SAP Business One 9.3 TB1100 Accounting ES

Public
TB1100 Accounting
SAP Business One, Version 9.3
• SAP Business One

• Collection 98
1
Contents
Unit 1 Accounting Basics Unit 5 Controlling Reports

Unit 2 Financial Setup Unit 6 Fixed Assets
Unit 3 Financial Process Unit 7 Cost Accounting and
Unit 4 Bank Process Budget
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2
Fundamentos de la contabilidad:
Fundamentos de finanzas
SAP Business One, Versión 9.3
PUBLIC
Bienvenido al tema de fundamentos de finanzas.

Objetivos
Al finalizar este tema, podrá:
▪ Analizar algunas convenciones de contabilidad general.
En este tema, cubriremos algunas convenciones generales sobre contabilidad y daremos ejemplos de
los asientos automáticos que se crean durante los procesos de venta.
Escenario empresarial
Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers:
▪ Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del

área de contabilidad.
▪ María desea conocer cómo SAP Business One gestiona los procesos de
contabilidad financiera.
▪ Quiere asegurarse de que comprende el panorama general para poder informar

sobre los resultados de la empresa.
Imagine que está implementando SAP Business One en un cliente nuevo, OEC Computers. Su
contacto principal es la responsable del área de contabilidad, María.
María está muy interesada en la implementación y pregunta sobre cómo SAP Business One gestiona
los procesos de contabilidad financiera.
Desea asegurarse de que comprende el panorama general a fin de poder informar periódicamente los
resultados a los propietarios de la empresa en cada período.
5
Conceptos básicos de finanzas
Configuración del sistema
Datos maestros
Gestión de almacenes
Logística Logística Marketing y
Compras Servicio
de entrada de salida ventas
Producción
Control de gestión financiera
Veamos algunos conceptos básicos de finanzas.

Todas las transacciones comerciales se registran en los libros de la empresa.
Esto le permite:
 Gestionar la empresa de manera eficaz gracias a la posibilidad de elaborar informes financieros.
 Informar las transacciones comerciales a las autoridades pertinentes.
Todas las transacciones comerciales generan un intercambio de valor:
 Una determinada cuenta aumenta de valor y otra disminuye de valor, lo que genera el registro
de contabilizaciones compensadas del Debe y el Haber.
Asientos automáticos: Pregunta de reflexión
Estándar
Oferta de Pedido de Factura de

Entrega Cobro Depósito
ventas cliente clientes
En temas anteriores tratamos los documentos del proceso de ventas y sus consecuencias en la
contabilidad.
Para revisar este proceso intentemos responder a la siguiente pregunta:
En un proceso de ventas estándar, ¿qué documentos afectan al sistema contable?
Asientos automáticos: Respuesta
Estándar

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Cuando se utiliza el inventario permanente 8
Estos son los documentos en el proceso de ventas que crean asientos automáticos y por lo tanto
afectan al sistema contable: la entrega, la factura de clientes, los pagos recibidos y el depósito. Tenga
en cuenta que la entrega solo crea la contabilización si está utilizando un inventario permanente.
Asiento de factura de clientes

Entrega
Debe Haber
Cuenta de
105
cliente
Cuenta de
5
impuestos
Cuenta de
100
ingresos
En SAP Business One, un asiento se contabiliza automáticamente para varios documentos durante los
procesos de inventario, compra y venta.
Ahora supongamos por un momento que estamos en un sistema de inventario no permanente para
que nuestro ejemplo sea simple. En ese caso, en nuestro ejemplo de proceso de ventas, la factura de
clientes crea automáticamente el siguiente asiento:
 Hay un cargo en el Debe de la cuenta del cliente por el precio total de la venta.
 Existe el Haber para la cuenta de impuestos para impuestos sobre ventas y el Haber para la
cuenta de ingresos para el precio de la venta (impuestos no incluidos).
Existe la opción de dividir la contabilización del asiento por líneas de documento. Es decir, las filas con
las mismas cuentas de mayor no se agrupan en el asiento creado. Una fila del asiento se enlaza con
una fila del documento de marketing.
Para habilitar esta opción, en la ventana Parametrizaciones de documento en la ficha General,
seleccione la opción Dividir en el campo Dividir contabilización del asiento por líneas de documento .
Centrémonos en la columna del Debe. Cada transacción que se registra para el cliente afecta al saldo
de la cuenta del cliente. Ahora veamos la cuenta del cliente más detalladamente.
El saldo de cuenta
Cliente
Debe Haber Origen
XXXX7
Factura de
Debe 105
clientes
Factura de
Debe 600
clientes
Factura de
Debe 400
clientes
Haber 705
Cobro
Factura de
Debe 200
clientes
Factura de
Debe 100
clientes
Saldo de
Debe 700
cuenta
Este es un ejemplo de la cuenta del cliente.

El saldo de una cuenta representa la diferencia entre el total de transacciones en el Debe y el total de
transacciones en el Haber que se registraron para dicha cuenta.
El resumen de transacciones o el saldo de una cuenta de mayor o un interlocutor comercial
determinado representa la información inicial que puede proporcionar el sistema contable acerca de la
empresa.
En el gráfico, vemos que los débitos totales son mayores que los créditos totales, por lo que la cuenta
tiene un saldo debe.
Anteriormente, mencionamos que, en cada asiento, una determinada cuenta aumenta de valor y otra
disminuye de valor, lo que genera el registro de contabilizaciones compensadas del Debe y el Haber.
El impacto en el saldo de cuenta sería el siguiente:
 Las cuentas de activo, gastos y arrastre suelen estar en el debe.
 Las cuentas de pasivo, ingresos y capital propio suelen estar en el haber.
Clases de cuenta
Cuentas del Debe Cuentas de crédito

▲= ▲=
aumentar Saldos aumentar Saldos
▼= habituales ▼= habituales
disminuir disminuir
Cuenta
Activo ▲ bancaria, ▼
Clientes
Cuentas
Balance
Pasivo ▼ ▲ Proveedores
Capital
▼ ▲ Reservas
propio/Capital
Alquiler,
▲ ▼
Cuentas de
Gastos
pérdidas y
ganancias
Electricidad
Ingresos ▼ ▲ Ingresos
Aquí, vemos el típico saldo de cuenta de los distintos tipos de cuenta.

Por ejemplo, veamos el intercambio de valor de los activos y los pasivos.
Para los activos:
 Las transacciones del Debe siempre aumentan el valor del activo.
 Las transacciones del Haber siempre disminuyen el valor del activo.
Para los pasivos:
 Las transacciones del Haber siempre aumentan el pasivo.
 Las transacciones del Debe siempre disminuyen el pasivo.
Trataremos las diferentes clases de cuenta en otro curso.
Intercambio de valor: Pregunta de reflexión
Factura de
clientes
Debe Haber
Cliente
440
de deudor
Cuenta
440
de ingresos
En una factura de clientes habitual, ¿cuál es el efecto de los importes del Debe y el Haber en los
saldos de cuenta implicados?
Nuevamente haremos suposiciones para que el ejemplo sea simple: Supongamos que el cliente está
exento de impuestos y que se trata de un sistema de inventario no permanente.
Intercambio de valor: Respuesta
Factura de
clientes
Debe Haber
Cliente
440
de deudor
Cuenta
440
de ingresos
Las dos cuentas aumentan sus valores: ▲
La respuesta es que las dos cuentas aumentan sus valores.

La cuenta de deudor se considera un activo por lo que cualquier cargo en esta cuenta aumenta el
valor de la cuenta.
El Haber en la cuenta de ingresos, como vimos en la diapositiva anterior, aumenta el valor de la
cuenta.
Observe que puede obtener una vista previa de la contabilización del asiento correspondiente y las
cuentas involucradas antes de añadir un documento que genere el asiento. Para ello, seleccione el
icono Presentación preliminar de asiento en la barra de herramientas o haga clic derecho en el
documento y seleccione la opción Presentación preliminar de asiento.
Resumen
A continuación, se detallan algunos puntos clave:
El saldo de cuenta representa: • La diferencia entre el total de transacciones

en el debe y el total de transacciones en el
haber que se registraron para dicha cuenta.
En cada asiento: • Ciertas cuentas incrementan el valor y otras
lo disminuyen
• La columna Debe y la columna Haber del
balance.
Las cuentas de activo, gastos y arrastre • Debe
suelen estar:
Las cuentas de pasivo, ingresos y capital • Haber

propio suelen estar:
A continuación, se detallan algunos puntos clave para tener en cuenta:

El saldo de una cuenta representa la diferencia entre el total de transacciones en el Debe y el total de
transacciones en el Haber que se registraron para dicha cuenta.
En cada asiento una determinada cuenta incrementa el valor y otra lo disminuye, y así se equilibran la
columna del debe y la columna del haber.
Las cuentas de activo, gastos y arrastre suelen estar en el debe.
Las cuentas de pasivo, ingresos y capital propio suelen estar en el haber.
14
Fundamentos de la Contabilidad – Asientos
automáticos
PUBLIC
Bienvenido al tema Asientos automáticos .

Objetivos
▪ Dar ejemplos de los asientos automáticos creados durante los procesos de

ventas, compras e inventario.
▪ Revise las parametrizaciones financieras que afectan los procesos de asientos

automáticos.
En este tema, proporcionaremos ejemplos de los asientos automáticos que se crean durante los
procesos de inventario, compra y venta. También hablaremos sobre algunas parametrizaciones
financieras que afectan a estos asientos automáticos.
Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers:
▪ Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del

área de contabilidad.
▪ María desea conocer cómo SAP Business One gestiona los procesos de
contabilidad financiera.
▪ Quiere asegurarse de que comprende el panorama general para poder informar

sobre los resultados de la empresa.
Imagine que está implementando SAP Business One en un cliente nuevo, OEC Computers. Su
contacto principal es la responsable del área de contabilidad, María.
María está muy interesada en la implementación y pregunta sobre cómo SAP Business One gestiona
los procesos de contabilidad financiera.
Desea asegurarse de que comprende el panorama general a fin de poder informar periódicamente los
resultados a los propietarios de la empresa en cada período.
17
Parametrizaciones de finanzas: ¿Qué cuentas se usan automáticamente?
Factura de
clientes
▪ Determinación de cuentas de mayor

▪ Cuentas asociadas
Revisaremos las parametrizaciones de finanzas necesarias y su efecto en los asientos que se

contabilizan automáticamente en los documentos.
En los asientos que se contabilizan automáticamente en documentos de SAP Business One, ¿cómo
"sabe" el sistema qué cuentas utilizar?
El sistema sabe qué cuentas debe utilizar porque al inicializar SAP Business One, el usuario define las
cuentas de mayor por defecto relacionadas con un determinado proceso empresarial en la ventana
Determinación de cuentas de mayor.
En esta ventana, también se definen las cuentas asociadas que enlazan las cuentas de una
contabilidad auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.
Determinación de cuentas de mayor
Para las posiciones utilizadas en documentos
▪ Solución tradicional –
▪ Método LM por defecto para un
artículo
▪ Ventana Determinación de cuentas de mayor
▪ Ventas
▪ Compras
▪ General (por ejemplo, Cierre del período)
▪ Inventario
▪ Recursos y Asignación WIP
▪ Determinación avanzada de cuenta
de mayor
Primero revisemos cómo se determinan las cuentas para los artículos utilizados en los procesos
empresariales.
Como hemos mencionado, cuando se implementa SAP Business One por primera vez se definen las
cuentas de mayor que se utilizarán por defecto al crear las transacciones durante los distintos
procesos empresariales, tales como ventas, compras e inventario.
Estas cuentas predeterminadas se definen en la ventana Determinación de cuentas de mayor en el
modulo Administración --> Configuración -- > Finanzas.
Cuando se usan posiciones en las transacciones, existen 2 opciones para la determinación de cuenta:
 En la solución tradicional, el sistema busca las cuentas por defecto según la determinación de
cuentas establecida en los datos maestros de artículo.
 De forma alternativa, puede trabajar con la solución avanzada para la determinación de
cuentas.
 La solución avanzada ofrece una matriz centralizada para determinar las reglas para asignar
cuentas de mayor en los asientos según una lista (cerrada) de criterios predefinidos.
 Ambas opciones se basan en la ventana Determinación de cuentas de mayor.
 Veremos estas opciones en la unidad Cuentas de mayor por defecto.
 Nota: Es muy importante asegurarse de tomar decisiones sobre Determinación de cuentas de
mayor junto con el responsable del área de contabilidad del cliente.
Cuentas asociadas
El enlace entre el libro auxiliar del IC y el libro mayor
Clientes = Cuenta asociada
LIBRO
Cuenta
MAYOR Debe Haber
asociada
IC
Factura de clientes
Clientes Cliente 105
Cuenta de Cuenta de
5
impuestos impuestos
Cuenta de Cuenta de
100
ingresos ingresos
En la ventana Determinación de cuentas de mayor, también se definen las cuentas asociadas:

Clientes para el proceso de ventas y Proveedores para el proceso de compras.
La cuenta asociada enlaza las cuentas de libro auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.
Debe definir una cuenta de mayor como cuenta asociada en el plan de cuentas.
Cuando contabiliza un documento en un interlocutor comercial, el sistema registra automáticamente el
asiento en:
 El saldo de la cuenta de datos maestros de interlocutor comercial y
 El saldo de la cuenta asociada.
 No se pueden contabilizar asientos directamente en una cuenta asociada.
En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente, también se debita la cuenta
Clientes.
Este asiento aparece ahora en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada).
Plan de cuentas
Informes
Nivel
Cuenta de clientes financieros
Activo1
Pasivo Cuenta de
Balance
proveedores
Cap. + Res.
Volumen de
negocios
Libro mayor
Costes de
ventas
Costes de
explotación
No derivados
de explotación
Impuestos y
otros gastos
#9
#10
Tenga en cuenta que los saldos de los datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el
plan de cuentas. Solo aparecen las cuentas asociadas de clientes y proveedores.
Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor
en sus saldos.
Por lo tanto, el plan de cuentas presenta el estatus financiero completo de la empresa.
Los informes financieros también muestran el panorama completo. Por ejemplo, el balance contiene
las cuentas de clientes y proveedores.
Valor del asiento automático
Factura de
clientes
Debe Haber
Cliente
440
de deudor
Cuenta
440
de ingresos
Hemos aprendido cómo "sabe" el sistema qué cuentas utilizar en los asientos automáticos.
Esto se hace utilizando los valores definidos en la ventana Determinación de cuentas de mayor.
Pero, ¿cómo "sabe" el sistema qué valores corresponden al Debe y al Haber en los asientos
automáticos? Por ejemplo, ¿un asiento automático creado para una factura de clientes?
Cálculo del valor: Ventas
Lista de precios de compra = 100
Lista de precios de revendedor = 110
Lista de precios de venta = 120
Star Trek Computers = Lista

de precios de revendedor
Precio por unidad * Cantidad = Valor

Lista de precios de total
revendedor 110 * 4 = 440
= 110
Entrega
Aquí, se describe un escenario común de cómo se fijan los precios en SAP Business One durante el
proceso de ventas:
Nota: En las siguientes diapositivas, asumimos que no se definieron precios o descuentos especiales
para los artículos y los interlocutores comerciales involucrados.
Nuestro cliente Star Trek Computers solicita una oferta sobre 4 reproductores multimedia portátiles.
Jean crea una oferta de ventas. Selecciona el cliente y luego el artículo. El precio por unidad aparece
en la oferta. ¿Cómo?
 Los datos maestros de artículo incluyen 3 precios opcionales para este artículo. Cada uno está
representado en una lista de precios diferente.
 Star Trek Computers es un cliente revendedor y, por lo tanto, su lista de precios por defecto
según se definió en el registro de datos maestros es la Lista de precios de revendedor.
 Por consiguiente, en la oferta de ventas, el precio por unidad de un reproductor multimedia
portátil es 110, el precio de la Lista de precios de revendedor.
La empleada del departamento de ventas Jean indica la cantidad 4. El valor total de la oferta es 440
(suponiendo que no existan artículos adicionales en la oferta y que no se añadan importes de
impuestos, descuentos o portes).
Star Trek Computers nos envía por correo un pedido de cliente basado en la oferta de ventas.
En SAP Business One, Jean copia la oferta de ventas en un pedido de cliente.
2 días más tarde Joe, el jefe de almacén, despacha el camión de la empresa con las entregas
semanales, incluidos los 4 reproductores multimedia portátiles para Star Trek Computers.
Más tarde ese mismo día, la persona responsable del área de contabilidad copia la entrega en una
factura de clientes.
Dado que no se realizó ningún cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la
factura es de 440, y estos son los importes del Haber y el Debe del asiento automático creado por la
factura de clientes.
Cálculo del valor: Compras
Lista de precios de compra = 100

Lista de precios de revendedor = 110
Lista de precios de venta = 120
Coconut Devices = Lista

de precios de compra
Lista de
precios de
compra = Precio por unidad * Cantidad = Valor total 100* 10 = 1000
100
Pedido de
Factura de
Pedido entrada de
proveedores
mercancías
Debe Haber
Proveedor 1000
Cuenta de
1000
compensación
En el proceso de compras, un escenario común de cómo se fijan los precios sería el siguiente:
Joe, el jefe del almacén, emite un pedido de 10 reproductores multimedia portátiles. Selecciona el
proveedor Coconut Devices y luego el artículo, el reproductor multimedia portátil. El precio por unidad
aparece en el pedido. ¿Cómo?
 Puesto que Coconut Devices es un proveedor, su lista de precios por defecto definida en el
registro de datos maestros es la Lista de precios de compra.
 Por consiguiente, en el pedido, el precio por unidad de un reproductor multimedia portátil es
100, el precio de la Lista de precios de compra de los datos maestros de artículo del reproductor
multimedia portátil.
Joe indica una cantidad de 10. El valor total del pedido es 1000 (suponiendo que no haya artículos
adicionales en el pedido y que no se añadan importes de impuestos, descuentos o portes).
Joe envía el pedido por correo electrónico al proveedor.
Unos días después, Joe recibe una entrega que incluye los 10 reproductores multimedia portátiles de
Coconut Devices.
En SAP Business One, Joe copia el pedido en un pedido de entrada de mercancías.
Una semana más tarde, se recibe por correo la factura de Coconut Devices y la persona responsable
del área de contabilidad copia el pedido de entrada de mercancías en una factura de proveedores.
Dado que no se realizó ningún cambio en el precio durante el proceso de copia, el valor total de la
factura de proveedores es 1000, y estos son los importes del Haber y el Debe del asiento automático
creado por la factura de proveedores.
Cálculo del valor: Inventario
Pedido de
Factura de
Pedido entrada de
proveedores
mercancías
Debe Haber
Cuenta de
1000
100 * 10 = 1000 Precio por unidad * Cantidad = Valor total compensación
Cuenta de
1000
existencias
*Valor calculado
Valor calculado* Coste del basado en el coste de
= 90 artículo un artículo de media
variable.

Entrega
Debe Haber
Cuenta de precio
360
de coste
90 * 4 = 360 Coste de artículo * Cantidad = Valor total Cuenta de
360
existencias 25
Volvamos un paso hacia atrás, al pedido de entrada de mercancías que Joe especificó según la
entrega que recibió del proveedor.
Si suponemos que la empresa utiliza un inventario permanente, el valor del coste de artículo se
calcula automáticamente en cada transacción de stocks.
Se proporcionan más detalles sobre el inventario permanente en un curso diferente.
Cuando Joe indicó el pedido de entrada de mercancías en SAP Business One, el valor de la Lista de
precios de compra (100 por unidad) afectó al precio por unidad del pedido de entrada de mercancías y
también al valor del coste del artículo.
El valor del coste del artículo se calcula automáticamente, de acuerdo con el método de valoración
seleccionado para el artículo (Media variable, FIFO, o Estándar). Este artículo concreto se definió
como media variable, por tanto, según la cantidad total de artículos en stock y los precios de compra
que se pagaron anteriormente, el valor del coste del artículo calculado después del pedido de entrada
de mercancías era de 90.
Joe especificó una cantidad de 10 reproductores multimedia portátiles. Por consiguiente, el valor total
del asiento creado por el pedido de entrada de mercancías era 1000 y estos son los importes del
Haber y el Debe registrados en las cuentas por defecto del inventario.
Sin embargo, el valor del asiento enlazado con la entrega enviada al cliente es 360. Es decir, la
cantidad de 4 artículos multiplicada por el valor del coste del artículo en ese momento (90).
Recuerde que el valor total de la factura según esa entrega era de 440. Se calculó conforme a la Lista
de precios de revendedor (110) definida como lista de precios por defecto en el registro de datos
maestros del cliente.
Resumen
En los asientos automáticos el sistema ‘sabe’ • Se han definido las cuentas de mayor por defecto
qué cuentas debe utilizar porque: en la ventana Determinación de cuentas de mayor
(incluidas las cuentas asociadas que enlazan las
cuentas de una contabilidad auxiliar de interlocutor
comercial con el libro mayor).
Los saldos de los Datos maestros de • Las cuentas asociadas de clientes y

interlocutor comercial se reflejan en el proveedores acumulan las transacciones de
plan de cuentas en: cliente y proveedor en sus saldos.
En una Factura de clientes el sistema • Lista de precios por defecto definida en el
‘sabe’ el valor que se abonará y cargará registro maestro de deudor.
en el asiento automático mediante: • Y el precio del artículo en esta lista de
precios.
En una Entrega el sistema ‘sabe’ el valor • El valor de coste del artículo que se calcula
que se abonará y cargará en el asiento automáticamente, sin que se sepa, según el
automático mediante: método de valoración seleccionado para el
artículo. 26
En los asientos automáticos, el sistema ‘sabe’ qué cuentas debe utilizar porque se han definido las
cuentas de mayor por defecto en la ventana Determinación de cuentas de mayor. Estas cuentas por
defecto incluyen las cuentas asociadas que enlazan las cuentas de una contabilidad auxiliar del
interlocutor comercial con el libro mayor.
Los saldos de los datos maestros del interlocutor comercial se reflejan en el plan de cuentas en las
cuentas asociadas de créditos y débitos que acumulan las transacciones de clientes y proveedores en
sus saldos.
En una factura de clientes el sistema ‘sabe’ qué valor se abonará y cargará en el asiento automático
mediante la lista de precios por defecto definida en el registro maestro de deudor y el precio del
artículo en esta lista de precios.
En una Entrega el sistema ‘sabe’ qué valor se abonará y cargará en el asiento automático mediante el
valor del coste del artículo que se calcula automáticamente, sin que se sepa, según el método de
valoración seleccionado para el artículo.
26
Plan de cuentas: Conceptos
PUBLIC
PÚBLICO
Bienvenido al tema Plan de cuentas.
27
Objetivos
▪ De acuerdo con las convenciones de contabilidad debata:
▪ La estructura de plan de cuentas.
▪ El efecto de los procesos estándares en el plan de cuentas
En esta sesión, debatiremos la estructura del plan de cuentas y el efecto de los procesos estándar en
el plan de cuentas.
Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers.
▪ Analiza con María, la contable, el efecto de los procesos de ventas y compras en el

plan de cuentas y, en consecuencia, en los informes financieros.
▪ María cree que esta estructura le ayudará a presentar los informes financieros de
manera precisa y estructurada.
Imagine que está implementando SAP Business One a un nuevo cliente.

 Analiza con María, la contable, el efecto de los procesos de ventas y compras en el plan de
cuentas y, en consecuencia, en los informes financieros.
 María cree que esta estructura le ayudará a presentar los informes financieros de manera
precisa y estructurada.
29
Pregunta de reflexión: Plan de cuentas
▪ ¿Cómo se presentan los saldos de datos maestros de interlocutor comercial en el plan de

cuentas?
Clientes = Cuenta asociada
Cuenta
Debe Haber
asociada
Factura de clientes Clientes Cliente 105
Cuenta de Cuenta de
5
impuestos impuestos
Cuenta de Cuenta de
100
ingresos ingresos
¿Cómo se presentan los saldos de datos maestros de interlocutor comercial en el plan de cuentas?
Los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas.
Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor
en sus saldos.
Por ejemplo, cuando se contabiliza una factura de clientes, se utiliza la cuenta de clientes relacionada
con el cliente además de la cuenta del deudor.
Por consiguiente, el plan de cuentas presenta el estatus financiero completo de la empresa, y también
los informes financieros (por ejemplo, Balance de sumas y saldos y Balance).
Plan de cuentas
El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas de mayor utilizadas por
la empresa.
Plan de cuentas
Determinación de cuentas
de mayor

Asientos
automáticos
Asientos
manuales
Plan de
cuentas
El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas de mayor utilizadas por la empresa.
Cada cuenta de mayor tiene:
 Un código de cuenta.
 Una descripción de cuenta y
 Información adicional que determina las funciones de la cuenta de mayor.
Al implementar SAP Business One define (o importa):
 Plan de cuentas y
 Cuentas de mayor predeterminadas que se utilizarán al crear transacciones en los procesos
empresariales habituales: Ventas, Compras, Inventario, etc.
Los documentos en los procesos de compra y venta crean asientos automáticos que están registrados
en la ficha Asiento y afectan a los saldos de cuentas.
Los saldos de cuenta también se ven afectados por los asientos manuales y otras transacciones
contables, como el proceso de Cierre del período, que transfiere los balances de las cuentas de
pérdidas y ganancias a la cuenta de balance.
Estructura del plan de cuentas
El plan de cuentas está organizado en cajones y niveles.

Veamos este ejemplo de plan de cuentas. El plan de cuentas varía de acuerdo con la ubicación de la
empresa.
La organización del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente aceptados (GAAP).
La ventana de plan de cuentas organiza sus cuentas en cajones.
Estructura del plan de cuentas: Cajones de balance
Cuenta bancaria
Activo
Cuenta de Pasivo
proveedores Balance
Cap. + Res.
Volumen de
negocios
Costes de
Libro mayor
ventas
Costes de
explotación
No derivados
de explotación
Impuestos y
otros gastos
#9
#10
En el libro mayor, se distingue entre cajones de balance y cajones de cuentas de resultados, también
denominados pérdidas y ganancias.
Comencemos con cuentas de balance:
 Los primeros 3 cajones: Activo, Pasivo y Capital propio (o Capital y Reservas), normalmente
conforman las cuentas de balance, por ejemplo, los impuestos sobre ventas y la cuenta de
proveedores.
 El saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.
 Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc.
Estructura del plan de cuentas – Cajones de pérdidas y ganancias
Activo
Pasivo
Cap. + Res.
Cuenta de Volumen de
ingresos negocios
Costes de
ventas
Costes de
explotación
No derivados
de explotación
Pérdidas y
ganancias
Impuestos y
otros gastos
#9
#10
Luego, están las cuentas de pérdidas y ganancias:

 Los siguientes 5 cajones: Ingresos (o Volumen de negocios), Coste de ventas, Gastos (o
Costes de explotación), Financiación (o Gastos e ingresos no derivados de explotación) y Otros
ingresos y gastos (o Impuestos y partidas extraordinarias) normalmente conforman las cuentas
de pérdidas y ganancias, por ejemplo, las cuentas de ingresos o gastos.
 El saldo contable de estas cuentas se debe compensar al final de cada ejercicio; esto se
denomina cierre del período.
 Las cuentas de pérdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como:
cuando vende stock: el coste de la cuenta de variación de existencias se ve afectada y aumenta
los ingresos.
Por último, tenemos dos cajones de pérdidas y ganancias con propósito opcional.
- Estos cajones no tienen fijada una finalidad predefinida y, en la mayoría de los casos, están vacíos,
en función de la localización y el modelo de plan de cuentas.
- Si es necesario, cada empresa puede designar un cajón adicional para una determinada área de
contabilidad.
Estructura del plan de cuentas en asociación con los informes financieros
Informes financieros
Cuenta bancaria
Activo
Cuenta de Pasivo
proveedores
Cajones de
Cap. + Res. balance
Ingresos Volumen de Balance

Cuenta negocios
Costes de
ventas
Balance
Libro mayor
Costes de de sumas
explotación y saldos
No derivados
de explotación Cajones de
pérdidas y
Impuestos y ganancias Cuenta de
otros gastos pérdidas y
ganancias
#9
#10
Los requisitos de informes financieros impulsan la mayoría de las decisiones de configuración y

parametrizaciones iniciales en el plan de cuentas.
Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas
seleccionado y se visualizan de acuerdo con el nivel de su cajón:
 El balance resume el valor de las cuentas de capital propio, activo y pasivo de la empresa.
 El balance de sumas y saldos detalla para cada cuenta: el saldo inicial de un determinado
período, todas las partidas del Debe y el Haber, y el saldo final.
 La cuenta de pérdidas y ganancias se determina después del final del ejercicio. Los saldos de
las cuentas de gastos se restarán de los saldos de las cuentas de ingresos para obtener
ganancias o pérdidas del ejercicio.
Niveles en el plan de cuentas
Activo
Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5
Pasivo Terreno en
propiedad
Cap. + Res. Terreno
y edificios ...
Volumen de
Libro mayor
negocios Activos fijos Edificios

...
materiales
Costes de
ventas
Activos Centros y
Costes de fijos maquinaria
explotación ... Cuentas
activas...
No derivados Gastos
de explotación
... de constitución
Impuestos y Activos fijos
otros gastos ... Cuentas
inmateriales
activas...
Patentes,
#9 Capital
etc.
circulante ...
#10
El plan de cuentas organiza las cuentas del libro mayor de la empresa en una estructura jerárquica. El
nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes clases
(activo, pasivo, capital y reservas, volumen de negocios, etc.).
El sistema muestra la sección como un cajón de armario. Cada cajón tiene un título de sección. Si es
necesario, puede cambiar el título del cajón. En ese caso, el nombre actualizado aparecerá en los
informes financieros.
Puede definir hasta 10 niveles. Mientras que el nivel 1 es el nivel de cajón, los niveles siguientes se
pueden utilizar como títulos para agrupar las cuentas y para las cuentas activas.
Se recomienda organizar las cuentas por nivel de forma lógica y adecuada para los procesos de
contabilidad financiera y gestión de informes de su localización.
Niveles en el plan de cuentas
Activo
Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5
Pasivo Terreno en
propiedad
Cap. + Res. Terreno
y edificios Edificios
Volumen de
Libro mayor
negocios Activos fijos

