Actividad 2

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A.

- Subsistemas de Contabilidad

Es un grupo de información contable, financiera, presupuestaria que da


información a la administración para la toma de decisiones, es una información
que se recopila, se registra y da base a una información más clara y precisa.

Características

Entre las características de los subsistemas de contabilidad se encuentran:

Ingreso de Datos: se realiza a través de un comprobante de diario. Cada


comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es
decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o


validados a través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos

Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento
magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario.

Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema


integrado de información. Es posible encontrar problemas de integración, es decir
que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta razón
se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la
información transferida está completa cotejándola con los comprobantes fijos
definidos.

  Validación de Datos: establecidos para su respectivo control. También


aquí se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las
transacciones. Se podría decir en términos de riesgo que hay poca confianza en
que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente
correctas. Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las
etapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación,
actualización y emisión de reportes; sin embargo todos los errores que pueden
generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el momento de
la validación.

Actualización de Registros: consiste en el traspaso de los movimientos


del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualización
de los datos al mayor la información grabada en los comprobantes de diario debe
haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos
maneras:

El Subsistema de Contabilidad como Sistema Dinámico

Un sistema dinámico es un sistema en el cual con el tiempo va


evolucionando, en caso de un subsistema contable pueden ser cuentas que con el
paso de los tiempos evoluciona, es decir que puede aumentar o que se le puede
calcular la variación de acuerdo a una cantidad de tiempo.

Integración del Subsistema de Contabilidad con otros subsistemas de la


empresa

La empresa como sistema consiste en identificar los subsistemas de la


misma, efectuar particiones de sus elementos en grupos homogéneos que
permitan entender su funcionamiento. En la práctica debe de haber unanimidad a
la hora de identificar cuáles son los subsistemas más relevantes, por lo que
existen numerosas clasificaciones en función de los objetivos de la empresa.

            Una primera clasificación útil a efectos metodológicos agrupa las grandes


áreas funcionales en que se divide el estudio de la empresa: el subsistema real, el
financiero y el directivo 

            El subsistema real comprende las funciones de aprovisionamiento,


producción y comercialización de los productos o servicios obtenidos. Estas
funciones se corresponden básicamente con todas las operaciones que suponen
una transformación real de los factores productivos y concluyen con la distribución
del producto y el servicio posventa a los clientes de la empresa.
 
            El subsistema financiero, en estrecha interdependencia con el subsistema
real, se encarga de la captación, administración y control de los recursos
financieros; desde este punto de vista, la empresa puede ser considerada como
una sucesión de proyectos de inversión en el tiempo que requieren ser
financiados; el subsistema financiero aporta criterios para la valoración de la
rentabilidad de los proyectos y el coste de las diferentes fuentes de financiación.
 
            El subsistema directivo tiene como misión la toma de decisiones tendente
a asegurar el logro de los objetivos del sistema mediante la configuración  y
control de una organización capaz de adaptarse al sistema de orden superior en
que está inmersa. Se compone de los subsistemas de planificación, organización,
dirección y control.

Todos los subsistemas tienen diferentes funciones lo cual hacen que la


empresa como sistema general pueda funcionar de manera productiva y
organizada.
Operaciones con Diarios y Mayores

Las operaciones en el libro diario trata de un documento donde las


empresas registran todas sus transacciones económicas incluyendo la información
de manera ordenada; de esta manera puede mejorar significativamente la
contabilidad de un negocio. Debido a este documento se puede conocer la
situación financiera real de la empres. Además, el libro diario ayuda a la
elaboración del libro mayor  el cual es un documento básico para las cuentas del
balance ya que registra activos, pasivos y gastos e ingresos además de otro tipo
de movimientos comunes en una compañía, estos pueden ser parte del
subsistema financiero ya que son un apoyo financiero a la hora de toma de
decisiones, entre otros.
Manuales de Contabilidad

Los manuales de sistema de contabilidad proporcionan a los diferentes usuarios


la información relacionada con las funciones, políticas, normas y procedimientos
para la ejecución de trabajo contable. Así, se puede decir, que éste es de gran
importancia para la organización ya que se describen en forma clara las políticas
establecidas de acuerdo a las normas estatutarias y legales existentes, así como
también, los objetivos, las funciones del personal y los procedimientos a seguir en
la ejecución del trabajo contable para así, alcanzar el logro de los mismos a
demás sirve de guía tanto a los auditores internos como externos ya que a través
de los manuales, se familiarizan rápidamente con la organización, pudiendo
establecer los procedimientos a seguir para la verificación de sus informes.

