AGUINAVE y facilidad de
trabajo entre los
trabajadores

Preparación completa del x

personal para la ejecución
7
eficiente del software
ERPNext
 Se capacitó a los afectados x
8
por el cambio de sistema

Introducción adecuada al x
personal de la empresa
AGUINAVE sobre el
9
software ERPNext para
comprender el correcto
funcionamiento

Tabla N° 14: Tabla de cierre de proyecto

FICHA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

FICHA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FUNCIONALES

NOMBRE ¿SE CUMPLIÓ? OBSERVACIONES

Gestionar los diferentes roles

asignados a los usuarios de la
organización como el administrador, SI Ninguna observación
ventas y marketing, logística, jefe de
almacén, etc.

Controlar el acceso al sistema

dependiendo de los roles de cada SI Ninguna observación
usuario.

Gestionar la información y asistencia

del personal que labora en la SI Ninguna observación
organización.

Gestionar la nómina de sueldos del

SI Ninguna observación
personal.

Gestionar la información de
contacto de los proveedores como
(Plastiquería PLASTITOP S.A.C, SI Ninguna observación
Pinturas PRINTOP, Bazar ESTRELLA,
Móvil Gas).

Gestionar la información de ventas y

facturas de los consumidores como
SI Ninguna observación
las micro y macro empresas de la
región JUNÍN.

Gestionar el stock de la materia SI Ninguna observación

prima de los productos elaborados.

Tabla N° 15: Tabla de ficha de cumplimiento de requisitos funcionales

FICHA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NO FUNCIONALES

NOMBRE ¿SE CUMPLIÓ? OBSERVACIONES

La información registrada en los SI Ninguna observación

diferentes módulos se actualiza en
tiempo real para la reutilización en
otros aumentando la eficiencia y
eficacia del sistema para el trabajo
colaborativo

Los permisos de acceso y roles sólo SI Ninguna observación

podrán ser cambiadas por el
administrador

Los diferentes módulos son SI Ninguna observación

asignados automáticamente a los
usuarios dependiendo de sus roles y
permisos configurado por el
administrador

El tiempo de implementación del SI Ninguna observación

ERP según los requerimientos de la
organización debe ser breve

Tabla N° 16: Tabla de ficha de requisitos no funcionales

FICHA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE INFORMACIÓN

NOMBRE ¿SE CUMPLIÓ? OBSERVACIONES

Requerimiento de información de
los proveedores como el nombre, SI Ninguna observación
dirección, teléfono.

Requerimiento de información del

personal como los nombres,
apellidos, dirección, teléfono, cargo, SI Ninguna observación
salario, departamento,
fecha_contratación

Requerimiento de información de SI Ninguna observación

los clientes, tanto nuevos como
frecuentes como nombre, apellidos,
domicilio, localidad, N_ RUC, código
postal

Requerimiento de información de
los cargos asignados a los usuarios
como el administrador, ventas y SI Ninguna observación
marketing, logística, jefe de
producción, etc.

Requerimiento de información de
los diferente roles y permisos
SI Ninguna observación
asignados a los cargos de los
usuarios

Tabla N° 17: Tabla de ficha de cumplimiento de aprobación

ACTA DE FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

Mediante este documento se hace el cierre del proyecto donde se especifica los datos
generales del proyecto y la aceptación de los entregables en el proceso del desarrollo del
proyecto.

DATOS GENERALES DEL PROYECTO

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO Plan de implantación del ERP NEXT en la

empresa AGUINAVE.

FECHA 01 / 02 / 2021

CLIENTE Heber Ponce Guerra

ENCARGADO(S) DEL PROYECTO Grupo 07

Tabla N° 18: Tabla de datos generales

ENTREGABLES Y SU ACEPTACIÓN

ENTREGABLE ACEPTADO

Plan de implantación del ERP NEXT SI

Implantación del ERP SI

Documentación del software SI

Personalización del ERP SI

Módulo de ventas en funcionamiento SI

Módulo de compras en funcionamiento SI

Módulo de recursos humanos en SI

funcionamiento

Módulo de almacén en funcionamiento SI

Capacitación al personal SI

Tabla N° 19: Tabla de entregables

ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO FINAL

Se deja constancia de que el Proyecto de Implantación del ERP NEXT en la empresa

AGUINAVE ha sido aceptado y aprobado por el cliente, Heber Ponce Guerra, por lo que
concluye que el proyecto ha sido culminado exitosamente.

__________________________
Ponce Guerra Heber

__________________________
__________________________ Gamarra Ponce Hugo Alejandro
Angulo Jiménez Ernesto Alfredo Ronaldhiño

__________________________ __________________________
Mayhua Palante Maycol Quispe Atencio Víctor Cesar

__________________________
Urbano Canchihuaman Brayan
ELABORADO POR Enrique
Grupo n° 7
● Angulo Jiménez Ernesto Alfredo
● Gamarra Ponce Hugo Alejandro Ronaldhiño
● Mayhua Palante Maycol
● Quispe Atencio Victor Cesar
 ● Urbano Canchihuaman Brayan Enrique

REVISADO Y APROBADO POR

Heber Ponce Guerra

CIERRE DEL CONTRATO

Huancayo, 01 de febrero del 2021

Grupo 07 de la UNCP

Mediante este documento, yo, Heber Ponce Guerra identificado con el número de DNI
87875865 acepto haber recepcionado y aprobado el software ERP NEXT que será usado
para el manejo y automatización de procesos de la empresa AGUINAVE. Asimismo, acepto
que la implantación cumple con todos los requisitos funcionales, no funcionales y de
implantación planteados previamente. Agradeciendo a la elaboración e implantación de
dicho sistema por parte del Grupo 07, conforme con el resultado esperado, se da por
terminado el proyecto.

Firma (Obligatorio y
Apellidos y Nombres
personal)

Ponce Guerra Heber

Angulo Jimenez Ernesto Alfredo

Gamarra Ponce Hugo Alejandro Ronaldhiñ o

Mayhua Palante Maycol

Quispe Atencio Victor Cesar

Urbano Canchihuaman Brayan Enrique