...
materiales ingresos
Costes de
ventas ingresos
Activos Centros y
Cuentas
Costes de fijos maquinaria
... activas... Leyenda
explotación
No derivados Gastos Título

de explotación
... de constitución ingresos
Impuestos y Activos fijos ingresos
otros gastos ... Cuenta
inmateriales Cuentas activa
Patentes, activas... por defecto
#9 Capital
etc.
circulante ...
Cuenta
#10 activa
El sistema muestra títulos en azul y cuentas activas en negro. Las cuentas definidas en la
Determinación de cuentas de mayor (cuentas por defecto) se muestran en verde.
Una cuenta de título resume todos los saldos de las cuentas activas debajo de ella.
Veamos este ejemplo específico del plan de cuentas que contiene 5 niveles:
Los niveles de 2 a 4 pueden contener cuentas activas o títulos que combinan varias cuentas activas.
Nivel 5, en este ejemplo, contiene solo cuentas activas.
Tenga en cuenta que solo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP Business One.
Los informes financieros muestran el título y los saldos de la cuenta activa.
Para ver el estado financiero de la empresa en el informe de una manera precisa y estructurada, se
recomienda definir todas las cuentas activas en el mismo nivel. En nuestro ejemplo, todas las cuentas
activas se definen en el nivel 5.
Detalles de la cuenta
Cada cuenta se define en una moneda

determinada o de la forma adecuada
para todas las monedas
Las cuentas pueden estar relacionadas

con un proyecto financiero, lo que
permite ejecutar informes financieros
por proyecto.
En el plan de cuentas, existen varias definiciones relacionadas con la cuenta. Trataremos algunas de
ellas.
María, la responsable de contabilidad, ha añadido varias cuentas para registrar gastos e ingresos
relacionados con la gran cumbre a la que van a asistir. La imagen muestra una cuenta de gastos de
viaje que María ha añadido.
• Primero, María selecciona la moneda de la cuenta. Cada cuenta del plan de cuentas puede tener
una moneda diferente o puede establecerse como relevante en todas las monedas. Consulte el
tema del curso: Trabajar con monedas para conocer más sobre las monedas de la cuenta.
María ha confirmado que la nueva moneda de la cuenta es local.
• Luego, la ha enlazado a un proyecto financiero. Esto le permite a María generar informes
financieros filtrados en este proyecto.
Maria ha introducido un nuevo código de proyecto financiero que se ha creado para esta cumbre.
38
Detalles de la cuenta
Puede definirse un aviso o una validación

Si es necesario, es posible definir una de bloqueo en la ventana
cuenta como activa únicamente en un Parametrizaciones de documento
período determinado
Se pueden definir saldos mínimos y

máximos para cuentas con fines de
control
Por último, María selecciona Detalles de la cuenta para abrir la ventana Detalles de cuenta de mayor
de la cuenta de gastos Cumbre 17 - Viaje. En el campo Activo , fija el período en el que la
cuenta debe estar activa, que empieza en marzo y termina a finales de año. Según este
planteamiento, comprueba que no se puedan registrar otras transacciones en la cuenta el próximo
año.
Tenga en cuenta que, por defecto, todas las cuentas están activas sin período restricción.
Otra definición útil en la ventana Detalles de cuenta de mayor es Saldo de cuenta permitido. María ha
abierto la ventana Detalles de cuenta de mayor para introducir los saldos mínimo y máximos
permitidos para la cuenta de gastos menores . Desea asegurarse de que la cuenta no está por
debajo de un saldo de 100 y, por lo tanto, introduce el valor 100 en el campo De. Además, cuando el
saldo de gastos menores alcance 5000, desea transferir el efectivo a la de la cuenta bancaria de la
empresa. Por lo tanto, fijará el saldo máximo en 5000.
María ya ha definido una validación de bloqueo en la ventana Parametrizaciones de documento ,
como se muestra en la imagen.
39
Resumen

El plan de cuentas está estructurado en dos tipos de • Cajones de balance que normalmente contienen cuentas de
cajones: balance.
• Y cajones de pérdidas y ganancias (cuenta de resultados)
que generalmente incluye cuentas de pérdidas y ganancias.
Los distintos informes financieros se ejecutan en: • Las cuentas de saldos relevantes al rango de fechas
seleccionados
• Y se presentan según su cajón, nivel y clase
El plan de cuentas organiza las cuentas de mayor de • El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de
una empresa en una estructura jerárquica. secciones o grupos para distintas clases de cuenta. El
sistema muestra la sección como un cajón de armario.
• Los niveles siguientes se pueden utilizar como títulos para
agrupar las cuentas y para las cuentas activas.
• Solo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP
Business One.
El plan de cuentas contiene muchas definiciones • Moneda de la cuenta
relacionadas con la cuenta, como por ejemplo: • Proyecto relacionado
• Período de actividad limitado
• Saldo de cuenta mínimo y máximo 40

▪ El plan de cuentas está estructurado en dos tipos de cajones:
• Cajones de balance que normalmente contienen cuentas de balance.
• Y cajones de pérdidas y ganancias (cuenta de resultados) que generalmente incluye cuentas de
pérdidas y ganancias.
▪ Los distintos informes financieros se ejecutan en:
• los saldos de cuenta relevantes al rango de fechas seleccionado
• y se presentan según su cajón, nivel y clase.
▪ El plan de cuentas organiza las cuentas de mayor de una empresa en una estructura jerárquica:
• el nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos para distintas clases de
cuenta. El sistema muestra la sección como un cajón de armario.
• Los niveles siguientes se pueden utilizar como títulos para agrupar las cuentas y para las
cuentas activas.
• Solo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP Business One.
▪ El plan de cuentas contiene muchas definiciones relacionadas con la cuenta, como por ejemplo:
• Moneda de la cuenta
• Proyecto relacionado
• Período de actividad limitado
• Saldo de cuenta mínimo y máximo
40
Cuentas de mayor por defecto: Descripción general
PUBLIC
Bienvenido al tema Cuentas de mayor por defecto: Descripción general
41
Objetivos
▪ Debatir las opciones para definir cuentas de mayor por defecto.
En esta sesión veremos las opciones para definir cuentas de mayor por defecto.
▪ Jaime, el director general, le indica que en el informe de pérdidas y ganancias

desea ver los beneficios de cada grupo de artículos (por ejemplo, impresoras).
▪ Quiere que el sistema contabilice automáticamente los asientos en las cuentas de

pérdidas y ganancias correspondientes.
Imagine que está implementando SAP Business One a un nuevo cliente.

▪ Jaime, el director general, le indica que en el informe de pérdidas y ganancias desea ver los
beneficios de cada grupo de artículos (por ejemplo, impresoras).
▪ Quiere que el sistema contabilice automáticamente los asientos en las cuentas de pérdidas y
ganancias correspondientes.
43
Cuentas de mayor por defecto
Para artículos utilizados en documentos
▪ Solución tradicional:
 Método LM por defecto para un
artículo
▪ En el nivel de almacén
▪ Ventas
▪ En el nivel de grupo de artículos
▪ Compras
▪ En el nivel de artículo
▪ Inventario
▪ Recursos y Asignación WIP ▪ Determinación avanzada de
cuenta de mayor
Cuando se implementa SAP Business One por primera vez se definen las cuentas de mayor por
defecto que se utilizarán al crear las transacciones durante los distintos procesos empresariales, tales
como ventas, compras e inventario. Para ello se utiliza la ventana Determinación de cuentas de mayor
del área Configuración de finanzas del módulo Gestión.
Cuando se selecciona un modelo de plan de cuentas predefinido, la mayoría de las cuentas de mayor
por defecto ya están definidas. Si es necesario, puede modificarlas.
Cuando se usan posiciones en las transacciones, existen 2 opciones para la determinación de cuenta:
la solución tradicional y la solución avanzada.
Nota: Es muy importante asegurarse de tomar decisiones sobre Determinación de cuentas de mayor
junto con el responsable del área de contabilidad del cliente.
Las dos opciones de basan en las cuentas definidas en la ventana Determinación de cuentas de
mayor.
Cuentas de mayor por defecto: Solución tradicional
 Método LM por defecto para un artículo
▪ En el nivel de almacén
▪ En el nivel de grupo de artículos
▪ Ventas
▪ En el nivel de artículo
▪ Compras
▪ Inventario
▪ Recursos y Asignación WIP ▪ Determinación avanzada de
cuenta de mayor
La primera opción es la solución tradicional que estaba disponible antes de la versión 9.0.
 Según la solución tradicional, existen tres opciones para definir un método de cuentas de mayor
para un artículo: nivel de almacén, nivel de grupo de artículos y nivel de artículo. Cada artículo
tendrá un método definido. Puede fijar el método con anterioridad para todos los nuevos
artículos.
 Si su empresa utiliza la solución tradicional, seleccione el método de cuenta de mayor por
defecto para los nuevos artículos en las Parametrizaciones generales en la ficha Inventario. En
la subetiqueta de los artículos, encontrará el campo Fijar cuentas de mayor según.
 A continuación, puede modificar el método por artículo.
 Los valores que define en las etiquetas de la ventana Determinación de cuentas de mayor
aparecen por defecto en los 3 niveles. Luego puede cambiar las cuentas por defecto por
cualquiera de las de los niveles. Por ejemplo, puede gestionar distintas cuentas de inventario
para cada almacén que tiene la empresa.
Cuentas de mayor por defecto: Solución tradicional
Factura de clientes
N.º Código Método Valor de Cuenta de Cuenta de Más
de LM método LM existencias ingresos cuentas...
artículo por
defecto
1 A00002 Grupo de Impresoras 9001 9002
artículos
2 A00003 Grupo de Impresoras 9001 9002
artículos
3 S10000 Grupo de Servidores 8008 8007
artículos
4 X70007 Nivel de Nivel de 7001 7002
artículo artículo
Cada vez que añade un documento que contabiliza un asiento, por ejemplo una factura de clientes, el
sistema mira cada artículo del documento para determinar el nivel fijado para ese artículo y luego
busca las cuentas de mayor asociadas que utilizará entre las cuentas por defecto.
Cada artículo puede tener un método definido.
Observe que, aunque especifique un método de cuentas de mayor por defecto para nuevos artículos,
puede gestionar diferentes artículos con diferentes métodos si este escenario fuera necesario en su
empresa. En el ejemplo que presentamos hay 3 artículos en la factura de clientes que tienen el nivel
de grupo de artículos definido como método LM por defecto. Un artículo tiene definido el método de
nivel de artículo y se pueden asignar distintas cuentas de mayor para utilizarlas en la transacción
monetaria que se ha creado para este artículo.
Cuentas de mayor por defecto: Determinación avanzada de cuenta de mayor
▪ Método de cuentas de mayor por
defecto para un artículo

▪ Ventas
▪ Compras
▪ General (por ejemplo, Cierre del período) ▪ Determinación avanzada de cuenta
▪ Inventario de mayor
▪ Recursos y Asignación WIP ▪ La ventana Determinación de cuentas de
mayor se utiliza para definir cuentas de
mayor en el nivel de empresa
▪ También puede definir reglas para
asignar las cuentas de mayor en los
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En la solución avanzada, la ventana Determinación de cuentas de mayor se utiliza para definir cuentas
de mayor en el nivel de empresa.
Además, la solución avanzada ofrece una matriz centralizada para determinar reglas para asignar
cuentas de mayor en los asientos según una lista (cerrada) de criterios predefinidos.
Por lo tanto, la solución es más flexible y constante con la contabilidad.
Para una nueva empresa y para una empresa mejorada, la solución avanzada no es la opción
predeterminada. Esto se debe a las consideraciones de contabilidad.
▪ Para activar la solución avanzada, vaya a la ficha Inicialización básica en la ventana Detalles de la
empresa. Marque la casilla de selección Habilitar determinación avanzada de cuenta de mayor.
▪ Una vez marcada la casilla y existan transacciones, se puede volver a desmarcar; sin embargo, en
este caso no se asignarán cuentas y el formulario Determinación de cuentas de mayor se utilizará
para definir cuentas de mayor en todos los niveles: nivel de almacén, grupo de artículos y artículo.
Cuentas de mayor por defecto: Determinación avanzada de cuenta de mayor
▪ La matriz centralizada determina las reglas para asignar cuentas de mayor en asientos:
Nivel de empresa
Cuenta de existencias
Ventana Cuenta de ingresos
Determinación
de cuentas de Cuenta de gastos
mayor
Más cuentas...
Regla Grupo de País Cuenta de Cuenta de Cuenta de Más cuentas...

artículos (destinat.e existencias ingresos gastos
Reglas de ntrega)
determinación 1 Impresoras EE. UU. 1001 1002 1003 …
avanzada de
cuenta de mayor
ventana 2 Impresoras Canadá 2001 2002 2003 …
3 Impresoras Brasil 3001 3002 3003 …

Por tanto, se utiliza la ventana Determinación de cuentas de mayor para definir las cuentas de nivel de
empresa en un mismo lugar.
Muchas empresas descubrirán que las cuentas del nivel de la empresa son suficientes.
Para los escenarios empresariales específicos, tiene la opción de definir reglas para asignar cuentas
de mayor en asientos.
Estas reglas admiten:
 Determinación de cuentas de mayor para código de articulo, grupo de artículos, código de
almacén, país de entrega, estado de entrega, grupo de interlocutores comerciales, campos
definidos por el usuario y otros.
 Así como criterios de determinación múltiple. Es decir, una combinación de criterios.
Las reglas que defina en el formulario avanzado tendrán mayor prioridad (que la ventana
Determinación de cuentas de mayor) al determinar qué cuenta se asigna en los asientos.
Por lo tanto, en nuestro ejemplo, OEC Computers puede definir una cuenta de ingresos diferente para
cada grupo de artículos por país (por ejemplo, ingresos de impresoras en Canadá, Brasil y EE.UU.).
Cuando eligen un artículo en un documento de marketing, por ejemplo una factura de clientes, el
sistema verifica las cuentas necesarias para la transacción. En nuestro ejemplo, el sistema verifica el
inventario y las cuentas de ingresos.
Después, el sistema verifica si hay reglas definidas para estas cuentas.
Si hay reglas definidas para las cuentas necesarias, el sistema busca la regla adecuada y elige la
regla con mayor prioridad.
Resumen
En la ventana Determinación de cuentas de • Las cuentas de mayor por defecto que se

mayor debe definir: utilizarán en las transacciones.
Existen 2 opciones para la determinación de • La solución tradicional: Método LM por defecto para
cuentas en las transacciones con artículos: un artículo.
• La solución avanzada de determinación de cuenta
de mayor.
• Las dos opciones de basan en las cuentas definidas
en la ventana Determinación de cuentas de mayor.
En la ventana Determinación de cuentas de mayor, se definen las cuentas de mayor por defecto que
se utilizarán en las transacciones.
Existen 2 opciones para la determinación de cuentas en las transacciones con artículos: la solución
tradicional de establecer un método predeterminado de cuentas de mayor para un artículo o la
solución avanzada de determinación de cuentas. Las dos opciones de basan en las cuentas definidas
en la ventana Determinación de cuentas de mayor.
49
Trabajar con monedas
PUBLIC
PÚBLICO
Bienvenido al tema sobre monedas.
50
Objetivos

▪ Definir las monedas en el proceso de implementación.
▪ Explicar las consecuencias de las elecciones sobre la definición de las monedas en
la empresa en el proceso de contabilidad financiera.
▪ Dar ejemplos de algunas cuestiones relativas a monedas en SAP Business One.
Nota:
Las decisiones sobre estas definiciones siempre deben realizarse junto con la persona
responsable del área de contabilidad del cliente.
En este tema, analizaremos cómo definir las monedas en el proceso de implementación. Explicaremos
las consecuencias de las elecciones sobre la definición de las monedas en la empresa en el proceso
de contabilidad financiera.
Daremos ejemplos de algunas cuestiones relativas a monedas en SAP Business One.
Las decisiones sobre estas definiciones siempre deben realizarse junto con la persona responsable
del área de contabilidad del cliente.
▪ Analiza la definición de impuestos con María, la responsable del área de contabilidad:
▪ María comenta que la mayoría de sus clientes son locales.
▪ Sin embargo, algunos clientes y proveedores están ubicados en otro país.
Imagine que está implementando SAP Business One con un cliente británico, OEC Computers.
Analiza la definición de monedas con María, la responsable del área de contabilidad:
María dice que la mayor parte de sus clientes son locales, por lo que se ubican en el Reino Unido.
Sin embargo, algunos clientes y proveedores con los que trabajan se encuentran en otro país,
específicamente en EE. UU.
Menciona a María los métodos de trabajo con las monedas en SAP Business One.
52
Agenda
▪ Monedas a nivel de empresa
– Moneda local y del sistema
– Monedas de la cuenta
– Monedas en la lista de precios
▪ Contabilización de diferencias de tipos de cambio
– Diferencias de cambio
– Diferencias de conversión
Revisaremos las definiciones de moneda de la empresa. Desde el nivel de la empresa, la moneda de

la cuenta y finalmente la configuración de monedas en la lista de precios.
Pregunta de reflexión
OEC Computers se ubica en el Reino Unido, algunos de sus clientes están en los EE. UU.
▪ ¿Cómo pueden cobrarles a los clientes extranjeros?
▪ ¿Cuál será la moneda del importe total de la factura de clientes?
▪ ¿Cuál será la moneda en el asiento automático creado por la factura de clientes?
OEC Computers se ubica en el Reino Unido, algunos de sus clientes están en los EE. UU.
¿Cómo pueden cobrarles a los clientes extranjeros?
¿Cuál será la moneda del importe total de la factura de clientes?
¿Cuál será la moneda en el asiento automático creado por la factura de clientes?
Respuesta
▪ En la columna moneda adicional en la lista de precios de ventas indicarán los precios en dólares
estadounidenses.
▪ La moneda de la factura de cliente será dólares estadounidenses.
▪ En los asientos automáticos, el sistema convierte el importe total de la factura de la moneda extranjera a la
moneda local y contabiliza ambos valores en paralelo.
Se puede fijar el precio de un artículo en cada lista de precios en hasta tres monedas diferentes: la
moneda principal y dos monedas adicionales.
Esto es útil cuando se necesite definir una determinación de precios exacta para diferentes países en
vez de usar tipos de cambio de moneda.
En la lista de precios de ventas de OEC Computers, la moneda primaria sigue siendo la
predeterminada por lo tanto la Libra esterlina se usa en los documentos para los clientes locales.
En la columna moneda adicional en la lista de precios de ventas indicarán los precios en dólares
estadounidenses.
Para los clientes de EE.UU., la moneda del documento será dólares estadounidenses y el precio de
los artículos se presentará en la moneda adicional, es decir, dólares estadounidenses.
En los asientos automáticos, el sistema convierte el importe total de la factura de la moneda extranjera
a la moneda local y contabiliza ambos valores en paralelo.
Nivel de empresa: moneda local y del sistema
Sede
central
Microsoft
Excel
Moneda: USD
Subsidiaria Subsidiaria Subsidiaria
Moneda local: EUR Moneda local: USD Moneda local: JPY
Moneda del sistema: USD Moneda del sistema: USD Moneda del sistema: USD
SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local y la
moneda del sistema.
Esto se define en la ficha Inicialización básica de la ventana Detalles de la empresa en el menú
Inicialización del sistema en el módulo Gestión.
La moneda local es la moneda en la que la empresa está obligada legalmente a llevar sus libros.
La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local y resulta especialmente útil para las
subsidiarias de empresas internacionales cuya sede central utiliza una moneda diferente de la de las
subsidiarias (por ejemplo, Euros (€) en la subsidiaria y USD ($) en la sede central).
En este caso, el sistema calcula automáticamente todas las contabilizaciones en la moneda local y
gestiona un saldo de cuenta adicional en la moneda del sistema en tiempo real.
Esto facilita la agregación de informes en todas las subsidiarias y permite una mejor integración con el
sistema de la sede central. Por ejemplo, puede exportar datos financieros en la moneda del sistema
desde los sistemas SAP Business One de las subsidiarias al sistema de la sede central.
Como alternativa, la consolidación financiera puede llevarse a cabo con Microsoft Excel o con
cualquier otro producto basado en los datos financieros en la moneda del sistema.
Nivel de empresa: moneda local y del sistema
OEC Computers
Moneda local: GBP
SAP
Business
One
Moneda del sistema:
Euro
En nuestro ejemplo, OEC Computers desea generar informes en Euros para poder presentarlos a los
inversores que ejecutan sus cuentas en Euros. Por lo tanto, defina la moneda del sistema en Euros.
Es importante recordar que no podrá cambiar la moneda local o la moneda del sistema una vez que
haya comenzado a trabajar con la base de datos.
Además de la moneda del sistema, tiene la opción de presentar informes financieros en cualquier
moneda extranjera. Utilice la opción de revaluación para elegir el método de revaluación y la moneda.
El sistema calcula todos los saldos en la moneda seleccionada, a medida que realiza el informe.
Monedas de la cuenta
Monedas para escribir Monedas del saldo de cuenta

asientos
Moneda de la cuenta ■ Moneda local ■ Moneda local

= Moneda local ■ Moneda del sistema

= Moneda extranjera ■ Moneda extranjera definida ■ Moneda del sistema
específica ■ Moneda extranjera definida

= Todas las monedas ■ Cualquier moneda ■ Moneda del sistema
extranjera
Cada registro de datos maestros de interlocutor comercial y cada cuenta de mayor debe tener una
definición de moneda de la cuenta:
 El sistema fija la moneda local como moneda por defecto para todos los registros de datos
maestros de interlocutor comercial.
 Puede definir una moneda por defecto para las nuevas cuentas de mayor mediante el campo
Moneda de la cuenta por defecto de la ficha Inicialización básica en la ventana Detalles de la
empresa en la Inicialización del sistema.
En nuestro ejemplo, la moneda para la mayoría de los proveedores y clientes de OEC Computers se
definirá como libra esterlina (moneda local). Los proveedores y clientes de EE.UU. se definirán en
USD (moneda extranjera específica). La cuenta bancaria de la empresa se definirá en Todas las
monedas, ya que debe registrar asientos y documentos en más de una moneda extranjera específica
(por ejemplo, transferencias bancarias).
La tabla de la diapositiva detalla las opciones para escribir asientos y visualizar el saldo de cuenta
para cada opción de la moneda de la cuenta: Moneda local, Moneda extranjera y Todas las monedas.

asientos

* Moneda del sistema ≠ moneda
local

extranjera
En la primera línea, vemos que si la moneda de la cuenta es "moneda local", los asientos se registran
en la moneda local. Sin embargo, todas las transacciones, en todas las monedas, se convierten
automáticamente en la moneda del sistema en tiempo real y se visualizan en el asiento en las
columnas de moneda de sistema independientes. Por lo tanto el saldo de cuenta se muestra en la
moneda local y en la del sistema.
Tenga en cuenta que la reconciliación interna se realiza en una sola moneda. Esta cuenta se
reconciliará en la moneda local.

asientos



extranjera
En la segunda línea, la moneda de la cuenta se definió para una moneda extranjera específica. En
ese caso, puede registrar asientos en la moneda local y también en la moneda extranjera
especificada. Puede visualizar el saldo de cuenta en la moneda extranjera especificada y también en
las monedas locales y las del sistema.
Esta cuenta se reconciliará en la moneda extranjera.
Monedas para crear asientos Monedas del saldo de cuenta



extranjera
En la última línea, la cuenta se definió para “Todas las monedas”. En ese caso, puede registrar
asientos en cualquier moneda extranjera que se haya definido para la empresa, así también como en
la moneda local. El saldo de cuenta se visualizará en la moneda local y en la del sistema.
Esta cuenta se reconciliará en la moneda local.
En cualquier momento, puede cambiar la moneda de la cuenta a Todas las monedas, pero una vez
que actualice la cuenta, no podrá volver a cambiarla por una moneda extranjera específica o una de
local.
Utilización de monedas extranjeras en documentos: Moneda adicional
Asiento
Como ya se ha mencionado, se puede fijar el precio de un artículo en hasta tres monedas diferentes:
la moneda principal y dos monedas adicionales.
En el ejemplo que presentamos, en la lista de precios de ventas regulares la moneda principal es la
moneda por defecto (es decir, la libra esterlina) para los documentos de los clientes locales.
En la moneda adicional en esta lista de precios, los precios se indicaron en Dólares estadounidenses.
Cuando se selecciona un cliente estadounidense en una factura de clientes, la moneda del documento
se fija automáticamente en Dólares estadounidenses según la moneda del IC. Por lo tanto, el precio
por unidad del artículo utilizará la moneda adicional, es decir dólares estadounidenses.
En el asiento automático creado por esta factura, el sistema convierte el importe total de la factura de
la moneda extranjera a la moneda local y contabiliza ambos valores en paralelo.
Nota: Puede fijar un símbolo de moneda predeterminada si desea que se autocomplete cuando indica
los precios en la lista de precios. En la ventana inicial Lista de precios , en las columnas de monedas
adicionales, fije la moneda deseada. Por ejemplo, para la lista de precios Ventas regulares indique
USD en la columna Moneda adicional 1.
Cuando abra esta lista de precios y escriba un precio en la columna Precio por unidad en la sección
Moneda adicional 1 y seleccione TAB, el sistema añadirá automáticamente el símbolo USD.
Utilización de monedas extranjeras en documentos: Sin moneda adicional
¿Coincide algún precio de la lista de precios con la

moneda del IC?
No Sí
Utilice el precio Utilice este precio

principal
Convertir a: Moneda
local, del IC, del
sistema
En algunos casos, no hay ningún precio en la lista de precios con la misma moneda que la moneda de
interlocutor comercial.
Esto se puede definir, por ejemplo, cuando desea colocar un precio en una moneda fija para clientes
locales y extranjeros.
Al seleccionar un interlocutor comercial en un documento de marketing, su moneda y su lista de
precios se copian automáticamente en el documento. Por defecto, si NO hay ninguna moneda que
coincida en los precios principales o adicionales de la lista de precios, el precio principal se copiará en
la línea del artículo del documento. En ese caso, la moneda del precio es distinta a la moneda del
documento. SAP Business One convierte automáticamente el valor total de la línea y el valor total del
documento a la moneda local, a la del sistema o a la moneda IC, en función de la moneda del
También puede registrar manualmente un precio por unidad en cualquier moneda extranjera definida
en la ventana Monedas: Configuración.
Por defecto, el tipo de cambio utilizado se basa en la fecha de contabilización del documento.
Agenda
▪ Monedas en el nivel empresarial
– Moneda local y del sistema
– Monedas de la cuenta
– Monedas en la lista de precios
▪ Contabilización de diferencias de tipos de cambio
– Diferencias de cambio
– Diferencias de conversión
A continuación, veremos las diferencias de cambio desde la moneda extranjera y la moneda del
sistema hasta la moneda local.
Contabilizaciones de diferencias de tipos de cambio
Pagos Proveedor extranjero
Tipo: 0,25 Tipo: 0,5
40 ML 10 ME 40 ML 10 ME 20 ML 10 ME
20 ML
Diferencias de cambio
Factura en
Pagos moneda
20 ML extranjera
ML: Moneda local

ME: Moneda extranjera
Las fluctuaciones del tipo de cambio pueden causar diferencias de cambio cuando se pagan facturas
en monedas extranjeras:
 En la figura, se muestra una factura de proveedores emitida por un proveedor extranjero en una
moneda extranjera. En el día de la contabilización de la factura, el tipo de cambio era 0,5. El
sistema convierte las 10 unidades de moneda extranjera en 20 unidades de moneda local y
contabiliza ambos valores en paralelo en la columna Haber de la cuenta de proveedor.
 En el momento de contabilizar el pago de esta factura, el tipo de cambio ha pasado a ser 0,25.
10 unidades de moneda extranjera equivalen ahora a 40 unidades de moneda local.
 Recuerde que los importes pagados en la moneda extranjera son similares a los de la factura
de proveedores. Al proveedor se le paga en su moneda local para que no note la diferencia.
Veremos la diferencia cambiaria en la conversión a la moneda local.
 En la moneda extranjera, el importe de la factura y del pago es similar, es decir, 10 unidades.
 Pero, en comparación con el valor en el momento de la factura, existe una diferencia de tipo de
cambio de 20 unidades de moneda local. Al contabilizar el pago de esta factura, el sistema
contabiliza automáticamente esta diferencia de tipo de cambio en una cuenta de diferencia de
tipo de cambio.
El sistema contabiliza las diferencias de cambio como gastos o ingresos en las cuentas que se han
indicado en la ventana Determinación de cuentas de mayor , en la ficha Compras, en el campo
Ganancia de diferencia de cambio realizada y en la Pérdida de diferencia de cambio realizada.
Ventana de diferencias de tipos de cambio
Diferencias Cuenta en moneda extranjera

de cambio
Saldo original
Revaloración
10 ML 10 ML 200 ML 100 ME
Saldo revalorizado
190 ML 100 ME
ML: Moneda local, ME: Moneda extranjera
Rechazar propuesta
Propuestas de o
contabilizaciones de Aceptar y contabilizar propuesta
diferencias
Las cuentas de moneda extranjera y los interlocutores comerciales contabilizan todas las
transacciones en la moneda local además de hacerlo en la moneda extranjera.
El saldo en la moneda local contiene las posiciones en moneda extranjera convertidas mediante el tipo
de cambio (obtenidas de la tabla Tipos de cambio) durante la fecha de contabilización o la fecha fiscal.
En otras palabras, el saldo se basa en tipos de cambio pasados.
Periódicamente, debe revalorizar el saldo de cuenta en moneda extranjera con el tipo de cambio de
una fecha clave de cierre. Esta acción se realiza en la ventana Diferencias de tipo de cambio en el
módulo Finanzas.
Al ejecutar esta función, el sistema genera una lista de propuestas para las contabilizaciones de
diferencias en la moneda local. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de forma individual.
Ventana de diferencias de conversión
Cuando la moneda del sistema es distinta de la moneda local
Diferencias Cualquier cuenta

de conversión
Saldo básico
Revaloración
10 MS 10 MS 100 MS 100 ML
Saldo revalorizado
90 MS 100 ML
MS: Moneda del

sistema
Rechazar propuesta
Propuestas de o
contabilizaciones de
diferencias
Aceptar y contabilizar propuesta
Además de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda del sistema de forma
paralela. Si la moneda local de la empresa es diferente de la moneda del sistema, pueden surgir
diferencias de tipo de cambio. El sistema puede revalorizar automáticamente estas diferencias a una
fecha determinada . La fecha es normalmente un día de cierre de un período determinado. El
procedimiento se realiza mediante la función Diferencias de conversión en el módulo Finanzas de la
misma forma que las diferencias de cambio.
De la misma forma que la funcionalidad de las diferencias de tipo de cambio, el sistema propone los
asientos que se deben contabilizar. Las diferencias de conversión se contabilizan únicamente en la
moneda del sistema.
Se recomienda ejecutar la función de diferencia de conversión antes de ejecutar el proceso de cierre
del período.
Consulte el curso: Reconciliación interna para obtener más información acerca de las diferencias de
conversión y cambio en el proceso de reconciliación interno.
Resumen (1/3)
SAP Business One puede gestionar la • La moneda local en la que la empresa está obligada
contabilidad en dos monedas paralelas: legalmente a llevar sus libros.
• La moneda del sistema que resulta especialmente útil en
subsidiarias de empresas internacionales.
Con la moneda del sistema, el sistema • Calcula todas las contabilizaciones en la moneda local.
automáticamente: • y gestiona un saldo de cuenta adicional en la moneda del
sistema en tiempo real.
Cada registro de datos maestros de • Una definición de moneda de la cuenta:

interlocutor comercial y cada cuenta de mayor ─ Moneda local o
debe tener: ─ Moneda extranjera específica o
─ Todas las monedas

• SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local
(en la que la empresa está obligada legalmente a llevar sus libros) y la moneda del sistema.
• Cuando la moneda del sistema difiere de la moneda local, el sistema calcula automáticamente
todas las contabilizaciones en la moneda local y gestiona un saldo de cuenta adicional en la
moneda del sistema en tiempo real.
• Cada registro de datos maestros de interlocutor comercial y cada cuenta de mayor debe tener
fijada una definición de moneda de la cuenta en una de estas tres opciones: moneda local,
moneda extranjera específica o todas las monedas.
68
Resumen (2/3)
Se puede fijar el precio de un artículo en • La moneda primaria y dos monedas adicionales.

hasta tres monedas diferentes en una
lista de precios:
Cuando se selecciona un cliente • La moneda de documento se fija automáticamente según la
extranjero en un documento de ventas. moneda IC.
• El precio por unidad del artículo se toma de la moneda adicional
correspondiente, si se ha definido.
• El asiento automático convierte el importe total en moneda
extranjera en la moneda local y contabiliza ambos valores en
paralelo.
Cuando paga facturas en monedas • En la moneda extranjera, el importe de la factura y del pago es
extranjeras: similar.
• Las diferencias de tipo de cambio se deben a una diferencia de
cambio en la conversión a la moneda local.
• El sistema automáticamente contabiliza cualquier diferencia en
tipo de cambio a una cuenta de diferencia de tipo de cambio.
• Es posible fijar un precio de artículo en una de estas tres monedas de la lista de precios: la
moneda primaria y dos monedas adicionales.
• Cuando selecciona un cliente extranjero en un documento de ventas, la moneda del documento
se fija automáticamente según la moneda del IC. El precio unitario de este artículo se toma de la
lista de precios asignada en la moneda adicional adecuada, si se definió una. El asiento
automático de la factura convierte el importe total de la factura de la moneda extranjera a la
moneda local y contabiliza ambos valores en paralelo.
• Cuando paga facturas en monedas extranjeras, el importe de la factura y del pago son similares
en la moneda extranjera. Las diferencias de tipo de cambio pueden deberse a una diferencia de
cambio en la conversión a la moneda local. El sistema automáticamente contabiliza cualquier
diferencia en tipo de cambio a una cuenta de diferencia de tipo de cambio.
69
Resumen (3/3)
El proceso Diferencias de tipo de cambio • La diferencia entre el saldo de cuenta en moneda extranjera y el
permite compensar: saldo de cuenta en moneda local.
Un asiento de deferencia de conversión: • Compensa la moneda de sistema

• Se lleva a cabo en empresas en las que la moneda del sistema
es distinta de la moneda local.
Un proceso de deferencia de conversión: • Compensa la moneda del sistema para un tipo de cambio de
una determinada fecha de cierre.
• El proceso Diferencias de tipo de cambio permite compensar la diferencia entre el saldo de

cuenta en moneda extranjera y el saldo de cuenta en moneda local para una fecha determinada.
• Un asiento de diferencia de conversión:
• Compensa la moneda de sistema
• Se lleva a cabo en empresas en las que la moneda del sistema es distinta de la moneda local.
• Un proceso de deferencia de conversión compensa la moneda del sistema para un tipo de
cambio de una determinada fecha de cierre.
70
Contabilización de un asiento
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema Contabilización de un asiento.
71
Objetivos
▪ Introducir un asiento manual
En este curso, explicaremos cómo introducir un asiento manual.