El contenido de los Manuales de Sistemas de Contabilidad varían de una


organización a otra dependiendo de las necesidades de información de cada una
de ellas, se puede elaborar un sólo manual de sistemas contables o elaborar
manuales separados, los mismos son de vital importancia para el funcionamiento
de una empresa.

Hay diferentes tipos de manuales de contabilidad, como pueden ser:

- El manual de la alta gerencia y administración o el manual donde se


describen los objetivos, estrategias y normas. 
- El manual de la organización.
- El manual de procedimientos.
- El manual de sistemas contables.
B) Clasificador y Codificador de Cuentas

Es la forma de identificar un tipo y nombre de cuenta; una cuenta es el


nombre genérico contable con el que se identifican las características similares y
que permite registrar débitos y créditos que ocurren en los elementos de la
ecuación contable.

Aparte este plan de cuentas contable es una lista que presenta las cuentas en
un orden sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos
contables. Se estructura a través de números, letras o números y letras
conformando un código para cada una de las cuentas en uso en un sistema
contable. También se denomina Catalogo de cuentas o Código de cuentas.

Existen lenguajes de codificación de los cuales las entidades buscan el que


mejor se adapte a sus necesidades de registro y posterior información. En este
sentido. De acuerdo con la revisión de la codificación de las cuentas a las
empresas que llevan los registros contables a través de sistemas computarizados,
este tipo de codificación es el mayormente utilizado en las PYME al permitir incluir
un número ilimitado de cuentas pero además, la inclusión de nuevas cuentas que
puedan surgir como consecuencia de los hechos contables.

Características

Estructuración del catálogo de cuentas estará representada por el formato


que se adapte a los requerimientos de la organización. El mismo debe obedecer a
las necesidades de información que se pretenda ofrecer a los usuarios y al nivel
de detalle con que se quiera trabajar la contabilidad. Dentro de los requerimientos
a tomar en consideración, se encuentran por ejemplo, la cantidad de clientes,
proveedores, trabajadores, inventarios de mercancía, entre otros, ya que si se
quiere mostrar el detalle de cualquiera de estos elementos, se hace necesario
colocar una codificación que permita que todos sean incluidos.

Flexibilidad: Esta condición asegura que el catálogo de cuentas deba


codificarse de manera tal, que puedan incluirse cuentas intercaladas o adicionales
entre códigos ya creados, sin necesidad de modificar su estructura. El poder incluir
cuentas en el momento en que vayan surgiendo hace posible que el catálogo de
cuentas permanezca vigente en el tiempo, al ritmo del desarrollo del incremento
de las Pymes. Ahora bien, la flexibilidad no puede obedecer a hechos fortuitos ni a
improvisaciones u ocurrencias; ésta debe obedecer a una lógica contable y a un
resultado que se espera obtener.

Simplicidad: Esta característica a lo que se refiere es que para diseñar la


estructura del catálogo de cuentas, se debe incluir la menor cantidad de dígitos
que sean necesarios; es decir, no más de los requeridos en las Pymes para el
registro de los hechos contables. Si un solo dígito cubre las necesidades de
información, el nivel correspondiente debe contar sólo con ese dígito.