▪ Está implementando SAP Business One en un nuevo cliente.
▪ La responsable del área de contabilidad de la empresa desea registrar

transacciones de forma manual para los gastos menores.
▪ Le pide registrar estas transacciones en el sistema.
▪ Le muestra los asientos manuales.
Está implementando SAP Business One en un nuevo cliente.
El responsable del área de contabilidad de la empresa desea registrar transacciones de forma

manual para los gastos menores.
Ella le pide registrar estas transacciones en el sistema.
Le muestra los asientos manuales.
73
Asiento
Documento Asientos
de SAP contables
Business One automáticos
Factura de clientes Cobro Depósito
Pedido de entrada de mercancías Factura de proveedores Pago efectuado

En SAP Business One, un asiento se contabiliza automáticamente a partir de varios documentos,

como facturas de clientes y de proveedores.
Asiento
Asientos
contables
automáticos
Documento Asientos
de SAP contables

Asimismo, se puede contabilizar un asiento manual directamente en una cuenta de mayor o en una
cuenta de libro auxiliar de interlocutor comercial.
Asiento
Asientos Fichero de
contables asientos
automáticos
Documento Asientos
de SAP contables

Todos los asientos se contabilizan en un fichero en SAP Business One: el fichero de asientos.
Se pueden fijar varios valores por defecto para los asientos.
Asiento
Asientos Fichero de
Fijar
parametrizaciones contables asientos
del documento
automáticos
Documento Asientos
de SAP contables

También puede modificar algunas parametrizaciones de documento para un asiento individual.

Documentos de origen
Referencia
a tipo de
documento
original y
número de
documento
original
Todos los asientos hacen referencia al tipo y número del documento original, ya que con frecuencia,
los asientos se crean automáticamente a partir de otro documento.
Por ejemplo, FA se utiliza para las facturas de cliente.
Los documentos de origen de los asientos manuales son los asientos mismos. Por este motivo, hacen
referencia a sí mismos y son de la clase JE (que es estándar para el registro en el diario).
La mayoría de los asientos hace referencia a otros tipos de documento (por ejemplo PU para las
facturas de proveedores).
Campos de formulario para asientos
Parametrizaciones de
formulario
Datos de cabecera de documento
Modo de tratamiento ampliado de una partida individual
La ventana Asiento se encuentra en el módulo Finanzas.

La ventana para introducir los asientos se divide en tres secciones: los datos de cabecera del
documento, el modo de tratamiento ampliado de una posición y la tabla de posiciones.
Puede mostrar u ocultar el modo de tratamiento ampliado. El modo siempre hace referencia a la línea
actualmente seleccionada y muestra todos los campos de la posición para registrar los datos
necesarios.
Con las Parametrizaciones de formulario, puede definir qué columnas se mostrarán en la tabla de
partidas individuales.
Tenga en cuenta que también puede importar líneas de asientos desde Excel seleccionando el botón
Importar de Excel .
Para obtener más información, consulte el curso Importar de Excel .
Métodos de trabajo de asiento
Cuando introduzca los asientos manuales:

▪ Pulse la tecla Tab para visualizar la lista de cuentas o
▪ CTRL+TAB para visualizar la lista de interlocutores comerciales o
▪ Utilice el menú contextual para visualizar alguna de las listas
Es posible buscar una cuenta o interlocutores comerciales mediante un string de código o nombre
parcial:
• *[string]: para encontrarle a un nombre un código que contiene o termina con este string
• *
[string] : para encontrarle un código a un nombre que comience con este string
Puede introducir varias líneas con importes en el Debe o el Haber. En cada línea que añada, SAP
Business One recomendará un importe de compensación que se puede actualizar.
Al registrar asientos manuales, en cada línea, coloque el cursor en el campo Cuenta de mayor/Código
IC y pulse Tab para visualizar la lista de cuentas, o CTRL + Tab para visualizar la lista de datos
maestros de interlocutores comerciales.
De forma alternativa, puede utilizar el menú contextual para abrir la lista de cuentas o la lista de
interlocutores comerciales.
Tenga en cuenta que puede buscar una cuenta o un interlocutor comercial mediante el campo Cuenta
de mayor/Nombre IC.
Si conoce el primer carácter del código o nombre del cliente, indíquelo, seguido de un asterisco. A
continuación, pulse CTRL + Tab para generar una lista de todos los códigos de cliente que empiecen
por ese carácter.
Si conoce un código o nombre de cliente parcial, escriba primero un asterisco (*) y, a continuación, el
código o nombre parcial. A continuación, presione CTRL + Tab para visualizar una lista de todos los
registros que contiene el string al que ha accedido.
Lo mismo es válido para las cuentas, pero pulsando Tab para visualizar la lista de cuentas.
Transacciones de anulación
Asiento original con error

Cuenta Debe Haber ■ Transacción de anulación estándar
Cuenta A 2050
Cuenta B 2050
 2050 2050 ■ Transacciones de anulación con importes
negativos
▪ Es posible que los usuarios hagan entradas incorrectas. Como consecuencia, el asiento creado
puede contener información errónea. Para proporcionar una auditoría de la corrección, el usuario
primero debe anular el asiento erróneo y, a continuación, realizar una captura correcta del
documento.
▪ Para cancelar un asiento manual seleccione Cancelar en el menú Datos o directamente desde el
menú contextual del asiento.
▪ Puede especificar si se llevarán a cabo transacciones de anulación:
▪ Como transacción de anulación estándar o
▪ Como transacciones de anulación con importes negativos.
▪ El método elegido también determina el asiento de anulación automático creado para los
documentos de marketing cancelados.
Transacciones de anulación - Transacción de anulación estándar
Asiento original con error Saldo de cuenta [A] – antes de la anulación

Cuenta Debe Haber Debe total Haber total Saldo total
(H/D)
Cuenta A 2050
Cuenta B 2050 2050 0 2050
 2050 2050
Asiento de anulación Saldo de cuenta [A] – después de la anulación

(H/D)
Cuenta A 2050
Cuenta B 2050 2050 2050 0
 2050 2050
La anulación estándar aumenta el total del lado opuesto
▪ La transacción de anulación estándar hace que el sistema contabilice el Debe erróneamente como
Haber y viceversa. De este modo, se corrige el saldo de las cuentas. Sin embargo, la transacción
de anulación estándar provoca un aumento adicional de los totales en el Debe y el Haber, y ello
puede generar confusiones.
▪ En la parte izquierda de la imagen puede ver un ejemplo de un asiento con errores y la
correspondiente entrada de anulación. A la derecha puede ver el efecto de la entrada de anulación
en el saldo de cuenta A. El saldo total se compensa, sin embargo, el Debe no se ve afectado y
aumenta la columna del Haber.
Transacciones de anulación - Transacciones de anulación con importes
negativos.
Asiento original con error Saldo de cuenta [A] – antes de la anulación
(H/D)
Cuenta A 2050
Cuenta B 2050 2050 0 2050
 2050 2050
Asiento de anulación Saldo de cuenta [A] – después de la anulación

(H/D)
Cuenta A -2050
Cuenta B -2050 0 0 0
 -2050 -2050 La transacción de anulación con importes negativos
reinicializa los totales del mismo lado
▪ La transacción de anulación estándar con importes negativos hace que el sistema contabilice el
Debe y el Haber erróneamente como créditos negativos. De este modo, no solo se corrige el saldo
de las cuentas, sino también los totales. Como puede ver en la imagen de la tabla del saldo de
cuenta.
Parametrizaciones de anulación
Esta parametrización es relevante para

los asientos automáticos y manuales.
La necesidad de llevar a cabo transacciones de anulación estándar o transacciones de anulación con

importes negativos depende del país.
Puede establecer qué tipo de anulación se utilizará en la ventana Detalles de la empresa en el área de
menú Inicialización del sistema del módulo Gestión. En la ficha Inicialización básica, puede
seleccionar el campo Permitir importes negativos para contabilización de transacción de anulación
para activar la transacción de anulación con importes negativos. De otro modo, el sistema utilizará la
transacción de anulación estándar.
Esta parametrización es importante para los asientos automáticos (p. ej. factura de clientes) y los
manuales.
84
Anulación programada de los asientos manuales
Al registrar un asiento manual, puede marcar la casilla de selección Anular. Esto le permite crear una
transacción de anulación para el asiento actual y definir la fecha en la que la transacción de anulación
debería crearse.
Un ejemplo del uso de esta opción puede ser en los casos en que la empresa debe emitir un informe
de período y tiene aplazamientos de ingresos.
Cuando se acerca la fecha de anulación de la transacción, se muestra la ventana Anular
transacciones al iniciar sesión.
Como alternativa, puede abrir la ventana Anular transacciones en el módulo Finanzas.
Para ejecutar la transacción de anulación, seleccione el pulsador Ejecutar.
Como consecuencia, se crea una nueva transacción. En el campo Comentarios de esta transacción se
muestra el texto (anulación) y el número de la transacción original. La opción Anular está
deshabilitada.
En la transacción original, la opción Anular no está visible y la palabra Cancelada indica que se ha
cancelado la transacción.
Nota:
Las transacciones de anulación pueden contabilizarse únicamente cuando ya ha pasado la fecha de
anulación y
Puede anular cada asiento una única vez.
Resumen
Todos los asientos se contabilizan en el archivo • Asientos automáticos que se contabilizan a partir de
Asientos, incluidos: varios documentos, como facturas de clientes y de
proveedores.
• Asientos contabilizados manualmente.
Al registrar asientos manuales, en el campo • Tab para visualizar la lista de cuentas.
Cta.mayor/Código IC pulse: • Y CTRL + Tab para visualizar la lista de Datos
maestros de interlocutores comerciales.
• O utilice el menú contextual
Dependiendo de los estándares de su país, puede • Como transacción de anulación estándar.
especificar si se realizarán transacciones de • O como transacciones de anulación con importes
anulación: negativos.
La anulación programada: • Se lleva a cabo introduciendo una fecha futura de
cancelación en el asiento.
• Se puede definir para que le avise automáticamente
▪ A continuación, se detallan algunos puntos clave para tener en cuenta:

▪ Todos los asientos se contabilizan en el archivo Asientos. Se incluyen los asientos automáticos
contabilizados desde documentos como facturas de clientes y proveedores y asientos
contabilizados manualmente.
▪ Cuando registre asientos manuales, en el campo Cta.mayor/Código IC pulse Tab para visualizar la
lista de cuentas. O CTRL + Tab para visualizar la lista de Datos maestros de interlocutores
comerciales. Recuerde que también puede indicar la lista de cuentas o interlocutores comerciales
desde el menú contextual.
▪ Dependiendo de los estándares de su país, puede especificar si se realizarán transacciones de
anulación como transacciones de anulación estándar o como transacciones de anulación con
importes negativos.
▪ La anulación programada se lleva a cabo introduciendo una fecha futura de cancelación en el
asiento. Se puede definir la transacción de cancelación para que le avise automáticamente.
86
Modelos de contabilización y
Contabilizaciones periódicas
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema sobre modelos de contabilización y contabilizaciones periódicas.
87
Objetivos
▪ - Definir y utilizar modelos de contabilización

▪ - Definir una contabilización periódica
- Definir y utilizar un modelo de contabilización
- Definir una contabilización periódica

Implementará SAP Business One en un nuevo cliente.
▪ La responsable de contabilidad le comunica que cada mes graba manualmente

dos tipos de asiento.
▪ El primero es una transacción de alquiler con un importe fijo.
▪ El segundo es un pago de complemento salarial para los empleados del

departamento de ventas. Cada empleado recibe un porcentaje fijo de los
ingresos mensuales.
▪ Le muestra las herramientas Contabilización periódica y Modelo de

contabilización que pueden hacer que el proceso sea más eficaz.
▪ Imagine que está implementando SAP Business One a un nuevo cliente.

▪ La responsable de contabilidad le comunica que cada mes graba manualmente dos tipos de
asiento.
▪ El primero es una transacción de alquiler con un importe fijo.
▪ El segundo es un pago de complemento salarial para los empleados del departamento de ventas.
Cada empleado recibe un porcentaje fijo de los ingresos mensuales.
▪ Le muestra las herramientas Contabilización periódica y Modelo de contabilización que pueden
hacer que el proceso sea más eficaz.
89
Contabilizaciones periódicas
Código: Alquiler Descripción: Pago de alquiler

Cuenta de mayor/ Cuenta de mayor/ Debe Haber
Nº IC Nombre IC
620000 Alquiler de propiedad 1000
161000 Cuenta de giro bancario 1000
Frecuencia: Mensual El 10  Fin de

validez
Próxima ejecución: 01/10/2016 12/10/2021
SAP Business One incluye una función de contabilizaciones periódicas para asientos de importe fijo
similares que se crean regularmente.
Las contabilizaciones periódicas utilizan un modelo que se almacena con un código y una descripción.
En este modelo debe definir, entre otras cosas, la frecuencia con la que se creará el asiento y una
fecha de validez que indique hasta cuándo será válida la contabilización periódica.
Para definir un tipo de modelo de contabilización periódica, utilice la ventana Contabilizaciones
periódicas del módulo Finanzas.
El sistema duplica la contabilización periódica original (instancia 0) cada vez que se acerca la fecha de
ejecución, y presenta un informe que recomienda contabilizar las operaciones que vencen. Cuando
utilice esta instancia y la añada al sistema, esta se borrará.
Puede configurar el sistema para que muestre todas las transacciones periódicas disponibles para su
procesamiento en la fecha actual al iniciar sesión. Esta parametrización se realiza en la ventana
Parametrizaciones generales en Inicialización del sistema en el módulo Gestión. En la ficha Servicios,
marque la casilla de selección Visualizar contabilizaciones periódicas durante la Ejecución .
Recuerde que puede añadir contabilizaciones periódicas al flujo de caja, que se visualizan en color
verde en el informe.
Opciones para contabilizaciones periódicas
Frecuencia: Mensual El 10  Fin de validez
Próxima ejecución: 01/10/2016 12/10/2021
■ Diaria Modelo Aún no ejecutada

■ Semanal
■ Mensual
Lista de
■ Trimestral Para asientos manuales
frecuencia
■ Semestral Tipo de modelo: Inactivo
■ Anual Contabilización periódica
■ Una vez
▪ Tiene pocas opciones al definir una contabilización periódica.

▪ Puede definir la frecuencia con la que ocurrirá la contabilización.
▪ Puede elegir la frecuencia desde la lista de frecuencias.
▪ También puede definir la fecha de validez para la contabilización que especifica la última fecha
posible en la que puede realizarse una contabilización.
▪ Si no desea realizar la contabilización regularmente, también tiene la opción de definir una
contabilización periódica como un modelo que se utilizará cuando sea necesario.
▪ Puede crear estas contabilizaciones periódicas de antemano. Fije el estatus en Aún no ejecutada
hasta que deba iniciar las contabilizaciones. Este estatus también puede utilizarse para desactivar
una contabilización frecuente.
Modelo de contabilización con porcentajes
Código: Servicio Descripción: Facturas de servicios

Cuenta de mayor/ Cuenta de mayor/ Porcentaje del Debe Porcentaje del Haber
Nº IC Nombre IC
6320 Servicios 25
6321 Electricidad 75
V550 Servicio público 100
Puede crear modelos de contabilización para asientos que cuentan con una estructura muy similar.
Para definir un tipo de modelo de porcentaje, utilice la ventana Modelos de contabilización del módulo
Finanzas.
Estos modelos pueden contener números de cuenta, pero también puede limitarse a especificar la
descripción de la cuenta en una partida individual si no sabe todavía qué cuenta se va a utilizar para
ella.
En lugar de importes fijos, aquí solo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indican cómo se
distribuye el importe total entre las partidas individuales.
En la figura, se muestra un ejemplo de cómo puede asignar los gastos de servicios, como facturas de
electricidad, a sus gastos componentes según un porcentaje específico.
El modelo de contabilización se almacena con un código y una descripción.
Luego, al registrar un asiento manual, puede elegir el tipo de modelo Porcentaje y el modelo relevante
e indicar un importe en una de las partidas individuales, y el modelo asignará los importes a las otras
partidas según el porcentaje que haya definido.
Utilice la opción Cancelar modelo para indicar los importes sin el cálculo automático.
Resumen
Existen dos tipos de modelo de asiento manual:
Se crea un modelo de contabilización con • Asientos que tienen una estructura similar.
porcentajes para: • Seleccionándolo en un asiento que se registra manualmente.
Se crea una contabilización periódica para: • Asientos similares con importes fijos que se crean a
regularmente.
• Cómo establecer la frecuencia con la que ocurrirá la
contabilización.
• Se presenta un informe que le recomienda contabilizar la
transacción que vence cuando ingresa al sistema.

▪ Existen dos tipos de modelo de asiento manual.
▪ Debe crear un modelo de contabilización con porcentajes para asientos que tienen una
estructura muy similar. Entonces podrá seleccionar este modelo de contabilización en un asiento
que se registra manualmente.
▪ Debe crear una contabilización periódica para asientos de importe fijo similares que se crean
regularmente. Puede definir la frecuencia con la que ocurrirá la contabilización. El sistema presenta
un informe que recomienda contabilizar las operaciones que vencen cuando se inicia sesión en el
sistema.
93
Documento preliminar
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema Contabilización de un documento preliminar.
94
Objetivos
▪ Utilizar el documento preliminar para añadir asientos
Al finalizar este tema, podrá utilizar el documento preliminar para agregar asientos.
Escenario empresarial (1)
▪ Está ayudando al responsable del área de contabilidad a implementar su

procedimiento de trabajo en SAP Business One.
▪ El representante de contabilidad pregunta cómo puede grabar un borrador de un

asiento. Cada mes introduce un asiento de gastos de salario muy grande y desearía
poder grabar y cerrar el asiento en cualquier momento. Desea poder abrirlo más
adelante para añadir más datos antes de contabilizarlos en el archivo de asiento
permanente.
▪ Le muestra el documento preliminar.
▪ Está ayudando al responsable del área de contabilidad a implementar su procedimiento de trabajo

en SAP Business One.
▪ El representante de contabilidad pregunta cómo puede grabar un borrador de un asiento. Cada

mes introduce un asiento de gastos de salario muy grande y desearía poder grabar y cerrar el
asiento en cualquier momento. Desea poder abrirlo más adelante para añadir más datos antes de
contabilizarlos en el archivo de asiento permanente.
▪ Le muestra el documento preliminar.
96
Escenario empresarial (2)
▪ Un pasante ayuda a la persona responsable del área de contabilidad a grabar asientos

manuales en el registro contable.
▪ La persona responsable del área de contabilidad quiere poder revisar los asientos antes
de que se registren permanentemente en el archivo de asientos.
▪ La mejor opción: documentos preliminares
▪ Veamos otra situación de ejemplo sobre cómo se utilizan los documentos preliminares.
▪ Un pasante ayuda a la persona responsable del área de contabilidad a grabar asientos manuales
en el registro contable.
▪ La persona responsable del área de contabilidad le comenta que realmente valora su ayuda, pero
quiere revisar los asientos que el pasante está introduciendo antes de que se registren
permanentemente en el archivo de asiento.
▪ Le comenta a la persona responsable del área de contabilidad sobre la opción de utilizar
documentos preliminares.
Documentos preliminares
Crear documento preliminar
Corregir y actualizar
▪ SAP Business One ofrece un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los
asientos previamente como documentos preliminares, y corregirlos y contabilizarlos más adelante.
Asientos en
documento
preliminar
Un usuario crea entradas en un documento preliminar. El documento preliminar es básicamente un

archivo para almacenar varios documentos preliminares de asiento.
Puede grabar asientos desbalanceados en un documento preliminar mientras ese documento esté en
modo preliminar.
Esto resulta útil cuando hay entradas con muchas líneas que se deben grabar durante el proceso,
antes de que el asiento esté completo y saldado.
Puesto que los asientos manuales no se incluyen en el proceso de autorización, puede utilizar el
proceso de documento preliminar para permitir la revisión y el tratamiento de asientos por parte de
otro usuario.
Asientos en
documento
preliminar
Fichero de
asientos
Los documentos preliminares se pueden modificar siempre que aún no se hayan contabilizado. Puede
acceder al documento preliminar, realizar las modificaciones necesarias y contabilizarlo.
Es posible eliminar un documento preliminar o borrar un asiento de un documento preliminar siempre
que aún no se hayan contabilizado.
Para empezar a trabajar con documentos preliminares, vaya a: Finanzas  Documentos preliminares.
Crear y Contabilizar un documento preliminar
Paso 1 Paso 3
Paso 4
Paso 2
El documento preliminar tiene dos áreas:

La tabla superior es una lista de documentos preliminares. Cuando selecciona un registro de
documento en la tabla superior, la tabla inferior enumera las entradas del documento destacado.
Para añadir un documento nuevo:

Paso 1 - Seleccione Añadir asiento al nuevo documento para abrir la ventana Entrada de documento
preliminar .
Paso 2 - Escriba los datos y seleccione Añadir a documento. En caso de que la entrada todavía no se
compense, el sistema le mostrará un mensaje de advertencia. Sin embargo, todavía puede añadir la
entrada al documento.
No olvide actualizar la ventana Asiento después deañadir cualquier dato.
Paso 3 - Para añadir una nueva entrada al mismo documento, seleccione Añadir entrada al
documento existente.
De esta forma, puede agregar varias entradas al mismo documento.
Paso 4 - Cuando sea el momento de contabilizar el documento, asegúrese de que todas las entradas
se compensen y seleccione Contabilizar documento.
El estado de la entrada contabilizada o el documento contabilizado está cerrado. Utilice la casilla de

selección Solo pendientes para ver solamente las partidas abiertas.
101
Informe de documento preliminar
Desde el informe, puede
hacer lo siguiente:
▪ Ver, editar o contabilizar

documentos
▪ Contabilizar determinadas
entradas de un
documento preliminar
Después de crear entradas en un documento preliminar tiene dos opciones para contabilizarlas en el
archivo de asientos:
 Desde la ventana Documento preliminar. O bien,
 Desde el Informe de documento preliminar. Vaya a Finanzas  Informe de documento
preliminar.
El Informe de documento preliminar muestra los documentos preliminares según los criterios
seleccionados.
La columna Nº grupo muestra el número de documento preliminar y la entrada específica en el
documento preliminar.
En la lista de documentos preliminares puede revisar y actualizar los detalles de un documento
preliminar mediante la flecha de enlace.
Puede especificar un número de transacción de documento en el documento preliminar y registrar solo
esta entrada. Así, el estatus del documento preliminar será abierto y la entrada relevante se cerrará.
Entonces podrá contabilizar las demás entradas.
Nota: La opción de contabilizar las entradas seleccionadas de un asiento está disponible desde este
informe y no desde la ventana Asiento .
Resumen
Se utilizan asientos cuando se requiere: • Un procedimiento de dos pasos para crear asientos.
• Para crear asientos previamente como documentos
preliminares y corregirlos y contabilizarlos más adelante.
En el Informe de documento preliminar • Contabilizar entradas seleccionadas de un asiento
puede:
▪ Trabaje con asientos cuando necesite un procedimiento en dos pasos para crear asientos y para
crear asientos como documentos preliminares primero, para corregirlos y contabilizarlos después.
▪ En el Informe de documento preliminar puede contabilizar las entradas seleccionadas de un
documento preliminar.
103
Períodos contables
PUBLIC
▪ Bienvenido al curso sobre el proceso de períodos contables.
104
Objetivos

▪ Establecer cómo se definen y gestionan los períodos contables.
Después de completar este tema, podrá establecer cómo definir y gestionar los períodos de contables.

▪ Le explica a María, la responsable del área de contabilidad, que para crear la base de datos
de empresa es obligatorio definir los períodos contables de la empresa:
▪ El período contable principal: el ejercicio.
▪ Los subperiodos del ejercicio.
▪ La empresa crea el balance contable anual una vez al año. Sin embargo, necesitan doce
períodos contables para el control interno.
▪ Crea una nueva base de datos de empresa y define el ejercicio como año natural y los
subperiodos como meses.
▪ María pregunta qué necesita para registrar un determinado documento o un asiento en un
periodo contable o un subperiodo.
▪ Le responde que SAP Business One determina automáticamente a qué período contable
pertenece la transacción en función de la fecha de contabilización de la transacción.
▪ Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers.

▪ Le explica a María, la responsable del área de contabilidad, que para crear la base de datos de
empresa es obligatorio definir los períodos contables de la empresa:
▪ Define el período contable principal: el ejercicio, que por lo general corresponde al año
natural.
▪ Y luego los subperiodos del ejercicio.
▪ Ambos analizan los procesos financieros de OEC Computers. La empresa crea el balance
contable anual una vez al año. Sin embargo, necesitan doce períodos contables para el control
interno.
▪ Crea una nueva base de datos empresarial y define el ejercicio como año natural y los
subperiodos como meses.
▪ María pregunta qué necesita para registrar un determinado documento o un asiento en un periodo
contable o un subperiodo.
▪ Le responde que SAP Business One determina automáticamente a qué período contable
pertenece la transacción en función de la fecha de contabilización de la transacción.
106
Períodos contables: resumen del proceso
▪ Subperiodos: Meses
▪ 2018-01
▪ 2018-02
▪ 2018-03
▪ …….
▪ Ejercicio: 2018 ▪ Parametrizaciones

adicionales
Fecha de contabilización
Subperiodo
 Cierre del período/ejercicio

Aquí, puede ver un resumen del proceso de períodos contables.

Existen tres pasos en el proceso de períodos contables. En este curso nos centraremos en los pasos
operativos y de parametrizaciones, los dos primeros pasos del proceso.
En el primer paso, definimos las parametrizaciones de los períodos contables. Primero se define el
período contable principal para el ejercicio. Y, a continuación, los subperiodos del ejercicio: año,
trimestres, meses o días.
El segundo paso es el operativo. En el trabajo diario, introducimos los documentos y los asientos con
una fecha de contabilización que se registrará automáticamente en el subperiodo adecuado. Los
subperiodos permiten al usuario controlar su contabilización. De esa manera, se pueden controlar las
contabilizaciones mensuales.
El tercer período es el cierre del período donde se traspasan todos los saldos de cuenta de PyG a la
cuenta de arrastre de saldos y se definen en cero las cuentas de PyG. Analizaremos el proceso de
cierre del período en otro tema.
Definición de períodos contables y subperiodos
4 1
Año Trimestres
3 2
1
Ejercicio
12 1
11 2
10 3
Meses Días
9 4
8 5
7 6
Al crear una base de datos de empresa nueva, se crean los períodos contables del primer ejercicio. A
los subperiodos los crea automáticamente SAP Business One en el ejercicio basado en la clase de
subperiodo seleccionado. Los cuatro subperiodos disponibles son: año, trimestre, mes y día.
Los subperiodos se definen en función de las necesidades empresariales de la empresa:
 Un año tiene un subperiodo.
 Los trimestres tienen cuatro subperiodos.
 Los meses tienen doce subperiodos.
 Los días pueden tener cualquier cantidad de subperiodos.
Con esta selección, el sistema crea automáticamente el número correspondiente de períodos
contables.
Un motivo para definir subperiodos será la posibilidad de bloquear un período pasado para que ningún
usuario pueda realizar contabilizaciones adicionales.
Notas importantes sobre períodos contables
▪ El inicio del ejercicio solo puede ser el primer día del mes.
▪ Cree primero los períodos contables más antiguos.
▪ Cree un nuevo período contable con antelación.
▪ Sin períodos que se solapen.
▪ La determinación de cuentas de mayor se graba por período y se

copia del período anterior al siguiente.
▪ Tome las decisiones junto con la persona responsable del área de

contabilidad del cliente.
Al crear nuevos períodos contables, tenga en cuenta las advertencias importantes siguientes:
 El inicio del ejercicio solo puede ser el primer día del mes. El inicio del ejercicio se fija
automáticamente en el primer día del mes que se ha indicado en el campo "Fecha de
contabilización desde".
 Le recomendamos crear los períodos contables desde el más antiguo en adelante. Tenga en
cuenta los datos más antiguos que desea migrar para determinar el primer período.
 Asegúrese de crear un nuevo período con antelación para permitir validaciones y posibles
modificaciones antes de empezar el trabajo.
 No puede tener períodos contables que se solapen.
 De manera predeterminada, "Desde la fecha" es el día posterior a la fecha de finalización del
último período contable existente y "Hasta la fecha" es un año después.
 La determinación de cuentas de mayor se graba por período y se copia del período anterior al
siguiente. Por consiguiente, se recomienda crear el período más antiguo, seleccionar la cuenta
primaria y, a continuación, crear los períodos adicionales. Puede modificar la determinación de
cuentas de mayor antes de comenzar a trabajar con un nuevo período.
 Aunque se podría modificar a mitad del período, no se recomienda hacerlo porque la
determinación de cuentas influye en los informes financieros.
 Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del área de contabilidad del cliente.
Juntos deben considerar temas como los informes legales y la consolidación empresarial.
Resumen
Al crear períodos contables, debe definir: • El período contable principal: el ejercicio, que suele
corresponder al año natural.
• Los subperiodos del ejercicio (año, trimestres, meses
o días).
SAP Business One determina automáticamente a • Según la fecha de contabilización de la transacción.

qué subperiodo pertenece la transacción:
Cuando crea un nuevo período contable: • Tenga en cuenta las advertencias importantes
mencionadas en el curso.