Sistematicidad como última consideración: la sistemacidad implica que


debe realizarse el mismo procedimiento para obtener los mismos resultados en
todas las secciones de la estructura de codificación. Es decir, permite que a lo
largo del catálogo se obtengan los mismos resultados en el mismo nivel en el cual
se decide que se ubiquen. Por ejemplo, si la gerencia quiere mostrar al lector de
los estados financieros hasta cierto nivel de la estructura del catálogo, debe
garantizarse que ese nivel contenga a lo largo del catálogo, la misma información
en ese nivel. Es decir, si la decisión es la de obtener los valores netos de las
partidas en el tercer nivel, tanto en las secciones del activo, como del pasivo,
patrimonio, ingresos y gastos, los valores netos deben ser mostrados en ese
mismo nivel; vale decir, propiedades, planta y equipos menos las depreciaciones y
los deterioros acumulados.

Diseño de Código de Cuentas

Catacora (1997), resume los siguientes lenguajes de codificación:

1. Código de secuencia: Este sistema consiste a asignar a la lista de partidas


colocadas en un orden cualquiera, un número comenzando con uno (1)

2. Sistema decimal de Dewey: Es un sistema de codificación de estructura


jerárquica que se conforma de categorías y sub categorías donde se van
formando grupos y sub grupos, los cuales dependen unos de otros.

3. Sistema Nemotécnico: Por este método, la codificación se realiza asignando


la combinación de letras y números. Las letras pueden ser seleccionadas de
acuerdo al grupo financiero que representan. Es poco usado pero sin embargo
puede aplicarse perfectamente.
4. Combinación de los sistemas decimal y centesimal: Permite codificar con
mayor facilidad por cuanto se puede colocar a las cuentas del primer orden, los
números del 1 al 9 y, a las cuentas control y de detalle, los números del 01 al 99 o
los números 001 al 999 según la necesidad.
C.-Proceso de Ventas- Cuentas por Cobrar

Objetivos

Son cuentas que representan derechos de cobro. Las cuentas por


cobrar representan sumas que adeudan las entidades a una empresa por la venta
de productos y servicios considerando como un medio para vender productos y
superar a la competencia, ofreciendo facilidades crediticias como parte del seguro
social de la empresa para favorecer a sus clientes y por ende está relacionada
directamente con el giro del negocio y la competencia (sin competencia, la cuentas
por cobrar en el capital no es significativa), y aparte es utilizado como herramienta
de mercadotecnia para promover ventas y utilidades, para proteger su posición en
el mercado. Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones
originadas por deudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la
compañía. Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa
a sus clientes con una cuenta abierta.

Descripción del Proceso Administrativo Contable

Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control


interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la


documentación de las cuentas por cobrar.

- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar


en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.

- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya


canceladas.

- Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación


correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.

- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas


políticas escritas.

-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que


muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:


- Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de
ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De manera que el
personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no intervengan en las
labores de elaboración de auxiliares y registros relacionados con las cuentas por
cobrar, manejo de documentos base para factura, manejo y autorización de notas
de crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y devoluciones en
ventas, preparación, comprobación de los registros en el diario general,
Intervención en el registro final, es decir, el libro mayor. En cuanto a los
procedimientos de control dirigidos al área de cobranza, pueden mencionarse:

- El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las condiciones


de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.

- El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y del


registro en las cuentas de los clientes.

- Se procurará que las facturas estén pre- enumeradas.

- Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las
condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a
precios, rebajas, descuentos, entre otros. De lo antes expuesto, puede
mencionarse que los procedimientos administrativos dirigidos a las cuentas por
cobrar están dirigidos a regular y controlar el adecuado desenvolvimiento del
proceso de ventas desde el momento en que se establecen las políticas de
crédito, se genera la venta del bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan
a cabo las labores de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su
adecuado cumplimiento y apego a los lineamiento prescritos.

Procedimientos Contables: Con respecto a los procedimientos contables de


control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:

- Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser
claramente explicado en los estados financieros.

- Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original


correspondiente y la documentación soporte.

- Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de
deducibilidad fiscal.

Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como


procedimientos contables los siguientes:

- Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes,


mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor
general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones
a que haya lugar.

- Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados


periódicamente.

- Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de


cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro
sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona
independiente de la que maneja las cuentas por cobrar. En cuanto a las medidas
de control al momento de recibir el pago por parte de los clientes debe tomarse en
cuenta que si la empresa emplea su propio personal para el cobro de facturas, es
necesario que el departamento de cobranzas elabore una relación de facturas
entregadas al cobrador, el cual la firmará y se quedará con una. El cobrador
diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará su monto al cajero,
firmará dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas entregará al
departamento de cobranzas; el cual enviará al de contabilidad una copia de la
relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los
clientes. Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de
transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del banco la
correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente. En base a lo
anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de
control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros
sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del
otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte del cliente. Al
mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la
información registrada, generando información financiera actualizada y confiable
para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para
los usuarios internos y externos vinculados a la misma.

Formularios, Registros y Reportes

Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las
diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando
esté autorizado podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el
mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración,
información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que
permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:
1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos Facturas Recibo, Conduce Órdenes de


compra y Otros.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel
importante en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de
lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al
realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin
embargo para del almaces despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante
un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas
son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al
contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas
en los diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la
solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor,
cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de
un cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancias, según
términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el
vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a
sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés
hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse
anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1. Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Flujogramas

Son métodos para describir gráficamente el proceso mediante la utilización de


símbolos, líneas y palabras con significados que dan una apreciación y permiten
conocer los procesos a realizar, ejemplo

Control
Interno (Administrativo, Contable y PED)

El control interno Administrativo y Contable interpreta el plan de organización y


el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una empresa y
organización para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de
su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde


lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los
procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la
efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de
general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente
de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del
control interno.
En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser
catalogados como contables o administrativos. La clasificación entre controles
contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias
individuales. De esa manera El Procesamiento Electrónico de Datos (PED) se
considera una rama específica del Procesamiento de Datos, implementada de
forma informática, con el apoyo de computadores y demás dispositivos que cubran
las necesidades de la organización.
El funcionamiento de los controles generales hace la eficacia del
funcionamiento de los controles específicos. El mismo procedimiento debe ser
aplicado a la empresa con procesamiento computarizado.
Catacora (2005) señala que dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar
se debe cumplir con los siguientes objetivos del control interno:
De integridad: Se debe considerar la uniformidad de los sistemas de
contabilidad, almacén y compras a fin de poder establecer el registro oportuno de
las operaciones. Se requiere que los documentos involucrados estén
prenumerados, control de recepción de la mercancía en almacén y seguimiento de
órdenes recibidas y en proceso.
De existencia: Permite el registro de aquellas partidas que estén relacionadas
con las operaciones de la entidad, es decir, registro de los activos y pasivos deben
corresponder con las operaciones reales de la empresa.
De exactitud: Requieren de la integración de información, es necesario para
registrar inventario q exista en el almacén, debe ser la cantidad exacta y el monto
correcto para registrar adecuadamente el pasivo.
De autorización: Están relacionadas con las políticas de la empresa, un
ejemplo de este tipo de control son: la requisición de bienes y servicios es
establecida por una única firma autorizada, la emisión de ordenes de comprar
autorizadas dependiendo de los niveles de autorización, monto permitido, los
pagos autorizados y solicitados por un funcionario facultado

Nuevo enfoque de control interno


El informe COSO es un manual de control interno que publica el AICPA
(Instituto Americano de Contadores), siendo el mismo publicado en estados unidos
en 1992, resultando de un extenso estudio de más de 5 años por el grupo de
trabajo integrado por la Comision Treadway (Committee os Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission, COSO, por su siglas en ingles).
El informe COSO surge con la finalidad de definir un nuevo marco conceptual
del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos
utilizados en el transcurso del tiempo sobre este tema, logrando así, que al nivel
de las organizaciones públicas o privadas de la auditoría interna o externa, o de
los niveles académicos o legislativos se cuenten con un marco conceptual común
y una visión integradora satisfactoria de las demandas generalizadas de todos los
sectores involucrados. El enfoque COSO establece que el Control Interno es un
proceso que debe ser llevado a cabo por el Consejo Directivo, la Gerencia y en
general todo el personal orientado a proveer una seguridad razonable de que se
alcanzarán los objetivos propuestos en tres categorías: eficiencia y eficacia de las
operaciones, confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes
y reglamentos en 1996 por el Governance Institute, que establece un sistema de
gestión orientado a controlar los sistemas de información de las empresas.