 Al crear períodos contables, debe definir el período contable principal: el ejercicio, que
normalmente corresponde al año natural.
 Los subperiodos del ejercicio (Año, Trimestres, Meses o Días).
 SAP Business One determina automáticamente a qué subperiodo pertenece la transacción en
función de la fecha de contabilización de la transacción.
 Cuando crea un nuevo período contable, tenga en cuenta las advertencias importantes
mencionadas en el curso.
110
Reconciliación interna
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema Reconciliación interna.
111
Objetivos
▪ Utilizar el proceso de reconciliación interna en cuentas de mayor e interlocutores

comerciales.
▪ Revisar las reconciliaciones del sistema
▪ Realizar una reconciliación interna (clase manual)
En este tema, discutiremos cómo utilizar el proceso de reconciliación interna, ambas reconciliaciones,
tanto las del sistema como las del usuario, en las cuentas de mayor e interlocutores comerciales.
Aprenderá cómo repasar las reconciliaciones del sistema automáticas y semiautomáticas, y cómo
realizar reconciliaciones internas manualmente.
Agenda
▪ Reconciliación interna
▪ Definición de la reconciliación interna
▪ Reconciliaciones del sistema
▪ Reconciliación completa
▪ Reconciliación parcial
▪ Reconciliación de usuario
▪ Clases de reconciliaciones de usuario
▪ Moneda de reconciliación
Presentaremos el tema reconciliación interna estudiando el proceso de reconciliación de los datos

maestros de un interlocutor comercial.
▪ Proceso de reconciliación interna
Debe Haber Debe Haber

▪ Estatus de reconciliaciones del sistema:
▪ Clases de reconciliaciones de usuario:
▪ Estatuss de reconciliaciones de usuario:
Imagine que está implementando SAP Business One con un cliente nuevo, OEC Computers.
María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, le hace algunas preguntas más
sobre el proceso de reconciliación interno. Recuerda que usted le mencionó anteriormente, que, entre
otros procesos, se relaciona con el cierre del período.
A María le complace escuchar que la mayoría de las reconciliaciones internas las realiza
automáticamente SAP Business One. Estas son las reconciliaciones del sistema.
Las reconciliaciones automáticas del sistema pueden ser parciales o totales.

▪ Completa
▪ Parcial
▪ Estados de reconciliaciones de usuario:
Ofrece a María ejemplos de reconciliaciones automáticas totales:

 Primero, en las cuentas de datos maestros de interlocutores comerciales, cuando un pago
recibido se basa en una factura de clientes (o un abono en una factura de cliente).
 Y en segundo lugar, en las cuentas de mayor de compensación, cuando deposita un cheque
recibido mediante un pago recibido.
Le explica a María que SAP Business One también realiza reconciliaciones del sistema parciales
si, por ejemplo, un cliente abona parcialmente una factura de clientes.

▪ Completa
▪ Parcial

▪ Manual
▪ Automática
▪ Estados de reconciliaciones de usuario:
▪ Semiautomática
No obstante, habrá situaciones en las que la propia María realizará reconciliaciones internas; estas
son las reconciliaciones de usuario.
Por ejemplo, cuando OEC Computers realice un pago adelantado a un proveedor y reciba la factura
de proveedores más tarde, María deberá reconciliar los datos maestros de proveedor de manera
interna y conciliar el pago con las operaciones de la factura de proveedores.
María puede realizar la reconciliación de usuario mediante una de las tres clases de reconciliación:
 Manual
 Automática
 Semiautomática

▪ Completa
▪ Parcial

▪ Manual
▪ Automática
▪ Estatus de reconciliaciones de usuario:
▪ Semiautomática
▪ Total
▪ Parcial
Al igual que las reconciliaciones del sistema, las reconciliaciones del usuario pueden ser totales o
parciales.
Pregunta de reflexión:
proceso de reconciliación interna
▪ Cuando María ve el saldo de cuenta del proveedor, este refleja el pago efectuado por adelantado y las
operaciones de la factura de proveedores.
▪ ¿Por qué es entonces importarte que María efectúe una reconciliación interna de los datos maestros de
proveedor?
Consideremos el caso que acabamos de analizar, en el que OEC Computers paga a un proveedor con
antelación y recibe la factura de proveedores más adelante.
Cuando María ve el saldo de cuenta del proveedor, este refleja el pago efectuado por adelantado y las
¿Por qué es entonces importarte que María efectúe una reconciliación interna de los datos maestros
de proveedor?
Pregunta de reflexión:
proceso de reconciliación interna
▪ Cuando María ve el saldo de cuenta del proveedor, este refleja el pago efectuado por adelantado y las
▪ ¿Por qué es entonces importarte que María efectúe una reconciliación interna de los datos maestros de
proveedor?
▪ La factura de proveedores debería aparecer como cerrada para:

▪ Pago efectuado
▪ Informes de antigüedad y créditos de dudoso cobro
La razón es que si no se realiza la reconciliación, la factura de proveedores aparecerá como pendiente

al crear un nuevo pago efectuado al proveedor.
Otra razón es el efecto en los informes, como los de antigüedad y créditos de dudoso cobro. La factura
de proveedores aparecerá como pendiente en esos informes si María no lo reconcilia con la
transacción de pago efectuado.
Agenda
Comenzaremos con la reconciliación del sistema que tiene lugar durante el trabajo diario.
Definición de la reconciliación interna
Reconciliación interna:
Conciliación y compensación Debe Haber Debe Haber
posiciones abiertas del Haber
con posiciones abiertas del Debe
en una cuenta.
El término reconciliación interna hace referencia a la confrontación y compensación de posiciones

abiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lo tanto, son internas). Esto es
necesario para las cuentas en donde un proceso empresarial no se considera completo hasta que
cada importe del Haber tiene un importe del Debe correspondiente:
 En el caso de las cuentas de clientes, un crédito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber).
 En las cuentas de proveedores, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado
(Debe).
Reconciliaciones del sistema
Estatus de reconciliaciones del sistema:

– Completa
– Parcial
En primer lugar, hablemos sobre la reconciliación del sistema.

La reconciliación del sistema se realiza automáticamente. Analicemos algunos ejemplos:
Al aplicar un pago a una factura, crear un abono para una factura o cancelar un documento, el asiento
original se reconcilia con la anulación.
Al depositar un cheque, el asiento de pago se reconcilia con los depósitos de la línea en la cuenta de
compensación.
Esto significa mayoritariamente, que no debe mantener ni conducir reconciliaciones internas en el
sistema.
Como dijimos anteriormente, el sistema puede reconciliar las transacciones ya sea total o
parcialmente.
Veremos ambos.
Reconciliación del sistema: reconciliación completa
1 2
Pago basado en una factura (o
Factura de proveedores facturas) de proveedores
Deb Debe Haber

Haber
e
Reconciliación interna
automática
Cuenta
Proveedor 202 202
en los datos maestros de bancaria
Cuenta de proveedor
compensación 202 2 Proveedor 202
/ gastos
El sistema intentará realizar automáticamente la reconciliación completa al contabilizar un pago a un

cliente o proveedor.
El sistema asocia la línea empresarial en el asiento del pago con la factura o facturas que seleccionó y
cierra las transacciones.
También cerrará los abonos seleccionados y otras transacciones que se seleccionaron en el pago.
En el gráfico mostramos cómo la reconciliación completa del sistema tiene lugar sin un pago
efectuado a un proveedor. A la izquierda mostramos la factura del proveedor con su asiento. A la
derecha vemos el pago efectuado de la factura. Cuando la factura está pagada, el sistema
automáticamente realiza la reconciliación interna en el registro maestro del proveedor.
En este ejemplo, mostramos solo una factura, pero el pago podría haberse efectuado para 2 o más
facturas y la reconciliación automática se habría realizado de todas maneras.
Con respecto a los pagos realizados con el asistente de pago o el tratamiento de extracto bancario, el
sistema propone automáticamente (y, algunas veces, asocia automáticamente) pagos con facturas o
abonos en función de los criterios que se faciliten, como la fecha de vencimiento o el importe.
Reconciliación del sistema - Reconciliación parcial
1 2
Pago basado en una factura (o
Factura de proveedores facturas) de proveedores
Deb Debe Haber

Haber
e Reconciliación
interna Cuenta
100
Proveedor 202 automática bancaria
Cuenta de en los datos
maestros de Proveedor 100
compensación/ 202
proveedor
gastos
Saldo vencido: Haber = 102 2
Saldo vencido en el informe de antigüedad
de deudas del proveedor
También es posible reconciliar las transacciones de manera parcial al emitir los pagos y cobros.
La reconciliación parcial se realiza cuando el monto de un pago no corresponde con el monto de las
transacciones seleccionadas.
Por ejemplo, un cliente puede realizar el pago de un monto parcial a pagar. Cuando se realiza un
pago parcial, el sistema ajusta el saldo vencido apropiadamente y reconcilia parcialmente la factura.
Cuando se pague el saldo restante de la factura, la factura se reconciliará por completo y el saldo
vencido será cero.
Reconciliación del sistema de cuentas provisionales
Cuenta de Pedido de Factura de

compensación entrada de proveedores
mercancías
Acreditado Debitado
SAP Business One automáticamente reconcilia las siguientes cuentas provisionales:

 Cuenta de asignación, Cuenta de compensación de gastos y Cuenta de stock en tránsito.
 El trabajo en el tratamiento de cuenta de inventario.
 En algunas localizaciones, la Cuenta de impuestos diferidos (relevante para: Austria, Costa
Rica, España, Francia, Guatemala, Italia, México y Sudáfrica)
 La Cuenta interina de anticipo y la Cuenta de compensación de anticipo.
Veamos el ejemplo de cuenta de compensación:
Si la empresa utiliza el sistema de inventario permanente, normalmente se reconcilia la cuenta de
compensación. Recuerde que una cuenta de compensación se acredita cuando se emite un pedido de
entrada de mercancías y se debita en una factura de proveedores. El sistema realiza esta
reconciliación en esta cuenta provisional.
Agenda
A continuación, veamos cómo puede el usuario gestionar el proceso de reconciliación.

Reconciliación de usuario: clase manual
Cuenta de interlocutor comercial

En este ejemplo, datos maestros de cliente
Seleccionada Origen Fecha de Importe Saldo vencido Importe a reconciliar
contabilización
 FA 10,07 1000,00 1000,00 1000,00
 FA 17,08 2000,00 2000,00 1500,00
 RC 24,08 (1000,00) (1000,00) (1000,00)
 RC 24,08 (1500,00) (1500,00) (1500,00)
 FA 01,09 3000,00 3000,00

0,00
Reconciliación interna manual en los datos maestros de cliente
Veamos las circunstancias en las que podría realizar una reconciliación de usuario:
Un cliente le paga, pero se olvida de seleccionar la factura al procesar el pago. En ese caso, se
realiza un pago en la cuenta y no en una factura en particular.
Si el pago se contabilizó como pago a cuenta porque no se seleccionaron facturas, el pago y las
facturas estarán pendientes (y por lo tanto, sin reconciliar).
Otro ejemplo del pago a cuenta puede ser cuando existe un acuerdo con un cliente para pagar un
importe fijo mensual independientemente de los montos actuales de la factura. Nuevamente, al no
seleccionar facturas, no se reconcilian.
En estos casos, debe reconciliar la cuenta de interlocutor comercial con la función Reconciliación
como reconciliación de usuario.
Para realizar una reconciliación interna para un interlocutor comercial, seleccione la opción
Reconciliación en el área Reconciliación interna del módulo Interlocutores comerciales .
También puede realizar la reconciliación de usuario en una cuenta de mayor. Por ejemplo, en
escenarios especiales de saldos pendientes y cuando se trabaja con cuentas diferidas. La ventana
Reconciliación para las cuentas de mayor se encuentra en el área Reconciliación interna en el
módulo Finanzas.
Clases de reconciliaciones de usuario

▪ Manual
▪ Automática Debe Haber Debe Haber
▪ Semiautomática
‫להחליף צילום מסך‬
Puede realizar la reconciliación de usuario mediante una de las tres clases de reconciliación: Manual,
automática y semiautomática
La reconciliación manual es útil si trabaja con pocas transacciones o casos en los que las
reconciliaciones parciales lo requieren o donde las transacciones se contabilizan para más de un
La reconciliación automática se usa para reconciliar una gran cantidad de transacciones, o una gama
de interlocutores comerciales, basada en las prioridades y los parámetros definidos por el usuario.
La reconciliación semiautomática se usa para reconciliar manualmente transacciones basadas en
recomendaciones proporcionadas por SAP Business One.
La opción múltiples BP aparece solo cuando se selecciona la clase reconciliación manual. Esta opción
permite que se reconcilien las transacciones de más de un interlocutor comercial.
Por ejemplo, en algunas localizaciones, si un determinado interlocutor comercial es cliente y
proveedor a la vez y, por tanto, tiene dos registros maestros de interlocutor comercial, las
transacciones creadas se pueden reconciliar con ambos registros de datos maestros de interlocutor
comercial.
Reconciliación de varios interlocutores comerciales
Un interlocutor
comercial
conectado
Es posible reconciliar varios interlocutores comerciales entre sí.

Uno de los escenarios comunes de la reconciliación de varios interlocutores comerciales se produce
entre un cliente y un proveedor conectados. En este escenario, hay un proveedor que también es un
cliente de la empresa. En este caso, la empresa desea hacer igualar la deuda del proveedor con el
saldo pendiente del cliente.
Cuando selecciona la casilla de selección Considerar IC conectados y selecciona el interlocutor
comercial, el sistema añade automáticamente el interlocutor comercial conectado a la ventana de
criterios de selección.
En la imagen, puede ver la ventana Reconciliación interna de IC - Criterios de selección y que la
casilla de selección considerar IC conectados está marcada. En la tabla, se seleccionan los registros
de Maxi Teq, el cliente, y Maxi Teq, el proveedor. Una vez seleccione Reconciliar, se visualizarán las
facturas de clientes y las facturas de proveedores pendientes. Ahora es posible compensar el saldo
vencido de las facturas de proveedores desde las facturas de cliente.
Consulte el tema Clientes y grupos de clientes para aprender a conectar un cliente con un
proveedor.
Tenga en cuenta que también puede reconciliar varios interlocutores comerciales que no están
conectados. Seleccione los interlocutores comerciales relevantes en la tabla de la ventana de criterios
de selección.
129
Reconciliación de varios interlocutores comerciales – Asiento
Ninguna reconciliación entre dos o más interlocutores comerciales (conectados y no conectados)

genera un asiento automático.
El asiento compensa el registro de los interlocutores comerciales.
La imagen muestra el asiento que se creó cuando la factura de clientes se reconcilió con la factura de
proveedores.
Este es un ejemplo sencillo en el que los importes reconciliados son iguales. Se efectúa un abono al
cliente y un cargo al proveedor.
130
Moneda de reconciliación
Moneda IC
Una reconciliación interna se realiza en una moneda: la moneda de la cuenta.

Esto es relevante tanto para la reconciliación de usuario como para la de sistema, y para las cuentas
de interlocutor comercial y de mayor.
Si la moneda del interlocutor comercial especificado se fija en moneda local o todas las monedas, la
moneda de reconciliación será la moneda local. Si una de las monedas extranjeras se especificó
para el interlocutor comercial, la moneda de reconciliación es esta moneda extranjera.
En el ejemplo presentado la moneda local de la empresa es Libra esterlina y Maxi-Teq es un cliente
local que tiene Libra esterlina definida como moneda de interlocutor comercial. Por lo tanto, la
moneda de reconciliación es la moneda local, que es libra esterlina.
SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local y la
moneda del sistema.
La moneda local es la moneda en la que la empresa está obligada legalmente a llevar sus libros. En
nuestro ejemplo, la libra esterlina.
La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local y resulta especialmente útil en
subsidiarias de empresas internacionales cuya sede central utiliza una moneda diferente de la de las
subsidiarias (por ejemplo, Libra esterlina en la subsidiaria y USD en la sede central).
Todas las columnas de importe de la ventana Reconciliación interna muestran el importe actualizado
en la moneda local y en la moneda del sistema. Entonces podrá fijar el importe a reconciliar.
Todas las reconciliaciones internas (sistema y usuario) deben saldarse en la moneda del sistema y en
la moneda local.
Si no se saldan en ninguna de ellas, el sistema crea una transacción de saldo que permite que la
reconciliación interna se salde en moneda local y en moneda del sistema.
En el ejemplo que se muestra, la reconciliación entre el saldo de la factura y el pago recibido en la
moneda local. Es de 500 libras esterlinas en el Debe y el Haber y el saldo es cero. Sin embargo,
existe un saldo de 10 dólares estadounidenses en la moneda del sistema debido a las diferencias de
cambio entre la fecha de la factura y la de pago. El sistema automáticamente creó una transacción de
saldo para compensar la moneda del sistema.
Transacciones de saldo en la reconciliación interna
Durante la reconciliación, el sistema El sistema crea de forma automática:

verifica:
➢ Un asiento de la diferencia
✓ Una diferencia en la moneda local cuando
en tipo de cambio
hay implicada una moneda extranjera
(en ML y MS)
✓ Una diferencia en la moneda del sistema

➢ Un asiento de la diferencia de conversión
cuando la moneda local de la empresa
(solo en MS)
es distinta a la moneda del sistema
Existen dos clases de transacciones de saldo:

▪ Diferencia de tipo de cambio – Este asiento se crea automáticamente al reconciliar las
transacciones en una moneda extranjera, donde el importe en moneda local se diferencia entre las
transacciones reconciliadas, debido a los diferentes tipos de cambio de la moneda extranjera. Por
ejemplo: se envíaun pago un mes después de la creación de la factura.
▪ Diferencia del tipo de conversión: Este asiento se crea automáticamente cuando la moneda del
sistema es diferente de la moneda local y la moneda del sistema difiere entre las operaciones
reconciliadas.
133
Debe definir el tipo de cambio realizado y las cuentas de diferencia de conversión en las fichas
Ventas, Compras y General de la ventana Determinación de cuentas de mayor.
Puede añadir las transacciones de diferencia de tipo de cambio en la ventana Reconciliación interna
seleccionando la opción Visualizar solo transacciones en MS.
Al seleccionar esta casilla de verificación solo se agregarán transacciones adicionales que tienen
saldos vencidos en la moneda del sistema. Esto permite la presentación completa del saldo pendiente
en la moneda del sistema en la ventana Reconciliación interna.
Trataremos más cuestiones relativas a la moneda local y del sistema en el tema Monedas.
Identificadores únicos
▪ Identificador único para reconciliaciones internas:

▪ Reconciliaciones de usuario:
Manual, automática o semiautomática
El sistema asigna un número de reconciliación único a cada reconciliación de usuario interno completa
(ya sea manual, automática o semiautomática).
También graba y asigna un número único a las reconciliaciones del sistema, por ejemplo, las
reconciliaciones efectuadas durante el procesamiento de pagos.
Gestión de reconciliaciones anteriores
Cuenta
Cancelar
2000 5000
reconciliación de
usuario 3000 2000
Cuenta
2000 5000
3000 2000
La función Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar una reconciliación de

usuario.
Esta función no permite anular contabilizaciones de reconciliación. Las contabilizaciones siguen
existiendo, aunque se cancele la reconciliación. Si desea anular estas contabilizaciones, debe
anularlas en el libro mayor con el método habitual, es decir, seleccionando Datos  Cancelar en la
visualización del asiento.
Para cancelar reconciliaciones de usuario para interlocutores comerciales o cuentas de mayor,
seleccione la opción Gestionar reconciliaciones anteriores en el área Reconciliaciones internas del
módulo Interlocutores comerciales o Finanzas.
Resumen (1/2)
El término Reconciliación interna, hace referencia a: • La conciliación y compensación de las partidas

abiertas del Haber con las partidas abiertas del
Debe de una cuenta (por lo tanto, internas).
Para cuentas de proveedor: • Una deuda (Haber) se reconcilia con un pago

efectuado (Debe).
La reconciliación interna puede ser: • Reconciliación del sistema

• Reconciliación de usuario
Los estados de ambas, la reconciliación del sistema y • Total

la reconciliación del usuario, son: • Parcial
Clases de reconciliaciones de usuario: • Manual (con la opción Múltiples IC)

• Automática
• Semiautomática

▪ El término reconciliación interna hace referencia a la confrontación y compensación interna de
posiciones abiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta.
▪ En las cuentas de proveedor, una deuda (Haber) se reconcilia con un pago efectuado (Debe). En
el caso de las cuentas de clientes, un crédito (Debe) debe ir seguido de un pago recibido (Haber).
▪ La reconciliación interna puede ser reconciliación del sistema o reconciliación de usuario.
▪ Existen dos estatus tanto para la reconciliación del sistema como para la reconciliación de usuario:
completa y parcial
▪ Existen tres tipos de reconciliación de usuario: manual, automática y semiautomática. El tipo
manual incluye una opción para reconciliar múltiples interlocutores comerciales entre sí.
137
Resumen (2/2)
Una reconciliación interna se realiza en una moneda: • Moneda local (IC/Cuenta = moneda local o todas
las monedas)
• Moneda extranjera (IC/Cuenta = moneda
extranjera )
SAP Business One puede gestionar la contabilidad en • En la moneda local

dos monedas paralelas: • y en la moneda de sistema.
Todas las reconciliaciones internas (de sistema y de • En la moneda local

usuario) deben saldarse: • y en la moneda de sistema.
El sistema asigna un único número de reconciliación a • Reconciliación del sistema

cada reconciliación interna tanto para: • Reconciliación de usuario
La función Gestionar reconciliaciones anteriores permite: • Revisar o cancelar una reconciliación de usuario.
▪ Una reconciliación interna se realiza en una moneda. La moneda puede ser la moneda local o una
moneda extranjera. La moneda local se usa si la cuenta de interlocutor comercial se fijó en moneda
local o en todas las monedas. Si el interlocutor comercial se fija en una moneda extranjera,
entonces esa moneda se usará para la reconciliación.
▪ SAP Business One puede gestionar la contabilidad en dos monedas paralelas: la moneda local y la
moneda del sistema.
▪ Todas las reconciliaciones internas, sean del sistema o de usuario, deben saldarse en la moneda
local y en la moneda del sistema.
▪ El sistema asigna un único número de reconciliación a cada reconciliación interna tanto para las
reconciliaciones del sistema como para las reconciliaciones de usuario.
▪ La función Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar una reconciliación de
usuario.
138
Gestión de pagos
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PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema de la gestión de pagos.
139
Objetivos
▪ Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One
▪ Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas.
▪ Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localización y las
necesidades del cliente.

 Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como: cobros,
pagos y depósitos.
 Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas.
 Ajusta el escenario de pago adecuado para las necesidades del cliente y la localización según
las decisiones tomadas junto al contador del cliente.
Gestión de cobros:
Ejemplo empresarial
Cobro
Depósito
Cuenta bancaria
Primero, veremos un proceso de pago manual típico:

Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de acuerdo con las
condiciones de pago acordadas: Efectivo, plazos, neto 30, etc.
En nuestro ejemplo empresarial, María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers,
se encarga de los cobros todas las tardes.
Ella visualiza la cuenta bancaria de la empresa en línea para ver los cobros recibidos de los clientes
mediante transferencia bancaria.
En SAP Business One, verifica las cuentas de tarjetas de crédito (Visa y Master Card) para ver la
cantidad de cobros con tarjeta de crédito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el centro de
servicio al cliente durante el día.
María introduce un depósito con tarjeta de crédito en SAP Business One para registrar los pagos que
Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la empresa.
Observe que en este ejemplo empresarial nos centramos en el proceso de pago manual.
Recuerde que también dispone del Asistente de pago y de las opciones del Tratamiento de extractos
bancarios que le permiten crear cobros y pagos efectuados automáticamente y semiautomáticamente.
Para obtener más información acerca de la creación de pagos en lotes, consulte el curso del asistente
de pago.
Pagos recibidos:
Medios de pago en efectivo, con tarjeta de crédito y cheque
Pagos recibidos -
Medios de pago:
▪ Efectivo
▪ Verificar Factura de Cobro Cuenta Depósito Cuenta
▪ Tarjeta de crédito clientes de compensación bancaria
Cuenta de compensación: Cuenta de compensación:

Cheque/Tarjeta de crédito/ 105 Cheque/Tarjeta de crédito/ 105
Efectivo Efectivo
Cliente 105 Cuenta bancaria 105

▪ Existen cuatro opciones de medios de pago para los cobros. Primero veremos los tres medios de
pago que generalmente consisten en un proceso de dos pasos: efectivo, cheques y tarjeta de
crédito.
▪ Independientemente del medio de pago, cuando se emite un cobro completo se cierra la factura
pendiente en la cuenta de deudor.
▪ Los pagos en efectivo, por cheque y con tarjeta de crédito se contabilizan en una cuenta de
compensación.
▪ Tenga en cuenta que el término “compensación” se utiliza en la localización para EE. UU. En otras
localizaciones, el término podría ser: “cuenta temporal” o “cuenta transitoria”. Las cuentas de
compensación deben predefinirse en la definición.
▪ En el ejemplo, vemos un Pago efectuado en la izquierda por 105 que genera el siguiente asiento
automático:
▪ Debe en una cuenta de compensación: saldo de caja/tarjeta de crédito/cheques recibidos.
▪ Haber en una cuenta de deudor.
▪ Es posible integrar herramientas externas, como sistema de punto de venta y autorización
de transacciones con tarjeta de crédito, en el proceso estándar.
▪ El sistema recupera las cuentas monetarias y de cobro de cheques de la ventana Determinación
de cuentas de mayor.
▪ La cuenta de la tarjeta de crédito se recupera desde el campo Cuenta de mayor en la ventana de
definición de tarjetas de crédito de la configuración bancaria en el módulo Administración.
▪ En la derecha, vemos la segunda contabilización del documento Depósito que se usó para
transferir los fondos de la cuenta de compensación a la cuenta de banco propio y compensar dicha
cuenta.
Cobros: Medios de pago por transferencia bancaria
Pago recibido –
Medios de pago:
▪ Transferencia bancaria
Factura de Cobro Cuenta
clientes bancaria
Debe Haber
Cuenta bancaria 105
Cliente 105
Otra opción para los medios de pago es la transferencia bancaria.

Cuando un cliente paga mediante Transferencia bancaria la transacción NO involucra una cuenta de
compensación. El cliente transfiere el pago directamente al banco propio.
Aquí vemos el Debe en el banco propio, y el Haber en la cuenta del deudor.
Estructura de un documento de pago
Cobros / Pagos
Cabecera de documento
de pago
Facturas pendientes,
abonos y asientos
Totales, comentarios
Las ventanas para pagos recibidos y efectuados son prácticamente idénticas. La pantalla está dividida
en las siguientes partes:
 El área de la cabecera del documento (arriba)
 El área para la selección de facturas pendientes, abonos y asientos, así como para la
asignación de importes de pago (en el medio).
 El área para especificar comentarios y visualizar totales (en la parte inferior)
Cómo determinar el importe de pago
Doc. Plazos * Total Saldo vencido Descuento por Tipo Pago total
Sel. pronto pago
doc.
 101 1 de 2 * 200 180 FA 180
 101 2 de 2 100 100 2% FA 98
 202 1 de 1 * -20 -20 CN -20
 204 1 de 1 * -98 -98 JE -98
 Pago a cuenta 25
Importe total vencido 185
Saldo pendiente 25
En el área central, se seleccionan las transacciones pendientes de pago de la tabla mediante la casilla
de selección de la columna Seleccionado.
El sistema le ofrece herramientas para identificar rápidamente la naturaleza de los documentos que se
muestran y para colaborar con su selección.
Descuento por
Sel. Doc. Plazos * Total Saldo vencido pronto pago
Tipo Pago total
doc.
 101 1 de 2 * 200 180 FA 180
 101 2 de 2 100 100 2% FA 98
 202 1 de 1 * -20 -20 CN -20
 204 1 de 1 * -98 -98 JE -98
Saldo pendiente 25
Un asterisco (*) tras la fecha de la factura indica que esta ya ha vencido. La fecha de vencimiento de
la factura es anterior o equivalente a la fecha actual.
El porcentaje de descuento por pronto pago muestra la tasa de descuento por pronto pago definida
para el interlocutor comercial, depende de la fecha del pago recibido y de la fecha de la factura. Si es
necesario, puede modificarlo.
▪ La columna Pago total muestra el importe pendiente de una factura. El sistema propone el saldo
vencido como el importe a pagar. Modifique este importe si el pago solo es parte del importe de la
factura.
Sel. pronto pago
doc.
 101 1 de 2 * 200 180 FA 180
 101 2 de 2 100 100 2% FA 98
 202 1 de 1 * -20 -20 CN -20
 204 1 de 1 * -98 -98 JE -98
Saldo pendiente 25
La columna de clase de documento muestra el origen de cada línea. Por ejemplo, IN para factura, CN
para abono y JE para asiento.
Sel. pronto pago
doc.
 101 1 de 2 * 200 180 FA 180
 101 2 de 2 100 100 2% FA 98
 202 1 de 1 * -20 -20 CN -20
 204 1 de 1 * -98 -98 JE -98
Saldo pendiente 25
Con las Parametrizaciones de formulario, puede elegir mostrar el indicador de número de referencia
de IC en la tabla. Esto le permite basar el pago en el número de factura del proveedor en lugar de en
su propio número de documento interno al emitir un pago efectuado.
Puede elegir que el sistema muestre todas las transacciones en la tabla o limitar la visualización a las
facturas y abonos. La parametrización para mostrar una transacción de manera predeterminada se
encuentra en las parametrizaciones de documento para pagos efectuados y recibidos.
Si desea documentar un pago que no se basa en una factura. Por ejemplo, pago anticipado,
seleccione la opción Pago a cuenta.
En este ejemplo, el Importe total vencido incluye el pago a cuenta y el importe total de pago de las
transacciones abiertas de la tabla.
Cómo especificar el medio de pago
1. Determine el importe de pago.
2. Distribuya el importe de pago según el medio de pago.
Medios de pago posibles:

 Verificar
 Transferencia bancaria
 Tarjeta de crédito
 Efectivo
* Letra de cambio
Una vez determinado el importe de pago, se debe especificar el medio de pago. Puede seleccionar
uno de los siguientes medios de pago: Cheque, Transferencia bancaria, Tarjeta de crédito o Efectivo.
En algunos países, también se puede utilizar el medio de pago Efecto .
▪ Seleccione el icono Medios de pago para abrir la ventana Medios de pago .
En la mayoría de los casos, el pagador paga el importe completo con un solo medio de pago. Sin
embargo, es posible distribuirlo en varios medios de pago. El sistema toma los detalles del medio de
pago para los pagos recibidos del registro maestro de clientes.
Al contabilizar un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las
transacciones. Si el pago se contabilizó como Pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen
abiertos. Si se efectuó un pago parcial, el sistema ajusta en consecuencia el saldo vencido.
Depósitos de efectivo y cheques
Cliente Saldo de caja Banco
FP 1 1 2 2
Factura Pago recibido Efectivo

pendiente Medio de pago Efectivo Depósito
Si extrae efectivo de su saldo de caja o cheques del cajón de cheques y los lleva al banco, puede
utilizar la transacción Depósito para contabilizar esta transferencia.
En este gráfico vemos el proceso de los pagos en efectivo. El pago recibido se coloca en el Debe de la
cuenta de deudor y el efectivo en el Haber de una cuenta disponible. Cuando se realiza el depósito, el
depósito de efectivo se acredita y la cuenta bancaria se debita.
Depósitos de efectivo y cheques
Cliente Saldo de caja Banco
FP 1 1 2 2
Factura Pago recibido Efectivo

pendiente Medio de pago Efectivo Depósito
Cliente Cheques rec. Banco
FP 1 1 2 2
Factura Pago recibido Depósito de

pendiente Medio de pago Cheque cheques
Un depósito de cheques es similar.