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) son un


conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular
criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos
patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para
que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos
uniformes de técnica contable.

Asientos Estándar

Para registrar la venta de una mercancía o servicio a crédito, se hace un cargo


a cuentas por cobrar y se acredita una cuenta de ventas o servicios. Cuando se
hace una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o
comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se
anota la operación en los registros contables. En otras palabras se puede decir
que las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos
propiedad de una empresa que le generarán un beneficio en el futuro. Forman
parte del activo circulante. A demás los asientos de diario respecto a las
actividades de producción estos se deben modificar para reconocer las cuentas de
variaciones al momento de registrar las transacciones concernientes al material, la
mano de obra y los costos indirectos de fabricación. Este procedimiento requiere
que solo los costos estándar de producción fluyan a través de las cuentas de
inventarios
D.- Procesos de Compras – Cuentas por Pagar – Pagos

Objetivo

El seguimiento de las cuentas por pagar es esencial para mantener


bien contabilizadas las Finanzas de la empresa. Las cuentas por pagar
generalmente tienen una fecha límite, no cumplir con lo mismo daría
lugar a consecuencias negativas, establecer lineamientos generales que
eviten que se presenten faltas de materias primas o insumos que afecten las
operaciones productivas, por calidad o por existencia, tratando siempre de
optimizar costos y gastos.

Descripción del proceso Administrativo Contable

Según Catacora (2008, p.191), los documentos o cuentas "están compuestos


por pasivos cierto que no son estimados y que se pueden originar por diversas
causas". Su determinación no reviste mayor complejidad que las partidas de
activos en las cuales existe un nivel de valoración para determinar los valores a
presentar en el balance general

Lo que respecta a Ventura y Delgado (2010, p.55), define "el proceso tiene
como punto de partida la elaboración del balance inicial, a partir de él y
sirviéndose de las cuentas y los asientos contables, se elabora el libro diario y
posteriormente se traspasan los datos del libro diario al libro mayor, finalmente y
pasando por el balance de comprobación de suma de saldo, se lleva el cálculo del
resultado de las cuentas de pérdidas y ganancias para, obtenido el resultado del
ejercicio poder elaborar el balance final".
Fase del proceso contable
De acuerdo con el inicio precedente, constituyen fase del proceso contable:
Sistematización: Fase inicial que establece el sistema de información financiera en
una entidad económica.
Valoración: Segunda fase del proceso contable, durante cuyo transcurso se
clasifican en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere una
entidad económica cuando celebra transacciones financieras.
Procesamiento: Tercera fase del proceso contable, en ella se elaboran los estados
financieros resultante por las transacciones celebrado por la entidad económica.
Evaluación: Cuarta fase del proceso contable, en el cual se clasifican el efecto de
las transacciones celebradas por la entidad económica sobre su situación
financiera.
Información: Quinta fase del proceso contable, necesario para comunicar la
información financiera obtenida de la contabilidad.
Formularios registros y reportes
Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las
diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando
esté autorizado podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el
mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración,
información y control (facturas, recibos, etc.) Toda operación debe ser respaldada
por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que
sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario:
1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas Entre los principales formularios tenemos: Facturas, Recibo,
Órdenes de compra y Otros.

Registros: El registro contable es un concepto que suele emplearse como


sinónimo de apunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que
se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico. Las
cuentas por pagar se registran al momento en que se aprueba una factura para
pago y se registran en el Libro Mayor General (o en el libro auxiliar de las CP)
como un pasivo, pendiente de pago o abierta debido a que no ha sido liquidada.