El cobro se coloca en el Debe de la cuenta de deudor y en el Haber los cheques recibidos en la
cuenta. Cuando se realiza el depósito, la cuenta de cheques recibidos se acredita y la cuenta bancaria
se debita.
Cancelación de pagos y depósitos
Factura de Cobro Depósito Cuenta

clientes bancaria
Cobro Depósito
recibido
SAP Business One admite varios escenarios de cancelación de pagos, depósitos y cheques.
Por ejemplo:
 Si indica un pago o depósito incorrectos,
 En las situaciones en las que se cancela un pago, o
 En caso de que necesite cancelar un pago o depósito después de que se haya depositado un
cheque relacionado con un pago.
 Observe que puede cancelar un cheque depositado de un depósito de varios cheques.
Para conocer más detalles sobre cómo cancelar pagos, depósitos y cheques consulte la Ayuda en
línea.
Proceso de pago en SAP Business One: Compras
Pago efectuado:
Medio de pago
▪ Verificar Factura de Pago Cuenta
▪ Tarjeta de crédito proveedores bancaria
▪ Efectivo
▪ Transferencia bancaria
Debe Haber
Cuenta bancaria 202
Proveedor 202
Trabajar con pagos es similar a trabajar con cobros, excepto, por supuesto, que se paga dinero en
lugar de recibirlo.
Al crear un pago:
 Hay un Debe en la cuenta de acreedor,
 Y se acredita a la cuenta bancaria
A diferencia de los cobros, normalmente el proceso de pagos manuales no incluye cuentas temporales
ni de compensación para tarjetas de crédito, cheques y transferencias bancarias. En su lugar, la
contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta bancaria.
Si desea utilizar una cuenta temporal o de compensación, se puede insertar manualmente una cuenta
provisional en el campo Cuenta de mayor en la ventana Medios de pago. Luego, cuando se resta el
pago del banco, se debe especificar una entrada manual para debitar la cuenta provisional y acreditar
la cuenta bancaria.
Además, se puede utilizar el asistente de pago para generar automáticamente pagos contra una
cuenta de compensación si se define una en la ventana Cuentas de banco propio – Configuración .
Consulte el curso de Asistente de pagos para obtener más información acerca de este proceso.
Si quiere establecer que el sistema utilice cuentas de compensación automáticamente, puede utilizar
el Tratamiento de extracto bancario. Esta funcionalidad puede fijarse para contabilizar
automáticamente la transferencia entre las cuentas de compensación y bancarias.
Resumen (1/2)
En los cobros, los pagos en efectivo, cheques y • Una cuenta de compensación o temporal.
tarjeta de crédito normalmente se contabilizan en:
Se debe procesar un documento de Depósito para: • Transferir los fondos desde la cuenta de compensación
a la cuenta de banco propio.
• y compensar la cuenta de compensación.
Cuando un cliente paga mediante el medio de • Este medio de pago no incluye ninguna cuenta de
pago Transferencia bancaria: compensación.
• El cliente transfiere el pago directamente al banco
propio.
En un documento de pago, un asterisco (*) • La factura está vencida. La fecha de vencimiento de la

después de la fecha de factura indica que: factura es anterior o equivalente a la fecha actual.

En los cobros, los pagos en efectivo, cheques y tarjeta de crédito generalmente se contabilizan
en una cuenta de compensación o temporal.
Se debe procesar un documento de Depósito para transferir los fondos de la cuenta de compensación
a la cuenta de banco propio y compensar dicha cuenta.
Cuando un cliente paga mediante Transferencia bancaria, la transacción no implica una cuenta de
compensación. El cliente transfiere el pago directamente al banco propio.
En un documento de pago, un asterisco (*) después de la fecha de factura indica que la factura está
vencida. La fecha de vencimiento de la factura es anterior o equivalente a la fecha actual.
Resumen (2/2)
En los pagos, normalmente el proceso • Una cuenta de compensación o temporal. En su lugar, la

no implica: contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta
bancaria.
Si desea utilizar una cuenta de • Insertar manualmente una cuenta provisional en el campo Cuenta de
compensación o temporal en los mayor en la ventana Medio de pago.
pagos efectuados, deberá: • Utilice el asistente de pago para generar automáticamente pagos
contra una cuenta de compensación.
• Utilice la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario.
En los pagos el proceso generalmente no implica cuentas de compensación o temporales. En su

lugar, la contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta bancaria.
Si desea utilizar una cuenta de compensación o temporal en los pagos, puede hacerlo de tres modos.
Puede insertar manualmente una cuenta provisional en el campo Cuenta de mayor en la ventana
Medio de pago. Puede usar el asistente de pagos para generar pagos automáticamente para una
cuenta de compensación. O puede utilizar la funcionalidad Tratamiento de extracto bancario.
El asistente de pagos
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema del asistente de pagos.
156
Objetivos
▪ Ejecutar el asistente de pagos para generar pagos en un lote

▪ Explicar distintos escenarios al ejecutar el asistente de pago.

▪ Ejecute el asistente de pagos para generar pagos en un lote
▪ Explicar distintos escenarios al ejecutar el asistente de pago.
▪ María, la responsable de contabilidad de OEC Computers, desea hacer que el

proceso de creación de los pagos de los clientes y los proveedores sea más
eficaz.
María desea crear pagos mensuales en un lote.
▪ Le presenta a María el Asistente de pagos y le muestra las parametrizaciones

necesarias para ejecutar la herramienta.
▪ María, la responsable de contabilidad de OEC Computers, desea hacer que el proceso de
creación de los pagos de los clientes y los proveedores sea más eficaz.
María desea crear pagos mensuales en un lote.
▪ Le presenta a María el Asistente de pagos y le muestra las parametrizaciones necesarias para

ejecutar la herramienta.
158
Resumen del asistente de pago
Asistente de pago
Cobros:
Cuenta bancaria Pagos:
▪ Transferencia ▪ Cheques
bancaria ▪ Transferencia
bancaria
El Asistente de pago permite crear cobros y pagos en lotes para transferencias bancarias, cheques y
letras de cambio. Los pagos se crean en función de los criterios de selección y las vías de pago.
El asistente de pago crea:
 Cobros por transferencias bancarias y
 Pagos por cheques y transferencias bancarias
Las ejecuciones del asistente de pago comprenden transacciones y documentos de clientes y
proveedores que no están pagados por completo, abonados ni reconciliados. Las ejecuciones también
cubren los pagos a cuenta que no están imputados ni reconciliados en transacciones específicas.
Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito bancario, el asistente
de pago crea los ficheros de pago en el formato específico del país adecuado.
También hay una opción para emitir una Ejecución de orden de pago que crea un archivo bancario, no
crea ningún asiento y deja las facturas abiertas. Las facturas se cerrarán después de obtener la
confirmación del banco.
Esta función recibe soporte de 2 informes:
 Informe de Órdenes de pago por interlocutor comercial, y
 Informe de Órdenes de pago por Ejecución de pago
Asistente de pago: Criterios de selección
Criterios de selección
Ejecución de pago Parámetros Interlocutores comerciales Parámetros de Vía de pago: Criterios de

Sel. generales Criterios de selección documento selección
Recomendaciones
En el asistente de pagos, los pagos se crean en función de los criterios de selección y las vías de
pago.
Este gráfico muestra los pasos en el asistente de pagos.
Primero, cada ejecución del asistente de pago se identifica mediante un nombre y la fecha de
ejecución del pago.
A continuación, debe especificar varios criterios de selección como se indica:
 Parámetros generales, como la fecha de la siguiente ejecución de pago planificada, la clase
(pago o cobro), el medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documentos
utilizados para crear los documentos de pago.
 Los interlocutores comerciales que verifica el sistema para localizar facturas vencidas. Se
incluye el criterio de selección expandido.
 Criterios de selección para los documentos que incluye el sistema, como rango de fechas.
 Por último, los métodos de pago que se utilizarán en la ejecución de pago.
En función de estos criterios de selección, el sistema crea un informe de recomendaciones o una
lista de pagos sugeridos:
 Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones.
 Mediante el pulsador Añadir fila manual, puede crear un documento de pago o una fila de orden
de pago entre una cuenta de banco propio y un interlocutor comercial o una cuenta de destino
sin hacer referencia a ningún documento de SAP Business One.
 El pulsador Transacciones no incluidas crea una lista de todas las partidas abiertas que no se
han podido incluir en la ejecución del pago.
Asistente de pago: Paso Opciones de grabación
Ejecución de pago Parámetros Interlocutores comerciales Parámetros de Vía de pago: Criterios de
Sel. generales Criterios de selección documento selección
Cargar
Ejecuciones Grabar Recomendaciones

de pago
grabadas
Ejecutar ejecución de orden de pago

Ejecutar ejecución de pago/
En el paso Opciones de grabación, puede:

▪ Grabar los criterios de selección sin el informe de recomendación. Esta opción no reserva las
transacciones abiertas seleccionadas para esta ejecución de pago. De todos modos, puede
compensar las transacciones mediante los documentos de pagos recibidos o efectuados o
mediante una nueva ejecución de pago.
▪ La segunda opción es grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior. Así se
reservan las transacciones abiertas seleccionadas únicamente para esta ejecución de pago, o
sea que las transacciones abiertas grabadas en esta opción no se pueden compensar mediante
los documentos de pagos recibidos o efectuados ni en una nueva ejecución de pago.
Para borrar una ejecución de pago recomendada, en el primer paso del asistente de pago,
seleccione la ejecución de pago, haga doble clic y seleccione Cancelar.
▪ También hay una opción para emitir una Ejecución de orden de pago que crea un archivo
bancario, no crea ningún asiento y deja las facturas abiertas. Las facturas se cerrarán después
de obtener la confirmación del banco.
Al recibir la confirmación del banco, puede cargar la ejecución de pago grabada, ejecutar los
pagos y cerrar las facturas.
▪ La cuarta opción, Ejecutar ejecución de pago, simplemente ejecuta los pagos.
▪ Y la última opción: Ejecutar ejecución de pago en el servidor, permite al usuario establecer una
hora planificada (con retraso) para la ejecución.
Asistente de pago: Creación de pagos
Recomendaciones
▪ Impresión de Documentos de pago Transferencia

bancaria
Fichero de pago
informes
▪ Impresión de
documentos
Cheques Impresión de
cheques
Cuando ejecuta los pagos, el sistema crea automáticamente los documentos de pago para las
recomendaciones aceptadas.
Un pago generalmente consolida facturas para un interlocutor comercial, a menos que se lo
especifique de otro modo en el maestro de interlocutores comerciales. Por ejemplo, puede elegir pago
único para crear un pago para cada factura de ese interlocutor comercial.
Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito bancario, el asistente
de pago puede crear el fichero de pago en el formato específico del país para que se envíe al banco
de la empresa. Para crear o adaptar formatos, utilice el Administrador de ficheros electrónico (EFM).
Este add-on de SAP Business One es una herramienta gráfica que permite al usuario definir y
modificar los formatos de fichero bancario.
Si los pagos creados son pagos con cheque, pueden imprimirse directamente desde el sistema. Una
vez impresos los cheques, el sistema asigna los números de cheque. Una vez finalizado el proceso,
utilice la opción Confirmación de número de cheque en el módulo Gestión de bancos para confirmar
los números asignados.
Vías de pago como principal instrumento de control
Definición
Tipo Medios de pago
Pago ▪ Verificar
▪ Transferencia
bancaria
Cobro
Banco propio
Opciones de validación
Es muy importante definir vías de pago cuando se realiza la configuración de la gestión de bancos en
el módulo Gestión. Estos datos se utilizan por defecto en todas las ejecuciones de pago.
Con la vía de pago, se puede controlar todo el proceso de pago.
En la definición de una vía de pago, se debe definir lo siguiente:
 En primer lugar, la clase de pago y el medio de pago: en el caso de los pagos efectuados:
cheque o transferencia bancaria, en el caso de los pagos recibidos: solo transferencia bancaria.
 En segundo lugar, el banco propio y la cuenta bancaria que, por lo general, deben recibir o
emitir el pago realizado con este método de pago. Si la empresa trabaja con un banco propio
adicional, defina una vía de pago para cada banco o sucursal.
 En tercer lugar, las verificaciones de validación que el sistema deberá realizar antes de utilizar
esta vía de pago, así como restricciones de importes.
 Y, por último, las contabilizaciones en relación con las cuentas de mayor provisionales.
 Nota: Puede definir una vía de pago como inactiva desmarcando la casilla Activo. Esta vía no se
incluirá en la ejecución de pago.
Vías de pago como principal instrumento de control
Factura de proveedores
Interlocutor comercial
Vía de pago
▪ Todas las vías de entrada y salida de pagos definidas en SAP Business One aparecen en los registros
maestros de los interlocutores comerciales, en la ficha Ejecución de pago.
▪ Para especificar qué métodos de pago desea usar con cada interlocutor comercial, seleccione la
casilla Incluir para el método de pago preferido.
▪ Observe que puede que deba desplazarse hacia la derecha para ver la columna Incluir.
▪ Puede fijar una vía de pago por defecto que se asignará automáticamente a los nuevos interlocutores
comerciales en la ficha IC en Parametrizaciones generales.
▪ En el registro maestro, también puede fijar una vía como vía de pago por defecto que se utilizará en
todos los documentos para este interlocutor comercial.
▪ En función de las parametrizaciones de la ejecución de pago, el sistema selecciona automáticamente
una de las vías de pago que aparecen en los registros maestros de los interlocutores comerciales. Si
desea utilizar una vía de pago concreta para una determinada factura, también puede indicar
directamente la vía de pago en la propia factura.
▪ Nota: Para usar el asistente de pago, asegúrese de haber fijado los bancos y las cuentas de banco
propio:
▪ Puede definir los bancos con los que trabaja su empresa en el área de configuración de la gestión
de bancos en el módulo Gestión.
▪ Puede definir más de una sucursal o cuenta como banco propio en SAP Business One. Para ello,
utilice la ventana Cuentas de banco propio en el área de configuración de la gestión de bancos en el
módulo Gestión.
▪ En los datos maestros de interlocutor comercial de proveedor, en la ficha Condiciones de pago,
defina los datos bancarios del interlocutor comercial. Esta información se utilizará para los pagos
creados por el asistente de pago.
Resumen
El Asistente de pago crea pagos en • Cobros de transferencias bancarias y

lotes para: • pagos de transferencias bancarias y cheques efectuados.
En el asistente de pago también existe • Crea un archivo bancario,

una opción para emitir una Ejecución • no crea ningún asiento
de orden de pago que: • y deja las facturas abiertas.
Con la vía de pago, puede: • controlar el proceso del asistente de pago.
En el registro maestro de cada • que vías de pago desea usar para el interlocutor comercial.
interlocutor comercial, especifica: • Una vía como vía de pago por defecto que se utilizará en todos los
documentos para este interlocutor comercial.

• El asistente de pagos crea pagos en lotes para transferencias bancarias recibidas y cheques y
pagos en transferencias bancarias efectuadas.
• En el asistente de pago también hay una opción para emitir una Ejecución de orden de pago que
crea un fichero bancario; no crea ningún asiento y deja las facturas abiertas.
• Con el método de pago se puede controlar el proceso del asistente de pagos.
• En los registros maestros de cada interlocutor comercial, debe especificar qué vías de pago
desea utilizar para el interlocutor comercial y una vía de pago por defecto que se utilizará en
todos los documentos para este interlocutor comercial.
Reconciliación de cuenta bancaria: Resumen
PUBLIC
▪ Bienvenido al tema Reconciliación de cuenta bancaria: Resumen.
166
Objetivos
Al finalizar esta unidad, podrá:

▪ Explicar las opciones para la reconciliación externa de una cuenta bancaria
de mayor.
▪ En este tema, trataremos las opciones para la reconciliación externa de una cuenta bancaria de
mayor.
▪ Nota: un requisito previo obligatorio para este tema es tener un buen conocimiento de los procesos
financieros de SAP Business One y los principios contables generalmente aceptados.
Gestión de reconciliaciones en la cuenta bancaria:
Ejemplo empresarial
▪ Una vez a la semana, María, la contable de OEC Computers, recibe un extracto de

cuenta del banco.
▪ María le pregunta cuál es la manera más eficaz de registrar este extracto de cuenta
en SAP Business One.
▪ Y cómo conciliar las operaciones que el banco ha registrado para OEC Computers
con la operación que ella ha registrado para la cuenta de mayor bancaria en SAP
Business One.
▪ Debe tener en cuenta que OEC Computers emite y recibe pagos utilizando todos los
medios de pago (depósitos de cheques y efectivo, cheques para pagos y
transferencias bancarias).
▪ Aquí presentamos un ejemplo empresarial:

▪ Una vez a la semana, María, la contable de OEC Computers, recibe un extracto de cuenta del
banco.
▪ María le pregunta cuál es la manera más eficaz de registrar este extracto de cuenta en SAP
Business One.
▪ Y cómo conciliar las operaciones que el banco ha registrado para OEC Computers con la
operación que ella ha registrado para la cuenta de mayor bancaria en SAP Business One.
▪ Debe tener en cuenta que OEC Computers emite y recibe pagos utilizando todos los medios de
pago (depósitos de cheques y efectivo, cheques para pagos y transferencias bancarias).
Proceso de pago en SAP Business One –
Reconciliación de cuenta bancaria
Proceso Cuenta de banco propio Reconciliación bancaria =

de cobros en SAP Business One Reconciliación externa
Extracto de cuenta
• Conciliar las
operaciones bancarias
Proceso
de banco propio con el
de pagos
extracto de cuenta.
• Comparar una cuenta
con datos externos.
▪ Los cobros, los pagos y los depósitos contabilizan asientos en la cuenta de banco propio.
▪ El extracto de cuenta sirve de instrumento de notificación legalmente vinculante entre el banco y
sus clientes.
▪ Debe conciliar las operaciones de banco propio registradas en la cuenta bancaria en SAP Business
One con los datos del extracto de cuenta y realizar los ajustes necesarios.
▪ Estas partidas abiertas no se deben conciliar hasta que se recibe el extracto bancario que muestra
que el banco ha efectuado realmente el pago.
▪ Este proceso de conciliación se denomina Reconciliación bancaria, donde se compara una
cuenta con datos externos.
▪ En SAP Business One este proceso se denomina Reconciliación externa.
▪ Las reconciliaciones bancarias permiten a los empresarios asegurarse de que todas las
operaciones bancarias se registren correctamente en el libro de contabilidad y el extracto de
cuenta.
Reconciliaciones externas
Cuenta de banco propio Extracto de cuenta externo
Debe Haber Una vez que se concilian 2000

estas partidas abiertas de la 3000
2000
cuenta de mayor del banco
3000 propio en SAP Business One
con las partidas abiertas del
extracto de cuenta externo,
SAP Business One marca
estas operaciones como
reconciliadas externamente.
▪ Cuando se efectúa una reconciliación externa, se concilian las partidas abiertas de una cuenta de
mayor bancaria en SAP Business One con las partidas abiertas de un extracto de cuenta externo.
▪ Una vez hecho esto, SAP Business One marca estas operaciones como reconciliadas
externamente.
▪ En la mayoría de los casos, el extracto de cuenta se recibe de un banco y la cuenta que se debe
reconciliar es la cuenta bancaria asociada. El extracto, sin embargo, también puede recibirse de un
interlocutor comercial que desea reconciliar la cuenta de interlocutor comercial de sus libros con su
propia cuenta.
▪ En SAP Business One también existe el proceso de reconciliación interna, que es diferente del
proceso de reconciliación externa.
Definición de la reconciliación interna
Reconciliación interna: Debe Haber

Debe Haber
▪ Conciliación y compensación
▪ Partidas abiertas del Haber
▪ Con partidas abiertas del Debe
▪ En una cuenta.
▪ El término reconciliación interna hace referencia a la confrontación y compensación de

posiciones abiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lo tanto, son
internas). Esto es necesario para las cuentas en donde un proceso empresarial no se considera
completo hasta que cada importe del Haber tiene un importe del Debe correspondiente:
▪ En el caso de las cuentas de clientes, un crédito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber).
▪ En las cuentas de proveedores, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado (Debe).
▪ Cuando se utiliza una cuenta bancaria provisional, un pago efectuado a un proveedor realizado
por el asistente de pago (Debe) debe ir seguido de una contabilización de transferencia a la
cuenta bancaria de mayor (Haber).
▪ En este tema trataremos el proceso de reconciliación externa.
Reconciliaciones externas
Debe Haber 3 opciones para la 2000

reconciliación externa: 3000
2000
▪ Reconciliación
3000
▪ Reconciliación manual
▪ Tratamiento de extracto
bancario
*La decisión sobre qué opción se utilizará para efectuar
reconciliaciones externas depende de la localización de la empresa.
▪ En SAP Business One dispone de tres opciones para realizar una reconciliación externa:
Reconciliación, Reconciliación manual y el Tratamiento de extracto bancario.
▪ Observe que estos son los nombres de las ventanas de SAP Business One.
▪ Para evitar que se creen reconciliaciones duplicadas, el usuario debe seleccionar una opción y
utilizarla para efectuar las reconciliaciones externas.
▪ Esta decisión depende de la localización de la empresa.
▪ Vamos a revisar estas tres opciones.
1. Reconciliación

Cuenta de mayor Importar/Escribir manualmente
Operaciones Transacciones
abiertas
 
 
 
 
▪ Manual
▪ Automática
▪ Semiautomática
* Admitido en todas las localizaciones.
▪ La primera opción en SAP Business One se denomina Reconciliación. Se admite en todas las
localizaciones.
▪ Con esta opción, primero importa, o escribe manualmente, las operaciones de extracto de cuenta en
el sistema utilizando la función de Tratar extracto de cuenta externo (de ser necesario, puede añadir
esta ventana mediante Parametrizaciones de formulario – Menú principal).
▪ A continuación, el sistema muestra, una al lado de otra, las operaciones abiertas de la cuenta de
mayor en SAP Business One y la operación que se ha importado o indicado del extracto de cuenta .
Debe reconciliar las operaciones coincidentes del lado de SAP Business One y del lado del banco. Si
es necesario, puede realizar operaciones de ajuste para conciliar sus datos con los del banco.
▪ Puede seleccionar una clase de reconciliación: Manual, Automática o Semiautomática. Funcionan de
forma muy parecida a las clases de reconciliación interna.
▪ Para utilizar la Reconciliación, seleccione el acceso vía menús: Gestión de bancos Extractos de
cuenta y reconciliaciones externas Reconciliación.
2. Reconciliación manual

Operaciones
abiertas



Saldo final

* Localizaciones admitidas: Australia, Brasil, Canadá, China, Chipre, India, Japón, Corea, Nueva Zelanda, Singapur, Sudáfrica,
Reino Unido y Estados Unidos.
▪ La segunda opción es Reconciliación manual. Se admite en Australia, Brasil, Canadá, China,

Chipre, India, Japón, Corea, Nueva Zelanda, Singapur, Sudáfrica, Reino Unido y Estados Unidos.
▪ Con esta opción, se indica la fecha y el saldo final del extracto de cuenta recibido del banco. El
sistema muestra las operaciones abiertas para la cuenta de mayor bancaria. Se deben conciliar
manualmente con el balance recibido del banco.
▪ Esta función permite verificar y reconciliar las operaciones registradas en SAP Business One con el
saldo recibido del banco, y crear ajustes si es necesario.
▪ El sistema rastrea la diferencia entre el saldo final del extracto y las partidas compensadas de la
cuenta de mayor. El sistema solo permite reconciliar la cuenta cuando la diferencia es 0.
▪ Desde la pantalla de reconciliación manual, puede crear ajustes para cerrar las discrepancias y
reducir la diferencia a 0. Por ejemplo, puede depositar los pagos en efectivo, con cheque y con
tarjeta de crédito que aparecen en el extracto de cuenta. También puede contabilizar asientos o
crear pagos. El sistema realiza un seguimiento del saldo del extracto para la siguiente
reconciliación. Para utilizar la Reconciliación manual, seleccione Gestión de bancos Extractos
de cuenta y reconciliaciones externas Reconciliación manual.
3. Tratamiento de extracto bancario – TEB

▪ Automatiza la gestión de
Operaciones Transacciones las operaciones de
abiertas
 
extracto de cuenta.
 
  ▪ Diseñada para las
 
empresas que utilizan
muy a menudo la
transferencia bancaria
directa para los pagos
* Admitido en todas las localizaciones. recibidos y efectuados.
▪ La última opción es Tratamiento de extracto bancario (TEB). Esta opción automatiza el

procesamiento y reconciliación de las operaciones de un extracto de cuenta.
▪ Está diseñada para las empresas que utilizan muy a menudo la transferencia bancaria directa para
los pagos recibidos y efectuados.
▪ Puesto que la mayoría de los clientes pagan por transferencia bancaria directa, el contable de la
empresa no tiene conocimiento de un pago recibido hasta que importa el fichero bancario.
▪ La función de tratamiento de extracto bancario permite generar automáticamente pagos recibidos y
efectuados, y realizar reconciliaciones internas y externas.
▪ Indicando los detalles del extracto de cuenta, ya sea manual o automáticamente, puede crear
operaciones que todavía no se han contabilizado.
▪ Este proceso se admite en todas las localizaciones.
▪ La clave de la eficacia de la funcionalidad TEB es la configuración:
▪ Cabe destacar que la automatización del tratamiento de extracto bancario está directamente
relacionada con la precisión de las parametrizaciones según su relevancia para la empresa.
Reconciliación: Pregunta de reflexión
▪ María, la contable de OEC Computers emite una transferencia bancaria de

500 para pagar una factura de proveedores de uno de los proveedores de la
empresa.
▪ Deben llevarse a cabo dos clases de reconciliación para este pago. ¿Cuáles
son esas reconciliaciones?
Pago
efectuado
= 500
▪ María, la contable de OEC Computers emite una transferencia bancaria de 500 para pagar una
factura de proveedores de uno de los proveedores de la empresa.
▪ Deben llevarse a cabo dos clases de reconciliación para este pago. ¿Cuáles son esas
reconciliaciones?
Reconciliación: Respuesta
▪ Reconciliación interna - para que el registro de datos maestros de proveedor

coincida con el importe del pago (Debe) y el importe de la factura de
proveedores (Haber).
▪ Reconciliación externa - para conciliar la operación de pago registrada en la

cuenta bancaria en SAP Business One con los datos del extracto de cuenta
que María recibirá del banco.
▪ Reconciliación interna para que el registro de datos maestros de proveedor coincida con el importe
del pago (Debe) y el importe de la factura de proveedores (Haber).
▪ Reconciliación externa para conciliar la operación de pago efectuado registrada en la cuenta
bancaria en SAP Business One con los datos del extracto de cuenta que María recibirá del banco.
Resumen – 1

▪ Debe conciliar las operaciones de banco propio registradas en la cuenta bancaria en
SAP Business One con los datos del extracto de cuenta que ha recibido del banco y
realizar los ajustes necesarios.
▪ Este proceso de conciliación se denomina Reconciliación bancaria, donde se compara
una cuenta con datos externos.
externamente.
▪ A continuación, se detallan algunos puntos clave:

▪ Debe conciliar las operaciones de banco propio registradas en la cuenta bancaria en SAP
Business One con los datos del extracto de cuenta que ha recibido del banco y realizar los
ajustes necesarios.
▪ Este proceso de conciliación se denomina Reconciliación bancaria, donde se compara una
cuenta con datos externos.
externamente.
178
Resumen – 2
▪ En SAP Business One dispone de tres opciones para realizar una reconciliación
externa:
▪ Reconciliación
▪ Tratamiento de extracto bancario (TEB)
▪ Para evitar que se creen reconciliaciones duplicadas, el usuario debe
seleccionar una opción y utilizarla para efectuar las reconciliaciones externas.
▪ En SAP Business One dispone de tres opciones para realizar una reconciliación externa:
▪ Reconciliación
▪ Y Tratamiento de extracto bancario (TEB)
▪ Para evitar que se creen reconciliaciones duplicadas, el usuario debe seleccionar una opción y
utilizarla para efectuar las reconciliaciones externas.
179
Informes financieros
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema de informes financieros.
180
Objetivos
▪ Analizar el efecto de los procesos estándar en los Informes financieros de SAP

Business One:
▪ Balance
▪ Balance de sumas y saldos
▪ Pérdidas y ganancias
▪ Describir cuándo se debe utilizar cada informe.
▪ Interpretar los datos de informes típicos.
Analizaremos el efecto de los procesos estándar en los informes financieros de SAP Business One:
como el balance, el balance de sumas y saldos y la cuenta de pérdidas y ganancias. Describimos
cuándo usar cada informe y cómo interpretar datos de informes típicos.
Examina los informes financieros con María, la responsable del área de contabilidad de la
empresa:
▪ María dice que analizaron la influencia del cierre del período en los informes de balance y
de pérdidas y ganancias.
▪ Esto se debe a que los informes financieros se suelen generar el último día de cada
ejercicio o período contable para conocer el estatus financiero de la empresa.
▪ Demuestra los informes financieros en SAP Business One.
Imagínese que está revisando los informes financieros con María, la contable de OEC Computers:
María dice que analizaron la influencia del cierre del período en los informes de balance y de pérdidas
y ganancias.
Esto se debe a que los informes financieros se suelen generar el último día de cada ejercicio o período
contable para conocer el estado financiero de la empresa.
Demuestra los informes financieros en SAP Business One.
Tenga en cuenta que la empresa generalmente obtiene los documentos relacionados del año anterior
después del final del ejercicio o período. Por lo tanto, los informes también se generan para el período
del cierre, durante el período siguiente.
Agenda
▪ Estructura del plan de cuentas

▪ La influencia de la estructura del plan de cuentas en los informes financieros.
▪ Informes financieros
▪ Balance
▪ Declaración de flujo de caja
Comenzaremos hablando de la estrecha conexión entre la estructura del plan de cuentas y los
distintos informes financieros.
Balance:
Activos:
▪ Activos fijos: 10,04%
▪ Capital circulante: 89,96%
Activos totales: 100%
▪ ¿Dónde se invierte la mayor parte del dinero desde el punto de vista de un controlador financiero?
A. Los activos pueden convertirse en fondos líquidos con poca antelación.
B. La propiedad que pertenece a una empresa y que esta utiliza, no se espera que se consuma o convierta
en efectivo en un futuro cercano.
Al final del ejercicio, genera el informe Balance.

El informe se visualiza en formato resumido.
Para el cajón de activos, puede ver el resultado que se muestra en la diapositiva.
¿Dónde se invierte la mayor parte del dinero desde el punto de vista de un controlador financiero?
¿Son activos que pueden convertirse en fondos líquidos con poca antelación o propiedad que
pertenece a una empresa y que esta utiliza, y que no se espera que se consuma o convierta en
efectivo en un futuro cercano?
Balance:
Activos:
▪ Activos fijos: 10,04%
▪ Capital circulante: 89,96%
Activos totales: 100%
▪ ¿Dónde se invierte la mayor parte del dinero desde el punto de vista de un controlador financiero?
A. Los activos pueden convertirse en fondos líquidos con poca antelación.
B. La propiedad que pertenece a una empresa y que esta utiliza, no se espera que se consuma o convierta
en efectivo en un futuro cercano.
Se muestra la respuesta correcta.

Los activos fijos son la propiedad que pertenece a la firma y los activos circulantes son los activos
líquidos que se pueden convertir en efectivo fácilmente. Los activos circulantes contienen casi el 90%
de los activos totales y, por lo tanto, esta es la respuesta correcta.
Estructura del plan de cuentas
Nivel 1 Clase de cuenta
Cuenta
bancaria Activo
Cuentas de
Cuenta de Pasivo
balance
proveedores
Cap. + Res.
Volumen de
negocios
Cuenta de
ingresos Costes de
ventas
Libro mayor
Costes de
explotación Cuentas de
No derivados
pérdidas y
de explotación ganancias
Impuestos y
otros gastos
#9
#10
Regresemos y examinemos la estructura del plan de cuentas en asociación con los informes
financieros.
Esto se trata en el tema Plan de cuentas: Conceptos.
A pesar de que el plan de cuentas variará de acuerdo a la localización de una empresa, las
estructuras son muy similares alrededor del mundo.
Recuerde cómo en el libro mayor, se distingue entre cuentas de balance y cuentas de resultados,
también denominadas cuentas de pérdidas y ganancias.
Influencia sobre los informes financieros
Nivel 1
Clase de cuenta Informes
Activo financieros
Pasivo Cuentas de
Balance
balance
Cap. + Res.
Volumen de
negocios
Balance de
Costes de
ventas
sumas y saldos
Libro mayor
Costes de
explotación
Cuentas de
Cuenta de
No derivados pérdidas y
de explotación
ganancias
pérdidas y
Impuestos y ganancias
otros gastos
#9
#10
Los distintos informes se ejecutan en los saldos de cuenta relevantes para una fecha o un intervalo de
fechas seleccionado y los informes los presentan según su cajón, nivel y tipo.
Por ejemplo, el informe de balance se basa en las cuentas de balance, y de manera similar, el de
pérdidas y ganancias se basa en las cuentas de pérdidas y ganancias. El balance de sumas y
saldos muestra todas las clases de cuenta.
A todos estos informes se los emite el último día de cada ejercicio o período.
Veamos cada informe de cerca:
Agenda
▪ Estructura del plan de cuentas

▪ La influencia de la estructura del plan de cuentas en los informes financieros.
▪ Informes financieros
▪ Balance
▪ Declaración de flujo de caja
Todos los informes financieros aparecerán en el menú Finanzas Informes del módulo Finanzas.
Balance
Presenta la posición financiera de un negocio, el valor de la empresa.
Fechas Hasta una fecha determinada
Todas las cuentas de balance:

Cajones/Tipo Cuentas de activo, pasivo y de capital propio
 Activo
total = Pasivo total + Neto.
Cálculo  Además: Porcentaje relativo de cada saldo en el activo,
pasivo y neto de la empresa.
Ejemplo de documentos y Factura de clientes - Clientes, cuenta de impuestos sobre ventas.

cuentas que afectan el Pago - Cuenta bancaria.
informe Pedido de entrada de mercancías - Cuenta de existencias
El balance presenta la posición financiera de un negocio, el valor de la empresa.

Balance

Cajones/Tipo Cuentas de activo, pasivo, y de capital propio
 Activo

Ejecuta el balance hasta cierta fecha, que sería desde el inicio de la empresa hasta esa fecha.
Balance

 Activo

El balance presenta todas las cuentas de balance: Activo, pasivo y neto

Balance

 Activo

Al emitir el informe, el sistema ejecuta el informe en los saldos de cuenta de las cuentas de balance y
resume sus valores de acuerdo a la fórmula: Activo total = Pasivo total + Neto.
Además, se presenta el porcentaje relativo de cada saldo en el activo, pasivo y neto de la empresa.
La sección del neto incluye el período de ganancias. Esta cantidad se calcula a medida que se va
componiendo el informe, para representar el resumen de las pérdidas y ganancias del período.
Balance

 Activo

Algunos ejemplos de documentos y cuentas relacionadas que afectan al informe:

 Cuentas de clientes y de impuestos sobre ventas en una factura de cliente.
 La cuenta bancaria en un pago efectuado y
 La cuenta de existencias en un pedido de entrada de mercancías.
Balance de sumas y saldos
Un resumen de todas las cuentas o saldos de interlocutores comerciales.

Puede abarcar un período específico.
Fechas Período seleccionado
Selección entre:
Cajones/Tipo Todas las cuentas (Balance y Pérdidas y ganancias)
Todos los datos maestros de interlocutores comerciales.
 Para cada cuenta: importes totales del Debe y del Haber, y el

saldo final.
Cálculo  Para todo el informe: si el balance de sumas y saldos incluye
todas las cuentas de un período completo, los totales del Debe y
el Haber deben ser idénticos. Saldo del informe total = 0.
Ejemplo de documentos y cuentas Factura de proveedores: cuenta de proveedores, cuenta de

que afectan el informe gastos/compensación/existencias, cuenta de IVA soportado.
El balance de sumas y saldos muestra un resumen de todas las cuentas o saldos de interlocutores
comerciales. El informe puede comprender una sección específico de las cuentas y los interlocutores
comerciales.

Selección entre:

saldo final.

Puede emitir el informe para un período o períodos contables seleccionados.


Selección entre:

saldo final.

El balance de sumas y saldos presenta todas las cuentas seleccionadas (de balances y pérdidas y
ganancias) y de datos maestros de interlocutores comerciales.
Si incluye interlocutores comerciales en el informe, se mostrarán al final, después de la lista de
cuentas. El saldo total para clientes y proveedores está representado en la lista de cuentas, mediante
las cuentas asociadas.

Selección entre:

saldo final.

Al emitir el informe para cada cuenta el sistema presenta los importes totales del Debe y del Haber, y
el saldo final que se calcula como el importe del Debe menos el importe del Haber.
Para todo el informe: si el balance de sumas y saldos incluye todas las cuentas de un período
completo, los totales del Debe y el Haber deben ser idénticos. Es decir, el saldo del informe total debe
ser cero.

Selección entre:

saldo final.

Aquí se muestra un ejemplo de un documento y sus cuentas relacionadas, que afectan al informe de
balance de sumas y saldos:
 Una factura de proveedor incluye: proveedor, cuenta de proveedores, cuenta de compensación
o cuenta de inventario y cuenta de IVA soportado.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Muestra la ganancia (o pérdida) de su empresa en el ejercicio/ período

seleccionado, y explica el cambio en el valor de la empresa.
Todas las cuentas de pérdidas y ganancias:

Cajones/Tipo Los últimos 5 cajones: Ingresos, Coste de ventas, Gastos, Financiación, y
Otros ingresos y gastos
Los saldos de las cuentas de gastos se restarán de los saldos de las

Cálculo cuentas de ingresos para obtener las pérdidas o ganancias del ejercicio
o período seleccionado.
Ejemplo de documentos y Factura de clientes - Cuenta de ingresos.

cuentas que afectan el informe Factura de proveedores - Cuenta de gastos.
La cuenta de pérdidas y ganancias muestra las ganancias (o las pérdidas) de su negocio para el
ejercicio o el período seleccionado. Explica el cambio en el valor de la empresa.
Muestra la ganancia (o pérdida) de su empresa en el ejercicio/ período seleccionado, y explica

el cambio en el valor de la empresa.

Cajones/Tipo Los últimos 5 cajones: Ingresos, Coste de ventas, Gastos, Financiación, y
Otros ingresos y gastos
Los saldos de las cuentas de gastos se restarán de los saldos de las

Cálculo cuentas de ingresos para obtener las pérdidas o ganancias del ejercicio
o período seleccionado.
Ejemplo de documentos y Factura de clientes - Cuenta de ingresos.

cuentas que afectan el informe Factura de proveedores - Cuenta de gastos.
Ejecuta el informe para un período seleccionado.



Cajones/Tipo Los últimos 5 cajones: Ingresos, Coste de ventas, Gastos,
Financiación, y Otros ingresos y gastos
Los saldos de las cuentas de gastos se restarán de los saldos de
Cálculo las cuentas de ingresos para obtener las pérdidas o ganancias
del ejercicio o período seleccionado.
Ejemplo de documentos y
Factura de clientes - Cuenta de ingresos.
cuentas que afectan el
Factura de proveedores - Cuenta de gastos.
informe
La cuenta de pérdidas y ganancias presenta todas las cuentas ubicadas en los 5 cajones de pérdidas
y ganancias: Ingresos, coste de ventas, gastos, financiación, y otros ingresos y gastos.


informe
Al ejecutar el informe, el sistema calcula la ganancia o pérdida del ejercicio o período seleccionado de
acuerdo con el siguiente cálculo: Los saldos de la cuenta de gastos se restarán de los saldos de las
cuentas de ingresos.


informe
Aquí hay algunos ejemplos de documentos y cuentas relacionadas que afectan al informe:
 La cuenta de ingresos en una factura de cliente.
 Y la cuenta de gastos en una factura de proveedores.
Pregunta de reflexión avanzada
▪ El cálculo del balance es el siguiente:
Activo total = Pasivo total + Neto.
▪ ¿Cómo cuadra el cálculo si el informe solo considera las cuentas de

balance?
Esta es una pregunta para los que tengan formación contable:

El cálculo del balance es el siguiente: Activo total = Pasivo total + Neto.
¿Cómo cuadra el cálculo si el informe solo considera las cuentas de balance?
Respuesta
Cuentas de balance Cuentas de pérdidas y ganancias

Cuentas de Cuentas de Cuentas de Cuenta de Cuentas de
activo pasivo capital propio
activo gastos
Balance Cuenta de pérdidas y ganancias
Ingresos
Activo Pasivo - Gastos
Capital
propio
= Pérdidas/Ganancias
El acumulador de pérdidas o ganancias se incluye en el informe de balance y disminuirá o

incrementará el neto en el balance.
Resumen (1/2)
En el Libro mayor puede distinguir entre: • Cuentas de balance y

• la Cuenta de resultados, también denominada
Cuenta de pérdidas y ganancias.
Los distintos informes financieros se ejecutan en: • Los saldos de cuenta.
Los informes financieros presentan los saldos de • Una fecha seleccionada o un intervalo de fechas
cuenta según: • Su cajón, nivel y tipo.
El informe de balance se basa en: • Las cuentas de balance.

Y presenta: • El valor de la empresa.
• Activo total = Pasivo total + Neto.
• Además: El porcentaje relativo de cada saldo

En el libro mayor, se distingue entre Cuentas de balance y Cuentas de resultados, también
denominadas Cuentas de pérdidas y ganancias.
Los diferentes informes financieros se ejecutan en los saldos de cuenta.
Los informes financieros presentan los saldos de cuenta dependiendo de una fecha o un rango de
fechas seleccionado y su cajón, nivel y tipo.
206
Resumen (2/2)
La cuenta de pérdidas y ganancias se • Todas las cuentas de pérdidas y ganancias.

basa en: • La ganancia (o pérdida) de su empresa.
Y presenta: • Ganancia o pérdidas para el período seleccionado =
Los saldos de las Cuentas de ingresos
- Los saldos de las Cuentas de gastos
El balance de sumas y saldos se basa • Todas las clases de cuenta.

en: • Un resumen de todas las cuentas o saldos de interlocutores
Y presenta: comerciales.
• Para cada cuenta: importes totales del Debe y del Haber,
y el saldo final.
• Para todo el informe: si el balance de sumas y saldos incluye todas
las cuentas en un período completo, el saldo total del informe es 0
El informe del balance se basa en las cuentas de balance. Presenta el valor de la empresa mediante
la fórmula: Activo total = Pasivo total + Neto. El informe muestra el porcentaje relativo de cada saldo.
La declaración de pérdidas y ganancias se basa en todas las cuentas de pérdidas y ganancias.
Presenta las pérdidas o ganancias de su empresa. La ganancia o pérdida del período seleccionado es
igual a la diferencia entre los saldos de las cuentas de ingresos y los saldos de las cuentas de gastos.
El balance de sumas y saldos se basa en todas las clases de cuenta. Este informe presenta un
resumen de todas las cuentas o saldos de interlocutores comerciales. Para cada cuenta, el informe
muestra los importes totales en el deber y haber y el saldo final. Si el balance de sumas y saldos
incluye todas las cuentas de un período completo, el saldo del informe será cero.
Informes de antigüedad
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema de informes de antigüedad.
208
Objetivos
▪ Generar el informe de antigüedad para clientes y proveedores e interpretar los datos de

informes típicos.
Al finalizar este tema, podrá generar el informe de antigüedad para clientes y proveedores e interpretar
los datos de informes típicos.
▪ María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, pide una herramienta
que pueda ayudar a supervisar las deudas del cliente.
▪ También debe supervisar la deuda de la empresa con los proveedores.
▪ Le presenta los informes de antigüedad:
▪ La antigüedad de créditos de cliente permite realizar un seguimiento de los saldos

pendientes de clientes (deudas).
▪ La antigüedad de deudas del proveedor permite realizar un seguimiento de los

saldos pendientes de proveedores (la deuda de la empresa).
María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, pide una herramienta que pueda
ayudar a supervisar las deudas del cliente.
También debe supervisar la deuda de la empresa con los proveedores.
Le presenta los informes de antigüedad:
▪ La antigüedad de créditos de cliente permite realizar un seguimiento de los saldos pendientes

de clientes (deudas).
▪ La antigüedad de deudas del proveedor permite realizar un seguimiento de los saldos

pendientes de proveedores (la deuda de la empresa).
Preguntas de reflexión
▪ ¿Qué tipo de definición relacionada con los interlocutores comerciales puede influir en
el flujo de caja de la empresa?
▪ ¿Cómo puede mejorar el flujo de caja de la empresa para que sea más estable?
▪ ¿Qué informe le ayuda a lograr este objetivo?
• El proceso de ventas afecta el estatus del flujo de caja de la empresa.

• ¿Qué tipo de definición relacionada con los interlocutores comerciales puede influir en el flujo de
caja de la empresa?
• ¿Cómo puede mejorar el flujo de caja de la empresa para que sea más estable?
• ¿Qué informe le ayuda a lograr este objetivo?

• Una introducción a esta pregunta: aunque una empresa sea rentable, puede caer en quiebra
debido a problemas en su flujo de caja. Por lo tanto, mantener un flujo de caja positivo resulta
fundamental.
211
Respuestas
▪ Las condiciones de pago definidas para los clientes establecen la fecha

de vencimiento por defecto de las facturas de cliente.
▪ Detectando los clientes con pagos tardíos utilizando la antigüedad de

créditos de cliente y ajustando las condiciones de pago en consecuencia.
La empresa puede mejorar los resultados de flujo de caja de la siguiente manera:

• Definiendo las condiciones de pago apropiadas para cada cliente. Las condiciones de pago se
fijan para cada interlocutor comercial en los datos maestros de interlocutor comercial en la ficha
Condiciones de pago.
• Las condiciones de pago influyen en las fechas de vencimiento de los documentos de ventas y
los pagos previstos. Puede definir condiciones de pago por defecto para clientes y proveedores
en Inicialización del sistema en Parametrizaciones generales en la ficha IC. Las condiciones de
pago estándar se utilizan cuando se define un cliente nuevo, pero puede ajustar las condiciones
de pago en un maestro de cliente para reflejar el riesgo de pago involucrado con ese cliente en
particular.
• Supervisar el poder de crédito de sus clientes en el informe de antigüedad de créditos de
cliente. El informe Antigüedad de créditos del cliente es el controlador monetario del módulo
Ventas-Clientes.
• Veamos detalladamente lo que nos muestra el informe de antigüedad de créditos de cliente.
Informes de antigüedad
Antigüedad de créditos de cliente
Intervalos de antigüedad
Fecha de Pago
Cliente Documento Saldo vencido
vencimiento pendiente 0-30 31-45 46-75 76-100
Funtech Factura de clientes 1.000 1.000
Factura de clientes 20.000 20.000
Factura de clientes 500 500
Abono de clientes (750) (750)
Surf O’bello Factura de clientes 3.100 3.100
Microchips Factura de clientes 270 270
El dinero que se debe a una empresa y cuánto hace que existe la 41.320 31.000 4.100 5.200 750 270
deuda 
100% 75,02% 9,92% 12,58% 1,82% 0,65%
El informe de antigüedad de créditos de cliente muestra todas las transacciones pendientes (no
reconciliadas) de los clientes, normalmente las facturas de cliente, y cuánto hace han vencido.
Este es un informe clave para supervisar la deuda de los clientes y para evaluar la calidad crediticia de
los clientes.
Encontrará los informes de antigüedad en el módulo Finanzas. En el menú Informes financieros
seleccione Contabilidad y luego Antigüedad.
El informe se puede ampliar para mostrar cada operación (como se muestra en la imagen) o se puede
comprimir para mostrar importes agregados por cliente.
Hay un informe de antigüedad similar con la misma estructura para los proveedores. Cuando María
desea ver facturas de proveedores pendientes para los proveedores, genera el informe de antigüedad
de deudas del proveedor.
Tras generar el informe de antigüedad, para clientes o para proveedores, puede enviar por correo
electrónico los correspondientes datos de antigüedad a los interlocutores comerciales pertinentes.
Informes de antigüedad Fecha
de
antigüe-
Antigüedad de créditos de cliente dad
Fecha de Pago
Cliente Documento Saldo vencido
vencimiento pendiente 0-30 31-45 46-75 76-100
Funtech Factura de clientes 1.000 1.000
Factura de clientes 500 500
Surf O’bello Factura de clientes 3.100 3.100
Microchips Factura de clientes 270 270
El dinero que se debe a una empresa y cuánto hace que existe la 41.320 31.000 4.100 5.200 750 270
deuda 
100% 75,02% 9,92% 12,58% 1,82% 0,65%
Puede especificar una fecha de antigüedad, tras la que se calculan las fechas de vencimiento.
También puede especificar intervalos en días, meses o períodos para agrupar créditos por su
antigüedad.
Como se puede ver en el gráfico, este informe le brinda una rápida mirada al estado de los
vencimientos de sus facturas. Al final del informe, puede ver los porcentajes de las facturas vencidas
en cada intervalo de antigüedad.
Vea la imagen. La primera línea representa una factura con un saldo vencido de 1.000. Esta factura es
30 días posterior a la antigüedad de la fecha de antigüedad establecida en el informe.
La fecha de vencimiento de la segunda factura, de 20.000 es anterior a la fecha de antigüedad y, por
lo tanto, el importe aparece en la columna Pago pendiente.
La fecha de vencimiento de la tercera factura para la cantidad de 500 es de 30 a 45 días posteriores a
la fecha de antigüedad definida.
Como el informe puede visualizar todas las transacciones abiertas del interlocutor comercial, el abono
de clientes, los pagos recibidos y los asientos también se visualizan en el informe.
En la imagen hay un abono de clientes para Funtech. El importe se muestra entre paréntesis dado
que se trata de un importe de crédito del cliente.
Cliente – Conexión de proveedor en el informe de antigüedad
Antigüedad de créditos de cliente
Fecha de Pago
Cliente IC conectado Documento Saldo vencido
vencimiento pendiente 0-30 31-45 46-75
Funtech Factura de
1.000 1.000
clientes
Factura de
20.000 20.000
clientes
Factura de
500 500
clientes
Proveedores de Factura de
proveedores (500) (500)
Funtech
Proveedores de Factura de
Funtech proveedores (200) (200)
19.050 20.000 (700) 500 (750)
100% 104,99% -3,67% 2,62% -3,94%
Puede visualizar los datos de proveedores conectados en la antigüedad de créditos de cliente y los
datos de clientes conectadosen la antigüedad de deudas del proveedor. Para ello, verifique la casilla
de selección Considerar los clientes/proveedores conectados en la ventana inicial de criterios de
selección.
Un cliente o proveedor conectado se utiliza cuando un interlocutor comercial es tanto cliente como
proveedor. Recuerde que existen unos datos maestros de interlocutor comercial para el cliente y otros
para el proveedor. Consulte el tema del curso Clientes y grupos de clientes para aprender a
conectar un cliente con un proveedor.
Cuando los dos interlocutores comerciales están conectados, puede compensar las deudas
pendientes del cliente con las deudas pendientes del proveedor.
En la imagen puede ver las facturas de clientes del cliente Funtech y las facturas de proveedores del
proveedor Funtech. El vencimiento del balance total ha tenido en cuenta el importe de las facturas de
proveedores .
Resumen
A continuación se detallan algunos puntos clave:
El informe de antigüedad de créditos del cliente • Una operación abierta (sin reconciliar) de los clientes,
muestra: normalmente facturas de cliente, y cuánto hace que ha
vencido.
Puede especificar: • Una fecha de antigüedad a partir de la cual se calcularán las
fechas de vencimiento.
• Los intervalos de períodos en los que se agruparán los
artículos vencidos.
El informe de antigüedad de deudas del • Muestra las operaciones abiertas de proveedores,
proveedor: normalmente facturas de proveedores, y su antigüedad.
• Tiene las mismas estructuras de informe que la antigüedad
de créditos del cliente.
Para los interlocutores comerciales conectados • Las operaciones abiertas de un proveedor conectado en el
puede visualizar: informe de antigüedad de créditos de cliente.
• Las operaciones abiertas de un cliente conectado en el
© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC informe de antigüedad de deudas del proveedor . 216
• El informe de antigüedad de crédito de cliente muestra todas las transacciones pendientes (no
reconciliadas) de los clientes, normalmente las facturas de cliente, y cuánto hace que han
vencido.
• Puede especificar:
• Una fecha de antigüedad a partir de la cual se calcularán las fechas de vencimiento.
• Los intervalos de períodos en los que se agruparán los artículos vencidos.
• El informe de antigüedad de deudas del proveedor:
• Muestra las operaciones abiertas de proveedores, normalmente facturas de proveedores, y su
edad.
• Tiene las mismas estructuras de informe que la antigüedad de créditos del cliente.
• Para los interlocutores comerciales conectados puede visualizar:
• Las operaciones abiertas de un proveedor conectado en el informe de antigüedad de
créditos de cliente.
• Las operaciones abiertas de un cliente conectado en el informe de antigüedad de deudas de
proveedor.
Informe de flujo de caja
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema de los informes de flujo de caja.
217
Objetivos
▪ Generar informes de flujo de caja e interpretar los datos de informes típicos.
▪ Analizar el efecto de los procesos estándar en el flujo de caja de SAP Business One:
▪ Generar informes de flujo de caja e interpretar los datos de informes típicos.
▪ Analizar el efecto de los procesos estándar en el flujo de caja de SAP Business One:
▪ María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, desea controlar mejor
sus saldos de cuentas monetarias y realizar una previsión de los cobros y pagos.
▪ Le presenta los informes de Flujo de caja y de previsión de flujo de caja, que permiten
controlar la situación financiera de la empresa.
María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, desea controlar mejor sus saldos
de cuentas monetarias y realizar una previsión de los cobros y pagos.
Le presenta los informes de Flujo de caja y de previsión de flujo de caja, que permiten controlar la
situación financiera de la empresa.
Componentes del flujo de caja
Componentes:
Efectivo El flujo de caja es un informe de
Documentos de tarjeta de crédito previsión que muestra
Cheques recibidos transacciones de entrada y salida
previstas
Deudas del cliente
Deudas con proveedores
Previsión de cliente
Previsión del proveedor
El flujo de caja es un informe de previsión:

Encontrará el informe Flujo de caja en el menú Informes financieros del módulo Finanzas.
El informe ofrece información sobre la liquidez de su empresa que va más allá del alcance de una
cuenta de pérdidas y ganancias.
Muestra las cuentas de balance que reflejan el valor monetario de la empresa.
El informe de flujo de caja en SAP Business One enumera los totales y balances de ambas cuentas
que representan el efectivo disponible y las cuentas que esperan un flujo de caja en el futuro (ya sea
pago o cobro) para el intervalo de tiempo solicitado. En la imagen, puede ver la lista de dichos
componentes de flujo de caja.
Componentes de flujo de caja y nivel de seguridad
Componentes:
Efectivo
Nivel de seguridad más alto
Documentos de tarjeta de crédito
Cheques recibidos
Deudas del cliente
Deudas con proveedores
Previsión de cliente
Previsión del proveedor

Nivel de seguridad más bajo
▪ Un nivel de seguridad es el nivel de probabilidad de que la operación se convierta en efectivo

(pagos efectuados y recibidos). La probabilidad de llegada de una operación de flujo de caja varía
considerablemente. Por este motivo, cada balance de componente tiene un nivel de seguridad
distinto.
▪ Vea la imagen. Los componentes de flujo de caja están ordenados por niveles de seguridad:
• Las transaccionesmás ciertas se derivan de cuentas monetarias, como las cuentas bancarias
• Después, los documentos de tarjeta de crédito y los cheques recibidos
• El siguiente nivel es Deudas del cliente (por ejemplo, facturas de cliente) y Deudas con
proveedores (por ejemplo, facturas de proveedores)
• El nivel de seguridad más bajo es la previsión de cliente y la previsión de proveedor. Las
previsiones de cliente y proveedor representan los documentos pendientes, como las ventas,
los pedidos de compras y los documentos preliminares.
Estructura de informe del flujo de caja
Rango de tiempo: Mes siguiente
Dentro de un intervalo de tiempo,
semana:
Fecha de
Nivel de seguridad
vencimiento Documento Cuenta Debe Haber
(en el futuro)
Pagos a proveedor
----
Cuentas monetarias (transferencia Banco propio 5.000
----
bancaria)
Cta.
----
Tarjetas de crédito/cheques Pagos recibidos compensación 10.000
----
tarjeta crédito
---- Facturas de
Deudas del cliente Cta. clientes 2.000
---- clientes
---- Facturas de
Deudas con proveedores Proveedor 3.000
---- proveedores
Saldo acumulado dentro del intervalo de tiempo:
---- 3.000
Previsión del proveedor Pedidos Proveedor 1.000
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El flujo de caja se ejecuta según:

• Operaciones abiertas – no reconciliadas (con la opción para visualizar contabilizaciones
reconciliadas totalmente).
• La fecha de vencimiento de la transacción.
El flujo de caja se visualiza según:
• Los intervalos de tiempo (días, semanas, meses, etc.)
• Niveles de seguridad
El informe enumera todos los intervalos de tiempo dentro del rango de fecha del informe. Cada
intervalo enumera las transacciones esperadas (en el futuro) según su nivel de seguridad.
En la imagen, puede ver un ejemplo de un intervalo de tiempo dentro del informe de flujo de caja.
Se muestran distintas transacciones de acuerdo con sus niveles de seguridad .
Tenga en cuenta que es posible que existan varias transacciones dentro de un nivel de seguridad.
Opciones de informe en la ventana de criterios de selección
En la ventana Criterios de selección de flujo de caja, puede añadir al flujo de caja:

• Transacciones recurrentes, que aparecen en verde en el informe
• Documentos preliminares pendientes, que se muestran en azul en el informe.
• Documentos de marketing que no crean asientos, como pedidos de cliente y documentos
preliminares.
• También puede añadir los acuerdos globales autorizados al cálculo de informe.
En la tabla Incluir contabilizaciones proyectadas especifique las transacciones futuras que todavía no
se han registrado en SAP Business One, como la compra de un nuevo vehículo para la empresa,
diseñada para ejecutarse el siguiente mes. El informe muestra las transacciones adicionales en verde.
223
Informe de previsión del flujo de caja
Datos de
configuración
Ajustar el nivel de seguridad y

los componentes en cada
nivel
Arrastrar los
márgenes
para ajustar
el rango de
tiempo
deseado
Otra forma de presentar los datos de flujo de caja de la empresa es el informe de previsión de flujo de
caja . Esta es una herramienta gráfica, rápida y fácil de usar que genera el informe al instante.
El ajuste del intervalo de tiempo o la modificación de los datos de configuración volverán a generar el
informe y gráfico inmediatamente.
El gráfico de barras muestralos importes de entrada en azul y los importes de salida en verde. El
gráfico de líneas muestra importes netos y acumulados.
224
Declaración de flujo de caja
▪ La Declaración de flujo de caja es un documento legal necesario en varias localizaciones.
▪ Configure las parametrizaciones iniciales y fije los valores por defecto en la ventana Parametrizaciones generales
en la ficha Flujo de caja.
La Declaración de flujo de caja es otro informe y un documento legal necesario en muchas

localizaciones, igual que la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance.
Debe configurar las parametrizaciones iniciales en la ventana Parametrizaciones generales y fijar los
valores por defecto para asignar transacciones a los artículos relevantes en la Declaración de flujo de
caja.
Para conocer más detalles sobre cómo configurar la Declaración de flujo de caja, consulte la ayuda en
línea.
Resumen
El flujo de caja es un: • Informe de pronóstico que refleja el valor monetario de la empresa.
El flujo de caja se visualiza según: • Operaciones abiertas – no reconciliado.