Reportes: son aquellos que permiten conocer la situación financiera, predicen


el desempeño futuro y proporcionan información importante para la toma de
decisiones.
Flujogramas

Control Interno (Administrativo, Contable y PED)

El control de cuentas por pagar, tiene por objetivo la planificación efectiva,


seguimiento y control de los recursos de los que disponen la empresa. Para
conseguir el objetivo que acabamos de mencionar se requiere una gestión activa
de tesorería donde la previsión es una herramienta fundamental para planificar los
desembolsos, para garantizar la disponibilidad de los mismos. Al menor costo
posible. En consecuencia, es evidente que la gestión de cuentas por pagar afecta
directamente a la rentabilidad de la empresa. Chaparro (2014) menciona que:
“Una de cada mil facturas puede llegar a ser pagada dos veces, si a estos pagos
duplicados se añaden otros tipos de errores como el tipo de cambio en pagos con
moneda extranjera, errores en el tratamiento de anticipos, en el importe
contabilizado y en el pago de facturas con acuerdos por volumen, la sumatoria de
los montos perdidos a raíz de dichos errores puede representar un importe
significativo de pérdida económica en las compras anuales.

A. La eficiencia interna en la empresa. Cada organización empresarial analiza en


su sistema de gestión y los resultados de las dicciones de asignación de recursos
a cada trabajador.

B. La eficiencia en las cuentas por pagar. La eficiencia consiste en que un


empleado puede ser eficiente con la finalidad de lograr los objetivos o una
determinada meta con el uso más racional de recursos.

C. El compromiso en las cuentas pagar. A lo largo del tiempo, el tema de


compromiso hacia la organización ha ido generando diversos conceptos, las
cuales guardan semejanza y son valiosos aportes para las empresas.
Nuevo enfoque de control interno

Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo


deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad
establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a
la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y
competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y
adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son los parámetros


técnicos establecidos que utiliza la contabilidad para la correcta preparación y
elaboración de los estados financieros de las empresas. "Los principios de
contabilidad generalmente aceptados, son conceptos básicos que establecen la
delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de
las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la
empresa a través de los Estados Financieros."
El principio fundamental de la contabilidad es el de Partida Doble, que dice
que "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor", esto significa que toda
transacción debe registrar valores deudores y acreedores, por lo tanto él debe y el
haber deben sumar lo mismo.
Según el Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de
Contadores del Ecuador, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
se dividen en tres grupos:
Principios Básicos: Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto
orientan la acción de la profesión contable.
1. Ente contable.- Una entidad es una unidad económica organizada para llevar a
cabo actividades empresariales, podemos citar: Sociedades anónimas, Los
individuos, Los clubes y Los organismos gubernamentales
Cada entidad posee sus propios activos, pasivos, ingresos y gastos y se deben
contabilizar como tales. Entidad representa una frontera para la preparación
de informes, se trata de una unidad separada con personalidad jurídica propia e
independiente diferenciada de sus propietarios y de otros.

Asientos Estándar

El asiento refleja el registro de un gasto en el módulo de Cuentas por Pagar


que son los encargados de ligar los documentos de compra, servicios
profesionales, intereses, alquileres con reportes legales (si es requerido), por
medio de la columna tipo servicio. También nos permiten automatizar asientos
siempre y cuando sean de una única línea e integra los pagos directamente con
Control Bancario.
E.- Proceso de Caja y Banco

Objetivo

los procesos de caja y bancos tienen por consiguiente determinar con un


cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos
son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como
para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de
situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en
efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de
caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Descripción del Proceso Administrativo Contable

La consideración de los procedimientos de sobre saldos de caja y bancos


incluye cuestiones como:

a) La recepción de correspondencia y expedientes está a cargo de la


recepcionista de este Departamento, quien debe proceder a recibir dicha
documentación firmando y sellando de recibido.
b) A todo documento debe asignarse un número de referencia en el formulario
“Tramite de correspondencia y documentos”
c) La recepcionista de este departamento debe liquidar los documentos y
expedientes inherentes a esta dependencia a donde corresponda.

Los saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de


explotación, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente
pequeños.

- Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

- Descubrir malversaciones.

- Localizar errores de caja y bancos.

- Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

- Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos

Formularios, Registros y Reportes

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que
se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe
tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a
la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características
mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes: Sencillez en su diseño,
Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico, El orden
en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia de
la cual se generan los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de


control interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un
informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual
se cancele una obligación.

Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos


departamentos que manejan la información que contienen los mismos, En la
medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se
deben establecer formularios prenumerados, Los formularios deben poseer
espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones, Todo formulario
debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una
identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique
la última fecha de revisión.

Flujogramas

Control Interno (Administrativo, Contable y PED)

Efectivo: Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y


registro de caja y bancos.

- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos


personas.

- Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los
registros contables que controle su actividad.

- El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de


revisión.

- La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del


departamento de contabilidad.

- Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el


documento sea lo mismo.

- Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período


excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los
cheques.
- Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados
sin demora excesiva.

Nuevo enfoque de control interno

El enfoque se basa en la organización y aplicación de ingresos de caja y


bancos que se deberán posponer para cada empresa como controles internos que
ayuden al control de transacciones en efectivo y el buen manejo de los fondos de
estos entes.

Principios de contabilidad aceptados:

Son el conjunto de normas legales y recomendaciones generales que deben


respetarse para facilitar el análisis de la situación patrimonial y financiera de
cualquier entidad, siguiendo unos criterios comúnmente aceptados. En inicio,
estas reglas dependen de cada país.

Asientos estándar:

Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia
entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la
empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que
la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito, etc.).
 
Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como
mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte
-100 pesetas). No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra
cuenta del Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se
contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos, etc.).

Veamos el funcionamiento de estas cuentas. Ejemplo : Se constituye una


empresa con una aportación de capital de los socios de 1.000.000 pesetas .Su
reflejo en el Libro Diario será:

1.000.000 Caja a Capital 1.000.000

 Con un Balance inicial que será:

ACTIVO PASIVO
Caja ................................ Capital .............................
1.000.000 1.000.000
A continuación la empresa ingresa 500.000 pesetas en el Banco (por si los cacos).
Su reflejo en el Libro Diario será:

500.000 Bancos a Caja 500.000

Con lo que el Balance queda:

ACTIVO PASIVO
Caja ................................... Capital .............................
500.000 1.000.000
Bancos ..............................
 
500.000
   

Conclusión Alba

A través de este trabajo investigativo pude denotar que toda organización ,


empresa u ente que realiza una actividad permanente u ocasional, para su
funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios
ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda
informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera.

Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar que la


Contabilidad es una ciencia económica, que tiene fuertes relaciones con el
derecho puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales que
rigen a los países y a las instituciones públicas y privada.

Hay procesos específicos para cada sistema y subsistema financiero, los


cuales tienen gran importancia debido a que todos se entrelazan entre sí para dar
funcionamiento a una empresa, el control interno es la base del éxito de la
empresa ya que de esa manera se podrá notar cualquier falla o inconveniente que
pueda existir en algún momento, de esa manera poder reforzar mecanismos de
trabajo e integrar mejoras en el mismo.

Referencias Bibliográficas

Catacora, F. (1997). Sistemas y procedimientos Contables. Ediciones McGraw-


Hill, México.
Ferreiro, E. (1997). La revolución informática y los procesos de lectura y escritura.
Revista Scielo. Estud. av. 11(29) São Paulo. Recuperado de:
http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S010340141997000100015&script=sci_arttext

Aldave & Meniz (2005) Auditoría y control gubernamental. Lima.


Editora Gráfica Bernilla

 
GARCÍA, 1999 GARCÍA GONZALEZ, Jaime. El Sistema de Control Interno. Una
forma práctica de conceptualizarlo, aplicarlo y evaluarlo. Autoedición.  Santiago de
Cali: 1999

 
[GARCÍA, 1999] GARCÍA GONZALEZ, Jaime. El Sistema de Control Interno. Una
forma práctica de conceptualizarlo, aplicarlo y evaluarlo. Autoedición.  Santiago de
Cali: 1999

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