• Fecha de vencimiento de las transacciones.
El flujo de caja muestra saldos de: • Efectivo disponible (por ejemplo, el efectivo recibido en el banco).
• Flujo de caja previsto en el futuro (por ejemplo, cobros futuros y
facturas pendientes).
El sistema asigna los saldos a: • Varios niveles de seguridad - el nivel de certeza. Por ejemplo:
─El efectivo disponible pertenece al primer nivel - Cuentas
monetarias.
─Los cobros previstos de facturas pendientes pertenecen al siguiente
nivel, Deudas del cliente.
El informe Previsión de flujo de Una herramienta que permite generar un flujo de caja gráfico y rápido
caja es:
El estatus del flujo de caja es: Otro informe y un documento legal necesario en muchas
© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC localizaciones. 226

▪ El flujo de caja es un informe de pronóstico que refleja el valor monetario de la empresa.
▪ El flujo de caja se ejecuta en función de las operaciones abiertas (no reconciliadas) y en las fechas
de vencimiento de las transacciones.
▪ El informe de flujo de caja muestra los saldos del efectivo disponible (como el efectivo en el banco)
y el flujo de caja esperado en el futuro (como los pagos futuros y las facturas pendientes).
▪ El sistema asigna los balances a diferentes niveles de seguridad dependiendo del nivel de certeza.
Por ejemplo, el efectivo disponible pertenece al primer nivel (cuentas monetarias), mientras que los
cobros previstos de facturas pendientes pertenecen al siguiente nivel, Deudas del cliente.
▪ El informe de previsión de flujo de caja es una herramienta que le permite generar un flujo de caja
gráfico y rápido.
▪ La Declaración de flujo de caja es otro informe y un documento legal necesario en algunas
localizaciones.
226
Cartas de reclamación
PUBLIC
PÚBLICO
▪ Bienvenido al tema Cartas de reclamación.
227
Objetivos
▪ Ejecutar el Asistente de reclamación para generar cartas de reclamación.
▪ Ejecutar el Asistente de reclamación para generar cartas de reclamación.

▪ María le comenta que controlar el estado de los créditos de clientes y minimizar los
retrasos de pago es crucial.
▪ Le presenta el proceso de reclamación que permite enviar recordatorios y cartas de

advertencia para facturas de clientes pendientes.
▪ María le comenta que controlar el estado de los créditos de clientes y minimizar los retrasos de
pago es crucial.
▪ Le presentan el proceso de reclamación que permite enviar recordatorios y cartas de
advertencia para facturas de clientes pendientes.

▪ ¿Qué acciones proactivas puede llevar a cabo OEC Computers para mejorar el flujo de caja de la
empresa?
▪ ¿Qué opciones tiene una empresa para garantizar pagos oportunos?
▪ ¿Cómo se pueden evitar las “deudas incobrables”?
¿Qué acciones proactivas puede llevar a cabo OEC Computers para mejorar los resultados del flujo
de caja?
¿Qué opciones tiene una empresa para garantizar pagos oportunos?
¿Cómo se pueden evitar las “deudas incobrables”?
Respuesta: Cartas de reclamación
▪ Una herramienta complementaria para mejorar un flujo de caja positivo será:

▪ enviar saldos de deudores para las deudas pendientes y
▪ cobrar al cliente las tasas de intereses y reclamación para los pagos con retraso.
Para mejorar un flujo de caja positivo, el primer paso será enviar balances de deudores para las
deudas pendientes. Estos balances se pueden imprimir desde el informe de antigüedad.
Una vez que las deudas del cliente estén vencidas, el siguiente nivel de cobro de deudas sería cargar
al cliente las tasas de interés y reclamación.
La empresa debe activar un proceso de cobro de varios niveles, mediante el teléfono, correo
electrónico o recordatorios por teléfono o impresos, para el cliente negligente. Esto se realiza
mediante el proceso de reclamación.
Asistente de reclamaciones
SAP Business One ofrece un asistente de reclamaciones para generar cartas de reclamación.
El asistente de reclamaciones permite crear y enviar cartas a los clientes que no han pagado sus
facturas pendientes en un determinado período y les recuerda que tienen pagos vencidos.
Vaya a Ventas Asistente de reclamaciones.
El asistente de reclamaciones se ejecuta en todos los clientes, verifica todas las facturas de clientes
pendientes y las transacciones que representan deudas, y permite imprimir y enviar cartas de
reclamación de diferentes niveles de gravedad.
 Además, durante la ejecución del asistente de reclamaciones se crean automáticamente
facturas de servicio para tasas de interés y reclamación.
 De este modo, las tasas y los intereses de la reclamación se reflejan en el saldo de cuenta del
 Para ello necesita configurar el sistema de reclamaciones.
Configuración del sistema de reclamaciones (1/3)
Para configurar el sistema de reclamaciones, vaya al módulo Gestión. En el menú Definiciones

seleccione el submenú Interlocutores comerciales y luego la opción Condiciones de reclamación.
En cada condición de reclamación, puede definir varios niveles de cartas de reclamación. Esta
definición fijará la creación automática de cartas de reclamación.
Para cada nivel, puede definir cuándo se debe enviar la carta, cuanto se debe cobrar por cada carta y
si cobrar interés o no.
Una mejor práctica sería hacer que cada nivel fuera más severo.
Vamos a examinar el ejemplo que se muestra en la imagen:
• En la primera carta de reclamación, el campo Efectivo después de indica el valor 30. Esto
significa que 30 días después de la fecha de vencimiento de la factura pendiente, la carta de
reclamación 01 se recomendará para enviar.
• La carta de reclamación 02 se entregará 10 días después de que se haya enviado la carta de
reclamación 01.
• La carta de reclamación 03 se entregará 10 días después de que se haya enviado la carta de
reclamación 02.
• También puede ver que cada carta le facturará al cliente una tasa de 5, más un importe de
intereses.
Cuando se selecciona al menos una opción de interés en uno de los niveles, la sección % intereses
bancarios aparece en la parte inferior con los campos relevantes que se deben definir.
En el campo Tipo de interés anual defina el tipo que se utilizará en los cálculos de la carta de
reclamación.
En el campo Contabilización automática, especifique si se contabilizará automáticamente el interés y
la tasa, o solo el interés, o solo la tasa cuando se cree una carta de reclamación para un cliente. Si
desea contabilizar automáticamente el interés o la tasa, se crea una factura de servicio en la ejecución
de reclamación que contabiliza el interés y la tasa.
Para habilitarlo, deben especificarse las cuentas para contabilizar el interés y la tasa. Las cuentas
predeterminadas se toman de la determinación de cuentas de mayor. Sin embargo, puede modificar
esta parametrización si selecciona el icono Navegar y especifica diferentes cuentas.
También puede seleccionar no contabilizar ningún interés o tasa.
Puede tratar las cartas de reclamación por defecto en el Gestor de informes y de layout que se
encuentra en el área Definición general del módulo Gestión.
Se debe asignar una condición de reclamación a cada cliente. Se puede configurar una condición de
reclamación por defecto para los nuevos clientes en la ficha IC en las Parametrizaciones generales.
La condición de reclamación aparecerá en el registro de datos maestros de deudores en la ficha
Condiciones de pago.
Una vez que se selecciona una condición de reclamación para el interlocutor comercial, aparece el
campo Contabilización automática. El valor en este campo se toma de la definición de la ventana
Condiciones de reclamación – Definición, pero se puede modificar para cada cliente.
Ahora puede ejecutar el Asistente de reclamaciones para visualizar los clientes con retraso y enviar
avisos de reclamación, así como facturas de servicio para las tasas de interés y reclamación.
Tras ejecutar el Asistente de reclamaciones, también puede realizar un seguimiento del último nivel de
cartas de reclamación en la ficha Contabilidad de los datos maestros.
Proveedores conectados en el asistente de reclamaciones
Marcar esta casilla al seleccionar los

clientes en el asistente
SAP Business One puede visualizar las operaciones abiertas de los proveedores conectados en el
informe de recomendación del asistente de reclamaciones.
Cuando María, la responsable del área de contabilidad, ejecuta el asistente de reclamaciones, también
tiene en cuenta las deudas de OEC Computers con proveedores conectados antes de enviar cartas de
reclamación.
Vea la imagen. Este es un informe de recomendación para el interlocutor comercial Maxi Teq, que es
cliente y proveedor de OEC Computers. Los datos maestros de cliente y proveedor están conectados.
Por lo tanto, el informe de recomendación también muestra las operaciones abiertas del proveedor
Maxi Teq .
Tenga en cuenta que para transacciones de visualización de proveedores conectados, debe verificar
la casilla Considerar los proveedores conectados mientras se ejecuta el asistente.
Tenga en cuenta también que el saldo pendiente de los proveedores y el saldo pendiente de los
clientes se visualiza por separado y, por lo tanto, no afecta a ningún cálculo de reclamación del cliente
o al contenido de las cartas.
Para obtener más información sobre los interlocutores comerciales conectados, consulte el tema
Clientes y grupos de clientes .
236
Resumen
El asistente de reclamaciones se ejecuta • Todos los clientes y verifica todas las facturas de cliente
en: impagas y las transacciones que representan deudas.
El asistente de reclamaciones permite: • Enviar por correo electrónico o imprimir cartas de reclamación
con distintos niveles de gravedad.
• Crear automáticamente facturas de servicio para las tasas de
interés y reclamación.
• Visualizar operaciones abiertas de proveedores conectados.
En la ventana Condiciones de reclamación • Los niveles de la carta de reclamación.
establece: • La tasa y el interés de cada nivel.
• El nivel de interés y la cuenta de mayor para la creación de
facturas automáticas.
En los datos maestros comerciales, puede • Configurar y supervisar la información de reclamación de un

hacer lo siguiente: cliente.

• El asistente de reclamaciones se ejecuta en todos los clientes y verifica todas las facturas de
cliente impagas y las transacciones que representan deudas.
• El asistente de reclamaciones permite:
• Enviar por correo electrónico o imprimir cartas de reclamación con distintos niveles de
gravedad.
• Crear automáticamente facturas de servicio para las tasas de interés y reclamación.
• Visualizar operaciones abiertas de proveedores conectados.
• En la ventana Condiciones de reclamación establece:
• Los niveles de la carta de reclamación.
• Las tarifas y el interés de cada nivel.
• El nivel de interés y la cuenta de mayor para la creación de facturas automáticas.
• En los datos maestros de comerciales, puede configurar y supervisar la información de
reclamación de un cliente.
Activos fijos: Introducción
PUBLIC
▪ Bienvenido al tema Activos fijos: Introducción.
238
Objetivos

 Explicar el proceso para gestionar los artículos de activos fijos.
 Reconocer términos clave en la solución Activos fijos.
▪ Al finalizar este tema, podrá:

▪ Explicar el proceso para gestionar los artículos de activos fijos.
▪ Reconocer términos clave en la solución Activos fijos.
OEC Computers utiliza una pequeña flota de camiones de

reparto.
Por lo tanto, tienen algunos camiones.
Bryce, el contador, quiere tener una

opción para gestionar y controlar el
valor de los camiones.
Le habla de la solución Activos fijos

de SAP Business One.
OEC Computers
▪ Veamos un ejemplo empresarial:

▪ OEC Computers utiliza una pequeña flota de camiones de reparto.
▪ Por lo tanto, tienen algunos camiones.
▪ Bryce, el contador, quiere tener una opción para gestionar y controlar el valor de los camiones.
▪ Le habla de la solución Activos fijos de SAP Business One.
Habilitar la solución activos fijos
▪ Gestión  Inicialización del sistema  Detalles de la

empresa  Inicialización básica
▪ Marque la casilla Habilitar activos fijos:
El usuario tendrá a disposición nuevos campos y ventanas:

– Gestión Configuración Finanzas Activos fijos.
– Finanzas  Activos fijos.
▪ Empezaremos revisando el submenú y las ventanas de SAP Business One.
▪ Para habilitar la solución de activos fijos, vaya a la ficha Inicialización básica de la ventana
Detalles de la empresa.
▪ Marque la casilla de selección Habilitar activos fijos.
▪ Una vez que el usuario marque la casilla, se activará la funcionalidad Activos fijos y habrá nuevas
ventanas y campos disponibles en Gestión  Configuración Finanzas  Activos fijos.
▪ Y en Finanzas  Activos fijos.
▪ En el submenú Activos fijos encontrará la ventana Datos maestros de activo fijo.
▪ Esta ventana es muy parecida a la ventana Datos maestros de artículo, pero con la inclusión de las
fichas Clase de artículo de activo fijo y Activos fijos.
▪ Una vez que se activa la solución, no puede desactivarla.
▪ Recuerde que debe tomar decisiones acerca de los requisitos legales e industriales junto con el
contable del cliente.
El ciclo de vida de los Datos maestros de un activo fijo en SAP Business
One
Definición Activación Amortización Ajustes Baja
Defina los Datos Emita una Factura Ejecución de Transferencia de Factura de

maestros de un de proveedores/ amortización/ activo fijo/ clientes/
activo fijo Documento de Amortización manual Revaloración/ Documento de
capitalización Valorización baja
OEC Computers
OEC Computers
Clase de artículo: Factura de La ejecución de Si Factura de

Activos fijos proveedor genera amortización clientes, marque
automáticamente un contabiliza todas las Artículo de
amortizaciones
documento de ventas
planificadas
Capitalización.

 Libro auxiliar de activos fijos 242
▪ Revisemos el ciclo de vida de un artículo de activo fijo en SAP Business One desde la compra hasta la
capitalización, pasando por la amortización hasta el valor neto contable de cero.
▪ Este es el proceso en un vistazo. En las siguientes diapositivas, hablaremos más sobre los diferentes
pasos.
▪ El primer paso es configurar un activo fijo en la ventana Datos maestros de activo fijo. Esta ventana le
permite definir y gestionar todas las clases de artículos de activos fijos. En nuestro ejemplo,
configuraremos un registro de activo fijo para un nuevo camión que OEC Computers compró al
comienzo del ejercicio.
▪ Un registro de datos maestros de activo se activa cuando el usuario compra un activo fijo mediante una
factura de proveedor. La factura de proveedores genera automáticamente un documento de
Capitalización.
▪ El usuario puede seleccionar si generar el documento de Capitalización directamente o generarlo
automáticamente desde la Factura de proveedores.
▪ Cuando un usuario realiza una ejecución de amortización, el sistema lleva a cabo la amortización
planificada hasta la fecha especificada.
▪ Los documentos de activos fijos adicionales admiten la necesidad de realizar ajustes, si son necesarios,
durante el ciclo de vida de una clase de artículo Activos fijos: Transferencias de activos fijos,
Revalorización o Valorización de un activo.
▪ Para poder decidir qué documentos de ajuste usar, debe verificar, junto con el contador del cliente,
cuáles son los requisitos legales e industriales.
▪ Y, por último, el usuario puede retirar un activo fijo mediante una factura de cliente. La Factura de
clientes genera automáticamente un documento de Baja.
▪ Para poder dar de baja el activo en una Factura de clientes, el usuario debe marcar el registro Datos
maestros de activo fijo como Artículo de ventas.
▪ Todas las transacciones se registran en el libro auxiliar de activos fijos y pueden seguirse
en los diferentes informes específicos.
242
El ciclo de vida de los datos maestros de un activo fijo: Contexto de
terminología
Definición Activación Amortización Ajustes Baja
Defina los Datos Emita una Factura Ejecución de Transferencia de Factura de clientes/
maestros de un de proveedores/ amortización/ activo fijo/ Documento de baja
activo fijo Documento de Amortización manual Revaloración/
capitalización Valorización
OEC Computers
OEC Computers
• Vida útil = • Capitalización • Amortización = 2000 • Baja total = valor 0

36 meses • Activo de costes por año
de adquisición y • Valor neto contable =
producción = 6000 4000 después de
• Fecha de valor = 1º 1 año
de enero

 Libro auxiliar de activos fijos 243
▪ Veamos el ciclo de vida de los datos maestros de un activo fijo con referencia a la terminología de
contabilidad estándar. La terminología se resalta en azul en la diapositiva.
▪ En nuestro ejemplo, cuando definimos el nuevo camión que OEC Computers ha comprado, definimos la Vida
útil del activo fijo. La vida útil de un activo es el período durante el cual se espera que un activo sea utilizable
con los fines con los que fue adquirido. La vida útil puede o no puede coincidir con la vida física real o
económica del activo fijo. Antes del fin de la vida útil del activo, el activo debe amortizarse por completo.
Definimos la vida útil de este camión en 36 meses.
▪ El registro Datos maestros de activo fijo se activa cuando el usuario compra un activo fijo mediante una
factura de proveedores. La factura de proveedores genera automáticamente un documento de Capitalización.
▪ Capitalización es el proceso de registrar un coste de adquisición y producción como activo
fijo. El valor de adquisición del camión es 6000.
▪ La Fecha valor de activo fija la Fecha de capitalización en los Datos maestros de activo fijo.
▪ En la Factura de proveedores, la Fecha valor de activo (en la ficha Finanzas) es igual que la fecha de
contabilización de la factura de proveedores. Esta fecha se puede cambiar antes de añadir la Factura de
proveedores para actualizar la Fecha valor de activo en el documento de Capitalización. Para el camión
indicamos el 1º de enero.
▪ Cada período, la empresa calcula la amortización del activo fijo. La amortización es la reducción en el valor
contable de un activo durante su vida útil con fines contables e impositivos. La amortización se incluirá en los
gastos de la empresa. Se planifica que el camión reduzca su valor en 2000 cada año.
▪ Durante la vida útil del activo, el sistema calcula el Valor neto contable del artículo. El valor neto contable
es el valor calculado de un activo fijo utilizando el coste histórico del activo menos la amortización acumulada.
Entonces, en nuestro caso, después del primer año el valor del camión será de 4000.
▪ Una baja es la eliminación de un activo fijo o de parte de un activo fijo de la cartera de activos fijos.
▪ Hay dos maneras de dar de baja un activo fijo: por factura de clientes si se vende el activo fijo o por baja si no
hay ningún cliente involucrado y se debe amortizar el activo fijo. Una vez dado de baja total el activo, en la
cuenta de balance, en el Libro auxiliar de activos fijos, su valor se registrará en cero.
▪ Tenga en cuenta que en el documento de baja existe la opción de baja parcial. En ese caso, el activo fijo
contendrá el valor restante hasta el final de la vida útil del artículo.
Definición de activos fijos
OEC Computers
Clase de
Camión
artículo:
Activos fijos
Código:
Clase de
Vehículos
pesados activo
Área de Determinación Clase de

amortización de cuentas amortización
Principales
áreas de
amortización: Código: Método:
GAAP Lineal
Vehículos
pesados
▪ Veamos un ejemplo. Tenemos el nuevo camión que OEC Computers compró a comienzos del
ejercicio. ¿Qué definiciones son necesarias para gestionar la vida útil del activo fijo?
▪ Primero, definimos este camión como Datos maestros de activo fijo.
▪ Después, anexamos un grupo de definiciones relevante a este tipo de activo a los datos maestros
de activo. En nuestro ejemplo usamos el grupo de definiciones Vehículos pesados.
▪ La definición principal en los Datos maestros de activo es la Clase de activo que incluye la
asociación a otras definiciones: Área de amortización, Determinación de cuentas y Clase de
amortización.
▪ Cada activo fijo se asignará a una clase de activo. En nuestro ejemplo, el Camión pertenece a la
clase de activo Vehículos pesados.
▪ Cada clase de activo incluye la definición predeterminada de otras parametrizaciones.
▪ El Área de amortización es una dimensión financiera que muestra la valoración de un activo con un
fin determinado, por ejemplo: amortización contable, amortización fiscal o amortización para
contabilidad de costes.
▪ Debe definir un área de amortización como área principal.
▪ En nuestro ejemplo, el área principal es GAAP, es decir, Principios Contables Generalmente
Aceptados locales
▪ El usuario puede definir un área adicional de ser necesario. En nuestro ejemplo, definimos los IFRS
en el área adicional, es decir, los International Financial Reporting Standards.
▪ El área de amortización principal (en nuestro ejemplo, GAAP) contabiliza transacciones en el
sistema.
▪ El área adicional (en nuestro ejemplo, IFRS) puede usarse en los informes.
▪ La definición Determinación de cuentas permite al sistema seleccionar automáticamente las
cuentas de mayor relevantes para la contabilidad de activos.
▪ La Clase de amortización clasifica la amortización según el motivo de la amortización acumulada.
Se incluye la opción para definir el método para el cálculo de valor. En nuestro ejemplo elegimos el
método lineal.
Datos maestros de activo fijo
OEC Computers
▪ Una vez que anexe la clase de activo en la ventana Datos maestros de activo fijo, todas las
definiciones relacionadas se aplicarán al activo fijo seleccionado.
▪ En este ejemplo, puede ver que las Áreas de amortización y las Clases de amortización definidas
para la Clase de activo Vehículos pesados se aplican al registro Datos maestros de activo fijo
visualizado.
▪ Puede seguir el proceso de gestión de activos mediante las diferentes subpestañas de los Datos
maestros de activo fijo. Además de la ficha Resumen, existen fichas para valores, amortización,
contabilidad de costes y atributos.
Activación de activos fijos
Factura de
Capitalización
proveedores
Proveedor 2000 Cuenta de 2000

compensación
de adquisiciones
Cuenta de 2000 Cuenta de 2000
compensación balance de
de adquisiciones activos fijos
▪ El usuario puede comprar un activo fijo mediante una Factura de proveedores. La factura de
proveedor automáticamente genera un documento de Capitalización.
▪ El usuario puede seleccionar si generar el documento de Capitalización directamente o generarlo
automáticamente desde la Factura de proveedores.
▪ En ambas opciones, se activan los Datos maestros de activo fijo.
▪ El gráfico muestra los asientos automáticos creados durante el proceso con las cuentas asociadas.
▪ Si el proveedor no está involucrado, entonces el usuario puede generar directamente un
documento de Capitalización. En este caso, solo se creará el asiento de Capitalización y, por lo
tanto, la cuenta de compensación aparecerá como obligación en el Balance.
▪ Recuerde que las cuentas se derivan de la definición de los Datos maestros de activo fijo.
▪ Recuerde que la Fecha de valor de activo se fija en los valores predeterminados para que sea
similar a la Fecha de contabilización de la factura de proveedor. Esta fecha puede modificarse
antes de añadir la Factura de proveedor para que actualice la Fecha de valor de activo de
capitalización.
Amortización de activos fijos
▪ La amortización se utiliza para amortizar el coste de un activo fijo a lo largo de su vida útil.
▪ Representa la reducción en el valor contable de un activo con fines impositivos y contables.
▪ La amortización se incluirá en los gastos de la empresa.
▪ El sistema predice la tasa de amortización anual prevista según las definiciones de los Datos
maestros de activo fijo (es decir Clase de activo, Área de amortización, Determinación de cuentas y
Clase de amortización).
▪ Puede ver esta información en los Datos maestros de activo y en el Informe de pronóstico en la
amortización de activos.
Ejecución de amortización
▪ El usuario puede ejecutar la opción Ejecución de amortización para actualizar el valor del activo
con la amortización real.
▪ Solo cuando realiza una ejecución de amortización el sistema lleva a cabo todas las amortizaciones
planificadas hasta una fecha especificada.
▪ Con el fin de impulsar la contabilización de una amortización planificada, generalmente es
suficiente iniciar una ejecución de amortización para varios períodos contables. Sin embargo, es
posible realizar varias ejecuciones de amortización para el mismo período de amortización.
▪ Una ejecución de amortización puede repetirse las veces que sea necesaria, siempre que no se
haya realizado ninguna ejecución de amortización para los períodos siguientes. La repetición de
una ejecución de amortización puede ser necesaria si los valores de activo se han modificado de
nuevo tras contabilizar la amortización planificada. En la repetición de una ejecución de
amortización solo se tendrán en cuenta las diferencias en el valor en relación con las
contabilizaciones de la última ejecución de amortización.
▪ Nota:
▪ En este ejemplo, utilizamos la amortización indirecta, el sistema utiliza la cuenta de amortización
acumulada para contabilizar la amortización. La cuenta de balance de activo solo se ve afectada
cuando el activo se compra o elimina.
▪ En el método de contabilización directa para amortización, el sistema contabiliza la amortización
directamente en la cuenta de balance de activo especificada para el activo.
Baja de activos fijos
Factura de
Baja
clientes
Cliente 1000 Cuenta de 1000

compensación
de ingresos
Cuenta de 1000 Cuenta de 1000
compensación balance de
de ingresos activos fijos
▪ Hay dos maneras de dar de baja un activo fijo: por factura de clientes si se vende el activo o
mediante un documento de baja si no hay ningún cliente involucrado.
▪ En caso de que la empresa venda el activo al finalizar su vida útil (o antes), el usuario puede dar de
baja el artículo con una Factura de clientes.
▪ La Factura de clientes genera automáticamente un documento de Baja.
▪ Un documento de Baja puede emitirse directamente si no hay ningún cliente involucrado y se debe
amortizar el activo fijo.
▪ En este caso, las diferentes cuentas se involucrarán en el asiento anexado al documento Baja.
▪ Si utiliza la opción Factura de clientes, asegúrese de definir los Datos maestros de activo fijo como
Artículo de ventas.
▪ Ahora, el valor neto contable de los Datos maestros de activo fijo se fija en cero.
▪ Tenga en cuenta que en el documento de baja existe la opción de baja parcial. En ese caso, el
activo fijo contendrá el valor restante hasta el final de la vida útil del artículo.
Cuadro de activos fijos
El informe Cuadro de activos fijos:

 Se puede emitir para todos los activos fijos,
 Muestra todos los movimientos de activos fijos contabilizados en un
ejercicio,
 Presenta los activos fijos para cada cuenta de balance.
▪ El Cuadro de activos fijos es el suplemento más importante para el balance desde el punto de vista
de los activos fijos.
▪ El informe se puede emitir para todos los activos fijos.
▪ Muestra todos los movimientos de activos fijos contabilizados en un ejercicio y presenta los activos
fijos para cada cuenta de balance.
Resumen (1/2)
A continuación, se detallan algunos puntos clave para tener

en cuenta:
La definición principal en los Datos • La Clase de activo que incluye la asociación
maestros de activo fijo es: con las otras definiciones: Área de
amortización, Determinación de cuentas y
Clase de amortización.
Los datos maestros de activo fijo se • El usuario compra un activo fijo mediante una
activan cuando: Factura de proveedores.
• La Factura de proveedores genera
automáticamente el documento de
Capitalización.
• El usuario puede generar el documento de
Capitalización directamente.
La amortización: • Se usa para eliminar el coste de un activo a lo
largo de su vida útil.
• Se incluye dentro de los gastos de la empresa.

▪ La definición principal en los Datos maestros de activo fijo es la Clase de activo, que incluye la
asociación con las otras definiciones para Área de amortización, Determinación de cuentas y
Clase de amortización.
▪ El registro de datos maestros de activo se activa cuando un usuario compra un activo fijo usando
una factura de proveedor. La factura de proveedor automáticamente genera un documento de
Capitalización. Un usuario también tiene la opción de generar un documento de Capitalización
directamente.
▪ La amortización se utiliza para liquidar el coste de un activo fijo a lo largo de su vida útil. La
amortización se incluye como gasto de la empresa.
Resumen (2/2)
La opción de Ejecución de amortización: • Lleva a cabo todas las amortizaciones

planificadas hasta una fecha especificada.
• Actualiza el valor de los datos maestros de
activo con la amortización real.
Un activo fijo se da de baja mediante: • Una Factura de clientes si se vende el activo, o
• Un documento de Baja si no hay ningún cliente
involucrado.
• La Factura de clientes genera automáticamente
un documento de Baja que establece el valor
neto contable del activo fijo a cero.
El Cuadro de activos fijos muestra: • Todas las transacciones de activos
contabilizadas en un ejercicio.
• Los activos para cada Cuenta de balance.
▪ La opción de Ejecución de amortización lleva a cabo todas las amortizaciones planificadas hasta
una fecha especificada y actualiza el valor de los datos maestros de activo con la amortización real.
▪ Un activo fijo se elimina con una factura de cliente si se vende el activo o con un Documento de
baja si no hay un cliente involucrado. La Factura de clientes genera automáticamente un
documento de Baja que establece el valor neto contable del activo fijo a cero.
▪ El Cuadro de activos fijos muestra todas las transacciones de activos contabilizadas en un ejercicio
y presenta los activos para cada cuenta de balance.
Activo fijo virtual
PUBLIC
▪ Bienvenido al tema Activos fijos virtuales.
253
Objetivos

 Explicar el proceso de gestión deactivos fijos virtuales.
▪ Después de completar este tema, podrá explicar el proceso de gestión de activos fijos virtuales.
Activo fijo virtual
Activos fijos con la función de artículo virtual:

– Permite definir un artículo modelo que representa el
activo fijo.
– Permite a la empresa comprar activos fijos idénticos
en grandes cantidades para uso interno.
– Crea automáticamente la misma cantidad de registros
de datos maestros de activo fijo y los capitaliza.
– Opcionalmente, puede utilizar números de serie para
los activos fijos virtuales generados.
▪ Cuando la empresa deba comprar activos fijos idénticos en grandes cantidades para uso interno,
cree un artículo virtual que represente el activo fijo.
▪ En la Factura de proveedores seleccione este artículo modelo e indique una cantidad en la línea de
artículo.
▪ A continuación, SAP Business One creará automáticamente la misma cantidad de registros de
datos maestros de activo fijo y los capitalizará.
▪ Esta función evita tener que indicar manualmente grandes volúmenes de información repetida y,
por tanto, mejora la eficiencia de la empresa en la gestión de activos fijos.
▪ Opcionalmente, puede utilizar números de serie para los activos fijos virtuales generados.
▪ Puede utilizar la definición de artículo virtual para los casos en los que la empresa compra activos
idénticos para utilizarlos en la oficina, como portátiles, teléfonos móviles o sillas.
▪ Veamos cómo trabajar con activos fijos virtuales.
Creación de un activo fijo virtual
▪ La casilla de selección Artículo virtual solo está disponible si se utilizan series de numeración para
los datos maestros de activo fijo.
▪ Con las series de numeración, el sistema puede crear varios activos nuevos cuando se compra un
artículo virtual en una única línea de transacción.
▪ Observe que ambos datos maestros, activo fijo y artículos, utilizan la misma configuración de serie
de numeración.
▪ Una vez que define unos datos maestros de activo fijo como artículo virtual, puede empezar a
utilizarlo como modelo para comprar una gran cantidad de activos fijos idénticos.
▪ OEC Computers ha definido un artículo virtual para los teléfonos móviles que compran para sus
empleados.
▪ Si marca la casilla Forzar números de serie, cuando compre activos fijos mediante artículos
virtuales en facturas de proveedores, deberá especificar un número de serie para cada activo fijo
generado.
Capitalización de activos fijos virtuales
Sin Forzar números de serie
▪ Los artículos virtuales solo se pueden capitalizar mediante facturas de proveedores.

▪ La cantidad de los datos maestros de activo fijo creados automáticamente es igual que la cantidad
que se ha especificado en la factura de proveedores (en nuestro ejemplo, 9).
▪ Los números de artículo se asignan automáticamente a los datos maestros de activo fijo recién
creados, según las reglas que se han definido para las series utilizadas en los datos maestros del
activo fijo virtual.
▪ En nuestro ejemplo, cuando OEC Computers indica la cantidad de 9 teléfonos móviles en la fila de
factura de proveedores, el sistema crea automáticamente 9 datos maestros de activo fijo, uno para
cada teléfono móvil.
▪ La información de los datos maestros de activo fijo del activo fijo virtual se copia en los datos
maestros de activo fijo recién creados, excepto la casilla de selección Artículo virtual que está
desmarcada.
▪ Los activos creados son activos fijos normales con valores monetarios. El artículo virtual funciona
como modelo y, por tanto, no tendrá valores en la ficha Activos fijos.
Sin Forzar números de serie
▪ Se emite automáticamente un documento de Capitalización que incluye los activos creados y

también un asiento contra la cuenta de activos.
▪ Observe que puede incluir varios activos fijos virtuales en la misma factura de proveedores, pero
no puede incluir activos fijos virtuales y activos fijos normales en la misma factura de proveedores.
Artículo de
Activo fijo inventario
CON Forzar números de serie

LT22005541 LT22005542 LT22005543
▪ Si selecciona forzar números de serie, deberá definir estos números de serie cuando compre los
activos en la Factura de proveedores.
▪ En la Factura de proveedores, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción
Números de serie de activo fijo. En la ventana Números de serie de activo fijo: Configuración,
indique números de serie para cada activo fijo comprado mediante la línea Factura de proveedores.
▪ El resto del proceso es el mismo que se ha descrito en las diapositivas anteriores. La única
diferencia es que los datos maestros de activo fijo creados incluirán el número de serie que se ha
indicado en la Factura de proveedores. Puede hacer un seguimiento del número de serie en los
datos maestros de activo fijo. La Factura de proveedores también incluye los números de serie
creados y puede visualizarlos haciendo clic con el botón derecho del ratón en la factura de
proveedores.
▪ Observe que no se pueden definir datos maestros de activo fijo como artículo de inventario y, por
tanto, no son números de serie regulares. Son números de serie de activo fijo que se graban en los
datos maestros de activo fijo con finalidades de seguimiento.
Capitalización de activos fijos virtuales: Sugerencia
▪ Cuando emita una factura de proveedores, para que resulte más fácil localizar un artículo virtual de
la lista de artículos y activos fijos, modifique las opciones de la lista de artículos y visualice el
campo Artículo de activo visual.
▪ Para ello, después de abrir la ventana Lista de artículos, seleccione el icono Parametrizaciones de
formulario de la barra de menús superior para modificar la visualización de lista.
Resumen (1/2)
Cuando la empresa debe comprar activos fijos • Cree un artículo virtual que represente el activo fijo-
idénticos en grandes cantidades para uso • En la factura de proveedores seleccione este artículo
interno: modelo e indique una cantidad en la fila de artículo (los
artículos virtuales solo se pueden capitalizar mediante
facturas de proveedores)
Una vez se añade la factura de proveedores • Se crean automáticamente los registros de datos
con el artículo virtual: maestros de activo fijo en la misma cantidad que se ha
especificado en la línea de factura de proveedores.
• Se emite automáticamente un documento de
Capitalización que incluye los activos creados y
▪ Cuando la empresa deba comprar activos fijos idénticos en grandes cantidades para uso interno,
cree un artículo virtual que represente el activo fijo.
▪ En la factura de proveedores seleccione este artículo modelo e indique una cantidad en la fila de
artículo (los artículos virtuales solo se pueden capitalizar mediante facturas de proveedores)
▪ Una vez se añade la factura de proveedores con el artículo virtual:
▪ Se crean automáticamente los registros de datos maestros de activo fijo en la misma cantidad
que se ha especificado en la línea de factura de proveedores.
▪ Se emite automáticamente un documento de Capitalización que incluye los activos creados y
Resumen (2/2)
Algunos datos sobre los activos fijos virtuales: • La casilla de selección Artículo virtual solo está
disponible si se utilizan series de numeración para los
datos maestros de activo fijo.
• Si selecciona forzar números de serie para unos
datos maestros de activo fijo, deberá definir estos
números cuando compre el activo fijo en la factura de
proveedores.
• No se pueden definir datos maestros de activo fijo
como artículo de inventario y, por tanto, no son
números de serie regulares. Son números de serie de
activo fijo que se graban en los datos maestros de
activo fijo con finalidades de seguimiento.
▪ Algunos datos sobre los activos fijos virtuales:

▪ La casilla de selección Artículo virtual solo está disponible si se
utilizan series de numeración para los datos maestros de activo fijo.
▪ Si selecciona forzar números de serie para unos datos maestros de
activo fijo, deberá definir estos números cuando compre el activo fijo
en la factura de proveedores.
▪ No se pueden definir datos maestros de artículo de inventario como
artículo de inventario y, por tanto, no son números de serie regulares.
Son números de serie de activo fijo que se graban en los datos
maestros de activo fijo con finalidades de seguimiento.
Contabilidad de costes
PUBLIC
▪ Bienvenido al tema Contabilidad de costes.
263
Objetivos

▪ Describir cómo se debe gestionar la contabilidad de costes
▪ En este tema, veremos las ventajas de utilizar la contabilidad de costes y describiremos cómo
gestionarla.
Ejemplo empresarial
Implementará SAP Business One en un

nuevo cliente, OEC Computers.
La empresa está divida en departamentos:
▪ Ventas
▪ Soporte
▪ Desarrollo
El departamento de ventas genera más

ingresos que los otros departamentos.
Por otro lado, este departamento también
tiene muchos gastos: viajes, hotel, cena,
conferencias, publicidad, bonos, etc.
¿Cómo puede el contable de la empresa conocer los resultados finales de cada
departamento? ¿Cómo pueden generar un informe de pérdidas y ganancias para un
departamento?
▪ Veamos un ejemplo empresarial:

▪ Supongamos que está implementando SAP Business One en una empresa con tres
departamentos: ventas, soporte y desarrollo.
▪ Lógicamente, el departamento de ventas genera más ingresos que los otros departamentos. Por
otro lado, este departamento también tiene muchos gastos: viajes, hotel, cena, conferencias,
publicidad, bonos, etc.
▪ El contable de la empresa le pregunta cómo pueden conocer los resultados finales de cada
departamento. ¿Cómo pueden generar un informe de pérdidas y ganancias para un
departamento?
¿Qué es la contabilidad de costes en SAP Business One?
▪ Además de su contabilidad periódica, muchas empresas realizan análisis de gastos e

ingresos que miden la rentabilidad de cada una de sus actividades empresariales o
departamentos.
▪ Para ello, define unidades de la empresa para cada actividad empresarial o departamento.
Estos son los centros de coste que se utilizan para consolidar los gastos y los ingresos que
resultan de la actividad continua de la unidad organizativa específica.
▪ Una norma de reparto es un método de contabilidad de costes utilizado para asignar gastos
e ingresos directos e indirectos a uno o más centros de coste. Contiene información relativa a
la parte o los importes fijos de gastos o ingresos que se asignarán a cada centro de coste.
Antes de sumergirnos en el proceso de contabilidad de costes, veamos la terminología

correspondiente tal y como está definida en SAP Business One.
▪ Además de su contabilidad periódica, muchas empresas realizan análisis de gastos e ingresos
que miden la rentabilidad de cada una de sus actividades empresariales o departamentos.
▪ Para ello, define unidades de la empresa para cada actividad empresarial o departamento. Estos
son los centros de coste que se utilizan para consolidar los gastos y los ingresos que resultan
de la actividad continua de la unidad organizativa específica.
▪ Una norma de reparto es un método de contabilidad de costes utilizado para asignar gastos e
ingresos directos e indirectos a uno o más centros de coste. Contiene información relativa a la
parte o los importes fijos de gastos o ingresos que se asignarán a cada centro de coste.
266
¿Qué es la contabilidad de costes en SAP Business One? Cont.
▪ Al trabajar con el proceso de contabilidad de costes, los costes presentados en el libro

mayor se distribuyen automáticamente a los centros de coste mediante las normas de
reparto definidas.
▪ La función de contabilidad de costes de SAP Business One le permite definir conjuntos de
centros de coste y normas de reparto. La generación de los respectivos informes le
proporciona información importante relativa al coste. El sistema recopila los datos
contabilizados en las cuentas y los presenta de diferentes maneras en los informes.
▪ Al trabajar con el proceso de contabilidad de costes, los costes presentados en el libro mayor se
distribuyen automáticamente a los centros de coste mediante las normas de reparto definidas.
▪ La función de contabilidad de costes de SAP Business One le permite definir conjuntos de
centros de coste y normas de reparto. La generación de los respectivos informes le proporciona
información importante relativa al coste. El sistema recopila los datos contabilizados en las
cuentas y los presenta de diferentes maneras en los informes.
267
Centros de coste
Centro_z OEC Computers
Centros de coste Ventas Soporte Desarrollo
Código de clasificación
Admin.
▪ Para utilizar las funciones de contabilidad de costes en SAP Business One, debe definir los centros
de beneficio o los departamentos de la empresa como centros de coste. Posteriormente, puede
compilar una cuenta de pérdidas y ganancias para cada centro de coste en cada período.
▪ En nuestro ejemplo, OEC Computers ha definido sus tres departamentos: ventas, soporte y
desarrollo como centros de coste.
▪ Puede agrupar los centros de coste mediante un código de clasificación.
▪ Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Centros de coste para definir y actualizar
centros de coste.
▪ El sistema crea automáticamente un centro de coste cero (Centro_z) que reúne los costes e
ingresos que no pueden distribuirse claramente en otros centros de coste porque no se dispone de
suficiente información. El centro de coste Centro_z también puede registrar costes que no se
presentarán en la contabilidad de costes interna. Por ejemplo, si sólo desea mostrar el 80% de sus
gastos de alquiler como costes, puede asignar el 20% restante al Centro_z.
Normas de reparto
Enlace entre el Libro mayor y la Contabilidad de costes
Asignación de costes e ingresos Gastos de vehículo de la empresa, cuenta de mayor

directos
Cuando se crea un centro de coste, el X Norma de reparto directa Ventas
sistema crea automáticamente una
norma de reparto con el mismo nombre.
Asiento Asiento
Vehículo de Importe de coste
Costes de calefacción 1000
la empresa
Norma Norma reparto área
100%
Regla
Centro de coste 1
Ventas
▪ Si desea incluir los costes enviados al libro mayor automáticamente en la contabilidad de costes,
debe enlazar una cuenta con una norma de reparto, en el Plan de cuentas.
▪ Solo se pueden enlazar cuentas con el tipo de cuenta Ventas o Gastos en el plan de cuentas.
▪ Las normas de reparto definen cómo se distribuyen los costes o ingresos contabilizados para una
cuenta en los centros de coste.
▪ En el trabajo diario, contabiliza asientos o documentos de marketing en una cuenta de mayor que
está enlazada a una norma de reparto.
▪ Cuando se crea un centro de coste, el sistema crea automáticamente una norma de reparto con el
mismo nombre. Esta norma (que no se puede modificar) se configura para que el sistema
contabilice todos los costes o ingresos en el centro de coste correspondiente. En otras palabras, el
sistema no divide los importes. Puede utilizar estas normas de reparto para costes e ingresos
directos, que puede asignar exclusiva y completamente a un determinado centro de coste.
▪ Por ejemplo, en OEC Computers, los gastos de vehículos de la empresa se asignan directamente
al centro de coste Ventas porque sólo los empleados de ventas disponen de vehículos de la
empresa.
▪ Después de enlazar la cuenta de gastos de vehículos con la norma de reparto Ventas, cada vez
que se emita un gasto en la cuenta de gastos de vehículos de la empresa, el importe completo se
imputará directamente al centro de coste de ventas.
Asignación de costes e ingresos indirectos
Norma de reparto indirecta Área
Total: 500 (en unidades de área

local)
Centro de coste 1 Centro de coste 2 Centro de coste 3

Ventas Soporte Desarrollo
▪ Los costes e ingresos indirectos no se asignan directamente a un centro de coste. En lugar de ello,
se asignan a uno o varios centros de coste mediante una norma de reparto. En la norma de
reparto, se especifica cómo se distribuirá el importe entre los centros de coste. Puede realizar
asignaciones por porcentaje o ratio. Por ejemplo, puede distribuir los costes en los centros de coste
según el tamaño de las áreas del departamento. De la misma forma, puede distribuir los beneficios
de empleados voluntarios entre el número de empleados.
▪ Si no puede definir la asignación total (porque no dispone de suficiente información en ese
momento), el sistema asignará los costes o ingresos no asignados al centro de coste Centro_z.
Cuando disponga de la información necesaria, podrá modificar la norma de reparto para que el
sistema corrija la distribución correspondientemente.
▪ Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Normas de reparto para definir y actualizar
normas de reparto.
Asignación de costes e ingresos indirectos
Costes de electricidad, cuenta de mayor
X Norma de reparto Área
Asiento Asiento
Costes de
Costes de calefacción
Importe 2000 1000
electricidad
Norma reparto área
Norma Regla Área

▪ Igual que en la asignación de costes e ingresos indirectos, enlace las cuentas pertinentes con una
norma de reparto indirecta en el Plan de cuentas.
▪ Contabilice un asiento o un documento de marketing en una cuenta de mayor que esté enlazada
con una norma de reparto.
▪ En nuestro ejemplo, cada vez que emita un gasto en la cuenta de gastos de electricidad, el importe
se asignará automáticamente a los distintos departamentos según la definición de la norma de
reparto.
Asignación de costes e ingresos
▪ Puede modificar la norma de reparto fijada en

la cuenta de mayor al emitir un documento de
marketing o un asiento manual.
▪ Puede modificar la norma de reparto fijada en la cuenta de mayor al emitir un documento de

▪ Para los asientos creados a partir de los documentos de marketing y para los asientos manuales,
puede modificar la norma de reparto asignada en cualquier momento.
▪ Esta norma de reparto tiene prioridad sobre la regla definida en la cuenta de mayor y en el
documento de marketing.
▪ En el asiento, seleccione la línea de cuenta de mayor y utilice el campo de norma de reparto en la
tabla o en Desplegar modo de tratamiento.
272
Norma de reparto manual
▪ Al contabilizar un asiento manual, tiene la opción de definir una norma de reparto manual.
▪ El importe que indica en la línea del asiento es el importe total a distribuir.
▪ En la ventana Definir norma de reparto manual, seleccione los centros de coste y asigne el importe
entre ellos.
▪ No podrá utilizar esta norma de reparto manual en asientos futuros.
▪ Puede ver los importes de esta norma de distribución en el Informe de distribución y el Informe de
resumen de contabilidad de costes.
273
Asignación por importe fijo
Norma de reparto de importe fijo Alquiler mensual
No hay ningún importe total

* Las diferencias se asignarán al centro de coste sin ningún valor o al Centro_z.

A veces, es necesario asignar los importes fijos a centros de coste específicos. Por ejemplo, los
empleados de ventas aparecen en el campo; sin embargo, los empleados de soporte y desarrollo no.
Por lo tanto, la empresa desea asignar un importe fijo de los gastos del alquiler mensual al
departamento de soporte y al departamento de desarrollo. Para lograrlo, en la configuración de la
norma de reparto puede definir un importe fijo de 3000 para los centros de coste de desarrollo y
soporte.
Puede incluir también el centro de coste de ventas sin ningún valor de coste para que asuma las
diferencias.
Nota:
▪ Al enviar los costes, los importes asignados fijos se mantendrán igual. En caso de que se produzca
una diferencia entre el importe total definido (6000 en nuestro ejemplo) y el importe de coste
enviado cada mes, el resto del coste se enviará al centro de coste sin ningún valor definido (que en
nuestro ejemplo es el centro de coste de ventas).
▪ En el caso que solo mantenga los centros de coste de desarrollo y soporte definidos. Cualquier
diferencia se asignará al centro de coste cero (Centro_z).
▪ Esto hace referencia a ambos casos: cuando el importe de coste es mayor o menor que el importe
total definido.
274
Tabla de centros de coste y normas de reparto
* Centro de coste (CC) Centro de Total Centro_z CC 1 CC 2 CC 3

coste
Ventas Soporte Des.
Norma Regla
100 0 100 0 0
CC 1
Normas de Ventas
reparto para CC 2 100 0 0 100 0
costes e
ingresos Soporte
DIRECTOS 100 0 0 0 100
CC 3
Desarrollo
500 0 100 200 200
Normas de
Área
reparto para
costes e
ingresos 20 2 4 8 6
INDIRECTOS Empleados
▪ Una vez que OEC Computers haya configurado sus centros de coste y normas de reparto, podrá
ver las asignaciones en formato de tabla.
▪ Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Tabla de centros de coste y normas de
reparto para visualizar las asignaciones para las normas de reparto.
▪ Aquí se ofrece un ejemplo de cómo podría OEC Computers fijar sus normas de reparto para
distribuir los costes en los correspondientes centros de coste del departamento.
Resumen – 1

▪ Para utilizar las funciones de contabilidad de costes, debe definir los centros de
beneficio o los departamentos de la empresa como centros de coste.
▪ Cuando se crea un centro de coste, el sistema crea automáticamente una norma de
reparto con el mismo nombre. Esta norma se configura para que el sistema
contabilice todos los costes o ingresos en el centro de coste correspondiente.
▪ Los costes e ingresos indirectos no se asignan directamente a un centro de coste. En
su lugar, se asignan a uno o varios centros de coste mediante una norma de reparto
indirecta. En la norma de reparto, se especifica cómo se distribuirá el importe entre
los centros de coste.
▪ A continuación, se detallan algunos puntos clave:

▪ Para utilizar las funciones de contabilidad de costes, debe definir los centros de beneficio o los
departamentos de la empresa como centros de coste.
▪ Cuando se crea un centro de coste, el sistema crea automáticamente una norma de reparto con
el mismo nombre. Esta norma se configura para que el sistema contabilice todos los costes o
ingresos en el centro de coste correspondiente.
▪ Los costes e ingresos indirectos no se asignan directamente a un centro de coste. En lugar de

ello, se asignan a uno o varios centros de coste mediante una norma de reparto indirecta. En la
norma de reparto, se especifica cómo se distribuirá el importe entre los centros de coste.
276
Resumen – 2
▪ Para incluir automáticamente costes del libro mayor en la contabilidad de costes,

enlace una norma de reparto con cuentas del Plan de cuentas.
▪ Cada vez que emita un importe en estas cuentas, el importe se asignará a los
distintos departamentos según la definición de la norma de reparto.
▪ Puede modificar la norma de reparto fijada en la cuenta de mayor al emitir un
documento de marketing o un asiento manual.
▪ Para los asientos creados a partir de los documentos de marketing y para los
asientos manuales, puede modificar la norma de reparto asignada en cualquier
momento.
▪ Esta norma de reparto tiene prioridad sobre la regla definida en la cuenta de mayor y
en el documento de marketing.
▪ Para incluir automáticamente costes del libro mayor en la contabilidad de costes, enlace una norma
de reparto con cuentas del Plan de cuentas.
▪ Cada vez que emita un importe en estas cuentas, el importe se asignará a los distintos
departamentos según la definición de la norma de reparto.
▪ Puede modificar la norma de reparto fijada en la cuenta de mayor al emitir un documento de
▪ Para los asientos creados a partir de los documentos de marketing y para los asientos manuales,
puede modificar la norma de reparto asignada en cualquier momento.
▪ Esta norma de reparto tiene prioridad sobre la regla definida en la cuenta de mayor y en el
documento de marketing.
277
Dimensiones múltiples en la contabilidad de costes
PUBLIC
▪ Bienvenido al tema Dimensiones múltiples en la contabilidad de costes.
278
Objetivos

▪ Describir cómo utilizar las dimensiones múltiples al trabajar con la contabilidad de costes
Nota: Este tema se basa en el concepto de contabilidad de costes.
▪ En este tema, observaremos la posibilidad de utilizar dimensiones múltiples al trabajar con la

contabilidad de costes.
▪ Tenga en cuenta que este tema se basa en el concepto de contabilidad de costes.
Dimensiones múltiples - Ejemplo empresarial
OEC Computers utiliza la opción de

contabilidad de costes en SAP
Business One. Anteriormente, definía
los tres departamentos: ventas, soporte
y desarrollo como centros de coste.
OEC Computers también tiene dos

líneas de negocio:
▪ Hardware
▪ Aplicaciones
Cuando analizan los ingresos y gastos, desean

conocer los resultados finales de cada línea de
productos.
Desean generar el informe Resumen de contabilidad
de costes por departamento (ventas, soporte y
desarrollo) y por línea de negocio.
▪ OEC Computers utiliza la opción de contabilidad de costes en SAP Business One. Anteriormente,
definía los tres departamentos: ventas, soporte y desarrollo como centros de coste.
▪ Ahora, al examinar los productos que vende OEC Computers, el director le dice que desea analizar
los ingresos y gastos por las dos líneas de negocio que dirigen: hardware y aplicaciones.
▪ Quieren ver los resultados finales de cada línea de negocio.
▪ El contable afirma que sería mejor una vista analítica por departamentos. Es decir, ventas, soporte
y desarrollo.
▪ Les explica que pueden analizar los mismos datos según los departamentos de la empresa y
también por línea de negocio.
Dimensiones múltiples
Dimensión 1: Departamentos Dimensión 2: Línea de negocio

(LOB)
Centro_z Centro_z
OEC Computers OEC Computers
Ventas Soporte Desarrollo Hardware Aplicaciones
▪ Las dimensiones múltiples permiten generar hasta cinco vistas distintas de los mismos datos.
▪ Observe que cada centro de coste y norma de reparto pertenecen a solo una dimensión.
▪ Esta opción solo aparece si se marca la casilla de selección Utilizar dimensiones múltiples en la
ficha Contabilidad de costes de la ventana Parametrizaciones generales en Gestión 
Inicialización del sistema  Parametrizaciones generales.
▪ Para definir dimensiones seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Dimensiones .
▪ En nuestro ejemplo puede definir los departamentos de la empresa como dimensión 1 y las líneas
de negocio como dimensión 2.
▪ Para cada dimensión cree centros de coste y normas de reparto que se correspondan con sus
requisitos de generación de informes. Observe que cada centro de coste y norma de reparto
pertenecen a solo una dimensión.
▪ Al emitir los distintos informes, seleccione la dimensión relevante.
Enlace del Libro mayor y la Contabilidad de costes
con Dimensiones múltiples
Costes de electricidad, cuenta de mayor

Dimensión 1: Departamentos
X Norma de reparto Área
Dimensión 2: LOB
X Norma de reparto nº de empleados
Asiento Asiento Asiento Asiento

Costes
2000 1000
de electricidad Costes
2000 1000
de electricidad
reparto área
NormaÁrea Normanºreparto
de área
Norma Norma
empleado
reparto reparto
Centro de coste 1 Centro de coste 2 Centro de coste 3 Centro de Centro de

Ventas Soporte Desarrollo coste 1 coste 2
Hardware Software
▪ Veamos el coste de electricidad de la empresa:

▪ En la ventana Plan de cuentas , enlace la cuenta de gastos de electricidad con las 2
dimensiones: Departamentos y Líneas de negocio.
▪ Para cada dimensión defina la norma de reparto relevante. En la dimensión de departamentos es
la norma indirecta la que distribuye los costes según el tamaño de las áreas del departamento.
En la dimensión de línea de negocio, los costes se distribuirán entre el número de empleados de
cada centro de coste.
▪ En el trabajo diario, cada vez que emita un gasto en la cuenta de gastos de electricidad, el
importe se asignará automáticamente a los distintos departamentos según la norma de reparto
definida en la dimensión 1. Y, paralelamente, el mismo importe se asignará conforme al número
de empleados que trabajan para cada línea de negocio según se ha definido en la dimensión 2.
▪ Entonces, puede ejecutar los distintos informes y comparar el análisis de costes e ingresos por
departamento y por línea de negocio.
Parametrizaciones de dimensiones
▪ Puede configurar la visualización de las normas de reparto en los documentos de

marketing y asientos.
▪ En la ventana Parametrizaciones generales – Contabilidad de costes, puede fijar la visualización

de las normas de reparto en los documentos de marketing y asientos. Seleccione si desea
visualizar las normas de reparto de varias dimensiones en una columna, separadas por punto y
coma (;) o si desea visualizar todas las dimensiones activas en columnas separadas. Para
obtener más información acerca de estas dos opciones, consulte la ayuda en línea.
▪ Puede modificar el estado del botón de selección en cualquier momento. La modificación solo
afecta a la forma en que se visualizan las normas de reparto; no afecta la base de datos.
283
Informes de contabilidad de costes
▪ Informes estándar para una determinada dimensión y norma

de reparto: Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de
sumas y saldos e Informe de presupuesto.
▪ Informes de contabilidad de costes:
▪ Informe de centro de coste
▪ Informe de distribución
▪ Informe de resumen de contabilidad de costes
Tenga en cuenta que también puede ejecutar estos informes

según un proyecto financiero seleccionado.
▪ Puede generar algunos informes estándar para una determinada dimensión y norma de reparto;
por ejemplo, Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos o Informe de
presupuesto.
▪ Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes para ejecutar informes específicos de contabilidad
de costes:
▪ Informe de centro de coste para visualizar un resumen de los gastos e ingresos contabilizados.
▪ Informe de distribución para obtener una visión de los gastos generales contabilizados por
transacciones específicas y los importes distribuidos en cada centro de coste.
▪ Informe de resumen de contabilidad de costes que incluye documentos preliminares y utilice
jerarquías para la estructura de informes que requiera.
Tenga en cuenta que también puede ejecutar estos informes según un proyecto financiero
seleccionado.
Jerarquía de centros de coste
▪ Utilice la Jerarquía de centros de coste para definir modelos de informes de contabilidad de costes
según las necesidades de la empresa.
▪ Puede utilizar estos modelos en varios informes.
▪ El modelo permite agrupar los datos de distintas maneras. Según el modo en que se agrupan los
datos, la dirección de la empresa obtiene una visión mejor del rendimiento de las distintas partes
de la organización.
▪ Cada jerarquía se relaciona directamente con una dimensión (si se utilizan dimensiones en la
empresa).
▪ Para cada dimensión se pueden crear varios modelos.
▪ Puede definir jerarquías de hasta tres niveles.
▪ Los centros de coste solo se pueden incluir en los nodos inferiores de la jerarquía.
▪ También puede utilizar fórmulas para agregar varios centros de coste.
▪ En el ejemplo presentado, para la dimensión Departamentos, los centros de coste Ventas y
Soporte se agrupan bajo el título Servicio al cliente y se totalizan con la opción Subtotal.
▪ Seleccione Finanzas  Contabilidad de costes  Jerarquía de centros de coste para definir y
visualizar los modelos de informes de contabilidad de costes.
Resumen - 1
▪ Las dimensiones múltiples permiten generar hasta cinco vistas distintas de los
mismos datos. Esta opción solo aparece si se marca la casilla de selección en la
ficha Contabilidad de costes de la ventana Parametrizaciones generales.
▪ Para cada dimensión cree centros de coste y normas de reparto que se
correspondan con sus requisitos de generación de informes.
▪ En la ventana Plan de cuentas, enlace las cuentas relevantes con las dimensiones:
Para cada dimensión defina la norma de reparto relevante.

Esta opción solo aparece si se marca la casilla de selección en la ficha Contabilidad de costes
de la ventana Parametrizaciones generales.
▪ Para cada dimensión cree centros de coste y normas de reparto que se correspondan con sus
requisitos de generación de informes.
▪ En la ventana Plan de cuentas, enlace las cuentas relevantes con las dimensiones: Para cada
dimensión defina la norma de reparto relevante.
286
Resumen – 2
▪ En el trabajo diario, cada vez que envíe un importe a la cuenta de gastos o ventas,
se asignará el mismo importe automáticamente a las dimensiones y a sus normas
de reparto en paralelo.
▪ Puede configurar la visualización de las normas de reparto en los documentos de
marketing y asientos.
▪ Al emitir los distintos informes, seleccione la dimensión deseada.
▪ En el trabajo diario, cada vez que envíe un importe a la cuenta de gastos o ventas, se asignará
el mismo importe automáticamente a las dimensiones y sus normas de reparto en paralelo.
▪ Puede configurar la visualización de las normas de reparto en los documentos de marketing y
asientos.
▪ Al emitir los distintos informes, seleccione la dimensión deseada.
287
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• SAP Business One

Unit 1 Accounting Basics Unit 5 Controlling Reports

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Bienvenido al tema de fundamentos de finanzas.

Al finalizar este tema, podrá:

▪ Analizar algunas convenciones de contabilidad general.

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Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers:

▪ Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del

▪ Quiere asegurarse de que comprende el panorama general para poder informar

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Configuración del sistema

Control de gestión financiera

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Veamos algunos conceptos básicos de finanzas.

Oferta de Pedido de Factura de

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Oferta de Pedido de Factura de

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Oferta de Pedido de Factura de

Este es un ejemplo de la cuenta del cliente.

Cuentas del Debe Cuentas de crédito

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Aquí, vemos el típico saldo de cuenta de los distintos tipos de cuenta.

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Las dos cuentas aumentan sus valores: ▲

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La respuesta es que las dos cuentas aumentan sus valores.

A continuación, se detallan algunos puntos clave:

El saldo de cuenta representa: • La diferencia entre el total de transacciones

Las cuentas de pasivo, ingresos y capital • Haber

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A continuación, se detallan algunos puntos clave para tener en cuenta:

Bienvenido al tema Asientos automáticos .

Al finalizar este tema, podrá:

▪ Dar ejemplos de los asientos automáticos creados durante los procesos de

▪ Revise las parametrizaciones financieras que afectan los procesos de asientos

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Implementará SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers:

▪ Su principal contacto en las instalaciones del cliente es María, la responsable del

▪ Quiere asegurarse de que comprende el panorama general para poder informar

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▪ Determinación de cuentas de mayor

Revisaremos las parametrizaciones de finanzas necesarias y su efecto en los asientos que se

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Clientes = Cuenta asociada

En la ventana Determinación de cuentas de mayor, también se definen las cuentas asociadas:

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Star Trek Computers = Lista

Precio por unidad * Cantidad = Valor

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Lista de precios de compra = 100

Coconut Devices = Lista

Oferta de Pedido de Factura de

Los saldos de los Datos maestros de • Las cuentas asociadas de clientes y

Bienvenido al tema Plan de cuentas.

Al finalizar este tema, podrá:

▪ De acuerdo con las convenciones de contabilidad debata: